Характеристика управления и показатели работы компании ООО "Север"

75

ВВЕДЕНИЕ

Вся жизнь человека протекает в рамках различных организаций. Семья, школа, коллектив, в котором учишься и работаешь, - это различные типы организаций. Организации являются элементом общественных систем, в которых живут люди, и представляют собой самую распространенную форму общения людей. Организация не может существовать без общества, но и общество не может существовать без организации. Чем отчетливее организация осознает себя элементом общества, тем лучше цели организации согласуются с глобальными целями общественного развития. Таким образом, общество можно рассматривать как сложную систему взаимодействующих между собой организаций.

В России весьма интенсивно создаются и ликвидируются организации различных правовых форм и организационных структур. Значительная часть людей уже попробовала себя в роли собственников или руководителей малых и средних компаний. Другая часть думает о том, стоит ли создавать собственное дело или следует идти в наем менеджером или продавцом и т.д. Умение профессионально руководить организацией или даже просто чувствовать себя в ней комфортно требует определенного набора знаний.

Целью написания отчета является ознакомление с различными аспектами характеристики организации ООО «Север».

Главная задача производственной практики состоит в закреплении и углублении теоретических знаний и применений их на практике.

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 История создания и развития предприятия

Компания ООО «Север» занимается закупкой и переработкой и продажей речной и морской рыбы и млекопитающих.

ООО «Север» начал существовать в 2002г. под названием И.П. Багаев. Зарекомендовала себя как надежный партнер и качественный поставщик.

В связи с расширением и улучшением условий качества продукции,

06 марта 2006 компания переименовалась в ООО «Север» в лице ген. Директора Тимофеева Е.И. Общество с ограниченной ответственностью «Север» является собственностью 5 учредителей: Тимофеев И.А., Тимофеева Е.И., Семенова А.И., Царева С.В., Багаева И.Ю.

1.2 Материальные ресурсы предприятия

Необходимым условием выполнения планов по производству продукции, снижению ее себестоимости, росту прибыли, рентабельности является полное и своевременное обеспечение предприятия сырьем и материалами необходимого ассортимента и качества.

Материальные затраты составляют значительную долю всех затрат на производство продукции, работ, услуг. Поэтому производственная программа предприятия может быть выполнена только при условии своевременного и полного обеспечения ее необходимыми материально -энергетическими ресурсами.

При анализе обеспеченности ООО «Север» материальными ресурсами в первую очередь проверяют качество плана материально-технического снабжения. Проверку реальности плана начинают с изучения норм и нормативов, которые положены в основу расчета потребности предприятия в материальных ресурсах. Затем проверяется соответствие плана снабжения потребностям производства продукции и образования необходимых запасов исходя из прогрессивных норм расхода материалов.

Важным условием бесперебойной работы ООО «Север» является полная обеспеченность потребности в материальных ресурсах источниками покрытия. Они могут быть внешними и внутренними. К внешним источникам относятся материальные ресурсы, поступающие от поставщиков в соответствии с заключенными договорами. ООО «Север» давно и надежно сотрудничают с ИП Дугинова (Рязань) и ООО «Дары Нептуна» (Москва). Они являются поставщиками предприятия, заключившие договора на поставку рыбы. Внутренние источники - это сокращение отходов сырья, использование вторичного сырья, собственное изготовление продукции экономия материалов в результате внедрения достижений научно-технического прогресса. Так, например, в ООО «Север» изготавливают рыбный фарш из технически поврежденной рыбы.

Реальная потребность в завозе материальных ресурсов со стороны - это разность между общей потребностью в определенном виде материала и суммой собственных внутренних источников ее покрытия.

В процессе анализа необходимо также проверить обеспеченность потребности в завозе материальных ресурсов договорами на их поставку и фактическое их выполнение.

Проверяется также качество полученных материалов от поставщиков, соответствие их стандартам, техническим условиям и условиям договора и в случаях их нарушения предъявляются претензии поставщикам. Особое внимание уделяется проверке выполнения поставок материалов, выделенных предприятию по госзаказу, и кооперированных поставок.

1.3 Основные экономические показатели предприятия

В новых экономических условиях, определяемых рыночными отношениями, предприятия организуют производство и сбыт продукции с целью удовлетворения потребностей рынка и получения прибыли. Это становится реальным тогда, когда производитель располагает возможностью систематически корректировать свои научно-технические, производственные и сбытовые планы в соответствии с изменениями рыночной конъюнктуры, маневрировать собственными материальными и интеллектуальными ресурсами.

Данная возможность основывается на точных, своевременных и экономически обоснованных расчетах экономических показателей работы предприятия. При проведении расчетов необходимы прикладные и фундаментальные исследования, применение высокоэффективных новых моделей компьютеров. Все это позволит предприятию хорошо ориентироваться в ходе и перспективах экономического развития производства, иначе оно может потерпеть крах, безнадежно отстать от конкурентов.

