Разработка автоматизированной системы внешнеэкономического обеспечения сбыта и снабжения ЗАО ПГ "Метран"

Формы выполнены в серой гамме, т.к. серый цвет является корпоративным цветом предприятия ЗАО «ПГ «Метран»

2.1.6.5 Требования к защите от влияния внешних воздействий

Для обеспечения защиты системы от внешних воздействий должны выполняться следующие требования:

– техническое обслуживание должно производиться по утвержденному регламенту и по вызову, поэтому специальных помещений для технического персонала не требуется;

– к работе с автоматизированной информационной системой допускаются сотрудники, знающие правила её эксплуатации, владеющие практическими навыками работы на ПЭВМ, изучившие правила пользования, эксплуатационную документацию и прошедшие обучение работе в ИС.

2.1.7 Описание работы программы

1) Хранение документов.

Документохранилище на жестком диске сотрудника стоиться по такому принципу:

«ВТК\ «номер втк»\ «номер заявки»»\....»

В папке ВТК хранится вся информация о всех заявках, сгруппированных по номеру заявки. Если контракт «рамочный», то хранятся все версии по данному внешнеторговому контракту, но используется последняя версия контракта.

В папке «номер заявки» сохраняются вся товаросопроводительная документация по данной заявке.

2) Авторизация.

На рисунке 8 представлена форма «Авторизации».

Для того что бы начать работу с программой необходимо пройти авторизацию.

Для того, что бы пройти авторизации необходимо ввести свои логин и пароль в соответствующие поля. Хост и Порт настраивается программистом, поэтому не нужно его менять при особой необходимости.

Логин и пароль выдается сотруднику, после внесения информации о сотруднике в базу данных и создании нового пользователя базы данных.

При нажатии кнопки «Подключиться» происходит подключение к базе данных.

Для того чтобы программа запомнила параметры подключения к базе данных необходимо нажать на кнопку «Сохранить», при этом в корне программы создаться файл «Parametrs.txt», в котором будут прописаны параметры подключения.

3) Главная форма.

На рисунке 9 представлена главная форма.

Главная форма отображает следующую информацию:

- Документы для обработки представляет собой таблицу, в которой отображены документы, которые должны обработать сотрудники.

Для облегчения пользования данной таблицей сделана кнопка «Поиск», критерий «отдел», который должен обработать данный документ

Нажатием на кнопку «Документ в обработке», сотрудник подразумевает, что начал обрабатывать данный документ, статус у данного документа становиться «Обрабатывается»

Нажатием на кнопку «Пометить как готовый» сотрудник утверждает, что закончил работу над данным документом, статус документы присваивается «Готов».

При клике на строку таблицы «Документы на обработку», изменяется таблица «История документа».

- Таблица «История документа» отображает информацию о действиях и сотрудниках, работающих с данным документом.

Для облегчения работы с данной таблице созданы критерии поиска. Критерий «периода времени» подразумевает поиск действий в пределах заданного критерия. Критерий «по Фамилии» подразумевает поиск по сотруднику, работавшему над данным документом.

4) Меню.

Переход осуществляется с помощью меню, представлено на рисунке 10.

a. При нажатии на «на Главную» происходит переход на главную форму.

b. При нажатии на «Документы» происходит отображение списка:

– «Документ»;

– «Внешнеторговый контракт»;

– «Заявка»;

c. При нажатии на «Сотрудники» происходит отображение списка:

– «Сотрудники»;

– «Отделы».

Вид «Документы», «Сотрудники» представлены на рисунке 11.

d. При нажатии на «Справочники» происходит отображение списка НС информации. «Справочники» представлены на рисунке 12.

5) Вкладки.

Рассмотрим вкладки:

a. Вкладка «Информация» отображена на рисунке 13.

«Пользователь» отображает информацию о подключенном пользователе.

«Справка» содержит кнопку, при нажатии которой возникает «Руководство пользователю».

b. Вкладка «Опции» отображена на рисунке 14.

Содержат информацию о подключении к базе данных.

При нажатии на «Подключить» происходит отключение предыдущего пользователя, и подключается новый пользователь.

с. Вкладка «Создать задание» отображена на рисунке 15.

На данной вкладке находится кнопка, с помощью которой происходит создание задания. Критерием создания является период времени, который указывается на данной вкладке и сотрудник, который сейчас подключен в данном сеансе.

