В рамках данной работы была осуществлена автоматизация работы менеджера фирмы по рекламе недвижимости.

Основными задачами, стоящими перед менеджером по рекламе являются своевременная подача и учет рекламы объектов недвижимости и, учет расходов на рекламу по каждому договору, а также подведение итогов подачи рекламы предприятия в целом.

Целью данного дипломного проекта является автоматизация рабочего места менеджера по рекламе агентства "БАСТИОН".

Задачи:

- централизованное хранение информации об объектах недвижимости;

- автоматизация подготовки объявлений по объектам недвижимости;

- автоматизация формирования прайс-листа;

- автоматизация учета расходов на рекламу;

- анализ расхода на рекламу за периоды;

- быстрый поиск необходимой информации;

- сокращение времени на подготовку рекламы и формирование прайс-листа.

Для достижения поставленной цели необходимо:

- изучить специфику рекламной деятельности в агентствах недвижимости;

- изучить организацию и уровень автоматизации деятельности ООО "БАСТИОН";

информационная система реклама пользователь

- выполнить обзор программных продуктов, автоматизирующих деятельность агентств недвижимости;

- разработать ИС "Реклама";

- разработать руководство пользователя для работы с ИС "Реклама";

- определить эффективность от внедрения ИС "Реклама".

1.2.1 Что такое недвижимость

Недвижимость в России - бесценный капитал, дарованный природой, созданный трудом предшествующих поколений людей, живших и живущих на Российской земле. Термин “недвижимость" появился в российском законодательстве со времен Петра I и активно используется по сегодняшний день. Перечень объектов недвижимости приведен в ст.130 ГК РФ [10]. К недвижимым вещам (недвижимое имущество, недвижимость) относятся земельные участки, участки недр, обособленные водные объекты и все, что прочно связано с землей, то есть объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе леса, многолетние насаждения, здания, сооружения. К недвижимым вещам относятся также подлежащие государственной регистрации воздушные и морские суда, суда внутреннего плавания, космические объекты. Законом к недвижимым вещам может быть отнесено и иное имущество. Так, например, предприятие в целом как имущественный комплекс также признается недвижимостью (ст.132 ГК РФ) [10].

Предприятие в целом или его часть может быть объектом купли-продажи, залога, аренды и других сделок, связанных с установлением, изменением и прекращением вещных прав. Предприятие может быть также передано по наследству.

1.2.2 Сегменты рынка

Рынок недвижимости в России только складывается. В классическом его понимании он представлен обычно в трех основных сегментах:

- рынок жилых помещений;

- рынок земельных участков;

- рынок ценных бумаг на недвижимость.

К примеру, рынок жилых помещений предусматривает как продажу, так и аренду, и эксплуатацию. Этот рынок охватывает многоквартирные дома, коттеджное строительство и т.д.

Существуют различные формы собственности: частная, собственность акционерных предприятий, местная, муниципальная и, наконец, федеральная. Определить эффективность той или иной формы очень сложно - все зависит от конкретных ситуаций.

В целом рынок жилых помещений развит значительно больше, чем другие сегменты. И это понятно. Здесь есть уже определенная законодательная база, регулирующая процессы приватизации жилья, получения земли для строительства коттеджей и т.д.

Рынок нежилых помещений представлен в основном когда-то выкупленными или реконструированными помещениями, переоборудованными под офисы. Но в ходе приватизации появляется все больше объектов, которые сдаются в долгосрочную аренду или продаются с аукционов фондами имущества, т.е. местными органами управления. На втором этапе приватизации рынок недвижимости пополнится промышленными объектами и в еще большей степени объектами торгово-сервисного назначения.

После введения права частной собственности на недвижимое имущество и проведения приватизации в Российской Федерации государство перестало быть единственным собственником подавляющего числа объектов недвижимости, что послужило началу формирования рынка недвижимости.

1.2.3 Виды рекламы недвижимости

Реклама риэлтерских услуг и эксклюзивных объектов недвижимости, выставляемых на продажу, - это важнейшая составная часть комплекса маркетинговых мероприятий, своеобразный информационный выход на потребителя.

