Грошові кошти є закумульовані в грошовій формі активами організації, що знаходяться в її касі у вигляді готівки і грошових документів, на банківських розрахункових, валютних і спеціальних рахівницях, у виставлених акредитивах, чекових книжках, перекладах в дорозі і інше.

Касовий апарат можна купити у організації - виробника або в спеціалізованій фірмі. Модель, що при цьому придбавалася, повинна бути включений в Державний реєстр контрольний - касової техніки.

Введені раніше в експлуатацію касові апарати навіть у разі виключення їх з державного реєстру можна застосовувати до закінчення нормативного терміну амортизації. п.5.ст.3 Федерального закона №54 - ФЗ от 22.05.2003 Тривалість терміну амортизації визначається з урахуванням Класифікації основних засобів, що включаються в амортизаційні групи. ККТ як засіб механізації і автоматизації управлінської і інженерної праці віднесена до четвертої амортизаційної групи - майно з терміном корисного використовування понад 5 років до 7 років включно.

Інспекція ФНС може зняти з обліку в односторонньому порядку модель ККТ, виключену з реєстру, якщо закінчився термін амортизації. При цьому податковий орган повинен повідомити про це організацію не пізня дня, наступного за днем закінчення нормативного терміну амортизації касового апарату.

При покупці касового апарату слід укласти договір про його технічне обслуговування і ремонт з центром технічного обслуговування або підприємством - виготівником. Апарат повинен відповідати технічним характеристикам, встановленим в Положенні про реєстрацію і застосування ККТ утверждено постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 №470^{. Зокрема:}

- мати корпус, фіскальну пам'ять, накопичувач фіскальної пам'яті, контрольну стрічку і пристрій друку касових чеків;

- забезпечувати друк касових чеків, некоректовану реєстрацію інформації і енергозалежне довготривале зберігання інформації;

- експлуатуватися у фіскальному режимі;

- мати годинник реального часу відповідно до встановлених технічних характеристик і параметрів функціонування;

- бути справним;

- мати знаки «Державний реєстр» і «Сервісне обслуговування» встановленого зразка;

- мати ідентифікаційний знак і марки - пломби встановленого зразка, а також експлуатаційну документацію і ін.

ККТ потрібно зареєструвати в податковому органі по місцезнаходженню юридичної особи. Для цього необхідно подати заяву. До нього прикладають паспорт контрольний - касової техніки і договір про її технічну підтримку.

Якщо ж у торгової фірми є відособлений підрозділ (кіоск, магазин і ін.), то заяву про реєстрацію касового апарату слід подавати по місцезнаходженню даного підрозділу.

Податковий орган реєструє ККТ протягом п'яти робочих днів. Відомості вносять в книгу обліку контрольний - касової техніки. Одночасно з реєстрацією користувачу видається картка реєстрації ККТ.

У касового апарату три режими експлуатації: один робітник і два контрольних. Перший, званий «каса», - це звичне покупцю пробиття грошових сум і видача чеків. Одночасно, вже суто для внутрішніх потреб, заповнюється контрольна стрічка. Два інші режими дозволяють отримати позмінні звіти - Х і Z.

Х - звіт є свідченнями лічильника, що підсумовує, що виводяться без обнулення на окремий чек. Знімається при перевірках, санкціонованих керівництвом, або при черговій здачі виручки в касу організації або старшому касиру. Х - звіт можна сформувати у будь-який час по секціях, змінам або по касі в цілому.

В кінці зміни при здачі частини виручки, що залишилася, лічильник обнуляють. Його останній стан, який і є Z - звітом, реєструється у фіскальній пам'яті і на чеці. Звіт містить свідчення секційних і контрольних регістрів на початок і кінець дня, суму денної виручки, а також суми і число чеків повернення, суми знижок і число анулюючих чеків.

Що далі робити з Х- і Z - звітами, законодавством не обумовлено, але абсолютно очевидно, що їх слід зберігати. Х - звіт, що фіксує частину денної виручки, рекомендується прикладати до ПКО, а Z - звіт як підсумковий документ по зміні - наклеювати в журнал касира - операціоніста.

