Введення і редагування даних Excel

Размещено на http://www.allbest.ru

Введення і редагування даних Excel



Введення даних у клітинку

Для введення даних у клітинку виділите її клацанням миші. Адреса поточного клітинки вказується в полі Ім'я (Name) (на мал. 14.1 в нім відображує адреса клітинки D7). Символи можна вводити безпосередньо у клітинку або в рядок формул. Місце введення даних показує миготливий курсор. Закінчивши введення даних у клітинку, натискуйте кнопку Введення (Enter) у рядку формул або клавішу Enter.

Мал. 1 Введення даних у клітинку

У клітинки Excel можна помістити текст, числа, дати, час, і формули.

Введення тексту

Текстом вважається будь-яка послідовність символів: букв, цифр, знаків. Текстові дані можна використовувати як заголовки таблиць, стовпців і рядків. За умовчанням текст вирівнюється по лівому, краю клітинки (буква «А» у вічку В2 на мал. 1), тобто притискається до лівого кордону клітинки. У одне клітинку можна ввести до 255 символів. Можна змінити розташування тексту у вічку шляхом її форматування. Горизонтальне і вертикальне вирівнювання тексту і чисел у клітинких розглянуте в главі 15,в розділі «Форматування клітинок».

Якщо введений у клітинку текст займає місця більше, ніж ширина стовпця, то він відображується в сусідніх справа порожніх клітинких (див. «Вартість продажу» у вічку В4). Якщо розташоване справа клітинку містить які-небудь дані, то буде видна лише та частина тексту, яка розміщена в межах ширини стовпця (текст у вічку В5 закритий даними клітинки С5). Текст активного клітинки відображується в рядку формул.

При введенні числа, яке повинне сприйматися як текст, наприклад, номер рейса літака, поштового індексу і тому подібне, перед числом слід поставити апостроф. Номер рейса літака, що прилітає, записаний у вигляді '4687 буде сприйнятий як текст і вирівняний по лівому краю клітинки (клітинку В6). У верхньому лівому кутку клітинки з числовими даними, що зберігаються як текст, відображується зелений індикатор. З апострофа треба починати вводити текст, перед яким коштує знак «= ».Конвертація числових даних що зберігаються як текст в числа розглянуто в кінці цього розділу.

Введення чисел

За умовчанням числа вирівнюються по правому краю клітинки, проте при форматуванні число можна выровнить по лівому краю або по центру. Числа, що вводяться в таблицю, можуть включати цифри від 0 до 9 і спеціальні символи: '$,%,+-,/, Е, е.

При введенні негативного числа перед ним ставиться знак мінус. Якщо кінець десяткового дробу не може відображувати цілком у вічку, то він округляється з такою кількістю знаків, скільки поміщається по ширині стовпця. Для відображення всіх цифр числа збільште ширину стовпця (див. далі в цій главі розділ «Зміна висоти рядків і ширини стовпців»).

При ширині клітинки, недостатнього для показу всіх цифр, число може відображуватися в експоненціальній формі або символами ###### (грати), що свідчать про те, що для відображення даних треба збільшити ширину клітинки.

Якщо у вічку встановлений числовий формат не Загальний (General) то Excel відносить введені дані до заданого типа. Наприклад, якщо встановлений числовий формат Дріб (Fraction) то можна не вводити 0 перед простий дробом. Значення буде розпізнано правильно.

Формати відображення чисел редагування дані excel

Числовий формат визначає спосіб відображення числа на екрані, наприклад, кількість знаків після коми, позначення негативного числа і так далі Незалежно від вибраного формату число зберігається з точністю до 15 значущих розрядів, останні розряди перетворяться в нулі. Дуже маленькі і дуже великі числа відображуються в експоненціальній формі, тобто у вигляді числа від 1 до 10 перед символом Е і позитивній або негативній мірі числа 10. Наприклад, число 0,00000000034 при недостатній ширині стовпця може відображуватися як 3,4Е-10, тобто 3,4 умножиться на 10 в мірі -- 10, число 2,3х1013 може набрати вигляду 2,ЗЕ+13 (див. клітинку А6).

Як правило, Excel самостійно вибирає формат даних, що вводяться. Проте для правильного розпізнавання інформації у ряді випадків необхідно задати формат даних, що вводяться. Наприклад, аби Excel інтерпретував дату, необхідно в діалоговому вікні Формат клітинок (Format Cells) у списку Числові формати (Category) вибрати Дати (Date). Числові формати, використовувані в Excel, і їх опис даны нижче в таблиці 1.

Таблиця 1 . Числові формати, використовувані в Excel

Числовий формат	Опис	Приклад
Загальний (General)	Використовується за умовчанням. В більшості випадків числові дані відображуються у вічку так, як вони вводяться або обчислюються. Якщо ширина клітинки недостатньо для відображення всього числа, загальний числовий формат округлює число або використовує наукову виставу для великих чисел. Форматування не виробляється.	123
Числовий (Number)	Є найбільш загальним способом представлення чисел. У полі Число десяткових знаків (Decimal places) діалогового вікна Формат клітинок (Format Cells) введіть число, що показує кількість цифр, що відображуються справа після коми (мал. 14.2). Аби задати спосіб відображення негативних чисел, в списку Негативні числа (Negative numbers) виділите необхідний варіант. Прапорець Роздільник груп розрядів (Use 1000 Separator ()) дозволяє відділяти групи тисячних розрядів в числах.	123,45 1,234
Грошовий (Currency) *	Використовується для виведення грошових значень. Дані в стовпці вирівнюються по десятковій крапці. Кожні три розряди відділяються один від одного. Можна задати точність представлення числа (кількість десяткових знаків) і символ валюти. Відмітна особливість формату -- можливість відображення негативних величин іншим кольором і без знаку мінус.	1 234,00р.
Фінансовий (Accounting) *	Використовується для вирівнювання грошових величин в таблиці по роздільнику цілої і дробової частини.	123р.
Процентний (Percentage)	Забезпечує представлення числа в сотих долях одиниці відповідно до встановленої кількості десяткових знаків і із знаком % (відсоток). Числа великі 1 автоматично вводяться як відсотки; а числа, менші 1, перетворяться у відсотки множенням на 100. Наприклад, після введення чисел 10 або 0,1 у вічку відображуватиметься 10%. У правому стовпці цієї таблиці показано, як відображується число 0,1234. Аби швидко перейти до відображення числа у вигляді відсотків, натискуйте кнопку Процентний формат (Percent Style) на панелі інструментів Форматування. Аби всі числа перетворювалися множенням на 100, в меню Сервіс (Tools) виберіть команду Параметри (Options) і на вкладці Правка (Edit) скиньте прапорець Автоматичне введення відсотків (Enable automatic percent entry).	12,34%
Дріб (Fraction)	Відображує числа у вигляді звичайного дробу.	3/10
Експоненціальний (Scientific)	Використовується, як правило, для відображення дуже великих або дуже маленьких чисел.	2.3Е+07
Дата (Date)	Вводиться в різних форматах. Як роздільник може використовуватися дефіс або крапка, наприклад, Фев.01 або 05.07.01. Excel зберігає дати, використовує систему відліку дат, починаючи з 1 січня 1900 року. Визначається кількість днів, прошедших з цього дня до вказаної дати. Обчислення дати в числовому форматі див. главу 16, розділ «Використання функцій».	14.03.04
Час (Time)	Відображується в будь-якому з форматів, що часто зустрічаються. У Росії використовується 24-годинна система. 12-годинна система містить позначення AM або РМ, де «AM» або «А» вказує на час доби від півночі до полудня, а «РМ» або «Р» вказує на час доби від полудня до опівночі. Час Excel зберігає у вигляді дробу, визначувану, як доля доби, відлічувану від 0 годин.	1:30 РМ
Текстовий (Text)	Відображує символи так, як вони вводяться не залежно від їх вмісту.
Додатковий (Special)	Використовується для відображення поштових індексів, номерів телефонів, табельних номерів.	123456
Всі формати (Custom)	Формат визначається користувачем.

