Размещено на http://www.allbest.ru/

Інформаційний менеджмент: сутність, мета і завдання

Зміст

• 1. Поняття та основні концепції інформаційного менеджменту
• 2. Мета і завдання інформаційного менеджменту
• 3. Обов'язки інформаційного менеджера в організації
• 4. Інформаційний менеджмент в організаційній структурі підприємства

1. Поняття та основні концепції інформаційного менеджменту

У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, яке полягає у зборі й переробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Перед керуючим органом постають завдання отримання інформації, її переробки, а також генерування й передачі нової похідної інформації у вигляді керуючих впливів. Такі впливи здійснюються в оперативному й стратегічному аспектах і ґрунтуються на раніше отриманих даних, від правдивості й повноти яких багато в чому залежить успішне рішення багатьох завдань управління.

Прийняття будь-якого рішення вимагає оперативної обробки значних масивів інформації; компетентність керівника вже залежить не стільки від досвіду, отриманого в минулому, скільки від володіння достатньою кількістю актуальної для даної ситуації інформації та вміння зробити корисні висновки.

У наш час слово «менеджмент», що має англійське походження, відоме майже кожній освіченій людині. В загальному розумінні менеджмент - це вміння досягати поставленої мети, використовуючи працю, інтелект, мотиви поведінки людей. Водночас менеджмент (відповідним терміном в українській мові є «управління») означає функцію - особливий вид діяльності, спрямований на ефективне керівництво людьми у різноманітних організаціях, а також певну сферу людського знання, яке допомагає реалізовувати цю функцію. У більш конкретному розумінні, менеджмент - це управління в соціально-економічних системах: сукупність сучасних принципів, методів, засобів та форм управління виробництвом з метою покращення його ефективності та збільшення прибутку.

Інформація (від латинського informatio - роз'яснення), з самого початку означала відомості, передані людьми усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних засобів, і т.д.), а десь із середини ХХ століття стала загальнонауковим поняттям, що поєднує в собі обмін відомостями між людьми, людиною й автоматом, автоматом і автоматом. Найбільш вираженою властивістю для інформації є здатність вносити зміни. Практична цінність інформації залежить від того, яку роль вона відіграє у прийнятті рішення, а також від уміння її використати. Сама по собі вона нічого не варта.

На будь-якому підприємстві, в організації, галузі, та й у світовій економіці в цілому, можна виділити три основні компоненти: бізнес (він реалізується за допомогою певних комерційних операцій, організованих структур та стратегій); предметні технології (з їхньою допомогою виробляється різна продукція) та інформація, яка все це зв'язує в єдине ціле.

В науці про управління, нажаль, поки що не існує однозначного розуміння такого поняття як інформаційний менеджмент (ІМ). Тому що різні види менеджменту тісно пов'язані між собою (наприклад, документний та інформаційний), а також тому, що, як правило, менеджмент трактується як синонім «управління» і не завжди враховуються його специфічні особливості. Крім того, мода на використання іноземних термінів заважає коректному розумінню поняття «інформаційний менеджмент».

Так вже історично склалось, що з самого спочатку інформаційний менеджмент сприймався як менеджмент створення систем, пов'язаних із розробкою, рекламою, торгівлею та експлуатацією комп'ютерних мереж, які обслуговують різноманітні інформаційні потреби сучасних промислових підприємств, банків, комерційних організацій, навчальних закладів тощо. На сьогоднішній день майже кожна велика фірма прагне мати таку систему (її ще також називають корпоративною інформаційною системою або інформаційною платформою). Звичайно, така система пов'язана із зовнішнім світом (Інтернет, електронна пошта тощо). З часом таке поняття інформаційного менеджменту дещо видозмінилось та розширилось. Зараз коректніше буде вважати, що інформаційний менеджмент - це те, що загалом відповідає за управління процесом взаємодії бізнесу та інформаційних технологій. (Згідно з означенням, прийнятим ЮНЕСКО, інформаційна технологія - це комплекс взаємопов'язаних наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, які займаються обробкою та зберіганням інформації; обчислювальну техніку та методи організації і взаємодії як з людьми, так і з промисловим обладнанням, їх практичні додатки, а також пов'язані з із цим соціальні, економічні та культурні проблеми). Процес інформаційного менеджменту, який відбувається у сучасних організаціях, є невід'ємною частиною процесу управління організацією та необхідним процесом для збільшення ефективності бізнес-процесів у сучасних економічних умовах. Звичайно, цей процес мають підтримувати та контролювати кваліфіковані фахівці.

Виникнення інформаційного менеджменту як самостійного виду діяльності рівною мірою зумовлене, з одного боку, необхідністю підвищення ефективності при прийнятті управлінських рішень власне у сфері інформатизації (внутрішні задачі ІМ), а з іншого, - збільшенням впливу інформаційних технологій на ефективність основної діяльності суб'єктів господарювання (зовнішні задачі ІМ).

Передумовою введення спеціалізованого інформаційного менеджменту, як складової системи менеджменту будь-якої організації стали:

хронічне перевищення фактичних витрат на проекти інформаційних систем порівняно з запланованими сумами, що часто супроводжується незадовільною якістю результатів розробки;

надмірне зростання витрат на обслуговування ІС, які вже знаходяться в експлуатації, що гальмувало створення і розвиток нових систем або підсистем через брак коштів;

поглиблення суперечності між централізованими і децентралізованими технічними і технологічними рішеннями.

Визначити дату і місце виникнення проблеми інформаційного менеджменту досить важко. Вона усвідомлювалася паралельно менеджерами в різних сферах діяльності.

Останнім часом інформаційний менеджмент почав усе частіше розглядатися як самостійна галузь управління, нарівні з фінансовим, операційним, стратегічним, інноваційним або менеджментом персоналу тощо. Навчальна дисципліна з такою назвою включена до навчальних планів різних університетів як в Україні (Київський національний економічний університет, Київський національний університет культури і мистецтв, Дніпропетровський університет економіки та права й ін.), так і в Росії (введена Державним освітнім стандартом вищої професійної освіти Росії з 2000р. як загальнопрофільна навчальна дисципліна по спеціальності 351400 «Прикладна інформатика») та інших країнах. Більше того, Національний технічний університет «КПІ» у 2004 р. відкрив спеціальність «Інформаційний менеджмент». З'являються перші навчальні посібники, що вже саме по собі свідчить про визнання, легалізацію й одночасно певний рівень вивченості нового напрямку.

