База данных учреждения среднего профессионального образования

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Оглавление

Введение

1. Проектирование базы данных

2. Конструирование базы данных

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Для принятия обоснованных и эффективных решений в образовательной деятельности, современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.

В разных областях зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Продукт корпорации Microsoft - Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

Целью данного реферата является рассмотрение проектирование в теории и создания на практике базы данных отделения среднего профессионального образования в продукте корпорации Microsoft Access.

1. Проектирование базы данных

Анализ предметной области

Сфера деятельности отделение среднего профессионального образования характеризуется большими массивами информации и объёмом выполняемых работ.

Задачами отделения среднего профессионального образования является:

Следить за успеваемостью всех студентов отделения СПО;

Обладать полной информацией о студентах (Ф.И.О., пол, дата рождения, место рождения и жительства, контактный телефон и т.п.)

Обладать информацией о преподавателях (Ф.И.О., должность, какие предметы пропадают и др.)

Для этого необходима единая информационная система, в которой будет отслеживаться, как студенты успевают (или не успевают) в учебе, по какому предмету, и у какого преподавателя, где так же будет выводится по какому виду контроля.

Проектирование базы данных отделения СПО

Далее проектируем данные таблицы для реализации выше описанных задач:

предметы;

преподаватели;

студенты;

успеваемость;

Описание свойств полей указанных таблиц

Таблица предметов

Таблица преподаватели:

Таблица студентов

Таблица успеваемости

Размещено на http://www.allbest.ru

Также была дополнительно создана таблица «Вид контроля»

После создания данных таблиц я приступила к заполнению их данными.

Связь между таблицам

2. Конструирование базы данных

Обоснование выбора

Для проектирования базы данных мы выбрали Microsoft Access т.к. система Access -- это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов.

Microsoft Access является многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя. Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, логический, гиперссылка и поля.

Таким образом, достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

Создание Базы данных

Для создания новой базы данных выполним команду Файл/Создать. На экране откроется окно диалога “Создание”, содержащее две вкладки:

“Общие” -- позволяет создать новую пустую базу данных;

“Базы данных” -- позволяет выбрать образец базы данных, содержащий большинство требуемых объектов, и создать базу с помощью мастера.

Для создания новой пустой базы данных перейдем на вкладку “Общие” и нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога. На экране откроется окно диалога “Файл новой базы данных”. В данном окне диалога из раскрывающегося списка Папка выберем папку, в которой сохраним создаваемую базу данных, а в поле ввода Имя файла введем имя базы данных. После этого можно создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным.

В обоих случаях останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

При выборе имени базы данных можно не ограничиваться восемью символами. Расширение для имени файла указывать не нужно, по умолчанию в поле ввода Тип файла установлен тип “База данных”. После ввода имени создаваемой базы данных нажмем кнопку Создать данного окна диалога. На экране откроется окно базы данных. Оно состоит из шести вкладок, которые пока пусты. В данном окне предстоит создать все объекты, входящие в базу данных. Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна базы данных. В этом окне можно создавать таблицы, хранящие информацию, отчеты, формы, запросы. Все они будут располагаться во вкладках, которые открываются при выборе соответствующего ярлыка.

Для создания информационной БД Access, необходимо выполнить следующие действия:

Выбрать пункт меню /Пуск/Создать документ Офис

В представленном диалоговом окне выбрать пункт: Новая База Данных

Создание таблиц:

С помощью конструктора. Необходимо в разделе «Таблицы» структуры БД, нажать кнопку «Создать» и в дополнительном окне выбрать необходимый пункт «Конструктор».

Далее необходимо в конструкторе указать «Имя поля» таблицы,

«Тип данных» поля, по желанию «Примечание» и при достаточной подготовке можно использовать расширенные настройки полей, такие как: Символьный размер поля, кодировка, формат и многое прочее, представлены в нижней части окна конструктора.

«Имя поля» таблицы - это просто название столбца, несет в себе информационный характер для пользователя

«Тип данных» - требует серьезного подхода к своему выбору, так как он определяет тип информации вносимой в поля таблицы.

В зависимости от типа данных, БД будет позволять или не позволять вам производить различные операции. К примеру: получение суммы остатков по складам, возможно только если поле «Остатки» будет числового типа данных

«Примечание» - носит также информационный характер, но в отличие от «Имени поля», примечание сможете видеть только Вы, в режиме конструктора.

«Ключевое поле» - используют для создания связей между таблицами. Все значения этого поля должны быть уникальными. Связь по КП используют для создания запросов, отчетов и тд.