* Відображення вмісту клітинок форматів Грошовий і Фінансовий визначається налаштуваннями операційної системи Windows, зробленими у вікні панелі управління.

Введення символів грошових одиниць різних країн

Аби автоматизувати введення символів грошових одиниць якої-небудь країни, виберіть команду Клітинки (Cells) у меню Формат (Format) і відкрийте вкладку Число (Number) . У списку Числові формати (Category) виберіть формат відображення числових даних: Грошовий (Currency) (мал.2). У списку, що розкривається Позначення (Symbol) виберіть потрібну країну. Для використання вибраного символу в таблиці Excel виділите числові дані і натискуйте кнопку Грошовий формат (Currency) на панелі інструментів Форматування.

Для введення символу євро можна використовувати наступні клавіші:

§ Alt+0136 -- при налаштуванні на символи кирилиці;

§ Alt+0128 -- при налаштуванні на англійську мову.

Число можна ввести з цифрової клавіатури, якщо включений індикатор Num Lock.

Мал. 2 Завдання числового формату

Введення дати і часу

Дати і час можуть бути представлені в різних форматах. Аби ввести час з використанням 12-годинного формату, введіть після значення часу відокремлені пропуском букви AM або РМ. В разі відсутності вказівок на 12-годинний формат час сприймається в 24 годинному форматі. Тому 7:55 сприймається як 7 годин 55 хвилин ранку (AM). Для 7:55 вечора треба після цифр вказати РМ або ввести 19:55. Аби ввести дату і час доби в одне і те ж клітинку, як роздільник дати і часу використовуйте пропуск. З даними типа дата і час можна виконувати різні арифметичні і логічні операції.

Формат для поточної дати і часу і символи, що використовуються як роздільники, наприклад, двокрапка «:» або точка «.» в стандарті Росії встановлюються за допомогою значка Мова і стандарти (Regional settings) панелі управління. Незалежно від формату, використовуваного для представлення дати або часу, в Excel всі дати зберігаються як послідовні числа, час зберігається у вигляді десяткового дробу.

За умовчанням значення дати і часу вирівнюються у вічку по правому краю. Якщо не відбувається автоматичного розпізнавання формату дати або часу, то введені значення інтерпретуються як текст, який вирівнюється у вічку по лівому краю.

Введення одного і того ж значення в декілька клітинок одночасно

Для введення одного і того ж значення в декілька клітинок одночасно виділите клітинки, в які необхідно ввести дані, утримуючи такою, що натискує клавішу Ctrl для виділення несуміжних клітинок. (Виділені клітинки можуть бути як суміжними, так і несуміжними.) Введіть дані і натискуйте одночасно клавіші Ctrl+Enter.

Швидке заповнення записів, що повторюються, в стовпці

Для прискорення введення даних в Excel використовується засіб автозавершення. При введенні послідовності символів у клітинку, співпадаючої з послідовністю, раніше введеною в цьому стовпці, бракуюча частина набору буде вироблена автоматично. Закінчений запис по формату повністю збіжиться з існуючим записом, включаючи символи верхнього .и нижнього регістра.

Варіант введення також можна вибрати із списку записів, які вже є в стовпці в поруч розташованих клітинких. Аби проглянути список (мал. 14/3), натискуйте клавіші Alt+стрелка вниз або натискуйте праву кнопку миші і виберіть в контекстному меню команду Вибрати із списку, що розкривається.

Мал. 3 Введення у клітинку раніше використаних слів за допомогою контекстного меню

У Excel автоматичне введення виробляється лише для тих записів, які містять текст або текст у поєднанні з числами. Записи, що повністю складаються з чисел, дат або часу, необхідно вводити самостійно.

Конвертація числових даних що зберігаються як текст в числа

Для конвертації числових даних що зберігаються як текст в числа виберіть в меню Сервіс (Tools) команду Параметри (Options ) і відкрийте вкладу Перевірка помилок (Error Checking). Перевірте, що встановлені прапорці Включити фонову перевірку помилок (Enable background error checking) і число збережене як текст (Number stored as text) . Виберіть клітинку із зеленим індикатором у верхньому лівому кутку. Поряд з клітинкум натискуйте кнопку із знаком оклику і в меню, що з'явилося, виберете команду Перетворити в число (Convert to Number) (мал. 4)

Мал. 4 Конвертація числових даних що зберігаються як текст в числа

Перевірка даних при введенні

Аби зменшити кількість помилок при введенні даних, можна задати обмеження на типа або значення даних, що вводяться у клітинки, такі як введення лише тексту, цілих чисел, дат або введення лише чисел, менших заданого, або лише значень із заданого списку. Нижче, як приклад показано, як ввести обмеження на значення даних.

Обмеження діапазону даних, що вводяться

Аби ввести обмеження діапазону даних, що вводяться, виконаєте наступні дії:

§ Виділите клітинки, на які потрібно накласти обмеження.

§ Виберіть команду Перевірка (Validation) у меню Дані (Data) потім відкрийте вкладку Параметри (Settings) (мал. 5).

Мал. 5 Налаштування параметрів перевірки даних

§ Виберіть типа даних в списку Тип даних (Allow) . Аби встановити лише числа, виберіть Ціле число (Whole Number) або Дійсне (Decimal). Аби встановити лише дату або час, виберіть Дата (Date) або Час (Time).