Разом із тим говорити про сформованість концепції інформаційного менеджменту як самостійного наукового напрямку в теорії менеджменту ще зарано. Існує велика розбіжність щодо змістовного наповнення поняття інформаційний менеджмент серед фахівців різних країн і різного наукового спрямування.

Одні з них сприймають його як управління процесами обробки інформації в організації, і тоді кажуть про управління інформацією. Дійсно управління процесами обробки інформації має на меті документаційне забезпечення управління організацією, що без сумніву є складовою частиною інформаційного менеджменту, але не вичерпує його суті.

Інші фахівці вважають, що інформаційний менеджмент - це управління процесами впровадження і використання інформаційних технологій у діяльності фірми. Видається, що тут доречніше ввести поняття менеджмент інформаційних технологій або ІТ-менеджмент і похідне від нього ІТ-менеджер для позначення відповідної спеціальності. Зазначимо, що останнє набуває все більшого поширення. Однак, такий підхід, хоча і перекриває значну частину професійного змісту інформаційного менеджменту в організації, також не повністю охоплює усі його аспекти.

Розуміння інформаційного менеджменту як власне менеджменту також навряд чи є коректним, оскільки менеджмент завжди має за об'єкт впливу конкретні організації, фірми. У цьому випадку краще говорити про управління, а не про менеджмент.

Зазначимо, що нині однією з найважливіших для кожної країни світу, глобальною є проблема управління сукупними інформаційними ресурсами суспільства. Для підприємств набувають ваги питання раціонального використання зовнішніх і організації внутрішніх інформаційних ресурсів, які вирішуються, звичайно, в контексті всієї інформаційної діяльності організації, а не ізольовано, самостійно. Таким чином управління інформаційними ресурсами - це ще одна складова інформаційного менеджменту в організації як сукупності процесів, пов'язаних з управлінням інформаційною діяльністю будь-якого об'єкта.

Розглянемо в ретроспективі як змінювалось і формувалось сучасне бачення змісту інформаційного менеджменту.

Одне з перших визначень інформаційного менеджменту належить Д. Дачену (D. Duchen). На його думку інформаційний менеджмент (ІМ) ідентифікує та визначає види інформації, способи її добування з даних, час її подання та коло осіб, що обслуговуються. Це вузьке коло діяльності не виключає всього циклу інформаційного обслуговування. Менеджер з інформації повинен обмежувати обсяги інформування з ключових проблем до рівня, що забезпечить прийняття рішення (1982 р.).

Деякі вчені акцентують увагу на стратегічному значенні ІМ для підприємства (організації). Так Хейнц Хубер (Heinz Huber) наголошує: «Для того, щоб керувати бізнесом, необхідно керувати майбутнім, а для управління майбутнім необхідно керувати інформаційними ресурсами» (1984 р.).

На думку Дж. Борбелі (J. Borbely) інформаційний менеджмент - це нова стратегія управління інформаційними ресурсами і він повинен бути узгодженим зі стратегічними цілями організації. Він охоплює низку дисциплін, що вивчають та визначають ефективне управління інформаційними ресурсами, суміжними продуктами, послугами, технологією, кадрами, а також їх використанням. Він наголошує на тому, що ІМ - це стратегічна дія, або, у крайньому випадку, елемент стратегічного управління інформацією (1984 р.).

За визначенням Мейсона (E.M. Mason), ІМ - це «процес планування, організації, підбору кадрів, управління, координації різних видів інформаційної діяльності та контролю за ними, включаючи означення інформаційних послуг, систем та форматів з метою досягнення цілей організації» (1984 р.).

Згідно визначення, запропонованого П. Шолтісом (P. Sholtys) функції ІМ полягають в координації всіх процесів, пов'язаних з обробкою інформації та формуванням відповідного середовища організації, в скороченні дублювання та забезпеченні ефективного використання інформаційних ресурсів та продуктів. Він бачить ІМ як метод організації інформації та інформаційної технології з метою задоволення потреб організації через оптимізацію використання інформації, мінімізацію витрат та чіткий розподіл обов'язків (1985 р.).

В. Стайбік (V. Stibic) вважає, що ІМ - це сукупність різноманітних функцій, до яких відносять загальне управління, технічні та програмні засоби, обчислювальний центр, комунікації, друк, копіювання та видавництво, інформаційні ресурси, стандартизацію та захист інформації і даних, підготовку кадрів. Це визначення радше окреслює об'єкти ІМ ніж його функції (1986 р.).

Згідно з визначенням Т.Латка (T. Lutg), ІМ - це володіння та управління одним з найкритичніших ресурсів організації (йдеться про інформаційні ресурси), що здійснюється окремими особами. Він виділяє декілька функцій управління, що відповідають ІМ менеджменту: управління кадрами; придбання, розподіл інформаційних ресурсів та управління ними; планування, розробка та просування ідей; досягнення результатів; звітність; відповідальність за ресурси, результати та помилки (1990 р.).

Наведені визначення свідчать, що у більшості з них наголошується на використанні однієї або декількох традиційних функцій управління, наприклад, організації, планування, роботи з персоналом для керівництва у сфері інформаційної діяльності. З цієї точки зору найбільш повним (вдалим) є визначення ІМ, запропоноване Роетсом і Буном (Y. Roets та I.A. Boon): «Інформаційний менеджмент - це управління (іншими словами, контроль, планування, розвиток, інтеграція, організація використання, розподіл обов'язків та координація) інформацією на стратегічному рівні як критичним корпоративним ресурсом, необхідним для досягнення цілей організації, задоволення її потреб та створення необхідного клімату» (1992 р.).

