Автоматизированное рабочее место администратора магазина автозапчастей

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что возрастающие темпы информатизации общества повышают значение вычислительной техники в управленческих процессах. Использование возможностей современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяет увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией. Предприятия активно используют вычислительную технику для ведения бухгалтерского учета, контроля за выполнением заказов и договоров, подготовки деловых документов.

При современном уровне развития вычислительной техники и средств связи автоматизация процесса управления позволяет быстро и эффективно решать поставленные задачи, для чего создаются комплексные автоматизированные системы управления. Они включают в себя множество автоматизированных рабочих мест (АРМ) сотрудников, средства коммуникации и обмена информацией, другие средства и системы, позволяющие автоматизировать работу управленческого персонала.

Создание автоматизированных рабочих мест позволяет эффективно обрабатывать большие потоки информации, которые имеют определенную структуру, зависящую от особенностей места применения. Это позволяет осуществлять индивидуальный подход к автоматизации именно тех функций, которые выполняются данным подразделением. Введение на предприятии автоматизированных рабочих мест позволяет значительно сократить время выполнения работ и повысить их точность, облегчить труд специалистов.

Актуальность работы обусловлена также тем, что на сегодняшний день в секторе розничной торговли автозапчастями и автодеталями существует серьезная конкуренция. Поэтому в пределах одного магазина необходимо учитывать несколько важных факторов для эффективной работы: анализ потребностей автовладельцев; анализ и оценка работы персонала; эффективное управление финансами, взаиморасчетами с контрагентами; привлечение новых покупателей. Решить данные задачи также помогает создание автоматизированных рабочих мест.

Цель исследования: разработать проект автоматизированного рабочего места администратора магазина автозапчастей (на примере автомагазина «Москвич»).

Для реализации поставленной цели предстояло решить ряд исследовательских задач:

Определить роль и назначение автоматизации рабочего места.

Охарактеризовать структуру и виды автоматизированного рабочего места.

Разработать проект автоматизированного рабочего места администратора по продажам автозапчастей (на примере автомагазина «Москвич»).

Провести анализ экономической эффективности проекта (АРМ администратора).

Охарактеризовать эргономические требования к организации рабочего места.

Структура исследования обусловлена логикой решения поставленных задач и состоит из введения, четырех глав, заключения, списка литературы (76 источников), приложений.

В первой главе проведен обзор литературы по теме исследования. Раскрыто содержание и основные подходы к разработке автоматизированного рабочего места.

Во второй главе представлен анализ предметной области, информационное, програмное и технологическое обеспечение разработки автоматизированного рабочего места администратора по продажам автозапчастей (на примере автомагазина «Москвич»).

В третьей главе проведен анализ экономической эффективности проекта (АРМ администратора по продажам автозапчастей на примере автомагазина «Москвич»).

В четвертой главе - охарактеризованы эргономические требования к организации рабочего места администратора по продажам автозапчастей на примере автомагазина «Москвич».

В заключение работы сформулированы общие выводы по теме исследования.

1. Цели разработки автоматизированного рабочего места администратора магазина автозапчастей

1.1 Роль и назначение автоматизации рабочего места

На сегодняшний день в секторе розничной торговли автозапчастями и автодеталями существует серьезная конкуренция. Тенденции рынка заставляют магазины работать в условиях постоянного конкурентного соревнования, борьбы за покупателя. Однако добиться от покупателя лояльности нелегко. Поэтому в пределах одного магазина необходимо учитывать несколько важных факторов для эффективной работы: анализ потребностей автовладельцев - формирование ассортимента, который хорошо покупается, эффективное управление закупками и складом; анализ и оценка работы персонала - повышение качества обслуживания, контроль, минимизация злоупотреблений со стороны сотрудников; эффективное управление финансами, взаиморасчетами с контрагентами; привлечение новых покупателей - маркетинговые мероприятия, способствующие повышению уровня продаж.

Организовать строгий контроль на местах продаж помогает современная информационная система. Как утверждают специалисты, на практике автоматизация учета на предприятиях розничной торговли способствует наращиванию темпов развития бизнеса, увеличению товарооборота, позволяет строить бизнес исходя из точных данных, принимать обоснованные решения в стратегическом планировании.

Рассмотрим выгоды, которые несет в себе автоматизация магазина автозапчастей:

Продажи: строго контролируемый и фиксированный процесс реализации и оплаты каждого товара.

Сервис: повышение качества обслуживания покупателей, скорости и точности отпуска товара, уменьшается образование очередей.

Персонал: статистика работы каждого сотрудника в различных разрезах дисциплинирует персонал, максимально снижается уровень злоупотреблений со стороны кассиров, продавцов, работников склада. Недостачи, неучтенный («подставной») товар, манипуляции со скидками - в прошлом.

Склад: автоматизированный прием, перемещение и списание товаров, контроль уровня запасов на складе и сроков реализации товаров, анализ закупочных цен. Простая и удобная инвентаризация, эффективное взаимодействие с поставщиками.

