Автоматизация процессов сбора, передачи, обработки и накопления информации в системе управления персоналом предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1 Общая характеристика системы управления персоналом предприятия. Информация в системе управления персоналом

1.2 Необходимость автоматизации работы службы управления персоналом

1.3 Анализ рынка программ для автоматизации работы службы управления персоналом

1.4 Общая характеристика программы «1С: Зарплата и управление персоналом»

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 1

ГЛАВА 2. ТЕХНОЛОГИЯ СБОРА, ОБРАБОТКИ И НАКОПЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ О СОТРУДНИКАХ В ПРОГРАММЕ «1С:ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ»

2.1. Краткая характеристика компании ООО «Ковровый двор»

2.2 Формирование информации о сотрудниках предприятия в программе «1С:Зарпата и управление персоналом»

2.3 Информация об обучении и планировании

2.4 Информация об аттестации персонала

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 2

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования

Эффективность функционирования системы управления персоналом предприятия в значительной степени зависит от информации о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития.

Информационное обеспечение системы управления персоналом - это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

Информация должна быть: комплексной - отражать все стороны деятельности системы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную); оперативной - получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях; систематичной - требуемая информация должна поступать постоянно; достоверной - информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных расчетах и анализе [18, c.25].

Проблема исследования: как, и с помощью каких компьютерных программ можно автоматизировать процессы сбора, передачи, обработки и накопления информации в системе управления персоналом предприятия?

Объект исследования: система управления персоналом предприятия.

Предмет исследования: автоматизация процессов сбора, передачи, обработки и накопления информации в системе управления персоналом предприятия.

Цель исследования: обосновать пути автоматизации процессов сбора, передачи, обработки и накопления информации в системе управления персоналом предприятия (на примере ООО «Ковровый двор»).

Задачи исследования:

Изучить и проанализировать систему управления персоналом предприятия.

Выявить особенности работы системы управления персоналом по сбору, передаче, обработке и накоплению информации.

Проанализировать рынок программного обеспечения для автоматизации процессов сбора, передачи, обработки и накопления информации в системе управления персоналом предприятия.

Разработать рекомендации для выбора программного обеспечения по рациональному сбору, передаче, обработке и накопления информации в системе управления персоналом.

Методы исследования:

Теоретические (причинно-следственный анализ исследуемого явления);

2. Общелогические (анализ, синтез, обобщение, индукция, дедукция);

3. Эмпирические (наблюдение, беседа, экспертные оценки, изучение продуктов деятельности, анализ документов.)

В качестве базы исследования было выбрано: ООО «Ковровый двор». В опытно-поисковой работе принимали участие 12 человек:

Структура выпускной квалификационный работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения, выводов по главам, списка литературы (30 источников), выполнена на 51 страницах, иллюстрирована 24 рисунками.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

персонал управление автоматизация предприятие

1.1 Общая характеристика системы управления персоналом предприятия. Информация в системе управления персоналом

Основным критерием эффективности деятельности любого предприятия в условиях рыночных отношений является обеспечение его прибыльности. Немаловажное значение имеет и стабильность деятельности организации, его адаптация к будущим изменениям ситуации при минимальных затратах на персонал. Поэтому грамотное управление персоналом предприятия становится одной из важных функций на предприятии, которое сводится к выработке и обоснованию управленческих решений, контролю за их выполнением.

Персонал является одним из наиболее сложных объектов управления на предприятии, поскольку в отличие от материальных факторов производства персонал обладает возможностью принимать решения и критически оценивать предъявляемые к ним требования. Персонал также имеет субъективные интересы и чрезвычайно чувствителен к управленческим воздействиям, реакция на которые не определена [20, c. 118].

Область знаний и практической деятельности, направленная на обеспечение организации качественным персоналом, способным выполнять возложенные на него трудовые функции и оптимальное его использование, принято называть системой управления персоналом.

Для эффективной работы системы управления персоналом предприятия необходимо систематизировать и обрабатывать большой объем информации: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные. Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации.

В настоящее время для экономии времени и снижения затрат, все процессы сбора, передачи, хранения и обработки информации автоматизированы. Информация хранится на электронных носителях и обрабатывается программно с помощью специально разработанного комплекса программных средств.

Под информацией в системе управления персоналом понимают сведения о значимых фактах (лицах, действиях, организациях, событиях), которые служат основой для принятия решений о проведении административных, организационных мероприятий, а также для подготовки предложений и рекомендаций. Информация - является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием [2, c.14]. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процессов сбора, передачи, обработки и накопления информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации.

Чтобы система управления персоналом на предприятии эффективно работала (с минимальными затратами на персонал) необходим сбор и обработка следующего вида информации:

Информация о численности работников по категориям и должностям. Анализ этой информации позволяет определять насколько численность персонала соответствует текущей и перспективной потребностям организации, а также каков процент работников управления от общей численности персонала.

Информация о половозрастной структуре. Анализ этой информации позволяет определить группирование сотрудников по полу и возрасту (например, моложе 20 лет, 20-30 лет, 31-40 лет и т.д.)

Информация об образовательной структуре. Анализ этой информации позволяет оценить персонал предприятия по факту наличия определенной квалификация, образования.

