Учёт, аудит и анализ движения денежных средств предприятия (на примере РТУП БРП "Речной порт Бобруйск")

В стандарте используют следующие определения:

? денежные средства - это наличные деньги и вклады до востребования;

? эквивалент денежных средств - краткосрочные и высоколиквидные вложения, легко обратимые в денежные средства, и подвергающиеся незначительному риску изменения их ценности;

? операционная деятельность - это основная деятельность компании, приносящая доход;

? инвестиционная деятельность - это приобретения и реализация долгосрочных и необоротных активов;

? финансовая деятельность - это деятельность, приводящая к изменениям в размере и составе собственного капитала и заемных средств компании.

Денежные средства от операционной деятельности возникают, главным образом, от продажи товаров (услуг), передачи имущества в аренду, платежей поставщикам за товары и услуги, выплаты налогов и других платежей и т.д. Денежные потоки от продажи основных средств относятся к инвестиционной деятельности.

Денежные средства от инвестиционной деятельности поступают главным образом в результате:

? приобретения основных средств и других долгосрочных активов;

? денежных поступлений от продажи основных средств и других долгосрочных активов;

? денежных платежей, связанных с приобретением долевых и долговых инструментов других компаний и долей участия в совместных компаниях;

? денежных поступлений от продажи долевых или других долговых инструментов и долей участия в совместных компаниях и т.д.

Денежные средства от финансовой деятельности возникают в результате эмиссии акций или других финансовых инструментов, выплат владельцам для приобретения или погашения акций компании, выпуска необеспеченных облигаций.

Денежные средства от операционной деятельности могут быть представлены двумя методами: прямым и косвенным.

При прямом методе в отчетности отражаются основные виды валовых денежных поступлений и валовых денежных платежей. Информация об основных видах валовых поступлений и платежей денежных средств может быть получена из данных первичных документов с учетом изменений в течение отчетного периода в запасах и операционной дебиторской и кредиторской задолженности и прочих статей баланса.

При использовании косвенного метода денежные средства от операционной деятельности определяются путем корректировки чистой прибыли или убытка с учетом изменений в запасах и операционной дебиторской и кредиторской задолженности. А также изменений неденежных статей, таких как износ, отсроченные налоги, нереализованные прибыли и убытки по операциям с иностранной валютой и прочих статей, ведущих к возникновению инвестиционных и финансовых денежных потоков.

Денежные средства, связанные с результатами чрезвычайных обстоятельств, отражаются в отчете о движении денежных средств раздельно по видам деятельности: операционная, инвестиционная, финансовая. Денежные средства, полученные как проценты и дивиденды, в отчетности также указываются раздельно по видам деятельности.

Денежные потоки, возникающие в результате уплаты налогов на прибыль, должны указываться в отчете о движении денежных средств как денежные потоки от операционной деятельности, если их нельзя увязать с финансовой или инвестиционной деятельностью.

Инвестиционные и финансовые операции, не требующие использования денежных средств, исключаются из отчета о движении денежных средств.

В отчете могут указывать и другую информацию, не доступную для пользователей: сумму неиспользованных полученных кредитов банка, которые могут быть для операционной деятельности; денежные средства, относящиеся к долям участия в совместных компаниях; денежные потоки каждой отрасли, включенной в отчет, или географического сегмента[40, c.32].

Основным плановым документом, который разрабатывается и по которому осуществляет свою деятельность зарубежное предприятие, является сводный план хозяйственной деятельности.

Сводный план обычно состоит из двух разделов - это операционный план и финансовый план.

В качестве примера нами будет использована информация предприятия «Мэйкон» по производству пластмассового литья[39,c.140] .

Исходя из договоров на поставки продукции покупателям, сроков получения от них денежных средств за реализованную продукции, на основе платежей, выплат по заработной плате, а также по оплате прочих расходов составляется предварительный план движения денежных средств предприятия на планируемый период.

Для завода пластмассового литья «Мэйкон» предварительный план движения денежных средств показан в табл 1.3.

Таблица 1.3.Предварительный план движения денежных средств, долл.