Управление: анализ движения денежных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, удобное и оперативное формирование отчетов о продажах по сотрудникам, товарам, дням, клиентским картам. Анализ себестоимости и рентабельности каждого товара в отдельности. Эффективное управление ассортиментом по данным популярности и скорости продаж определенных типов и групп товаров.

Привлечение покупателей: за счет высокого уровня обслуживания, внедрения гибких дисконтных систем для постоянных покупателей, систем подарочных сертификатов, бонусных и накопительных систем лояльности. А также - возможность ведения клиентской базы и оповещения клиентов о новых поступлениях, акциях и специальных предложениях. Новые покупатели становятся постоянными, постоянные рекомендуют данный магазин друзьям.

В целом общую схему автоматизации магазина можно представить следующим образом (рисунок 1):

Рисунок 1 - Схема автоматизации магазина

автозапчасти магазин автоматизация

На современном этапе автоматизации управления общественным производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Автоматизированное рабочее место (АРМ) - комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности [18].

Автоматизация рабочего места представляет собой организацию места пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудование средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. Такими средствами, как правило, является ПК, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами (печатающими устройствами, сканирующими устройствами, считывателями штрих - кодов, устройствами графики, средствами резервного копирования данных).

Для каждой профессии существует множество особенностей построения автоматизированного рабочего места (АРМ), зависящих от выполняемых специалистом этой профессии функций. Но и создание автоматизированных вариантов рабочих мест для одних и тех же по профилю, но работающих в различных областях деятельности специалистов несет в себе большое количество различий и особенностей из-за специфики учреждений, в которых работают эти люди.

С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме [36]. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления.

В основу конструирования АРМ положены следующие основные принципы [62]:

1. Максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.

2. Формализация профессиональных знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой.

3. Проблемная ориентация АРМ на решение определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки информации, единством режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов экономических служб.

4. Модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.

5. Эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

Таким образом, автоматизированное рабочее место (АРМ) - комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности.

1.2 Автоматизированное рабочее место: структура и виды

В основу классификации АРМ может быть положен ряд классификационных признаков. С учетом областей применения возможна классификация АРМ по функциональному признаку [12]:

1. АРМ административно-управленческого персонала;

2. АРМ проектировщика радиоэлектронной аппаратуры, автоматизированных систем управления и т.д.;

3. АРМ специалиста в области экономики, математики, физики, и т.д.;

4. АРМ производственно-технологического назначения.

Важным классификационным признаком АРМ является режим его эксплуатации, по которому выделяются одиночный, групповой и сетевой режимы эксплуатации. В первом случае АРМ реализуется на обособленной ПЭВМ, все ресурсы которой находятся в монопольном распоряжении пользователя. Такое рабочее место ориентировано на решение нестандартных, специфических задач, и для его реализации применяются ЭВМ небольшой мощности.

При групповом режиме эксплуатации на базе одной ЭВМ реализуется несколько рабочих мест, объединенных по принципу административной или функциональной общности. В этом случае требуются уже более мощные ЭВМ и достаточно сложное программное обеспечение. Групповой режим эксплуатации обычно используется для организации распределенной обработки данных в пределах отдельного подразделения или организации для обслуживания стабильных групп специалистов и руководителей.

Сетевой режим эксплуатации АРМ объединяет достоинства первого и второго. В этом случае каждое АРМ строится на базе одной ЭВМ, но в то же время имеется возможность использовать некоторые общие ресурсы вычислительной сети [27].

Одним из подходов к классификации АРМ является их систематизация по видам решаемых задач. Возможны следующие группы АРМ:

1. Для решения информационно-вычислительных задач;

2. Для решения задач подготовки и ввода данных;

3. Для решения информационно-справочных задач;

4. Для решения задач бухгалтерского учета;

5. Для решения задач статистической обработки данных;

6. Для решения задач аналитических расчетов.

Обоснованное отнесения АРМ к определенной группе будет способствовать более глубокому и тщательному анализу, возможности сравнительной оценки различных однотипных АРМ с целью выбора наиболее предпочтительного.

Рассмотрим структуру автоматизированного рабочего места и связи между его составными частями (рисунок 2).

АРМ состоит из технических и программных средств вычислительной техники, а также необходимой методической документации, позволяющей пользователю эффективно взаимодействовать с данными средствами.

В состав технических средств входит как непосредственно ЭВМ, на базе которой реализуется данное АРМ, так и периферийные устройства и иные технические средства, набор которых может быть различен в зависимости от поставленных задач. Основными компонентами ЭВМ являются: центральный микропроцессор, системная шина, оперативная память, устройства ввода-вывода, накопители информации. Также к ЭВМ могут подключаться: печатающие устройства (принтеры, плоттеры), коммуникационное оборудование (модемы), устройства ввода изображений (сканеры) [39].

