Корпоративные порталы: определение, история развития, цели и средства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Корпоративные порталы: определение, история развития, цели и средства

Корпоративные порталы направлены на улучшение доступа и обработки информации компании, на улучшение организации работы персонала компании и совместной бизнес-деятельности сотрудников, подразделений компании, ее отдельных структур.

Корпоративный портал - это программный комплекс, который обеспечивает защищенный персонифицированный web-интерфейс, посредством которого уполномоченные сотрудники компании и постоянные партнеры имеют доступ к требуемой им информации и приложениям в соответствии с правами разграничения доступа. При этом, это может быть не простой доступ какого либо сотрудника к нужной ему информации или приложению, а организованные бизнес-процессы, когда коллектив территориально разнесенных сотрудников решает единую задачу, имеющую жесткие временные рамки.

Вход в корпоративный портал осуществляется при помощи обыкновенного браузера, и портал является единой точкой входа в информационную среду предприятия обеспечивающий прозрачный доступ к данным автоматизированных систем управления предприятия, систем управления документооборота, корпоративных хранилищ данных, систем групповой работы и управления деловыми процессами. При этом портал снабжается мощными средствами поиска и категоризации информации, содержащейся в любых перечисленных корпоративных приложениях, а также в любых информационных ресурсах предприятия.

Началом истории корпоративных порталов можно считать 1998 г., когда Кристофер Шайлакс и Джулия Тилман из Merrill Lynch (Christopher C. Shilakes and Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", November 1998) дали следующее определение: «Корпоративные информационные порталы (Enterprise Information Portal - EIP) - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений». Т.е. это прямое использование наработанных технологий публичных информационных порталов в корпоративных целях [14].

Развитие портала длиться уже более 10 лет и этот процесс продолжается (рис. 1.1, рис. 1.2).

Рис.1.1. Эволюция портала

Рис.1.2. Эволюция ПО для порталов

Первое поколение порталов - это первые полнофункциональные версии, которые ориентированы на контент, предоставляют возможности управления контентом, агрегирование контента, поиск, индексирование, рубрицирование, персонализацию и прочее.

Уровень решений второго поколения предоставляет достаточно строгие рамки и возможности совместной работы, поддержку мобильного/беспроводного доступа.

Решения третьего поколения (рис.1.3) дополнились наличием сильной унифицированной платформы.

Используемые для внутренних целей корпоративные порталы представляют собой второе поколение интранет-технологий.

Используемые для внешних целей порталы являются основной для приложений ведения электронного бизнеса. Портальные продукты предоставляются поставщиками с богатым опытом в области business intelligence, knowledge management.

Рис.1.3. 3-е поколение порталов

Продукты или услуги должны иметь определенный ряд архитектурных компонент, чтобы классифицироваться как корпоративный портал. Эти компоненты могут быть как видимыми функциями, например персонализация, так и абсолютно скрытыми от пользователя, например Репозитарий мета-данных.

С точки зрения архитектуры, корпоративные порталы должны иметь несколько необходимых сервисов:

· возможность поиска, включая систему индексации;

· возможность персонализации;

· интеграцию приложений с помощью промежуточного ПО;

· мощную реляционную базу данных.

Хотя порталы являются средством упрощения доступа к информации, они предполагают, что компания должна будет решить, какую информацию предоставлять и в каком виде. Это порождает еще одну задачу - персонализацию, переход от управления порталом к поддержке специалистов, самостоятельно определяющих свое собственное рабочее пространство.

Цели корпоративного портала

Основная цель корпоративного портала - увеличение прибыли компании за счет снижения непроизводительных издержек и улучшения организации работ компании за счет:

· Предоставления сотрудникам компании и постоянным партнерам персонифицированного прозрачного доступа к управленческой информации и показателям деятельности компании, содержащейся в различных информационных системах и автоматизированных системах управления компании вне зависимости от их территориального расположения;

· Поддержки бизнес-процессов между сотрудниками, подразделениями, службами и отделениями компании вне зависимости от их территориального расположения.