Показатели Показатели Всего за год

I II III IV

1. Поступление денежных средств от покупателей 1000000 1144500 1605500 1250000 5000000

2. Платежи:

- поставщикам материально - технических ресурсов

- выплата заработной платы

- перечисления в бюджет налогов на прибыль

- оплата прочих расходов

оплата за технологическое оборудование

390000

350000

60000

200000

0

300000

471500

90000

283000

0

300000

593000

120000

366000

0

210000

471500

90000

283000

350000

1200000

1886000

360000

1132000

350000

Примечание: [39,c.140]

Известно также, что для обеспечения устойчивого финансирования текущих затрат руководством предприятия установлен минимальный страховой лимит остатков денежных средств на 1 - е число каждого квартала в размере 12000 долл.

На основе имеющейся информации представляется возможность приступить к составлению плановых расчетов финансового плана.

Расчет денежных потоков. Расчет планового движения денежных средств в планируемом периоде осуществляется с целью обеспечения контроля за денежными потоками предприятия в ходе его хозяйственной деятельности. Денежные потоки позволяют определять и планировать размеры избытка и недостатка денежных средств, определять на основе размеры и суммы привлечения в оборот кредитных ресурсов, а также сроки и суммы их погашения, выплаты процентов по кредитам.

По заводу пластмассового литья «Мэйкон» расчет денежных потоков показан в Табл.1.4. (см. Приложение АА).

Возврат кредита и выплаты процентов по нему планируется произвести в III квартале. Расчет платежей по процентам за кредит: 10000* 0,12 * 3 = 3600долл.

Таким образом, зарубежный опыт организации бухгалтерского учета движения денежных средств, основанный на МСФО 7, показывает, что более рациональным методом является расчет потоков денежных средств предприятия, так как он позволяет оценить их динамику и, соответственно, сделать более качественные выводы, необходимые для совершенствования проводимой финансовой политики.

В отличие от МСФО в Республике Беларусь до сих пор в качестве основных бухгалтерских отчетов признаются лишь два отчета, а именно, Бухгалтерский баланс и Отчет о прибылях и убытках. Отчет о движении денежных средств рассматривается лишь как приложение к годовой бухгалтерской отчетности и его не обязательно представлять в составе промежуточной бухгалтерской отчетности.

Между тем в международной практике отчет о движении денежных средств получил широкое применение. В соответствии с МСФО он признается в качестве основного финансового отчета и его следует представлять за каждый период, в котором представляется финансовая отчетность.

Отчет о движении денежных средств раскрывает ее в разрезе движения денежных потоков за период, получаемых от операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. Требования по раскрытию информации об изменениях в денежных средствах изложены в МСФО №7 «Отчет о движении денежных средств», который был введен в действие для финансовой отчетности, охватывающей периоды, начиная с 1 января 1994 г. и заменил предыдущий МСФО №7 «Отчет об изменении финансового положения».

В РБ отчет о движении денежных средств не имеет широкого применения. Не существует отдельного стандарта, посвященного отчету о движении денежных средств, а действующие требования по предоставлению информации в данном отчете существенно расходятся с требованиями МСФО №7. Прежде всего, расхождения касаются классификации денежных потоков по видам деятельности и формы представления отчета.

Так, в соответствии с МСФО №7 компания должна представлять потоки денежных средств за период, классифицируя их по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. Считается, что именно такая классификация обеспечивает информацию, которая позволяет пользователям оценить воздействие каждого вида деятельности на финансовое положение компании и сумму ее денежных средств. Кроме того, эта информация может использоваться для оценки взаимосвязи между видами деятельности.

По правилам, предусмотренным белорусскими нормативными актами, отчет о движении денежных средств содержит сведения о денежных потоках в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности.

Определения этих видов деятельности имеют следующие расхождения с МСФО:

? В белорусском отчете о движении денежных средств операционная деятельность называется «текущей» деятельностью. В определении текущей деятельности нет разграничения этого вида деятельности от инвестиционной и финансовой деятельности как это сделано в МСФО.

? В определение инвестиционной деятельности включена деятельность, связанная с выпуском облигаций и других ценных бумаг долгосрочного характера. Данные операции приводят к изменениям в размере и составе капитала и заемных средств компании, поэтому в соответствии с МСФО они относятся к финансовой деятельности.

? В определение финансовой деятельности включена деятельность, связанная с приобретением и продажей краткосрочных финансовых вложений. Краткосрочные финансовые вложения представляют собой инвестиции, не относящиеся к денежным эквивалентам, поэтому в соответствии с МСФО операции по их приобретению и продаже включаются в инвестиционную деятельность.(Табл.1.4.Приложение ББ)

В целях составления отчета МСФО №7 объединяет денежные средства с эквивалентами денежных средств, т.е. движение денежных средств между этими статьями не включается в отчет. Денежные эквиваленты представляют собой краткосрочные, высоколиквидные инвестиции, легко обратимые в определенную сумму денежных средств, и подвергающиеся незначительному риску изменения стоимости. Обычно такие инвестиции имеют короткий срок погашения (например, 3 месяца и меньше). При составлении отчета о движении денежных средств по правилам, предусмотренным белорусскими нормативными актами и методическими указаниями, денежные средства не объединяются с эквивалентами денежных средств.