В настоящее время неизмеримо вырос интерес предприятий к подготовке лиц, умеющих квалифицированно проводить расчеты экономических показателей. На многих предприятиях эта работа ведется на кустарном уровне.

Поэтому на передовых предприятиях создаются постоянные подразделения, которые заняты анализом и расчетами экономической деятельности. Более того, руководитель предприятий заботятся о том , чтобы его ближайшим помощником становился главный бухгалтер с новыми, более широкими функциями.

Расчеты дадут возможность получения более точных представлений и выводов о технико-экономических показателях деятельности предприятия. В итоге расчетов выявляется результативность той или иной производственной операции и необходимое ресурсное обеспечение.

В последующем расчеты будут использованы для выработки управленческих решений. Представляю ниже бухгалтерский баланс.

К сожалению, бухалтерский баланс за год и первый квартал следующего года был не подготовлен главным бухгалтером по этому ниже привожу баланс за 9 месяцев прошлого 2007 года.( Приложение 8 ).

Бухгалтерский баланс на 30 июля 2007 год. Форма №1 по ОКУД

Таблица 1, Единица измерения в тыс.руб.

Актив	Код показателя	На начало отчётного года	На конец отчётного периода
1	2	3	4
1.Внеоборотные активы Нематериальные активы	110	-	-
Основные средства	120	126	200
Незавершённое строительство	130	-	-
Доходные вложения в материальные ценности	135	-	-
Долгосрочные финансовые вложения	140	-	-
Отложенные налоговые активы	145	-	-
Прочие внеоборотные активы	150	-	-
-	151	-	-
Итого по разделу 1	190	126	200
Оборотные активы Запасы	210	139	167
в том числе: сырьё, материалы и другие аналогичные ценности	211	53	115
животные на выращивании и откорме	212	-	-
затраты в незавершённом производстве	213	-	-
готовая продукция и товары для перепродажи	214	41	52
Товары отгруженные	215	-	-
расходы будущих периодов	216	45	-
Прочие запасы и затраты	217	-	-
-	218	-	-
Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям	220	-	-
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчётной даты)	230	-	-
в том числе покупатели и заказчики	231	-	-
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течении 12 месяцев после отчётной даты)	240	15	-
в том числе покупатели и заказчики	241	15	-
Краткосрочные финансовые вложения	250	-	-
Денежные средства	260	143	178
Прочие оборотные активы	270	-	-
-	271	-	-
Итого по разделу 2	290	297	345
Баланс	300	424	545
Пассив	Код показателя	На начало отчётного периода	На конец отчётного периода
1	2	3	4
3.Капитал и резервы Уставный капитал	310	10	10
Собственные акции , выкупленные у акционеров	311	-	-
Добавочный капитал	410	-	-
Резервный капитал	420	-	-
в том числе: резервы, образованные в соответствии с законодательством	451	-	-
резервы, образованные в соответствии с учредительными документами	442	-	-
-	422	-	-
Нераспределённая прибыль (непокрытый убыток)	480	198	168
Итого по разделу 3	480	208	178
4.Долгосрочные обязательства Займы и кредиты	510	-	-
Отложенные налоговые обязательства	515	-	-
Прочие долгосрочные обязательства	520	-	-
-	521	-	-
Итого по разделу 4	590	-	-
5. Краткосрочные обязательства Займы и кредиты	610	31	31
Кредиторская задолженность	620	184	336
в том числе поставщики и подрядчики	621	63	226
задолженность перед персоналом организации	622	73	52
задолженность перед государственными внебюджетными фондами	623	18	15
задолженность по налогам и сборам	624	30	43
Прочие кредиторы	625	-	-
Задолженность перед участниками (учредителями ) по выплате доходов	630	-	-
Доходы будущих периодов	640	-	-
Резервы предстоящих расходов	650	-	-
Прочие краткосрочные обязательства	660	-	-
-	661	-	-
Итого по разделу 5	690	215	367
Баланс	700	423	545
Справка о наличии ценностей , учитываемых на забалансовых счетах
Арендованные основные средства	910	-	-
в том числе по лизингу	911	-	-
Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение	920	-	-
Товары, принятые на комиссию	930	-	-
Списания в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов	940	-	-
Обеспечение обязательств и платежей полученные	950	-	-
Обеспечение обязательств и платежей выданные	960	-	-
Износ жилого фонда	970	-	-
Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов	980	-	-
Нематериальные активы	990	-	-
-	995	-	-

Рис.1 Динамика активов баланса

Из данной динамики можно сделать следующие выводы: цена основных средств увеличилась на конец отчётного периода, запасы возросли, объём денежных средств увеличился.

Рис. 2 Динамика пассива баланса.

