2.2. Должностная инструкция

Должностная инструкция - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре учреждения и подразделения, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями.

Должностные инструкции разрабатываются на каждого работника службы ДОУ. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность, иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником видов работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п.

При разработке должностных инструкций для работников службы ДОУ следует руководствоваться “Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих”, (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 с последующими изменениями).

Квалификационные характеристики охватывают основные категории работников управления - руководителей, специалистов, технических исполнителей и устанавливают круг должностных обязанностей, требования к квалификации и образованию, наличию специальных знаний и навыков.

Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ дана в Государственной системе документационного обеспечения управления [2, с. 73]: общие положения, функции работника; должностные обязанности; права работника; взаимоотношения (связи по должности); ответственность работника, оценка работы.

В случае подчинения службы ДОУ руководителю учреждения должностные инструкции ее работников утверждает руководитель учреждения или зам. руководителя по персоналу, если же служба ДОУ непосредственно подчиняется одному из заместителей руководителя или входит как подразделение в другую структурную единицу (например, в административно-хозяйственную службу), должностные инструкции ее работников утверждаются, соответственно, заместителем руководителя учреждения или руководителем структурного подразделения, в составе которого находится служба ДОУ.

В процессе подготовки положение о службе ДОУ и должностные инструкции проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, в числе которых: руководители заинтересованных подразделений, юрист, руководитель службы персонала, председатель профкома (при согласовании должностных инструкций), заместители руководителя организации (при согласовании положения о службе ДОУ).

Для повышения ответственности работников за выполнение должностных обязанностей в полном объеме каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией либо после ее утверждения, либо при приеме на работу, при этом на первом экземпляре должностной инструкции работником проставляется ознакомительная виза по форме: С инструкцией ознакомлен (подпись, дата).

Первые экземпляры положения о подразделении и должностных инструкций хранятся в деле учреждения, копии - у руководителя службы ДОУ и на каждом рабочем месте.

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

общие положения;

функции;

должностные обязанности;

права;

ответственность;

взаимоотношения (связи по должности).

"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-референта и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определенный стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщенном виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел - "Функции". В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, Разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М., Минтруда, 1998..

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел "Должностные обязанности".

Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводятся к следующему:

организует работу канцелярии;

обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

осуществляет контроль за сроками исполнения документов и и1 правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

организует работу по регистрации, учету, хранению и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;

организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;

разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;

принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;

осуществляет методическое руководство организацией дела производства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

участвует в подготовке созываемых руководством совещаний организует их техническое обслуживание;

организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в справочнике квалификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;

получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

организует телефонные переговоры руководителя;

принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание;

осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);

печатает по указанию руководителя различные материалы;

ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

принимает документы на подпись руководителю;

организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Как видим, приведенные характеристики достаточно подробно перечисляют должностные обязанности и помогут при написании разделов конфетной должностной инструкции.

В новом квалификационном справочнике с квалификационными характеристиками, утвержденными в 1998 г., впервые появилась квалификационная характеристика делопроизводителя.

Она рассчитана прежде всего на коммерческие организации, где секретарь один ведет организационное и информационно-документационное обслуживание всей фирмы.

Должностные обязанности секретаря руководителя изложены так:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя предприятия,

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора обработки и представления информации при подготовке и принятии решений,

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия,

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

Следит за своевременным рассмотрением и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение,

Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников,

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив,

Копирует документы на персональном ксероксе.

Как видно из приведенной квалификационной характеристики, к делопроизводителю предъявляются достаточно высокие требования к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но пока допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.

Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных Уровней будут отличаться как по содержанию работы, так и по объему. Например, у секретаря руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации приема посетителей, а делопроизводитель структурного подразделения может вести учет рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объем работ по перепечатке документов, формированию дел и т.д.

В обязанности ответственного за ведение делопроизводства структурном подразделении обычно включают:

прием поступивших в отдел документов и передача их руководителю на рассмотрение;

заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) при децентрализованной системе регистрации;

внесение резолюции руководителя, сведений о движении документа, его исполнении (как при централизованной, так и при централизованной системе регистрации);

передача документа исполнителю;

сроковый контроль за исполнением документов и поручений руководителя;

сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об исполнении документов в отделе и снятии их с контроля;

проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отправки;

прием от исполнителя и передача документов для машинописного оформления;

передача документов на отправку или (при децентрализованной системе делопроизводства) их отправка, включая факс и электронную почту;

участие в составлении номенклатуры дел подразделения;

формирование дел в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел;

подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив.

В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:

выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинках различных систем;

печатание под диктовку;

распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;

уход за используемой техникой, контроль за ее состоянием.

В крупных организациях, где перепечатка и окончательное оформление документов ведется централизованно в бюро печати, в обязанности заведующего бюро, осуществляющего руководство работой операторов ПЭВМ (машинисток), можно внести:

прием документов на печать и распределение их между операторами ПЭВМ (машинистками);

учет выполненных работ;

контроль за сроками выполнения работ;

контроль за качеством выполнения работ;

учет и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся в бюро;

обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;

оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);

обеспечение работников бумагой и другими необходимыми материалами;

контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих машин, организация их своевременного ремонта. В свободное время заведующий бюро также занимается машинописными работами.

В должностной инструкции инспектора по контролю как функция записывается контроль за исполнением документов, поставленных на контроль, а в должностных обязанностях указывают:

постановку документа на контроль (с помощью ПЭВМ или традиционной сроковой картотеки);

получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе исполнения документа;

проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения документов (его передаче, промежуточных этапах исполнения и т.д.);

проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;

информирование руководства о ходе исполнения документов;

составление сводок об исполнении документов и т.д.

Если в составе службы делопроизводства выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых документов, ему в должностной инструкции в разделе "Функции и обязанности" можно указать:

При обработке входящих документов:

проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;

вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;

проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообщение отправителю о необходимости повторной передачи;

проставление отметки о получении документа;

сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

передача регистрируемых документов на регистрацию;

передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;

общий учет количества входящих документов.

При обработке отправляемых документов:

проверка правильности оформления отправляемых документов и их комплектности;

проставление адреса на конверте, вложение документов в конверт;

маркирование почтовых отправлений;

составление описей на заказную почту;

отправка факсов и сообщений электронной почты;

общий учет количества отправляемых из организации документов и т.д.

В должностные обязанности курьера обычно записывают:

доставку корреспонденции с почты и доставку на почту в установленное время;

доставку документов по городу;

доставку документов в структурные подразделения;

запись рассылаемых и получаемых документов в рассыльной книге и т.д.

Приведенные примеры, конечно, далеко не исчерпывают всех должностных обязанностей работников службы делопроизводства. Отдельному работнику может быть поручена регистрация документов - и это найдет отражение в его должностной инструкции. Другому - копировально-множительные работы. Свои специфические обязанности имеет заведующий архивом или ответственный за архивное хранение.

Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работнике службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает.

В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.

Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел "Права" очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Для секретаря руководителя - право при организации приема определения приоритетности приема посетителя; "фильтрации" телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителя.

Для работников, в обязанности которых входит отправка документов - контроль за правильностью оформления документов, предназначенных к отправке, и возвращение их на дооформление.

Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя.

Для секретаря, перепечатывающего документы, надо записать право возврата документов с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а для заведующего архивом - право не принимать дела, оформленные с нарушением правил.

Раздел должностной инструкции "Ответственность" может быть написан обобщенно типа "работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией" или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об административных правонарушениях, "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗоТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со ст. 121 КЗоТ работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности) также очень в жен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел "Оценка работы". Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, "Организация рабочего места", "Распорядок рабочего дня" и т.д.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например; раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем.