Разработка автоматизированной системы внешнеэкономического обеспечения сбыта и снабжения ЗАО ПГ "Метран"

Размещено на http://www.allbest.ru/

АННОТАЦИЯ

Слинькова Я.В. «Разработка автоматизированной системы внешнеэкономического обеспечения сбыта и снабжения ЗАО ПГ «Метран»: Модуль «мониторинг и контроль оформления документации». - Челябинск: ЮУрГУ, ЭиП-582, 122 с., 26 рис., 49 табл., библиогр. список - 11 наим., 2 прил.

Дипломная работа посвящена автоматизации процесса мониторинга и контроля оформления документации по обеспечению внешнеэкономического деятельности снабжения и сбыт предприятия ЗАО «ПГ «Метран».

В работе приведены материалы исследования предприятия с точки зрения процессного подхода, проводится анализ модель AS-IS и сделаны предложения по реорганизации бизнес процессов, которые послужили основой для разработки модели предполагаемых изменений TO-BE.

Проведено обоснование выбора проектных решений, методологии проектирования, модели жизненного цикла.

Создана модель данных, на основе которой была сгенерирована база данных, и программа, систематизирующая документацию по обеспечению внешнеэкономической деятельности.

Разработаны формы входных и выходных документов.

Рассчитаны затраты на разработку системы и обоснована экономическая эффективность от внедрения результатов дипломной работы.

ОГЛАВЛЕНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
• 1.1 Организационно-экономическая характеристика предметной области
• 1.1.1 Обследование предприятия
• 1.1.2 Технико-экономическая характеристика
• 1.1.2.1 История компании
• 1.1.2.2 Характеристика ПГ «Метран»
• 1.1.2.3 Деятельность компании
• 1.1.2.4 Организационно-функциональная структура предприятия
• 1.1.2.5 Результаты обследования компании
• 1.1.2.6 Краткое описание основных исследуемых подразделений организации
• 1.2 Описание функциональной модели
• 1.2.1 Модель AS-IS экономического объекта
• 1.2.2 Контекстная диаграмма
• 1.2.3 Диаграммы декомпозиции комплекса задач
• 1.2.4 Модель TO-BE экономического объекта
• 1.2.4 1 Принципы построения
• 1.2.4.2 Обзор рынка готовых информационных систем по автоматизации обеспечения внешнеэкономической деятельности
• 1.2.4.3 Показатели процесса «Внешнеэкономическое обеспечение сбыта и снабжения»
• 1.2.4.4 Модель TO-BE
• 1.3 Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач
• 1.3.1 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс
• 1.3.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач
• 1.3.2.1 Внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение
• 1.3.2.2 Организация информационной базы
• 1.3.3 Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
• 1.3.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач
• 1.3.4.1 Выбор методологии проектирования
• 1.3.4.2 Case-средства, используемые для проектирования системы
• 1.3.4.3 Выбор средств разработки системы4
• 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
• 2.1 Информационное обеспечение комплекса задач
• 2.1.1 Используемые классификаторы и системы кодирования
• 2.1.2 Модель данных
• 2.1.3 Характеристика входной информации
• 2.1.4 Нормативно-справочная информация
• 2.1.5 Характеристика результирующие информации
• 2.1.6 Требования к системе
• 2.1.6.1 Требования к структуре и функционированию системы
• 2.1.6.2 Требования к персоналу
• 2.2.1 Формализация расчетов (алгоритмы расчета и решения задач)
• 2.2.2 Структурная схема использования комплекса программ (дерево диалога)
• 2.3 Технологическое обеспечение
• 2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
• 2.3.1.1 Выдача информации
• 2.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
• 2.4 Программное обеспечение комплекса задач
• 2.4.1 Требования к программному обеспечению системы
• 2.4.2 Реализация системы безопасности
• 2.4.3 Описание доступа системы к базе данных
• 2.5 Выбор и обоснование технических средств
• 3. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ
• 3.1 Расчет затрат на разработку системы
• 3.2 Оценка затрат на мониторинг и контроль оформления документации до внедрения
• 3.3 Оценка затрат на мониторинг и контроль оформления документации после внедрения
• 3.4 Годовой экономический эффект
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
• ПРИЛОЖЕНИЯ
• ПРИЛОЖЕНИЕ А. Иллюстрации к исследованию предприятия

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы.

Современная российская экономика с каждым годом все больше интегрируется в мировую - растет внешнеторговый товарооборот страны, отечественные предприятия вкладывают деньги в иностранные рынки, при этом наблюдается рост зарубежных инвестиций в российскую экономику.

Рассматриваемое предприятие ЗАО «ПГ «Метран» ведет активную внешнеэкономическую деятельность, связывая собственное производство с импортом комплектующих из-за рубежа, а так же получая новые рынки сбыта за счет экспорта готовой продукции. Поэтому была проанализирована работа отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности.

Цель работы - повышение качества работы отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности.

Задачи работы:

1) Разработка модели ЗАО ПГ «Метран» - AS-IS («как есть»), где отражены бизнес-процессы со степенью детализации, позволяющей понять принципы и механизмы функционирования предприятия как единого целого. Описание модели производится с использованием графических представлений в CASE-системе BPWIN, графические представления выполняются в соответствии с методологиями IDF0.

2) Формирование модели TO-BE («как должно быть»), где предложены организационные изменения. При изучении работы предприятия акцентировалось внимание на недостатки, которые были подвержены реинженирингу и представлены в модели TO-BE.

3) Разработка программного решения, позволяющего уменьшить недостатки, найденные в модели TO-BE, с помощью программы.

Объект работы - процесс «Мониторинг и контроль оформления документации» отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности ЗАО «ПГ «Метран».

Результаты работы рекомендуется рассматривать в качестве пилотного проекта по мониторингу и контролю оформления документации для отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности ЗАО «ПГ «Метран».

1. Аналитическая часть

1.1 Организационно-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Обследование предприятия

Обследование предприятия является первым и необходимым этапом стадии формулировки и анализа требований, цель проведения которого состоит в необходимости сформировать представление о деятельности предприятия, выявить бизнес процессы протекающих на предприятии, выяснить и описать распределение функций между подразделениями, собрать информацию для проведения дальнейшего анализа и создания функциональных моделей.