При правильной организации реклама очень эффективна и способствует быстрой бесперебойной реализации эксклюзивных объектов. При этом ускоряется возврат оборотных денежных средств агентства недвижимости, устанавливаются деловые контакты агентов с покупателями и продавцами недвижимости, спрос возрастает и превышает предложение, что, в свою очередь, является объективной основой расширения риэлтерской деятельности и повышения эффективности продаж.

Реклама риэлтерских услуг и объектов недвижимости - естественный инструмент экономики и важный регулятор рынка недвижимости. Принятый курс на интенсификацию экономики, упрочение рыночных принципов, острая необходимость в решении социальных проблем, повышение качества и расширение ассортимента выпускаемой продукции поставили в области рекламной деятельности конкретные задачи, решению которых способствует организация комплекса рекламных мероприятий. Организация комплекса эффективных рекламных мероприятий - это весьма сложная задача, для реализации которой требуется четкая и слаженная работа агентов, менеджеров, руководства риэлтерской фирмы.

Рекламная деятельность на рынке недвижимости - это особая наука, где есть свои правила и законы. Эта наука использует познания психологии, социологии и исследования рынка недвижимости для решения экономических проблем субъектов риэлтерской, юридической, строительной, консалтинговой деятельности. Извлечь максимальную выгоду из рекламы в специфических условиях рынка недвижимости можно лишь при условии глубокого изучения и грамотного осмысления этой науки.

Принято считать, что само слово "реклама" происходит от латинских глаголов reclamo (выкрикивать) и reclamer (откликаться, требовать). Так как реклама является очень широким и многогранным понятием, в мировой практике существует множество определений, по-разному характеризующих ее.

Большая советская энциклопедия рекламу рассматривает как популяризацию товаров с целью продажи, формирования спроса, ознакомления потребителей с качеством, особенностями и местом продажи товаров, объяснения возможностей их использования.

В материалах, опубликованных в 90-х годах, реклама определяется как:

- информация о потребительских свойствах товаров и видах услуг с целью создания спроса на них;

- специальная форма коммуникации, направленная на побуждение людей к определенному поведению, служащему целям сбыта;

- информационный механизм экономики;

- любая платная форма неличного представления и продвижения идей, товаров или услуг от имени известного спонсора;

- информация, призванная помочь производителю выгодно реализовать свои товары, услуги, а покупателю - с пользой приобрести их.

У рекламы недвижимости множество применений. Ее используют для следующих целей:

- формирование долговременного образа риэлтерской фирмы (престижная реклама);

- долговременное выделение конкретного объекта недвижимости (реклама эксклюзивного варианта);

- распространение информации об риэлтерской услуге или событии (рубричная реклама);

- объявление о срочном выкупе квартир, комнат, домов по доступным ценам (реклама покупок);

- отстаивание конкретной идеи руководства риэлтерской фирмы, ассоциации профессионалов рынка недвижимости (разъяснительно-пропагандистская реклама).

К рекламе недвижимости можно отнести любой способ агитации, информации, убеждений в рамках рынка недвижимости:

- выставочные мероприятия;

- риэлтерские семинары;

- курсы;

- консультации;

- печатную продукцию (проспекты, каталоги, плакаты и т.д.);

- распространение сувениров;

- распространение купонов со скидкой за обращение по поводу покупки, консультации;

- расклейка объявлений;

- распространение визиток;

- публичные выступления;

- неформальные выступления.

Основные черты, характеризующие рекламу недвижимости, представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Черты рекламы

С одной стороны, рекламу можно использовать для создания долговременного стойкого образа риэлтерской услуги, а с другой стороны - для стимулирования быстрых продаж эксклюзивных вариантов. Реклама недвижимости - это эффективный способ охвата множества географически разбросанных покупателей и продавцов со схожими потребностями и финансовыми возможностями.

Итак, реклама, с точки зрения потенциального потребителя, - это обилие информации об объектах недвижимости и риэлтерских услугах, своего рода проводник в мире рынка недвижимости.