§ Виберіть потрібний критерій в списку Значення (Data) .

§ Для деяких типів даних можна ввести верхній і нижній кордони допустимого діапазону даних в поля Максимум (Maximum) і Мінімум (Minimum) або лише одну з них, залежно від вимог. Кордонами можуть служити числові значення, заслання на клітинки або формули.

§ Установка прапорця Ігнорувати порожні клітинки (Ignore blank) дозволяє залишити клітинку, на яке накладені обмеження, порожній, а також встановити кордони, що містять заслання на спочатку порожню клітинку або що використовують формулу, в яку входить таке клітинку. Зніміть цей прапорець, аби задіювати обмеження, які були накладені на порожні клітинки так, як якби ці клітинки містили нулі.

При введенні даних, значення яких знаходяться поза вказаним діапазоном, виводиться повідомлення про помилку. Повідомлення, яке відображується при введенні помилкового значення, задається на вкладці Повідомлення про помилку.

Редагування даних

Редагувати вміст клітинки можна декількома способами:

1. виділити клітинку і редагувати його в рядку формул, перемістивши курсор на потрібне місце.

2. двічі клацнути клітинку мишею або виділити клітинку і натискувати клавішу F2. В цьому випадку редагування даних можна виробляти безпосередньо у вічку, або в рядку формул.

Завершивши редагування клітинки, натискуйте клавішу Enter або кнопку Введення (Enter) у рядку формул. Якщо ви помилилися під час введення даних у клітинку, то натискуйте клавішу Backspace і видалите непотрібні символи.

Відміна введенні

Для відміни введення даних у клітинку натискуйте клавішу Esc або кнопку Відміна у рядку формул.

Очищення клітинки

Аби очистити клітинки, рядки або стовпці, виділите їх і натискуйте клавішу Delete або в меню Правка (Edit) виберіть команду Очистити (Clear) а потім одну з команд: Все (All), Формати (Formats), Вміст (Contents Del ) або Примітки (Comments).

Якщо виділити заповнене клітинку і ввести в нього символи, то ці символи замінять дані, які знаходилися у вічку раніше. Аби вносити зміни прямо у вічку, а не використовувати для внесення змін рядок формул, виберіть в меню Сервіс (Tools) команду Параметри (Options) відкрийте вкладку Правка (Edit) і встановите прапорець Правка прямо у вічку (Edit directly in cell) .

Відмова від операції і повернення скасованої дії

Так само, як при роботі з іншими програмами Microsoft Office, якщо, при редагуванні документа ви зробили помилку і хочете її виправити, виберіть команду Відмінити (Undo) у меню Правка (Edit) або натискуйте клавіші Ctrl+Z. Для відміни останніх дій, виберіть команду Повернути (Redo) у меню Правка (Edit) .

Режими вставки і заміни

Excel дозволяє редагувати клітинки аркуша в режимі вставки або заміни,

Клавіші, використовувані для введення і редагування даних

Клавіші, використовувані для введення і редагування даних, приведені в таблиці 2.

Таблиця 14.2. Клавіші, використовувані для введення і редагування даних

Аби	Натискуйте клавіші
Ввести набрані дані у клітинку і перейти до клітинки, розташованого знизу, або завершити правку клітинки	Enter
Відмінити набір нових даних	Esc
Повторити останню дію	F4 або Ctrl+H
Почати новий абзац в поточному вічку	Alt+Enter
Вставити у клітинку символ табуляції	Ctrl+Alt+Tab
Заповнити вниз	Ctrl+B
Заповнити управо	Ctrl+K
Перейти в режим правки вмісту клітинки	F2
Вставити ім'я у формулу	F3
Привласнити ім'я	Ctrl+F3
Перерахувати всі листи всіх відкритих книг	F9
Очистити рядок формул після вказівки клітинки або видалити в рядку формул символ зліва від курсора	Backspace
Видалити виділені символи або символ праворуч від курсора	Delete
Видалити символи праворуч від курсора до кінця рядка	Ctrl+Delete
Заповнити виділені клітинки набраним значенням	Ctrl+ Enter
Ввести набрані дані у клітинку і перейти до клітинки, розташованого зверху	Shift+ Enter
Ввести набрані дані у клітинку і перейти до клітинки, розташованого справа	Tab
Ввести набрані дані у клітинку і перейти до клітинки, розташованого зліва	Shift+Tab
Створити імена по тексту клітинок	Ctrl+Shift+F3
Перейти до правки примітки клітинки	Shift+F2
Ввести поточну дату	Ctrl+; (крапка з комою)
Ввести поточний час	Ctrl+Shift+: (двокрапка)
Ввести гаперссылку	Ctri+Л (Ctrl+K)
Відображувати список автовводу	Alt+стрелка вниз

Виділення даних

Виділення в Excel використовується перед виконанням таких операцій, як копіювання, переміщення, видалення, форматування. Можна виділити одну або декілька клітинок, рядків, стовпців, листів або книг. Для виділення можна використовувати мишу, команди меню або клавіатуру.

Виділене клітинку є активним. У неї виробляють введення даних. Довкола виділеного клітинки, групи клітинок або діапазону видно чорна рамка. Виділення відміняється при подальшому клацанні миші поза місцем виділення або при натисненні на клавішу управління курсором.

Виділення діапазону клітинок

Діапазон утворюється двома або більш клітинкими аркуша. Клітинки діапазону можуть бути як суміжними, так і несуміжними. Відповідно сукупність два або більш виділених клітинок або діапазонів, які не граничать один з одним, називають несуміжним діапазоном. Зазвичай як діапазон розглядається прямокутна область, що містить клітинки декількох стовпців і рядків. Активне клітинку виділеного діапазону має білий фон, останні відрізняються кольором.

Діапазон клітинок можна виділити наступними способами:

§ ввести в поле Ім'я (Name) адреса лівого верхнього клітинки (її називають клітинкум прив'язки) і через двокрапку адреса правого нижнього клітинки, потім натискувати клавішу Enter;

§ мишею з кнопкою, що натискує, переміщаючи її, наприклад, від лівого верхнього клітинки до правої нижней. В процесі виділення в полі Ім'я (Name) відображуватиметься кількість рядків (R), що виділяються, і стовпців (С), наприклад, 2Rx3C (мал. 6). Після того, як ви відпустите кнопку миші, в полі Ім'я (Name) відображуватиметься адреса клітинки прив'язки;

§

Мал. 6 Виділення діапазону клітинок

§ мишею, вказавши на перше клітинку, що виділяється, і, після натиснення клавіші Shift, на останню. Для переміщення до останнього клітинки при виділенні великого діапазону можна використовувати смуги прокрутки;

§ з клавіатури, утримуючи такою, що натискує клавішу Shift і розширюючи клавішами управління курсором зону виділення, наприклад, від лівого верхнього клітинки до правої нижней.