МСФО №7 требует раскрывать всю уместную информацию об инвестиционных и финансовых операциях, не оказывающих непосредственного воздействия на текущие денежные потоки (такие как, операции, связанные с приобретением компании путем выпуска акций, конвертация долговых обязательств в обыкновенные акции, приобретение активов путем финансовой аренды). МСФО №7 также поощряет раскрытие дополнительной информации, которая может быть важна для понимания финансового положения и ликвидности предприятия. По белорусским правилам вышеуказанного раскрытия информации не требуется. Однако следует раскрывать иную информацию, которая интересует контролирующие и статистические органы, например, денежные поступления по наличному расчету, в том числе, по расчетам с юридическими лицами, физическими лицами, с применением контрольно-кассовых аппаратов, поступление денежных средств из банка в кассу организации, из кассы в банк организации.

Внедрение стандарта, посвященного отчету о движении денежных средств, не предусмотрено планом внедрения стандартов в практику.

«Однако специфика данного отчета заключается в том, что его можно принять в Белоруссии абсолютно в том виде, в каком он изложен в МСФО №7 без боязни вступить в какое-либо противоречие с национальным (прежде всего налоговым) законодательством». [53]

1.4 Совершенствование учета денежных средств с использованием информационных технологий

В РТУП БРП Речном порту «Бобруйск» применяется журнально-ордерная форма учета. Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов. Это наиболее распространенная форма организации бухгалтерского учета. Но у нее есть свои недостатки. К ним следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

От значительной части указанных недостатков освобождена автоматизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. При ведении бухгалтерского учета вручную не редкость и простейшие арифметические ошибки.

Чем же может помочь простому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

На рынке САБУ (система автоматизированного бухгалтерского учета) имеется более двух десятков тиражируемых систем плюс огромное количество продуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж и последующее сопровождение специалистами фирмы-производителя.

Каждая из них в той или иной мере оснащена сервисными возможностями для какого-то конкретного круга пользователей. Тем не менее, общее представление о современных направлениях развития рынка автоматизированных систем учёта можно получить, рассмотрев несколько самых распространённых систем [14, c.15].

"1C:Бухгалтерии 7.7" удачно сочетаются адаптивные свойства как инструментальных, так и полнофункциональных систем.

С одной стороны, с программой поставляется типовая конфигурация, которая представляет собой готовую настройку для автоматизации наиболее важных участков бухгалтерского учета, т.е. в системе изначально имеется встроенная поддержка для решения задач бухгалтерского учета. При этом типовая конфигурация содержит ряд параметров, позволяющих управлять ее поведением, что характерно для полнофункциональных систем.

С другой стороны, типовая конфигурация открыта для изменения: подготовленный пользователь может изменять алгоритмы работы или добавлять совершенно новые функции для учета специфики конкретной организации. Для этого "1С:Бухгалтерия 7.7" содержит развитые инструментальные средства, что характерно для инструментальных систем.

"1С:Предприятие". Это ПО представляет собой универсальную систему для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельности предприятия. Приложение разработано на новой технологической платформе под условным названием V7, которая включает средства работы с базой данных, встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и текстовый редактор, единый механизм обработки запросов.

БЭСТ. Компания "Интеллект-Сервис" выпускает программные продукты под торговой маркой "БЭСТ" и создает на их основе готовые системы управления бизнесом, позволяющие повысить эффективность деятельности руководителей и персонала предприятий различных хозяйственных отраслей, а также оказывает ряд услуг в сфере комплексной автоматизации предприятий "под ключ": предпроектное обследование и разработку проекта автоматизации, поставку компьютерной техники, торгового и кассового оборудования, монтаж ЛВС, обучение пользователей, гарантийное и сервисное сопровождение продуктов.

Общий обзор системы SAP R/3 (Германия).Система R/3 - интегрированный комплекс, предоставляющий пользователю широкий набор средств для организации управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия и покрывающий весь спектр производственно-экономических функций. Система характеризуется следующими качествами: интеграция всех производственных сфер, позволяющая соединить производство, сбыт, учет в единый комплекс

В настоящее время предприятие начало оснащение многофункционально - ориентированными компьютерами.

