Різновиди писемного ділового мовлення

Размещено на http://www.allbest.ru/

На тему

«Різновиди писемного ділового мовлення»



ВСТУП

Мова -- втілення думки. Що багатша думка, то багатша мова

(М. Рильський)

Сучасна українська мова є багатовіковим надбанням українського народу. Вона створена зусиллями багатьох поколінь. “ В мові наша стара й нова культура, ознака нашого національного визнання…І поки живе мова - житиме й народ, як національність.”(I. Огієнко)

Становлення народу тісно пов'язане з формуванням його мови. Усі сторони суспільного життя, процеси пізнавальної і творчої діяльності людини, кожний момент її свідомості супроводжуються мовою.

Мова - найважливіший засіб спілкування між людьми. Вона безпосередньо зв'язана з мисленням. Не може бути мислення без мови і мови без мислення. Мова і мислення мають глибоко суспільний характер - не лише за своєю природою, а й за своєю функцією в суспільстві. За допомогою мислення люди пізнають світ, об'єктивні закони природи й суспільства. Пізнавальна діяльність людини, її мислення можливі лише на базі мовного матеріалу, слів і речень. Кожний момент діяльності обумовлюється думкою і її носієм - мовою. Тільки завдяки мові все здобуте попередніми поколіннями не гине марно, а служить фундаментом для подальшого розвитку людства.

Мова обслуговує усі сфери суспільного життя. В процесі історичного розвитку в мові виробилося багато різноманітних засобів висловлювання, які по-різному використовуються залежно від мети спілкування.

Живучи у суспільстві, люди не можуть постійно не обмінюватися, не можуть не фіксувати її в просторі. Деяку інформацію потрібно зберігати у часі, упродовж десятиліть, століть тощо. Носіями інформації (наукової, управлінської) є документи.

документ писемний діловий мовлення



УСНЕ І ПИСЕМНЕ МОВЛЕННЯ

Усне мовлення	Писемне мовлення
Усне слово - це слово живе, виразне, інколи спонтанне. В усному мовленні не завжди є час для добору найбільш точного слова. Сказане слово не можна виправити.	У писемному мовленні завжди попередньо обдумується кожне слово, кожна фраза. Написаний текст можна перечитати, виправити.
Це мовлення розраховане на сприйняття слухом.	Писемне мовлення - це графічне мовлення, розраховане на зорове сприйняття.
Усне мовлення володіє більшим арсеналом засобів передачі думок і почуттів.	У писемному мовленні ясності і виразності правильно дібраних мовних елементів сприяють характерні для даної форми мовлення додаткові засоби.
В усному мовленні порядок слів відіграє важливу роль (допомагає чітко побудувати речення, логічно висловити думки).	Важливу роль у писемному мовленні виконує порядок слів (уживається для логічного розвитку від відомого до нового і для чіткої побудови речення).
В усному мовленні добір засобів повинен відповідати вимогам стилю.	У писемному мовленні добір засобів повинен відповідати не тільки літературній нормі, а й вимогам стилю, до якого належить текст.
Слово в усному мовленні майже завжди супроводжується інтонацією, мімікою, жестами. Вони є засобом для усного мовлення.	Важливим засобом для написаного є розділові знаки, без яких інколи зрозуміти правильно написане просто неможливо. А.Чехов писав, що знаки служать нотами під час читання написаного.
В усному мовленні вживаються здебільшого неповні речення.	Характерною ознакою писемного мовлення є повні і закінчені речення, які розміщені у логічній послідовності.
В усному мовленні використовуються частіше речення прості.	У писемному мовленні більшість речень - складні. Прості ж речення, як правило, поширені і ускладнені.
Усне мовлення розраховане на слухача, що знаходиться пере/і очима оратора.	Писемне мовлення розраховане на читача (слухача).
Порядок слів у реченні вільний, зустрічаються повторення окремих слів, словосполучень, частин речень, неповні речення, вставні слова тощо.	Порядок слів часто прямий, повторення слів автори намагаються умикати.



ПИСЕМНЕ ДІЛОВЕ МОВЛЕННЯ

Писемне мовлення -- це універсальний засіб спілкування людей. За допомогою писемної мови думки і почуття передаються від покоління до покоління.

Писемне мовлення -- переважно монологічне, має свої лексичні й стилістичні особливості, відповідну граматичну будову.

Писемне мовлення спирається на усне і є вторинним.

У писемному мовленні точніший добір лексики. Тут вживаються різні терміни, професійна й загальновживана лексика тощо. Не вживаються нелітературні слова, лайливі, територіальні. З діалектної лексики добираються лише найцінніші життєво необхідні слова і граматичні форми.

У писемному мовленні використовуються складні речення, різні форми сурядності й підрядності, відокремлення, вставні слова тощо.