Значний вклад у розвиток концепції ІМ внесли німецькі фахівці. Не будемо наводити визначення, які вони використовують, зазначимо, що всі вони відзначають різноманітність підходів до інтерпретації поняття «інформаційний менеджмент».

В основу всіх різноманітних трактувань покладено ті зміни, що відбулися в галузі обробки, передачі, зберігання та використання інформації, тобто в сфері інформаційної діяльності:

швидке зростання потреб суспільства в інформації, більш різноманітне та інтенсивне її використання у виробничій і комерційній діяльності;

перетворення інформації в один з найважливіших організаційних ресурсів підприємства (організації), який є основою будь-якого процесу прийняття рішення;

бурхливий розвиток інформаційних і комунікаційних технологій, що супроводжується мініатюризацією засобів, збільшенням швидкості передачі та обробки інформації;

створення автоматизованих офісів і зміна умов праці під впливом нових інформаційних та комунікаційних технологій.

Ними виділяються два підходи до визначення ІМ - звужений та більш загальний, системний. Перший підхід припускає, що ІМ є «синонімом» внутрішньофірмового управління обробкою даних, або дещо ширше, управління інформаційними ресурсами.

Згідно з більш широким трактуванням, ІМ охоплює систематичне планування, організацію і контроль інформаційної діяльності та інформаційних процесів, а також комунікації підприємства з метою поліпшення його роботи. До нього входить вирішення таких задач, як забезпечення технічними та програмними засобами, концептуальні та організаційні розробки (правила), які визначають інформаційну та комунікаційну структуру підприємства, а також кадрова політика та юридичні питання, всі питання обробки даних, які включають телефонний зв'язок, діловодство, бланкове господарство та ін. Тобто ІМ трактується як повне управління всією інформаційною системою підприємства та її окремими компонентами, інформаційними ресурсами включно.

Слід відзначити підвищення інтересу до проблем інформаційного менеджменту у вітчизняних фахівців. Характерно, що їх підходи до визначення цього поняття вкладаються у зазначені раніше більш вузьке та комплексне (системне його розуміння). Так Л. Хижняк сконцентрувала увагу на розвитку першого, тобто більш вузького трактування цього поняття. Вона розглядає інформаційний менеджмент як нову галузь інформаційної діяльності до якої відносить оволодіння певними способами використання інформації з метою досягнення максимальної ефективності використання її в плануванні діяльності організації. Соціологічне забезпечення інформаційного менеджменту розглядається автором як один із способів досягнення цієї мети, яке включає вивчення фактичного стану інформаційних потоків та форм надання інформації користувачам, а також забезпечення їх інформаційних потреб. Інформаційний менеджмент дає можливість виявити інформаційні дефіцити, співставити інформаційні потреби з можливостями їх задоволення як із внутрішніх, так і зовнішніх по відношенню до організації джерел. На її думку за допомогою інформаційного менеджменту, по-перше, забезпечується зв'язок між учасниками інформаційного обміну, по-друге, надається допомога користувачам при визначенні реальної або потенційної цінності та ціни інформаційного продукту (послуги), по-третє, здійснюється управління процесом використання зовнішнього потоку інформації та управління інформаційною діяльністю в самій організації.

Прибічником більш загального, системного підходу є А. Нестеренко. Розглядаючи задачі ІМ на рівні підприємства та державного управління, він робить висновок, що вони ідентичні, охоплюють стратегічні, адміністративні та оперативні задачі. Різниця полягає у ступені деталізації та обсягах інформації, які незрівнянно більші на рівні державного управління. Усі три групи задач вирішують практично однакові проблемні питання:

розробка інформаційної інфраструктури,

управління технологією,

управління даними,

розробка системної концепції організації.

На його думку, на рівні підприємства, ІМ забезпечує обробку інформації, діловодство, юридичну та соціальну практику, зв'язок, розвиток технологій, консалтингу, зростання професійного рівня кадрів. На рівні державного управління - успішне вирішення цих задач можливе тільки поряд з розробкою та впровадженням системної концепції організації управління. Складність полягає в тому, що на відміну від підприємства, об'єкт управління не має чітких меж, а функції управління часто чітко не визначені.

Останнім часом зростає інтерес до питань, пов'язаних з інформаційним менеджментом у Росії. Про це свідчить ціла низка публікацій в спеціальній літературі та періодичних виданнях. Одним з перших розглянув сутність інформаційного менеджменту А.М. Яновський, який визначає його як систему обслуговування управління виробничо-збутовою діяльністю з метою підвищення ефективності підприємництва і збільшення прибутку. Інформаційний менеджмент в уявленні А. М. Яновського - інтелектуальний потенціал підприємства. Саме тут виконуються інформаційні, кон'юнктурні, патентно-ліцензійні дослідження; синтезується збірний образ ідеального товару, будується інформаційна модель розвитку об'єкта техніки на перспективу; формуються передумови для вибору напрямів науково-технічної політики підприємства. Автор дає перелік основних задач інформаційного менеджменту:

створення інформаційної інфраструктури фірми:

управління інформаційними технологіями;

розробка управлінських інформаційних систем;

створення БД;

консультування користувачів;

захист даних;

придбання даних із зовнішнього інформаційного простору.

Однією з найґрунтовніших праць з основ інформаційного менеджменту є навчальний посібник, підготовлений А.В. Костровим. На його думку «поле застосування інформаційного менеджменту - всі етапи життєвого циклу інформаційної системи, від створення і впровадження, до модернізації та розвитку». Хоча він далі відмічає можливість більш широкого тлумачення, коли в сферу інформаційного менеджменту входить «сукупність всіх задач управління на всіх етапах життєвого циклу підприємства, що включає всі дії та операції, пов'язані як з інформацією .., так і з підприємством загалом на основі даної інформації». Однак, продовжує А.В. Костров, «таке широке трактування поняття інформаційного менеджменту не завжди потрібне, більш того для його практичного використання, очевидно, необхідна висока зрілість організації в усіх відношеннях, яка поки що досить рідко зустрічається «.

