Организация использования архивных документов

Велика роль средств массовой информации в деле популяризации архивных материалов. Широта аудитории и эмоциональное восприятие информации позволяют расширить границы знаний исторических событий в жизни нашей страны, заложенных в документальных источниках. Только за XI пятилетку было подготовлено более 11 тыс. теле- и радиопередач, более 21,5 тыс. статей и публикаций. Архивные документы служат основой создания документальных, научно-популярных и художественных фильмов. Было создано более 300 кино- и телефильмов с использованием архивных источников. Ежегодно в архивах организовывались свыше тысячи документальных выставок по самой различной тематике [17].

Большую роль в деле популяризации документов Государственного архивного фонда СССР, пропаганды значения архивов в жизни общества сыграла проведенная в 1984 г. на ВДНХ СССР межотраслевая тематическая выставка «Использование Государственного архивного фонда СССР для дальнейшего развития советской культуры», которую посетило более 150 тыс. человек.

Архивные документы постоянно экспонировались на предприятиях, в клубах и во дворцах культуры; государственные архивы оказывали помощь в организации народных музеев на фабриках и заводах, в учебных заведениях.

С целью расширения аудитории архивы организовывали тиражирование выставочных материалов в виде фотокомплектов, готовили подборки плакатов и листовок и т.д. Эти и другие формы использования документов оказывали существенную помощь в деле углубления исторических знаний учащихся общеобразовательных школ, студентов вузов страны. В этой связи непреходящее значение имело использование архивных документов в целях военно-патриотического воспитания молодежи в экспозициях музеев и комнат боевой славы, при изучении военной истории, увековечивании памяти погибших воинов, в работе по проведению «Уроков Памяти» с молодежью.

Большое значение архивы придавали письмам и заявлениям трудящихся, непосредственно связанным с удовлетворением их законных прав и интересов. Без этой работы немыслима реализация конституционных прав советских граждан на пенсионное обеспечение, улучшение условий жизни.

Постепенно складывались и крепли контакты архивистов в деле подготовки совместных публикаций, раскрывающих исторически сложившееся развитие связей между народами [17].

1.1.3 Использование архивных документов в постсоветский период

Принципиально новый этап в архивном деле в России наступил в годы горбачевской перестройки и особенно после провала августовского путча 1991 г.

Демократизация общества, все большая его открытость имели своим результатом и расширение доступа к информации, в том числе к архивным документам. Появилось огромное количество газетных и журнальных публикаций в российской и зарубежной прессе, посвященных архивам постсоветской России.

Считается, что начало реформам в архивной сфере было положено известными указами Президента РФ «О национализации архивов КПСС» 1991 г. и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР» от 24 августа 1991 г. Главным в этих документах было то, что открывался доступ к ранее закрытым архивным материалам, перестал существовать «партийный архивный фонд».

Указом 1992 г. Президент санкционировал рассекречивание всех документов, связанных с массовыми репрессиями и посягательствами на права человека. Тем не менее, и сегодня часть из них остается на закрытом хранении, например: документация Комиссии по судебным делам Политбюро ЦК ВКП (б) за 1939 и последующие годы, некоторые материалы НКВД и ГУЛАГа, приказы по конвойным войскам и часть других дел их фондов конвойных батальонов и полков и т.д.

В 1992 г. издано Постановление Верховного Совета РСФСР «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» - первый в России нормативный акт высшего законодательного органа страны, посвященный архивам, и затем замененным «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» - первым за всю историю страны законодательным актом, регламентирующим постановку архивного дела [13].

Так в соответствии с данным законодательным актом «документы, находящиеся на хранении в государственных архивах, а также научно-справочный аппарат к ним открыты для пользователей независимо от их гражданства.

Архивные документы, содержащие грифы секретности и созданные по 1942 год включительно, объявляются открытыми и подлежат полному рассекречиванию самими государственными архивами.

Государственные архивы предоставляют пользователям по заявленным темам исследований документы, научно-справочный аппарат к ним и материалы научно-справочной библиотеки.

Пользователи имеют право на публикацию любых архивных документов, кроме содержащих государственные секреты. При использовании архивных документов в научных трудах, различного рода публикациях, экспонировании на выставках и т.п. пользователь обязан указывать поисковые данные документа (место хранения, номер фонда, описи, дела (единицы хранения), листов). Использование архивных документов в публикации, на выставке, радио- или телепередаче, фильме и т.п. предполагает, что пользователь предоставляет в архив экземпляр издания или иную информацию об этом.