Податковий кодекс не встановлює терміну зберігання для документів, що не відносяться до первинних, і їх відсутність некарана. Разом з тим податківців наполягають, щоб журнал касира - операціоніста, контрольні стрічки, Z - звіти, як і первинні документи, зберігалися п'ять років. Відповідальний - керівник організації. письмо УФНС России по г. Москве от 12.01.2006 №22-12/1144 Є і ще один мотив не поспішати позбулися зайві папери. Хоча Податковий кодекс не вимагає берегти всі документи, проте за їх ненадання по запиту інспектора передбачає штраф. п.1 ст.126 НК РФ Організаціям - 50 крб. за кожний такий документ. А згідно ст. 15.6 і 19.7 КоАП РФ на 300-500 крб. постраждають і посадовці.

Протягом дня касир приймає гроші від покупців і одночасно пробиває на касовому апараті касовий чек, який погашається шляхом надриву і видається покупцю.

Чек - обов'язковий документ при готівкових розрахунках, підтверджуючий виконання зобов'язань за договором купівлі-продажу (надання послуги) між покупцем (клієнтом) і юридичною особою. Як всякий документ, він містить певний набір реквізитів:

- найменування і ІНН організації;

- заводський номер касового апарату;

- порядковий номер, дата і час покупки (надання послуг);

- вартість покупки;

- відмітка про фіскальний режим. [ 16 ]

За незастосування касового апарату передбачена адміністративна відповідальність. Під незастосуванням ККТ, зокрема, розуміють постановление Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 №16:

- фактичне не використовування ККТ, у тому числі унаслідок її відсутності;

- використовування ККТ, не зареєстрованої в податкових органах;

- використовування касового апарату, який не включений в Державний реєстр контрольний - касової техніки;

- використовування ККТ без фіскальної (контрольной0 пам'яті, з фіскальною пам'яттю в нефіскальному режимі або з що вийшов з ладу блоком фіскальної пам'яті;

- використовування контрольно-касового апарату, у якого пломба або відсутня, або має пошкодження;

- пробиття контрольний - касовою машиною чека з вказівкою суми, яка менше сплаченої покупцем, і ін.

За дані правопорушення статтею 14.5 КоАП РФ передбачені наступні штрафні санкції:

- з касирів - від 1  500 до 2  000 руб.;

- з посадових лиць - від 3  000 до 4  000 руб.;

- з організацій і підприємців - від 30  000 до 40  000 рублів

Як видно в порушники можуть потрапити все. Проте ФНС Росії вважає, що ця стаття повинна розповсюджуватися не на касирів і посадовців, а тільки на організації і індивідуальних підприємців. І ось чому: застосовувати касовий апарат продавця зобов'язав не закон про застосування ККМ, а трудовий договір, укладений з працедавцем - власником ККМ. А згаданий закон, у свою чергу, покладає даний обов'язок на організації і індивідуальних підприємців. Та і до відповідальності за відсутність касового апарату притягується саме організація (підприємець), а не продавець. І проте податкові інспектори все ж таки нагадують, що на підставі розділу 39 ТК РФ працедавець має право згодом зажадати відшкодування штрафів з продавця.

Порядок прийому грошей:

1) касир називає суму до оплати;

2) касир одержує гроші від покупця, називає отриману суму і кладе їх окремо на очах у покупця

3) касир друкує чек

4) касир називає суму здачі і видає її покупцю разом з чеком.

Журнал касира - операціоніста і інші документи, підтверджуючі грошові розрахунки з покупцями, потрібно берегти в течію не менше п'ять років. А тому для збереження інформації необхідно застосовувати якісний термопапір.

При закритті кожної зміни знімаються свідчення фіскальної пам'яті (роздруковується Z-отчет). На його підставі заповнюється довідка - звіт касира - операціоніста формою № КМ - 6. Вона складається в одному екземплярі щодня. В ній відображаються дані фіскальної пам'яті на початок і кінець зміни. По них за вирахуванням суми грошей, повернених покупцям по невикористаних касових чеках, визначається виручка. Після зняття значень даних фіскальної пам'яті і перевірки фактичної суми виручки робиться запис в журналі касира - опраціоніста формою № КМ - 4. Цей документ застосовується для обліку операцій по приходу і витраті готівки (виручки) по кожному касовому апарату організації і є контрольний - реєстраційним документом свідчень ККТ. У випадку, якщо у організації декілька касових апаратів, старший касир заповнює відомості про свідчення лічильників ККМ і виручки організації формою № КМ-7.

Всі записи в журналі касир - операціоніст веде щодня в хронологічному порядку кульковою ручкою без помарок. Виправлення, що вносяться, обмовляються і завіряються підписами касира - операціоніста, керівника і головного бухгалтера фірми.