Аналіз різних концепцій і визначень ІМ дозволяє зробити такі висновки:

I. ІМ доцільно розглядати в контексті розвитку інформаційного ринку, інформаційних і комунікаційних технологій та сучасних тенденцій зміни умов праці під їх впливом.

II. Концепція ІМ базується на загальній теорії менеджменту, але має свої особливості, зумовлені особливостями предметів і знарядь праці, кінцевого продукту і самого процесу праці у сфері інформаційної діяльності.

III. ІМ - передусім творчість, основу якого складає синтез знань з економіки, ділового адміністрування, маркетингу, досліджень у сфері нових інформаційних технологій, інформатики, правових знань тощо.

IV. З одного боку, ІМ є однією з багатьох функцій управління, пов'язаною з інформаційною підтримкою процесу прийняття рішень, а з іншого - це своєрідна всеосяжна функція, яка забезпечує ефективне виконання всіх інших функцій.

V. Суттєво відрізняються також точки зору на елементи, об'єкти і функції ІМ, але чітко простежується тенденція від більш простого (вузького) тлумачення до більш загального (системного) підходу, який охоплює всі потенційні компоненти ІМ - технології, виробництво, персонал, інформаційне забезпечення, інформаційні ресурси, інформаційні послуги та ринок.

VI. Інформаційний менеджмент об'єднує у собі сукупність методів і засобів управління інформаційною діяльністю підприємства/організації. Інформаційний менеджмент включає питання організації джерел інформації, засобів передачі даних, створення баз даних (БД), технологій обробки даних, забезпечення безпеки даних. До кола задач ІМ входять також розробка, впровадження, експлуатація та розвиток систем і мереж, що забезпечують діяльність підприємства/організації. В цих системах/мережах повинно бути забезпечене управління інформаційними ресурсами. Важливою є також організація та забезпечення взаємодії з зовнішнім світом: мережами, базами даних тощо.

VII. Для розуміння сутності будь-якого процесу чи поняття зовсім не обов'язково прагнути сформулювати вичерпне, науково-обґрунтоване визначення. Досить розглянути ті задачі та функціональні ролі, які виконує ІМ, як складний, багатоаспектний процес, який знаходиться в постійному розвитку. Професійні функції, які може виконувати інформаційний менеджмент в організації можна об'єднати в такі групи:

A. вирішення організаційних питань і управління персоналом;

B. вирішення організаційних питань і управління інформаційним виробництвом;

C. управління інформаційними технологіями

D. управління інформаційними ресурсами;

E. інформаційний маркетинг.

VIII. Задачі ІМ повинні вирішуватися на стратегічному, тактичному (адміністративному) і оперативному рівнях. За їх ефективне рішення відповідають інформаційні менеджери відповідної ланки (низової, середньої та вищої). Для означення відповідної посади на практиці використовуються різні назви: менеджер інформаційної системи, менеджер інформаційної служби, інформаційний аналітик, керівник ІТ-підрозділу, керівник ІТ-департаменту, керівник інформаційної служби, керівник загальнокорпоративної інформаційної служби, керівник обчислювального чи комп'ютерного центру, менеджер з інформаційних зв'язків, ІТ-менеджер, спеціаліст з інформаційних систем, спеціаліст з інформаційних технологій.

IX. Незалежно від того, чи є інфраструктура ІС (обладнання, зв'язок, засоби та заходи, що створюють умови для інформаційної діяльності) «вмонтованою» в структуру конкретного об'єкта (незалежно від рівня) або існує як самостійний господарський суб'єкт інформаційного ринку, задачі і функції ІМ ідентичні. Відмінність - у ступені деталізації та повноті охоплення всіх функціональних ролей, які виконує інформаційний менеджмент. Функціональні ролі залежать від видів інформаційної діяльності, ступеню автоматизації інформаційного виробництва, номенклатури інформаційних продуктів і послуг та ін.

X. Підприємства та організації, керівництво яких зуміло по-новому подивитись на свій комерційний потенціал під кутом стратегічної ролі інформації для підтримки конкурентоспроможності та розвитку, отримують великі прибутки. При цьому слід відмітити, що на практиці багато з методів ІМ використовуються інтуїтивно, епізодично (здебільшого під іншими назвами), проте результати досить вагомі.

Розглянемо основні підходи до розуміння інформаційного менеджменту (за О. Матвієнко):

1. ІМ розглядається у дуже широкому спектрі, а саме від традиційного інформаційного обслуговування до загальної теорії управління;

2. ІМ розуміється як розроблення і реалізація внутрішньої і зовнішньої комунікативної політики організації, причому мета діяльності у цій галузі відокремлюється від менеджменту управління, впровадження і використання інформаційних технологій;

3. ІМ визначається як прикладна адміністративно-орієнтована технологія управління інформаційними ресурсами. ІМ розглядається як новий тип управління організацією на основі комплексного використання всіх видів інформації: науково-дослідної, технологічної, матеріально-технічної, кадрової, фінансової та ін.

ІМ - це інноваційна діяльність, орієнтована на постійний пошук нових, більш ефективних способів організації інформаційної діяльності, на створення матеріальних і соціальних передумов для ефективного доступу до інформації і забезпечення інформаційно-комунікаційних процесів, на активізацію і розвиток наявних інформаційних ресурсів і форм їх раціонального використання.

2. Мета і завдання інформаційного менеджменту

Концепція ІМ об'єднує наступні підходи: економічний, що розглядає питання залучення нової документованої інформації із урахуванням корисності та фінансових затрат; аналітичний, що базується на аналізі потреб користувачів щодо інформації та комунікації; організаційний, розглядає вплив інформаційних технологій на організаційні аспекти; системний, розглядає обробку інформації в організації, приділяючи особливу увагу оптимізації комунікаційних каналів, інформації, матеріальних коштів та інших витрат, методів роботи.

ІМ в організації виконує стратегічні, оперативні та адміністративні завдання. До стратегічних завдань відносяться: створення інформаційної інфраструктури організації та управління інформаційними технологіями. Оперативні та адміністративні завдання мають більш вузький та підпорядкований характер.