6) Заявки.

Для того что бы оформить заявку необходимо нажать на «книжка»-> «Документы» -> «Заявки». Отображена на рисунке 16. Отображается список всех заключенных заявок.

Отображается таблица, в которой кратко описана заявка «Номер», «Дата поставки», «Дата просрочки», «Статус работы». Предусмотрен поиск, критерием является номер документа в системе ERP «SyteLine».

При нажатии «Новая» происходит отображение формы, в которой необходимо заполнить поля.

Предусмотрен ручной и автоматический режим ввода информации. Для автоматического режима необходимо нажать на «Импортировать заявку», выбрать файл заявки, нажать «Открыть». Отображен на рисунке 17.

Вся информация по заявке заполняется автоматически, оператор контролирует корректность заполненных полей. Если все верно, то необходимо нажать на «Создать заявку». Далее необходимо заполнить графу «Товары».

При нажатии «Удалить» происходит удаление выбранной заявки.

При клике на выбранной заявке происходит открытие формы, в которой отображается вся информация по текущей заявке.

7) Внешнеторговый контракт.

Для того что бы внести информацию о проектах внешнеторгового контракта необходимо нажать на «книжка»-> «Документы» -> «ВТК». Отображен на рисунке 18.

Выдается список всех внешнеторговых контрактов, которые были созданы в программе.

При нажатии на кнопку «Удалить» происходит удаление выбранного внешнеторгового контракта, если по данному внешнеторговому контракту уже не созданы любые из вида товаросопроводительной документации и заявки.

При нажатии на кнопку «Новая» возникает форме, которую необходимо в ручную заполнить необходимой информацией. Отображен на рисунке 19.

Предусмотрен ручной ввод информации.

Так же необходимо выбрать электронную версию внешнеторгового контракта, нажав на кнопку «Выбрать документ». Электронная версия документа будет скопирована в организованное документохранилище у сотрудника на жестком диске, это сделано с целью предотвращения потери документов. Старая версия удаляется.

Оператор проверяет корректность данных, если все верно «Создать ВТК».

При клике по выбранной заявке происходит отображение списка необходимой товаросопроводительной документации и временем просрочки.

Для того, что бы добавить присланную или готовую товаросопроводительную документацию по определенной заявке, определенного внешнеторгового контракта, необходимо нажать на «+». Отображен на рисунке 20.

При этом электронная версия документа будет скопирована в организованное документохранилище у сотрудника на жестком диске, это сделано с целью предотвращения потери документов. Старая версия удаляется. Это сделано, для соблюдения порядка хранения товаросопроводительной документации, и как следствие упрощение физического поиска документов.

Отдельное внимание стоит посвятить расчетам даты просрочки документации. Это информация формируется начальником отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности и редактируется в зависимости от изменений в таможенном законодательстве (каждые 3-4 месяца).

8) Отправление документов.

На данной форме отображаются все документы, которые были созданы в программе.

При необходимости отправки документа сотруднику, необходимо проделать следующие действия:

«книжка»-> «Документы» -> «Документы»

- Найти данный документ, если необходимо написать комментарий и выбрать в какой отдел необходимо отправить.

- В поле «Комментарий» при необходимости можно написать сообщение, которое прочитает сотрудник, принимающий данный документ.

- Нажать «Отправить». Форма работы отображена на рисунке 21.

При этом происходит процедура отправления документа в общую папку отдела. Копия документа остается в хранилище документов у сотрудника.

9) Принятие в работу документа.

Сотрудник, которому был отправлен документ, необходимо отобразить Главную форму (книжка-> «на Главную») и в таблице документы найти необходимый документ, нажать «Документ в обработке». Тогда данный документ будет перемещен в хранилище документов в сотрудника на жестком диске.

Таблицы «Журнал документов», «Внешнеторговый контракт», «Документы», «Товар», «Заявка_ВТК» нельзя изменить напрямую.

10) Переходим к редактированию нормативно-справочную информацию.

Общий вид формы для редактирования состоит из Таблицы, слева находятся поля, с информацией по выбранной записи. снизу находится навигатор, с кнопками «Редактирование», «Добавление», «Удаление».

Если у записи есть зависимые данные, то эта запись не удалиться. Пользователю будет показано сообщение о запрете удаления, данной записи.

11) Сотрудники.