Сделаем следующие выводы: у организации увеличились кредиторская задолженность, снизилась часть нераспределённой прибыли, задолженность пред персоналом снизилась, задолженность по налогам и сборам возросла.

2. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

2.1 Планирование деятельности компании

Обоснованные цели являются важнейшим компонентом эффективного планирования, но они не обеспечивают полностью адекватных ориентиров для принятия решения и поведения. Цель устанавливает, что организация хочет достичь и когда она хочет получить желаемый результат. Для этого руководство разрабатывает дополнительные планы и конкретные указания по обеспечению целей и устраивает процесс реализации стратегического плана.

Основными видами формального планирования являются: тактика, политика, процедуры и правила.

1)Тактика. Подобно тому как руководство вырабатывает краткосрочные цели согласующиеся с долгосрочными, оно также часто разрабатывает краткосрочные планы, согласующиеся с его общими долгосрочными планами.

Например, в долгосрочные планы ООО «Север» входит расширение фирмы закупка новых машин и установка конвейера. Но для достижения этих планов требуется, увеличить объем производства и начать с новыми крупными клиентами.

Чтобы реализовать свои планы Тимофеев Е.И. вместе с группой учредителей решили дать рекламу на телевидении, в газетах, а также заказали спецодежду с логотипом ООО «Север».

Для привлечения новых клиентов руководством было решено провести ряд промакций и сделать скидки для первых покупателей.

Итак, тактика рассчитана на более короткий отрезок времени, чем стратегия. В то время как результаты стратегий не могут быть полностью обнаружены в течение нескольких лет, тактические результаты, как правило, проявляются быстро и легко соотносятся с конкретными действиями.

2) Политика. После составления должностных и тактических планов руководство должно приступить к разработке дополнительных ориентиров, чтобы избежать дезориентации неправильного толкования этих планов. Таким видом в процессе реализации является выработка политики.

Политика предоставления равных возможностей трудоустройства для национальных меньшинств и женщин способствует, например, решению задач социального обеспечения и лучшего использования трудовых ресурсов.

Например, в ООО «Север» всегда открыты двери для заочников или людей без опыта работы. Проведение и поддержка такой политики не допустить намеренного или случайного исключения нижестоящими руководителями женщин или представителей национальных меньшинств из числа кандидатов на должность.

3) Процедуры. Для руководства управленческими действиями одной политики часто бывает не достаточно. В этом случае руководство разграничивает процедуры, то есть описывает действия, которые следует принять в конкретной ситуации.

4) Правила. Успешная реализация планов зависит от точного выполнения задания, руководство может посчитать необходимым полностью исключить всяческую свободу выбора. Когда руководство хочет ограничить действия сотрудников, чтобы гарантировать выполнение конкретных действий конкретными способами, оно составляет правила.

Например, в ООО «Север» существуют определенные правила:

На территории запрещается курить, употреблять спиртные и наркотические напитки.

Обеденный перерыв строго с 12.00 до 13.00.

В остальное рабочее время сотрудник должен находиться на рабочем месте и не выходить за территорию фирмы.

2.2 Контроль деятельности

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация - функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп невозможно.

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, Роберт Н. Энтони разделил виды управленческой деятельности на три категории.

1)Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей и относительно стратегий обуславливающих получение, использование и разрешение этих ресурсов.

2) Управленческий контроль - процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.

3) Оперативный контроль - процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Наиболее близка для ООО «Север» ситуация оперативного контроля.

Оперативный вид подразумевает ряд операции, взаимодействующих между собой, позволяющих проконтролировать сотрудника.

Например, для того чтобы проследить работу мерчендайзеров, руководство обязало их выходя из каждого магазина брать по чеку с временем. Таким образом, у каждого мерчендайзера находится папочка с чеками на каждый день. В конце недели папка предоставляется на просмотр руководителю.

3. ПЕРСОНАЛ ООО «СЕВЕР»

3.1 Статистика экономического стимулирования труда

Руководитель, чтобы эффективно двигаться на встречу цели, должен координировать работу и заставлять людей выполнять ее.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей организации.

Для того чтобы руководителю вынудить выполнять определенную работу, прежде всего надо самому стать примером подражания. А также руководителю нужно выявить потребности каждого из работников.

Потребности невозможно непосредственно наблюдать или измерять, об их существовании можно судить лишь по поведению людей. Психологи, наблюдая за людьми, определили, что потребности служат мотивом к действию. Одними из важных побудительных факторов является вознаграждение. Вознаграждение - это все, что человек считает ценным для себя.

Руководитель имеет дело с двумя главными типами вознаграждения: внутренним и внешним. Внутреннее вознаграждение дает сама работа. Например, это чувство достижения результата, содержательности и значимости выполняемой работы, самоуважения. Дружба и общение, возникающее в процессе работы. Наиболее простой способ обеспечения внутреннего вознаграждения - создание соответствующих условий работы и точная постановка задачи. Внешнее вознаграждение возникает не от самой работы, а дается организацией.