Предлагаю на уже имеющиеся компьютеры в РТУП БРП Речном порту «Бобруйск» установить соответствующее программное обеспечение по автоматизированному учету денежных средств и расчетных операций в кассе (к примеру: программу «1С: Предприятие»), чтобы организовать бухгалтерский учет на должном уровне и с наименьшими потерями рабочего времени. Это обеспечит автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение производительности труда учетных работников; освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставления большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.

Система "1С:Предприятие"] может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С:Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам[47,c.19. Кроме того, "1С:Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик"; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение "1С:Предприятие" может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО "1С:Бухгалтерия" для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете "1С:Предприятие" имеются средства поддержки торгового оборудования (например, кассовых аппаратов "Электроника-92 Аквариус" и сканеров штрих-кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232).

Информация является изначально слабозащищенным ресурсом, и поэтому представляется чрезвычайно важным принимать повышенные меры ее защиты, обеспечивая полный комплекс информационной безопасности.

В программное обеспечение, предназначенное для выполнения функций защиты информации, входят: механизм шифрования, механизм цифровой подписи, механизмы контроля доступа, механизмы обеспечения целостности данных, механизмы постановки графика, механизмы управления маршрутизацией, механизмы арбитража, антивирусные программы, программы архивации, защита при вводе и выводе информации и т. д.

В настоящее время наиболее острую проблему безопасности составляют вирусы. Основным средством защиты от вирусов служит архивирование. Архивирование заключается в создании копий используемых файлов и систематическом обновлении изменяемых файлов.

Наиболее популярными антивирусными средствами являются:

? полифаг Aidstest (полифаг - это программа, выполняющая действия обратные тем, которые производит вирус при заражении файла, т. е. пытающаяся восстановить файл;

? ревизор Adinf;

? лечащий блок AdinfExt;

? полифаг Doctor Web.

Существуют программы фильтры, проверяющие, имеется ли в файлах (на указанном пользователем диске) специальная для данного вируса комбинация байтов. Используется также специальная обработка файлов, дисков, каталогов - вакцинация: запуск программ-вакцин, имитирующих сочетание условий, в которых начинает работать и проявляет себя данный тип вируса. В качестве примера резидентной программы для защиты от вирусов можно привести программу VSAFF фирмы Carmel Point Software. В качестве программ ранней диагностики компьютерного вируса могут быть рекомендованы программы CRCLIST и CRCTEST.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

2. АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВА НА РТУП БРП РЕЧНОЙ ПОРТ «БОБРУЙСК»

2.1 Аудит кассовых операций

Обращение денежных средств совершается непосредственно на предприятиях, в организациях и учреждениях. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы за денежными средствами был установлен постоянный, систематический, ежедневный внутрихозяйственный контроль.

Формы контроля классифицирует по времени осуществления на предварительный, текущий и последующий[34, c.91].

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственных операций и направлен на предупреждение незаконного и нерационального использования собственности хозяйства. Осуществляется главными специалистами и главным бухгалтером.

Текущий контроль проводится непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций и направлен на оперативное устранение недостатков, выявление и распространение положительного опыта в хозяйстве. Текущий контроль должен осуществляться всеми должностными лицами.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций и направлен на выявление недостатков или имеющегося положительного опыта. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии, ревизионные комиссии и аудиторские фирмы.

Особая роль в обеспечении соблюдения кассовой дисциплины, наведение должного порядка в хранении, приеме и выдачи наличных денег принадлежит главному бухгалтеру предприятия. Главный бухгалтер должен организовать такой предварительный и текущий контроль за совершением кассовых операций, который предупреждал бы возможность совершения незаконных денежных операций и нарушения кассовой дисциплины.

Через него или через его заместителя должны проходить все денежные документы, прежде чем окончательно совершится денежная операция.

Как государственный контролер главный бухгалтер должен ежедневно следить за всеми хозяйственными операциями, связанными с движением денежных средств.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, являются Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденные постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003г. №57 Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

При аудиторской проверке проверяется правильности ведения кассовых операций, которая производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей аудиторской проверки, все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналы ?ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналам? ордерам, ведущиеся по дебету счетов, а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации. Для этого аудитор должен составить вспомогательную таблицу (Табл. 2.1.Приложение ВВ ).