Средства корпоративного портала

Для достижения поставленной цели корпоративный Интернет-портал может обеспечивать уполномоченных сотрудников следующими средствами:

· средствами коллективной работы (чаты, рассылки, форумы, конференции и т.д.) - Collaboration (CL);

· средствами хранения и анализа информации - Business Intelligence (BI);

· средствами организации в бизнес-процессах выработки, согласования и принятия решений - Workflow (WF)

· средствами организации разработки, согласования, утверждения и выпуске текстовых документов - Docflow (DF);

· средствами организации разработки, согласования , утверждения и публикации материалов для Intranet/Internet порталов - Content Management (CM);

· средствами организации доступа к автоматизированным системам управления компании, включая бухгалтерию, финансы, склады, маркетинг, производство, логистику, снабжение, сбыт, сервис, персонал - ERP (MRP II) / CRM / SCM. В зависимости от задач доступ может предоставляться на чтение (при необходимости с проведением анализа), на запись и/или исполнение.

Задачи и функции корпоративного портала

Корпоративный портал - это часть совершенно реальной системы управления компанией.

Масштабы корпоративного портала распространяются от достаточно простой информационной системы, расположенной на сайте до крупных комплексов, интегрирующих в единой информационной системе внутренние системы всех территориально удаленных точек компании (их автоматизированные системы управления и документооборота) или имеющих единую систему управления и документооборота, расположенную на защищенном веб-сервере.

Кроме того, корпоративный портал может развиваться постепенно, охватывая задачи компании одну за другой.

Конкретные задачи корпоративного сайта могут быть сами разными и целиком зависят от возможностей и потребностей компании, и подход к разработке корпоративного портала строго индивидуален для каждой компании.

Корпоративный портал может быть разработан как самостоятельный сайт или в виде раздела любого корпоративного сайта, или без какого либо афиширования, а просто за счет разграничения прав доступа. Основным отличием корпоративных порталов от корпоративных сайтов является строго персонифицированный доступ к информации и приложениям корпоративного портала, затрагивающий жизненно важные аспекты деятельности и информационной безопасности компании. Пользователи из группы уполномоченных сотрудников компании после регистрации и авторизации направляются на свои закрытые персонифицированные страницы.

Корпоративные порталы являются идеальной средой для решения задач управления современной компанией, автоматизации территориально разнесенных бизнес-процессов, работы с партнерами, поставщиками и клиентами.

Рабочее время корпоративного портала - это все 24 часа в сутки, место расположения абонентов корпоративного портала - вся планета, режим работы - режим реального времени [17].

Функции корпоративного портала:

· Обеспечение сотрудников удобным хранилищем документов с возможностью поиска и логической рубрикацией;

· Обучение сотрудников;

· Создание системы рассылки новостей и распоряжений, как отдельным сотрудникам, так и различным группам и отделам;

· Обеспечение сотрудников информацией о событиях, происходящих в компании, и проведение опросов;

· Обеспечение работы сотрудников с базой клиентов;

· Проведение консультаций и обсуждения различных документов;

· Широкие поисковые возможности, в том числе с использованием особенностей русской морфологии;

· Предоставление информации для заказчиков;

· Интеграция различных прикладных систем в единую корпоративную информационную систему;

Рис.1.4. Виды портала и их задачи

Преимущества от внедрения портала

Отдача от внедрения портала:

1.Увеличение оперативности и точности управленческих решений.

Предоставление интегрированного доступа к данным и приложениям предприятия позволит значительно ускорить процесс принятия решений.

2.Расширение бизнеса и создание дополнительного канала продаж.

Портал является бизнес-инструментом, который позволяет выполнять целенаправленное информационное воздействие (маркетинговые кампании, персонализация информации и сервисов) на конкретный тип аудитории пользователей (партнеров, заказчиков, сотрудников филиалов и т.п.). Открывает новые возможности ведения бизнеса с привлечением клиентов со всего мира.