Информация о профессионально-квалификационной структуре. В ней выявляется степень соответствия профессионального и квалификационного уровня работников потребностям организации.

Информация о стаже работы. В ней определяется средняя продолжительность работы сотрудников в данной организации. Данный критерий является одним из важнейших показателей для определения степени лояльности персонала.

Информация о текучести кадров. В ней отражается соотношение числа работников, покинувших организацию за определенный период (обычно за год), к среднему числу работающих сотрудников за тот же период. Важным аспектом является не только сам показатель текучести, но и ранжирование причин, ее вызывающих.

Информация об абсентеизме (от лат. absentia - отсутствие). Рассчитывается как соотношение потерь рабочего времени за определенный период к общему количеству рабочего времени за тот же период. Коэффициент абсентеизма показывает, какой процент производительного времени теряется из-за отсутствия сотрудников на рабочем месте. Анализ этой информации позволяет установить причины за отсутствия персонала с целью принятия дальнейших корректирующих мер.

Информация о внутренней мобильности персонала. В ней определяется соотношение количества работников, сменивших рабочие места (должности) в рамках данной организации за определенный период (как правило, за год), к общему числу сотрудников организации за этот же период. Большое значение при анализе внутренней мобильности персонала имеет выявление причин смены рабочих мест: являлось ли это запланированной ротацией; связана ли мобильность с трудовыми конфликтами и прочее. Важно также определить среднюю продолжительность работы сотрудников на одном рабочем месте (по категориям работников и уровням должностей). Слишком длительное или слишком короткое пребывание работников той или иной категории на одном рабочем месте свидетельствует о недоработках в области кадровой работы и требует вмешательства со стороны руководства.

Информация о степени укомплектованности подразделений квалифицированными специалистами. Определяется на основе спецификации рабочих мест и результатов квалификационных испытаний и аттестации сотрудников.

Информация об уровне травматизма. Анализ этой информации позволяет оценить степень травматизма на предприятии. Высокий уровень травматизма свидетельствует о низком качестве конструирования рабочих мест и представляет значительную угрозу мотивации работников.

Информация о показателях развития персонала организации, в которой учитывается число сотрудников, прошедших профессиональное обучение за определенный период, по отношению к общей численности персонала. При этом анализируется количество и качество программ обучения, среднее количество часов профессионального обучения на одного обученного сотрудника, а также величина издержек по обучению на одного работника.

Информация о производительности труда. В ней хранятся сведения об объеме производимой продукции (оказанных услуг) за единицу времени.

Вся эта информация должна быть качественной и соответствовать следующим требованиям: комплексность - информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями; оперативность - получение входной информации должно происходить одновременно c протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения; систематичность - требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности); достоверность - информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Таким образом, главное, что составляет сущность системы управления персоналом, - это системное, планомерно организованное воздействие с помощью взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения, перераспределения рабочей силы на уровне предприятия, на создание условий для использования трудовых качеств работника (рабочей силы) в целях обеспечения эффективного функционирования предприятия и всестороннего развития занятых на нем работников на основе переработанной информации.

Система управления персоналом, в силу сложности решаемых задач, делится на подсистемы.

Подбор персонала-- это бизнес-процесс, направленный на поиск и привлечение сотрудника, чьи профессиональные качества, навыки и умения соответствуют требованиям организации [6, c.123]. Правильный выбор кандидата на предприятии может помочь в увеличении производительности, прибыли и повышении лояльности сотрудников. Неправильный выбор обычно сказывается на большой текучке персонала или недостаточной компетенции сотрудников. Подбор персонала обычно осуществляет руководитель предприятия либо кадровая служба. Процесс начинается с создания руководителем должностной инструкции, регламентирующей производственные полномочия и обязанности работника.

В ней должна отражаться информация о квалификации, опыте работы кандидата на занимаемую должность и других основных параметрах. На основе должностной инструкции составляются квалификационные требования, содержащие информацию о структуре организации, должности кандидата в этой структуре, об уровне заработной платы и всех предполагаемых дополнительных выплатах. После этого начинается поиск подходящей кандидатуры: публикуются объявления в общих и профессиональных газетах, даются заявки агентствам по найму. Затем осуществляется предварительный отбор.

Потенциальным кандидатам на должность рассылаются приглашения прислать письмо с предложением услуг, а также автобиографию. При этом отбираются кандидаты, в наибольшей мере соответствующие описанию работы. По результатам проводится отборочное собеседование, которое может включать практические тесты для оценки личностных характеристик и способностей кандидатов с целью определения их пригодности к выполнению конкретной работы и наилучшего использования их талантов. В тестах может быть представлена информация о внимании, восприятии, памяти, интеллекте соискателя, а также умение кандидата работать в коллективе и его профессиональная пригодность.

Оценка персонала -- это диагностика персонала, целенаправленный процесс установления соответствия количественных и качественных профессиональных характеристик персонала требованиям должности (рабочего места), подразделения и организации в целом [19, c.22]. Оценка персонала в организации должна проводиться регулярно, для того чтобы сотрудники видели результаты своего труда, справедливо оцененные руководителями, а руководители по результатам оценки могли лучше управлять сотрудниками и эффективнее их использовать. Для осуществления оценки персонала может применяться рейтинговая система оценки работников.

