Разработка программного обеспечения автоматизации документооборота при ремонте и обслуживании автомобилей

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования.

На сегодняшний день общество невозможно представить без компьютера. Они настолько широко и глубоко внедрились в нашу жизнь, что очень трудно назвать какую-либо сферу деятельности человека, где бы они не использовались.

В связи с этим серьезные требования предъявляются и к аппаратной части современных компьютеров, и к используемому программному обеспечению. В основном именно программное обеспечение, или, иными словами, программные продукты, обеспечивают возможность широкого использования компьютеров. Стоит нам переустановить программное обеспечение компьютера или добавить какой-либо новый программный продукт, и мы сможем решать на этом компьютере совершенно новые задачи. Следовательно, используемые программные продукты должны соответствовать определенным критериям, обеспечивающим надежность работы компьютера и удобство работы пользователя.

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т.д.

Цель исследования - разработка программного обеспечения автоматизации документооборота при ремонте и обслуживании автомобилей.

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи исследования:

-рассмотреть теоретические основы автоматизации документооборота предприятия.

-рассмотреть этапы организации автоматизации документооборота при ремонте и обслуживании автомобилей.

-произвести оценку затрат на разработку систему информационного обеспечения.

- рассмотреть безопасность жизнедеятельности и охрану труда.

Объектом исследования автоматизация документооборота при ремонте и обслуживании автомобилей.

Предмет исследования - автоматизированное рабочее место центра ремонта и обслуживания автомобилей.

Степень изученности проблемы. Теоретические основы разработки программных обеспечений отображены в трудах: А.Я. Архангельский [1], М.Р. Когловский [10], А.В. Симонович [11], В.В. Бойко [13.

Методы исследования: всеобщий диалектический метод, сравнительный, аналитический, исторический и логические методы, а также системно-структурный, системно-функциональный методы и метод обобщения.

Научная новизна, практическая значимость исследования заключается в том, что будет реализовано автоматизированное рабочее место позволяющее обслуживать большой поток клиентов, тем самым позволяя существенно экономить не только время , а также ресурсы человеческого труда. В данном программном приложении предусмотрены различные функции и операции для удобства пользования, а также вести качественный документооборот на предприятии.

Практической базой написания дипломной работы является среда объектно-ориентированного программирования Delphi.

Структура работы: состоит из введения, четырех глав, заключения списка использованной литературы и приложение .

Во введении раскрыты актуальность, цели, задачи, предмет, метод исследования, научная новизна и структура работы;

В первой главе рассмотрены теоретические основы автоматизации документооборота предприятия.

Во второй главе рассмотрены этапы организации автоматизации документооборота при ремонте и обслуживании автомобилей.

В третьей главе произведена оценку затрат на разработку систему информационного обеспечения.

В четвертой главе рассмотрена безопасность жизнедеятельности и охрана труда.

Результаты исследования обобщены в заключении.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Основные понятия электронного документооборота

Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

* документы, поступающие из других организаций (входящие);

* документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

* документы, создаваемые в организации и используемые работниками

организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

* первичную обработку;

* предварительное рассмотрение;

* регистрацию;

* рассмотрение руководством;

* передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

· направляемые на рассмотрение руководителю организации;

· направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям.

Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы полежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию оставляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Таким образом, каждая организация имеет службу ДОУ или иное структурное подразделение, которое осуществляет деятельность по работе с документами, а именно входящей, исходящей и внутренней документацией.

Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.

Картотеки - это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.

При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/ резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.

Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.

Таким образом, информационная модель предусматривает возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота, который осуществляется посредством любой системы электронной почты.

Документооборот -- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) -- единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) -- документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

1.2 Классификация средств электронного документооборота

Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов. По сути, системы управления документами являются системами управления базами данных для неструктурированной информации.

Системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", состоят из 4 основных элементов:

· центрального приложения, расположенного на сервере;

· клиентских приложений, расположенных на рабочих станциях;

· программного обеспечения по индексированию и поиску, расположенного на сервере данных;

· собственно документов, представленных в виде файлов различных типов

(текст, изображение), хранящихся на сервере или рабочей станции.

Управление документами. Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных. Примером такой системы являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов.