Перш ніж здати касову машину в ремонт, торгова фірма повинна зняти свідчення контрольних грошових лічильників і оформити акт формою № КМ-2.

Витрати на ремонт признаються в бухгалтерському обліку у міру надання послуг і оформлення акту. Вони відображаються по рахунку 44 «Витрати на продаж». В податковому обліку витрати на ремонт в повному об'ємі включають до складу витрат.

Якщо необхідний ремонт грошових контрольних лічильників або електронної частини ККТ, то робиться відповідний запис в журналі обліку викликів технічних фахівців і реєстрації виконаних робіт (форма № КМ-8). Цей журнал заповнює фахівець технічного центру. Записи про приймання робіт по ремонту ККТ підтверджуються підписами фахівця центру техобслуговування і відповідальної особи організації. Окрім відміток про проведені роботи в журналі робиться запис про опломбування і зміст відтиснення клейма.

В деяких випадках торгові організації і підприємці все ж таки можуть не застосовувати ККТ. Зокрема, це можливо у випадках торгівлі:

- газетами і журналами, а також супутніми товарами в кіосках. Але за умови, що частка продажу газет і журналів в їх товарообігу складає не менше 50 відсотків і асортимент супутніх товарів затверджений органом виконавської влади суб'єкта РФ. При цьому облік торгової виручки від продажу газет і журналів і продажу супутніх товарів ведеться роздільно;

- цінними паперами;

- лотерейними квитками;

- квитками і талонами для проїзду в транспорті;

- продовольчими і непродовольчими товарами (за винятком технічно складних) з ручних візків, корзин, лотків;

- в пасажирських вагонах потягів чайною продукцією в асортименті, затвердженому федеральним органом виконавської влади в області залізничного транспорту;

- безалкогольними напоями в розлив;

- морозивом в кіоску;

- з цистерн пивом, квасом, молоком, рослинним маслом, живою рибою, гасом;

- безладно овочами і баштанними культурами;

- поштовими марками і іншими знаками поштової оплати (за номінальною вартістю);

- на ринках, ярмарках, у виставкових комплексах, а також на інших територіях, призначених для ведення торгівлі. Виключення - що знаходяться в цих місцях магазини, павільйони, кіоски, намети, автолавки і інші аналогічно облаштовані і забезпечуючі показ і збереження товару торгові місця, а також відкриті прилавки всередині критих ринкових приміщень при торгівлі непродовольчими товарами.

Документи, що оформляються при використовуванні ККТ

При роботі з касовим апаратом заповнюють наступні уніфіковані форми:

1. № КМ -1 «Акт про переклад свідчень грошових лічильників, що підсумовують, на нулі і реєстрації контрольних лічильників контрольний - касової машини» (два екземпляри) (див. Додаток 1).

Це документ, куди записують свідчення грошових і контрольних лічильників до і після обнулення. Оформляється при введенні в експлуатацію нового касового апарату і в деяких інших випадках комісією, що складається з головного або старшого бухгалтера, старшого касира і касира - операціоніста, у присутності представника технічного центру і податкового інспектора. Перший екземпляр відправляють в технічний центр, другий залишається у власника.

2. № КМ - 2 «Акт про зняття свідчень контрольних і підсумовують грошових лічильників при здачі (відправці) контрольний - касової машини в ремонт і при поверненні її в організацію» (один екземпляр) (див. Додаток 2).

Складають при здачі апарату в ремонт або іншої організації. Завіряється керівником, старшим касиром, касиром, податковим інспектором і фахівцем центру техобслуговування.

3. № КМ -3 «Акт про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеках» (один екземпляр).

Заповнюють при поверненні грошових коштів. Візується керівником організації, завідуючим відділом (секцією), старшим касиром і касиром - операціоністом.

4. № КМ - 4 « Журнал касира - операціоніста».

Контрольний - реєстраційний документ свідчень лічильників. Застосовується для обліку прибуткових і витратних операцій.

5. № КМ - 5 «Журнал реєстрації свідчень грошових і контрольних лічильників, що підсумовують, контрольний - касових машин, що працюють без касира - операціоніста».

Замінює журнал касира - операціоніста в магазинах і на підприємствах громадського харчування, де чеки пробивають самі продавці або офіціанти.

6. № КМ - 6 «Довідка - звіт касира - операціоніста» (один екземпляр).