Одиницею писемного мовлення є текст. Його поділяють на абзаци, що логічно пов'язані один з одним.

Писемне мовлення передається не лише словами й літерами, а й графічними знаками, схемами, таблицями, малюнками тощо.

У писемному мовленні форма викладу залежить від того, про який стильовий різновид йдеться. Наприклад, художній текст відрізняється від публіцистичного, науковий від ділового і т. д.

Щодо ділового писемного мовлення доречно сказати, що тут можливий не лише текстовий виклад. Є папери, котрі містять тільки конкретні цифрові дані, схеми, таблиці тощо. Це документи стандартного типу. Вони дають можливість ефективно підготувати максимум даних. А є й такі ділові папери, що містять лише загальні відомості. Тут відповідно добираються й мовні елементи. Такі документи мають дещо вільну від стандарту форму викладу.

Ефективність того чи іншого документа залежить від мовних засобів, насиченості найнеобхіднішою інформацією. Ось чому кожна організація чи підприємство прагнуть виробити свої типові документи. Перевага їх у тому, що вони не потребують багато часу для складання, легко сприймаються і зручні у використанні.

ЩО ТАКЕ ДОКУМЕНТ

Документ (з лат. Documentum - повчальний приклад, спосіб ведення) - це «засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини».

«Тлумачний словник української мови» в 11-ти томах дає такі визначення «документа»:

1. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь.

2. Письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу.

3. Письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін.. як свідчення про щось історичне, важливе.

Документ має правове і господарське значення.

Документи виконують такі функції:

ь Служать писемними доказами якогось факту, джерелами певної інформації;

ь Відтворюють факти діяльності установи (організації, підприємства);

ь Виступають як предмет і результат праці в управлінській діяльності.

Діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називається діловодством.

Зовнішній вид документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників. Якщо документи виконані неохайно - значить в установі низька культура праці (це, насамперед, п`ятий або шостий примірник …, де загальний зміст ледве зрозумілий; це документи, надруковані на тонкому, прозорому папері, це документи, на яких резолюція закрила половину тексту та ін.). (Коваль А.П.)

Документування інформації здійснюється на основі відповідних законів і постанов органів державної влади, якими визначається організація діловодства і стандартизація документів.

Офіційно-діловий стиль має підстилі: інформаційний, дипломатичний, законодавчий, адміністративно-канцелярський. Ним написані найважливіші документи, в яких відбивається історія народу. Це стиль Конституції країни, законів, постанов, статутів, програм, наказів, звітів та інших ділових паперів. Документи відображають події, зберігають пам'ять через роки, пов'язуючи минуле з сьогоденням.

точність	в документі не допускається подвійне тлумачення слів і висловів
переконливість	текст документа має сприяти прийняттю адресатом пропозиції або виконанню прохань, викладених у документі
нейтральність тону	стилістично нейтральне забарвлення фрази (в усному мовленні) - речення (в писемному мовленні)
повнота інформації	зміст документа має відображати всі обставини справи
максимальна стислість	у документі не допускаються зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи

Стиль законодавчих паперів значно відрізняється від канцелярського. В канцелярсько-діловій мові виразно виявляється безпосередній зв'язок мови з виробничою діяльністю людей.

Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення. За походженням виділяють службові й приватні документи; службові функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб.

Слід зауважити, що в роботі інженерів, конструкторів, керівників виробництва багато часу відводиться вивченню, аналізу та складанню різної документації. Це - конструкторська, технологічна, експлуатаційно-ремонтна документація; організаційно-розпорядчі, інформаційні, рекламні та інші документи.

Часто буває, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією.

Щоб не марнувати часу в процесі складання і використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість. Треба дотримуватися деяких рекомендацій, загальних правил і норм у текстовому викладі ділових паперів та використовувати конкретні зразки документів при потребі.

	достовірним
	переконливим
	належним чином відредагованим і оформленим
Документ має бути
	містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки
	правильно складеним як за формою, так і за змістом

Система документації - сукупність документів, взаємопов'язаних між собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення з певними специфічними рисами.

Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів.

Управлінська документація служить засобом організації та регулювання процесів управління.

Документи, що функціонують у сфері управління, називаються організаційно-розпорядчими.

	Системи документації
банківська	дипломатична	зовнішньоекономічна	юридична

Групи організаційно-розпорядчих документів

Група	Назва документа
організаційні	статути, угоди
розпорядчі	накази, розпорядження, рішення
довідково-інформаційні	листи, факси, доповідні і службові записки, довідки
з кадрових питань	автобіографії, заяви, особові справи
особисті офіційні документи	пропозиції, заяви і скарги громадян

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

У практичній діяльності установ (організацій, підприємств) зустрічаються документи різних видів (груп). Поділ на види (групи) здійснюється за такими ознаками: способом фіксації інформації, змістом, найменуванням., видом, складністю, місцем виникнення, призначенням, напрямком, формою, строками виконання, гласністю, юридичною силою тощо.