Например, в ООО «Север» людям наиболее трудолюбивым и усидчивым выдается повышенная зарплата. А в цеху за перевыполненный план сотрудников вознаграждают премией. Сотрудникам, которые закончили высшее учебное заведение, предоставляется повышение по карьерной лестнице.

3.2 Социально-психологическое стимулирование труда

Для повышения трудолюбия сотрудникам требуются не только система экономического стимулирования труда, но и социально-психологическое стимулирование труда.

Одним из первых бихевиористов, из работ которого руководители узнали о сложности человеческих потребностей был Абрахам Маслоу. Он утверждал, что люди имеют множество различных потребностей, но полагал также, что эти потребности можно разделить на пять основных категорий:

Физиологические потребности (отдых, еда, вода);

Потребности в безопасности и уверенности в будущем;

Социальные потребности;

Потребности в уважении;

Потребности самовыражения;

Поскольку с развитием человека как личности расширяются его потенциальные возможности, потребность в самовыражении никогда не может быть полностью удовлетворена. Поэтому и процесс мотивации поведения через потребности бесконечен.

4.ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ООО «СЕВЕР»

4.1Тип организации структуры управления

Структура организации ООО «Север» - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

На рис 2 показана схема управления ООО «Север». Она состоит из пяти руководителей, каждый из которых имеет сферу контроля. В результате в организации имеются четыре уровня управления. Каждый уровень управления играет определенную роль в координировании специализированного разделенного труда. Каждый из руководителей ставит перед собой вопрос: каковы его обязательства по координации и что он делает, для того чтобы их выполнить.

4.2 Органы управления и их полномочия

ООО «Север» руководят генеральный директор Тимофеев И.А. и другие четыре учредителя (Тимофеев Е.И., Багаев И.Ю., Семенов А.И., Царев С.В.).

В обязанности и полномочия руководителей входит:

выполнять обязательства, вытекающие из законодательства РФ и заключенных договоров;

-заключать в соответствии с законодательством РФ договора с работающими по найму гражданами или уполномоченными ими органами;

-осуществлять социальное, медицинское и иные виды обязательного страхования граждан, работающих по найму, обеспечивать им условия для трудовой деятельности в соответствии с законодательством РФ, соблюдать нормы безопасности и охраны труда;

Рис. 3 Схема управления ООО «Север»

75

- предоставлять сведения военкомату о военнообязанных и транспорте компании;

- обеспечивать выполнение мероприятий по мобилизационной подготовке и гражданской обороне;

- осуществлять бухгалтерский учет и статистическую отчетность;

- осуществлять платежи в бюджет и внебюджетные фонды в порядке и размерах, определяемых законодательством своевременно и достоверно предоставлять в налоговую инспекцию сведения о доходах и балансе компании;

- заявить о банкротстве ООО «Север» в случае невозможности исполнения обязательств перед кредиторами, другими предприятиями;

- извещать орган, осуществивший государственную регистрацию ООО «Север» об изменениях в учредительных документах, а также об изменении исполнительного органа компании.

ООО «Север» имеет право:

вступать в договорные отношения с государственными, муниципальными, прочими организациями, предприятиями и отдельными гражданами;

разрешать облигации и иные эмиссионные ценные бумаги в порядке, установленном законодательством;

покупать, продавать, обменивать, сдавать в аренду, предоставлять взаймы и бесплатное пользование другим организациям, предприятиям и гражданам, списывать с баланса основные фонды если они изношены или морально устарели;

на договорных началах использовать имущество, предоставляемое другими организациями, предприятиями и гражданами, в том числе членами трудового коллектива;

приобретать у организаций, предприятий и граждан необходимые в работе компании материальные ресурсы, как по безналичному расчету, так и за наличный расчет в пределах, установленных законодательством;

премировать лиц, оказывающих содействие и не работающих а компании;

иметь другие права, предусмотренные законодательством для юридических лиц.

4.3 Должностные инструкции

4.3.1 Должностные инструкции для руководителя

Генеральный директор ООО «Север» без доверенности действует от имени компании, в том числе представляет ее интересы и совершает сделки.

Выдает доверенности на право представительства от имени компании;

Открывает в банках расчетные и иные счета, пользуется правом распоряжения денежными и материальными средствами;

Издает приказы, распоряжения и инструкции и другие акты, регламентирующие работу компании;

Несет полную персональную ответственность за надлежащее ведение бухгалтерского учета, установленных видов статистической отчетности, санитарное и противопожарное состояние помещений и полную сохранность всех архивных документов;

Генеральный директор несет ответственность перед компанией и третьими лицами в соответствии с действующим законодательством РФ.