3.Повышение продуктивности работы предприятия. Использование средств коллективной работы портала позволит повысить эффективность взаимодействия и работы сотрудников предприятия, а также сократить издержки, связанные с транспортными переездами. Наличие механизмов индексирования различного рода информационных ресурсов, как внутри предприятия, так и за его пределами, позволит сократить время поиска необходимой информации.

4.Сохранение инвестиций в инфраструктуру информационной системы.

Возможность дальнейшего использования унаследованных приложений с сохранением вложенных инвестиций в информационную систему предприятия.

5.Уменьшение стоимости внедрения и разработки новых систем. Использование единой платформы портала позволит сократить время внедрения и затраты на разработку новых приложений, а также уменьшить стоимость сопровождения информационной системы предприятия.

6.Повышение репутации компании. Использование новейших технологий и, как следствие, предоставление дополнительных сервисов и услуг позволят компании получить конкурентное преимущество на рынке.

7.Повышение качества обслуживания клиентов. Портальная платформа, реализующая базовый набор сервисов, позволяет гибко наращивать функционал для предоставления новых специализированных возможностей для пользователей.

8.Улучшение финансовых показателей. Улучшение финансовых показателей и сокращение временных издержек в результате более тесных взаимоотношений с клиентами и партнерами.

Рис.1.5. Корпоративный портал

В данной модели (рис.1.5) внутренний корпоративный информационный портал является единой точкой входа в корпоративной информационной системе, которая позволяет обнаруживать и высвобождать структурированную и неструктурированную информацию из различных источников с тем, чтобы превращать ее в корпоративное знание, необходимое для принятия решений. Положительным моментом внедрения портальных решений является снижение совокупной стоимости владения ИТ-инфраструктурой, поскольку благодаря интеграционной составляющей портала нет необходимости поддерживать большое число интерфейсов между уже существующими информационными системами. Кроме того происходит снижения издержек благодаря упрощению работы конечных пользователей, в первую очередь за счет более эффективного взаимодействия, и снижения временных затрат на поиск требуемой информации и принятия решений.

Назначение корпоративного портала

Назначение корпоративного портала заключается в следующем:

· Предоставление прозрачного доступа к управленческой информации, содержащейся в различных информационных системах, эксплуатирующихся в компании, а также других информационных источниках.

· Предоставление единой точки доступа к корпоративной информации, корпоративным приложениям и другим источникам данных внутри и вне компании. При этом информация может предоставляться в персонифицированном, интегрированном и агрегированном виде - то есть предоставляться таким образом, чтобы максимально поддерживать процесс принятия бизнес-решений и решений функциональных проблем и задач.

Корпоративный портал включает в себя несколько подсистем.

Ключевые элементы архитектуры корпоративного портала представлены на схеме (Рис.1.9)

Рис. 1.9. Элементы архитектуры корпоративного портала

Архитектура корпоративного портала представляет набор функциональных модулей, совокупность которых является в большинстве случаев исчерпывающей для поддержки и решения множества корпоративных задач.

Корпоративный портал содержит:

· Хранилище корпоративных документов;

· Форум;

· Тренинговую подсистему;

· Виртуальное рабочее место;

· Корпоративную почту;

· Дополнительные сервисы.

Хранилище корпоративных документов. (Рис.1.10)

Рис.1.10. Схема взаимодействия с хранилищем корпоративных документов

Корпоративная информация, зафиксированная в форме документов, стандартов, схем, чертежей и т.п. является одним из ценнейших активов компании. Обеспечение хранения этой информации, в том числе долгосрочного, очень важно. По сравнению с традиционными - электронные архивы позволяют минимизировать затраты времени на управление архивом, снизить потребность в доступе к бумажным документам за счёт предоставления доступа к электронным образам документов, а также значительно снизить требования к помещению для архива, персоналу и другим ресурсам, используемым для его работы. При этом электронный архив не заменяет обычный, но дополняет его и резко снижает потребность в доступе к бумажным оригиналам документов. Кроме того, электронный архив позволяет организовать архивное хранение материалов, которые не существуют в бумажном виде.