Государственные архивы имеют право предоставлять наряду с бесплатными также и платные услуги: исполнение тематических, генеалогических, историко-биографических и других запросов; тематическое выявление документов; подготовка и проведение выставок, бесед, встреч, лекций по заданной тематике и т.д.» [7].

«Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде российской федерации и архивах», принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 г., заложили демократическую правовую базу архивного дела в нашей стране.

«Основы законодательства» исходят из того, что документальное наследие составляет важную часть культурного достояния нации, что архивная система играет существенную роль в жизни страны, а историк-архивист является тем, кто отвечает за надлежащее функционирование этой важной сферы жизнедеятельности общества.

«Основы законодательства» определили порядок использования документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, в том числе содержащих секретные сведения; установили ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан, а также ответственность пользователей архивных документов за их использование и сохранность и т.д. [13].

Открытие фондов российских архивов в 1990-е гг. привело к резкому повышению их значимости в жизни общества. Архивная информация получила статус самостоятельного политически и социально значимого блока в общем ресурсе информации. Расширились круг пользователей архивами, тематика исторических исследований на основе архивных документов, более разнообразными стали тематические запросы и запросы социально-правового характера. В архивоведческой литературе появился термин «новое архивно-информационное пространство», означающий открытость архивных материалов для пользователей, создание условий доступа и использования архивных документов на основе развития научно-справочного аппарата и поисковых средств, вхождение в международные информационные системы и расширение форм использования архивной информации.

Начиная с 1995 г. начал проводиться цикл всероссийских научных конференций «Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе».

В конце 1990-х - начале 2000-х гг. появилось несколько монографий по архивоведению, обобщающих трудов, в том числе учебных пособий, подводящих итоги развития советского архивного дела и архивоведения. Следует отметить пособия «Архивоведение» и «Архивоведение отечественной истории», учебно-методическое пособие Е.В. Старостина, где на обширном историографическом материале рассматриваются вопросы периодизации истории архивного дела [25].

С 1992 года сотрудниками Российского Центра хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) и при их участии было подготовлено около 100 статей, сообщений и публикаций документов, а также около 20 документальных сборников и монографий. Документы центра активно экспонируются на разнообразных выставках. РЦХИДНИ принял участие и в нетрадиционном для российских архивов виде использования документов - коммерческом распространении микрофильмов документов: по соглашению Росархива с британской фирмой «Чедвик-Хили» были изготовлены микрокопии документов 9 различных фондов, которые тиражированы и поступили в продажу под названием «Лидеры русской революции» [21].

Отмечается активная работа по использованию архивных документов в региональных архивах.

Так, в 1990-е гг. активизировалось изучение истории архивного дела в Татарстане. Исследования историков и самих архивистов по истории архивной отрасли республики публиковались в республиканских и российских изданиях, озвучивались на научно-практических конференциях, в каждом номере журнала «Гасырлар авазы - Эхо веков» ведется летопись архивного дела [25].

В Государственном общественно-политическом архиве Пермской области новшеством 1990-х гг. стало проведение презентаций личных фондов и фондов общественных организаций, документальных выставок, сборников документов и книг, написанных с использованием архивных документов [26].

В Государственном архиве Курской области активизировалась выставочная деятельность.

В помещении архива наиболее длительным было экспонирование выставки «Подвиг народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.». К проведению массовых мероприятий: к краеведческим чтениям, дням открытых дверей - были подготовлены выставки «Русская журналистика ХVIII в. - 1917 г.», «Из истории сельского хозяйства Курского края», «Старый Курск», «Русские историки ХVIII-ХХ вв.», «Автографы знаменитых людей в ГАКО», «Курский астроном Ф.А. Семенов», «К 100-летию Н. С. Хрущева», «Пушкин и Курский край», «Куряне - кавалеры ордена Славы», «Православие в истории Курского края» и многие другие.

В 1994 г. по просьбе администрации Курской области архив подготовил выставку «Из истории органов государственной власти Курской области. ХVIII в. - 1993 г.», которая экспонировалась в помещении администрации в течение 4 месяцев. Для Курской областной избирательной комиссии подготовлена выставка «Российское избирательное право. 1906-1998гг.».