Рисунок 2 - Схема автоматизированного рабочего места

Информационное обеспечение и методическая документация также играют важную роль в эффективном функционировании АРМ.

Информационное обеспечение означает постоянную информационную поддержку каждого отдельно взятого автоматизированного рабочего места. Функционирование современных АРМ невозможно без снабжения своевременной, достоверной и качественной информацией.

Методическая документация представляет собой комплекс документов, касающихся порядка функционирования данного АРМ, и, как правило, включает в себя состав входных и выходных документов, инструкционные карты, должностные инструкции и другие документы. Создание продуманного, несложного в освоении комплекса методической документации особенно важно, когда в организации впервые внедряется система автоматизированных рабочих мест. В этом случае необходимо подробно объяснить сотрудникам порядок работы с новым для них оборудованием, пояснить все положительные стороны его использования. При необходимости следует организовать для работников посещение курсов повышения квалификации по работе с вычислительной техникой. Необходимо сделать все возможное, чтобы при внедрении в организации современных технологий обработки информации сотрудники не считали появившиеся технические средства помехой их обычной работе, а поняли всю выгоду и вес преимущества их использования.

Используемые в процессе построения и эксплуатации АРМ программные средства подразделяются на общее и функциональное программное обеспечение.

Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. В него входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы (например, антивирусные, программные средства защиты информации). Еще одним важным элементом общесистемного программного обеспечения являются средства написания и отладки собственных программ пользователя. К ним относятся разнообразные редакторы, позволяющие создавать программы на различных языках программирования (Pascal, Delphi и пр.). Подобные программные средства могут понадобиться в том случае, если для работы необходимо создание собственных программ, аналогов которых нет на рынке программного обеспечения [44].

Функциональное программное обеспечение (ФПО) определяет профессиональную ориентацию АРМ. Именно здесь реализуется направленность на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей. Именно от состава функционального ПО зависит специализация конкретного АРМ. Так как ФПО в конечном счете определяет область применения АРМ и состав решаемых пользователем задач, то оно должно разрабатываться на основе программных средств диалоговых систем, предназначенных для выполнения функций со схожими процедурами обработки информации.

В зависимости от назначения АРМ в состав ФПО могут входить различные программы. Рассмотрим основные группы программных средств, используемых для автоматизации наиболее часто встречающихся функций, выполняемых сотрудниками. К подобным программным средствам относят следующие [56]:

системы подготовки текстовых документов (текстовые редакторы и настольные издательские системы);

системы обработки финансово-экономической информации (табличные редакторы и другие подобные программы);

системы управления базами данных;

системы подготовки презентаций;

системы управления проектами;

личные информационные системы (органайзеры);

Web_браузеры;

программы для работы с электронной почтой;

экспертные системы;

системы проектирования и совершенствования систем управления;

системы обработки изображений документов;

системы оптического распознавания символов;

системы управления документами и организации электронного документооборота.

Системы подготовки текстовых документов подразделяют на текстовые редакторы (текстовые процессоры) и настольные издательские системы, которые различаются числом и масштабом выполняемых функций. Все типы систем подготовки текстовых документов позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке, а также выполняют ряд других функций. Использование данных программных средств позволяет значительно повысить производительность труда сотрудников, участвующих в составлении различных видов документов.

Издательские системы применяются при создании печатной продукции: для оформления журналов и книг, красочных рекламных буклетов и при выполнении прочих задач, решение которых невозможно или трудновыполнимо при использовании обычных текстовых редакторов.

Следует отметить, что современные текстовые редакторы значительно приблизились по набору функций к издательским системам. Так, например, редактор Microsoft Word позволяет вставлять в документ таблицы, рисунки, формулы и обладает рядом других полезных функций [12].

Системы обработки финансово-экономической информации используются при работе с числовыми данными (характеристиками экономических и финансовых процессов) для составления на их основе аналитических обзоров и иных документов. К таким программным средствам относятся табличные процессоры, специализированные бухгалтерские и банковские программы, специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования. В большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. Специальное ПО для работы с таблицами помогает создавать подобные документы. Такие программы очень удобны и широко применяются, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных параметров.

Системы управления базами данных. Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных с целью поиска различных сведений, необходимых для подготовки документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД). База данных (БД) - совокупность специально организованных и логически упорядоченных данных.

Развитие информационных технологий и применение их в различных областях деятельности привело к созданию разнообразных баз данных различной сложности. Сложность базы данных зависит от объема и структуры хранимой в БД информации, разнообразия форм ее представления, связей между файлами, требований к производительности и надежности.

Организация базы данных требует предварительного построения логической модели данных. Ее основное назначение - систематизация информации по содержанию, структуре, объему, взаимным связям, а также отражение свойств информации с учетом потребностей конечных пользователей.

