Главная
Коллекция "Otherreferats"
Бухгалтерский учет и аудит
Регламентация процессов документирования
Регламентация процессов документирования
Законодательное регулирование делопроизводства. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Табель унифицированных форм документов учреждения. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - важнейшая функция деятельности.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 26.02.2009 |
| Размер файла | 57,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
1. Общие положения;
2. Подготовка служебных документов;
2.1. Общие требования;
2.2. Фирменные бланки;
2.3. Требования к оформлению реквизитов;
3. Оформление отдельных видов документов;
3.1.Приказ;
3.2. Распоряжение;
3.3. Протокол заседания;
3.3 Служебное письмо;
3.4 Акт и др. документы (в зависимости от специфики деятельности учреждения);
4. Порядок согласования документов;
5. Порядок удостоверения документов;
6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники;
7. Организация документооборота;
7.1. Прием, обработка и прохождение поступающих документов;
7.2. Регистрация и учет документов, построение справочного аппарата;
7.3. Организация работы с отправляемыми документами;
8. Контроль исполнения документов;
9. Работа исполнителя с документами;
10. Организация хранения документов;
10.1. Порядок хранения документов;
10.2. Составление и ведение номенклатуры дел;
10.3. Формирование дел;
10.4. Оформление дел;
10.5. Оперативное хранение дел;
10.6. Передача дел на архивное хранение;
11. Ксерокопирование и тиражирование документов;
11. Хранение, учет и использование бланков, печатей, штампов;
12. Использование факсимильной связи.
Особое правовое значение в Инструкции по делопроизводству имеет раздел “Общие положения”, в котором устанавливается:
назначение инструкции;
основания ее разработки;
ответственность работников за организацию делопроизводства;
общие принципы работы с документами.
Назначением Инструкции по делопроизводству является установление общих правил и единого порядка документирования и организации работы с документами в учреждении. Цель инструкции - совершенствование работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда.
В разделе “Общие положения” Инструкции по делопроизводству отмечается также, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ учреждения, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделении, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Работники учреждения несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность. О случаях утраты служебных документов немедленно докладывается руководству подразделения и в службу ДОУ учреждения.
В “Общих положениях” инструкции устанавливается также, что:
организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, конфиденциальную информацию), регулируется специальными инструкциями, утверждаемыми руководителем учреждения;
передача служебных документов и их копий сторонним организациям, а также публикация их в печати допускается только с разрешения руководства учреждения;
при уходе работника в отпуск, отъезде в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику.
Предлагаемая структура Инструкции по делопроизводству носит примерный характер, она может в зависимости от специфики деятельности учреждения, его структуры, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств и других факторов дополняться другими разделами, например: документирование работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.); оформление писем, направляемых за рубеж, использование электронной почты и др.
Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают: образцы фирменных бланков документов; унифицированные формы основных видов документов (приказ, распоряжение, служебное письмо и др.); классификаторы, используемые при работе с документами (классификаторы структурных подразделений, видов документов, должностных лиц, предметно-вопросный); формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам; примерные перечни документов, подлежащих утверждению, документов, заверяемых печатью организации, документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и др.; форма номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.
Отдельные положения Инструкции по делопроизводству могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами, например, специальной инструкцией регламентируется порядок работы с документами ограниченного доступа.
2.4. Табель унифицированных форм документов учреждения
Табель унифицированных форм документов учреждения - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
В число функций, выполняемых службой ДОУ, входит совершенствование форм и методов работы с документами и в рамках этой функции служба ДОУ занимается совершенствованием форм документов, применяемых в деятельности учреждения, как по составу, так и по их форме. Реализуется эта функция разработкой Табеля унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения.
Положения о необходимости разработки Табеля форм документов в федеральных органах исполнительной власти содержались в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 1994 г. [5], в которой давалась форма табеля. Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2000 г. [6] также содержит положения о необходимости разработки Табеля унифицированных форм документов. Положения о разработке этого документа всеми организациями, учреждениями, предприятиями содержатся в проекте новой Государственной системы документационного обеспечения управления [3].
Разработка табеля позволяет решить одновременно несколько задач Янковая В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки//Делопроизводство - 1998 - № 2., это:
оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
унификации состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов, исключение из форм документов дублирующих показателей;
унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.
На последнее положение следует обратить особое внимание: опыт показывает, что табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и “инвентаризации” форм документов учреждения именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Наряду с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот учреждения.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
В проекте Государственной системы документационного обеспечения предлагается примерная форма табеля:
Табель унифицированных форм документов
В табель включаются документы всех структурных подразделений учреждения, он является нормативным документом и утверждается руководителем учреждения.
2.5. Альбом унифицированных форм документов учреждения
Альбом унифицированных форм документов учреждения - совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с Табелем унифицированных форм документов (прил. 2-6).
Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома унифицированных форм документов, включенных в табель, эта работа является логическим продолжением табеля и связанна с ним на содержательном уровне.
Разработка и последующее ведение табеля и альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляются службой ДОУ, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Поскольку процедура разработки табеля и альбома форм - это достаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков, многие учреждения привлекают для этого на договорных началах специализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ.