Містить свідчення лічильників касового апарату і розмір виручки за робочий день. Складається щодня і разом з виручкою здається по прибутковому ордеру старшому (головному) касиру або керівнику організації. Довідку підписують керівник (або особа його замінююча), старший касир і касир - операціоніст.

7. № КМ -7 «Зведення про свідчення лічильників контрольний - касових машин і виручці організації» (один екземпляр) (див. Додаток 3).

Зведений звіт за робочий день. Формується на основі довідок касирів - операціоністів. Завіряється тими ж особами.

8. № КМ -8 «Журнал обліку викликів технічних фахівців і реєстрації виконаних робіт» (див. Додаток 4).

Заповнюється фахівцями центру техобслуговування, зберігається у керівника організації або його заступника.

9. № КМ - 9 «Акт про перевірку наявних грошових коштів каси»

Для запису результатів незапланованої перевірки. Якщо її проводить податковий інспектор, акт складається у трьох екземплярах, якщо адміністрація фірми - в двох.

Здача наявних грошових коштів в банк

Наявні суми здаються:

- в денну або вечірню касу банку;

- інкасаторам;

- в загальну касу фірми для подальшої доставки в банк;

- на пошту для переліку в банк.

Доставити гроші в касу банку можна або самим, або через інкасаторів. При першому варіанті все відбувається звичайно: оформляється РКО, заповнюється оголошення на внесок готівкою і касир відносить гроші в банк, замість одержуючи в касі банку квитанцію. На другому варіанті необхідно зупинитися докладніше.

Транспортувати готівку в банк можуть його інкасатори або співробітники Російського об'єднання інкасації (Росинкаса). У будь-якому випадку фірма повинна укласти договір. В ньому указують адресу підприємства, час приїзду інкасаторів і вартість послуг. Остання звичайно виражається у відсотках від суми, що інкасується. Підписавши договір, фірма замовляє пломбір і придбаває свинцеві пломби. На пломбірі повинен бути вигравійований номер і її скорочене найменування або фірмовий знак. Для кожної операційної каси фірми необхідно виготовити свій пломбір.

В службу інкасації відправляється два екземпляри зразків відтиснення кожного пломбіру, яким опечатуватимуть сумки. Зразки завіряє керівник інкасації, наносити на шпагат нижче за пломбу фірми пломбу банку. Один екземпляр завірених зразків повертається. Їх пред'являтимуть інкасаторам касири відділів при передачі сумок з грошима.

Підготувавши гроші, касир оформляє супровідну відомість у трьох екземплярах. Перший вкладається в сумку, другий передається інкасатору, на третьому інкасатор ставить свій підпис і друк підрозділу інкасації і цей екземпляр залишається у касира.

Звичайно на кожну точку інкасації видається мінімум по дві сумки, щоб можна було наперед упакувати гроші.

Інкасатор, що приїхав, пред'являє касиру службове посвідчення, довіреність на отримання цінностей, явочну картку і порожню сумку. В явочній картці касир відзначає суму готівки (цифрами і прописом), яка повинна співпадати з вказаною в супровідній відомості, дату і номер сумки і показує інкасатору зразок відтиснення пломби.

Інкасатор перевіряє записи. Заповнювати явочну картку можуть тільки касири. Підчищати на ній або замазувати «штрихом» не можна - помилковий запис закреслюють, на вільному полі роблять нову і розписуються. Помітивши, що сумка порвана або документи неправильно оформлені, відправку потрібно припинити. У присутності інкасатора дозволено усувати лише такі помилки і дефекти, через які не порушиться його графік. В решті випадків же доведеться чекати повторного заїзду в зручне інкасаторам час. Це указується в явочній картці. На підставі третього екземпляра супровідної відомості з підписом і друком інкасатора заповнюються витратний касовий ордер і касова книга. Платня за інкасаторські послуги звичайно списується з рахунку фірми в безакцептному порядку на початку місяця, наступного за розрахунковим.

Підроблені купюри

Навряд чи сьогодні можна кого-небудь здивувати розповідями про фальшивомонетників. Про фальшиві банківські квитки можна говорити скільки завгодно довго, так само як і про їх творців. Ця історія пнулася споконвіку, і дедалі точнішими стають способи підробки. Здається, що все добре до тих пір, поки проблема раптом не торкнеться вас самих. Зустріти проблему у всеозброєнні - ось задача із задач.