Генеральный директор несет ответственность перед фирмой за убытки, причиненные фирме его действиями (бездействием), если иные основания и размер ответственности не установлены федеральными законами.

4.3.2 Должностные инструкции для рабочих

1. Рабочий обязан соблюдать необходимые меры предосторожности, быть внимательным, не отвлекаться самому и не отвлекать других.

2. Выполнять только ту работу, которая входит в его обязанности.

3. Опасными и вредными производственными факторами являются:

- напряжение электрической сети;

- острые, режущие части инструмента и оборудования;

- двигающиеся, вращающиеся машины и механизмы;

4.На рабочем месте должны свободно размещаться необходимый инструмент и приспособления.

5.Разделочные доски должны быть ровными, не иметь выпуклостей, с надписями разделываемой рыбы;

6. Ножи должны быть хорошо заточенными и храниться в специальном ящике, как и разделочные доски.

7. Систематически устраняйте скользкость пола от рыбных отходов, чешуи, используемых соусов.

8. При размещении в помещении затаренном рыбой, оставляйте проходы не менее 1 м. Располагайте грузы так, чтобы обращение с ними не вызывало излишних движений рук и корпуса стола.

9. Не допускайте посторонних людей к рабочим местам разделки рыбы.

10. Во избежание порезов рук при разделке рыбы работать обязательно в перчатках.

11. Чаше мойте руки с мылом, дезинфицирующие их 0,2 % раствором хлорной извести.

12. По окончании работы в конце каждой смены необходимо производить санитарную обработку столов, инструмента, разделочных досок и помещений

5. МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ООО «СЕВЕР»

Метод управления - это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.

Следует исходить из того, что в конкретном методе управления предельным образом сочетаются и содержание, и направленность и организационная форма. Всвязи с этим можно выделить следующие методы управления: организационно-административные, экономические, социально-психологические.

5.1 Организационно-административные методы управления

Объективной основой использования этих методов управления выступают организационные отношения, составляющие часть механизма управления. Поскольку через их посредство реализуется одна из важнейших функций управления - функция организации задача организационно-административной деятельности состоит в координации действий подчиненных.

Организационно-административные методы отличает от других четкая деятельность директив, обязательного выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается, как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечет за собой определенные взыскания. По существу организационно-административные методы - это методы принуждения, которые сохраняют свою силу до тех пор, пока труд не превратится в первую жизненную потребность.

В практике управленческой деятельности административное воздействие связано, как правило, с тремя типами:

1) Вынужденно и внешне навязанное. Оно сопровождается неприятным чувством зависимости и понимается подчиненным как нажим «сверху».

2) Пассивное. Для него характерно удовлетворение, связанное с освобождением от принятия самостоятельных решений.

3) Осознанное, внутреннее обоснованное.

В целом организационно-административные методы руководства существуют в форме организационного распорядительного воздействия.

5.2 Экономические методы управления

Экономическим методом управления отводится центральное место. Это обусловлено тем, что отношения управления определяются в первую очередь экономическими отношениями и лежащими в их основе объективными потребностями и интересами людей.

Вся сложность проблемы состоит в обеспечении комплексной субординации хозяйственных связей и экономических зависимостей трудового коллектива в отношениях с организациями, учреждениями, иными структурами организации. Выпадение или ослабление какого-либо звена в этой системе связей снижает эффективность экономического руководства. Конкретный набор и содержание рычагов экономического воздействия определяются спецификой управляемой системы. В соответствии с этим в управленческой практике экономические методы руководства чаще всего выступают в следующих формах: планирование, анализ, хозрасчет, ценообразование, финансирование.

В условиях рынка экономические методы руководства получат дальнейшее развитие, расширится сфера их действия, будет преодолен формальный хозрасчет, повысится действительность и результативность экономических стимулов, что позволит поставить каждого работника и каждый коллектив, а также экономические условия, при которых появится возможность наиболее полно сочетать личные интересы с общегосударственными.

5.3 Социально-психологические методы

Установлено, что результаты труда во многом зависят от целого ряда психологических факторов. Умение учитывать эти факторы и с их помощью целенаправленно воздействовать на отдельных работников поможет руководителю сформировать коллектив с едиными целями и задачами. Социологические исследования свидетельствуют о том, что если успех деятельности руководителя на 15 % зависит от его профессиональных знаний, то на 85% - от умения работать с людьми.

Зная особенности поведения, характера каждого отдельного человека, можно прогнозировать его поведение в нужном для коллектива направлении. Главная цель применения этих методов - формирование в коллективе положительного социально-психологического климата, благодаря чему в значительной мере будут решаться воспитательные организационные и экономические задачи. Другими словами, поставленные перед коллективом цели могут быть достигнуты с помощью одного из важнейших критериев эффективности и качества работы - человеческого фактора. Умение учитывать это обстоятельство позволит руководителю целенаправленно воздействовать на коллектив, создавать благоприятные условия труда и в конечном счете формировать коллектив с едиными целями и задачами.

6. ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ (ОРГАНИЗАЦИЕЙ)

Считается, что эффективность работы в организации определяется степенью и уровнем развития вертикального разделения труда. По сути, речь идет об организации труда руководителей по координации деятельности структурных подразделений и исполнителей. Принцип действия процесса управления в организации представлен на рис. 2.

Рис. 4 - Принцип действия процесса управления в организации: сплошная линия - влияние (ход процесса), штриховая - поступление информации

Управленческий труд выделился в особую категорию общественного труда. Вследствие этого работа по управлению отделяется от неуправленческой работы, поскольку управление как вид деятельности присуще всякому совместному труду. В широком понимании управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформировать и достичь целей организации.

Процесс управления предполагает наличие управляемого объекта и субъекта (управляющего органа). Это значит, что любая организация представляет собой единство двух подси-стем управления: управляемой и управляющей. В обоих случаях отношения между управляемой и управляющей подсистемами -- это взаимоотношения людей.

Таким образом, под объектом управления следует понимать отдельную структуру организации либо организацию в целом, на которую направлено управляющее действие. Субъект управления - орган либо лицо, осуществляющее управляющее действие.

В связи с этим одна и та же структура организации может быть и объектом и субъектом управления.

К примеру, в ООО «Север» управляющей подсистемой является управленческий аппарат во главе с директором, а управляемой - отделы (секции). В отделе (секции) в свою очередь управляющей подсистемой будет управленческий аппарат во главе с заведующим отделом (секцией), а управляемой - рабочие. В то же время администрация (директор) ООО «Север» трансформируется из управляющей подсистемы в управляемую тогда, когда выполняет приказы (указания, распоряжения, решения), поступающие от вышестоящих органов руководства (управления торговли либо министерства торговли).

Таким образом, субъектами управления являются органы законодательной и судебной власти. Объекты, на которые воздействует государство посредством законов и судебных решений, классифицируются по нескольким признакам: по уровню решаемых задач -- экономика республики в целом, отрасли, региона, фирмы;

по видам регулируемой деятельности -- доходы, капиталовложения, личное потребление, цены, различные рынки и т.п.;

по адресату воздействия -- частные национальные компании, различные фонды, научно-исследовательские центры, учебные заведения и др.

7. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человече-ские возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как правило, можно назвать выживание и получение прибыли. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.

Выясняется, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно выполняющая свою задачу, мало пригодна для оперативного анализа. Дело в том, что сведение баланса и подведение итогов производится не так часто, как это требуется в повседневной деятельности. «Пользоваться данными обычной бухгалтерской системы в режиме, нужном менеджеру, невозможно».

Иными словами, для успешного развития нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, -- проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.

Существует три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.

Первый путь -- разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример - макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

Второй путь -- приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:

экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем,- разрабатываемых «с нуля»;

- профессионализм исполнения; сервисная поддержка;

- возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.

Имеются и потенциальные опасности:

- потеря возможности развития системы;

- опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;

- зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.

Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы дает определенные удобства. Одно из них заключается в необходимости сформулировать бизнес - правила, без которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, фирма, проводящая установку системы, предполагает, что требования должны уже быть сформулированы. Существуют поставщики, предлагающие комплексное решение. Они либо проводят реорганизацию бизнес - процессов самостоятельно, либо -- привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Стоит отметить, что самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы тоже часто приводит к неприятностям, связанным с функционированием системы. Многих проблем можно избежать, заказывая систему у поставщика, работающего по принципу «все из одних рук».

Итак, допустим, руководитель осознал, что для внедрения информационной системы необходимо приобретение программного обеспечения. Какую программу выбрать? По каким критериям?

Во первых - надежность, гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.

Возможность роста - масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.

Степень автоматизации различных видов деятельности - полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.

Интуитивность интерфейса - возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.

Возможности интеграции с электронным документооборотом - реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота.

Адаптированность к бизнесу клиента - степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.

Доступность по цене.

Большое распространение получили программы фирмы 1С, поэтому они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли» зачастую уже обходится заказчикам дорого, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами. Отдельные бухгалтеры разбираются в программном обеспечении сами. Реально, где-то за неделю.

В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов.

Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка.

Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря - компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.

8.УПРАВЛЕНЧЕСКОЕ РЕШЕНИЕ

Решение - это выбор альтернативы. Управленческое решение -- это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью.

В ООО «Север» центром управления всех вопросов является исполнительный директор Леденев Иван Александрович.

Под управленческим решением понимается выбор альтернативы; акт, направленный на разрешение проблемной ситуации. В самом определении указана и роль решения в управлении.