Пересылка документов. Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

Групповая работа над документами. Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий.

Управление потоком работ. Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.

Из выше сказанного, можно сделать вывод, что разнообразны системы электронного документооборота, и каждая из них решает определенный круг вопросов.

1.3 Принципы технологии электронного документооборота

Времена меняются, и на смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота.

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

- наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

- созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

- расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

- включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.

Как правило, документы различаются по типам носителей информации. И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей.

Рисунок 1. - Типы документов и их взаимодействие

Документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени.

Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход процесса документооборота - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки.

Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки.

Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.

Картотеки - это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.

При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.

Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.

Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.

Следовательно использование автоматизированных систем облегчает работу с документами. И если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса.

Использование электронной почты:

Электронная почта или e-mail - самый популярный вид использования Интернета. С помощью электронной почты в Интернете вы можете послать письмо миллионам людей по всей планете. Существуют шлюзы частных почтовых систем в интернетовский e-mail, что занчительно расширяет ее возможности.

E-mail очень похож на обычную бумажную почту, обладая теми же достоинствами и недостатками. Обычное письмо состоит из конверта, на котором написан адрес получателя и стоят штампы почтовых отделений пути следования, и содержимого - собственно письма. Электронное письмо также состоит из заголовка сообщения, содержащего служебную информацию (об авторе письма, получателе, пути прохождения по сети и т.д.), играющего роль конверта, и тела сообщения, являющегося собственно содержимым письма.

Вы можете вложить в обычное письмо что-нибудь, например, фотографию, аналогично, вы можете послать файл с данными электронным письмом. Вы можете подписать обычное письмо - можно подписать и электронное письмо. Обычное письмо может не дойти до адресата или дойти слишком поздно, как и электронное письмо. Обычное письмо весьма дешево, и электронная почта самый дешевый вид связи в Интернет.

Электронная почта повторяет достоинства (простота, дешевизна, возможность пересылки нетекстовой информации, возможность подписать и зашифровать письмо) и недостатки (негарантированное время пересылки, теоретическая возможность доступа третьих лиц во время пересылки, не интерактивность) обычной почты. Однако у них есть и существенные отличия. Стоимость пересылки обычной почты очень сильно зависит от того, куда, в сколь удаленную точку планеты она должна быть доставлена, и ее размера и типа. Для электронной почты такой зависимости, вообще говоря, нет. Электронное письмо можно шифровать и подписывать гораздо более надежно и удобно, нежели бумажное - для последнего, строго говоря, вообще нет общепринятых средств шифрования. Скорость доставки электронных писем гораздо выше, чем бумажных.

Помимо взаимодействия один-один, e-mail может поддерживать списки электронных адресов для рассылки, поэтому человек или организация может послать e-mail всему этому списку адресов людей или организаций. Иногда списки рассылки e-mail имеют элементы, являющиеся указателями на другие списки рассылки, поэтому одно письмо может быть в конце концов доставлено тысячам людей.

Итак, электронная почта выполняет следующие функции:

* обмен сообщениями между пользователями;

* обмен документами между пользователями;

* обмен данными между приложениями;

* оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

Электронная почта становится все более важным условием ведения повседневной деятельности. Организациям нужны политики для электронной почты, чтобы помочь сотрудникам правильно ее использовать, уменьшить риск умышленного или неумышленного неправильного ее использования, и чтобы гарантировать, что официальные документы, передаваемые с помощью электронной почты, правильно обрабатываются. Аналогично политике использования телефона, организациям нужно разработать политику для правильного использования электронной почты.

Политика должна давать общие рекомендации в таких областях:

· использование электронной почты для ведения деловой деятельности; электронный документооборот автоматизация картотека

· использование электронной почты для ведения личных дел;

· управление доступом и сохранение конфиденциальности сообщений;

· администрирование и хранение электронных писем;

· основы e-mail .

Основными почтовыми протоколами в Интернете (не считая частных протоколов, шлюзуемых или туннелируемых через Интернет) являются SMTP (Simple Mail Transport Protocol), POP (Post Office Protocol) и IMAP (Internet Mail Access Protocol).