Цели оценки персонала: улучшение качества управления, которое достигается путем периодического и систематического оценивания. Оценку персонала производит руководитель предприятия либо менеджер по работе с личным составом. Сотрудник оценивается по количественным и качественным показателям. При этом собирается информация об профессиональных знаниях и профессиональном опыте, умениях, навыках и результатах труда (например, объемах продаж, количестве привлеченных клиентов, заключенных договоров), а также информация об отношении к работе (например, качестве выполняемой работы, наличии дисциплинарных взысканий, уровню самостоятельности, ответственности, коммуникабельности, поведения в стрессовых ситуациях, честности, справедливости, авторитете в коллективе).

Эту информацию получают путем аттестации (экзамена) работника в виде ответов на вопросы билетов с целью проверки знаний, профессиональных навыков и умений, либо различных тестов, интервью, моделирования или проигрывания типичных рабочих ситуаций. Результатом оценки персонала может служить ранжирование работников по каким-либо признакам в зависимости от их заслуг, достижений. Главное назначение аттестации - не контроль исполнения, а выявление резервов повышения уровня отдачи работника, рациональная расстановка кадров и их эффективное использование.

Расстановка персонала - это процесс обеспечения эффективного замещения рабочих мест на основе комплексной оценки перспектив роста, служебной карьеры, условий и оплаты труда персонала [27, c.35]. Расстановка должна обеспечивать постоянное движение кадров исходя из результатов оценки их потенциала, индивидуального вклада, планируемой карьеры, возраста, сроков занятости рабочих мест и наличия вакантных должностей в штатном расписании предприятия.

Научно обоснованная расстановка кадров предусматривает: планирование служебной карьеры работников с учетом их жизненных интересов; рациональное сочетание назначения, выборности в зависимости от категории работников и резерва кадров; планомерное движение работников аппарата (повышение, перемещение, понижение и выбытие) в зависимости от результатов их оценки; определение сроков занятости должностей и возраста кадров управления; научную организацию рабочего места; определение условий и оплаты труда. Осуществляет ее непосредственный руководитель организации или подразделения в соответствии с квалификациями работников, учитывая психологическую совместимость работников, возрастные категории, интеллектуальные способности и интересы.

Расстановка персонала - это информационный процесс, в результате которого систематизируется и обрабатывается большой объем информации [27, c.36]. Исходной информацией является: информация о модели служебной карьеры; информация о философии и кадровой политике организации; Кодекс законов о труде; материалы аттестационных комиссий; контракт сотрудника; штатное расписание; должностные инструкции; личные дела сотрудников; положение об оплате и стимулировании труда, положение о подборе и расстановке кадров, информация об установлении возрастного ценза для различных категорий должностей; информация об определении продолжительности периода работы в одной должности, на одном и том же участке работы; информация о состоянии здоровья работника.

Для решения проблемы расстановки работников на предприятии очень часто используют профильный метод, который требует аналитического отбора предъявляемых требований и качеств работников, что позволяет непосредственно сравнивать их друг с другом. Более современным является психологический метод видеокомпьютерного анализа личности. Суть метода заключается в том, что по фотографии работника специальная компьютерная программа выдает полную личностную и профессиональную характеристики, рекомендации по гармонизации и коррекции личности.

Таким образом, руководитель получает бесценную информацию о потенциале своего сотрудника, его совместимости с членами коллектива, лояльности к организации, и может провести ротацию кадров, определить лидеров и претендентов на «выбывание».

Адаптация персонала - это приспособление работника к условиям труда, режимам труда и отдыха на рабочем месте [30, c. 24]. Отражает направленность личности на снятие эмоциональной напряженности, возникающей вследствие отсутствия необходимого опыта для выполнения требуемых функций и задач. Сам процесс адаптации персонала всегда имеет определенные временные интервалы, которые и выступают мерой его успешности.

Адаптация необходима для того, чтобы сократить время, которое обычно требуется новому сотруднику для того, чтобы освоиться на новом месте и начать работать с максимальной отдачей. Таким образом, система адаптации выгодна как самому новому сотруднику, так и руководству предприятия. При использовании грамотно разработанной системы адаптации человек, недавно пришедший на предприятие, чувствует себя на новом месте более комфортно, а руководство получает от него максимальную отдачу в работе.

Адаптация - процесс обоюдный: человек приспосабливается к новому для него предприятию, а предприятие приспосабливается к новому для него работнику. И от того, насколько гладко пройдёт этот процесс во многом зависит дальнейшая продуктивность, как нового сотрудника, так и его коллег. «Засидевшийся» в фазе адаптации специалист, не сумевший наладить взаимоотношения с коллегами, становится изгоем в трудовом коллективе, что ведет к увольнению. Здесь играет главную роль психологическая выносливость.

В ходе адаптации работник получает информацию о своем коллективе, его нормах, ценностях, о системе деловых и личных взаимоотношений на предприятии, о социально - психологической позиции отдельных членов коллектива в структуре взаимоотношений, о групповых лидерах, информацию об условиях труда, его оплате и возможностях роста. Знакомится с информацией о трудовой, производственной и технологической дисциплинах, правилами трудового распорядка и санитарно-гигиенических нормах , регламентом работы предприятия.