Согласно порядка ведения кассовых операций в ходе осуществления аудита денежных средств сначала надо выявить фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе предприятия путем инвентаризации, по результатам которой составляется акт. Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролер тщательно проверяет соблюдение во всем объеме правил ведения кассовых операций.

Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, необходимо установить, ведут ли в хозяйстве по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, предусмотренных Порядком ведения кассовых операций. Затем проверяют ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Необходимо установить, действительно ли только одну кассовую книгу ведут в данном хозяйстве, как это предусмотрено инструкцией Национального банка Республики Беларусь.

При аудите приема наличных денег, полученных в учреждении банка, следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскании с них причиненного хозяйству материального ущерба.

Для выявления полноты оприходования по кассе денег, полученных в учреждении банка, необходимо тщательно изучить сложившуюся в хозяйстве практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке кассира в банк. При наличии каких бы то ни было отступлений от действующего порядка, об этом делают запись в общем акте ревизии и дают указания главному бухгалтеру хозяйства об их немедленном устранении.

Все чековые книжки должны храниться в сейфе у главного бухгалтера и заполняются до выезда кассира из хозяйства.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания и законности расходования наличных денег по кассе хозяйства. Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда. Поэтому в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и расходные кассовые ордера.

Как приходные, так и расходные кассовые документы проверяют, также, с точки зрения правильности их заполнения (должны быть заполнены шариковой ручкой без каких-либо подчисток, помарок или исправлений), передачи в кассу для исполнения (не допускается их выдача на руки лицам, вносящим или получающим деньги) и даты исполнения (разрешается производить по ним прием и выдачу денег только в день их составления). Все приходные и расходные кассовые документы должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами «получено» и «оплачено».

Проверка оформления кассовых документов

1) Замечания по оформлению кассовой книги

2) замечания по оформлению ПКО и РКО

Примечание: [49, c.160]

На предприятии проводятся аудит кассы с полным полистным пересчетом денег и других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.

Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом ф. Инв.-15. В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Если установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют (дебет счета 50, кредит счета 99 «Прибыли и убытки»), а недостачу относят на виновное лицо: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счетов 50, 70; кредит 73-2).

При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не превышали ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита, и использовалась ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм; использовались ли полученные из банка наличные деньги по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, услуг, товарно-материальных ценностей и других поступлений. При этом следует иметь в виду, что предприятия имеют право хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита, а также использовать деньги из выручки в пределах норм, установленных банком по согласованию с руководителем предприятия. Исключением являются полученные суммы для выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий в течение трех рабочих дней (для колхозов, исполкомов, сельских советов не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в банке. Денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в обслуживающий предприятие банк.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе сопоставляют их фактические остатки на отдельные даты и в среднем за месяц с лимитом остатка. Фактические остатки определяются с учетом наличных денег в дни выплаты заработной платы, премий, пособий, пенсий, стипендий и др. Оперативный контроль за остатками денег в кассе ведется на основании кассовых отчетов.

Использование наличных денег проверяется путем сопоставления данных о полученных в банке средствах с их расходованием в соответствии с целевым назначением.

Для обобщения информации об израсходовании денежных средств по целевому назначению целесообразно составлять ведомость следующей формы.

Ведомость составляется по данным отчетов кассира, журнала регистрации приходных и расходных документов, а также журналов-ордеров 1, 01, ведомостей 1 и В-4.

Приведенная ведомость подписывается проверяющим (ревизор, аудитор и др.) и главным бухгалтером предприятия.

Своевременность и полноту внесения в банк неиспользованных денежных средств проверяют путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания выплаты премий, пособий, пенсий и др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям. При этом тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. При этом следует иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» должны храниться подклеенными к корешкам чеков.

При проверке чеков следует удостовериться в наличии всех выписок банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Недостающие выписки необходимо затребовать в банке. Достоверность выписок определяется по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверке подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

Для облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег целесообразно составлять ведомость следующей формы. В нее записываются данные всех чеков по возрастающим номерам, включая испорченные и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Это позволяет выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

При выявлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования их в кассу следует установить их причины. Для этого берутся письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.

Одновременно проверяется полнота отражения по кассе внесенных в банк наличных денег и их зачисления на счета предприятия. Для этого целесообразно использовать ведомость следующей формы.