Для розуміння сутності інформаційного менеджменту варто прийняти до уваги такі положення:

1. Інформація є комплексною категорією. Тобто вона може бути:

- умовою і засобом для ділового спілкування,

- засобом передачі суспільству відомостей про організацію,

- джерелом відомостей про зовнішнє середовище,

- товаром.

2. Інформаційний менеджмент відбувається у межах конкретної організації.

3. Інформація являє собою самостійний фактор виробництва, що лежить в основі процесу прийняття управлінського рішення.

4. Інформаційний менеджмент має відношення не просто до інформації, а саме до інформаційної діяльності організації.

Враховуючи це, можна узагальнити: інформаційний менеджмент - управління діяльністю, пов'язаною із створенням та використанням інформації в інтересах організації.

Основною метою інформаційного менеджменту є забезпечення ефективного розвитку організації шляхом регулювання різних видів її інформаційної діяльності.

У зв'язку з цим перед ІМ постає ряд певних завдань.

Головним завданням ІМ є інформаційна підтримка основної діяльності організації. Завдання ІМ, з цієї точки зору, полягає в інтегруванні створених співробітниками індивідуальних інформаційних елементів системи ( документи, справи, технології) на основі програми пошуку та на базі пропозицій через Інтернет і відповідного маркетингу використовуваних інформаційних ресурсів.

Наступне завдання ІМ полягає у переробці різноманітного «масового продукту», що пропонується на інформаційному ринку, в інформацію, релевантну діям - перехід від зовнішніх знань у знання, релевантні внутрішнім рішенням.

Важливим завданням ІМ є вибір раціональних форм комунікацій, техніки та інформаційних технологій, а також характеристик інформаційних ресурсів, необхідних для досягнення цілей організації.

Крім того, ІМ розв'язує завдання планування, керівництва, контролю та організації документного забезпечення управління організацією за певними цільовими критеріями для підтримки узгоджених організаційно-інформаційних дій членів організації.

ІМ стосується всіх функцій управління сучасної організації. Управлінський цикл містить чотири функції, - це планування, організація, мотивація та контроль.

Ефективність діяльності управлінського апарату організації залежить від цілого ряду факторів:

- забезпечення організаційною й обчислювальною технікою;

- використання сучасних технологій;

- розподіл посадових обов'язків у рамках управлінської ланки;

- інформаційне забезпечення управлінської діяльності.

Інформація являє собою найважливіший організаційний ресурс. Вона входить у загальний комплекс ресурсів фірми, поряд з кадровими, фінансовими й т.д.

Інформація має багато спільних рис із іншими ресурсами:

- інформацію необхідно планувати з точки зору виявлення потреби в ній організації;

- витрати на одержання й використання інформації можна оцінити з економічної точки зору й вони повинні входити в загальний баланс організації.

- інформаційні потреби можуть і повинні бути співвіднесені з можливостями їхнього задоволення, як із внутрішніх, так і зовнішніх джерел.

При споживанні інформація не зникає, а змінює свою цінність.

Спеціаліст організації, працівник, керівник є не просто користувачами, яким постачається інформація, а безпосередніми учасниками інформаційного процесу, найважливішою частиною ІМ.

спеціалізований інформаційний менеджмент

3. Обов'язки інформаційного менеджера в організації

Обов'язки інформаційного менеджера можна сформулювати у межах тих функціональних ролей, які виконує ІМ:

1) Організаційні питання і управління персоналом

аналіз передумов організаційної побудови інформаційної служби (фірми);

вибір і обґрунтування оптимальної структури управління інформаційною службою (фірмою);

координація роботи по визначенню чисельності і кваліфікаційного складу ІТ-персоналу;

організація набору, навчання та підвищення кваліфікації персоналу;

аналіз і вдосконалення організації праці;

нормування праці ІТ-персоналу;

розробка раціональної системи оплати праці і моделі мотивації до праці;

організація консультування користувачів з технічних і програмних питань.

2) Організаційні питання і управління інформаційним виробництвом

розробка загальної ІТ-стратегії;

· розробка виробничої стратегії інформаційної служби (фірми);

· розробка і впровадження операційної (виробничої) системи інформаційної служби (фірми) (розробка ІТ-процесів);

· оперативне управління інформаційним виробництвом;

· управління проектами інформатизації;

· управління процесом проектування інформаційної системи та її елементів;

· організація технічного обслуговування і ремонту апаратних засобів;

· здійснення заходів щодо інформаційної безпеки;

· організація супроводу програмних засобів ОТ;

· моніторинг виробничого середовища та створення ергономічних умов праці.

3) Управління інформаційними технологіями

відстеження технологічних і організаційних новинок з питань збору, обробки, зберігання і передачі інформації;

розробка нових і вдосконалення діючих технологічних і організаційно-технічних концепцій і рішень на конкретному об'єкті;

вибір і обґрунтування структури комплексу засобів інформаційної та ОТ;

вибір і обґрунтування структури і складу ПЗ ІС;

організація впровадження НІТ;

підготовка і навчання користувачів ІС;

координація всіх видів діяльності, пов'язаних з ІТ;

забезпечення ефективності інформаційних систем і технологій.

4) Управління інформаційними ресурсами

аналіз інформаційних потреб користувачів;

координація джерел і потоків інформації;

формування зв'язків із зовнішніми і внутрішніми джерелами інформації;

формування «портфеля замовлень»;

організація взаємозв'язку з державними і комерційними інформаційними ресурсами;

забезпечення захисту інформації та інформаційної безпеки об'єкта;

стандартизація документів і процесів обробки інформації;

розробка структур даних і БД і їх супровід;

управління та ведення БД;

консультування з питань інформаційної діяльності та інформаційних ресурсів.

5) Інформаційний маркетинг

проведення маркетингових досліджень інформаційного ринку;

аналіз інформаційних продуктів і послуг;

аналіз інформаційних потреб користувачів;

розробка варіантів маркетингової стратегії;

розробка ефективної ринкової стратегії;

вибір оптимального сегментування інформаційного ринку;

визначення місткості ринку і своєї ніші;

вивчення конкурентів;

вибір методу ціноутворення;

організація взаємовідносин між суб'єктами інформаційного маркетингу;

організація просування інформаційних продуктів і послуг на ринок;

здійснення рекламної діяльності.