Для ускорения процесса адаптации работнику руководство предприятием может назначить наставника или менеджера, владеющего навыками коучинга (коучинг - это методика задавания «эффективных вопросов», позволяющая новичку по-новому посмотреть на свою работу и на свои возможности). Сбор информации о показателях адаптированности осуществляется с помощью наблюдения, анкетирования сотрудника и психологического тестирования. Результаты собранной информации передаются руководителю предприятия для принятия управленческих решений.

Обучение персонала - это целенаправленный, организованный, планомерно и систематически осуществляемый процесс овладения знаниями, умениями, навыками и способами общения под руководством опытных преподавателей, наставников, специалистов и руководителей [25, c. 254]. Успешное развитие предприятия возможно только в том случае, если люди обладают знаниями, умениями и желанием высокопроизводительно трудиться.

Обучение персонала осуществляется в следующих случаях: при поступлении нового сотрудника на работу, при назначении уже работающего сотрудника на новую должность, по результатам аттестации персонала, выявившей недостаточную квалификацию сотрудника. В связи с тем, что каждое предприятие действует в быстро меняющейся среде, образование и обучение персонала должно быть непрерывным.

Решение об обучении персонала принимает руководитель на основе данных, полученных при сборе информации о подготовке работника, проведении входного контроля качества знаний, умений, деловых и личностных качеств, о психологических аспектах поведения работников, их должностных обязанностях, практике работы с подчиненными и с представителями других организаций, системе оплаты и поощрения, возможностях профессионального развития и продвижения по службе. Для выявления индивидуальных особенностей и уровня профессионализма проводится тестирование, позволяющие рационально комплектовать учебные группы, оптимизировать процесс тренинга, а также выбрать необходимые формы обучения.

Таким образом, система управления персоналом предприятия представляет собой сложную структуру, для успешной деятельности которой, необходимо собирать, накапливать , обрабатывать и обмениваться большим объемом информации. Главная стратегическая цель любого предприятия - обеспечение прибыльности работы при наименьших затратах на персонал. Поэтому информация о персонале предприятия должна удовлетворять следующим качествам: быть достоверной, объективной, полной, полезной и обновляемой.

Для сокращения времени обработки этого объема информации, с целью принятия своевременных управленческих решений, используют специальные программные средства и новейшие носители, обладающие большим информационным объемом для хранения информации.

1.2 Необходимость автоматизации работы службы управления персоналом

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций.

Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу [14, c.45].

Необходимость автоматизации деятельности HR-отделов и внедрения новых программных продуктов по управлению персоналом, сбору, обработки и хранения информации связана с множеством объективных причин и потребностей бизнеса:

увеличение объема данных, подлежащих обработке, и необходимость соблюдения процедур, предусмотренных российским законодательством;

необходимость поддержания большого количества специфических кадровых процедур, свойственных конкретным компаниям и видам дея-тельности (работа вахтовым методом, оформление большого количества ре-гулярных командировок и т.п.);

распределенный характер деятельности компаний, большое количество офисов и филиалов, что приводит к необходимости стандартизации кадровых процессов и автоматизации рутинных и повторяющихся операций;

кадровые изменения, связанные с текущим состоянием рынка и кризисными явлениями (изменение графиков работы сотрудников, корректировка схем мотивации и оплаты труда, другие кадровые изменения);

функциональные ограничения ранее используемых версий продуктов кадрового учета, технически не позволяющие решать новые возникшие задачи.

Когда компания принимает решение об автоматизации кадровой дея-тельности и внедрении системы учета кадров и расчета заработной платы, как правило, организуется тендер, по результатам которого определяется будущий исполнитель, а также какая именно программная платформа будет использоваться. При выборе системы заказчик проводит тщательный анализ рынка и сравнение представленных решений: «1С:Зарплата и Управление персоналом 8», SAP HR, БОСС-кадровик и др. Целесообразно в качестве критериев выбора использовать следующие требования:

программная платформа должна обеспечивать решение всех постав-ленных перед HR-отделом задач и поддерживать все бизнес-процессы по управлению персоналом и кадровому учету;

система в полном объеме учитывает требования российского трудового и налогового законодательства, имеет возможности отслеживать происходящие изменения в будущем;

само решение, а также услуги по его внедрению и последующей технической поддержке должны быть доступны для заказчика по стоимости;

поставщик услуг должен доказать свою квалификацию, иметь опыт подобных внедрений, а также быть финансово устойчивым, чтобы суметь успешно реализовать проект.

1.3 Анализ рынка программ для автоматизации работы службы управления персоналом

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы были рассмотрены программы, позволяющие автоматизировать процессы сбора, накопления, хранения информации по персоналу организации.

Можно привести следующую классификацию автоматизированных систем управления персоналом:

Локальные системы: 1С:Зарплата и управление персоналом, БЭСТ, Инотек, ИНФИН, Инфо-Бухгалтер и др. (всего более 100 систем)

Малые интегрированные системы: БОСС-Корпорация, АиТ:\Управление персоналом, Галактика/Парус, Инэк и др.

Средние интегрированные системы: JD Edwards (Robertson & Blums), MFG-Pro (QAD/BMS), SyteLine (СОКАП/SYMIX) и др.

4. Крупные интегрированные системы: SAP/R3 (SAP AG), Oracle Applications (Oracle) и др.