Так, за способом фіксації документів розрізняють такі документи: письмові, графічні, фото- і кінодокументи, фонодокументи.

Письмові документи - це рукописні і машинописні документи.

Графічні документи - це документи, у яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, певних фігур, світлотіні. До них відносяться малюнки, мапи, плани, схеми, рисунки.

Фото- і кінодокументи - це документи, що створені способом фотографування і кінематографії (кіно- і фотоплівки, фотокартки).

Фонодокументи - це документи, що створені способом звукозаписування (звукозапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо).

За змістом (призначенням) одні дослідники поділяють документи на: організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачально-збутові тощо. Інші виділяють такі групи: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядча.

За найменуванням (назвою) розрізняють: вказівки, доручення, заяви, звіти, накази, протоколи, службові записки та ін.

За видом (формою) документи бувають: типові (стандартні), трафаретні, індивідуальні (нестандартні).

Типові документи - це документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій. Вони мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи - це документи, частина яких надрукована, а для змінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути вдрукована або вписана).

Індивідуальні документи - це документи, які створюються індивідуально, кожного разу по-іншому. Це стосується службових записок, автобіографій та ін.

За складністю документи поділяють на: прості і складні.

Прості документи містять інформацію з одного питання.

Складні - з двох питань і більше.

За місцем виникнення (складання) розрізняють документи: внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи стосуються внутрішніх питань установи (підприємства, організації) і не виходять за її межі.

Зовнішні документи - це вхідна і вихідна кореспонденція.

За напрямком документи поділяють на вхідні і вихідні.

За строками виконання розрізняють документи термінові й нетермінові.

Термінові виконуються у строки, установлені законом, правовим актом, керівником. До таких документів відносяться і документи з позначкою «Терміново».

Нетермінові документи - це документи, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За гласністю документи поділяють на: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні та ін.

За юридичною силою розрізняють документи: справжні (істинні), фальшиві (підроблені).

Справжні (істинні) - це документи, що створені за всіма правилами. Вони бувають чинні і не чинні. Не чинними документи стають тоді, коли втрачають юридичну силу з будь-яких причин.

Фальшиві (підроблені) - це документи, зміст яких чи їх оформлення не відповідають дійсності.

За стадіями виготовлення розрізняють документи: оригінали і копії.

Оригінали - це перші примірники офіційних документів. Копії - документи, у яких точно відтворено інформацію з оригіналу.

За походженням документи поділяються на: службові і особисті.

Службові документи - це документи, які створюються установами, організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють. Службові документи потрібно оформляти за певним зразком.

Особисті документи - це документи, створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

За терміном зберігання документи поділяють на:

а) документи тимчасового зберігання (до 10-ти років),

б) документи тривалого зберігання (понад 10 років),

в) документи постійного зберігання.

Ознаки	Класифікація
За найменуванням	*заява; *лист; *наказ; *протокол та ін.
За змістом інформації	*загальні; *адміністративні; *спеціалізовані з фінансових, комерційних питань тощо.
За призначенням	*організаційні; *розпорядчі; *інформаційні; *колегіальних органів.
За походженням	*внутрішні; *зовнішні.
За напрямом	*вхідні; *вихідні.
За джерелами виникнення	*первинні; *вторинні.
За формою	*стандартні (типові) мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

РІЗНОВИДИ ДІЛОВИХ ДОКУМЕНТІВ

АКТ

Таку назву має обліково-фінансовий документ, який стверджує встановлені факти та події і містить рішення щодо постанов, законів, указів. Складання акта регламентується спеціальними правовими нормами і здійснюється обов'язково кількома особами. Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Дата.

3. Індекс.

4. Місце складання і видання.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7. Відмітка про наявність додатка.

8. Підпис.

9. Гриф затвердження.

До оформлення тексту акта висуваються такі вимоги:

Заголовок до тексту включає назву або короткий зміст актованого факту або події.

Текст акта складається з двох частин: вступної та констатуючої.

Вступна частина будується за схемою:

Підстава:...

Складений комісією у складі:...

Голова...

Члени комісії:...

При переліку осіб, що брали участь у складанні акта,
вказують їх посади, ініціали, прізвища.

Якщо акт складається комісією, першим вказують голову комісії, його посаду, ініціали й прізвище. Прізвища членів комісії розташовують в алфавітному порядку, нумерують арабськими цифрами.

5У констатуючій частині вказуються мета і завдання, зміст та характер зробленої роботи, фіксуються встановлені факти.