Основные преимущества электронных архивов:

· связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;

· перенос информации из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;

· распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.

Форум. Корпоративный форум предназначен для обмена опытом и знаниями между сотрудниками компании. Использование форума в большинстве случаев лучше личного общения, т.к. форум позволяет:

· сохранить историю обсуждения и в любой момент узнать причину принятия того или иного решения;

· вести обсуждение, не отрываясь от текущей деятельности, для общения не требуется одновременного присутствия в одном месте всех участников дискуссии;

· осуществлять поиск ранее обсуждаемых тем с интересующей информацией;

· вести произвольное количество форумов по различным темам;

· подписываться на обновления в определенных форумах;

· разграничивать доступ к форумам.

Тренинговая подсистема или учебный портал. Учебный портал -- главная точка входа для сотрудников компании в систему управления и обучением, и знаниями. У учебного портала есть три основные функции:

-- создание, хранение и управление материалами;

-- управление процессами обучения;

-- коммуникации между сотрудниками и обмен знаниями.

Учебный портал для сотрудника является инструментом, с помощью которого можно управлять своим обучением и взаимодействовать с системой развития и обучения в компании. Учебный портал может быть как самостоятельной системой, осуществляющей функционирование системы обучения в компании, так и частью общего корпоративного портала.

Учебный портал часто связывают с неформальным обучением в компаниях. Неформальное обучение - это когда задача обучение поставлена перед сотрудником, но он сам решает где, когда и в какой форме ему получать знания и навыки. Обучение происходит в удобное для сотрудника время.

Учебный портал должен удовлетворять потребности сотрудника в обучении и получении информации. Каждый сотрудник на учебном портале должен находить:

-- обучение, которое он должен пройти. Кроме учебных электронных курсов на портале должны быть расписание очных программ обучения и возможность подать заявку на участие (если это предусмотрено процедурами компании);

-- новости учебного центра;

-- различные тестирования.

Виртуальное рабочее место.(Рис. 1.11)



Рис.1.11. Схема виртуального рабочего места

Виртуальное рабочее место обеспечивает сотрудникам доступ к необходимой информации, предоставляет широкий набор средств совместной работы на базе интернет-технологий (дистанционные совещания, дистанционное обучение и тренинги, службы мгновенных сообщений и т.д.). Преимуществами виртуального рабочего места являются:

· Значительное упрощение доступа сотрудников к необходимым информационным ресурсам предприятия за счет ограничения доступа к второстепенной и ненужной ему информации;

· Упрощение процесса адаптации новых сотрудников, за счет устранения эффекта «информационного шока» ;

· Где бы не находился сотрудник, он всегда может включиться в работу подобно тому, как если бы он находился у себя за рабочим столом;

· Оснащение рабочего места всеми необходимыми сотруднику справочными материалами, документами, информацией, коммуникационными возможностями ;

· Вся информация находится «под рукой»;

Корпоративная почта (Рис.1.12).

корпоративный портал почта виртуальный



Рис.1.12. Схема работы корпоративной почты

Система управления внутрикорпоративными потоками сообщений между сотрудниками, клиентами и партнерами[22].