Методы обследования, используемые на преддипломной практике:

- Устный и письменный опрос.

Устный опрос производится по заранее составленному вопроснику на рабочем месте специалиста с записью ответов и позволяет в форме несложной беседы понять технологию работы и опыт опрашиваемого. Затруднения психологического порядка легко преодолеваются и можно приступить к подготовке нового решения уже на стадии анализа. Недостатком этого метода является разнородность результатов опроса.

- Письменное анкетирование.

Письменное анкетирование с помощью перечня вопросов дает (при условии готовности опрашиваемых к правдивым ответам) полную и основательную информацию.

Также для получения информации об организационно-функциональной структуре предприятия использовались документы, регламентирующие деятельность структурных единиц - «должностные инструкции» по отделам, «штатное расписание», «методологические инструкции по качеству».

Результаты обследования приведены ниже и послужили основой для создания моделей бизнес процессов AS-IS, анализа бизнес процессов и выработки рекомендаций по улучшению бизнес-процессов.

1.1.2 Технико-экономическая характеристика

1.1.2.1 История компании

ПГ «Метран» - ведущая российская компания по разработке, производству и сервисному обслуживанию интеллектуальных средств автоматизации. Слово "Метран" образовалось от сочетания английских слов MЕasuring и TRANsmitter, что в переводе означает "измерительный преобразователь". Смысл названия определил постоянный поиск собственных решений с использованием накопленного мирового опыта.

В 1990 году в Челябинске на заводе "Прибор" (позднее ставшим частью компании "Метран") по предложению заместителя директора по коммерческим вопросам Виталия Сидорова началась реализация программы конверсии оборонного предприятия. Используя преимущества высокого уровня производства и технологии, завод приступил к изготовлению продукции общепромышленного назначения, имеющей широкий рынок сбыта. Но из-за снижения оборонного заказа и больших кредитов для увеличения объемов производства гражданской продукции предприятие едва держалось на плаву, как впрочем, и его многочисленные российские "собратья" в тот период.

В 1992 году группа специалистов завода "Прибор" приняла решение о создании собственного бизнеса. Так родилась научно-производственная фирма "Метран" для разработки, производства и продажи датчиков давления новых серий. Директором единодушно был избран Виталий Сидоров.

В 1993 году у фирмы появилась первая собственная разработка - низкопредельный датчик давления "Метран-45", аналогов которому в России не было. Определенная философия развития бизнеса, а также высокая концентрация усилий квалифицированных специалистов-профессионалов позволила промышленной группе стать успешно развивающейся приборостроительной компанией.

Благодаря умению генерировать новые идеи, стремлению реализовывать эти идеи и добиваться реальных результатов компания менее чем за десятилетие завоевала 50% российского рынка датчиков давления. По инициативе "Метрана" в Челябинске создан первый российский центр по энергосбережению, цель которого сократить расход энергии и воды за счет внедрения средств учета, которые не уступают по техническим характеристикам лучшим зарубежным аналогам, а по ценам значительно дешевле. Этот проект охватывал жилой фонд и другие объекты бюджетной сферы.

В 2000 году компания вступила в финансовый союз с Европейским Банком Реконструкции и Развития (ЕБРР). Дополнительные средства позволили технически перевооружить и переоснастить производство.

В 2004 году долгосрочное сотрудничество компаний Emerson Process Management и ПГ "Метран" перешло на качественно новый уровень. Emerson Process Management стал инвестором и стратегическим партнером ПГ "Метран.

В 2006 году на базе ПГ «Метран» создан Центр поддержки Заказчиков, которым установлены единые стандарты взаимоотношений с Заказчиками для обеспечения эффективного консультирования по вопросам выбора продукции, статуса заказов, документального оформления и т.д. Цель проекта - значительно повысить уровень обслуживания Заказчиков за счет снижения времени ответа на запросы, сокращения цикла обработки запроса/заявки, повышения качества отработки запросов.

Сегодня "Метран" как поставщик систем автоматизации "под ключ" предлагает Заказчику весь спектр услуг, начиная с обследования объекта и составления технического задания, до ввода системы в промышленную эксплуатацию.

1.1.2.2 Характеристика ПГ «Метран»

Основная продукция ПГ «Метран» - комплексные проекты автоматизации техпроцессов для всех отраслей промышленности и ЖКХ; датчики давления, датчики температуры, расходомеры, системы дозирования, теплосчетчики, уровнемеры, метрологическое оборудование, функциональная аппаратура, а также узлы и системы на их основе.

Инвестором и стратегическим партнером ПГ «Метран» является компания Emerson Process Management. Работая вместе, компании предлагают продукцию, которую пользователи во всем мире признают как надежную, инновационную и лучшую в своем классе средств измерений. Такое сотрудничество позволяет предложить заказчикам самый широкий ряд приборов: от недорогих (для технологических измерений) до высокоточных (для критических применений). Также создаются средства измерений совместного производства, что позволяет адаптировать лучшие мировые технологии для российских условий; развиваются проекты сборки самых востребованных приборов компании Emerson Process Management на территории России, что сокращает сроки поставки и обеспечивает Заказчикам полную техническую поддержку [1].

Видение

Являясь частью компании Emerson, быть лидером в России и СНГ, признанным за высокое качество в области инновационных средств измерений и инженерных решений, которые обеспечивают высокую ценность для заказчика.

Миссия

База для развития на территории СНГ и стран Балтии разработок, производства и продаж продукции любых дивизионов Emerson.

Политика качества

Качество - не случайность, а результат целенаправленной системы действий

Являясь частью компании Emerson, стремится стать в России и СНГ неоспоримым лидером в области качества на рынке средств автоматизации.

Достижение этой цели в реализации следующих принципов:

– заказчик - главное действующее лицо в нашем бизнесе;

– непрерывное совершенствование процессов, с которыми мы работаем;

– каждый сотрудник - поставщик и потребитель, поэтому должен выполнять свою работу высококачественно и вправе требовать хороших результатов труда от других.