Полезным оказалось сотрудничество в организации выставок с библиотеками города. Так, выставка «История благотворительности в Курской области. ХIХ в.-1917 г.» экспонировалась в Центральной городской библиотеке, выставки «Курская битва», «Участие курян в русско-турецкой войне 1877-1878 гг.», «К 95-летию I Государственной Думы в России» - в библиотеке им. Н. Н. Асеева. Работники библиотек отмечают большой интерес читателей к архивным документам [27].

Демократизация доступа к архивным документам, их рассекречивание, возрождение краеведения - все это вызывало значительный рост числа исследователей в читальном зале государственного архива. С 1994 г. отмечается систематическая работа исследователей в архивных отделах районов области. Активно проводится работа по использованию документов в средствах массовой информации. За период 1991-2000 гг. около 1000 статей и подборок документов, подготовленных госархивом и архивными отделами районов, опубликованы в газетах и журналах, 161 материал передан по радио. Активизировалось сотрудничество архивных учреждений области с телевизионными компаниями. Организованы циклы передач «Живые голоса истории» и «Архив - дело государственное» на телеканале ГТРК «Курск».

С вступлением России на новый путь развития претерпела изменения публикационная деятельность архивных учреждений области. 1990-е гг. стали временем противоречивых тенденций в публикационной работе. В 1990-х гг. опубликовано два документальных издания: «Курский сахар. Из истории возникновения и развития свеклосахарной промышленности Курского края. 1861-1980 гг.» (Курск,1991 г.) и «Улицы города Курска. 1782-2000 гг.» (Курск, 2000 г.). Кроме того, архив принял участие в подготовке изданий, осуществленных другими учреждениями: «Звезды славы боевой. Сборник очерков и материалов» (Курск, Информпечать, 1995 г.), «История Великой Отечественной войны в документах и судьбах (по материалам Курской области)» (Курск, 1995 г.), «Курский край: история и современность. Сборник статей (Курск, 1995 г.)», «Книга Памяти» (Курск, 1993-2002 гг.) [27].

К 2001 году состояние правового регулирования архивного дела далеко не во всем отвечало современным реалиям. Действующие Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах появились в июле 1993 г. Позднее были приняты Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, федеральные законы «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти в субъектах Российской Федерации», «О государственной тайне», «Об обязательном экземпляре документов», «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене», «О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации» и другие, затрагивающие отдельные вопросы работы с архивными документами.

Формулировки названных законов оказались не во всем состыкованными с архивным законодательством. Более того, некоторые положения Основ законодательства (по разграничению собственности на архивные документы, о статусе муниципальных архивов и другие) вступили в противоречие с требованиями Конституции Российской Федерации и принятых в ее развитие законодательных актов.

25 октября 2004 года вступил в действие Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям [13].

Пользователь архивными документами получает право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов [1].

Закон сохраняет установившиеся после распада СССР и оправдавшие себя демократичные нормы доступа к открытой архивной информации, учитывает конституционные права граждан на неприкосновенность частной жизни.

Однако ограничения в использовании документов существуют и поныне, и это относится не только к современной истории, но и к другим историческим периодам, если информация содержавшаяся в них связана с проблемами внутренней и внешней политики государства, с международными отношениями, с фактами личной, интимной жизни фондообразователя, могущими дискредитировать его живущих родственников и др.

Таким образом, вопросы организации использования информационных возможностей архивных документов, несмотря на качественные изменения на протяжении многолетней российской истории, и на современном этапе имеют наиважнейшее значение [13].

Архивы, обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, предотвращению конфликтов, формированию демократического имиджа нашей страны на международной арене, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности [15].

1.2 Современная нормативная регламентация использования архивных документов

Правовое регулирование доступа к архивной информации и её всестороннее использование в соответствии с нормами демократического общества является необходимым условием существования архивов в современной информационной среде.

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с такими законодательными и нормативными актами как Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон «Об информатизации, информационных технологиях и защите информации», законом Российской Федерации «О персональных данных» и «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», закон Российской Федерации «О государственной тайне», «Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» и др.

Основными группами пользователей АФ Российской Федерации являются:

федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

учреждения, организации, предприятия;

научные учреждения и учебные заведения;

пресса, радио, телевидение;

общественные и религиозные объединения и организации;

индивидуальные пользователи.