Информативная реклама преобладает в основном на этапе выведения объекта недвижимости на рынок, когда стоит задача создания первичного спроса. Так, риэлтерам нужно сначала проинформировать потребителей о достоинствах риэлтерских услуг.

Задачи:

- сообщение рынку об объекте недвижимости или риэлтерских услугах; информирование рынка об изменениях цены;

- объяснение принципов риэлтерской деятельности;

- описание оказываемых услуг агентством недвижимости;

- исправление неправильных представлений или рассеяние опасений потребителя риэлтерских услуг;

- формирование образа риэлтерской фирмы.

Увещевательная реклама приобретает особую значимость на этапе роста, когда перед агентством недвижимости встает задача формирования избирательного спроса. Часть увещевательных объявлений смещается в категорию сравнительной рекламы, которая стремится утвердить преимущество одной фирмы за счет конкретного сравнения ее с одной или несколькими фирмами. О правильности создания сравнительной рекламы суждения достаточно неоднозначны.

Задачи увещевательной рекламы:

- формирование предпочтения к конкретной риэлтерской фирме;

- поощрение к переключению на вашу фирму;

- изменение восприятия потребителем свойств услуг фирмы;

- убеждение потребителя совершить покупку, продажу через данную фирму не откладывая;

- убеждение потребителя в необходимости принять агента данной фирмы.

Сродни эмоциональной рекламе, так называемая подкрепляющая реклама, которая стремится уверить потребителей риэлтерских услуг в правильности сделанного ими выбора. В подобных рекламах часто фигурируют довольные покупатели, продавцы недвижимости, располагающая дружеская атмосфера.

Задачи эмоциональной рекламы:

- пробуждение у покупателей и продавцов симпатии к риэлтерским слугам;

- создание имиджа;

- повышение доверия к риэлтерским услугам, агентству недвижимости;

- привлечение внимания потребителей к определенному, элитарному поведению риэлтера.

Напоминающая реклама чрезвычайно важна на этапе зрелости, для того чтобы заставить потребителя вспомнить о риэлтерских услугах. Цель дорогих объявлений риэлтерских услуг, агентств недвижимости, имеющих всеобщее и давно устоявшееся признание - напомнить людям о своем существовании, а вовсе не в том, чтобы проинформировать или убедить их.

Задачи напоминающей рекламы:

- напоминание потребителям о том, что риэлтерская услуга может потребоваться в ближайшее время;

- напоминание потребителям о том, где можно продать, купить объект недвижимости, получить консультацию специалиста;

- удержание риэлтерской услуги в памяти потребителей в периоды межсезонья;

- поддержание осведомленности о риэлтерских услугах.

На практике часто границы между вышеприведенными видами размыты, так как одна реклама может носить (или совмещать) как и информационный характер, так и, например, увещевательный. Все зависит от конкретной рекламной ситуации, в которой находится риэлтерская фирма. К примеру, агентство недвижимости заключило ряд эксклюзивных договоров на продажу недвижимости. Фирма информирует об этом потенциального покупателя (информационная реклама) и напоминает свой адрес (напоминающая реклама).

С точки зрения рекламодателя, роль носителей рекламы, в принципе, могут выполнять любые лица или вещи, удовлетворяющие двум условиям:

- они должны быть созданы так, чтобы суметь донести информацию для потребителя;

- контакт с ними должен представлять определенную пользу для целевой группы.

Анализируя рекламу с точки зрения ее распространения, можно выделить следующие виды:

- прямая реклама;

- печатная и сувенирная реклама;

- аудио - и аудиовизуальная реклама;

- реклама в прессе;

- реклама на месте продажи;

- наружная реклама риэлтерской фирмы;

- имидж - реклама.

Прямая реклама:

- прямая почтовая реклама - преимущество: при минимальной затрате средств имеет высокую избирательную способность;

- лично вручаемые рекламные материалы.

Что касается лично вручаемых рекламных материалов, то это могут быть следующие разработки:

- листовки;

- приглашения на работу в риэлтерскую фирму;

- рекламные объявления об объектах недвижимости, выставленных на продажу;

- рекламные объявления на покупку объектов недвижимости;

- рекламные объявления об риэлтерских услугах, которые обычно распространяются в местах сосредоточения людей (метро, улица и т.д.);

- специальные рекламные материалы, предназначенные для определенного круга лиц (приглашения).