Руководство ЗАО «ПГ «Метран» берет на себя ответственность за:

– внедрение политики качества;

– создание атмосферы, позволяющей сотрудникам компании проникнуться идеями политики качества;

– обеспечение необходимой поддержки, проведение тренингов, предоставление ресурсов для достижения цели политики качества.

1.1.2.3 Деятельность компании

Направления деятельности:

– разработка, производство и продвижение интеллектуальных средств автоматизации, поддерживающих коммуникационный протокол HART;

– совместное с компанией Emerson производство и продвижение интеллектуальных расходомеров;

– развитие номенклатуры и функциональных возможностей производимого метрологического оборудования и функциональной аппаратуры;

– комплексная реализация проектов автоматизированных систем управления технологическими процессами, коммерческого и технологического учета электроэнергии и других ресурсов;

– системные проекты автоматизации и энергосбережения в жилищно-коммунальном хозяйстве.

Промышленная группа "Метран" активно работает не только в России, но и странах СНГ, Восточной Европе, Юго-Восточной Азии. Поставки некоторых видов продукции осуществляются по всему миру. В качестве партнеров ПГ "Метран" в развитии различных направлений бизнеса выступают такие известные в мире компании, как Emerson (США), TekKnow (Дания), BD Sensor (Чехия), Pressurements (Великобритания).

В число клиентов ПГ «Метран» входят:

1) ОАО «Газпром»;

2) ОАО «ЛУКОЙЛ»;

3) ОАО «Газпром нефть»;

4) РАО ЕЭС России;

5) ФГУП «Росэнергоатом»;

6) ОАО «Сургутнефтегаз»;

7) ОАО «Славнефть»;

8) ОАО «Северсталь»;

9) ОАО «Мечел»;

10) ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат»;

11) ОАО «Уфалейникель»;

12) ОАО «Челябинский цинковый завод».

В последние годы компания осваивает зарубежные рынки, в первую очередь Украину, Казахстан и Беларусь, а так же выходит на азиатские рынки (Китай, Таиланд) и западноевропейские рынки. Основную часть продаж компании обеспечивают предприятия нефтегазовой отрасли, которым постоянно требуется установка новых и обслуживание уже имеющихся контрольно-измерительных приборов и метрологического оборудования. В число покупателей также входят предприятия тяжелой и средней промышленности - заводы и комбинаты.

1.1.2.4 Организационно-функциональная структура предприятия

Структура предприятия ЗАО ПГ «Метран» является иерархической и матричной, представлена на рисунке А.1

Структура представляет собой сетевую структуру, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны - непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с другой - руководителю проекта или целевой программы, который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления. Для деятельности, которая имеет четко выраженное начало и окончание, формируют проекты, для постоянной деятельности - целевые программы. В организации и проекты, и целевые программы могут сосуществовать.

На предприятии работает квалифицированный персонал, имеющий опыт в разработке, производстве, продвижении, поставке и сервисном обслуживании современного оборудования. Специалисты ПГ «Метран» обладают опытом в успешном выполнении проектов автоматизации, долговременном сопровождении поставленного оборудования, включая обслуживание, ремонт, замену и модернизацию.

Непосредственно руководит предприятием генеральный директор.

У генерального директора существуют заместители - руководители функциональных подсистем:

1. Начальник финансового отдела.

2. Директор по персоналу, административным вопросам и качеству.

3. Директор по продажам средств измерения.

4. Директор глобального инженерного центра.

5. Диктор центра заказчиков.

6. Директор по метрологическому оборудованию.

7. Директор по инжинирингу.

8. Начальник службы автоматизации бизнес процессов.

9. Начальник службы информационных технологий.

10. Директор по снабжению и закупкам.

11. Директор по маркетингу.

12. Директор региональной сети продаж.

1.1.2.5 Результаты обследования компании

По результатам обследования организации были выявлены основные функции, выполняемые сотрудниками (представлены в таблице 1).