В сфере использования государственных информационных ресурсов Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» провозгласил публичность государственных архивов, равенство всех категорий пользователей независимо от национальности, гражданства, пола, образования по доступу к открытой информации. Таким образом, последовательно реализуются конституционные права граждан свободно искать, получать и передавать информацию [28]. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов [1].

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» обеспечивает право на доступ к информации. Так в соответствии со ст.8: «Граждане (физические лица) и организации (юридические лица) вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами. Гражданин (физическое лицо) имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы. Организация имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления информации, непосредственно касающейся прав и обязанностей этой организации, а также информации, необходимой в связи с взаимодействием с указанными органами при осуществлении этой организацией своей уставной деятельности» [2]. Данный федеральный закон устанавливает основополагающие принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологиях и защите информации:

свобода поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом;

установление ограничений доступа к информации только федеральными законами;

открытость информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления и свободный доступ к такой информации, кроме случаев, установленных федеральными законами;

равноправие языков народов Российской Федерации при создании информационных систем и их эксплуатации;

обеспечение безопасности Российской Федерации при создании информационных систем, их эксплуатации и защите содержащейся в них информации;

достоверность информации и своевременность ее предоставления;

неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия;

недопустимость установления нормативными правовыми актами каких-либо преимуществ применения одних информационных технологий перед другими, если только обязательность применения определенных информационных технологий для создания и эксплуатации государственных информационных систем не установлена федеральными законами [2].

Доступ к документам Архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния, регламентирован федеральным законодательством, в частности Федеральным законом «О государственной тайне», который возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста.

Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства РФ о государственной тайне, несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством [12].

Государственная тайна -- это защищаемые государством сведения в области военной, внешнеполитической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации [3].

Срок засекречивания документов, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну, составляет 30 лет со времени их создания. Этот срок в отдельных случаях может быть продлен или сокращен.

В соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» все ведомства, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне и по их засекречиванию, должны иметь программу работы по рассекречиванию и порядок пересмотра каждые 5 лет засекреченных документов на предмет возможности открытия доступа.

В любом случае отказ архива в предоставлении архивных документов пользователям должен содержать веские причины, срок действия ограничений и дату принятия решения об отказе. По требованию исследователя отказ выдается в письменной форме. Архивист должен объяснить порядок получения доступа к частично рассекреченным и секретным документам. Неправомерный отказ в доступе может быть обжалован исследователем в суде.

Вместе с тем архивы должны предупреждать пользователей об ответственности за сохранение государственной тайны и даже потребовать письменные гарантии сохранения полученной информации от разглашения. Ознакомление с секретными бумагами осуществляется в специальном читальном зале под контролем сотрудника архива, допущенного к работе с документами, содержащими гриф «совершенно секретно».

Если документы хранятся в ведомственном архиве органа управления, государственного учреждения или предприятия, порядок доступа к ним определяется правилами ведомства по согласованию с Росархивом [12].

Ограничен доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию. Такой информацией являются:

сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна);

сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее);

сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);

сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного;

образца до официальной публикации информации о них [5].

Конфиденциальную информацию содержат также следующие документы: о частной жизни граждан, о состоянии здоровья, семейных и интимных отношениях, имущественном положении, а также о жилище. Ведь в соответствии с Конституцией РФ каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, защиту своей чести и доброго имени. Такие сведения могут находиться в личных делах, документах кадровых служб, медицинской документации, судебно-следственных делах.

Срок засекречивания этих сведений приближается к длительности человеческой жизни и равняется 75 годам. Ранее этого срока доступ к документам, содержащим подобную информацию, можно получить, имея письменное разрешение человека, конфиденциальная информация о котором содержится в деле или находится у его прямых наследников. Если в деле содержится информация о нескольких лицах (например, в судебно-следственном деле), необходимо письменное согласие всех этих лиц.

С другой стороны, архив обязан предоставить самому гражданину, персональные данные о котором имеются в документах, как эти документы, так и их копии (бесплатно). Например, в соответствии с Законом РФ «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18 октября 1991г. архив обязан дать возможность бывшим узникам ГУЛАГа (Главное управление исправительно-трудовых лагерей) или их родственникам ознакомиться с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также выдать по их требованию копии документов [12].