«БОСС-Кадровик»

Одной из известных систем для средних и крупных предприятий и холдингов многие называют разработку компании «АйТи» под названием «БОСС-Кадровик». «БОСС-Кадровик» относится к классу комплексных систем управления персоналом. Он позволяет формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

В состав системы «БОСС-Кадровик» входят следующие функциональные модули: Штатное расписание, Учет кадров. Табельный учет. Расчет заработной платы. Учет Пенсионного фонда России, Администратор системы, АРМ Руководителя, HRM-контур. В зависимости от потребностей конкретного предприятия в систему может включаться тот или иной набор модулей.

Модуль «Учет кадров» разработан для менеджеров по персоналу и предназначен для работы с персоналом предприятия, с различными приказами по кадрам. Позволяет вести справочную работу, а также предусматривает подготовку различных статистических данных.

Всего в системе поддерживается 88 видов выходных документов (без учета возможности настройки системы).

Помимо готовых отчетов, менеджеры по персоналу могут создавать произвольные списки, осуществлять выборки по запросу, задавать порядок представления подразделений, сотрудников и т.п. Пользователи могут получать произвольные отчеты по любой информации, введенной в базу данных.

«БОСС-Кадровик» является сетевым продуктом, классически реализованным в архитектуре клиент-сервер, поэтому система отличается высокой надежностью, способна восстанавливаться при сбоях аппаратуры и обеспечивать надежную защиту от несанкционированного доступа.

Как показывает опыт внедрения, один инспектор отдела кадров с помощью системы «БОСС-Кадровик» способен вести более 1000 человек персонала, и столько же сотрудников, без особых трудностей, обслуживает один оператор расчетного отдела.

«АиТ:\ Управление персоналом»

Компания АиТ СОФТ специализируется на создании автоматизированных систем управления персоналом для средних и крупных предприятий. Программный комплекс «АиТ:\ Управление персоналом» позволяет решать широкий круг учетно-статистических и аналитических задач, связанных с управлением трудовыми ресурсами.

Комплекс функционирует на единой клиент-серверной базе данных как автономно, так и в комплексе с различными финансовыми системами и системами управления предприятием.

Центральным модулем системы, автоматизирующим работу отдела кадров, является модуль «АиТ:\ Кадры», обеспечивающий:

работу с анкетными данными сотрудников предприятия;

автоматизацию процедур приема, аттестации и увольнения сотрудников;

оформление, хранение и печать приказов по организации;

ведение организационной структуры предприятия и поддержку штатного расписания;

планирование и расчет графика отпусков;

подбор и расстановку кадров, анализ их соответствия занимаемой должности;

формирование различных отчетов, списков и статистики.

К достоинствам системы следует отнести высокую степень интеграции с популярными финансовыми программами: «1С: Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер», «ТурбоБухгалтер Корпорация», «Парус», BAAN, Platinum SQL, Exact и др.

Для средних и небольших фирм предлагается вариант поставки «АиТ:\ Управление персоналом Плюс». Это многопользовательская клиент-серверная версия (SQL сервер MSDE), имеющая ограничение на количество рабочих мест. При существенно более низкой цене в ней сохранен функционал более крупной версии.

«ИНЭК-Персонал»

Автоматизированная система «ИНЭК-Персонал» предназначена для территориально распределенных предприятий, холдингов и корпораций с развитой организационной структурой. Системы в первую очередь ориентирована не на решение задач учета (кадров, рабочего времени, начислений заработной платы), а на эффективное управление персоналом.

Технология ее внедрения предусматривает такие этапы, как обследование, выявление специфики компании-заказчика, разработка модели. В результате потребитель должен получить эксклюзивную систему.

Состав программных модулей:

«Кадровая политика» - обеспечивает формирование базовых положений кадровой политики в виде локальных нормативных актов предприятия.

«Штатное расписание» - поддерживает возможности планирования и взаимной оценки вариантов организационно-штатной структуры, а также внесения дополнений и изменений.

«Бюджет» - обеспечивает планирование средств на содержание персонала по различным аналитическим признакам.

«Кадры» - обеспечивает работу с документами отдела кадров и учет кадровых сведений по сотруднику. Поддерживает функции контроля отклонений и кадрового мониторинга, позволяет автоматически выявлять проблемы, связанные с несвоевременным выполнением мероприятий - медосмотров, обучения, аттестации и пр.

«Эффективность и мотивация» - осуществляет расчет оценок по различным методикам, мониторинг первичных и комплексных показателей, учет мотивационных факторов.

«Интернет менеджер» - обеспечивает доступ к документам отдела кадров и сведениям по сотрудникам, отчетным документам всех модулей системы, локальным нормативным актам посредством Интернет/Интранет доступа.

Клиентские лицензии стоят от 200 долл. (контракты и трудовые соглашения) до 750 долл. (технологические процессы).

«1С:Зарплата и управление персоналом»

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8» соответствуют требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О защите персональных данных". В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.

Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов позволяют получать полную и достоверную информацию в самых различных аналитических разрезах для различных категорий пользователей: руководства, службы управления персоналом, кадровой службы и других.