Діапазон клітинок непрямокутного вигляду визначається як послідовність адрес, складових його прямокутних піддіапазонів, відокремлених один від одного точкою с.запятой, наприклад С6: Е8; С9; С10:е12; С13. Аби додати новий діапазон клітинок раніше виділеному, натискуйте клавішу Shift, а потім вкажіть на останнє клітинку, яке слід включити в діапазон, що додатково виділяється.

Виділення рядків або стовпців

Для виділення всього рядка клацніть її заголовок біля лівого кордону вікна (п. 3 на мал. 7) або встановите в ній курсор і натискуйте клавіші Shift+Пробел, аналогічно для виділення стовпця клацніть його заголовок у верхній частині таблиці (п. 1 на мал. 7) або встановите в нім курсор і натискуйте клавіші Ctrl+Пробел. Для виділення групи рядків або стовпців переміститеся по їх заголовках, утримуючи такою, що натискує кнопку миші.

Виділення аркуша

Для виділення аркуша цілком натискуйте кнопку (п. 2 на мал. 7), розташовану в лівому верхньому кутку аркуша на пересіченні заголовків рядків і стовпців (мал. 7). З клавіатури аркуш можна виділити, натискує на клавіші Shift+ Ctrl+Space або Ctrl+Ф (Ctrl+A).

Мал. 7 Виділення аркуша: 1 -- заголовок стовпця, 2 -- кнопка виділення аркуша, 3 -- заголовок рядка

Виявлення ояновременно декількох листів книги

Для виконання деяких операцій одночасно з декількома листами, наприклад, для вставки або видалення листів, виділите їх. Виділення розташованих підряд листів виконаєте таким чином:

§ клацніть мишею по ярличку першого аркуша;

§ натискуйте клавішу Shift і, не Відпускаючи її, клацніть по ярличку останнього аркуша, що виділяється.

Для виділення декількох листів, розташованих не підряд, після виділення першого аркуша натискуйте клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, клацнути ярличок наступних листів, що виділяються. Аби відмінити виділення клітинок, досить клацнути будь-яке клітинку.

Діапазон, виділений на декількох листах, називається тривимірним. Тривимірні заслання використовують, наприклад, при роботі із статистичними функціями.

Вправи

1. Введіть у клітинку В5 дріб 2 3/4- Звернете увагу, що після введення цифри 2 треба натискувати клавішу пропуск.

2. Введіть у клітинку A3 сьогоднішнє число і номер місяця. Не забудьте розділити число і місяць знаком дробу «/» або крапкою. Звернете увагу, як буде записана дата у вічку A3 і в рядку формул.

3. Ведіть у клітинку А5 поточний час, наприклад, 15:03. Звернете увагу, як буде записано час у вічку A3 і в рядку формул.

4. Задайте для порожнього клітинки фінансовий формат. Введіть у клітинку число, що містить 5 цифр, наприклад, 12345, поглянете який вигляд прийме це число. Для виконання вправи виділите порожню клітинку. Виберіть в меню Формат (Format) команду Клітинки (Cells) відкрийте вкладку Число (Number) і задайте формат Фінансовий (Accounting) . Записане у вічку число матиме вигляд 12 345,00р. Після числа буде видний значок грошової одиниці (р -- для Росії).

Копіювання і переміщення вмісту клітинок

Виконання операцій копіювання і переміщення в Excel має ряд специфічних особливостей в порівнянні з тим, як вони виконуються в інших додатках Microsoft Office. Наприклад, при копіюванні вмісту клітинки в інші додатки Microsoft Office, наприклад Word з буфера обміну Microsoft Office вставляється значення, а не формула. У даному розділі розглянуті операції копіювання і переміщення вмісту клітинок, що не містять формули.

Копіювання або переміщення клітинок за допомогою команд меню або кнопок панелі інструментів Стандартна

Для копіювання або переміщення вмісту клітинки або його частини в інше клітинку виконаєте наступні дії:

1. Виділите копійоване клітинку.

2. Виберіть команду Копіювати (Сміттю) у меню Правка (Edit) якщо необхідно скопіювати вміст клітинки. Аби перемістити дані, виберіть в цьому ж меню команду Вирізувати (Cut) . Довкола клітинки з'явиться рамка, що біжить, показує, що її вміст поміщений в буфер обміну. Аналогічний результат буде отриманий, якщо після виділення даних натискувати кнопку Копіювати (Сміттю) або Вирізувати (Cut) на панелі інструментів Стандартна

3. Клацніть клітинку, в яке потрібно скопіювати або перемістити дані.

4. Виберіть команду Вставити (Paste) у меню Правка (Edit) або натискуйте кнопку Вставити (Paste) на панелі інструментів Стандартна .

При копіюванні і переміщенні даних можна користуватися командами контекстного меню, яке з'явиться після клацання правою кнопкою миші виділеного клітинки або діапазону клітинок.

Якщо перед тим, як вставити вміст клітинки, виділити не одне клітинку, а діапазон, то вміст клітинки буде скопійований у всі клітинки діапазону. Пам'ятаєте, що при копіюванні або переміщенні нові дані замінять інформацію, що зберігалася у клітинких.

Копіювання або переміщення діапазонів

Аби скопіювати або перемістити вміст діапазону, виконаєте наступні дії:

1. Виділите копійований діапазон.

2. Виберіть команду Копіювати (Сміттю) у меню Правка (Edit) аби скопіювати вміст діапазону, Якщо необхідно перемістити дані, виберіть в цьому ж меню команду Вирізувати (Cut) . Довкола діапазону з'явиться рамка, що біжить. Аналогічний результат буде отриманий, якщо після виділення даних натискувати кнопку Копіювати (Сміттю) або Вирізувати (Cut) на панелі інструментів Стандартна (Standard).

3. Виділите такій же конфігурації діапазон на будь-якому робочому аркуші або виділите клітинку, яке розміщуватиметься у верхньому лівому кутку скопійованого (переміщеного) діапазону.

4. Виберіть команду Вставити (Paste) у меню Правка (Edit) або натискуйте кнопку Вставити (Paste) на панелі інструментів Стандартна.

Слід зазначити, що якщо конфігурація діапазону, в який буде вироблена вставка, не буде повністю відповідає початковому, то копіювання не буде вироблено. З'явиться повідомлення: Дані не можуть бути вставлені із-за невідповідності форми і розмірів області вирізки і області вставки... (Do you want to replace the contents of the destination cells?)