Вимоги до особистісних та професійних якостей

Особистісні якості

комунікабельність, комунікативність;

дипломатичність і сила переконання;

здатність привносити зміни;

здатність управляти;

загальна ерудиція, почуття гумору, амбіційність, чесність, надійність.

Професійні якості

володіння певним рівнем технічних знань;

володіння технологічною проникливістю;

володіння здатністю точно інтерпретувати події і визначати значущість чинників;

уміння будувати свої взаємини з колегами;

уміння вести переговори, укладати операції, мотивувати рішення;

уміння діяти як керівник.

Вимоги до освітньо-кваліфікаційного рівня інформаційного менеджера.

Різноманітність підходів до трактування інформаційного менеджменту підтверджується і різноманітністю програм підготовки відповідних спеціалістів. Наприклад, у Великобританії підготовка відповідних фахівців (інформаційних менеджерів) у 17 вищих навчальних закладах здійснюється у:

відділеннях комп'ютерної техніки - у 9-ти вузах,

відділеннях теоретичної інформатики - в 4-х вузах,

школах бізнесу - 3-х,

відділенні спеціальних наук - 1-му.

З метою узагальнення наведемо деякі поради інформаційним менеджерам стосовно їх компетенції та підходів до вирішення найважливіших проблем, з якими доводиться стикатись у своїй професійній діяльності:

· ІТ-керівникові необхідно знати й розуміти фінансові аспекти ІТ, уміти пояснювати фінансовому директору в доступних йому термінах значення таких понять, як повернення інвестицій, сукупна вартість володіння та ін.

· Потрібно розуміти, як здійснюється планування бізнесу, і брати участь в управлінні ним.

· Необхідно здійснювати внутрішній маркетинг. Це допомагає створити на підприємстві атмосферу розумних очікувань бізнес-керівників відносно ІТ.

· Бажано, щоб у руках ІТ-керівника було зосереджене управління всією інформаційною і телекомунікаційною інфраструктурою підприємства.

· Потрібно уникати створення ореолу таємності навколо ІТ. Погано, коли бізнес-керівники не розуміють, що ІТ можуть дати їм, їх підлеглим і підприємству загалом.

· Дуже обережно потрібно відноситися до «вибивання» великих грошей на великі ІТ-проекти. В разі зміни умов на підприємстві велика вірогідність, що ці статті фінансування будуть урізані, й ІТ-проект залишиться незакінченим, гроші будуть витрачені дарма.

· Неприпустимо, щоб рішення про вибір ІТ-платформи здійснювали люди, некомпетентні в даній області.

Таким чином, концепція ІМ містить елементи таких академічних дисциплін, як економіка, ділове адміністрування, наука про управління, дослідження в області комп'ютерної технології і комунікацій (особливо прикладні), інформатика.

Аналіз професійних обов'язків дозволяє зробити висновок, що компетентність інформаційного менеджера повинна проявлятись в наступних сферах:

Економіко-організаційні та управлінські питання,

Інформаційні науки (перш за все змістовна сторона інформації),

Інформаційні технології.

Розглянемо вимоги у межах кожної сфери:

Економіко-організаційні та управлінські питання

Інформаційний менеджер повинен бути добре обізнаним з усіх проблем діяльності організації:

знати її мету та потреби;

знати плани організації та її стратегію;

знати організаційну культуру;

знати інформаційні потреби співробітників і керівників організації;

знати процеси комунікації в організації;

знати посадові обов'язки;

знати структуру та «ключові» фігури в організації.

В області управління організацією менеджер з інформації повинен знати:

планування;

оргструктуру;

забезпечення кадрами;

управління фінансами;

мотивацію поведінки;

впровадження новинок;

прийняття рішень;

засоби комунікації;

етику,

маркетинг,

принципи управління,

комерцію,

проектний менеджмент,

продуктивність;

методологію досліджень.

У сфері інформаційної науки (information science) «Інформаційна наука» у деяких класифікаціях наук за кордоном включає інформатику, бібліотекознавство, комунікацію тощо. менеджер по інформації повинен добре знати:

принципи та методи вивчення інформаційних потреб,

особливості та види інформації,

різноманітні джерела інформації та вміти їх використовувати,

інформаційні системи,

інформаційні потоки,

економічні основи інформації як вида ресурсів,

організацію інформаційної діяльності,

взаємовідносини між людиною та інформацією,

інформаційний менеджмент.

Таким чином, він повинен мати глибоку підготовку з інформаційної науки і бути сприйнятливим до її новинок.

У сфері інформаційних технологій інформаційний менеджер повинен бути добре обізнаним з таких питань:

потенціал інформаційних технологій,

оцінка ефективності систем,

проектування баз даних та управління ними,

управління системами телекомунікації,

системний аналіз і контроль за системами,

технології, що застосовуються в організації,

обладнання, конфігурація телекомунікаційних систем, систем введення та пошуку інформації.

Взаємозв'язок інформаційного менеджменту з суміжними дисциплінами показано на рис. 2.1. З правого боку згруповані дисципліни з інформаційних технологій, а з лівого - загальноекономічні дисципліни та дисципліни менеджерського циклу.

Вимоги до освітньо-кваліфікаційного рівня інформаційного менеджера залежать від організації. Інформаційні менеджери університетів США майже всі мають ступінь доктора в одній гуманітарних наук .

Наприклад, розподіл інформаційних менеджерів за рівнем освіти в США такий:

55% інформаційних менеджерів - мають ступінь магістра, невелика частина - ступінь доктора, решта - бакалаври.