Логическая модель строится в несколько этапов с постепенным приближением к оптимальному для данных условий варианту. Эффективность такой модели зависит от того, насколько близко она отображает изучаемую предметную область. К предметной области относятся объекты (документы, счета, операции над ними и пр.), а также характеристики данных объектов, их свойства, взаимодействие и взаимное влияние.

Таким образом, при построении логической модели данных сначала выявляются те объекты, которые интересуют пользователей проектируемой БД. Затем для каждого объекта формулируются характеристики и свойства, достаточно полно описывающие данный объект. Эти характеристики в дальнейшем будут отражены и базе данных соответствующие поля.

Логическая модель данных строится в рамках одного из трех подходов к созданию баз данных. Выделяют следующие виды логических моделей базы данных: иерархическая; сетевая; реляционная.

Иерархическая модель представляет собой древовидную структуру, которая выражает связи подчинения нижнего уровня высшему. Это облегчает поиск информации в том случае, если запросы имеют такую же структуру.

Сетевая модель отличается от предыдущей наличием также и горизонтальных связей. Это усложняет как модель, так и саму БД и средства ее управления.

Реляционная модель представляет хранимую информацию в виде таблиц, над которыми возможно выполнение логических операций (операций реляционной алгебры) [1]. В настоящий момент этот вид моделей получил наибольшее распространение. Это связано со сравнительной простотой реализации, четкой определенностью отношений между объектами, простотой изменения структуры БД.

После построения логической модели БД осуществляется ее привязка к конкретным программным и техническим средствам, реализующим данную БД. Полученная в результате модель называется физической моделью БД.

Удобство работы с базой данных, получение необходимой информации из хранимых в БД массивов данных и т.п. обеспечивается наличием продуманной и корректно реализованной системы управления базами: данных.

Система управления базами данных (СУБД) - это совокупность средств и методов сбора, регистрации, хранения, упорядочения, поиска, выборки и представления информации в БД.

СУБД позволяют хранить большие объемы информации и быстро находить нужные данные. При работе с традиционной бумажной картотекой! сотруднику приходится постоянно иметь дело с большим объемом данных. При этом на практике карточки очень часто бывают отсортированы не по тому признаку, который необходим в данный момент. Использование СУБД значительно упрощает задачу поиска необходимых данных, причем пользователь практически не ограничен в выборе критериев поиска.

Web-браузеры и программы для работы с электронной почтой. Для работы многих специалистов необходима самая разнообразная и оперативная информация из различных областей знаний. В настоящее время основным информационным ресурсом для получения данных является сеть Интернет. Для работы с ней применяют специальные программные средства - Web-браузеры, позволяющие получать самую разнообразную информацию по всему миру.

Экспертные системы. Многие специалисты в соответствии со своими должностными обязанностями заняты составлением различных аналитических материалов (справок, обзоров и других подобных документов).

Кроме того, специалисты принимают ответственные решения, последствия которых важны для всего управленческого процесса. Чтобы сделать выполнение этих функций более быстрым, эффективным и легким, используются экспертные системы [43].

Системы управления документами и электронного документооборота. Для автоматизации поиска, управления и хранения электронных документов различных форматов используются системы управления документами.

Современные программные продукты этого типа позволяют производить над документами самые разнообразные операции.

При сегодняшнем высоком уровне развития средств вычислительной техники стало обычным явлением, когда с помощью ЭВМ формируются платежные поручения, приходно-расходные кассовые ордера, накладные и другие первичные экономические документы.

Таким образом, в состав АРМ должны входить технические и программные средства вычислительной техники, а также необходимая методическая документация, позволяющая пользователю эффективно взаимодействовать с данными средствами.

2. Разработка автоматизированного рабочего места администратора по продажам автозапчастей (на примере автомагазина «Москвич»)

2.1 Анализ предметной области

Магазин занимается розничной торговлей. Поставки товаров в магазин осуществляется через оптовые торговые базы и оптовых поставщиков.

Структура управления в магазине «Москвич» - линейная, т.к. в нем существует строгая линейная иерархия подчинения (рисунок 3). На малом предприятии такая структура управления является наиболее эффективной, т. к. каждый подчиняется одному начальнику, знает свои права и обязанности и работу. Во главе стоит директор - владелец, в его подчинении находятся главный бухгалтер, старший продавец и водители - экспедиторы. В подчинении главного бухгалтера находится кредитный бухгалтер, в подчинении старшего продавца находятся продавцы и техничка.

Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

Рисунок 3 - Структура управления в магазине «Москвич»

Автомагазин «Москвич» располагает доступом ко всем автозапчастям ведущих производителей автомобилей.

В магазине предоставляется компетентная информация и ответы на все вопросы клиента, а также информация о производителе автозапчастей, его характеристиках.

К преимуществам автомагазина «Москвич» следует отнести получение качественных и недорогих автозапчастей в минимальные сроки.