Використання маркера заповнення

Перетягнете маркер заповнення на сусідні клітинки, в які ви хочете дообенкетувати дані. Клітинки будуть виділені кольором. Вміст клітинки буде повторений у всіх виділених клітинких після того, як ви відпустите кнопку миші.

Якщо дані можуть бути продовжені у вигляді ряду, наприклад, числа, дати або елементи призначеного для користувача списку автозаповнення, то їх копіювання за допомогою маркера заповнення приведе до приросту значень в межах виділеного діапазону. В цьому випадку виділите початкове значення і перетягнете маркер заповнення, утримуючи натиснуту клавішу Ctrl.

Перетягання маркера заповнення вліво або вгору від виділення і зупинка в межах виділеного діапазону (до перетину лівого або верхнього кордону аркуша) приведе до стирання виділених даних, але збереженню формату.

Переміщення і копіювання вмісту клітинок за допомогою миші

Для переміщення вмісту клітинок на нове місце, виділите клітинки і вкажіть на рамку виділеного блоку так, щоб покажчик набрав вигляду стрілки, направленої під кутом вгору. Утримуючи такою, що натискує ліву кнопку миші, перетягнете клітинку або блок клітинок до лівого верхнього клітинки області вставки. Після переміщення клітинок на нове місце всі дані, що містяться в області вставки, будуть заміщені.

Якщо необхідно скопіювати клітинки, то перед тим, як натискувати ліву кнопку миші, натискуйте клавішу Ctrl і не відпускайте її до тих пір, поки не закінчите перетягання. Після натиснення клавіші Ctrl поряд з покажчиком з'явиться знак «+». Аби перемістити або скопіювати клітинки в іншу книгу або у віддалене місце, виділите клітинки і виберіть команду Вирізувати (Cut) для переміщення або команду Копіювати (Сміттю) для копіювання. Перейдіть на інший аркуш книги, вкажіть лівий верхній кут області вставки, а потім виберіть команду Вставити (Paste).

Копіювання даних усередині рядка або стовпця

Для копіювання даних усередині рядка або стовпця виділите клітинки, що містять дані, які необхідно скопіювати, і протягнете маркер заповнення по заповнюваних клітинких. Всі значення, що існували раніше, або формули, а також формати, в заповнюваних клітинких будуть заміщені.

Аби швидко заповнити активне клітинку вмістом клітинки, розташованого вище, натискуйте клавіші Ctrl+D. Аби заповнити вмістом клітинки зліва, натискуйте клавіші Ctrl+R.

Запобігання втраті даних при копіюванні діапазону, що містить порожні клітинки

Аби уникнути втрати даних при копіюванні діапазону, що містить порожні клітинки, виділите клітинки, які потрібно скопіювати і натискуйте кнопку Копіювати (Сміттю). Вкажіть лівий верхній кут області вставки. У меню Правка (Edit) виберіть команду Спеціальна вставка (Paste Special) і встановите прапорець пропускати порожні клітинки (Skip blanks).

Копіювання і переміщення клітинок із зрушенням діапазону, що заміщається

У зв'язку з тим, що при копіюванні (вставці) діапазону всі дані, що містяться в області вставки, будуть заміщені, в деяких випадках з'являється необхідність перемістити вміст клітинок з цієї області. Excel дозволяє виробити вставку клітинки або діапазону із зрушенням вмісту області вставки вниз або управо.

Аби забезпечити зрушення клітинки або діапазону, розташованих в області вставки, виділите клітинки і вкажіть на рамку виділеного блоку так, щоб покажчик набрав вигляду стрілки, направленої під кутом вгору, натискуйте кнопку миші і клавіші Shift+Ctrl, а потім перетягнете на необхідне місце.

У момент перетягання разом з покажчиком буде видна лише нижній або бічний кордон вихідного діапазону і адреса поточного розташування діапазону (клітинки). Звернете увагу, що після завершення операції спочатку треба відпускати кнопку миші, а потім клавіші Shift+Ctrl.

Використання контекстного меню для переміщення або копіювання вмісту клітинок

Якщо при переміщенні виділеного клітинки або діапазону за допомогою миші утримувати такою, що натискує її праву кнопку (при цьому покажчик матиме вигляд стрілки, направленої під кутом вгору), то після перетягання на екрані з'явиться контекстне меню з набором команд, забезпечуюче переміщення або копіювання клітинок: Перемістити (Move Here) Копіювати (Сміттю Млості), Копіювати лише значення (Сміттю Млості as Values Only), Копіювати лише формати (Сміттю Млості as Formats Only), Зрушити вниз і скопіювати (Shift Down and Copy) і тому подібне

Команда Копіювати лише формати (Copy Here as Formats Only) з контекстного меню, приведеного вище забезпечує перенесення лише формату даних без копіювання значень. Так, після копіювання формату клітинки С5, що містить число у фінансовому форматі, у клітинку Е8, дані, введені у клітинку Е8, матимуть той же формат. Відповідно команда Копіювати значення (Copy Here as Values Only) дозволяє копіювати лише значення без копіювання формату.

Якщо перетягувати маркер заповнення, утримуючи такою, що натискує праву кнопку миші, на екран буде виведено контекстне меню з параметрами заповнення. Для копіювання або переміщення виділеного діапазону на інший аркуш книги за допомогою миші при правій кнопці, що натискує, необхідно утримувати клавішу Alt.

Копіювання і переміщення клітинок з клавіатури

При копіюванні і переміщенні клітинок з клавіатури скористайтеся поєднанням клавіш, вказаних поряд з командами меню або традиційно використовуваними Windows-программами:

§ копіювати -- Ctrl+C або Ctrl+Insert;

§ вирізувати -- Ctrl+Ч (Ctrl+X) або Shift+Delete;

§ вставити -- Ctrl+M (Ctrl+V) або Shift+Insert.

При перетяганні, а також при виборі команд Вирізувати (Cut) або Копіювати (Сміттю) і Вставити (Paste), Excel повністю копіює клітинку, включаючи формули і повертані ними значення, примітки і формати. Якщо область копіювання містить приховані клітинки, вони також будуть скопійовані. Існує можливість проглянути всі клітинки, які містяться в прихованих рядках або стовпцях області вставки.