SMTP-сервер принимает письма от других систем и сохраняет их в почтовых ящиках пользователей. Сохраненные письма могут быть прочитаны несколькими способами. Пользователи с интерактивным доступом на почтовом сервере могут читать почту с помощью локальных почтовых приложений. Пользователи на других системах могут загрузить свои письма с помощью программ-почтовых клиентов по протоколам POP3 и IMAP.

UNIX-хосты сделали самым популярным SMTP. Широко используемыми SMTP-серверами являются Sendmail, Smail, MMDF и PP. Самым популярным SMTP-сервером в Unixе является Sendmail, написанный Брайаном Эллманом. Он поддерживает создание очередей сообщений, переписывание заголовков писем, списки рассылки и т.д. Обычно он конфигурируется так, что должен работать как привилегированный процесс. Это означает, что если его защиту можно будет обойти каким-нибудь способом, атакующий сможет нанести вред, далеко превышающий удаление электронных писем.

POP - это самый популярный протокол приема электронной почты. POP-сервер позволяет POP-клиенту загрузить письма, которые были получены им от другого почтового сервера. Клиенты могут загрузить все сообщения или только те, которые они еще не читали. Он не поддерживает удаление сообщений перед загрузкой на основе атрибутов сообщения, таких как адрес отправителя или получателя. POP версии 2 поддерживает аутентификацию пользователя с помощью пароля, но пароль передается серверу в открытом (незашифрованном) виде.

POP версии 3 предоставляет дополнительный метод аутентификации, называемый APOP, который прячет пароль. Некоторые реализации POP могут использовать Kerberos для аутентификации.

IMAP - это самый новый, и поэтому менее популярный протокол чтения электронной почты.

IMAP поддерживает операции создания, удаления, переименования почтовых ящиков; проверки поступления новых писем; оперативное удаление писем; установку и сброс флагов операций; разбор заголовков в формате RFC-822 и MIME-IMB; поиск среди писем; выборочное чтение писем.

IMAP более удобен для чтения почты в путешествии, чем POP, так как сообщения могут быть оставлены на сервере, что избавляет от необходимости синхронизировать списки прочитанных писем на локальном хосте и на сервере.

MIME - это сокращение для Многоцелевых расширений интернетовской почты (Multipurpose Internet Mail Extensions). Как сказано в RFC 2045, он переопределяет формат сообщений электронной почты, чтобы позволить: передачу текстов в кодировке, отличной от US-ASCII, передачу в письме нетекстовой информации в различных форматах, сообщения из нескольких частей, и передачу в заголовке письма информации в кодировке, отличной от US-ASCII.

Он может использоваться для поддержки таких средств безопасности, как цифровые подписи и шифрованные сообщения. Он также позволяет посылать по почте выполняемые файлы, зараженные вирусами, или письма с РПС.

Таким образом, электронная почта является одним из самых востребованных видов использования интернета. Ею пользуются не только люди - для личного общения, но и организации - для совершения документооборота.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления.

При выборе СЭД важно обратить внимание, есть ли возможность установления связей между документами и классификации этих связей. Например, входящий документ может быть связан с исходящим, но в одном случае входящий является ответом на исходящий, а в другом - исходящий - ответом, причем промежуточным. Важно отслеживать эти тонкости, так как такие возможности экономят время на работу с документами. Можно сразу увидеть, ответ на какое письмо задерживается, и предпринять соответствующие меры. [12]

На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

«CompanyMedia», ИнтерТраст;

«LanDocs», Ланит;

«Optima Workflow», Оптима;

«БОСС-Референт», АйТи;

«Дело», Электронные Офисные Системы;

«Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologies.

7. «PayDox», PayBot LLC.

2 ОРГАНИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРИ РЕМОНТЕ И ОБСЛУЖИВАНИИ АВТОМОБИЛЕЙ

2.1 Международные требования к системам автоматизации документооборота

В предыдущих главах в журнале рассказывалось о некоторых требованиях, которые необходимо учитывать при выборе системы автоматизации для организации работы с документами в офисе, учреждении или организации. Однако, к сожалению, в нашей стране отсутствуют единые, стандартизированные требования к системам автоматизации, на которые можно было бы опереться при выборе системы и составлении технического задания. В то же время за рубежом уже несколько лет существуют соответствующие стандарты, описывающие требования к подобным системам. Это стандарт MoReq в странах ЕЭС; DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) - в США; проект VERS (Victorian Electronic Records Strategy) -в Австралии и др. В данной статье мы рассмотрим европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records), как наиболее близкий нашей стране. Именно этот стандарт можно рекомендовать для использования при подготовке технического задания, выборе системы автоматизации ДОУ.