Автомагазин «Москвич» оказывает следующие услуги: гарантированное качество товара, гибкая система скидок; продажа автозапчастей за наличный и безналичный расчет; квалифицированные консультации специалистов (продавцов); бесплатная автостоянка, удобный подъезд; просторный торговый зал, оплата и получение товара в одном месте; продажа автозапчастей через интернет-магазин с доставкой.

Объектом автоматизации является рабочее место администратора отдела продаж, который ежедневно формирует альтернативные заявки на покупку автозапчастей по определенным критериям, накапливает и анализирует статистику по определенным видам автозапчастей. Данные о продажах (заявки) накапливаются в архиве, чтобы обеспечить возможность анализа сезонности и прогнозирования цен на продаваемые позиции.

На администратора отдела продаж возлагаются следующие функции: а) прием заявки; б) оформление чека; в) поиск нужной автозапчасти; г) прием денежных средств; д) составление отчетности о выполненной работе; е) накопление статистической информации об удовлетворённых заявках и об отказах.

На данный момент клиент обращаясь в автомагазин «Москвич» за помощью в подборе автозапчасти не может получить всю информацию о существующих предложениях, так как объем рынка достаточно большой и при выборке отдельных вариантов автозапчастей вся информация предоставляется в описательном виде в формате MS Word и частично в формате MS Excel. Что в свою очередь ведет к некоторой неразберихе в выборе нужной автозапчасти.

Поскольку автомагазин «Москвич» работает с большим количеством поставщиков, то структура заказа и метод предоставления информации об автозапчасти о каждой позиции разный. В свою очередь клиенту трудно сориентироваться между всевозможными видами предоставления информации, проанализировать полученную информацию и сделать выбор. Для решения данных проблем нужно провести автоматизацию процесса предоставления информации администратором отдела продаж о имеющихся автозапчастях в наличии по различным критериям, сведенных в специализированную программу. С помощью данной информации можно в едином формате получать исчерпывающую информацию об существующем ассортименте магазина.

Охарактеризуем экономическую сущность задачи:

Параметры объекта автоматизации следующие: а) количество человек занятых на объекте автоматизации - 1 человек; б) периодичность сбора данных о продажах ежедневно, по мере поступления; в) периодичность формирования заявок - ежедневно, по мере поступления; г) основное назначение - сбор данных о продажах и формирование заявок; д) перечень входных потоков - сведения об автозапчастях, сведения о клиентах, сведения о поставщиках, заявки на поставляемые автозапчасти, пакет документов; е) перечень выходных документов - договор купли-продажи, отчет о выполненной работе, статистика продаж, сведения об постоянных клиентах; ж) получатели информации - директор компании, бухгалтерия, клиент, государственные органы.

Целью создания данной системы является:

снижение трудоемкости поиска и подбора автозапчастей,

обработки поступающей информации

оформления договоров и получения статистических данных по деятельности фирмы.

Для достижения поставленной цели следует решить ряд задач:

- провести технико-экономическую характеристику предметной области;

- провести постановку задачи для дальнейшего проектирования и разработки автоматизированного рабочего места;

- провести разработку приложения;

Поскольку ранее нами было заявлено, что количество человек занятых на объекте автоматизации - 1 человек, требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его обработки будут выглядеть следующим образом:

Эксплуатация автоматизированного рабочего места администратора отдела продаж автозапчастей должна осуществляться одним человеком. Необходимая квалификация - высшее образование и стаж в должности продаж не менее 1 года, навыки работы с персональным компьютером на уровне пользователя. Подготовка к работе с АРМ должна осуществляться посредством прочтения справочных данных, поставляемых вместе с системой.

Жизненный цикл - система останется актуальной в течении 10 лет. Допустимые пределы автоматизации и развития системы: система может быть модернизирована не более, чем на 10 %.

Автоматизированное рабочее место администратора отдела продаж автозапчастей функционирует в пределах одной программной оболочки одного рабочего места и состоит из следующих модулей:

a) модуль, содержащий информацию об актуальных позициях ассортиментного листа;

б) модуль, содержащий информацию о заявках клиента;

в) модуль, отражающий актуальную информацию по поставщикам;

г) модуль, содержащий статистическую информацию об удовлетворенных заявках.

Требование к режимам функционирования: функционирование системы должно осуществляться в диалоговом режиме. Должен быть обеспечен многооконный режим работы программы посредством экранных форм.

Перспективы развития и модернизации системы состоят в следующем:

- возможность внедрения подсистем прогнозирования цен на основе статистических архивных данных;

- внедрение настраиваемого интерфейса программы.

Рассмотрим последовательности проведения расчетов, а также выделим алгоритм расчета экономических показателей на каждом этапе. Для достижения большей степени формализованности описания задачи можно использовать группировку всех показателей в две таблицы: формализованного описания входных (таблица 1) и результатных показателей (таблица 2).