Контекстне меню маркера заповнення

Для автоматизації введення даних можна використовувати команди контекстного меню, що відображується після перетягання маркера заповнення правою кнопкою миші. Для відображення команд контекстного меню виділите дані у вічку або діапазоні клітинок і перетягнете маркер заповнення, аби виділити діапазон, який треба заповнити, утримуючи такою, що натискує праву кнопку миші. Після того, як ви відпустите кнопку миші, з'явиться контекстне меню. Приведемо призначення деяких команд:

Копіювати клітинки (Copy Cells) копіює виділене клітинку (діапазон) у виділені за допомогою маркера заповнення клітинки Заповнити (Fill Series) заповнює послідовністю з автоматично вибраним кроком Заповнити формати (Fill Formats) привласнює клітинким, виділеним за допомогою маркера заповнення, формати вихідного клітинки або діапазону. Значення клітинок не міняються Заповнити значення (Fill Values) привласнює клітинким, виділеним за допомогою маркера заповнення, значення вихідного клітинки (діапазону). Формати клітинок не міняються

Заповнення клітинок певною послідовністю даних

Введіть у клітинку назву місяця або дня тижня. Потім підведіть покажчик до маркера заповнення (невеликий чорний квадрат в правому нижньому кутку клітинки) і, коли покажчик набирає вигляду чорного хреста, натискуйте ліву кнопку миші і перемістите мишу в потрібному напрямі до останнього клітинки, в якому повинна міститися послідовність, що вводиться. Аби вивести на екран контекстне меню з параметрами заповнення, перетягнете маркер заповнення, утримуючи такою, що натискує праву кнопку миші.

Як приклад в перше клітинку послідовності С2 ведемо «січень» і перетягнемо маркер заповнення до клітинки G2. Виділена область заповниться назвами місяців. Аналогічно, введемо цифри 1 і 2 у клітинки ВЗ, В4, виділимо діапазон (Вз:в4) і перетягнемо маркер заповнення до В7. Виділена область заповниться цифрами 1, 2, 3 .. 7.

Мал. 8 Заповнення клітинок подібними даними

Кнопка дій смарт-тегов запропонує вам на вибір декілька варіантів дій: Копіювати клітинки (Copy Cells), Заповнити (Fill Without Formatting), Заповнити лише формати (Fill Formatting Only ) і так далі

Автозаповнення можна виконати за допомогою команди Заповнити (Fill ) меню Правка (Edit) або контекстного меню, яке з'являється при переміщенні маркера заповнення правою кнопкою миші. Наприклад, для заповнення прямокутного діапазону Сз:с10 числом 124, що зберігається у вічку С2, виділите діапазон С2:с10 так, щоб клітинку С2 залишалося активним, і выберите1 в меню Правка (Edit) команду Заповнити (Fill), Вниз (Down). Всі клітинки діапазону С2:с10 заповняться числом 124. Якщо перемістити маркер заповнення клітинки С2 правою кнопкою миші і вибрати в контекстному меню команду Заповнити (Fill Series) то клітинки З3 -- З10 заповняться числами 125, 126, 127 і так далі



Створення прогресії

Для введення в таблицю послідовності чисел, дат і часу із заданим кроком зміни можна використовувати діалогове вікно Прогресія (Series) . Для завдання типа прогресії, кроку і початкового значення виконаєте наступні дії:

§ Виділите перше клітинку, в якому розташовуватиметься послідовність, і введіть початкове значення.

§ Виділите заповнюваний діапазон клітинок.

§ Виберіть меню Правка (Edit) команду Заповнити (Fill), Прогресія (Series) .

§ Встановите в діалоговому вікні Прогресія (Series) (мал. 9) перемикач в рамці Розташування (Series in) у позицію по стовпцях (Columns) аби створити прогресію в стовпцях таблиці, починаючи від активного клітинки. Для створення прогресії в рядках таблиці виділите по рядках (Rows) .

У групі Тип (Турі) вкажіть типа прогресії:

§ арифметична (Linear) -- кожен подальший член прогресії збільшується на величину кроку, який вводиться в поле Крок (Step value) ;

§ геометрична (Growth) значення подальших членів прогресії визначаються як твір попереднього члена прогресії на величину, вказану в полі Крок (Step value) ;

§ дати (Date) -- прогресія задається положенням перемикача в рамці Одиниці (Date unit): день (Day), робочий день (Weekday), місяць (Month) або рік (Year) ;

§ автозаповнення (AutoFill) -- дозволяє заповнити порожні виділені клітинки . значеннями відповідного ряду, визначуваного автоматично. Значення в полі Крок (Step value) і параметри Одиниці (Date unit) в цьому випадку не задаються;

§ у полі Крок (Step value) задайте крок професії (для геометричної прогресії введене значення буде знаменником прогресії);

§ аби продовжити прогресію, встановите прапорець Автоматичне визначення кроку (Trend) ;

§ вкажіть максимальне значення створюваного ряду в полі Граничне значення (Stop value) . Заповнення клітинок у виділеному діапазоні здійснюється або до заповнення всього діапазону, або до досягнення елементом ряду граничного значення. У останньому випадку декілька клітинок виділеного діапазону можуть залишитися порожніми. Вказувати значення поля Граничне значення (Stop value) не обов'язково;

§ Натискуйте кнопку ОК .

Введення послідовності чисел, пат і часу

Для введення послідовності чисел, дат і часу можна використовувати прогресії. Наприклад, для здобуття числової послідовності у клітинких Вз:в9, показаною на мал. 9 виконаємо наступні дії:

§ введемо число 1 у клітинку ВЗ;

§ виділимо подальші клітинки стовпця (В4:в7);

Мал. 9 Діалогове вікно, використовуване для створення прогресії

§ виберемо в меню Правка (Edit) команду Заповнити, Прогресія;

§ встановимо в діалоговому вікні перемикач в рамці Розташування (Series in) у позицію по стовпцям (Columns) ;

§ задамо позитивне або негативне число, використовуване для обчислення наступного значення ряду по попередньому (за умовчанням Крок (Step value ) рівний 1);

§ натискуватимемо кнопку ОК. Виділена область заповниться послідовністю чисел 1, 2, 3 і так далі

Вставка клітинок, рядків і стовпців

Вставка клітинок

Перед тим, як вставити одну ячейку/диапазон клітинок, виділите одну або декілька клітинок. Excel вставить стільки ж клітинок, скільки було виділено.

Виберіть команду Клітинки (Cells) у меню Вставка (Insert) . З'явиться діалогове вікно Додавання клітинок (Insert) (мал. 10)що дозволяє вставити додаткові клітинки, рядок, стовпець. Наявні в таблиці клітинки будуть зрушені вниз або управо залежно від положення перемикача. Користувачеві пропонується вибрати один з наступних варіантів вставки відносно виділеного блоку:

§ клітинки із зрушенням управо (Shift cells right);

§ клітинки із зрушенням вниз (Shift cells down);

§ рядок (Entire row);

§ стовпець (Entire column).