Ограничен доступ к документам общественных и религиозных объединений и организаций, личных и семейных фондов и фондов других негосударственных организаций. Эти ограничения оговариваются самим фондообразователем при передаче документов на хранение и, как правило, связаны либо с тайной личной жизни, либо авторским правом, либо с коммерческой тайной.

Полноценное и разностороннее использование документальных богатств архивов возможно лишь при их открытости, т.е. наличии свободного доступа граждан к архивным документам и научно-справочному аппарату. Доступ к информации и поныне является важнейшей проблемой, без её разрешения невозможно взаимодействие Росархива с представителями исторической науки и общественности. Поэтому важное значение придается работе по рассекречиванию архивных документов [12].

Рассекречивание сведений и их носителей -- это значит снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений (например, содержащих государственную тайну) и на доступ к их носителям [3].

В случае получения полномочий от фондообразователей или их правопреемников архивы проводят эту работу самостоятельно. В соответствии с законом РФ "О государственной тайне" Межведомственная комиссия по защите государственной тайны определяет порядок рассекречивания документов, созданных в деятельности ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников. В соответствии с Указом Президента РФ от 02.06.01 г. № 627 "Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны" функции по рассекречиванию документов, созданных в деятельности высших и центральных органов КПСС, возложены на Межведомственную комиссию. Всего за 1992-2003 гг. архивные учреждения Российской Федерации рассекретили свыше 8 млн. дел. Продолжается работа региональных межведомственных экспертных комиссий по рассекречиванию партийных документов, а также в ряде регионов, материалов ликвидированных организаций и учреждений, не имеющих правопреемников [28].

Согласно статье 7 Закона РФ «О государственной тайне» не подлежат отнесению к государственной тайне и засекречиванию также следующие сведения:

о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;

о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;

о привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям и организациям;

о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;

о размерах золотого запаса и государственных валютных резервах РФ;

о фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами [3].

Отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств регулируются Федеральным законом «О персональных данных». Целью настоящего Федерального закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Так в соответствии со ст.14 п.3: «Доступ к своим персональным данным предоставляется субъекту персональных данных или его законному представителю оператором при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его законного представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его законного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и собственноручную подпись субъекта персональных данных или его законного представителя. Запрос может быть направлен в электронной форме и подписан электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации» [4].

ВНИИДАД в настоящее время завершает разработку нормативного акта «Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими».

В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать следующие вопросы:

обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств [28].

Постановление Правительства РФ «О федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955 среди других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.

В подпрограмму выделена программа «Архивы России», которая помимо всего прочего подразумевает обеспечение государства и граждан архивной информацией в объемах, необходимых для их успешного функционирования и жизнедеятельности; расширение доступа граждан к архивным документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, получение, использование и распространение имеющейся в них информации.

Предполагались следующие виды работ:

осуществление комплекса работ по совершенствованию и модернизации системы использования государственными архивами документированной информации;

создание и поддержание в работоспособном состоянии механизма преимущественно планового рассекречивания документов государственных архивов с прогнозируемым объемом в 2,5 млн. дел;

информационное обеспечение подготовки поименных книг памяти российских (советских) воинов, погибших и пропавших без вести в период советско-финляндской войны 1939-1940 годов и других военных конфликтов;

организация и проведение документальных выставок, в том числе международных, посвященных юбилейным датам, памятным событиям государственного и международного значения;

оснащение выставочного зала федеральных государственных архивов современными техническими средствами;

подготовка каталогов, путеводителей, сборников архивных документов (в том числе в электронной форме);

совершенствование технологий, связанных с организацией процессов и работы читальных залов государственных архивов [28].

8 декабря 2005 года Постановлением Правительства РФ (№ 740) утверждена федеральная целевая программа «Культура России» на 2006-2011 годы.

Выбор приоритетных целей Программы опирается на стратегические цели развития общества и анализ сложившихся тенденций в сфере культуры в предыдущие годы с учетом эволюции экономической и правовой среды функционирования организаций культуры.