Розподіл за галузями наук:

58% - ступінь з гуманітарних наук,

34% - з будь-якої комерційної сфери,

3% - ступінь з соціальних наук.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.1. Взаємозв'язок інформаційного менеджменту з іншими дисциплінами

4. Інформаційний менеджмент в організаційній структурі підприємства

В умовах гранично насиченого ринку і жорсткої конкуренції компанії шукають нові способи забезпечення конкурентоспроможності. Застосування ІТ -- один з них. Нині комп'ютерні технології поступово проникають у всі сфери діяльності підприємств, стають його невід'ємною частиною, створюючи те, що з легкої руки Білла Гейтса часто називають цифровою нервовою системою підприємства. Набуває поширення так званий електронний бізнес (e-business), в якому взаємодія між суб'єктами відбувається електронним способом. Головна ідея е-business - зробити бізнес-процеси електронними і перевести їх в Internet/Intranet-середовище. Реалізація цієї ідеї вимагає перегляду всієї моделі ділового процесу.

Сучасні інформаційні технології є особливими інструментами ведення бізнесу, оскільки при їх створенні використовувався досвід найуспішніших компаній. Упровадження ІТ дозволяє підприємствам запозичити цей досвід, адаптуючи його до своїх конкретних умов.

Роль ІТ-керівника на сучасному підприємстві змінюється. Зміну ролі керівника ІТ-підрозділів під впливом різних чинників у ретроспективі можна прослідкувати за даними, наведеними у таблиці 2.1.

Як ми вже з'ясували, сучасний ІТ-керівник (інформаційний менеджер) повинен володіти знаннями і в області технологій, і в області бізнесу, і в області передових методів його ведення в найуспішніших компаніях галузі. Крім того, він повинен мати достатньо високий статус, оскільки інформаційний менеджмент стосується, у більшості випадків, роботи всіх інших виробничих підрозділів, він повинен бути наділений відповідними правами, обсяг яких залежить від організаційної моделі підприємства.

Останнім часом посилюється інтерес до управління ІТ на основі бізнес-принципів, при цьому ІТ-служба розглядається як сервісна організація. ІТ-службам рекомендується уважно вивчати ринок технологічних рішень і по можливості продавати ці рішення стороннім замовникам, окупаючи частину витрат підприємства на ІТ, активно займатися внутрішнім маркетингом (тобто вивчати потреби бізнес-користувачів, уміти будувати відносини з ними, просувати технологічні рішення всередині підприємства), активно підключатися до реалізації стратегічних проектів компанії, формувати «портфель» навичок персоналу і тоді здійснювати управління ним, оцінювати і планувати ресурси своєї служби, налагоджувати управління персоналом і відносинами із зовнішніми партнерами і ін. Зрозуміло, однією з дуже важливих задач ІТ-служб стає вивчення технологічних тенденцій і тенденцій галузі. Важливою задачею стає оцінка економічної ефективності, зокрема повернення інвестицій в ІТ-проекти (return on investment -- ROI). Коли бізнес-менеджери будуть чітко уявляти собі економічний ефект від використання ІТ, їхні очікування стануть більш адекватними реальним можливостям технологій і ІТ-служб підприємства. Ці служби почнуть розглядатися ними як одне з джерел отримання прибутку, а не як центр витрат.

Таким чином, виходячи з обсягу, характеру і задач, що виконує інформаційний менеджмент, він повинен знаходитися на верхньому рівні ієрархії управління і повинен бути прирівняний до інших функціональних служб, що відповідають за постачання, виробництво, збут, фінанси. Не випадково в західних компаніях він іменується CIO (Chief Information Officer -- «директор з інформації») і так само значимий, як і фінансовий директор або директор по виробництву. Інформаційний менеджмент на підприємстві, як і будь-який інший, повинен мати традиційні три ланки: вищу (СІО), середню (керівник ІТ-підрозділу) і низову (керівники груп ІТ-підрозділу).

Обов'язки IT-директора (СІО) є нелегкими, а іноді й зовсім не очевидними [18]. Всередині компанії він делегує повноваження і розподіляє обов'язки з обробки інформації та прийняття рішень. У зовнішніх контактах його турботою є узгодження між партнерами правил бізнесу, який передбачається вести з використанням інформаційних технологій. IT-директор не займається забезпеченням технологічної сторони повсякденного бізнесу компанії. Не бере участі він і в підтримці інфраструктури. Проте побудова IT-відділу, який має грамотного начальника і кваліфікованих фахівців - його прямий обов'язок.

Тобто питання ділової взаємодії підрозділів і окремих людей усередині компанії розв'язуються спільно IT-директором і начальником IT-відділу. При цьому перший відповідає за зміст, а другий - за форму інформаційного обміну. Так само спільно вони забезпечують управління інформаційними технологіями. IT-директор стежить за здійсненням стратегії довгострокового планування і фінансування цільових проектів і розвитку інфраструктури. Начальник IT-відділу складає щорічні плани для заміни частини обладнання і шукає рентабельні підходи до модернізації «успадкованих» апаратних і програмних засобів.

Турботою виключно начальника IT-відділу (середня ланка) є забезпечення оптимальної комп'ютерної інфраструктури і надійного зв'язку. Також він повинен організувати ділові процедури так, щоб оптимізувати інформаційні потоки на підприємстві, максимально використовуючи загальні дані і загальні бази даних. Його задачею є й розробка корпоративних правил роботи з даними: їх стандартизація, якість, загальні ключові ідентифікатори і рівень доступу до них. Крім того, на плечах цієї людини лежить і відповідальність за якість зовнішнього інформаційного обміну компанії.

Ще одна проблема, яка входить до компетенції IT-директора - це проблема інформаційної безпеки. Останнім часом, зважаючи на збільшення обсягів робіт, що виконуються за допомогою IT, а також на те, що в IT-директора і начальника IT-відділу вистачає своїх турбот - по забезпеченню бізнес-процесів і інфраструктури, відповідно, усе частіше виникає необхідність щоб хтось у компанії персонально відповідав за зміст документів, що відправляються за її межі, і за політику розмежування доступу до даних всередині фірми. Тобто мова йде про необхідність появи ще однієї посади з категорії СхО - начальника служби інформаційної безпеки (Chief Security Officer, CSO). У більшості західних компаній, де існує така посада, він підпорядкований IT-директору. Цілком можливо, що із збільшенням частки і значущості функцій, що віддаються в аутсорсинг, CSO також посяде чільне місце у Раді директорів. Проте до цих пір ця робота (у нас майже завжди) розглядається як частина обов'язків мережного адміністратора, чиє положення звичайно не дозволяє йому серйозно поставити перед керівництвом питання безпеки, розв'язання яких достатньо складне й обходиться недешево.