Программное обеспечение для автоматизации делопроизводства может представлять собой специализированный пакет, несколько интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию вышеназванного; во всех случаях решение должно быть дополнено организационными мероприятиями и политиками управления. Характер программы будет варьироваться от организации к организации. В стандарте не приводится исчерпывающего списка требований к характеру конкретной системы. Предполагается, что пользователи должны сами определить, каким образом следует реализовать функциональные требования, чтобы отвечать их потребностям.

Стандарт может использоваться:

потенциальными пользователями: как основа для подготовки конкурсных требований (технического задания);

пользователями: как основа для проведения аудита и проверки существующих автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ);

учебными заведениями: как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному делопроизводству и как учебный материал;

поставщиками и разработчиками АС ДОУ: как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик. [8]

В целом стандарт является важнейшим ориентиром для составления технического задания и выбора системы автоматизации делопроизводства. На сегодня, при наличии на рынке систем автоматизации ДОУ, существенно различающихся по функциональности, но схожих по описанию, затруднен выбор подходящей системы, что приводит к разочарованию в самой идее автоматизации в случае выбора неподходящего программного продукта. Использование MoReq позволяет работникам службы ДОУ и IT-службы составить свой список требований к системе автоматизации, представить, что система должна делать, каким отвечать критериям, и выбрать систему, оптимальным образом соответствующую потребностям организации.

2.2 Проектирование и разработка систем автоматизации документооборота

Индустрия разработки автоматизированных информационных систем управления родилась в 50-х - 60-х годах и к концу века приобрела вполне законченные формы. Материалы данного руководства являются обобщением цикла лекций по Автоматизированным Банковским Системам (АБС) и Автоматизированным системам управления конструкторско-технологическим проектированием (АСУ КТП), читаемым в МГТУ им.Н.Э.Баумана. Не смотря на имеющиеся различия в реализации функциональных модулей данных систем, общие подходы к их разработки во многом схожи, что позволило нам объединить вопросы их проектирования в рамках одного издания.

На рынке автоматизированных систем для крупных корпораций и финансово-промышленных групп на сегодня можно выделить два основных субъекта: это ранок автоматизированных банковских систем (АБС) и рынок корпоративных информационных систем промышленных предприятий. Не смотря на сильную взаимосвязь этих двух рынков систем автоматизации, предлагаемые на них решения пока еще не достаточно интегрированы между собой, чего следует ожидать в недалеком будущем.

В дальнейшем под Автоматизированной Банковской Системой (АБС) будем понимать комплекс аппаратно-программных средств реализующих мультивалютную информационную систему, обеспечивающую современные финансовые и управленческие технологии в режиме реального времени при транзакционной обработке данных.

Под Автоматизированной Информационной Системой промышленного предприятия (АСУ КТП) будем понимать комплекс аппаратно-программных средств реализующих мультикомпонентную информационную систему, обеспечивающую современное управление процессами принятия решений, проектирования, производства и сбыта в режиме реального времени при транзакционной обработке данных.

Документ. Пример: Вы написали заявление на отпуск и передали его в отдел кадров. Так появился документ. Что же превратило чистый лист бумаги в документ? Во-первых, информация, представленная в виде текста. Во-вторых, текст в форме заявления. И в-третьих, бумагу готовили с расчетом на последующую деятельность сотрудников отдела кадров.

Теперь предположим, что вы обратились в отдел кадров с устным заявлением об отпуске. Можно ли назвать документом эту процедуру? Устная беседа не была зафиксирована физически, она не поддается точному воспроизведению и, следовательно, документом не является.

Итак, документ - это совокупность трех составляющих [3]:

· Физическая регистрация информации.

· Форма представления информации

· Активизация определенной деятельности.

Именно некоторая деятельность и превращает информацию в документ. Но документ перестает существовать, если в дальнейшем не подразумевает процедуры обработки. При этом форма документа тесно связана с характером дальнейшей деятельности, она порождает необходимость документов. Так родилась бюрократия- неизбежный спутник цивилизации.