Для выполнения практической части выпускной квалификационной работы была выбрана программа «1С:Зарплата и управление персоналом»

1.4 Общая характеристика программы «1С: Зарплата и управление персоналом»

Персонал - это наиболее ценный ресурс любой компании. И как любой ресурс он требует учета и эффективного управления. От того, как выстроено управление персоналом, во многом зависит эффективность работы предприятия в целом. Квалифицированные, инициативные и лояльные сотрудники способны существенно повысить качество работы и конкурентоспособность любой компании.

Управление данными о сотнях и тысячах работников, проведение мероприятий по подбору и обучению персонала, оценка квалификации производственного и управленческого состава являются трудоемкими процессами. Использование специализированных программных продуктов дает предприятию возможность сократить временные затраты на обработку большого количества информации и анализ данных, позволяет руководству эффективно планировать и осуществлять кадровую политику.

Для управления человеческими ресурсами предприятия фирмой "1С" разработан современный инструмент автоматизации задач управления персоналом, ведения кадрового учета и расчетов в соответствии с требованиями законодательства для коммерческих предприятий различного масштаба -«1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Программа «1С: Зарплата и управление персоналом» предназначена для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчётов с персоналом по следующим направлениям. В рамках темы выпускной квалификационной работы будет рассмотрена программа «1С: Зарплата и управление персоналом» с точки зрения управленческого учета персонала и способов обработки, накопления и передачи информации для осуществления эффективной работы системы управления персоналом предприятия. Программа состоит из следующих разделов, позволяющих накапливать, хранить, обрабатывать и передавать информацию:

Раздел «Планирование потребности в персонале»

Для хранения различной управленческой информации о вакантных рабочих местах используется справочник «Вакансии». Для каждой вакансии указываются должностные требования, инструкции и описание рабочего места. Потребность предприятия в персонале отражается в «Кадровом плане». Для работы с кадровым планом применяется специальный раздел «Кадровое планирование» (рис. 1).

Рис.1 «Кадровое планирование»

В процессе кадрового планирования менеджер по персоналу может просматривать информацию о свободных рабочих местах, редактировать ее, а также добавлять новые вакансии. Составляется и редактируется «Штатное расписание» по текущей расстановке работников. Проанализировать кадровый план можно с помощью отчетов «Состояние кадрового плана» и «Исполнение кадрового плана».

Раздел «Набор персонала»

Является основным инструментом для автоматизации работы с кандидатами. Информация о кандидате на вакантное рабочее место вводится в систему с помощью заявки кандидата. Система позволяет получать письма по электронной почте непосредственно в разделе «Набор персонала» (рис.2). В процессе работы с заявкой кандидата в программе доступны разнообразные действия. Для заявки можно назначить вакансию, указать состояние заявки, например «Принята к рассмотрению» или «Отклонена». Для получения дополнительной информации от кандидата или для отправки ответов на его вопросы ему возможно написание письма.

По заявке кандидата планируется личная встреча с ним для собеседования. Для кандидата на вакансию, по которому принято решение о приеме на работу, в справочнике «Сотрудники организаций» создается карточка сотрудника.

Рис. 2 «Набор персонала»

Раздел «Управление компетенциями и аттестациями»

Оценка компетентности работников и контроль результатов оценки выполняются в подразделе «Управление компетенциями» (рис.3). Под компетенциями понимаются качества и способности, необходимые работнику для исполнения должностных обязанностей. Для каждой должности в справочнике «Должности» можно задать список должностных компетенций с глоссарием.

Определение степени компетентности работника происходит в процессе аттестации. Результатом проведения аттестации является список компетенций с оценкой. Для учета оценок компетенций, полученных работником в результате аттестации, используется документ «Аттестация работников».

Список компетенций автоматически заполняется по данным о компетенциях, указанным для должности работника.

Рис. 3 «Управление компетенциями»

Печатная форма документа представляет собой «Оценочный лист» со списком компетенций, который заполняется экспертами при проведении аттестаций. Для анализа оценок работников можно использовать отчет «Оценки компетенций работников».

Раздел «Управление обучением персонала»

В рамках управления обучением в программе предусмотрена обработка следующей информации: выявление потребности в обучении, составление учебных планов, организация обучения и оценка его эффективности. Потребность в обучении определяется с помощью проведения опросов и анкетирования. Для планирования обучения конкретных работников используется документ «Заявка на обучение», результаты планирования отражаются в разделе отчета «Учебный план». Факт завершения курса обучения регистрируется с помощью документа «Прохождение курса обучения», который можно сформировать на основании «Заявки на обучение». По результатам обучения формируются отчеты «Пройденные учебные курсы» и «Развитие компетенций».

Раздел «Управление мотивацией персонала»

Для управления мотивацией работников устанавливается зависимость их заработной платы от результатов труда. Возможности программы позволяют сформировать прозрачную и эффективную схему финансовой мотивации для любой должности и любого рабочего места. Для предварительной оценки эффективности схемы мотивации в программе выполняется расчет заработной платы по нескольким схемам и сравниваются результаты. Сравнение результатов расчета выполняется с помощью отчета «Анализ схем мотивации» (рис.4). Для анализа изменений значений показателей эффективности используется отчет «Динамика показателей эффективности» (рис. 5).