Звичайно, яким би розумним не був IT-директор, йому і штату підпорядкованого йому відділу самостійно не справитися зі здійсненням інформаційної політики підприємства. Успішність подальшої роботи перш за все буде залежати від того, чи зуміє IT-директор створити і примусити активно працювати групу, що складається з перших керівників.

Досвід компаній США показує, що найефективнішою є структура, до складу якої входять два комітети - оперативний виконавчий і головний регулюючий.

Оперативний виконавчий комітет розглядає питання, що виносяться IT-директором, і організовує прийняття відповідних рішень на різних рівнях. Звичайно комітет збирається один раз на місяць, щоб розглянути проекти нових технологій, скоригувати або затвердити поточні бюджети IT-проектів, обговорити результати робіт тощо. До комітету на постійній основі входять головний бухгалтер або його заступник, один із заступників директора і начальники найбільших або критичних підрозділів чи філіалів компанії.

Головний комітет з регулювання політики компанії в області інформаційних технологій збирається щокварталу й оцінює стан поточних проектів. Він також забезпечує нагляд за інвестиціями в IT, формує перспективний портфель проектів, оцінює, чи забезпечують вкладені інвестиції очікувані вигоди. Обов'язкові члени головного комітету - директор компанії, один-два його заступника, IT-директор, головний бухгалтер, начальники IT-відділу і начальники основних відділів.

Традиційна і сучасна схеми взаємин керівництва компанії і осіб, що відповідають за ефективне використання інформаційних технологій, представлені на рисунку 2.2.



Рисунок 2. 2 - Зміна ролі та місця керівника інформаційної служби підприємства при переході до «електронної моделі ведення бізнесу»

Раніше безпосереднім начальником завідувача IT-департаменту був один із заступників директора, який якоюсь мірою доносив його ідеї та проблеми до першого керівника. Інші підрозділи були підлеглі відповідними заступникам і їх контакти з IT-службою звичайно вимагали втручання начальства. Всі технічні питання розв'язувалися одноосібно керівником IT-департаменту, оскільки ніхто більше на цьому не розмівся. Інформаційні технології для інших підрозділів знаходилися за бар'єром, що складався з двох-трьох начальників, і часто залишалися «річчю», прекрасною, але майже недосяжною.

Відповідно ж до нової структури ранг IT-директора не просто підвищується, він позбавляється «прошарку» із заступників директора. Через комітети він дістає регулярний доступ відразу до всіх ключових керівників (у тому числі й до виконавчого директора) і отримує можливість швидкого колективного узгодження складних питань. Тут же він встановлює безпосередні контакти із завідуючими основними підрозділами і погоджує з ними технічні питання. Всередині компанії він ставить задачі і контролює роботу відділів IT і бізнес-моделювання, а також служби безпеки. В зовнішніх відносинах IT-директор підтримує весь набір взаємин, контакти з ASP і консалтинговими фірмами.

Таким чином, IT-директор нового покоління, без жодних перебільшень, стає першою скрипкою підприємства. Інші виконавці можуть мати дуже високу кваліфікацію і вирішальне значення для звучання всього оркестру. Проте, протягуючи руку саме першій скрипці, диригент (читай -- керівник компанії) тим самим визнає і підкреслює її роль ведучого для злагодженої гри всього колективу.

Керівники інформаційних служб найближчого майбутнього - це удачливі бізнесмени, що мають пристойну підготовку в області сучасних технологій, а не навпаки. Швидше за все, їх кар'єра буде розвиватися зигзагоподібно. Вони можуть достатньо легко приходити до керівництва IT-службами і без особливого жалію йти назад в управління бізнесом.

Саме CIO, інформовані більше за інших топ-менеджерів, у майбутньому стануть найбільш відповідними кандидатами на вищі посади компаній при зміні керівництва. Це, у свою чергу, ознаменує остаточний перехід компаній на принципи ведення бізнесу, в основі яких будуть знаходитися ефективні інформаційні технології, здатні подолати другий інформаційний бар'єр і забезпечити бізнес зі швидкістю думки («Business @ the Speed Taught») [19].

Розглядаючи нову структуру взаємин, наведену на рисунку, виникає питання: а де ж, власне, на цій схемі місце директора підприємства? Чи не означає це, що IT-директор де-факто стає першою особою компанії?

Поки що ні. Відомо, що багатьма компаніями керують в основному дві особи. Перша забезпечує зовнішнє представництво і контакти, а друга стежить за організацією роботи співробітників. Зразкова аналогія - капітан і старший механік судна. Прийнятний аналог ролі IT-директора ще не усталений. Ніколи раніше інформаційні технології не набували такого значення для ведення бізнесу, як зараз. Знадобиться ще деякий час, поки нова посада буде однозначно співставлена з певним колом обов'язків і однаково буде сприйматися директорським корпусом у всьому світі.

В Україні ж, і це потрібно визнати, ще немає особливої необхідності ламати звичну авторитарну систему управління підприємствами, що склалася за багато років. Є набагато більш насущні задачі. Більш швидка, ніж будь-де, поява сильних IT-директорів, ймовірно, буде спостерігатися в галузях, безпосередньо, критично залежних від інформаційних технологій - у банківській справі, наприклад. Проте й тут IT-директори ще довго будуть відповідати в основному за те, щоб «все працювало». Така ж роль відведена й керівникам інформаційних служб підприємств з усталеним циклом виробництва.

Щонайбільшу ж значущість можуть отримати фахівці, які візьмуть участь у процесі створення нових або повній реорганізації діючих компаній. Мабуть, тільки якщо принципи електронного бізнесу будуть із самого початку покладені в основу роботи нового підприємства, IT-директор посяде встановлене йому місце в організаційній структурі, а його потенційні можливості зможуть належно проявитися.