Таблица 1 - Основные функции, выполняемые сотрудниками

Подразделение	Подчиняется	Основные функции
Генеральный директор	Акционерное собрание	1аопределение миссии и стратегии развитии предприятия; 2аразработка приказов и распоряжений
1.аГенеральный директор
Финансовый отдел	Начальник финансового отдела	1аобеспечение расчетов; 2аразработка финансового плана, ежемесячный отчет исполнения финансового плана; 3роперативный ежедневный учет реализации продукции; 4рведение бухгалтерского учета; 5ручет движения материальных средств; 6рпроведение инвентаризации; 7рсоставление отчетности для налоговых органов;
Отдел персонала и качества	Директор по персоналу, административным вопросам и качеству	1аподбор и распределение, прием и увольнение работников; 2аорганизация учета кадров общества, ведение требуемой нормативной документации, ее хранение; 3аорганизация и проведение подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников; 4аучастие в разработке и реализации «Политики в области качества»; 5аобеспечение функционирования Испытательного Центра, планирование работ, координация деятельности; 6авходной контроль продукции поставщиков сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий.
Инженерный центр	Директор глобального инженерного центра	1аиспользование новейших достижений мирового опыта в разработках датчиков давления, температуры, уровня, расхода; 2аснижение стоимости изделий при высокотехнологичном исполнении; 3асоздание и модернизация приборов согласно требованиям рынка;
Центр поддержки заказчиков	Директор центра заказчиков	1аконсультации потребителей; 2аобработка и распределение поступающих заявок; 3аинформационная поддержка потенциальных и действующих заказчиков.
Отдел метрологического оборудования	Директор по метрологическому оборудованию	1аремонт, поверка и калибровка приборов; 2ааттестация лабораторного оборудования.
Юридический отдел	Помощник генерального юристконсула Emerson Process Management	1апредставление и защита интересов общества; 2аобеспечение соблюдения законности и порядка при заключении договоров, подготовке претензий, исков и отзывов.
Отдел инжиниринга	Директор по инжинирингу	Конструкторские разработки и создание конструкторско-технической документации.
Служба автоматизации бизнес процессов	Начальник службы автоматизации бизнес-процессов	1аанализ деятельности отделов предприятия; 2авыбор объектов автоматизации; 3аавтоматизация бизнес процессов.
Служба информационных технологий	Начальник службы информационных технологий	1аформирование единых технологических стандартов в области информационных технологий; 2аподдержка и развития информационных систем, действующих на предприятии; 3аорганизация информационного взаимодействия между подразделениями предприятия, поддержка работы сети.
Отдел снабжения и закупок	Директор по снабжению и закупкам	1азакупка сырья, материалов, полуфабрикатов для производственной деятельности; 2аобеспечение хранения материалов и готовой продукции.
Отдел продаж средств измерения	Директор по продажам средств измерения	1атехническое обслуживание потребителей; 2аформирование контрактов.
2. Директор центра поддержки заказчиков
Отдел технической поддержки по расходометрии	Руководитель отдела технической поддержки по расходометрии	1асоздания технико-коммерческих предложений по расходомерам; 2аконсультации заказчиков; 3арасчёт технических параметров.
Отдел закупа продукции «Emerson» и ИМО	Руководитель отдела закупа продукции «Emerson» и ИМО	1азакуп и заключение договоров с Emerson на покупку продукции; 2аработа с другими поставщика продукции за рубежом.
Отдел обеспечение продаж	Руководитель отдела обеспечение продаж	1апланирования продаж продукции предприятия; 2аорганизация сети продаж.
Отдел сервисного обслуживания	Руководитель отдела сервисного обслуживания	1аобработка заявок на сервисное обслуживание и ремонт; 2аобучение сотрудников заказчика; 3аобеспечение послепродажной поддержки.
Отдел внедрения LEAN	Руководитель программы LEAN	1аразработка и приведение положений предприятия в соответствии с технологией LEAN; 2аконсультации сотрудников и организации семинаров LEAN.
Отдел поставок	Руководитель отдела поставок	1аобеспечение поставок продукции к заказчику; 2асодержание транспортного парка предприятия; 3аформирование маршрутов доставки.
Отдел обеспечения внешнеэкономической деятельности	Начальник отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности	1аобеспечение экспортно-импортных операций предприятий и подразделений ПГ «Метран»; 2аорганизация таможенного оформления товаров; 3аорганизация мероприятий по получению налоговых преференций при экспорте.
Отдел технической поддержки по средствам измерения	Руководитель отдела технической поддержки по средствам измерения	1аподготовка технических заданий на проектирование и разработку средств измерений специального назначения; 2аучастие в подготовке выпускаемой предприятием продукции к аттестации и сертификации.
3. Директор по продажам средств измерения
Отдел маркетинга	Директор по маркетингу	1аразработка основных направлений маркетинговой деятельности; 2аформирование единой маркетинговой политики через централизацию управления деятельностью служб маркетинга с целью увеличения удовлетворенности потребителей; 3акоординация маркетинговых действий с другими подразделениями Emerson.
Региональное представительство	Директор региональной сети продаж	1апоиск и работа с заказчиками на местах; 2авзаимодействие с центральным офисом, предоставление соответствующей отчётности.

1.1.2.6 Краткое описание основных исследуемых подразделений организации

Центр поддержки заказчиков создан в 2006 году. В нем установлены единые стандарты взаимоотношений с заказчиками для обеспечения эффективного консультирования по вопросам выбора продукции, статуса заказов, документального оформления и т.д. Цель проекта - значительно повысить уровень обслуживания заказчиков за счет снижения времени ответов на запросы, сокращения цикла обработки запроса/заявки, повышения качества отработки запросов.

Отдел обеспечения внешнеэкономической деятельности (ООВЭД, название на английском языке - Export/Import Department) является самостоятельным структурным подразделением ЗАО «ПГ «Метран», непосредственно подчиняется начальнику центра поддержки заказчика. Отдел возглавляется начальником, который назначается и освобождается от занимаемой должности генеральным директором по представлению директора по и продажам приказом по «ПГ «Метран».

Задачи отдела:

– обеспечение экспортно-импортных операций предприятий и подразделений ПГ «Метран»;

– организация таможенного оформления товаров;

– организация мероприятий по получению налоговых преференций при экспорте.

Функции отдела:

– планирование и построение этапности осуществления экспортно-импортных операций;

– анализ и редактирование внешнеторговых контрактов на предмет минимизации издержек;

– организация и оформление валютного и банковского контроля совместно с банками и органами валютного контроля таможни;

– подготовка и оформление документации, необходимой для осуществления экспортно-импортных операций в соответствии с нормативными актами;

– оформление договоров страхования международных перевозок;

– осуществление контроля за своевременной и полной уплатой таможенных платежей предприятиями и подразделениями ПГ «Метран»;

– непосредственное осуществление всех операций по декларированию товаров на экспортно-импортные поставки в таможенных органах РФ;

– информирование отделов, экспортирующих и импортирующих продукцию о завершении таможенного оформления;

– организация работ по взаимодействию с налоговыми органами в рамках предоставления преференций;

– составление ежемесячных отчетов по экспортно-импортным операциям;

– выполнение требований по обеспечению системы качества;

– повышение профессионального уровня на профильных курсах, участие в семинарах, конференциях, выставках.

Структура отдела представлена на рисунке 2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 - Структура отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности

1.2 Описание функциональной модели

1.2.1 Модель AS-IS экономического объекта

После обследования компании была построена модель протекающих в ней бизнес-процессов. Для создания модели бизнес-процессов необходимо знать не только как работает управление в целом, как она взаимодействует с внешними организациями, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Для анализа деятельности следует собрать знания множества в едином месте, а именно создать модель деятельности ПГ «Метран» для формализации и документирования существующего состояния дел и изучения возможностей улучшения работы.

При выделении бизнес-процессов компании принимается в расчёт:

– организационная структура компании;

– фактическое подчинение подразделений руководителям;

– выполняемые функции;

На основании обработки информации была составлена модель AS-IS бизнес-процессов ПГ «Метран». При моделировании системы была выбрана точка зрения начальника отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности.