Управленческое решение состоит из трех этапов:

-- выработка управленческого решения;

-- принятие управленческого решения;

-- реализация управленческого решения.

Управленческое решение является продуктом мыслительной, интеллектуальной деятельности.

Управленческое решение характеризуется возможной многовариантностью действий. Задача руководителя -- выбрать из множества вариантов один наиболее приемлемый для данной ситуации, данного времени.

Управленческое решение -- определенный вид действий, выбранный из множества возможных в данной ситуации.

Содержание управленческого решения определяется целями, на реализацию которых направлено данное управленческое решение.

Система управления выступает в качестве механизма выработки, принятия управленческого решения. Следовательно система управления должна быть адаптирована к выработке управленческих решений.

В управленческом решении концентрируются теория, опыт, интуиция, наука управления и трансформируются в искусство управления.

Виды управленческих решений:

-- по степени определенности информации выделяют три группы решений:

1. Решения, принимаемые в условиях определенности, когда известна полная и достоверная информация о проблемной ситуации, целях, целях, ограничениях и последствиях решений. Такие решения являются программируемыми.

2. Решения, принимаемые в условиях вероятной определенности (или условиях риска), Характеризуются неполной или частичной недостоверностью информации. Известны варианты решений и возможных последствий реализации решения, но не известна вероятность их появления.

3. Решения, принимаемые в условиях неопределенности. Характеризуются неполной и недостоверной информацией, связаны с необходимостью учета множества факторов: социальных, экономических, политических. Принимаются по новым и творческим задачам, являются непрограммируемыми.

-- по срокам действия управленческие решения разделяются на долговременные, среднесрочные, краткосрочные;

-- по масштабам, на которые распространяется сфера действия управленческого решения (весь завод или только один цех);

-- по организационному управлению, т.е. по способу реализации делятся на жесткие, ориентирующие (носящие рекомендательный характер), нормативные, гибкие;

-- по причинам возникновения могут быть программные, ситуационные, сезонные, инициативные, по предписанию;

-- по характеру целей -- стратегические (определяющие генеральные задачи), тактические (определяющие более частные задачи), оперативные (направленные на осуществление первоочередных задач);

-- по количеству целей -- одноцелевые и многоцелевые. В большинстве случаев управленческие решения являются многоцелевыми;

-- по количеству лиц, принимающих решение -- индивидуальные и коллегиальные (групповые);

-- по содержанию -- экономические, политические, идеологические, технические, организационные и др.

Методы анализа:

-- Метод сравнения -- позволяет оценить работу фирмы, определить отклонения от плановых показателей, установить их причины и выявить резервы. Сравниваются отчетные и плановые показатели, плановые и показатели предшествующего периода, показатели работы за каждый день, межзаводские сравнения и др.;

-- индексный метод (при изучении сложных явлений);

-- балансовый метод;

-- метод цепных подстановок;

-- графический метод;

-- функционально-стоимостной анализ;

-- экономико-математические методы;

-- факторный анализ (определяется сила влияния факторов на какой-либо показатель с целью ранжирования факторов для улучшения показателя).

Классификация Мескона, Альберта и Хедоури:

Организационные решения - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой должностью. Цель организационного решения - обеспечение движения к поставленной перед организацией цели. Поэтому наиболее эффективным организационным решением явится выбор, который будет на самом деле реализован и внесет наибольший вклад в достижение конечной цели.

На практике немногие управленческие решения оказываются запрограммированными или незапрограммированными в чистом виде. Скорее всего, они суть крайние отображения некоторого спектра в случае и с повседневными, и с принципиальными решениями. Почти все решения оказываются где-нибудь между крайними вариантами. Немногие запрограммированные решения настолько структурированы, что личная инициатива лица, принимающего их, целиком исключается. И даже в ситуации самого сложного выбора методология принятия запрограммированных решений может быть полезна.

Компромиссы. Важно отметить, что практически во всех случаях для руководителя было бы затруднительно, если вообще возможно, принятие решения, не имеющего отрицательных последствий. Как специалист по изучению проблем управления Роберт Как указывает, что каждое решение должно «уравновешивать настолько противоречивые ценности, цели и критерии, что с любой точки зрения оно будет хуже оптимального. Каждое решение или выбор, затрагивающие все предприятие, будут иметь негативные последствия для каких-то его частей». Вот почему следует рассматривать организацию с позиции системного подхода и учитывать возможные последствия управленческого решения для всех частей организации.

Эффективно работающий руководитель понимает и принимает как факт то, что выбранная им альтернатива может иметь недостатки, возможно значительные. Он принимает данное решение, поскольку с учетом всех факторов, оно представляется наиболее желательным с точки зрения конечного эффекта. Концепция компромиссов - это тема, к которой приходится возвращаться довольно часто. В деле руководства организацией встречается очень мало ситуаций, настолько однозначных, что результатом наилучшего решения будет одно только благо.