Таблица 1 - Формализованное описание входных показателей

Таблица 2 - Формализованное описание результатных показателей

Следует отметить, что на данный момент почти каждый автомагазин имеет собственный индивидуальный модуль по автоматизации рабочего места администратора отдела продаж. Функции и требования к разрабатываемым модулям определяются индивидуально каждым магазином и отражают специфику его работы магазина.

К подобным продуктам можно отнести: 1 С: Бухучет и Торговля; Менеджер Авто+; Купля/Продажа и т.д. Данные системы разрабатывались специализированно для фирм АвтоМир и АвтоКар и отвечают точным потребностям менеджеров-администраторов продаж именно этих фирм. Препятствиями для покупки этих программных модулей для автомагазина «Москвич» являются: необходимость доработки и написание отдельных функций, отчетов для оптимальной работы администратора отдела продаж; отсутствие возможности покупки разработанного ранее программного обеспечения или большая стоимость данного программного продукта [17].

Следует отметить и такие программные продукты как ФОЛИО WinСклад. Проф (Версии 7.5/7.5Е); «БухСофт: Предприниматель»; «Товар-Деньги-Товар 3.0».

Проведем сравнительный анализ данных программных продуктов:

Программы складского учета ФОЛИО WinСклад. Проф предназначены для автоматизации учета и анализа движения товаров и денежных средств, формирования различных отчетов, подготовки и печати первичных складских и платежных документов, экспорта данных в бухгалтерские программы ФОЛИО и других производителей, а также в MS Excel.

Недорогие конфигурации программ складского учета предназначены для решения типовых аналитических и учетных задач, не требующих использования всего функционала программ.

Функциональные возможности выпускаемых модификаций программ (для малых предприятий - версии: 7.5E, для средних и крупных - версии: 7.5) полностью идентичны за исключением возможностей многопотоковой обработки данных.

Функции программы складского учета ФОЛИО WinСклад. Проф постоянно расширяются. Имеется возможность подключения программы в терминальном режиме работы (специальная опция), что дает значительный эффект при удаленном доступе к данным.

В программе есть визуальный Генератор отчетов и печатных форм, в котором можно использовать гибкий и мощный язык VBScript.

С декабря 2008 г. в стандартную поставку проф - версий программ складского учета добавлена возможность использования отчетов и форм, выполненных в генераторе отчетов «Fastreport® 4 VCL»; Для продвинутых пользователей, желающих самостоятельно программировать сложные визуальные формы ввода и отчетности, выпускаются специальные версии программ со встроенным дизайнером FastReport® 4 VCL.

Программа Предприниматель от БухСофт - простая программа для предпринимателей (ПБОЮЛ), которая обеспечивает весь учет по общепринятой системе налогообложения (по ставке НДФЛ 13%). Программа обеспечивает формирование книги доходов и расходов для ИП, учет ОС и НМА, складской учет, учет расчетов с контрагентами, расчет зарплаты сотрудников предпринимателя и иные функции.

Программа «Товар-Деньги-Товар 3.0» - это торгово-складская программа для осуществления комплексного контроля над деятельностью оптовых, розничных, оптово-розничных и других торгующих предприятий - от киоска до супермаркета. Программа позволяет проводить и оформлять все виды торговых и складских операций, вести соответствующую документацию и формировать разнообразные отчеты.

Сравнительная характеристика программных продуктов была проведена по следующим критериям (таблица 3):

Таблица 3 - Сравнительная характеристика программных продуктов ФОЛИО WinСклад. Проф (Версии 7.5/7.5Е); «БухСофт: Предприниматель»; «Товар-Деньги-Товар 3.0»

В рамках данной выпускной квалификационной работы мы разработали программное обеспечение, которое будет отвечать всем потребностям автомагазина «Москвич».

Техническое обеспечение (ТО) представляет собой комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, размножения информации, оргтехника и др.), обеспечивающих работу автоматизированной информационной технологии (АИТ). Центральное место среди всех технических средств занимает ПЭВМ. Структурными элементами технического обеспечения наряду с техническими средствами являются также методические и руководящие материалы, техническая документация и обслуживающий эти технические средства персонал.

Для успешного функционирования автоматизированного рабочего места администратора отдела продаж автозапчастей необходимо наличие следующего технического обеспечения:

а) процессор Pentium IV с тактовой частотой не ниже 1,6GHz;

б) оперативная память не менее 256 Mb;

в) свободное пространство на жестком диске 100Mb;

г) графический адаптер, обеспечивающий разрешение монитора не менее 800x600;

д) монитор;

е) CD-Rom;

ж) принтер формата А4;

з) манипулятор типа «мышь»;

и) клавиатура.

Техническое обслуживание и ремонт системы не предусматривается.

Хранение компонентов системы должно осуществляться на носителях, обеспечивающих свободное считывание и запись информации при работе с БД.

Запрещается запись БД на CD-диск и дальнейшее считывание информации с него, если БД не была заархивирована.