«книжка»-> «Сотрудники» -> «Сотрудники»

Информация представлена в виде таблице, при клике по выбранной строке происходит отображения информации в полях, представленных справа на форме. Отображен на рисунке 22.

Сотрудник под фамилией «Нет» является служебной записью, поэтому редактирование/удаление нежелательно.

12) Отдел.

«книжка»-> «Сотрудники» -> «Отдел»

Информация представлена в виде таблице, при клике по выбранной строке происходит отображения информации в полях, представленных справа на форме. Отображен на рисунке 23.

Отдел под названием «Нет» является служебной записью, поэтому редактирование/удаление нежелательно.

2.2 Внутримашинная реализация комплекса задач

2.2.1 Формализация расчетов (алгоритмы расчета и решения задач)

В системе используется формула, с помощью которой производится расчет просрочки документации. Время просрочки рассчитывается путем сложения даты заключения внешнеторгового контракта или его продления, по которому необходимо оформить пакет товаросопроводительной документации, и времени, которое необходимо для создания/получения документов этого типа, по формуле (1) :

Дата просрочки=Тип_Документов.Время+ВТК.Дата_заключения (1)

2.2.2 Структурная схема использования комплекса программ (дерево диалога)

Схема дерева диалога представляет собой схему использования программы. Стрелками показан переход между формами. В прямоугольниках указана, та информация, которая будет отображаться при переходе. С помощью скругленных прямоугольников показаны кнопки находящиеся на форме.

2.3 Технологическое обеспечение

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Процесс сбора информации представляет собой получение оператором информации из различных источников. Информация, получаемая оператором, разделена на оперативную, постоянную, служебную.

К оперативной информации относится:

– заявки создаются с помощью импортированного файла из системы ERP SyteLine, данные по заявке хранятся в программе;

– внешнеторговые контракты получаются через почту или по средствам ЛВС. Данные по внешнеторговым контрактам хранятся в программе и в специальном хранилище, предусмотренном на локальном диске оператора;

– ТСД, в зависимости от типа, получается либо по почте, либо создается оператором. Электронная копия созданного или полученного документа хранится на локальном диске сотрудника, занимающимся данными документами, а копия отправляется в отдел обеспечения внешнеэкономической деятельности.

К постоянной информации относится:

– информация о сотрудниках, имеющих доступ к системе (ФИО, дата рождения, должность, пароль). С данной информацией может работать сотрудники прошедшие инструктаж по защите персональной информации, и подписавшие документ о неразглашении персональной информации. Этот вид информации поступает к оператору из отдела кадров, за достоверностью и надежностью информации отвечают сотрудники отдела кадров;

– информация о товаре поступает из системы ERP SyteLine;

– информация о нерезидентах (Наименование, Адрес, Телефон, Комментарий, mail), покупателей/поставщиках, заключивших договор поставки с предприятием. Данная информация поступает из отдела продаж - информация о покупателях, и из отдела снабжения - информация о поставщиках;

– информация об отделе (Название, номер телефона).Данный вид информации передается из отдела кадров;

– информация о типе расходов (Проект расходов, ЦФО). Данный вид информации поступает из юридического отдела, характеризует типа расходов;

– информация о транспортной компании (Наименование, Адрес, Телефон, mail, Комментарии, Номер договора, Базовая стоимость услуг). Данный вид информации поступает из отдела поставок. Достоверность и надежность информации зависит от менеджеров поставок.

К служебной информации относятся:

– информация о виде поставок (Наименование, Комментарии). Данная информация заполняется оператором, отражает краткий список вида поставок из Инкотермс, является служебной информацией необходимо для корректного отображения вида поставок;

– информация об операции (Наименование) - характеристика действия с документом. Данный вид информации является служебной и необходим для ведения журнала операций. Коррекция данной информации является нежелательной;

– информация о типе документа (Название, Время). Данный вид информации отражается знания специалиста по обеспечению внешнеэкономической деятельности, может корректироваться по мере изменения законов в области внешнеэкономической деятельности;

– информация о статус (Название) - краткое обозначение работы над документом. Данный вид информации является служебным, характеризует стадию работы над документом, корректирование нежелательно.

2.3.1.1 Выдача информации

Вся информация, получаемая в результате работы системы, выдается в электронном виде в окнах системы. Она представлена в основном в виде двумерных таблиц, отфильтрованных пользователем. Таблицы находятся в режиме «Только чтение», во избежание нечаянной порчи или изменения информации.

