Документационное обеспечение управления и режима секретности в органах внутренних дел

Система делопроизводства, правила работы с документами, порядок рассмотрения обращений граждан в центральном аппарате и подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России (подразделениях Министерства) регламентируется Инструкцией, утвержденной Приказом МВД РФ № 150 от 1 марта 1999 г. В ней рассматриваются вопросы организации и совершенствования системы делопроизводства, работы с обращениями граждан, применения вычислительной, копировально-множительной и другой организационной техники, методического руководства секретариатами, контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Министерства и другие аспекты документационного обеспечения управления в органах внутренних дел.

Порядок обработки документов. Корреспонденция поступает в МВД России по почте, по каналам связи, доставляется курьерами, фельдсвязью, работниками Министерства и посетителями. Поступающая в адрес Министерства по почте корреспонденция принимается централизованно - экспедицией фельдсвязи. Корреспонденция, адресованная непосредственно в конкретные подразделения Министерства, доставляется фельдсвязью и регистрируется в секретариатах данных подразделений.

Служебные документы, полученные непосредственно работниками Министерства из органов внутренних дел или других учреждений и организаций, адресованные МВД России или конкретному руководителю, должны быть переданы в общий отдел или секретариат соответствующего подразделения Министерства.

Прием документов включает: проверку правильности их доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений. Поступившая в общий отдел корреспонденция вскрывается, за исключением имеющих специальную серию "М", "МВ" или пометку "Лично". Такие пакеты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику.

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в общем отделе или секретариате, второй приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде". Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Каждое подразделение Министерства разрабатывает собственный перечень нерегистрируемых документов, в который обычно входят:

периодические издания (газеты, журналы, сборники и т.д.);

литературные произведения;

научные труды;

плакаты, рекламные извещения, проспекты, поздравительные письма и телеграммы;

сообщения о заседаниях, совещаниях, занятиях;

первичные документы бухгалтерского учета;

прейскуранты, прайс-листы, рекламные проспекты;

письма и рапорты о командировках и отпусках.

Регистрация поступивших документов производится в общем отделе или секретариате подразделения с вводом информации о них в технологическую базу данных автоматизированной системы "Секретариат" (при ее наличии), журнал учета входящих документов или учетную карточку. На зарегистрированных документах в нижней левой части оборотной стороны последнего листа основного документа проставляется регистрационный штамп с заполнением соответствующих реквизитов.

При регистрации поступившего документа в автоматизированной системе "Секретариат" в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе и одновременно распечатываются учетные карточки документа, которые вместе с документом направляются по назначению. При заполнении регистрационной карточки на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных сведений. Данные о зарегистрированных документах хранятся в автоматизированной системе "Секретариат" не менее 5 лет.

Зарегистрированная в общем отделе (секретариате) корреспонденция распределяется на потоки, направляемые:

руководству МВД РФ (подразделения Министерства);

в подразделения Министерства;

отдельным исполнителям.

Корреспонденция докладывается руководителю подразделения Министерства, как правило, в день ее поступления. После доклада корреспонденции руководству резолюция переносится на регистрационные карточки, затем экземпляр карточки, выданной ПЭВМ, направляется вместе с документами в соответствующее подразделение Министерства.

Резолюция руководителя должна быть лаконичной, содержать порядок и характер исполнения документа, а также фамилии исполнителей, подпись руководителя и дату. На бланке резолюции проставляется регистрационный номер документа.

Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, а передача срочных документов производится немедленно. Передача документов, зарегистрированных в общем отделе, из одного подразделения Министерства в другое осуществляется через этот отдел, в исключительных случаях - через секретариаты подразделений, но с обязательным уведомлением соответствующих сотрудников общего отдела.

Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в общий отдел, как правило, в течение суток, если не оговорен иной порядок. При возвращении документа из подразделения Министерства в общий отдел (после исполнения или ознакомления) повторная регистрация его отделом не производится, а делается отметка о движении документа в регистрационной карточке.

Документы, подписанные Министром внутренних дел Российской Федерации, заместителями Министра и руководителями подразделений Министерства и направленные в другие организации и учреждения, а также подразделения Министерства (за исключением резолюций), являются исходящими и им присваивается учетный номер, который указывается через дробь после соответствующего индекса (например: 1/1234, 12/3456). На исходящие документы заполняется соответствующий раздел регистрационной карточки (рис.1).