Информационное обеспечение (ИО) представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в АИТ [25]. Оно включает в себя: совокупность показателей, справочных данных, классификаторов и кодификаторов информации; унифицированные системы документации, специально организованные для автоматического обслуживания; массивы информации на соответствующих носителях; а также персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обработки информации.

Состав данных информационной системы должен максимально полно отражать предметную область, т.е. в состав данных должны входить все необходимые реквизиты и показатели входной и выходной информации.

Информация в системе должна храниться в реляционной БД, представляющей собой совокупность нормализованных таблиц.

Информационный обмен между компонентами осуществляется за счет единого информационного пространства.

Требования по применению систем управления БД состоят в следующем:

- проектируемая система должна разрабатывается с использованием СУБД Access;

- требуемые характеристика языка описания БД: наглядность; простота изучения; обеспечение требуемой степени независимости данных; встроенные средства защиты от несанкционированного доступа.

Требования к структуре сбора, обработки, передачи данных в системе и представлению данных состоят в следующем:

- ввод информации в систему реализуется посредством ручного ввода с использованием экранных форм. Таким образом, должны быть разработаны экранные формы ввода, обеспечивающие минимальную трудоемкость ввода. Необходимо обеспечить связь вводимых данных с нормативно-справочной информацией.

- система должна содержать необходимые средства поиска информации в таблицах БД. Вывод информации должен осуществляться в виде экранных форм, отчетов, таблиц.

Требования к защите данных от разрушений при авариях и сбоях в электропитании системы состоят в следующем: для защиты накопленных за несколько месяцев данных от разрушений при авариях должно быть предусмотрено резервное копирование БД на отдельные, не связанные напрямую с системой, носители информации.

Требования к контролю, хранению, обновлению и восстановлению данных состоят в следующем: в целях контроля и исправления данных вся информация из БД должна быть доступна для изменения вручную.

К входящим документам следует отнести: заявку клиента на желание приобрести автозапчасти с определенными характеристиками; стоимостной диапазон (данный диапазон представляет информацию, в какую стоимость планирует уложиться клиент).

К выходным документам можно отнести: заполненную заявку на приобретение автозапчастей, оформленную документацию.

Состав информационного обеспечения представлен в таблице 4:

Таблица 4 - Состав информационного обеспечения

Принципы организации информационного обеспечения следующие: непротиворечивость и достоверность данных; минимизация объемов хранения; актуальность данных; простота и удобство эксплуатации; гибкость (возможность дальнейшего расширения базы данных и адаптации к изменениям в предметной области).

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ, реализующих функции и задачи АИТ и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств [62]. В состав программного обеспечения входят: общесистемные и специальные программы; инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения; персонал, занимающийся разработкой и сопровождением ПО на весь период жизненного цикла АИТ.

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разрабатываемых при создании АИТ конкретного функционального назначения. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществляющих организацию данных и их обработку при решении функциональных задач.

Для успешного функционирования АРМ требуется наличие следующего программного обеспечения:

а) операционная система Windows 2000 или выше;

б) табличный процессор Exсel пакета MSOffice 2000/XP;

в) программа драйвер для работы с принтером;

г) СУБД Access;

д) архиваторы WinZip, WinRaR;

е) внутренние библиотеки языка программирования VBA.

Охарактеризуем требование к защите информации от несанкционированного доступа: БД должна быть защищена паролем от несанкционированного доступа. Для предотвращения несанкционированного доступа предусмотрен механизм установления подлинности и полномочий пользователя при входе в АРМ. Вход в систему с паролем доступен только пользователям, имеющим соответствующие права, и обеспечивает возможность модификации и просмотра соответствующей информации.

Требование по сохранности информации при авариях состоят в следующем.

Сохранность информации в системе должна быть обеспечена в следующих ситуациях: а) потеря электропитания; б) сбой в работе операционной системы; в) выход из строя операционной системы; г) сбой в работе технических средств, кроме носителей, на которых хранится АРМ; д) выход из строя технических средств, кроме носителей на которых хранится АРМ; е) удаление файлов автоматизированного рабочего места менеджера по продажам автозапчастей, кроме файла БД.

Технологическое обеспечение АИТ состоит из подсистем, автоматизирующих информационное обслуживание пользователей, решение задач с применением ЭВМ и других технических средств управления в установленных режимах работы [58].

Технологическое обеспечение АИТ, как правило, по составу однородно для различных систем, что позволяет реализовать принцип совместимости систем в процессе их функционирования. Обязательными элементами обеспечения АИТ являются информационное, лингвистическое, техническое, программное, математическое, правовое, организационное и эргономическое. На данный момент в автомагазине при обработке информации и обеспечении поиска нужной автозапчасти используются подручное стандартное программное обеспечение.

Используются компоненты MS Office и браузеры операционной системы. С помощью данного программного обеспечения администратор отдела продаж производит оформление заявки на поиск автозапчасти и производит непосредственно поиск и систематизацию имеющихся в наличии продукции.