Выходным документом является документ «Задания сотруднику», в котором отображается список товаросопроводительной документации для обеспечения внешнеэкономической деятельности.

2.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

На рисунке 25 показана диаграмма потоков данных, отражающая схему сбора, передачи, обработки и выдачи информации.

Для отображения схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации была использована нотация DFD. Диаграммы потоков данных (Data flow diagramming, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Они позволяют описывать функции обработки информации (работы); документы (стрелки), объекты, сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке информации; внешние ссылки, которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы; таблицы для хранения документов (хранилище данных).

В данной работе информация о заказе поступает от сотрудника, заключившего данный заказ. Данные вносятся в базу данных для дальнейшего использования.

После того как данный проект внешнеторгового контракта согласуется с необходимыми отделами, покупателем или поставщиком, утверждается дата заключение. Данная дата позволит отслеживать точный сбор всей необходимой товаросопроводительной информации.

Как только необходимая товаросопроводительная документация создается, информация по ней вносится в базу данных.

Для того чтобы не произошел срыв выполнения внешнеторгового контракта, необходимо отслеживать крайние даты. Для этого можно сформировать документ «Задание», в котором будет указан список документов, которые необходимо сделать или получить для обеспечения внешнеэкономической деятельности.

2.4 Программное обеспечение комплекса задач

2.4.1 Требования к программному обеспечению системы

Требования к программному обеспечению:

– система разработана для эксплуатации на ЭВМ с установленной операционной системой Windows2000 и выше;

– система использует в качестве входной информации документы, созданные в виде электронных таблиц Excel, следовательно, требуется установленный MS Office;

– для обеспечения безопасности необходимо установить антивирусную программу на все ЭВМ, находящиеся в эксплуатации.

2.4.2 Реализация системы безопасности

Для реализации обеспечения безопасности системы, а также для сохранности целостности базы данных предусмотрено следующее:

– реализована система авторизации пользователей и фиксация их работы в системе;

– при внесении каких-либо данных также фиксируется Имя пользователя внесшего данные в базу данных и время внесения;

– все доступные для просмотра таблицы находятся в режиме просмотра без возможности корректировки данных;

– таблицы с условно постоянной информацией не доступны для просмотра и изменения пользователю систему и могут корректироваться только администратором базы данных;

– вся вводимая информация проверяется системой на соответствие типам и длине во избежание нарушения базы данных;

– в базе данных поддерживается ссылочная целостность;

– на все ЭВМ, использующие систему, устанавливается антивирусная программа, во избежание воздействия вирусов на информацию и саму систему.

2.4.3 Описание доступа системы к базе данных

Программный проект называется prMonitotKontro. Он включает в себя совокупность программных единиц (по количеству форм), а также один модуль данных, на котором расположены компоненты доступа к базе данных.

Форма «MainForm» является главной. С помощью меню можно отобразить всю информацию, хранящуюся в базе данных.

Форма «FormTovar» содержит информацию о товарах для выбора в заявке, с указанием количества.

Форма «FormSpisokZay» содержит информацию о заявках для выбора добавления к внешнеторговому контракту.

Форма «FormZayavka» служит для добавления заявок в базу данных, и для отображения полной информации о выбранной заявке.

Форма «FormTSD» служит для добавления информации о товаросопроводительной информации по определенной заявке, определенного внешнеторгового контракта.

Форма «FormVTK» служит для добавления заявок в базу данных, и для отображения полной информации о выбранной заявке.

Доступ к базе данных реализован через компонент SQLConnection, к которому подключены таблицы компонентов SimpleDataSet, каждому из которых, в свою очередь, соответствует компонент DataSource.

2.5 Выбор и обоснование технических средств

Критериями выбора технических средств для обеспечения работы данной системы являются:

– надежность функционирования системы;

– быстродействие;

– минимизация затрат на стоимость аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Обеспечение архитектуры системы.

Система организована в соответствии с архитектурой клиент - сервер, следовательно, для правильной работы требуется наличие сервера системы, на котором будет храниться база данных, а также локальной сети ЭВМ, на которых устанавливается клиент.

Ниже приведен состав и характеристики ЭВМ, предназначенной для решений рассматриваемых задач:

1) Рабочее место:

процессор: Intel Core2Duo 2,4 ГГц;

оперативная память: 2 Гбайт;

жесткий диск (160 Гбайт);

устройство чтения компакт дисков;

USB-порт;

SVGA дисплей.