Дополнительные сервисы. Например:

· рабочий календарь;

· видеотека;

· сервис фотографий;

· новостные ленты;

· информация об отсутствии сотрудников;

Внедрение корпоративного портала позволит:

· увеличить оперативность и точность управленческих решений. Предоставление интегрированного доступа к данным и приложениям организации позволит ускорить процесс принятия решений;

· значительно экономить рабочее время сотрудников, за счет удобного поиска и доступа к необходимой информации ;

· повысить продуктивность работы. Организация коммуникаций и совместной работы сотрудников, в том числе и территориально распределенных, избежание дублирования, обмен опытом и знаниями позволят повысить эффективность взаимодействия работы сотрудников организации как внутри, так и за его пределами;

· улучшить корпоративное взаимодействие. Быстрый обмен необходимой информацией обеспечит более тесную связь между рабочими группами и подразделениями, формируя общий командный дух, сплочая сотрудников, тем самым создавая единую квалифицированную команду сотрудников;

· снизить стоимость взаимодействия с удаленными подразделениями и партнерами компании;

· повысить прозрачность работы всех подразделений компании;

· повысить скорость информирования персонала о важных события и мероприятиях внутри компании;

· повысить управляемость компании за счет организации эффективной обратной связи с персоналом;

· построить эффективные горизонтальные связи и обмениваться информацией между подразделениями компании;

· сделать вход новых сотрудников в жизнь компании более быстрым и безболезненным за счет учебной подсистемы.

Внедрение корпоративного портала позволит усовершенствовать бизнес-процессы компании:

§ работа с системой документооборота;

§ адаптация и повышение квалификации сотрудников;

§ привлечение внешних консалтинговых услуг;

§ взаимодействие с удаленными подразделениями и партнерами компании;

§ обучение персонала компании;

§ осуществление поиска корпоративных информационных материалов;

§ централизованное хранение ранее неструктурированных данных;

§ корпоративное взаимодействие и коммуникация сотрудников;

§ своевременное информирование сотрудников о важных событиях в компании;

§ осуществление обратной связи с персоналом;

§ принятие управленческих решений;

§ снижение затрат компании;

§ экономия рабочего времени;

§ повышение управляемости компании.

Средства разработки

1. Web-технология PHP.

PHP - крайне популярный сценарный язык общего назначения, и это не смотря на то, что создавался специально для веб-разработок. В основе своей имеет синтаксис очень похожий на синтаксис C, Java и Perl, однако проще этих языков. Имеет открытый исходный код.

PHP - это кроссплатформенная технология. Дистрибутив PHP доступен для большинства операционных систем, включая Linux, многие модификации Unix (например, HP-UX, Solaris и OpenBSD), Microsoft Windows, Mac OS X, RISC OS, и многих других. PHP поддерживает большинство наиболее популярных вебсерверов, таких, как Apache, Microsoft Internet Information Server, Microsoft Personal Web Server, Netscape, iPlanet, Oreilly Website Pro, Caudium, Xitami, OmniHTTPd и другие.

Кроме этого, программируя на PHP разработчик может отдавать предпочтение как процедурному, так и объектно-ориентированному программированию.
PHP способен генерировать не только HTML документы, но и изображения разных форматов, файлы PDF и Flash. PHP способен формировать данные в любом текстовом формате, включая XHTML и XML.
PHP поддерживает работу с ODBC и большое количество баз данных:

· InterBase;

· SQLite;

· mSQL;

· Solid;

· Direct MS-SQL;

· Sybase;

· MySQL;

· IBM DB2;

· ODBC;

· Unix;

· Informix;

· Oracle.

2. Web-сервер: Apache.

Это полнофункциональный, расширяемый веб-сервер, полностью поддерживающий протокол HTTP/1.1 и распространяющийся с открытым исходным кодом. Сервер может работать практически на всех распространенных платформах. Существуют готовые исполняемые файлы сервера для Windows NT, Windows 9x, OS/2, Netware 5.x и нескольких UNIX-систем. При этом он очень прост в установке и конфигурации. Основными достоинствами Apache считаются надёжность и гибкость конфигурации. Он позволяет подключать внешние модули для предоставления данных, использовать СУБД для аутентификации пользователей, модифицировать сообщения об ошибках и т. д. Поддерживает IPv6.