Документ [4] - слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации, понятная человеку. В общем случае обойтись без документов пока нельзя. Сам по себе документ, независимо от того, обычная ли это бумага или электронный бланк, проблем корпорации не решает - первичны бизнес-процессы и четкий контроль за выполнением проекта.

Бюрократическая технология - это технология взаимодействия людей, служб и подразделений внутри и вне организации. Не будет технологии - возникнет анархия. Если работник не знает что ему надо делать, он делает то, что считает нужным, а не то, что требует тот или иной бизнес-процесс предприятия. Сама бюрократия неизбежна, опасность представляет отрыв реальных целей предприятия от работы текущей системы документооборота.

Собственно документооборот может быть двух типов:

· универсальный - автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Справедливо было бы его называть аморфным или беспорядочным документооборотом;

· операционный - ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.

Кроме собственно документов важен еще регламент работы с ними. Любой опытный менеджер может подтвердить, что работа не по регламенту порой отнимает намного больше времени, чем собственно производственная деятельность. Дублирование документов, их потеря, навязчивый способ их распространения, а также запутанный порядок их прохождения могут существенно усложнить работу, повысив вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

Итак, документ занимает определенное место в процессе некоторой деятельности на границе разделяемых функций исполнения. Поэтому правильно рассматривать документ как инструмент распределения функций между работниками [3].

Преимущества электронного документооборота:

К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести следующие:

· Полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями.

· Уменьшение расходов на управление за счет высвобождения (на 90% и более) людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение бюрократической волокиты за счет маршрутизированного перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.

· Быстрое создание новых документов из уже существующих.

· Поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.

· Сокращение времени поиска нужных документов.

Использование АИС может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием. При этом управление предприятием реализует следующие основные функции:

· обслуживание клиентов;

· разработка продукции;

· учет и контроль за деятельностью предприятия;

· финансовое обеспечение деятельности предприятия и т.д.

2.3 Подробное описание интерфейса программы

Рисунок 2. - Главная форма программы



Рисунок 3. - Форма добавления

Рисунок 4. - Форма редактирования



Рисунок 5. - Форма историй автомобилей

Рисунок 6. - Классификаторы

На данном рисунке пользователю представлено пункт меню при помощи которого он может изменить единицы измерения, типы обращений, просмотреть справочник запчастей, типы ремонта, модели ТС, справочник клиентов а также страны изготовителей.

На следующем рисунке пользователю представлен пункт меню где пользователь может вести учет на складе, то есть вести приход и остатки на складе.



Рисунок 7. - Склад

Рисунок 8. - Настройка вида

В данном пункте меню пользователь может убрать, а также добавить панель поиска и панель дополнительной информации которые представлены ниже:

Рисунок 8. - Поиск

3 ОЦЕНКА ЗАТРАТ НА РАЗРАБОТКУ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

3.1 Общие принципы оценки затрат на разработку

В экономической части дипломного проекта определяется полная стоимость разработки и внедрения программного обеспечения, определение численности разработчиков и эффективности проекта. Для выполнения экономической части дипломного проекта используются данные технических норм времени от 20 января 1993 года с указанием необходимых исходных данных для характеристики проекта. Индекс подсистемы задачи: 5 - управление технологическим процессом, технической подготовкой производства. Степень новизны проекта: В - разработка проекта, имеющего аналогичное решение. Сложность алгоритма программы: 2 - алгоритм учета, отчетности статистики, поиска.Количество используемой информации:

Количество форм входной информации - 2 .

Количество форм выходной информации - 3.

Стадии проектирования: техническое задание, технорабочий проект, внедрение. При разработке технорабочего проекта, вместо технического ирабочего, трудоемкость его складывается из 85% технического и 100% рабочего проекта [25]. Расчет норм времени по стадиям проектирования Стадия «Техническое задание»

Состав работ, выполняемый разработчиком постановки задачи:

обзор исходных данных;

выбор и обоснование критериев эффективности и качества разрабатываемых программных средств;

обоснование, проведение научно-исследовательских работ;

определение структуры входных и выходных данных предварительный выбор методов выполнения работ;

определение требований к техническим средствам;

обоснование принципиальной возможности решения поставленной задачи;

определение требований к задаче, разработка технико- экономического обоснования разработки задачи;

определение стадий, этапов и сроков разработки программных средств и документации на них;

выбор языка программирования;

определение необходимости проведения научно-исследовательских

работ на последующих стадиях .