В дальнейшем проверяют полноту оприходования денег, полученных за реализованную продукцию, работы, услуги, товарно-материальные ценности и др., использую при этом отчеты об их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. Причем дебетовые записи по счетам реализации должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета ценностей, а их кредитовые записи с дебетовыми записями по счету кассы. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные ценности необходимо проверить реальность возникновения задолженности.

При этом следует отметить, что ценности, реализуемые предприятием за наличный расчет должны отпускаться только при наличии на товарной накладной (ТН?2) штампа «Оплачено», т.е. после внесения денег в кассу с выдачей на руки квитанции приходного кассового ордера. Запрещается материально ответственным лицам получать наличные деньги за отпускаемые населению ценности со склада предприятия.

В ведомостях на выплату заработной платы, премий, пособий, стипендий и др., а также в расходных кассовых ордеров и других документах на выдачу денежных средств проверяется подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях или других документах сопоставляются с подписями в других, причем особое внимание обращается на исправления и подчистки. В некоторых случаях производится опрос получателей денег.

Подвергается проверке также правильность взимания и полнота оприходования квартирной платы, оплаты коммунальных услуг, за содержание детей в дошкольных детских учреждениях и других поступлений. В этом случае пользуются встречной проверкой операций, получают письменные и устные объяснения соответствующих лиц.

При проверке кассовых операций уточняют правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую, а также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге.

Особое внимание следует уделить обоснованности расхода денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета без оправдательных документов.

На основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем разделе аудиторского заключения со ссылками на прилагаемые к заключению ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях (Табл.2.3.Приложение ГГ).

Таким образом, основными задачами аудита кассовых операций являются:

? проверка соблюдения условий хранения и сохранности наличных денег и других ценностей в кассе;

? проверка правильности документального оформления операций по движению денежных средств в кассе;

? проверка кассовой дисциплины при ведении кассовых операций;

? проверка правильности отражения кассовых операций на счетах бухгалтерского учета, ведения кассовой книги и книг аналитического учета по другим ценностям, хранящимся в кассе;

? проверка соблюдения требований Правил ведения кассовых операций и других инструктивных материалов, регламентирующих порядок расчетов наличными денежными средствами и организацию денежного обращения в Республике Беларусь.

2.2 Внутрихозяйственный контроль за поступлением и расходованием кассовой наличности

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в РТУП БРП Речном порту «Бобруйск» осуществляют директор и главный бухгалтер. Как и все предприятия, РТУП БРП «Речной порт Бобруйск» хранит свои денежные средства в учреждении банка.

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в кассе ведется в соответствии с Правилами о ведении кассовых операций в Республике Беларусь.

Главный бухгалтер подбирает на должность кассира, заключает с ним договор о полной материальной ответственности. Этот договор передают инспектору по кадрам, который включает его в личное дело кассира.

Кассиру запрещается передавать выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником также заключается договор о его полной материальной ответственности.

Главный бухгалтер и его заместитель, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Руководитель хозяйства обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.

Помещение кассы в хозяйстве изолировано, двери в кассу во время операций заперты с внутренней стороны. Часто в помещение кассы допускаются лица, не имеющие отношения к ее работе.

Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемом металлическом сейфе, сейф прикреплен к полу. Касса оборудована сигнализацией. По окончании работы кассы сейф закрывается ключом и опечатывается сургучной печатью кассира. У выхода из кассы кассир стелет коврик, пропитанный специальным составом. Ключи и печати хранятся у кассира. Дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся в сейфе главного бухгалтера.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих хозяйству, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлического сейфа кассир осматривает сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.

Основным звеном в осуществлении внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно, один раз в месяц. Перед началом инвентаризации денег в кассе выполняется ряд предварительных правовых процедур: берут от кассира расписку в том, что во вверенной ему кассе наличные деньги частных лиц и посторонних организаций не хранятся. Этим предупреждается возможность перекрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по операциям кассир сдает в бухгалтерию для проверки. На отчете кассир делает отметку о том, что все приходные и расходные кассовые ордера и другие денежные документы включены в этот отчет и в кассе нет неоприходованных и не списанных в расход денег.

Проверяющий группирует наличные деньги по соответствующим купюрам и в присутствии кассира проводит полный полистный их пересчет, включая опечатанные в пачках деньги.