2) Сервер:

тип корпуса: Riggins T 750W (2 x 750W Redundant PS) (SC5600BRP)

процессор: Intel 2 x Xeon E5620

частота процессора: 2400

кэш: 12Mb

материнская плата: S5520HCR "Hanlan Creek"

оперативная память: 8 Gb ( 4 x 2 Gb) DDR3 PC10600 ECC REG

жесткий диск: 4 x 146 Gb SAS 15000rpm 16Mb cache

контроллер: RAID SRCSASRB ("Rocky Butte")

корзина для установки винчестеров: Intel AXX6DRV3GR

привод: DVD Writer NEC 7260S Black

сетевая карта: 2 x LAN 100/1000

3. Экономическое обоснование

Основные источники экономической эффективности, получаемые в результате создания АСУ:

- сокращение сроков составления документации;

- сокращение времени на согласование ВТК, спецификаций;

- сокращение использования материалов;

- автоматизация действий и минимизация возможных ошибок работника ООВЭД при формировании сопроводительной документации.

Показатели эффективности бизнес-процессов представлены в таблице 34.

Таблица 34 - Показатели эффективности бизнес-процессов

Показатель эффективности \ Модель	AS-IS	TO-BE
1 время на информирование для составления пакета ТСД (минут)	180	10
2 время на согласование документов (дней)	3	1
3 общее время работы на составления ВТК и спецификации, справки на товар, паспорта сделки (дней)	15	9
4 количество потерянных внешнеторговых контрактов в год (штук)	24	1
5 количество использованных материалов
5.1 бумага (пачка)	15	7
5.2 картридж (штук)	7	3

3.1 Расчет затрат на разработку системы

Суммарные расходы на разработку определяются путем сложения всех расходов за месяц и умножения их на количество месяцев равных сроку разработки.

Затраты сгруппированы по экономическим элементам:

1)Материалы.

2)Зарплата.

3)Амортизация

4)Прочее

Затраты на материалы

Затраты на материалы рассчитываются по формуле (2).

(2)

Сумма затрат на канцтовары и бумагу рассчитываются путем сложения затрат на канцтовары и затрат на бумагу.

Расчет стоимости затрат на материалы представлен в таблице 35.

Таблица 35 - Стоимость материалов на разработку системы.

Наименование	Единица измерения	Затраты на единицу, руб.	Количество, шт.	Сумма, руб.
Канцтовары (ручка, маркер, карандаш и т. д.)	комплект	50	1	50
Бумага	пачка	150	1	150
Итого	200

Затраты на заработную плату

Затраты на заработную плату разработчика рассчитываются по формуле (3) и формуле (4).

, (3)

где ЕСН - Единый социальный налог, ЕСН = 0,34.

(4)

Общие затраты по заработной плате разработчиков рассчитываются путем сложения затрат на заработную плату программиста разработчика и затрат на заработную плату начальника программиста разработчика.

Расчет затрат на заработную плату разработчиков показан в таблице 36.

Таблица 36 - Затраты на заработную плату

Наименование	Оклад, руб.	Оклад*ЕСН, руб.	Загруженность %	Сумма, руб.
Программист -разработчик	18 000	6 120	90	21 780
Начальник программиста - разработчика	30 000	10 200	10	4 020
Итого	25 728

Затраты на амортизацию

Расчет амортизации оборудования производится по формуле (5) и формуле (6):

(5)

(6)

ПК - модель ноутбука Samsung R 525 стоимостью 20 000 руб., срок службы 4 года или 48 месяцев, следовательно, амортизация в месяц равна 20 000 руб./4*12 мес=416 руб./мес.

Программное обеспечение - MSOffice 2003, MySQL, Embarcadero® C++Builder® XE. Программное обеспечение, в состав которого входит пакет MSOffice 2003 стоимостью 30 000 руб. и инструментарий Embarcadero® C++Builder® XE стоимостью 25 500 руб., срок службы данного ПО составляет 3 года или 36 месяцев, следовательно, амортизация в месяц составляет (30 000 руб. +25 500 руб.)/3*12 мес. = 1 541 руб./мес.

Расчет затрат на амортизацию представлен в таблице 37.