Состав работ, выполняемый разработчиком программного обеспечения:

консультация разработчиков постановки задачи по вопросам обработки данных на ЭВМ;

обоснование принципиальной возможности решения поставленной задачи;

предварительный выбор методов решения задачи, обоснование применения ранее разработанных программ;

определение состава ППП, состава информационной базы и её структуры;

выбор языка программирования;

определение сроков, этапов, стадий разработки программы и программной документации;

участие в согласовании и утверждении технического задания.

Норма времени па выполнение работ «Техническое задание»В таблице 1 представлены индекс подсистемы и степень новизны

Норма времени на постановку задачи составляет 65%:

HПЗвр =0,65 * 31 =20,15

Норма времени на программное обеспечение составляет 35%:

НПОвр = 0.35 * 31 = 10,85

Стадия «Технический проект»

состав работ, выполняемый разработчиком постановки задачи:

уточнение структуры входных и выходных документов;

разработка алгоритма решения задачи;

определение формы представления входных и выходных данных;

окончательное определение конфигурации технических средств;

разработка плана мероприятий по разработке и внедрению программных средств;

разработка пояснительной записки;

согласование и утверждение технического проекта.

Состав работ, выполняемый разработчиком программного обеспечения:

выдача рекомендаций по вопросам, связанных с постановкой задачи;

совместно с разработчиком постановки задачи: решение вопросов по составу, организация обработки данных и применение ППП, анализ и определение форм входных и выходных документов, компоновкой реквизитов; организация контроля обрабатываемой информации;

подготовка контрольно-справочного примера, окончательное определение конфигурации технических средств [26];

контроль за соблюдением требований к составу и оформлению постановки задачи;

разработка структуры программы;

разработка программной документации и передача ее для включения в технический проект;

передача технического проекта на согласование и утверждение. Норма времени на выполнение работ «Технический проект».В таблице 1 представлены коэффициенты, используемые для расчета норм времени при разработке «Технического проекта».

Таблица 1-Расчет нормы времени разработки Технического проекта»

Индекс	Постановка	Программирование
Подсистемы	Кп	К1	К2	Кп	К1	К2
5	34,09	0,41	0,31	12,09	0.57	0,31
Примечание :[27]

Расчет нормы времени на выполнение работ «Технический проект» и постановку задачи:

HПЗвр =Кп* (Ф1К1+ Ф2К2)

HПЗвр = 34,09*(20,41 + 30,31)= 50,72

Расчет нормы времени на выполнение работ «Технический проект» программное обеспечение:

НПОвр = Кп* (Ф1К1+ Ф2К2)

НПОвр = 12,09 * (20,57 + 30,31) = 50,88

где Ф1 - количество форм входной информации, а Ф2- количество выходной информации.

Стадия «Рабочий проект»

Состав работ, выполняемый разработчиком постановки задачи:

комплексная отладка задач и сдача в опытную эксплуатацию:

оказание консультативной помощи по отладке программ;

разработка проектной документации;

разработка, согласование и утверждение программы;

проведение предварительных приемосдаточных и других видов испытаний совместно с программистом: корректировка программ и программной документации по результатам испытаний.

состав работ, выполняемый разработчиком программного обеспечения:

изучение постановки задачи;

программирование и отладка программ;

описание контрольного примера;

совместно с разработчиком: разработка, согласование и утверждение программы и методика испытаний; комплексная отладка задач и сдача в опытную эксплуатацию; корректировка программ и программной документации по результатам комплексной отладки; проведение предварительных приемосдаточных и других видов испытаний [27].