Частные расписки, якобы подтверждающие получение денег лично у кассира, или сдачу их на хранение, в оправдание остатка денег в кассе не принимаются. Результаты инвентаризации наличных денег сопоставляются с данными бухгалтерского учета. В случае установления в кассе излишних денег, они тут же приходуются, для чего выписывается приходный кассовый ордер на сумму излишка, который регистрируется в кассовой книге. Составляется проводка:

Дт 50 "Касса"

Кт 99 "Прибыли и убытки"

Выявленная недостача в кассе отражается следующим образом:

1. Отражена недостача денежных средств в кассе

Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кт 50 "Касса"

2. Отражены суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц за недостающие ценности

Дт 73/3 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Кт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

3. Отражаются суммы погашенного ущерба, причиненного работниками.

Дт 50 "Касса" или Дт 70 "Расчеты по оплате труда"

Кт 73/3 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Результаты инвентаризации денежных средств в кассе отражают актом типовой формы № Инв.-15

Некоторое количество операций на предприятии осуществляется наличными деньгами, поэтому необходим наиболее хорошо организованный и действенный контроль за сохранностью, а также поступлением и расходованием денежных средств в хозяйстве.

Предлагаем для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств на предприятии примерную программу внутрихозяйственного контроля (Табл.2.4 Приложение ДД). Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.

Программа состоит из 3-х разделов. В первом разделе рассмотрен контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве. Во втором разделе - контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств. Третий раздел отражает контроль за целевым использованием денежных средств. В каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретно лица, которые проверяют тот или иной вопрос.

Недостатки в организации внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в РТУП БРП Речном порту «Бобруйск» следующие:

1. Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу предприятия. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег в порт. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.

2. Дубликаты ключей от сейфа и кассы должны храниться по Положению в сейфе руководителя, а на предприятии они хранятся в сейфе главного бухгалтера.

3. Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

4. Разрешается производить прием и выдачу денег по кассовым ордерам до конца текущего месяца, в нарушение действующего порядка; выдача и прием денег должен производиться только день их составления.

5. Наличные деньги, полученные в учреждении банка должны расходоваться по строго целевому назначению. В хозяйстве практикуется, например, деньги, полученные на социальную сферу, расходовать на командировки и оплату труда.

Во избежание данных нарушений необходимо руководствоваться правилами нормативно - правовых актов и инструктивных материалов, регулирующих вопросы проверки.

2.3 Аудит операций по счетам в банке

Основными источниками аудита операций по счетам в банках на данном предприятии являются выписки их лицевых счетов и приложенные к ним оправдательные документы, а также записи учетных регистров по счетам 51 «Расчетный счет» и 55 «Специальные счета в банке».

Рассмотрим подробнее аудит операций на расчетном счете и аудит на специальных счетах в банке.

Цели проведения аудита по операциям на расчетном счете:

- правильность оформления расчетных документов в банке;

- целесообразность совершенных операций;

- соответствие перечисленных сумм кредиторской задолженности или формам оплаты согласно договору;

- соответствие остатка денег на расчетном счете с балансом предприятия;

- правильность обобщения всех хозяйственных операций на синтетических и аналитических счетах и их формирование в журнале-ордере №2 и Главной книге.

Источники информации:

- платежное поручение (кому перечислено);

- платежное требование (был акцепт - оплата с согласия предприятия или нет, целесообразность требования);

- сводное платежное поручение и требование-поручение;

- корешки чековой книжки на получение наличных денег (своевременность оприходования сумм, снятых с расчетного счета);

- журнал-ордер №2 (заполняется на основании выписки и платежных поручений - выписка выдается банком, если есть движение на расчетном счете);

- главная книга (счет 51 - расчетный счет: Дт - суммы, поступившие на расчетный счет, Дт 51-Кт 62 - расчеты с покупателями и заказчиками, Дт 60-Кт 51 - оплата поставщикам).

Цель аудита расчетов и прочих операций в банках:

- проверить своевременность отражения в учете операций на прочих счетах;

- изучить, какие открыты у предприятия прочие счета;

- проверить правильность составления бухгалтерских записей и их соответствие выпискам банка и журналу-ордеру №3;

- проверить соответствие журнала-ордера №3 записям в Главной книге и балансе предприятия;

- при открытии аккредитивных счетов изучить договор с предприятием по аккредитивной форме.

Источники информации:

а) при аккредитивной форме расчетов: договора, заявление на открытие аккредитивного счета, соответствие выплаченных сумм товарно-транспортным накладным при отгрузке.