В процессе ведения в табель и альбом форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности. Формы документов включаются в табель и альбом форм только с разрешения руководителя учреждения.
Каждое структурное подразделение учреждения должно иметь экземпляр Инструкции по делопроизводству, Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Для повседневного использования этих документов наиболее целесообразной является их электронная форма, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам на любом рабочем месте, оснащенном персональным компьютером.
Информация, содержащаяся в документах учреждения, является важнейшим управленческим ресурсом. Каждый руководитель должен отдавать себе отчет в том, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность подразделений, отвечающих за документационное обеспечение, будет организована на современном уровне, и это надо понимать не только как обеспечение службы ДОУ современными техническими средствами, но, в первую очередь, как нормативную регламентацию деятельности службы ДОУ и ее работников, а также технологических процессов работы с документами.
Заключение
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред-приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона-ми. При проверке работы организации, проведении ревизии прове-ряют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Организация и ведение делопроизводства требуют профес-сиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроиз-водства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-ре-ференты (секретари). [11]
В настоящее время регламентация документирования, органи-зации и технологии документационного обеспечения управления ведется в двух направлениях: законодательное регулирова-ние; разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.
Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.
Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности учреждения. [17]
Список литературы
1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 1998.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1991.
3. Государственная система документационного обеспечения управления/Росархив, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1999. Проект.
4. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 1997.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Росархив, ВНИИДАД. 2001.
6. Основные правила работы ведомственных архивов /Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1988.
7. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.
8. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. -- М.: Издательство стандартов, 1975.
9. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело - 2001.
10. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Ор-джоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.
11. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 288 с.
12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.
13. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли-хачев. -- М.: Экономика, 1991 - 271 с.
14. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
15. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. -- М.: ПРИОР, 1999 - 144с.
16. Янковая В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки//Делопроизводство - 1998 - № 2.
17. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель - 2001 - №1.
18. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М., Минтруда, 1998.
Приложения
Приложение 1
Образец должностной инструкции
ЗАО «Бизнес-школа Гриф утверждения
«Интел-Синтез»
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
12.12.04 № 54
Москва
[Инспектора по контролю]
Структура текста
Общие положения
-Функции
- Должностные обязанности
- Права
- Ответственность
- Взаимоотношения (связи по должности)
Должность Подпись Расшифровка подписи
С инструкцией ознакомлен Подпись Расшифровка подписи
Приложение 2
Унифицированная форма № Т-5
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.01 № 26
|
Код |
|||
|
Форма по ОКУД |
0301004 |
||
|
по ОКПО |
наименование организации
|
Номер документа |
Дата |
||
|
ПРИКАЗ |
(распоряжение)
о переводе работника на другую работу
|
Дата |
|||
|
Перевести на другую работу |
с |
||
|
п |
|
Табельный номер |
||
фамилия, имя, отчество
вид перевода (постоянно, временно)
прежнее местоработы |
||
|
наименование структурного подразделения |
||
|
наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации |
||
причина перевода
Подобные документы
Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Анализ организации документационного обеспечения управлением в ООО "ВолнаАвто". Применение автоматизированных технологий организации делопроизводства на исследуемом предприятии.
дипломная работа [1,5 M], добавлен 12.11.2015Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Основные направления деятельности, задачи и функции ООО "ВолнаАвто", его структура и личный состав. Применение автоматизированных (электронных) технологий организации делопроизводства на фирме.
дипломная работа [2,3 M], добавлен 21.09.2015История появления термина "делопроизводство". Движение документов и организация документооборота в "Общем учреждении министерств". Перестройка системы документирования и унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства XIX веке.
реферат [27,9 K], добавлен 18.03.2011История развития и современное государственное регулирование делопроизводства. Оформление управленческих документов: реквизиты, бланки документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Оформление организационных и распорядительных документов.
учебное пособие [4,2 M], добавлен 04.08.2010Задачи, функции и структура Администрации городского поселения "Апрелевка". Организация службы делопроизводства и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность. Процесс документирования управленческой деятельности Администрации.
дипломная работа [2,4 M], добавлен 24.07.2012Документационное обеспечение как основа принятия управленческих решений. Анализ службы делопроизводства на ЗАО "Проспект": организационное построение, типовые задачи, функции; структура, должностной и численный состав, юридический и технический аспекты.
курсовая работа [42,0 K], добавлен 24.04.2011Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.
контрольная работа [36,3 K], добавлен 03.04.2010Изучение сущности и специфики реорганизации делопроизводства в учреждениях России в конце XIX-начале XX в. Особенности движения документов и дел, организации документооборота, унификации форм документов и законодательной регламентации делопроизводства.
курсовая работа [33,8 K], добавлен 06.05.2010Общие принципы организации документационного обеспечения управления в РФ. Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты. Документ как важнейший носитель информации. Нормативно-правовая база делопроизводства в современной России.
курсовая работа [41,1 K], добавлен 26.06.2012Методика разработки табеля унифицированных форм документов организации: предпроектное обследование, выбор формы и разработка структуры. Определение круга управленческих задач, решаемых в отделе. Изучение документации за последние 3 года деятельности.
методичка [55,9 K], добавлен 19.05.2009