Таблица 37 - Стоимость амортизация оборудования и ПО во время создания системы

Наименование	Стоимость, руб.	Срок службы, лет	Амортизации в месяц, руб.	Загруженность, %	Сумма, руб.
ПК	20 000	4	416	90	374
Программное обеспечение	55 500	3	1 541	90	1 387
Итого:		1 761

Прочие затраты

В состав арендных платежей входят стоимость аренды и обслуживания помещения, бухгалтерские и прочие услуги обслуживания работы, управленческие расходы

Арендные платежи рассчитываются по формуле (7):

(7)

где площадь рабочего места равна 6 м2,

затраты на аренду за 1 м2 равны 500 рублей за месяц.

Аренда = 6 м2 * 500 руб/м2=3 000 руб.

Суммарные затраты на разработку

Суммарные затраты за 2 месяца разработку рассчитываются по формуле (8):

Затраты = ЗатратызаМесяц*ВремяРазработки (8)

Суммарные затраты на разработку системы представлены в таблице 38.

Таблица 38 - Суммарные затраты

Наименование	Затраты в месяц, руб.	Время на разработку, мес.	Сумма, руб.
Материалы	200	2	400
Зарплата	25 728	2	51 456
Амортизация	1 761	2	3 522
Прочее	3 000	2	6 000
Итого	61 378

3.2 Оценка затрат на мониторинг и контроль оформления документации до внедрения

Затраты на материалы

Затраты по материалам рассчитываются по формуле (9).

(9)

Общее количество затрат по материалам складывается путем сложения затрат на бумаге и затрат на картриджи.

Расчет материальных затрат представлен в таблице 39.

Таблица 39 - Материальные затраты

Наименование	Количество, шт.	Затраты на единицу, руб.	Сумма, руб.
Бумага	15	130	1 950
Картридж	7	1 500	10 500
Итого	12 450

Затраты по заработной плате

Затраты на заработную плату разработчика рассчитываются по формуле (10) и формуле (11).

, (10)

где ЕСН - Единый социальный налог, ЕСН = 0,34

(11)

Структура затрат на заработную плату представлена в таблице 40.

Таблица 40 - Зарплата специалистов с ЕСН

Наименование	Оклад, руб.	Оклад*ЕСН, руб.	Количество	Загруженность, %	Сумма, руб.
Специалист по таможенному оформлению	18 000	6 120	5	20	24 120
Специалист по банковскому контролю и налоговым преференциям	18 000	6 120	3	20	14 472
Начальник ОВЭД	25 000	8 500	1	10	3 350
Итого	41 942

Затраты на амортизацию.

ПК со следующим набором характеристик:

- Socket775 GIGABYTE "GA-G31M-S2L";

- Intel Pentium E2140 (1.6 ГГц / 1Мб / 800МГц 775-LGA);

- CoolerMaster <RR-LEE-L912-GP> Х Dream 4 Cooler for Socket 775;

- HYNIX DDR-II DIMM 1Gb <PC2-6400;

- 320ГБ Western Digital WD3200AAKS;

- Монитор 19 TFT Acer V193wab black

Амортизация рассчитывается по формуле (12) и формуле (13).

(12)

Амортизация компьютера была рассчитана при начальной стоимости компьютера 25 000 рублей на 4 года (25 000 руб./4*12 мес.=520 руб./мес.). Амортизация МФУ была рассчитана на 3 года с начальной стоимостью 10 000 руб. (10 000 руб./3*12 мес.=278руб./мес.). Амортизация ПО рассчитывалась при начальной стоимости 30000 рублей на 3 года (30 000 руб./3*12 мес.=833руб./мес.).

(13)

Структура затрат на амортизацию представлена в таблице 41.

Таблица 41 - Амортизация оборудования и ПО

Наименование	Количество, шт.	Затраты на единицу, руб.	Загруженность, %	Сумма, руб.
ПК	9	520	20	2 808
МФУ+факс	3	278	20	1 667
ПО (MSOffice 2003)	9	833	20	3 748
Итого	6 723

Прочие затраты

За предыдущий год в каждом месяце было потеряно около 2 внешнеторговых контрактов (за год 24 шт.), из-за которых были начислены штрафы из-за не своевременного обеспечения внешнеэкономической деятельности. В год сумма штрафов была равна 180 000 руб.

Расчет производится по формуле (14).