Самая главная функция сервера Apache на проекте- стоять на сервере и обслуживать портал . При получении запроса на определенную страницу сервер отправляет в ее ответ (обработка простых запросов get и post). С помощью сервера Apache можно производить простую аутентификацию. Функция посложнее, которая заложена в протоколе HTTP/1.1 - аутентификация пользователей. С помощью штатных средств сервера Apache вы можете разграничить доступ к определенным страницам сайта для разных пользователей. Это нужно, например, для того чтобы сделать администраторский интерфейс к сайту. Для этого используются файлы .htaccess и .htpasswd, а также модули mod_auth и mod_access. Пользователи могут быть разбиты на группы, и для каждой из них можно назначить свои права доступа.

3. СУБД: MySQL.

MySQL является собственностью компании Sun Microsystems, осуществляющей разработку и поддержку приложения. Распространяется под GNU General Public License и под собственной коммерческой лицензией, на выбор.

MySQL является решением для малых и средних приложений. Обычно MySQL используется в качестве сервера, к которому обращаются локальные или удалённые клиенты, однако в дистрибутив входит библиотека внутреннего сервера, позволяющая включать MySQL в автономные программы.

MySQL ориентирована на большое количество платформ: AIX, BSDi, FreeBSD, HP-UX, GNU/Linux, Mac OS X, NetBSD, OpenBSD, OS/2 Warp, SGI IRIX, Solaris, SunOS, SCO OpenServer, SCO UnixWare, Tru64, Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003 и Windows Vista. Существует также порт MySQL к OpenVMS. Разработчики MySQL предоставляют пользователям для свободной загрузки не только исходные коды СУБД, но и откомпилированные под конкретные операционные системы готовые исполняемые модули, которые можно загрузить с их официального сайта.

Используется в проекте потому что является:

1.Бесплатной;

2.Быстро развертываемой;

3.Мультиплатформенной.

4. Система управления контентом:

1) CMS Drupal 6.10. Это основа всего портала.

Drupal -- свободно распространяемая система управления содержанием, которая позволяет одному человеку или сообществу пользователей легко создавать, публиковать и управлять разнообразными по содержанию сайтами. Десятки тысяч людей и организаций используют Drupal для эффективного управления своими сайтами, включая:

· порталы сообществ;

· форумы;

· корпоративные порталы;

· внутрисетевые сайты;

· персональные сайты;

· сайты поклонников (фанатов);

· блоги;

· магазины;

· справочники;

· социальные сети.

Drupal готов к работе сразу после загрузки. Встроенная функциональность в сочетании с множеством свободно доступных дополнительных модулей позволят вам организовать:

· среду совместной работы;

· системы управления содержанием;

· блоги;

· форумы;

· распределённые сети;

· информационные бюллетени;

· трансляции (podcasts);

· фотогалереи;

· файловые хранилища;

· и многое другое.

Drupal являеться крайне масштабируемым, что делает его идеальным для простого личного веб-сайта, а также промышленных, коммерческих или организационных веб-порталов. Написан на языке программирования PHP / MySQL, его мощь и гибкость в сочетании с его исключительным дизайном означает, что он является одной из самых популярных вариантов для создания сайта CMS[19].

Drupal -- это открытое программное обеспечение, распространяемое под лицензией GPL, которое поддерживается и разрабатывается сообществом тысяч пользователей и разработчиков. Drupal свободно доступен для загрузки и использования.

2) phpBB. PhpBB- это основа форума.

Основные особенности:

- поддержка UTF-8;

- модульная форма панелей администрирования;

- поддержка баз данных MySQL, MSSQL, Oracle, PostgreSQL, SQLite и Firebird;

- неограниченная вложенность подфорумов;

- усовершенствованная система разграничения прав доступа;

Кроме этого, выпущены пакеты языковой поддержки на многих языках.

Используется в проекте потому что является:

- Бесплатным;

-Функциональным;

-Безопасным.

Размещено на Allbest.ru