Описание модели AS-IS можно условно разделить на следующие части:

– контекстная диаграмма;

– диаграмма бизнес процессов организации.

На основе обработки информации был составлен проект процессов предприятия «ПГ Метран»». В таблице 2 представлен список процессов.

Таблица 2 - Список процессов

Процесс	Тип	Владелец	Входящие подразделения и должностные лица
1. Управление Компанией	Упр.	Генеральный директор	1агенеральный директор; 2адиректор по персоналу, административным вопросам и качеству; 3азаместитель генерального директора по производству и закупкам; 4адиректор инженерного центра; 5аруководитель продаж; 6аначальник службы автоматизации
2. Управление финансами	Упр.	Директор по финансам	Финансовый отдел
3. Маркетинг	Осн.	Директор по маркетингу	Отдел маркетинга
4. Сбыт и тех. поддержка продукции	Осн.	Директор ЦПЗ	Центр Поддержки Заказчиков: 1аотдел технической поддержки по расходометрии; 2аотдел закупа продукции «Emerson» и ИМО; 3аотдел обеспечение продаж; 4аотдел сервисного обслуживания; 5аотдел внедрения LEAN; 6аотдел поставок; 7аотдел ОВЭД; 8аотдел ТП по средствам измерения.
5. Производство	Осн.	Заместитель директора	1аГлобальный Инженерный Центр; 2аЗавод.
6. Снабжение	Всп.	Директор по снабжения и закупкам	Отдел снабжения и закупок.
7.тЮридическое обеспечение	Всп.	Помощник генерального юристконсула Emerson Process Management	Юридический отдел.

Итого в компании выделено 7 процессов. Из них 2 процесс управления, 3 основных и 2 вспомогательных процессов.

1.2.2 Контекстная диаграмма

Первым шагом при построении модели протекающих бизнес-процессов на ЗАО ПГ «Метран» стало создание контекстной диаграммы деятельности предприятия. Контекстная диаграмма показывает взаимодействие предприятия с внешней средой. На рисунке А.2 изображена контекстная диаграмма процесса «Деятельность ЗАО ПГ «Метран»».

При выполнении процесса осуществляется взаимодействие с внешней средой по входу, выходу, управлению и механизмам (взаимодействия и их описания описаны ниже в таблицах 3, 4, 5, 6).

Таблица 3 - Взаимодействие по входу

Вход	Описание
Заявка	Предложения, поступающие на предприятия от организаций заказчиков.
Вопросы на продукции	Различные вопросы заказчиков, поступающие непосредственно до оформления заказа, а также после получения и эксплуатации продукции.
Информация о рынке	Различные маркетинговые документы, отражающие информацию о состоянии рынка на текущий момент.
Сырье и комплектующие	Все ресурсы, необходимые для работы производственного цикла предприятия.
Информация о внешней среде	Политическая обстановка, ситуации на рынке, условия функционирования средств доставки, законы и положения, регламентирующие вид деятельности, налоговое и таможенное законодательство.
Сопроводительная документация от поставщика	Документация необходимая для обеспечения таможенного оформления.
Предложения заказчика по внешнеторговому контракту	Предложения заказчика по внешнеторговому контракту.
Банковские документы	Документы, содержащие необходимую и достаточную информацию для осуществления банковских операций, подтверждают их законность и являющиеся основанием для отражения операций в бухгалтерском учете предприятия.
Информация о транспортных компаниях	Вся необходимая информация о компаниях, занимающимися перевозками грузов.
Платежное поручение от заказчика	Распоряжение заказчика обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт ПГ «Метран» средств.

Таблица 4 - Взаимодействие по выходу

Выход	Описание
Информация, о гарантийном и постгарантийном обслуживании	Информационная поддержка клиентов, ремонт продукции.
Документация в банк	Документы, которые передаются в банк, для ведения валютного контроля.
Грузовая таможенная декларация	Один из основных документов, оформляемых при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Грузовая таможенная декларация оформляется распорядителем груза и заверяется таможенным инспектором, в дальнейшем служит основанием для пропуска через границу.
Запрос на сопроводительную документацию от поставщика	Перечень документов, которых необходимо предоставить поставщику.
Отклоненная заявка	Уведомления о невозможности выполнения заявки.
Информация о продукции	Технические и другие параметры продукции предприятия.
Сопроводительные документы	Документы, прилагающиеся с поставляемой продукцией.
Отгруженная заказчику продукция	Продукция, доставленная заказчику.
Отходы и брак	Элементы производственного процесса, идущие на утилизацию.
Платежное поручение для поставщика	Распоряжение ПГ «Метран» обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт поставщика средств.
Договор на поставку	Утвержденный договор с поставщиком.
Контракт экспорт	Вступивший в силе контакт на экспорт.

Таблица 5 - Взаимодействие по управлению

Управление	Описание
Стандарты Emerson	Документов, формирующие корпоративную культуру и принцип организации производства.
Законы Р.Ф.	Законодательство, в рамках которого предприятия осуществляет свою деятельность.

Таблица 6 - Взаимодействие по механизму

Механизм	Описание
Программное и аппаратное обеспечение (SyteLine)	Совокупность аппаратного и программного обеспечения, используемого на предприятии.
Оборудование	Технические средства предприятия, используемые для непосредственного производства продукции.
Персонал	Совокупность всех работников предприятия, выполняющих различные работы и разделенных по функциональному признаку.

1.2.3 Диаграммы декомпозиции комплекса задач

Проведен анализ и ранжирование бизнес-процессов верхнего уровня, представлен в таблице 7. На рисунок А.3 представлена диаграмма верхнего уровня.