Рис.4 «Мотивация персонала»

Рис. 5 «Динамика показателей эффективности»

Раздел «Планирование занятости персонала»

В программе предусмотрено планирование участия работников компании во встречах, совещаниях и во внутренних и внешних мероприятиях (выставки, семинары, конференции и т.д.). Кроме того, для успешного проведения встреч, совещаний и внутренних мероприятий можно планировать использование помещений компании (рис. 6).

Рис. 6 «Инструмент анализа отпусков»

Кроме того в программе реализована возможность ведения графика отпусков сотрудников и сопоставления отпусков, запланированных и фактически ими использованных. Для формирования графика отпусков применяются соответствующие инструменты. С их помощью менеджер может выяснить, имеет ли работник право на запрашиваемый отпуск, не противоречит ли отпуск намеченным мероприятиям, в которых работник должен участвовать по производственной необходимости. Так же как и в других инструментах программы, все действия менеджера при этом сопровождаются различными справками.

Для графического представления данных об отпусках применяются график и диаграмма Ганта. При помощи графика можно оценить концентрацию планируемых отпусков. На диаграмме Ганта можно увидеть пересекающиеся отпуска, а также проконтролировать использование отпуска.

Таким образом, использование программы «1С:Зарплата и Управление персоналом» способствует повышению эффективности работы системы управления персоналом предприятия и приносит пользу руководителям, отдельным подразделениям, а также всем сотрудникам, так как сокращает время на сбор, обработку, накопление и передачу информации о персонале.

Она позволяет оценить степень укомплектованности штатов предприятия, оценить «качество» персонала, проанализировать уровень и причины текучести кадров и своевременно принять меры для обеспечения деятельности предприятия необходимыми специалистами. Иными словами, осуществлять эффективное управление предприятием с целью получения прибыли и с наименьшими затратами на персонал.

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 1

Персонал является основным ресурсом предприятия, поскольку, субъекты управления, в первую очередь, воздействуют на людей, а затем с их помощью на различные процессы. Поэтому вопросы управления персоналом затрагивают все подсистемы организации, а деятельность системы управления персоналом распространяется на каждого работника.

Построение системы управления персоналом преследует следующие цели и задачи: повышение эффективности деятельности системы управления персоналом и повышение конкурентоспособности организации в целом; повышение качества выполнения функций управления персоналом; рационализация функциональных взаимосвязей системы с другими подразделениями и внешними организациями; совершенствование технологии управления персоналом; совершенствование кадрового, информационного и технического обеспечения.

Чтобы вести эту работу успешно необходимо осуществлять сбор, передачу, обработку и накопление большого объема информации. В этом помогает использование специального программного обеспечения. Наилучшим аналогом является программа «1С: Зарплата и управление персоналом».

ГЛАВА 2. ТЕХНОЛОГИЯ СБОРА, ОБРАБОТКИ И НАКОПЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ О СОТРУДНИКАХ В ПРОГРАММЕ «1С: ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ»

2.1 Краткая характеристика компании ООО «Ковровый двор»

Компания ООО "КОВРОВЫЙ ДОМЪ" зарегистрирована 31 мая 2007 года по юридическому адресу: 644052, г. ОМСК, ул. 27-я СЕВЕРНАЯ, д. 121Б. Компании присвоен ОГРН: 1075503006347.

Основным видом деятельности является: "Розничная торговля строительными материалами, не включенными в другие группировки". Организация также осуществляет деятельность по следующим неосновным направлениям: "Обои (оптовая торговля)", "Санитарно-техническое оборудование (оптовая торговля)", "Строительные конструкции, столярные изделия, песок, гравий, цемент и др. (оптовая торговля)", "Недвижимое собственное имущество (подготовка к продаже)". Организационно-правовая форма компании - общество с ограниченной ответственностью. По типу собственности -- частная собственность. Основными целями деятельности компании являются:

- реализация товаров;

- обеспечение и повышение социальных гарантий членов трудового коллектива;

- получение прибыли и рост доходов.

Миссия компании: «Мы при работе с любым клиентом во главу угла всегда ставит его интересы. Мы высоко ценим уровень сотрудничества, достигнутый во взаимовыгодном бизнесе со своими постоянными партнерами, при этом мы всегда открыты новым контактам, проектам и предложениям»

В компании ООО «Ковровый двор» автоматизирована торговая деятельность. Для сбора, обработки, накопления информации по персоналу не используется автоматизированная кадровая система. Покажем преимущества использования системы «1С:Зарпата и управления персоналом» для сбора, хранения информации по персоналу и формирования различного вида отчетов для принятия управленческих решений.

2.2 Формирование информации о сотрудниках предприятия в программе «1С:Зарплата и управление персоналом»

Рассмотрим технологию сбора, обработки и накопления информации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

Предварительно в программе оформим прием на работу сотрудников и заполним личные данные в соответствующих формах.

Рис. 7 Журнал кадровых документов

Рис. 8 Карточка ввода личных данных

Рис.9 Печатная форма документа

На основании данного документа можно сформировать печатную форму. Форма предназначена для отображения печатных документов в поле табличного документа. Форма предоставляет сервис по отправке печатных документов по электронной почте. Для этого необходимо нажать в верхней командной панели кнопку "Отправить по электронной почте". Откроется форма настройки отправки документа по электронной почте.