Подготовленные подразделением Министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и т.д.), а также предложения в проекты нормативных правовых актов, материалы к совещанию передаются в другие подразделения Министерства под расписку в реестре (разносной книге): секретные - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и для служебного пользования - без регистрации.

Копии исходящих документов заверяются работниками, исполнившими документ, и руководителем секретариата подразделения Министерства. Копии документов, подписанных руководством Министерства (в том числе и при личном докладе), заверяются исполнителями и руководителем (заместителем) подразделения Министерства.

Нормативные правовые акты, подписанные руководством Министерства, учитываются в приказном отделении третьего (организационно-режимного) отдела Аппарата Министра в журналах установленной формы.

Рис.1. Регистрационная карточка документа

Рассылка ведомственных нормативных правовых актов МВД России по органам внутренних дел и внутренним войскам, другим федеральным органам исполнительной власти производится приказным отделением через экспедицию фельдсвязи согласно разверстке, составленной исполнителем и утвержденной руководителем соответствующего подразделения Министерства. С целью оптимального обеспечения органов внутренних дел и внутренних войск нормативными правовыми актами МВД России и создания необходимого их резерва приказное отделение по согласованию с исполнителем может вносить в разверстку изменения и дополнения.

Доставка и отправка документов, образующихся в деятельности МВД РФ, как правило, осуществляется отделом Государственной фельдъегерской службы при Правительстве Российской Федерации, обслуживающим фельдъегерской связью МВД России. Отдел фельдъегерской службы также осуществляет доставку и отправку всех секретных и несекретных документов за подписью руководства Министерства, адресованных органам государственной власти Российской Федерации.

Вся корреспонденция принимается отделом фельдъегерской службы к доставке только в законвертованном виде. Передача корреспонденции отделу фельдъегерской службы производится по реестрам. Доставка корреспонденции отделом фельдъегерской службы осуществляется по маршрутам и графикам, разработанным этим отделом и согласованным с Аппаратом Министра.

Пересылка документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" производится фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами. Отправляемые документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" должны быть вложены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименование (открытое или условное) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП" после каждого номера. На конверте или упаковке документов с пометкой "Для служебного пользования" запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников.

Порядок оформления и передачи (пересылки) совершенно секретных и секретных документов, специзделий, технической, товаросопроводительной и перевозочной документации, а также документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования" за границу или представителям иностранных учреждений, организаций и фирм регламентирован специальными положениями.

Учет объема документооборота. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот. Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки документации. Различаются потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов. Секретариаты разрабатывают схемы движения документов (прохождения документов), которые утверждаются руководителями подразделений Министерства.

Под объемом документооборота понимается количество полученных и созданных подразделениями Министерства документов за определенный период времени. Общий документооборот по Министерству подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным формам, подразделениям Министерства (местам регистрации документов). Поступающие и создающиеся в Министерстве документы подсчитываются отдельно. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов и количество их экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения, которое выражается дробью, где числитель обозначает количество основного документа, а знаменатель - количество копий. Аппарат Министра ежеквартально анализирует данные о документообороте, готовит по этому вопросу соответствующую справку и предложения для принятия управленческих решений по совершенствованию работы с документами и внесению соответствующих организационно-штатных изменений. При необходимости данные о документообороте докладываются руководству Министерства.

Работа с нормативными правовыми актами. Учет законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется отдельно от другой служебной корреспонденции. Законодательные и иные нормативные правовые акты принимаются от отдела фельдъегерской связи по реестру непосредственно в группе обработки нормативных актов общего отдела и регистрируются в учетной карточке или в экранной форме учетной карточки ЭВМ (рис.2).

Рис. 2. Карточка учета документов органов государственной власти и управления

Полученные для исполнения либо ознакомления нормативные правовые акты регистрируются в журналах установленного образца. Штампы с наименованием подразделений, дата регистрации и регистрационные номера в этих случаях на актах не проставляются.

Обработка, доклад руководителям подразделений Министерства и передача документов исполнителям должны осуществляться в день их поступления в секретариат или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. После ознакомления с поручением руководства Министерства всех заинтересованных руководителей структурных подразделений и выполнения поручения ответственным исполнителем документы возвращаются секретариатами подразделений Министерства в группу обработки нормативных актов общего отдела.