Для упрощения ввода повторяющихся данных используем в «Типе данных», пункт «Мастер подстановок»

Еще один «Метод подстановки» получает данные из другой таблицы. К «списку» создается связь на поле другой таблицы и оттуда берутся необходимые данные.

Для ввода данных в созданную таблицу, открываем ее двойным щелчком и вносим необходимую информацию.

Создание формы:

Для создания необходимо перейти на вкладку «формы» нажать кнопку «создать» и используя «мастер форм» выбрать необходимые поля, структуру отображения, цветовую гамму. Получится рабочий макет.

Далее используя «Конструктор форм» добавим кнопки навигации для просмотра содержимого таблиц, кнопку выхода из формы, кнопки для показа запроса и переноса отчета в выбранный формат.

Для этого выбрав на панели объектов «Кнопку» размещаем ее на форме и задаем необходимые действия которые будут выполняться по ее нажатию.

В результате получится полноценное «диалоговое окно» для работы с созданными таблицами, формами и запросами.

Кнопки «Остатки, товар» открывают наши таблицы. Кнопка «Ввод товара» открывает вторую форму для просмотра и редактирования записей в таблице товар.

Кнопка «Остатки по складам» открывает сводную таблицу (запрос) которая содержит данные из обеих таблиц и вычисляемое поле «Остатки по складам».

Так же созданы кнопки перехода по записям, открытия отчета, и кнопка закрытия формы.

Создание запроса и отчета:

Так же как и в предыдущих случаях выбираем вкладку «Запрос», жмем кнопу «Создать» и выбираем «конструктор». В появившихся окнах выбираем таблицы и далее необходимые поля для показа из этих таблиц.

Для создания «отчета» производим те же действия, только создаем с помощью мастера. Выбираем нужные поля из разных таблиц для формирования необходимой структуры, показа требуемых данных.

база данный таблица запрос

Функциональные возможности MS Access

Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма.

Окно объектов базы данных:

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Таблица - это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах - в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных.

Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы.

Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».

Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.

Запрос - объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

Форма - это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами - в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

Какие возможности предоставляет Access в функциональном плане:

1. Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами:

вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена);

вручную в поля формы;

прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, электронные таблицы);

программным методом, который может сочетать в себе любые средства.

Последний способ обладает наибольшей гибкостью и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный в реализации и требует определенного уровня знаний программирования.

2. Изменение данных. Редактирование возможно следующими способами:

вручную прямо в таблице;

в полях форм;

в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД;

программным методом.

3. Вывод данных. Здесь Access предоставляет такие возможности:

вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов;

экспорт в другие форматы данных (те же, что при импорте);

вывод на печать, в основном в виде отчетов;

вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети;

программный экспорт и вывод информации.

4. Взаимодействие с другими источниками и потребителями информации. В этом плане Access может выступать как сервер или клиент автоматизации. Особенно прозрачно настраиваются связи с другими продуктами пакета Microsoft Office. Например вы можете иметь документ Microsoft Word, в котором будут присутствовать поля из БД Access, изменение данных в базе автоматически отображается в документе. Это позволяет создавать гибкие решения, интегрирующие данные в офисных средствах.

8. Администрирование. Преимущество монопольного режима работы фактически привело к вырождению функций администрирования БД и в связи с этим -- к отсутствию инструментальных средств администрирования в обычном понимании этого слова в MS Access. Имеющиеся же средства позволяют сделать следующее:

имеется возможность разделения базы данных Microsoft Access на два файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволяет пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты, а также сократить сетевой трафик;

существует возможность связывания таблиц из других баз данных Microsoft Access или иных источников. Например, может потребоваться использование таблицы из другой базы данных Microsoft Access, открытой для совместной работы по сети. Это особенно полезно при необходимости хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, сохраняя формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных;

Заключение

Используя возможности Microsoft Access и согласно выше описанным правилам работы в Microsoft Access мы создали:

1). 4 таблицы:

предметы;

преподаватели;

студенты;

успеваемость.

и плюс одну таблицу дополнительную «Вид контроля»

2). Запросы

3). Формы

Список используемой литературы

Бакаревич Ю. Б., Пушкина Н. В., Смирнова Е. Ю. Управление базами данных. СПб.: Изд. СПбГУ, 2009. - 754 с.

Гончаров А. Access в примерах.-С.-Петербург: Питер, 2008. - 302 с.

Информатика. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. - Иркутск: ИрГТУ, 2009. - 116с.

Размещено на www.allbest.