Норма времени на выполнение работ «Рабочий проект»

Таблице 2 - коэффициенты, используемые для расчета норм времени при разработке «Рабочего проекта»

	Постановка	Программирование
	Кп	К1	К2	Кп	К1	К2
5	13	0,41	0,44	61,1	0,38	0,37
Примечание: [27]

Норма времени на выполнение работ «Рабочий проект»на постановку задачи:

HПЗвр = 13*(20,41 + 30,44)= 50,85

Норма времени на программное обеспечение:

HПЗвр = 61,1*(20,38+ 30,37)= 50,75

Стадия «Внедрение»

Состав работ, выполняемый разработчиком постановки задачи:

подготовка и передача программ и программной документации для сопровождения и изготовления;

совместно с программистом: проверка алгоритмов и программ решения задач и технологического процесса обработки данных; опытная эксплуатация задач; корректировка технической документации по результатам опытной эксплуатации;

оформление и утверждение акта о передаче программных средств на сопровождение и изготовление;

передача программных средств в фонд алгоритмов и программ.

состав работ, выполняемый разработчиком программного обеспечения: совместно с разработчиком: проверка алгоритмов программного решения задач и технологического процесса обработки данных; опытная эксплуатация задач; корректировка технической документации по результатам опытной эксплуатации; подготовка документации и сдача в промышленную эксплуатацию [28].

В таблице 3-представлены коэффициенты, используемые для расчета норм времени на выполнение работ «Внедрение».

Таблица 3. Расчет нормы времени на «Внедрение»

Индекс	Постановка	Программирование
Подсистемы	Кп	К1	К2	Кп	К1	К2
5	7,92	0,46	0,37	11,91	0,37	0,48
Примечание: [27]

Норма времени на выполнение работ «Внедрение»на постановку задачи: HПЗвр = 7,92*(20,46 + 30,37)= 50,83

Норма времени на выполнение работ «Внедрение»на программное обеспечение: HПЗвр = 11,91*(20,38 + 30,48)= 50,86

Определение поправочных коэффициентов по стадиям проекта

Поправочные коэффициенты для определения трудоемкости работ на стадии «Технический проект»

В таблице 5 представлены вид используемой информации и степень новизны для неё.

КПИ + КСИ +КБД = 1+ 0,72 +2.08

К1ТП= 3 3 = 1,27

Таблица 4 - Вид используемой информации и степень новизны

Вид используемой информации	Степень новизны
	В
Переменная информация	1
Нормативно-справочная информация	0,72
Информация баз данных	2,08
Примечание: [27]

Поправочные коэффициенты для определения трудоемкости работ на стадии «Рабочий проект» [29]

В таблице 5 - представлены вид используемой информации, группа сложности алгоритма и степень новизны для неё.

Таблица 5. Вид используемой информации, группа сложности алгоритма и степень новизныВид используемой информации

	Группа сложности алгоритма	Степень новизны
		В
Переменная информация	2	1,1
Нормативно-справочная информация	2	0,58
Информация баз данных	2	0,48
Примечание: [27]

КПИ + КСИ +КБД = 1,1+ 0,58 +0,48

К1РП= 3 3 = 0,72

Поправочные коэффициенты, зависящие от объема входной информации.В таблице 6 представлен объём входной информации на всех стадиях разработки проекта.

Таблица 6 - Объем входной информации

Стадии разработки	Объем входной информации (тыс. документострок)
	50
Технический проект	1
Рабочий проект	1
Внедрение	1
Примечание: [27]

В таблице 7 представлены поправочные коэффициенты, зависят от режима времени.

Таблица 7 - Поправочные коэффициенты, зависящие от режима времени

Стадии разработки	Вид обработки информации	Степень новизны
		В
Технический проект	РВ	1,26
Рабочий проект	РВ	1,32
Внедрение	РВ	1,21
Примечание: [27]

В таблице 8 представлено использование пакетно-прикладных программ и стандартных модулей.