Интуитивные решения. Чисто интуитивные решения - это выбор, сделанный только на основе ощущения того, что он правилен. Лицо, принимающее решение, не занимается при этом сознательным взвешиванием «за» и «против» по каждой альтернативе и не нуждается даже в понимании ситуации. Просто человек делает выбор. То, что мы называем озарением или шестым чувством, и есть интуитивные решения.

В сложной организационной ситуации возможны тысячи вариантов выбора. Предприятия с достаточным количеством денег может выпускать любую продукцию. Однако выпускать и продавать с прибылью ему удастся лишь некоторые ее виды.

Решения, основанные на суждениях. Такие решения иногда кажутся интуитивными, поскольку логика их не очевидна. Решение, основанное на суждениях, - это выбор, обусловленный знаниями или накопленным опытом. Человек использует знания о том, что случилось в сходных ситуациях ранее, чтобы спрогнозировать результат альтернативных вариантов выбора в существующей ситуации. Опираясь на здравый смысл, он выбирает альтернативу, которая принесла успех в прошлом.

Рациональные решения. Главное различие между решениями рациональными и основанными на суждении заключается в том, что первое не зависит от прошлого опыта. Рациональное решение обосновывается с помощью объективного аналитического процесса, которое и приводится.

Рациональное решение проблем. Решение проблемы, как и управление, процесс, ибо речь идет о нескончаемой последовательности взаимосвязанных шагов. Руководитель заботится не столько о решении как таковом, сколько обо всем, связанным и проистекающим из него. Для решения проблемы требуется не единичное решение, а совокупность выборов. Поэтому, хотя процесс решения проблемы мы представляем как пятиэтапный (плюс внедрение и обратная связь), фактическое число этапов определяется самой проблемой.

В рассматриваемой нами организации управленческое решение начинает путь от выработки всеми орг. структурами до принятия, а, следовательно, реализации. Анализа как такового нет, есть результат - получили ли ожидаемую прибыль или выгоду.

9. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА

Понятие управленческого труда в определенной мере связано с понятием управления как объекта или сферы его приложения. Если считать, что любой труд проявляется в двух формах - физической и умственной, то одной из разновидностей умственного труда является управленческий.

Управленческий труд - это вид общественного труда, основной задачей которого является обеспечение целенаправленной, скоординированной деятельности как отдельных участников совместного трудового процесса, так и трудовых коллективов в целом. По сути это планомерная деятельность работников административно-управленческого персонала, направленная на организацию, регулирование, мотивацию и контроль за работой сотрудников организации. Содержание управленческого труда зависит от его объекта и определяется структурой производственных процессов, приемами труда, его техническим оснащением, а также взаимоотношениями, которые возникают в процессе выполнения управленческих функций.

Управленческий труд имеет свои специфические особенности:

1. носит информационный характер непосредственного предмета и продукта его труда, обусловленный принципиальным различием трудового процесса по его содержанию и результатам от других видов труда, необходимых для производства продукции и услуг. Результаты труда персонала управления оцениваются не по количеству изданных распоряжений и выпущенных документов, а по их влиянию на деятельность коллектива предприятия;

2. участвует в создании материальных благ не прямо, а через труд других лиц;

3. в качестве предмета управленческого труда выступают управленческий процесс и люди, участвующие в нем;

4. его результатом являются управленческие решения;

5. средствами труда служит организационная и вычислительная техника;

6. это труд умственный, поэтому прямое измерение его производительности возможно лишь в отношении технических исполнителей и отчасти специалистов.

С развитием рыночных отношений, дальнейшим углублением процессов разделения и кооперации труда управленческий труд обособляется в относительно самостоятельную сферу и закрепляется определенными организационными формами, образующими в совокупности автономную систему управления организацией. От уровня управленческого труда зависит не только использование поверхностных, но и глубинных (стратегических) резервов организации. Главная особенность этого вида трудовой деятельности состоит в том, что задачи развития и совершенствования организации руководитель решает в организационном аспекте, воздействуя на людей, которые непосредственно должны их решать.

Именно эти обстоятельства требуют от человека, занима-ющегося данной специфической деятельностью, творческого к ней подхода. Качество решений, принимаемых менеджерами, зависит не только от их знаний и квалификации, но и от личностных качеств, практического опыта, интуиции и здравого смысла. С учетом изложенного процесс управленческого труда в орга-низации можно представить в виде рис. 5.

Рис. 5 - Процесс управленческого труда в организации

Рационализация управленческого труда предполагает создание таких условий, при которых конечная цель управления достига-ется с наименьшими затратами труда. Она направлена на использование в процессе труда последних достижений науки и техники менеджмента, а также передового управленческого опыта. В основе рациональной организации управленческого труда лежат определенные принципы (рис. 6).