Мал. 10 Діалогове вікно, що дозволяє вставити додаткові клітинки, рядок, стовпець

З клавіатури для вставки клітинки, рядка або стовпця, поряд з виділеними клітинкими, натискуйте на дві клавіші Ctrl і знак «+». З'явиться діалогове вікно Додавання клітинок (Insert) . Перемикач встановите в необхідне положення, використовуючи клавіші управління курсором вгору або вниз. За допомогою клавіші Tab вкажіть на кнопку ОК і натискуйте клавішу Enter.

Вставка скопійованих клітинок

Якщо ви хочете вставити скопійовані клітинки, забезпечивши зрушення наявних в таблиці клітинок управо або вниз, то виберіть команду Скопійовані клітинки (Copied Cells) у меню Вставка (Insert) . Ця команда з'являється в меню після виділення даних і вибору команди Копіювати (Сміттю) у меню Правка (Edit). Положенням перемикача виберіть напрям: управо або вниз, в якому слід зрушити сусідні клітинки, рядки або стовпці при вставці діапазону (мал. 11).

Мал. 11 Вставка скопійованих клітинок

Вставка рядків і стовпців

У ряді випадків для введення нових даних нам необхідно вставити додаткові рядки або стовпці. Для виконання цієї операції на місці вставки виділите клітинку або діапазон клітинок. Потім виберіть команду Рядки (Rows) або Стовпці (Columns ) у меню Вставка (Insert) або вибрати необхідну команду в контекстному меню після клацання правої кнопки миші заголовка рядка або стовпця. Буде вставлено стільки столбцов/строк, скільки було виділено клітинок. Рядки вставляються над виділеним клітинкум, стовпці -- зліва від виділеного клітинки.

Спеціальна вставка

Скопіювавши вміст клітинок в буфер обміну, ми можемо вставити його повністю або частково в інше місце. Під спеціальною (вибірковою) вставкою мають на увазі вставку не всього вмісту клітинки, а формули, що лише знаходиться в ній, значення, коментаря і так далі

Мал. 12 Діалогове вікно Спеціальна вставка

Розглянемо призначення різних положень перемикача в рамці Вставити (Paste):

§ все (Аll) -- в цьому випадку копіюється весь вміст клітинки так само, як при використанні команди Вставка (Paste). Перемикач встановлений в це положення за умовчанням;

§ формули -- в нове місце вставляються лише формули в тому вигляді, в якому вони вводяться в рядок формул;

§ значення -- вставляються лише результати обчислень без формул, по яких виконувалися розрахунки;

§ формати -- переносяться формати без вмісту;

§ примітки -- копіюються лише коментарі.

Установка перемикача в рамці Операція (Operation) у положення скласти (Add), відняти (Subtract), помножити (Multiply) або розділити (Divide) забезпечує виконання відповідної математичної операції, тобто складання, віднімання, множення або ділення даних. Наприклад, за допомогою спеціальної вставки можна зменшити всі значення діапазону на 20%. Для цього введіть у клітинку число 0,8, скопіюйте його в буфер обміну, виділите діапазон, виберіть команду Спеціальна вставка (Paste Special) у меню Правка (Edit) і в діалоговому вікні, що з'явилося, в групі Операція встановите перемикач в положення помножити (Multiply).

Видалення клітинок, рядків і стовпців

З'явиться діалогове вікно Видалення клітинок (Delete) перемикач Видалити (Delete) якого дозволяє задати напрям зрушення прилеглого клітинки, рядка і стовпця для заповнення простору, що звільнився після видалення клітинок (мал. 13):

§ клітинки із зрушенням вліво (Shift cells left);

§ клітинки із зрушенням вгору (Shift cells up);

§ рядок (Entire row);

§ стовпець (Entire column).

З клавіатури, аби видалити виділені клітинки, натискуйте на дві клавіші Ctrl і знак «-». З'явиться діалогове вікно Видалення клітинок. Клавішами переміщення курсора вгору або вниз встановите перемикач в необхідне положення. Натискує клавішу Tab, переміститеся на кнопку ОХ і натискуйте клавішу Enter.

Мал. 13 Діалогове вікно, використовуване для видалення клітинок, рядка або стовпця

При видаленні рядка ті, що знаходяться нижче за її рядок переміщаються вгору, при видаленні стовпця всі розташовані праворуч від нього стовпці переміщаються лівіше. При видаленні клітинки сусідні клітинки переміщаються і заповнюють місце, що звільнилося. При очищенні клітинки віддаляється її вміст (формули і дані), формати (включаючи числові, умовні формати і кордони) і примітки, але порожні клітинки залишаються на аркуші.

Імена клітинок, діапазонів, формул і констант

В деяких випадках при складанні формул, використанні деяких команд зручніше вказувати не координати клітинки або діапазону клітинок, а вводити їх імена. Вживання імен зменшує час на введення складних функцій, полегшує роботу з формулами. Використання імен діапазонів полегшує читання формул. Ім'я діапазону легко запам'ятати, чим координати. Наприклад, якщо у виділеному діапазоні містяться відомості про комп'ютери, привласніть йому ім'я Computer. Це зменшить вірогідність, що під час роботи ви вкажіть невірний діапазон. Якщо вічку, в якому підраховується сума, привласнити ім'я «Разом», то у формулі може брати участь не адреса цього клітинки, а її ім'я, наприклад, «=С4/Итого». Одному діапазону можна привласнити декілька імен.

Ім'я можна привласнити вічку, діапазону клітинок, формулі і константі. Воно може складатися з довільної послідовності, що містить до 255 символів. Перший символ в імені має бути буквою або символом підкреслення. Останні символи імені можуть бути: буквами, числами, крапками і символами підкреслення.

Ім'я може складатися з рядкових і прописних букв, але Excel їх не розрізняє. Так, якщо створено ім'я «Товари», а потім в тій же книзі створено інше ім'я «ТОВАРИ», то друге ім'я замінить перше. У імені може бути більше одного слова, але пропуски недопустимі. Як роздільники слів можуть бути використані символи підкреслення і крапки, наприклад, Отчет_за_месяц або Отчет.замесяц. Імена не можуть мати такого ж вигляду, як і заслань на клітинки, наприклад А$23 або С1.

Привласнення імені вічку і діапазону

Другий спосіб: виберіть в меню Вставка (Insert) команди Ім'я (Name) Привласнити (Define) і введіть ім'я клітинки в поле Ім'я (Name) (мал. 14).