(14)

Стоимость просрочки одного ВТК = 180 000 руб. / 24 = 7 500 руб.

В состав арендных платежей входят стоимость аренды и обслуживания помещения, бухгалтерские и прочие услуги обслуживания работы, управленческие расходы

Арендные платежи рассчитываются по формуле (15).

(15)

Аренда = 9шт.*6 м2 * 500 руб./м2 0,2=5 400 руб.

Затраты на прочие платежи отражены в таблице 42.

Таблица 42 - Прочие платежи

Наименование	Количество, шт.	Затраты на единицу, руб.	Загруженность, %.	Сумма, руб.
Аренда	9	3 000	20	5 400
Штрафы	2	7 500	100	15 000
Итого	20 400

Общие затраты до внедрения

Затраты на мониторинг и контроль оформления документации складываются из материальных затрат (бумага, картриджи), амортизационных отчислений за оборудование, заработной платы специалистов, арендной платы, штрафов представлены в таблице 43.

Таблица 43 - Суммарные затраты до внедрения

Наименование	Сумма, руб.
Материалы	12 450
Зарплата	41 942
Амортизация	6 723
Прочее	5 400
Итого	81 515

3.3 Оценка затрат на мониторинг и контроль оформления документации после внедрения

Расчет материальных затрат представлен в таблице 44.

Затраты на материалы рассчитываются по формуле (16).

(16)

Таблица 44 - Материальные затраты

Наименование	Количество, шт.	Затраты на единицу, руб.	Сумма, руб.
Бумага	7	130	910
Картридж	3	1 500	4 500
Итого	5 410

Затраты по заработной плате

Затраты на заработную плату разработчика рассчитываются по формуле (17) и формуле (18).

, (17)

где ЕСН - Единый социальный налог, ЕСН = 0,34

(18)

Общая стоимость затрат на заработную плату рассчитываются путем сложения заработной платы всех сотрудников, вовлеченных в процесс мониторинга и контроля документации

Структура затрат на заработную плату представлена в таблице 45.

Таблица 45 - Зарплата специалистов с ЕСН

Наименование	Оклад, руб.	Оклад*ЕСН, руб.	Количество, шт.	Загруженность, %	Сумма, руб.
Специалист по таможенному оформлению	18 000	6 120	5	15	18 090
Специалист по банковскому контролю и налоговым преференциям	18 000	6 120	3	15	10 854
Начальник ОВЭД	25 000	8 500	1	10	3 350
Итого	32 294

Затраты на амортизацию.

Затраты на амортизацию рассчитываются по формуле (19) и формуле (20).

(19)

(20)

Амортизация компьютера была рассчитана при начальной стоимости компьютера 25000 рублей на 4 года (25 000 руб./4*12 мес.=520 руб./мес.). Амортизация МФУ была рассчитана на 3 года с начальной стоимостью 10000 руб. (10 000 руб./3*12 мес.=278 руб./мес.). Амортизация ПО рассчитывалась при начальной стоимости 30 000 рублей на 3 года (30 000 руб./3*12 мес.=833руб./мес.). С учетом загруженности.

Структура затрат на амортизацию представлена в таблице 46.

Таблица 46 - Амортизация оборудования и ПО

Наименование	Количество, шт.	Затраты на единицу, руб.	Загруженность %	Сумма, руб.
ПК	9	520	15	702
МФУ+факс	3	278	5	42
ПО (MSOffice 2003)	9	833	15	1 124
Итого	1 868

Прочие затраты

При использовании программе количество потерянных документов будет около нуля. Следовательно, за год будет потеряно где-то 2-3 документа, около 22 500 руб. В месяц около 937 руб.

В состав арендных платежей входят стоимость аренды и обслуживания помещения, бухгалтерские и прочие услуги обслуживания работы, управленческие расходы. Арендные платежи рассчитываются по следующей формуле

(21)

Аренда = 9 шт.*6 м2 * 500 руб/м2 0,15=4 050 руб.

Затраты на прочие платежи отражены в таблице 47.

Таблица 47 - Материальные затраты и прочие платежи

Наименование	Количество, шт.	Затраты на единицу, руб.	Загруженность, %	Сумма, руб.
Аренда	9	3 000	15	4 050
Штрафы	1	937	100	937
Итого	4 987

Затраты после внедрения системы по мониторингу и контролю оформления документации складываются из материальных затрат (бумага, картриджи), амортизационных отчислений за оборудование, заработной платы специалистов, арендной платы, штрафов. Представлены в таблице 48.