Таблица 7 - Анализ и ранжирования бизнес-процессов верхнего уровня

Бизнес-процесс	Важность	Проблемность	Приоритетность
1.аУправление Компанией	¦ 5 ¦ Очень высокая важность	¦ 3 ¦ Средняя проблемность	5
2.аУправление финансами	¦ 3 ¦ Средняя важность	¦ 2 ¦ Низкая проблемность	2
3.аМаркетинг	¦ 3 ¦ Средняя важность	¦ 2 ¦ Низкая проблемность	3
4.аСбыт и тех. поддержка продукции	¦ 5 ¦ Очень высокая важность	¦ 4 ¦ Высокая проблемность	5
5.аПроизводство	¦ 5 ¦ Очень высокая важность	¦ 3 ¦ Средняя проблемность	5
6.аСнабжение	¦ 4 ¦ Высокая важность	¦ 3 ¦ Средняя проблемность	4
7.аЮридическое обеспечение	¦ 2 ¦ Низкая важность	¦ 2 ¦ Низкая проблемность	2

В результате анализа модели бизнес-процессов выделен процесс «Сбыт и тех. поддержка продукции». На рисунке А.4 представлено графическое отображение данного процесса.

Детализация процесса «Сбыт и тех. поддержка продукции»:

– управление продажами, тех поддержкой, сервисным обслуживанием, внешнеэкономическим обеспечением;

– продажа продукции;

– тех. поддержка продукции и сервисное обслуживание;

– внешнеэкономическое обеспечение сбыта и снабжения;

– поставка готовой продукции.

Описание стрелок, входящих в процесс «Сбыт и тех. поддержка продукции» представлено в таблицах 8, 9, 10, 11.

Таблица 8 - Взаимодействие по входу

Вход	Описание
Банковские документы	Документы, содержащие необходимую и достаточную информацию для осуществления банковских операций, подтверждают их законность.
Вопросы на продукции	Различные вопросы заказчиков, поступающие непосредственно до оформления заказа, а также после получения и эксплуатации продукции.
Полностью завизированный внешнеторговый контракт	Внешнеторговый контакт, подписанный начальниками юридического, финансового отдела.
Предложения по изменению проекта внешнеторгового контракта	Замечания по проекту внешнеторгового контакта от начальников юридического, финансового отдела.
Предложения заказчика по внешнеторговому контракту	Замечания и предложения заказчика по внешнеторговому контракту.
Заявка	Предложения, поступающие на предприятия от организаций заказчиков.
Сопроводительная документация от поставщика	Документация необходимая для обеспечения таможенного оформления.
Факт оплаты заказа	Служебная записка от финансового отдела о получении платежного поручения от заказчика.
Факт оплаты таможенных услуг	Служебная записка от финансового отдела об оплаченном платежном поручении на таможенные услуги.
Готовая продукция	Продукция, завершенная в производстве и подготовленная к продаже или отправке заказчику, к вывозу из предприятия-изготовителя.
Информация о транспортных компаниях	Список компаний, оказывающих транспортные услуги.
Сертификаты	Сертификаты на готовую продукцию из отдела по сертифицировании продукции.
Отчетная документация на управление	Информация, имеющаяся в отделе, запрошенная для управления предприятием.

Таблица 9 - Взаимодействие по выходу

Выход	Описание
Задание на производство	Распоряжение о начале производства заказанной продукции.
Контракт на экспорт	Заключенный внешнеторговый контракт с заказчиком.
Отклоненная заявка	Уведомления о невозможности выполнения заявки.
Информация, о гарантийном и постгарантийном обслуживании	Информационная поддержка клиентов, ремонт продукции.
Грузовая таможенная декларация	Один из основных документов, оформляемых при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Грузовая таможенная декларация оформляется распорядителем груза и заверяется таможенным инспектором, в дальнейшем служит основанием для пропуска через границу.
Запрос на сопроводительную документацию от поставщика	Перечень документов, которых необходимо предоставить поставщику.
Документация в банк	Документы, которые передаются в банк, для ведения валютного контроля.
Информация о продукции	Технические и другие параметры продукции предприятия.
Сопроводительные документы	Документы, прилагающиеся с поставляемой продукцией.
Отгруженная продукция заказчику	Продукция, доставленная заказчику.
Проект внешнеторгового контракта, завизированный у начальника ООВЭД	Проект внешнеторгового контракта, визированный у начальника ООВЭД.
Информация для платежей за таможенные услуги	Служебная записка, подписанная начальником ООВЭД, для оплаты таможенных услуг.

Таблица 10 - Взаимодействие по управлению

Управление	Описание
Миссия предприятия. Стратегия развития, Показатели развития	Комплексный план, предназначенный для обеспечения исполнения миссии организации и достижения ее целей в долгосрочной перспективе Показатели, регулирующие финансовую и хозяйственную деятельность предприятия, а также регламентирующие качество выпускаемой продукции.

Таблица 11 - Взаимодействие по механизму

Механизм	Описание
Программное и аппаратное обеспечение (SyteLine)	Совокупность аппаратного и программного обеспечения, используемого на предприятии.
Оборудование	Технические средства предприятия, используемые производства продукции.
Персонал Центра Поддержки Заказчиков	Совокупность сотрудников, работающих в отделе цента поддержки заказчиков.

Проведен анализ и ранжирование бизнес-процессов «Сбыта и тех. поддержки продукции», представлен в таблице 12.

Таблица 12 - Анализ бизнес-процессов Сбыт и тех. поддержка продукции

Бизнес-процесс	Важность	Проблемность	Возможность проведения изменений
Управление продажами, тех. поддержкой, сервисным обслуживанием, внешнеэкономическим обеспечением	¦ 5 ¦ Очень высокая важность	¦ 3 ¦ Средняя проблемность	3
Продажа продукции	¦ 5 ¦ Очень высокая важность	¦ 3 ¦ Средняя проблемность	4
Тех. поддержка продукции и сервисное обслуживание	¦ 4 ¦ Высокая важность	¦ 2 ¦ Низкая проблемность	3
Поставка готовой продукции	¦ 4 ¦ Высокая важность	¦ 4 ¦ Высокая проблемность	4
Внешнеэкономическое обеспечение сбыта и снабжения	¦ 4 ¦ Высокая важность	¦ 4 ¦ Высокая проблемность	4

В результате анализа модели бизнес-процессов выделен процесс «Внешнеэкономическое обеспечение сбыта и снабжения», отображен на рисунке А.5. Стрелки, использованные в данном процессе, представлены в таблицах 13, 14, 15, 16.