Таким образом, целью создания автоматизированного рабочего места администратора отдела продаж автозапчастей является: снижение трудоемкости поиска и подбора необходимых автозапчастей, обработки поступающей информации; оформление договоров и получения статистических данных по деятельности фирмы.

2.2 Информационное, программное и технологическое обеспечение разработки автоматизированного рабочего места

Информационное обеспечение комплекса задач состоит в следующем: формирование единого плана продаж, разбивка его по клиентам в соответствии с их потребностями, формирование матриц цен для разных категорий клиентов.

Перечень объектов, при управлении которыми решают комплекс задач: зона ответственности, филиал, клиент, ассортиментная позиция, маржинальный доход, наценка, цена закупа, среднеотпускная цена, категория клиента, матрица цен.

Периодичность и продолжительность решения: периодичность решения - при заключении сделки с клиентом. Время, необходимое на проведение комплексного анализа и формирование отчетов - 24 рабочих часа. Обновление архива происходит раз в год. Резервные копии создаются раз в 3 месяца.

Условия, при которых прекращается решение комплекса задач автоматизированным способом: решение комплекса задач автоматизированным способом может прекратиться в случае утраты системой своей актуальности, при смене ценовой политики предприятия, в случае изменения структур данных или алгоритмов расчета. Временное прекращение решения комплекса задач возможно при сбоях в системе [16].

Схема данных построена в BPwin. Представим бизнес-процессы возникающие в процессе поступления и обработки заявки клиента на приобретение автозапчастей. При разбиении на составные задачи администратор решает следующие задачи (рисунок 4):

Рисунок 4 - Схема бизнес-процессов администратора отдела продаж автомагазина «Москвич»

Связи данного комплекса задач с другими комплексами представлены на рисунке 5:

Рисунок 5 - Связь комплекса задач «Формирование плана продаж» с другими комплексами задач

Исходные данные для решения задачи (потребности клиентов) предоставляют филиалы. Финансово-аналитический отдел выставляет плановый маржинальный доход на период, в соответствии с которым администратор отдела продаж аавтозапчастей ведёт работу. Результаты решения задачи «Формирование плана продаж» используются отделом маркетинга, руководством (директором) для ознакомления и утверждения (отправки на доработку).

Распределение действий между персоналом и техническими средствами при различных ситуациях решения задач: при решении комплекса задач пользователем (администратором отдела продаж) выполняются следующие действия: загрузка данных, введенных сотрудником отдела продаж; контроль правильности ввода данных; редактирование, в случае необходимости, данных; установление параметров расчета, выбор категории клиентов для расчет соответствующих цен и т.д.); корректировка отчетов, сформированных программой, детальный анализ полученных результатов; ведение архива отчетов; выбор устройства вывода для выдачи отчетов.

Администратором отдела продаж выполняются следующие действия: ввод данных; редактирование данных; удаление данных; формирование доступных отчетов.

Автоматизированная система выполняет следующие действия: хранение информации; поиск данных в БД; построение сводных таблиц по интересуемым видам автозапчастей; расчет финансовых показателей (наценка, маржинальный доход, другие); построение графиков, диаграмм; формирование отчетов; вывод отчетов на устройство вывода, выбранное пользователем.

Для кодирования информации используется следующая система. Для определения данных клиента используются стандартные реквизиты паспорта серия и номер.

Для определения кода автозапчасти используется реквизиты - номер автозапчасти, марка автомобиля.

Кодирование информации осуществляется при написании программного модуля для администратора отдела продаж, а также выходной информации отчетов.

Оперативная информация: новые поступления заявок от клиентов; сводка по видам автозапчастей.

Параметры объекта автоматизации: а) количество человек занятых на объекте автоматизации - 1 человек; б) периодичность сбора данных о причинах отказа - ежедневно, по мере поступления; в) периодичность формирования заявок - ежедневно, по мере поступления; г) основное назначение - сбор данных о продажах автозапчастей; формирование заявок; д) перечень входных потоков - сведения об марке автомобиля для которой нужна автозапчасть. В данном входном потоке отражается: номер автозапчасти; марка, модель; кузов; комплектация.

Форма в разработанном виде представлена на рисунке 6:

Рисунок 6 - Форма, отражающая имеющиеся для данной марки автомобиля автозапчасти

На рисунке 7 представлена форма, отражающая выбор автозапчастей для автомобиля:

Рисунок 7 - Форма, отражающая выбор нужных автозапчастей для автомобиля

Как нами уже было отмечено, перечень выходных документов содержит договор купли-продажи. В данном документы представлены следующие реквизиты - в разделе автомобиль - модель авто; марка авто; и комплектация.

Сформируем информационную модель формирования отчета (рисунок 8):

Рисунок 8 - Инфологическая модель формирования отчета по продаже автозапчастей по маркам автомобиля