При постійних готівкових розрахунках рано чи пізно кожний касир знаходить підроблені грошові купюри. Добре, якщо це трапилося безпосередньо у момент розрахунку з покупцем. У такому разі необхідно постаратися під будь-яким приводом - немає здачі, зламалася каса - утримати потенційного злочинця і викликати міліцію. А як бути, коли фальшиві купюри виявлені після того, як покупець вже остаточно розрахувався?

Якщо підробка знайдена до того, як гроші у вигляді виручки здані в банк, то теоретично можна виділити три можливі виходи з ситуації:

1. коли винен касир, тобто відбулася підміна купюр. Тоді касир - матеріально відповідальна особа, з нього і попит. Але, перш ніж покарати рублем касира, що провинився, потрібно встановити причини події. А для цього з працівника потрібно узяти письмові пояснення ст. 247 ТК РФ. І якщо з'ясується, що фальшиві купюри прийняли, наприклад, через відсутність в організації детектора валют, то керівник не може карати працівника. В цьому випадку недостача списується за рахунок власних засобів підприємства:

2 Але ситуація міняється, якщо робоче місце касира було забезпечено пристроєм, який встановлює автентичність купюр. Тобто фальшиві гроші можна було виявити за допомогою застосування цього устаткування. Значить, вина касира в наявності і він повинен відшкодувати збиток:

Причому, погасити недостачу за рахунок покупця, навіть якщо ви точно знаєте, що фальшиві гроші поступили від нього, не вдасться. Річ у тому, що, що після того, як касир поставив свій підпис на прибутковому касовому ордері, за всі наслідки відповідає тільки сам касир.

3 здати вилучені наявні кошти в банк на експертизу в розрахунково-касовий центр. Згідно вказівці ЦБ РФ встановлена заборона на стягування оплати за проведення операцій експертизи грошових знаків.

4 дзвінок в територіальне відділення внутрішніх справ.

Необхідно пам'ятати, що касир у жодному випадку не може самостійно розпорядитися прийнятими фальшивими купюрами, тим більше повертати їх клієнту, знищувати або проводити погашення шляхом проставляння штампів, пробивати отвори, розрізати або скоювати інші які-небудь пошкодження.

Розглянемо ситуацію, коли касир не помітив фальшивку і здав грошові кошти в банк.

У разі виявлення сумнівних або підроблених грошових знаків при прийомі від клієнта готівки касовий працівник банку оформляє довідку про прийом на експертизу грошових знаків в двох екземплярах, в кожному з яких указуються:

- номінал;

- рік випуску;

- серія і номер.

Один екземпляр довідки видається клієнту, інший поміщається в касові документи.

Таким же чином діє касовий працівник при отриманні грошей від організації-клієнта в інкасаторській сумці з оформленою до неї супровідною відомістю. Складається акт, на підставі акту виписується меморіальний ордер - документ бухгалтерського оформлення, що містить вказівку записати господарську операцію на відповідних рахівницях бухгалтерського обліку - в двох екземплярах з вказівкою на оборотній стороні реквізитів сумнівних грошових знаків. Касовий і контролюючий працівники підписують два екземпляри меморіального ордера. Перший разом з супровідною відомістю поміщається в касові документи, другий - з накладною до сумки передається бухгалтеру. А самі купюри прямують на експертизу в розрахунковий - касовий центр Банку Росії. Розрахунково-касовий центр приймає сумнівні грошові знаки на експертизу, яка проводиться протягом п'яти робочих днів з дня надходження грошей. За наслідками проведення досліджень кредитної організації видається акт. Якщо в результаті перевірки встановлено, що дензнак є підробленим, він передається розрахунково-касовим центром до територіальних органів внутрішніх справ. Банк видає копію акту експертизи клієнту, від якого поступила вказана банкнота.

У випадку якщо вона визнана справжньою, але неплатіжної, вона повертається кредитній організації. На неплатіжних банкнотах проставляються: штамп з текстом «В обміні відмовлено», найменування установи Банку Росії, дата, прізвище і підпис експерта. Неплатіжними банкноти вважаються в тому випадку, якщо не збережені їх геометричні розміри, якщо помічені сліди умисного псування, наприклад надмалюнки, надпечаткі і наклейки, що змінюють гідність банкноти, а також банкноти, склеєні з великої кількості подовжніх або поперечних смуг.