Контроль за исполнением документов, а также зафиксированных в них или данных по ним поручений включает: доведение до исполнителя документа или поручения, проверку хода его выполнения, учет и обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства Министерства. Контроль за ходом исполнения поручений осуществляется с использованием автоматизированной базы данных. Он обеспечивает оперативное информирование о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и указанных по ним заданий, а также анализ исполнительской дисциплины по работе с документами.

Организация работы по контролю за своевременным и качественным исполнением документов в подразделении Министерства возлагается на начальника секретариата (его заместителя). Работник, которому поручено осуществлять контроль и проверку исполнения поручений, обязан:

установить в соответствующем подразделении Министерства контакт с начальником секретариата и конкретным исполнителем;

располагать оперативной информацией о ходе выполнения поручения, принимать соответствующие меры к обеспечению своевременного представления подразделением Министерства (соисполнителем) материалов на доклад;

в случаях невозможности исполнения поручения к установленному сроку затребовать представления от подразделения Министерства-исполнителя мотивированного рапорта о продлении срока не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок. Персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение документов по поручениям руководства Министерства несут руководители соответствующих подразделений Министерства. Ответственным за исполнение документа является руководитель подразделения Министерства, указанного в резолюции.

Если исполнение документа поручено нескольким подразделениям Министерства и не обозначено, на кого возложено исполнение, то ответственным за организацию исполнения является руководитель подразделения Министерства, указанного в резолюции первым. Все остальные подразделения Министерства также ответственны за своевременность и качество исполнения документа. Они обязаны участвовать в проработке вопроса, предоставлять в установленный срок необходимые материалы (проекты документов, справки, сведения и т.д.).

Необходимость размножения документов, по которым даны поручения (за исключением секретных), а также количество копий, определяются лицом, организующим исполнение. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильной подписи подлинника, удостоверяются печатью. Подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется лицу, ответственному за организацию исполнения.

Контроль за получением ответов на запросы, направленные в учреждения и организации, а также в подразделения Министерства, ведется непосредственными исполнителями.

На документ, исполнение которого поставлено на контроль, заполняется контрольная карточка в двух экземплярах. На левом поле первого листа взятого на контроль документа ставится штамп "Контроль", "Особый контроль". Подлежащий контролю документ вместе со вторым экземпляром контрольной карточки направляется для исполнения в соответствующее подразделение Министерства.

Срок исполнения документов устанавливается соответствующим руководителем. При наличии в резолюции слова "Срочно" срок исполнения устанавливается не более трех суток, "В кратчайшие сроки" или "Оперативно" - до десяти дней. При отсутствии в резолюции даты исполнения (доклада) документ исполняется в срок, указанный непосредственно в нем. В иных случаях документ должен быть исполнен не позднее чем в месячный срок. В случаях, когда срок исполнения документа истекает в нерабочий день, окончанием срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.

Изменить срок исполнения документа (поручения) при наличии объективных обстоятельств, а также снять с контроля исполненный документ может лишь руководитель, который дал это поручение, или лицо, его замещающее. Изменение срока фиксируется. В связи с этим на контрольной карточке проставляется новый срок (дата), который заверяется подписью лица, продлившего срок исполнения. Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеет право только вышестоящая организация (соответствующее должностное лицо) или организация - автор документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля при выполнении поручения, решении всех вопросов, когда об исполнении доложено руководству Министерства и дан ответ корреспонденту (или автору обращения). Результаты исполнения могут быть представлены в виде письменного ответа либо докладной записки, о чем делается отметка на самом документе.

Если об исполнении документа доложено руководству Министерства в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью руководителя подразделения Министерства. Контрольные карточки формируются в картотеку, которая хранится в течение пяти лет, а затем уничтожается в установленном порядке.

Систематизация документов, формирование и оформление дел. Систематизация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих задач и функций. Она проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Особенности систематизации нормативных правовых актов соответствуют Классификатору систематизированной картотеки нормативных правовых актов в системе МВД России, объявленному приказом МВД России от 3 октября 1997 г. № 642.