Для перегляду імен, використовуваних в книзі, можна використовувати поле Ім'я рядка формул або вибрати порожню клітинку і вибрати в меню Вставка (Insert) команду Ім'я (Name), Вставити (Paste) і натискувати кнопку Всі імена (Paste List).

Приклад. Привласнимо ім'я «Разом» вічку ВЗ, в яке поміщатиметься результат підсумовування інших клітинок. Для привласнення імені виконаємо наступні дії:

Мал. 14 Діалогове вікно, використовуване для привласнення імені вічку

§ Виділимо клітинку ВЗ.

§ Виберемо команду Ім'я (Name) Привласнити (Define) у меню Вставка (Insert).

§ У діалоговому вікні Привласнення імені (Define Name) у полі Ім'я (Names in workbook) введемо Разом .

§ У полі Формула (Refers to) відображується заслання на клітинку, ім'я, формулу або константу, відповідну імені, вибраному в списку Ім'я (Name). Якщо ім'я в списку не вибране або в книзі не визначено жодне ім'я, відображується заслання на активне клітинку.

Аби побачити алфавітний список всіх імен, використовуваних на активному робочому аркуші і в робочій книзі, натискуйте кнопку із стрілкою поряд з полем імені, яке розташоване біля лівого краю рядка формул. Аби перейти до іменованого об'єкту, виберіть його ім'я із списку.

Пошук і заміна даних

При роботі з великими таблицями пошук тих, що цікавлять вас даних без використання спеціальних засобів може зайняти багато часу. Засоби пошуку і заміни в Excel дозволяють знайти, а якщо необхідно і замінити в таблицях інформацію, що цікавить вас. Якщо в документі виділити фрагмент тексту, то пошук і заміна даних вироблятиметься лише в цьому фрагменті.

Пошук даних

Розглянемо призначення елементів діалогового вікна Знайти і замінити.

§ У полі Знайти (Find what) вводиться символ, текст або поєднання символів, які ви хочете знайти.

§ Список, що розкривається Переглядати (Search) дозволяє задати напрям пошуку: по рядках (By Rows) (є видимими по черзі всі рядки) або по стовпцях (By Columns). Для зміни напряму пошуку натискуйте клавішу Shift і, утримуючи її, натискуйте кнопку Знайти далі (Find Next). В більшості випадків пошук рекомендується вести по стовпцях.

§ Прапорець Враховувати регістр (Match case) дозволяє шукати лише ті значення, в яких в полі і у вічку збігаються рядкові і прописні букви.

§ Список, що розкривається Зона пошуку (Look in) визначає зону пошуку: формули (Formulas) -- пошук вибраної інформації в текстах формул, значення (Values) -- пошук серед значень клітинок примітки (Comments) -- в текстах приміток.

§ Установка прапорця Клітинку цілком (Find entirely cells only) дозволяє вести пошук клітинок, вміст яких повністю збігається із значенням, приведеним в полі Знайти. Якщо немає повного збігу, то клітинку не буде вказано.

§ Кнопка Формат (Format) дозволяє шукати елементи форматування. Введіть шуканий текст, вставте з буфера обміну або виберіть із списку. Аби додати до тексту форматування, натискуйте кнопку Формат. Невдалий пошук може бути обумовлений умовами пошуку форматування, що збереглися після попереднього пошуку. Для видалення цих умов в списку, що розкривається, поряд з кнопкою Форматом виберіть Зняти форматування (Clear Find Format).

§ Натискуйте кнопку Знайти далі (Find Next) для проведення пошуку вниз. Якщо при натисненні цієї кнопки утримувати клавішу Shift, то пошук проводитиметься вгору по документу. Знайдена група символів буде виділена.

Мал. 15 Діалогове вікно, використовуване для пошуку інформації

Якщо діалоговим вікном Знайти і замінити буде закрита потрібна вам частина документа, то пересуньте діалогове вікно, утримуючи такою, що натискує кнопку миші, після установки покажчика на заголовку вікна.

Діалогове вікно Знайти і замінити можна прибрати з екрану, натискує клавішу Esc або клавіші Alt+F4.

Для пошуку файлів і веб-сторінок, розташованих на автономному комп'ютері, в локальній мережі, на веб-сервері-сервері або на сервері Exchange 2000 можна використовувати області завдань Звичайний пошук файлів (мал. 10) і Розширений пошук файлів (мал. 11)

Заміна символів

Для автоматизації заміни одного або декількох символів, слова або фрагмента тексту встановите покажчик на те місце, звідки почнете заміну, виберіть в меню Правка команду Замінити . Для відображення на екрані діалогового вікна Знайти і замінити з відкритою вкладкою Замінити з клавіатури (мал. 16) натискуйте поєднання клавіш Ctrl+p (Ctrl+H).

Мал. 16 Діалогове вікно, що дозволяє провести заміну вказаних символів

Поля Знайти, Переглядати прапорці Учитивать.регистр і Клітинку цілком кнопки Формат, Параметри і Знайти далі мають те ж призначення, що і на вкладці Знайти, розглянутою вище.

§ У полі Замінити на (Replace with) введіть поєднання символів, які замінять символи, вказані в полі Знайти. Для видалення з документа символів, вказаних в полі Знайти, поле Замінити на залиште незаповненим.

§ Для заміни даних натискуйте кнопку Замінити (Replace) . Після того, як заміна буде вироблена, у вікні Excel буде виділений наступний фрагмент.

§ Кнопку Замінити все (Replace All) використовуйте для автоматичної заміни всіх входжень шуканих символів в документі, якщо немає необхідності підтверджувати кожну заміну клацанням кнопки Замінити. Після виконання операції з'явиться вікно з повідомленням про кількість вироблених замін.

Автозаміна

Для автоматизації введення у клітинки фрагментів тексту і малюнків, що повторюються, виправлення помилок при введенні символів можна використовувати діалогове вікно Автозаміна (AutoCorrect).

Примітка

У будь-яке клітинку робочої книги можна вставити примітку, що містить додаткову інформацію. Виділите клітинку і виберіть команду Примітка (Comment) у меню Вставка (Insert). На екрані поряд з клітинкум з'явиться рамка з ім'ям автора примітки. У рамку вводиться текст примітки, що відноситься до цього клітинки. Автор примітки вказується на вкладці Загальні (General) у діалоговому вікні Параметри (Options) що відображується на екрані після вибору однойменної команди в меню Сервіс (Tools). Розмір рамки визначає не об'єм інформації, представленої в примітці, а лише яка частина примітки відображуватиме на екрані. При затримці покажчика миші у вічку, що містить значок примітки (червоний трикутник в правому верхньому кутку клітинки), автоматично буде виведено спливаюче вікно з текстом примітки.