Таблица 48 - Суммарные затраты после внедрения

Наименование	Сумма, руб.
Материалы	5 410
Зарплата + ЕСН	32 294
Амортизация	5 563
Прочее	4 987
Итого	48 254

После внедрения системы ожидаются следующие результаты:

– отсутствие потерянных документов для таможенного и валютного оформления;

– сокращение штрафов;

– сокращение времени на согласование внешнеторгового контракта, спецификаций;

– снижения используемых материалов.

3.4 Годовой экономический эффект

К основному обобщающему показателю экономической эффективности относится годовой экономический эффект от разработки и внедрения программы. Общие затраты на разработку, до и после внедрения программы представлены в таблице 49.

Таблица 49 - Учет всех затрат на разработку

Наименование	Затраты на разработку, руб.	Затраты до внедрения, руб.	Затраты после внедрения, руб.
Материалы	400	12 450	5 410
Заработная плата	51 456	41 942	32 294
Амортизация	2 998	6 723,3	5 563
Прочее	6 000	20 400	4 987
Итого	61 378	81 515	48 254

Расчет вышеперечисленных обобщающих показателей предполагает предварительное вычисление частных показателей, характеризующих создаваемый проект.

Экономическая эффективность за год, от разработанной программе, рассчитывается по следующей формуле:

Эг=(З0-З1 )*12-Зр (22),

где Эгод - годовая экономическая эффективность,

З0 - затраты, до внедрения программы,

З1- затраты после внедрения программы,

Зр - затраты на разработку и внедрение.

Расчет: Эг=(Здо-Зпосле)*12-Зр= (81 515 руб.-48 254 руб.)*12-61 378 руб.= 338 281 руб.

Годовой экономический эффект составляет 338 281 руб.

Срок окупаемости: СрОк=Зр/(Здо-Зпосле)= 61 378 руб. /(81 515 руб.- 48 254 руб.)= 1,8

Программа окупается менее чем за 2 месяца.

На рисунке 26 представлен график экономической эффективности.

Из таблиц затрат и графика окупаемости программы видно, что уже начиная со второго месяца использования системы, наблюдается положительный эффект.

Заключение

В результате проделанной работы была исследована организационно-функциональная структура предприятия и построена ее схема. Также были построены модели бизнес-процессов предприятия, выявлены их недостатки и на основе исправления недостатков построена модель TO-BE.

Данная модель отражает те мероприятия реинжинирнга, которые рекомендуется провести с целью ликвидации недостатков.

Приведено обоснование выбора программных средств, методологии проектирования, модели жизненного цикла для оптимального способа разработки программы.

Также в ходе работы была создана база данных и информационная система, обрабатывающая информацию, хранящуюся в этой БД. Внедрение разработанной программы позволит ликвидировать выявленные недостатки процессов.

Выполненная работа имеет экономическую эффективность и может быть использована на предприятии, в качестве пилотной версии. При необходимости программа может быть дополнена и частично изменена.

Библиографический список

1. Сайт ЗАО «ПГ Метран» www.metran.ru.

2. Моделирование бизнес-процессов в среде BPWIN. - Челябинск: Изд. ЮУрГУ, 2004. - 73 с.

3. Мокеев В.В. Методология моделирования данных в среде ERWin: Учебное пособие для лабораторных работ. - Челябинск: Изд. ЮУрГУ, 2003. - 45 с.

4. Описание функционала АРМ декларанта «Феанор»

www.deklarant.ru/programm.php?id=23&firm=3

5. Описание функционала «ВЭД Инфо» (базовый)

www.deklarant.ru/programm.php?id=1&firm=1

6. Описание функционала «ВЭД Декларанта»

www.customs.ctm.ru/show_soft.php?actn=main_detail&templ=dl

7. Краткая характеристика Microsoft Access

ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access

8. Краткая характеристика Firebird

ru.wikipedia.org/wiki/Firebird

9. Краткая характеристика Interbase

ru.wikipedia.org/wiki/Interbase

10. Краткая характеристика MS SQL Server

ru.wikipedia.org/wiki/MS_SQL_Server

11. Краткая характеристика MySQL

ru.wikipedia.org/wiki/MySQL

Размещено на Allbest.ru