О прямой почтовой рекламе стоит рассказать поподробнее.

Прямая почтовая реклама (Direct - mail) является очень популярным и одним из самых эффективных видов рекламы. Она представляет собой рассылку рекламных сообщений в адреса определенной группы лиц-потребителей или возможных деловых партнеров.

Прямая почтовая реклама включает в себя три этапа:

- создание (приобретение) базы данных населения;

- деление населения на целевые группы по социальному статусу, полу, возрасту, доходу и т.д.;

- рассылка писем рекламного содержания с учетом специфики целевой группы.

Методы прямой почтовой рекламы позволяют варьировать агитационное воздействие на потребителя риэлтерских услуг.

К печатной и сувенирной рекламе относят следующие материалы:

- проспекты услуг и объектов недвижимости;

- каталоги - печатные издания, рекламирующие большой перечень объектов или услуг с краткими пояснениями и ценами;

- буклеты - специальные издания, посвященные одной риэлтерской фирме или объектам недвижимости. В буклетах вместе с рекламным текстом помещают фотографии и факты из истории фирмы, отдельных ее членов, называют спонсорские или другие акции, участие в политической и экономической жизни страны. Буклеты обычно делаются на высококачественной бумаге, многоцветными. Буклеты являются очень престижными. Их обязательно вручают на презентациях, ярмарках, выставках, пресс-конференциях или при заключении договора с клиентом;

- листовки - применяются на выставках, ярмарках и пр. для раздачи посетителям;

- афиши или плакаты;

- прайс-листы - перечень объектов недвижимости и цен на них;

- пресс-релизы - отчет о проведенной той или иной акции, используемой в рекламных целях;

- календари, ручки, папки, футболки и пр. - мелкая продукция, распространяемая на презентациях, выставках, ярмарках в качестве рекламного акта.

Аудио - и аудиовизуальная реклама - это средство распространения рекламы считается наиболее эффективным, так как оно охватывает большие массы населения (потребителей). Преимущество такой рекламы заключается в ее особой оперативности. Наиболее эффективные результаты это средство дает при рекламе объектов недвижимости и риэлтерских услуг элитного спроса, рассчитанной на потребление обеспеченными слоями населения.

Аудиовизуальная реклама:

- рекламные кинофильмы (рекламно-технические фильмы, рекламно-престижные фильмы, рекламная экспресс-информация) - обычно это короткие рекламные фильмы, демонстрирующиеся среди широких слоев населения либо в кинотеатрах, либо на выставках и фестивалях;

- слайды - как правило, этот вид рекламы распространен в среде специалистов и применяется на выставках и презентациях;

- телевидение - представителями рекламы на телевидении являются рекламные ролики, а также телеобъявления и телезаставки.

Телевизионное средство распространения рекламы включает в себя изображение, звук, движение, цвет и поэтому оказывает на рекламную аудиторию значительно большее воздействие, чем другие носители рекламы. Телереклама становится все более интересной, информативной и вместе с тем сложной и дорогостоящей в производстве и показе, особенно если она основывается на компьютерной графике. Качество отечественной телерекламы заметно повышается от года к году. Об этом свидетельствует хотя бы то, что рекламные ролики отечественного производства занимают прочную позицию на телевидении и вытесняют собой западную продукцию, а также показательно в этом отношении участие отечественной рекламы на международных фестивалях и выставках.

Недостаток телевизионной рекламы в том, что во время ее трансляции внимание потенциального потребителя должно быть сосредоточено на экране, в ином случае рекламное обращение не будет воспринято. В любом случае телереклама дает широкий спектр возможностей. Для повышения ее эффективности установлено множество психологических правил и приемов, как-то:

- акцент на визуальность;

- краткость;

- оригинальность;

- близость к потребителю и т.д.