Аккредитив - счет 55: заключается договор с предприятием-поставщиком, форма расчетов аккредитивная, открывается счет в банке поставщика, в течение месяца поставщик отгружает сырье, а деньги с нашего расчетного счета переводятся на счет, открытый нами в банке поставщика; форма оплаты хороша для поставщика и не совсем удобна для клиента, т.к. при срыве поставок деньги с аккредитивного счета клиент не может забрать быстро: (Дт 55-Кт 51, Дт 60-Кт 55/1Дт 51-Кт 55/1);

б) при расчете чековыми книжками - проверяются корешки чековых книжек, при установлении лимита - правильность использования лимита, проверка достоверности возникшей оплаты по чеку - счет 55/2 - чековая книжка (Дт 55/2-Кт 51, Дт 60-Кт 55/2, Дт 51-Кт 55/2);

Проверку рекомендуется начинать с установления правильности входящего остатка на 1- ое число ревизуемого периода. Для чего остаток средств на проверяемом счете на 1 - ое число (журнал - ордер №2) сопоставляют с выпиской банка за последний день месяца, предшествующего ревизуемому периоду с Главной книгой и балансом.

Проверка производится по каждому счету отдельно.

При этом аудитор составляет вспомогательную ведомость следующей формы (Табл.2.2.).

Таблица 2.2. Ведомость проверки правильности входящего сальдо

Сальдо по журналу - ордеру на 1.01.200_г. Сальдо по выписке баланса на 1.01.200_г.Сальдо по Главной книге на 1.01.200_г. Сальдо по балансу предприятия на 1.01.200_г. Отклонения

+ (-)

Примечание: [49, c.168]

Приступая к сплошной проверке банковских операций, необходимо убедиться в полноте и достоверности выписок банка. Полнота выписок банка устанавливается следующими способами:

? по приемственности дат выписок банка. Аудитор особое внимание обращает на возможные переносы рабочих дней по решению правительства на выходные дни;

? подсчетом оборотов по выписке банка и сверка их с регистрами учета (соответствующими журналами - ордерами, ведомостями);

? по переносу средств на счете. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Если же часть выписок в делах предприятия отсутствует, необходимо получить в банке заверенные копии.

Достоверность выписок определяется по их внешним признакам, для чего необходимо установить, все ли реквизиты в выписке банка напечатаны. При установлении в выписках неоговоренных исправлений, подчисток, следов травления, неясных оттисков текста или цифр, вызывающих сомнения в их подлинности, необходимо обратиться в банк с просьбой о предоставлении дубликата выписки банка. На всех выписках должен быть штамп банка. Исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. Встречной проверке обязательно подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

Приступая к проверке операций по счетам в банке, прежде всего, необходимо сверить остатки средств, отраженные в выписках по соответствующим счетам, с остатками средств, которые значатся по учету. Однако равенство остатков не гарантирует тождественности оборотов по выпискам банка и балансовому счету, поскольку при обработке выписок может быть допущено умышленное уменьшение оборотов по дебету и кредиту счета на одинаковую сумму, с целью скрыть злоупотребления. Поэтому необходимо проверить соответствие оборотов по дебету и кредиту счета по выпискам банка на каждый проверяемый месяц с оборотами согласно учетным регистрам.

Вслед за проверкой полноты и достоверности выписок следует убедиться, что все проведенные через банк операции являются достоверными и подтверждены соответствующими подлинными документами. Бывают случаи, когда они подделываются или прилагаются не полностью, что дает возможность, применяя неправильную корреспонденцию счетов, скрывать в учете серьезные злоупотребления. Одновременно с проверкой достоверности операций и подлинности банковских документов выявляется правильность корреспонденции счетов и записей в учетных регистрах.

С этой целью необходимо установить, соответствуют ли суммы, указанные в выписках банка суммам, приложенных к ним документов. Такая проверка производится путем сопоставления построчно с суммами копий платежных поручений, платежных требований и приложенных к ним счетов - фактур и товарно-транспортных накладных.

Аудитор составляет вспомогательную ведомость следующей формы (Табл.2.3.).

Таблица 2.3. Проверка достоверности операций по счетам в банке

Сумма по копии выписки банка Сумма по платежному поручению Сумма по счету - фактуре Сумма по товарно-транспортной накладной Отклонения

+ (-)

Примечание: [49, c.169]

Обязанностью аудитора является проверка правильности и обоснованности перечисления денежных средств за товарно-материальные ценности. С этой целью следует сверить суммы, указанные в платежных документах, с данными выписки бака и записями по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».