Таблица 13 - Взаимодействие по входу

Вход	Описание
Контракт на экспорт	Заключенный внешнеторговый контракт с заказчиком.
Проект внешнеторгового контракта на визирование	Проект внешнеторгового контракта для визирования у начальника ООВЭД.
Контракт на импорт	Заключенный внешнеторговый контракт на импорт с поставщиком (от снабжения).
Рабочая спецификация	Спецификация на товар. Может передаваться от отдела управления продаж (экспорт) и отдела снабжения (импорт).
Техническая документация	Техническая документация на товар для составления справки о товаре. Может передаваться от отдела управления продаж (экспорт) и отдела снабжения (импорт).
Проект внешнеторгового контракта	Проект внешнеторгового контракта для анализа в отделе ОВЭД. Может передаваться от отдела управления продаж (экспорт) и отдела снабжения (импорт).
Сопроводительная документация	Документация необходимая для обеспечения таможенного оформления.
Факт оплаты таможенных услуг	Служебная записка от финансового отдела об оплаченном платежном поручении на таможенные услуги.
Сертификаты	Сертификаты на готовую продукцию из отдела по сертифицировании продукции.
Документы о движении товара	Документация от отдела поставок.

Таблица 14 - Взаимодействие по выходу

Выход	Описание
Отчетная документация	Информация, имеющаяся в отделе, запрошенная для управления отделом.
Предложения по изменению внешнеторгового контракта	Замечания и предложения по внешнеторговому контракту. Передается в отдел продаже (если экспорт) или в отдел по снабжению (если импорт).
Запрос на сопроводительную документацию от поставщика	Перечень документов, которых необходимо предоставить поставщику.
Проект внешнеторгового контракта, завизированный у начальника ООВЭД	Проект внешнеторгового контракта, визированный у начальника ООВЭД.
Документация в банк	Документы, которые передаются в банк, для ведения валютного контроля.
Грузовая таможенная декларация	Один из основных документов, оформляемых при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Грузовая таможенная декларация оформляется распорядителем груза и заверяется таможенным инспектором, в дальнейшем служит основанием для пропуска через границу.
Информация для платежей за таможенные услуги	Служебная записка, подписанная начальником ООВЭД, по оплате таможенных услуг.
Запрос на сопроводительную документацию от поставщика	Перечень документов, которых необходимо предоставить поставщику.
Измененный проект спецификации на согласование	Проанализированный проект спецификации с изменениями передается в отдел продаже (если экспорт) или в отдел по снабжению (если импорт).
Согласованный внешнеторговый контракт по условиям и обязательствам	Согласованный внешнеторговый контракт из ООВЭД. Передается в отдел продаже (если экспорт) или в отдел по снабжению (если импорт).

Таблица 15 - Взаимодействие по управлению

Управление	Описание
Приказы. Распоряжения. Методологические инструкции по качеству	Управленческие документы, издаваемые руководством предприятия, внутренние документы предприятия.

Таблица 16 - Взаимодействие по механизму

Механизм	Описание
Программное и аппаратное обеспечение(SyteLine)	Совокупность аппаратного и программного обеспечения, используемого на предприятии.
Персонал ООВЭД	Совокупность сотрудников, работающих в ООВЭД.

Далее в таблице 17 представлен анализ процессов «Внешнеэкономического обеспечения сбыта и снабжения».

Таблица 17 - Процесс внешнеэкономическое обеспечение сбыта и снабжения

Процесс	Важность	Проблемность	Возможность
1аАнализ проекта внешнеторгового контракта на соответствие	¦ 4 ¦ Высокая важность	¦ 4 ¦ Высокая проблемность	3
2аОформление документов на поставку	¦ 5 ¦ Очень высокая важность	¦ 4 ¦ Высокая проблемность	5
3аКонтроль и мониторинг оформления	¦ 5 ¦ Очень высокая важность	¦ 4 ¦ Высокая проблемность	4
4аТранслирование сведений в таможенный орган	¦ 3 ¦ Средняя важность	¦ ¦ 2 ¦ Низкая проблемность	3
5аВедение архива по документации	¦ 2 ¦ Низкая важность	¦ 4 ¦ Высокая проблемность	2

Автоматизации необходимо подвергнуть процесс - «Мониторинг и контроль оформления». Так же произойдут изменения в следующих процессах:

– процесс «Анализ проекта внешнеторгового контракта на соответствие» (декомпозиция рисунок А.6);

– процесс «Оформление документов на поставку» (декомпозиция рисунок А.7).

Процесс «Анализ проекта внешнеторгового контракта». Стрелки представлены на таблицах 18, 19, 20, 21.

Таблица 18 - Взаимодействие по входу

Вход	Описание
Контракт на экспорт	Заключенный внешнеторгового контракта с заказчиком.
Проект внешнеторгового контракта на визирование	Проект внешнеторгового контракта для визирования у начальника ООВЭД.
Проект внешнеторгового контракта	Проект внешнеторгового контракта для анализа в отделе ОВЭД. Передается от отдела управления продаж и отдела снабжения.

Таблица 19 - Взаимодействие по выходу

Выход	Описание
Предложения по изменению внешнеторгового контракта	Замечания и предложения по внешнеторговому контракту. Передается в отдел продаже (если экспорт) или в отдел по снабжению (если импорт).
Проект внешнеторгового контракта, завизированный у начальника ООВЭД	Проект внешнеторгового контракта, визированный у начальника ООВЭД.
Согласованный внешнеторговый контракт по условиям и обязательствам	Согласованный внешнеторговый контракт из ООВЭД. Передается в отдел продаже (если экспорт) или в отдел по снабжению (если импорт).

Таблица 20 - Взаимодействие по управлению

Управление	Описание
Приказы. Распоряжения. Методологические инструкции по качеству	Управленческие документы, издаваемые руководством предприятия. Внутренние документы предприятия, являющиеся руководством для работы.

Таблица 21 - Взаимодействие по механизму

Механизм	Описание
Программное и аппаратное обеспечение (SyteLine)	Совокупность аппаратного и программного обеспечения, используемого на предприятии.
Начальник ООВЭД	Начальник ООВЭД.