С другой стороны, телевизионная реклама - самый дорогостоящий способ рекламирования. Наибольшей эффективности она достигает в утреннем эфире, когда основная масса людей собирается на работу, или в вечернем эфире, когда основная масса людей находится дома и отдыхает. Вполне естественно, что состоятельным рекламодателям выгодно разместить рекламу своих услуг и объектов недвижимости именно в это время, например в перерывах между популярными фильмами и передачами (соответственно цена на размещение рекламы в “часпиковое" вечернее или утреннее время будет выше, нежели чем в дневное). С точки зрения потенциального потребителя насыщенность эфира рекламой порой очень высока. Например, в двух рекламных перерывах передачи КВН (выгодном с точки зрения размещения рекламы, так как КВН смотрит большой процент населения) было показано 16 и 18 рекламных роликов, соответственно. Наиболее частый результат такого обилия информации во время просмотра каких-либо фильмов или передач, как опять-таки показал проводимый опрос, - это раздражение и негативное отношение к рекламе.

Аудиореклама:

- радиообъявления - рекламные объявления в магазинах и в торговых точках в целом, в метрополитене, на выставках;

- радиорепортажи - репортажи о ярмарках недвижимости, выставках-продажах или других событиях могут содержать как прямую, так и косвенную рекламу;

- реклама на радиостанциях.

Преимущество радио перед другими средствами массовой информации: 24-часовое вещание на многие регионы и огромное разнообразие программ. Радио слушают в жилых и производственных помещения, на кухне, прогуливаясь на открытом воздухе, в автомобилях. Поэтому рекламные объявления, размещенные в соответствующих радиопрограммах, охватывают значительный процент заданной аудитории потребителей, независимо от того, где они находятся. Радиореклама оперативна и имеет в основном доступную стоимость. Вместе с тем в процессе восприятия рекламных обращений, транслируемых по радио, не участвует зрение, через которое человек получает до 90 % информации.

Как правило, на радиостанциях существуют рекламные отделы, специально занимающиеся производством рекламы. Заказчику достаточно указать моменты, на которых должно быть акцентировано внимание. Разрабатывают рекламу (составляют текст, определяют стиль рекламы и т.д.), озвучивают ее уже непосредственно специалисты отдела рекламы радиостанции. Как правило, готовые рекламные ролики от заказчика не принимаются, а если и принимаются, то обязательно пропускаются через отдел рекламы, так как в случае некачественности рекламы, поступившей от клиента и прошедшей в эфир, может пострадать имидж (репутация) радиостанции. Заказчиком рекламы может являться как рекламное агентство, так и непосредственно фирма (заказ без посредников).

Эффективность рекламы зависит от престижа радиостанции, от количества регионов или городов, на территории которых вещает данная радиостанция, и, конечно же, от качества рекламы, а также от аудитории слушателей (социальный статус, возраст и пр.).

Реклама недвижимости в прессе может быть следующих видов:

- газеты (городские, областные, всероссийские, специализированные);

- журналы (отраслевого или общего назначения);

- фирменные бюллетени;

- справочники.

Реклама в прессе имеет широкое распространение и по объему затрат уступает лишь рекламе по телевидению. Преимущество рекламы в прессе заключено в ее высокой избирательной способности. Люди с разными интересами будут читать литературу, посвященную той сфере жизни, которая их интересует. Таким образом, благодаря газетам и журналам рекламные обращения воздействуют на определенную потребительскую группу. Специфика рекламы в прессе диктует особые подходы к ее созданию и размещению. При ее создании нужно учитывать, что реклама воспринимается чисто зрительно, а значит, надо обратить особое внимание на визуальную часть. Т.е. оформление должно привлечь внимание и заинтересовать, а смысловая нагрузка должна удержать и подтолкнуть потребителя к действию. В данном случае создатели должны учитывать цвет, размер букв, реальность изображаемого, стиль обращения, а также, например, то, что фотография лучше, чем рисунок; что одна большая иллюстрация работает лучше, чем много мелких и многое другое.

Стоимость размещения рекламы в прессе зависит от следующих факторов:

- престижа газеты или журнала;

- формата рекламного объявления;

- места расположения (от полосы, обложки, рубрики, рекламного блока);

- количества использованных цветов в рекламе (если это журнал или газеты в цвете).