Текст акта повинен містити відомості про кількість примірників і місце їх знаходження.

Дата акта повинна відповідати дню факту, що актується.

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

На вимогу окремих осіб або організацій на основі складеного раніше протоколу з метою вирішення окремого питання складається витяг -- довідково-інформаційний документ.

Реквізити:

Назва виду документа.

Заголовок протоколу.

Номер протоколу.

Дата протоколу.

Текст витягу.

Дата складання витягу.

Підпис секретаря або голови засідання.

Печатка.

ДЕКЛАРАЦІЯ

З проведенням в Україні економічних реформ, розвитком підприємства становлення малого бізнесу, кооперативних, орендних і акціонерних підприємств, перехід державного сектора на ринкові засади господарювання активізувалася діяльність податкової інспекції. Найпоширенішим обліково фінансовим документом у цій сфері є декларація, у якій платник податків декларує (оголошує про наявність) отриманий прибуток за певний термін (квартал, рік). Декларація становить собою бланк, поділений на розділи, які пропонується власноручно заповнити. Для суб'єктів підприємницької діяльності подання декларації до податкових органів є обов'язковим навіть у тому випадку, якщо не було отримано жодного прибутку.

ДОВІДКА

Таку назву має довідково-інформаційний документ, який засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи. Довідка надається на їх вимогу до іншої установи.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Найчастіше довідки оформлюються на бланках установи, в них від руки заповнюються тільки індивідуальні відомості.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видачі.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається
довідка.

6. Текст.

7. Призначення.

8. Підписи службових осіб.

9. Печатка.

ЗАЯВА

Таку назву має документ щодо особового складу, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім'я яких подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається з заявою.

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до
заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата.

7. Підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є: заява-зобов'язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про прийняття на роботу, позовна заява тощо.

Заява-зобов'язання оформлює кредитування за спеціальними позиковими рахунками і є різновидом термінового зобов'язання. Заява-зобов'язання може складатися у ході виробничо-господарської діяльності, коли у підприємств та організацій виникає потреба у додаткових оборотних коштах, які задовольняються за рахунок банківських кредитів.

Заява-зобов'язання складається за загальними правилами оформлення заяв.

НАКАЗ

Таку назву має розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні).

Кадровими наказами оформлюють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. Організаційні накази видаються при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.

1. До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

2. У наказах про зарахування на роботу обов'язково зазначають: а) посаду; б) структурний підрозділ; в) дату оформлення на роботу; г) тип прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом); г) особливості роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем)Т

3. У наказах про переведення на іншу посаду зазначають вид і мотивацію переведення.

4. У наказах про надання відпустки вказують: а) вид відпустки (основна, додаткова, навчальна, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, за сімейними обставинами, без збереження заробітної платні); б) загальна кількість робочих днів, в) дата виходу у відпустку і дата повернення; г) період, за який надано відпустку.

5. У наказах про звільнення працівників вказують: а) дату звільнення; б) причину звільнення.

6. Реквізити:

7. Назва виду документа.

8. Назва установи, що видає наказ, або назва посади
керівника.

9. Місце видання.

10. Номер.

11. Дата.

12. Заголовок.

13. Текст, що складається з двох частин:

14. -- констатуються та аналізуються факти;

15. -- подаються розпорядження, заохочення або стягнення (починається словом НАКАЗУЮ).

16. Підпис керівника установи.

17. Печатка.

ПРОТОКОЛ

Таку назву мають два типи документів:

у яких фіксуються хід і результати роботи, зборів, засідань, нарад, відображаються всі виступи з питань, що були розглянуті, і рішення, прийняті в результаті обговорення;

у яких при укладанні двостороннього договору (насамперед купівлі-продажу) вказуються розбіжності у текстах договору, зумовлені різним баченням умов договору його учасниками (протокол розбіжностей).

Протокол першого типу веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій -- усі члени комісій.

Текст такого протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

слухали;

виступили;

ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після Нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюючої частин.

За обсягом інформації протоколи бувають трьох видів:

короткі (записуються питання, які обговорюються, прізвища доповідачів і виступаючих, прийняті рішення);

повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників);

3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).

Дата засідання.

Номер.

Гриф затвердження (якщо потрібно).

Текст.

7. Підписи голови й секретаря.



СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. І. М. Плотницька « Ділова українська мова»

2. Т.Б. Гриценко «Українська мова та культура мовлення»

3. А.П. Загнітко, І.Г. Данилюк «Українське ділове мовлення»

4. М.Г. Зубков «Сучасна українська ділова мова»

5. І.М. Зарицька, І.О. Чикаліна «Українське ділове мовлення»

Размещено на Allbest.ru