В целях сокращения количества применяемых форм документов в подразделении Министерства разрабатывается табель документов. Табель документов - это перечень форм документов подразделения Министерства, необходимых и достаточных для реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и порядка прохождения.

В табель включаются как традиционные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Для разработки табеля форм документов, применяемых в подразделении Министерства, создается рабочая группа, включающая работников - специалистов по основным направлениям деятельности подразделения Министерства.

Разработка и заполнение табеля форм документов проводятся в два этапа. На первом выявляются условия, определяющие процессы документирования и полный перечень применяемых документов, что достигается путем изучения юридических оснований документирования (документов, регламентирующих вопросы работы с документами, нормативных правовых актов МВД России). По результатам первого этапа работы в каждом структурном подразделении Министерства составляется список создаваемых управленческих документов. Второй этап заключается в анализе технологии подготовки и прохождения выявленного комплекса документации.

Табель оформляется в табличной форме на листах формата А3, в нем имеются следующие графы: порядковый номер, наименование документа, ответственный за исполнение, срок (периодичность) подготовки, согласование, удостоверение, куда представляется, срок представления, срок исполнения, тираж за год, ответственный за регистрацию, ответственный за контроль, местонахождение 1-2 экземпляра, примечание.

После заполнения табель подписывается начальником секретариата и утверждается руководителем подразделения Министерства. Копии (выписки) соответствующих разделов табеля выдаются в структурные подразделения. Создавать документы, не указанные в табеле, запрещается.

Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляются секретариатом. Внесение новых форм документов в табель производится в установленном порядке руководителем подразделения Министерства.

При необходимости на основе табеля документов создается альбом форм документов подразделения Министерства, включающий в себя формы наиболее часто создаваемых документов. В альбом включаются только формы документов, прошедшие унификацию, то есть в которых проведено разделение постоянной и переменной информации, унифицирован текст путем приведения его к трафарету, анкете или таблице, установлено стабильное расположение реквизитов. Для удобства применения в альбоме формы документов могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности подразделения или видам документов.

Применение альбома форм документов обязательно при использовании в подразделении Министерства автоматизированной системы подготовки документов, т.е. оперативного создания документов на основе заранее введенных в память ПЭВМ образцов.

Составление номенклатур дел, формирование и оформление дел. В целях правильного формирования дел, систематизированного хранения документов и оперативного их поиска составляется номенклатура дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделении Министерства с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, она используется при построении информационно-поисковой системы и является основным учетным документом дел текущего года.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности подразделения Министерства. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о подразделении Министерства, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы.

Номенклатура на очередной год составляется секретариатом совместно с руководителями других структурных подразделений, подписывается начальником секретариата, согласовывается с Центром архивной информации и реабилитации жертв политических репрессий ГИЦ МВД России, после чего утверждается руководителем подразделения Министерства и вводится в действие с 1 января.

Заверенная копия утвержденной номенклатуры передается в Центр архивной информации и реабилитации жертв политических репрессий ГИЦ МВД России для контроля за полнотой сдачи дел на хранение. В структурные подразделения выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе.

Номенклатура дел учитывается по журналу учета исходящих документов и хранится в течение года в секретариате у лица, ответственного за ее ведение, а после годовой проверки наличия документов подшивается в отдельное дело с номенклатурами.

В каждом подразделении Министерства составляется сводная номенклатура дел. В структурных и подчиненных (подведомственных) подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документов и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел. Для дел, содержащих особой важности, совершенно секретные, секретные и несекретные документы, составляется единая номенклатура.

В номенклатуре указываются наименования разделов и заголовки дел. Разделами номенклатуры являются структурные подразделения и (или) функции (направления деятельности) подразделения Министерства. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов. Не подлежат включению в номенклатуру дел какие-либо отдельные планы, дела оперативного учета и дела наблюдательного характера.

В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности подразделения Министерства. Незаконченные производством дела являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел каждого последующего года с тем же индексом.

Заголовок номенклатурного дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок номенклатурного дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела или разновидности документов;

название подразделения Министерства или его структурного подразделения (автора документа);

название подразделения (организации), которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (периоды времени), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела. Секретные сведения в заголовки дел не включаются.

В заголовках номенклатурных дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе (приказы, справки, акты и др.). В заголовках номенклатурных дел, содержащих документы по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.