Реклама на месте продажи (строительство здания) может быть следующих видов:

- щиты, полотна, доски с информацией о застройке и приобретении квартир в рассрочку;

- вывески, указатели на место строительства, знаки и логотипы риэлтерской фирмы в месте ее дислокации;

- выносная реклама: стенды, подвижные рекламные автокомплексы и т.п.

Очевидная ошибка многих директоров агентств недвижимости заключается в уверенности действия внефирменной рекламы и в отношении к рекламе на месте продажи услуги как к второстепенному фактору успеха. Реклама в местах продажи может заключаться в распределении печатных документов, использовании дисплей - материалов, распространении печатной рекламы и пр.

1.3.1 Характеристика предприятия

Компания "БАСТИОН" была основана в 1997 г. и на сегодняшний день является одной из крупнейших и опытнейших риэлтерских компаний г. Санкт-Петербурга.

К сфере деятельности компании относятся все виды сделок с недвижимостью, купля, продажа, обмен жилых и нежилых помещений, земельных участков и домов, а также предоставление информационных услуг по продаже объектов коммерческой недвижимости в Санкт-Петербурге и в Северо-Западном округе.

В целях решения задач, поставленных перед предприятием, его структурные подразделения взаимодействуют и находятся в тесной взаимосвязи между собой.

Организационная структура предприятия - это состав подразделений предприятия с отражением взаимосвязи между ними.

В рамках компании "БАСТИОН" выделено два отдела, каждый из которых занимается операциями со своим видом недвижимости, это:

- отдел жилой недвижимости;

- отдел нежилой недвижимости.

В рамках отдела жилой недвижимости существует строго определенный штат сотрудников, обеспечивающих эффективную работу.

Всех сотрудников отдела можно поделить на несколько групп по виду выполняемой работы, это:

- управляющий персонал;

- агенты;

- вспомогательный персонал.

К управляющему персоналу относятся:

- начальник отдела - это агент, который имеет большой опыт работы на рынке недвижимости и непосредственно в сфере работы отдела;

- офис-менеджер отдела - сотрудник, обеспечивающий большинство информационных связей в отделе, работающий с персоналом и распределением денежных средств.

Агенты делятся на 3 вида сотрудников:

- стажеры - новые сотрудники, проходящие обучение;

- агенты - сотрудники, имеющие опыт работы, но за которыми не закреплено ни одного стажера;

- эксперты - это опытные сотрудники, которые имеют на попечении одного или несколько стажеров. Именно из числа этих сотрудников выбирается начальник отдела.

К вспомогательному персоналу можно отнести:

- менеджер по рекламе - это сотрудник, отвечающий за своевременное распространение рекламы об имеющихся объектах недвижимости в СМИ;

- менеджер по оформлению документов - сотрудник, отвечающий за подготовку всех необходимых документов по сделкам;

- юрист отвечает за правовую поддержку агентов во время совершения и подготовки сделок.

Так как, в обязанности отдела нежилой недвижимости входит еще и предоставление информационных услуг по продаже объектов нежилой недвижимости, в штат сотрудников данного отдела водят два менеджера по работе с клиентами, в обязанности которых входит ведение базы данных объектов коммерческой недвижимости и работа с клиентами по предоставлению информационных услуг.

Агентство недвижимости "Деловая недвижимость" ведет активную рекламную политику.

Для привлечения клиентов агентство размещает модульную рекламу в крупных СМИ г. Санкт-Петербурга: Из рук в руки, ШАНС, Недвижимость Санкт-Петербурга.

Также агентство размещает наружную рекламу (вывеска, штендер) и прибегает к рекламным услугам информационных служб (Санкт-Петербургская Информационная Служба).

Агентство размещает не только модульную и наружную рекламу в этих изданиях. Агентство также размещает объявления о продаже объектов недвижимости, так как в настоящее время реклама объекта в СМИ является основным способом поиска покупателей на него.