Якщо ж в результаті проведеної експертизи сумнівні грошові знаки признаються платоспроможними, їх сума зараховується на кореспондентський рахунок кредитної організації. Акт експертизи, виданий розрахунково-касовим центром, є підставою для зарахування кредитною організацією вказаної суми на рахунок фірми.

Якщо все ж таки грошові знаки, ознаки підробки, що мають, потрапили до касира банку, він ставить в популярність завідуючого касою, який негайно сповіщає про факт виявлення підроблених дензнаков в міліцію. Завідуючий касою оформляє повідомлення про підробку, яке прямує до територіальної установи Центробанку, і передає співробітникам ОВД відповідні грошові знаки. При цьому співробітниками ОВД оформляється протокол, один екземпляр якого передається банку і поміщається в касові документи. Для вирішення всіх подальших питань, пов'язаних з підробленими дензнаками, клієнт звертається вже безпосередньо в ОВД.

На підставі акту експертизи бухгалтер робить проводку:

Ця проводка робиться тільки після того, як отриманий акт експертизи, а донині що викликали сумнів купюри числяться на рахунку 57 «Переклади в дорозі».

При роботі з наявними грошовими коштами необхідно пам'ятати:

Якщо до вас потрапив грошовий квиток, автентичність якого під питанням, перше, що необхідно зробити, це порівняти його з купюрою, яка не викликає сумніву. Потім перевірити наявність наступних елементів:

- водяного знака;

- захисних волокон, які повинні знаходитися не тільки на поверхні, але і усередині паперової маси;

- захисної нитки (необхідно обов'язково досліджувати грошовий квиток на просвіт - нитка повинна виглядати суцільною темною смугою).

Звернути увагу:

- на якість відтворення дрібних елементів;

- на точний збіг малюнків для поєднання;

- найконтрастніші зображення повинні бути рельєфними;

- всі реквізити повинні бути виконаний тільки штрихами різної ширини;

- всі зображення на грошовому квитку повинні бути чіткими, колірні переходи - плавними.

Повернення грошових коштів з каси

Якщо касир помилково пробив касовий чек або відбувається повернення покупцю грошових коштів в день покупки, заповнюється акт формою № КМ - 3 «Акт про повернення грошових сум покупцям по невикористаних касових чеках» один екземпляр з вказівкою номера і суми чека. Акт підписують керівник організації, завідуючий відділом (секцією), старший касир і касир - операціоніст.

Невикористані чеки (невірно вибиті і по яких були видані гроші за покупку, зроблену цього ж дня), на яких обов'язково повинні стояти підписом директора, його заступника або завідуючого магазином і штамп «Погашено» п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ (утверждено письмом Минфина №104 от 30.08.1993, наклеюються в лист папери, а в рядку акту «Додаток» вказують їх кількість. Денна виручка, відображена в Z - звіті, коректується на суму повернення. Ні при поверненні, ні при помилці касира сторнирующий чек не пробивається.

Не рідкісні випадки, коли покупець не може представити чек. Такий випадок нормативно не врегульований, немає із цього приводу і роз'яснень Мінфіну. Взагалі згідно Закону «Про захист прав споживачів» п. 5 ст.18 Закона «О защите прав потребителей» продавець не може відмовитися прийняти у покупця неякісний товар і повернути йому гроші через те, що він не представив касовий чек. І якщо покупець звернеться до суду, то судді підтримають його вимоги і примусять продавця прийняти товар. Але в цьому випадку продавця може чекати інша небезпека - штраф від податкової інспекції за неоприбутковування грошей в касу по ст.15 КоАП. При перевірці каси інспектори можуть порахувати, що оскільки до актів формою № КМ-3 не прикладені погашені касові чеки, у фірми немає підтверджень того, що гроші видані за повернений товар. Свою позицію вони обгрунтовують таким чином:

згідно п. 4.2 Типових правил експлуатації ККМ видати гроші з каси касир повинен по погашеному і підписаному директором поверненому чеку.

1. на думку інспекторів, компанія порушує п.12 Положення по веденню бухгалтерського обліку і звітності, в якому сказано, що кожна операція компанії повинна бути підтверджений виправдувальними документами, яким і є повернений касовий чек.

Якщо ці вимоги не виконані, виходить, що гроші з каси були видані безпідставно, замість того, щоб бути оприбутковуваними в касу. А це дає привід для штрафу. Компаніям, що потрапили в подібну ситуацію, варто звернутися до арбітражної практики.