Информация о половозрастной структуре и средней численности сотрудников

Для получения данной информации используется отчет «Средняя численность сотрудников предприятия» (Кадровый учет - Средняя численность сотрудников).

Отчет выводит среднесписочную численность и среднюю численность сотрудников организации за заданный в отчете период. Поддерживается расшифровка показателей отчета в разрезе месяцев периода, дней месяца, должностей, подразделений и сотрудников.

Рис. 10 Отчет «Средняя численность сотрудников»

Информация о родственниках, стаже работы

Для формирования данной информации используется отчет «Списки сотрудников организации» (Кадровый учет - Списки сотрудников предприятия). Информация в отчете изменяется в зависимости от выбранной вкладки.

Отчет предоставляет возможность сформировать разнообразные списки сотрудников организаций, отобранные и сгруппированные по различным критериям. Информация, выводимая в отчете, также выбирается из обширного списка показателей.

Отчет по умолчанию настроен так, чтобы в результате получился список работающих на текущую дату сотрудников с их табельными номерами, упорядоченный по подразделениям.

Возможные показатели отчета

Наименование сотрудника (из справочника Физические лица)

ФИО сотрудника полностью или фамилия и инициалы сотрудника

ИНН и код ИМНС

Страховой номер ПФР

Пол, дата рождения и место рождения, день рождения (рассчитывается следующая от периода дата рождения), месяц рождения, юбиляр

Подразделение и должность

Количество занимаемых ставок

Табельный номер

Вид документа, серия и номер документа, удостоверяющего личность

Дата выдачи и кем выдан документ

Семейное положение

Дополнительные возможности

Рис.11 Форма отчета по родственникам

Рис. 12 Форма отчета по стажу сотрудников компании

Помимо этого в отчете присутствует дополнительная настройка, которая позволяет получить отчет по именинникам. Настройка по умолчанию группирует сотрудников по организации и подразделению и выводит следующие поля: день рождения, ФИО сотрудника, стаж общий на предприятии, должность, подразделение организации.

Информация об образовании и квалификации сотрудников

Информация об образовании и квалификации отдельного сотрудника хранится в Личной карточке. Для формирования Личной карточки необходимо в меню Кадровый учет выбрать команду Личная карточка. Форма Т-2 заполняется автоматически.

Рис.13 Форма Т-2

Информация о текучести кадров

За указанный в отчете период рассчитывается коэффициент текучести кадров по данным регламентированного кадрового учета.

Коэффициент текучести кадров представляет собой отношение, выраженное в процентах, количества уволенных сотрудников за период к средней численности сотрудников с учетом ставок за тот же период.

Для анализа и сравнения расчетных данных предусмотрена возможность отбора строк отчета. Присутствует возможность выбрать строки в следующих разрезах: Организации, Подразделения организаций, Должности организаций

Схема расчета коэффициента текучести кадров

Коэффициент текучести кадров рассчитывается по следующей схеме:

1. За указанный в отчете период (как правило, год) по каждому подразделению и должности рассчитывается средняя численность сотрудников за месяц с учетом ставок сотрудников:

СУММА (Ставка * количество отработанных календарных дней) / Количество календарных дней в месяце

2. Рассчитывается средняя арифметическая численности за месяцы по подразделению и должности.

3. Рассчитывается коэффициент текучести кадров.

За указанный в отчете период по каждому подразделению и должности рассчитывается количество высвобождаемых ставок.

Коэффициент текучести определяется по формуле:

Рис.14 Анализ текучести кадров по должностям

Количество высвобожденных ставок * 100 % / Средняя численность сотрудников



Рис.15 Коэффициент текучести кадров по организации

Информация о движении сотрудников организации

Данный отчет позволяет посмотреть движение сотрудников организаций за выбранный в отчете период.

Отчет предоставляет возможность группировать информацию в следующих разрезах:

Организация

Событие (прием или увольнение)

Подразделение и должность предприятия

Семейное положение

Гражданство

Отношение к воинской обязанности и воинскому учету

Годность к воинской службе

Описанные пользователями свойства физических лиц

Рис.16 Список кадровых изменений сотрудников

Рис.17 Свод по кадровым изменениям

2.3 Информация об обучении и планировании

Документ «Планирование обучения» предназначен для планирования потребностей предприятия в обучении сотрудников. Планирование осуществляется в строках табличной части записями следующего вида: курс обучения, количество обучающихся сотрудников и дата, к которой обучение должно быть завершено.

Автоматическое заполнение. Специальный помощник, вызываемый кнопкой "Распределить на период", позволяет запланировать обучение сотрудников на некоторый период, что бывает необходимо, когда точные даты неизвестны. В форме помощника нужно ввести курс обучения, количество обучаемых человек и период.

Результаты планирования отражаются в отчете "Учебный план".

Рис. 18 Планирование обучения

Помимо документа "Планирование обучения", планирование осуществляется и в документе "Заявка на обучение".

Документ «Заявка на обучение» предназначен для планирования потребностей в обучении конкретных сотрудников. Если необходимо задать несколько групп сотрудников, которые надо обучить к различным датам, надо создать несколько документов "Заявка на обучение".

Заполнение полей документа. В соответствующих полях документа указываются:

Курс обучения, который требуется пройти сотрудникам;