Таблица 8 - Использование пакетно-прикладных программ и стандартных модулей

Стадии проектирования	Использование ППП и ТП, %	Степень новизны
		В
Рабочий проект	25-40 %	0,7
Внедрение	20-25 %	0,97
Примечание: [30]

Определяем поправочные коэффициенты по стадиям проектирования по формуле [30]:

Кобщ = К1* К2 * К3 *...* Кn

Общий поправочный коэффициент на стадии «Технический проект»

КТПобщ = К1* К2 * К3 * 0,85 = 1,27 * 1 * 1,26 * 0,85= 1,36

Общий поправочный коэффициент на стадии «Рабочий проект»

КРПобщ = К1 * К2 * К3 * К4 = 0,72 * 1 * 1,32 * 0,7 = 0,67

Общий поправочный коэффициент на стадии «Внедрение»

КВНобщ = К2 * К3 * К4 = 1 * 1.21 * 0,8 = 0,97

Расчет общей трудоемкости работ и численности разработчиков

Расчет трудоемкости работ на постановку задачи:

ТПЗТЗ= НПЗВР =20,15

Расчет трудоемкости работ на программное обеспечение:

ТПОТЗ= НПОВР =10,85

Стадия «Технический проект»

Расчет трудоемкости работ на постановку задачи:

ТПЗТЗ= НПЗВР * КТПобщ = 50,72 * 1,36= 68,9792

Расчет трудоемкости работ на программное обеспечение:

ТПОТЗ= НПОВР * КТПобщ = 50,88* 1,36 = 69,1968

Стадия «Рабочий проект»

Расчет трудоемкости работ на постановку задачи:

ТПЗРП= НПЗВР * КРПобщ = 50,85* 0,67 = 34,0695

Расчет трудоемкости работ на программное обеспечение:

ТПОРП= НПОВР * КРПобщ = 50,75* 0,67 = 34,0025

Стадия «Внедрение»

Расчет трудоемкости работ на постановку задачи:

ТПЗВН= НПЗВР * КВНобщ = 50,83* 0,97 = 49,3051

Расчет трудоемкости работ на программное обеспечение [31]:

ТПОВН= НПОВР * КВНобщ = 50,86* 0,97 = 49,3342

Общая трудоемкость работ на постановку задачи по всем стадиям проектирования составит:

ТПЗОБЩ= ТПЗТЗ +ТПЗТП + ТПЗРП +ТПЗВН = 20,15 + 68,9792+ 34,0695+ 49,3051= 172,5038

Общая трудоемкость работ на программирование по всем стадиям проектирования составит:

ТПООБЩ= ТПОТЗ +ТПОТП + ТПОРП +ТПОВН = 10,85 + 69,1968+ 34,0025+49,3342= 163,3835

Определение численности при сроке выполнения работ за 35 дней. Постановка задачи. ТПЗОБЩ

Ч= t * 8 = 0,96 ? 1

Программное обеспечение.

ТПООБЩ

Ч= t * 8 = 1,06 ? 1

Для выполнения программы принимается:Ведущий инженер-программист 14-го разряда - 1 человек;

Инженер программист 12-го разряда - 1 человек.

Расчет фонда заработной платы

Для расчета заработной платы, тарифной ставки, учитывается поправочный коэффициент за условия труда - 12 %.

Тарифный коэффициент 14-го разряда - 2,55.

Тарифный коэффициент 12-го разряда - 2,2.

Дополнительный фонд заработной платы - 10 %.

Отчисления на социальные нужды - 21 %.

Определение фонда заработной платы ведущего инженера-программиста 14 разрядаЧасовая тарифная ставка 14-го разряда, с учетом доплаты за вредность, составляет [32]:



Тарифная заработная плата за отработанное время:

ЗТАР = С14Ч * ТПЗОБЩ = 170,0*218,85 = 37 204,5 тенге

Дополнительная заработная плата - 10 % от ЗТАР

ЗДОП = 0,1 * ЗТАР = 0,1 * 37 204,5= 3 720,45 тенге

Оплата труда ведущего программиста составит:

З14ОБЩ = ЗТАР + ЗДОП = 37204,5+3720,45 = 40 924,95 тенге

Определение заработной платы инженера-программиста 12 разряда

Часовая тарифная ставка 12-го разряда, с учетом доплаты за вредность, составляет [33]:

Тарифная заработная плата за отработанное время:

ЗТАР = С12Ч * ТПООБЩ = 146,67 * 291,9 = 42 812,98 тенге

Дополнительная заработная плата - 10 % от ЗТАР

ЗДОП = 0,1 * ЗТАР = 0,1 * 42 812,98= 4 281,3 тенге

Оплата труда инженера-программиста составит:

З12ОБЩ = ЗТАР + ЗДОП = 42812,98+ 4281,3 = 47 094,27