1.3.2 Должностные обязанности менеджера по рекламе компании "БАСТИОН"

К обязанностям менеджера по рекламе относится:

- непрерывное ведение списка сотрудников: хранение информации о новых сотрудниках, вносить изменения в данные о существующих сотрудниках;

- непрерывное ведение списка СМИ: отслеживание появления новых СМИ интересных для размещения рекламы об объектах недвижимости, хранение информации о новых СМИ, внесение изменений в данные о существующих СМИ;

- непрерывное ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать: хранение информации о рекламируемых объектах недвижимости, своевременное внесение изменений;

- формирование прайс-листа объектов недвижимости: еженедельное формирование прайс-листа с учетом происшедших изменений за предыдущую неделю (внесение новых объектов, внесение изменений в информацию о существующих объектах недвижимости, удаление из прайс-листа проданных объектов недвижимости);

- заполнение бланков подачи рекламы по определенным шаблонам: еженедельно в соответствии с графиком подачи рекламы;

- подача рекламы в СМИ: еженедельно в соответствии с графиком выходов печатных изданий;

- отслеживание выходов размещенной рекламы: периодическая проверка своевременности выходов и целостности размещенной рекламы об объектах недвижимости;

- учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости: регистрация каждого выхода рекламы об объекте недвижимости, суммирование затрат на рекламу по каждому объекту недвижимости до момента продажи объекта и снятия его с рекламы;

- формирование отчетов по расходам на рекламу по каждому объекту недвижимости: отчет формируется по требованию агента, занимающегося продажей объекта, и при продаже объекта недвижимости для предоставления клиенту суммы затрат на рекламу, с целью возмещения этих затрат;

- формирование отчетов по расходам на рекламу в разрезе даты, конкретного агента, по всему агентству в целом: формируется по требованию руководителя отдела или руководителя компании.

1.3.3 Уровень автоматизации компании "БАСТИОН"

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.

ООО "БАСТИОН" автоматизировано пятью компьютерами, которые объединены в локальную сеть. На каждом компьютере установлена операционная системы Microsoft Windows ХР Professional и пакет Microsoft Office (профессиональный выпуск версии 2007), антивирус Касперского.

Характеристики компьютеров:

- процессор Intel Pentium с частотой 2000 МГц и выше;

- оперативную память не ниже 1024Мбайт;

- жесткий диск не менее 80Gb;

- размер свободного пространства на жестком диске компьютера не менее 1Гб;

- устройство чтения компакт-дисков;

- цветной LSD монитор;

- печатающее устройство;

- устройство ввода - клавиатура;

- манипулятор мышь;

- блок бесперебойного питания.

Пакет Microsoft Office (профессиональный выпуск версии 2007) предназначен для ввода информации в компьютер.

Антивирус Касперского - программа для защиты персональных данных на компьютере от вторжения хакеров и вирусов, программ-шпионов.

В отделе жилой недвижимости с помощью компьютера автоматизирована работа офис-менеджера. На данном компьютере помимо стандартных программ установлен программный продукт "Agent".

Он решает следующие проблемы:

- ведение баз и справочников;

- сотрудников фирмы;

- клиентов фирмы;

- договоров в работе и завершенных договоров;

- учет доходов предприятия и заработной платы сотрудников;

- отчисления в резервный фонд сотрудников;

- расчет валового дохода предприятия.

В отделе коммерческой недвижимости на компьютере менеджера по работе с клиентами установлен программный продукт "RealEstate", который предназначен для ведения базы данных об объектах коммерческой недвижимости.

Юристу для работы необходима определенная правовая информация, поэтому на компьютере установлена система "Консультант Плюс".

Работа менеджера по рекламе в данный момент не автоматизирована. Хранение информации о сотрудниках и объектах недвижимости ведется на бумажных носителях, учет подачи рекламы осуществляется в специальном журнале (также в бумажном виде), отчеты подготавливаются с использованием пакета Microsoft Office (профессиональный выпуск версии 2007) вручную, что занимает много времени и требует значительных трудовых затрат.

2. Проектирование ИС "РЕКЛАМА"

2.1 Моделирование деятельности ООО "БАСТИОН"