Процесс «Оформление документов на поставку».

Стрелки представлены в таблицах 22, 23, 24, 25.

Таблица 22 - Взаимодействие по входу

Вход	Описание
Рабочая спецификация	Спецификация на товар. Может передаваться от отдела управления продаж (экспорт) и отдела снабжения (импорт).
Техническая документация	Техническая документация на товар для составления справки о товаре. Может передаваться от отдела управления продаж (экспорт) и отдела снабжения (импорт).
Документы о перемещении товара	Документация от отдела поставок о транспортной компании.
Контракт на экспорт	Заключенный внешнеторговый контракт с заказчиком.
Контракт на импорт	Заключенный внешнеторговый контракт на импорт с поставщиком (от снабжения).
Сопроводительная документация	Документация необходимая для обеспечения таможенного оформления.
Факт оплаты таможенных услуг	Служебная записка от финансового отдела об оплаченном платежном поручении на таможенные услуги.
Сертификаты	Сертификаты на готовую продукцию из отдела по сертифицированию продукции.
Паспорт сделки	Документ, служащий целям валютного контроля.

Таблица 23 - Взаимодействие по выходу

Выход	Описание
Запрос на сопроводительную документацию от поставщика	Перечень документов, которых необходимо предоставить поставщику.
Грузовая таможенная декларация	Один из основных документов, оформляемых при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Грузовая таможенная декларация оформляется распорядителем груза и заверяется таможенным инспектором, в дальнейшем служит основанием для пропуска через границу.
Информация для платежей за таможенные услуги	Служебная записка, подписанная начальником ООВЭД, по оплате таможенных услуг.
Запрос на сопроводительную документацию от поставщика	Перечень документов, которых необходимо предоставить поставщику.
Измененный проект спецификации на согласование	Проанализированный проект спецификации с изменениями передается в отдел продаже (если экспорт) или в отдел по снабжению (если импорт).

Таблица 24 - Взаимодействие по управлению

Управление	Описание
Приказы. Распоряжения. Методологические инструкции по качеству	Управленческие документы, издаваемые руководством предприятия, внутренние документы предприятия, являющиеся руководством для работы.

Таблица 25 - Взаимодействие по механизму

Механизм	Описание
Программное и аппаратное обеспечение (SyteLine)	Совокупность аппаратного и программного обеспечения, используемого на предприятии.
Группа таможенного оформления	Персонал, занимающимся таможенным оформлением.

1.2.4 Модель TO-BE экономического объекта

1.2.4 1 Принципы построения

В модели AS-IS были проанализированы бизнес-процессы и выявлены те из них, которые нуждаются в улучшении. Использовались такие критерии как важность, проблемность, возможность проведения изменений, приоритетность.

При этом переход от модели “как есть” к модели ”как должно быть” осуществлялся следующим способом: совершенствованием технологий на основе оценки их эффективности. При этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников (“легкий” реинжиниринг).[2]

На основании анализа функциональной модели были выявлены следующие недостатки:

– данные хранятся в разных источниках, что затрудняет быстрый доступ и обмен;

– отсутствие стандартизации документооборота создает трудности в обмене документами и согласовании документов;

– отсутствие единого источника данных приводит к тому, что для обмена документами сотрудники вынуждены физически передавать бумажные документы друг другу, что приводит к потерям времени;

– подчинение директору ЦПЗ затрудняют в полной мере выполнять обязательства по обеспечению внешнеэкономической деятельности для импортных поставок. Отсутствие налаженного взаимодействия с отделом снабжения.

Исходя из недостатков в работе, модель «как должно быть» или TO-BE была создана с учетом их полного устранения, то есть весь «ручной труд» будет автоматизирован, что облегчит подготовку периодической отчетности, ежедневный контроль выполнения заданий и уменьшит время на оформления документации, что, в конечном счете, должно сказаться на финансовом состоянии компании.

1.2.4.2 Обзор рынка готовых информационных систем по автоматизации обеспечения внешнеэкономической деятельности

1) Автоматизированное рабочее место декларанта «Феанор».

Функциональные возможности:

– заполнить и распечатать весь спектр документов, необходимых декларанту - ГТД, ДТС, КТС, CMR, ТСД, ПС, TIR, опись, счет-фактуру и др.;

– конвертировать (создать электронную копию документа) грузовые таможенные декларации и другие документы на дискету или жесткий диск в формате автоматизированного рабочего места таможенного инспектора;

– просмотр декларации в формате автоматизированного рабочего места таможенного инспектора с возможностью корректировки информации прямо на дискете, предоставляемой в таможню;

– быстрый автоматический расчет пошлин и сборов при заполнении ГТД, с учётом всех условий декларирования;

– быстро получить и отредактировать данные, благодаря удобной форме представления информации по товарам;

– автоматическое пополнение справочников при заполнении грузовых таможенных деклараций с возможностью последующего использования при заполнении других документов;

– высокоскоростной поиск по всем необходимым справочникам (ТН ВЭД, стран, таможенных учреждений, участников ВЭД, перевозчиков и др.);

– возможность работы в локальной сети, работа с одной базой документов одновременно нескольким пользователям;

– автоматическое пополнение курсов валют через Интернет; Если на таможне установлена связка удаленный обработчик «Лицевые счета», то пользователь может, не выходя из своего офиса, получить данные о том, поступили ли деньги по той или иной его платежке на счет таможни;

– при заполнении всех документов работает инструктивная помощь о заполнении каждой графы, зависящая от режима заполнения.

На таблице 26 представлена стоимость программы [4].

Таблица 26 - Стоимость программы

Стоимость программы в руб.
	Приобретение Лицензии	Продление Лицензии
	Простая лицензия	В комплекте «Профессионал»	Простая лицензия	В комплекте с другими программами
Первая копия	8 000	6 500	1 100	1 100
Каждая последующая копия	3 000	3 000	1 100	600

2) «ВЭД Инфо» (базовый).

Стоимость лицензии на месяц регистрации: 8 000.