Судді ж схиляються до того, що відсутність чека не говорить про неоприбутковувану виручку, а означає лише невірно оформлене повернення. Для документального підтвердження касової операції достатньо актів формою № КМ-3 і журнал касира - операціоніста. постановления ФАС СЗО №А56-14926/04 от 07.09.2004

постановления ФАС СЗО №А52/1052/2004/2 от 29.09.2004 Тому привертати підприємців і керівників організацій до адміністративної відповідальності неправомірно.

Отже, акт і запис в журналі обов'язковий. Можливо, у покупця знайдуться які-небудь документи (товарний чек, гарантійний талон, накладна), які треба буде прикласти до акту. Нелішне підстрахуватися товарним звітом, завіреним касиром, продавцем, керівником і головним бухгалтером. Із звіту стане ясно, що завищення виручки не підтверджується продажем. Можна провести інвентаризацію і звірити звітні дані з фактичними залишками продукції. Стане в нагоді і записка касира, що пояснює причину розбіжності.

Документи, що оформляються в бухгалтерському обліку при роботі з наявними засобами

Для обліку наявності і руху грошових коштів в касі організації використовується активний рахунок 50 «Каса». Сальдо рахунку указує на наявність суми вільних грошей в касі на початок місяця, оборот по дебету - суми, що поступили в касу, оборот по кредиту - суми, видані з каси.

До рахунку «Каса» можуть бути відкритий субрахунки:

1. «Каса організації»

2. «Операційна каса»

3. «Грошові документи» і ін.

Унаслідок яких господарських операцій можуть збільшитися наявні засоби в касі? Систематизуємо можливі варіанти.

1. Отримання готівки з банку по чеку:

? на виплату заробітної платні працівникам;

? на операційно - господарські витрати по нормах, встановлюваним банком;

? на витрати на відрядження працівників;

2. Отримання виручки готівкою:

- виручка за продану продукцію (виконані роботи, надані послуги):

- виручка від реалізації власних основних засобів і інших активів готівкою:

-

3. Розрахунки готівкою в касу:

- суми готівкою від постачальників:

- повернення виданих авансів готівкою в касу:

- надходження готівкою по раніше пред'явлених претензіях:

- повернення переплати по заробітній платні:

- повернення підзвітним обличчям залишку підзвітної суми:

- повернення отриманої позики або її частини, сплата відсотків по позиці:

- повернення заборгованості працівника по недостачі, розкраданням:

- надходження різних заборгованостей:

- надходження платежів в рахунок доходів майбутніх періодів:

4. Готівкові розрахунки по статутному капіталу, з дочірніми підприємствами, внутрішніми підрозділами даного підприємства:

? внесок засновників в рахунок їх внесків готівкою в статутний капітал:

? надходження готівкою від дочірніх підприємств:

? надходження від внутрішніх підрозділів, що мають окремі баланси:

5. Позики готівкою:

- кредити банку готівкою:

- готівка для видачі позик працівникам:

- надходження готівкою по кредитах, наданих займодавцями (окрім банків), усередині країни і за рубежем

6. Доходи готівкою:

- відомі результати інвентаризації каси:

- надходження готівкою сум відсотків по векселях, доходів від пайової участі в інших підприємствах, дивідендів по цінних паперах, сум санкцій від боржників, відшкодованих збитків:

7. Цільове фінансування, субсидії готівкою:

Прибутковий касовий ордер

Факт будь-якого наявного отримання грошових коштів оформляється прибутковим касовим ордером - ПКО (форма № КО-1). Ордер виписується в одному екземплярі на підставі відповідних виправдувальних документів, на які касир ставить штамп з написом «Отримано» і датою. Після перевірки відповідності записів прибутковий ордер підписується головним бухгалтером (або уповноваженим їм особою), завіряється друком і реєструється в журналі реєстрації прибуткових і витратних касових ордерів (форма № КО-3). Журнал реєстрації побудований таким чином, що за його даними контролюється цільове призначення вилучених і витрачених наявних грошових коштів організацією, по ньому привласнюються номери касовим документам, перевіряється повнота проведених касиром операцій. Далі ПКО передається касиру, який оприбутковує готівку, підписує ордер і квитанцію до нього і реєструє операцію в касовій книзі. При отриманні готівки в касу особі, що внесла їх, видається відривна квитанція від ПКО, завірена підписами головного бухгалтера і касира, друком або відтисненням.