Исходя из этого целями Программы являются сохранение культурного наследия Российской Федерации, формирование единого культурного пространства, создание условий для обеспечения выравнивания доступа к культурным ценностям и информационным ресурсам различных групп граждан, создание условий для сохранения и развития культурного потенциала нации, развитие международного сотрудничества, укрепление мировых культурных связей, обеспечение адаптации сферы культуры к рыночным условиям, обеспечение сохранности историко-культурного наследия, адресная поддержка профессионального искусства, литературы и творчества, Разработка и внедрение информационных продуктов и технологий в сфере культуры [6].

В работе по использованию архивных документов следует учитывать такие нормативно-методические документы, как Правила. Нормативно - методические акты - это своего рода важнейшие справочники для всех работающих с архивными документами.

Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, -- Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.

До последнего времени государственные архивы руководствовались Основными правилами работы государственных архивов СССР, принятыми в 1983 г. Кардинальные социально-политические изменения в стране, развитие научно-технического прогресса и устаревание отдельных положений этих Правил обусловили необходимость создания новой редакции Основных правил работы государственных архивов.

Настоящие Правила работы государственных архивов подготовлены на основе переработки ранее действовавших нормативно-методических документов с учетом накопленного в последнее десятилетие опыта работы архивной службы в новых условиях, в том числе опыта применения современных технических средств и информационных технологий и международной архивной практики.

В Правилах раскрывается современная правовая база деятельности государственных архивов, учтено наличие различных форм собственности на архивные документы, влияющие на процессы их организации и работы с ними. Усилен универсальный характер Правил -- их требования в части общих для государственных архивов норм рассчитаны на государственные архивы различного объема, состава и профиля, в том числе на архивы, хранящие аудиовизуальную и научно-техническую документацию [8].

Особенностями Правил являются:

- четкая дифференциация во всех разделах норм и требований по отношению к документам, относящимся к различным формам собственности;

- изложение в большинстве разделов Правил положений, относящихся к возможностям информатизации архивных работ;

- значительное усиление внимания к вопросам физико-химической сохранности документов и сохранению архивной информации, содержащейся в них.

В восьмом разделе Правил, посвященном использованию архивных документов, новыми положениями являются вопросы рассекречивания архивных документов, исполнения запросов, поступающих из-за рубежа и выдачи архивных справок за рубеж. Определен порядок обеспечения доступа пользователей к документам; детально изложены вопросы, связанные с копированием документов по запросам пользователей. В разделе усилены положения, относящиеся к юридическому оформлению информационных документов архива. Более кратко изложены вопросы работы читальных залов архивов, так как действуют утвержденные в 1998 г. «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» [8].

В 2002 году вышли в свет новые «Основные правила работы архивов организаций», необходимость разработки которых обусловлена кардинальными изменениями в области экономики, реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в сферу управления новых информационных технологий.

Новые «Основные правила...» вышли взамен «Основных правил работы ведомственных архивов». Разработчики «Основных правил работы архивов организаций» стремились сохранить преемственность с Правилами 1987 года, не изменяя без особой нужды положения старых Правил, которые и до настоящего времени не утратили практического значения. Это касается таких вопросов, как задачи и функции архивов, порядок подготовки и передачи дел и документов из подразделений организации в ее архив, условия и режим обеспечения физической сохранности документов, организация и проведение экспертизы ценности, отбора и передачи документов на постоянное государственное хранение.

В то же время содержание таких разделов, как «Учет документов в архиве», «Научно-справочный аппарат к документам архива», «Использование документов архива», определяются новым законодательством в области Информационного права и архивного дела, новыми нормативно-методическими документами, утвержденными Росархивом в этих компонентах архивного дела, а также необходимостью унификации положений и требований «Основных правил работы архивов организаций» с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».

Новые Правила устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы [19].

Обслуживание пользователей в читальных залах архивов осуществляется в соответствии с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (от 6 июля 1998 г. №51),устанавливающими порядок работы пользователей с открытыми документами в читальных залах государственных архивов и центров хранения документации РФ. Пользователям в установленные сроки предоставляются для изучения как подлинные архивные документы (при отсутствии копий фонда пользования), так и их копии на различных носителях (микрофильмы, микрофиши, электронные образы), а также созданные архивами различные справочники в печатной и электронной формах (путеводители, каталоги, базы данных и др.). По запросам пользователей архивы изготавливают копии документов в объемах, лимитированных техническими возможностями конкретного архива. В развитие Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, федеральные государственные архивы разработали и согласовали с Росархивом свои правила работы пользователей в читальных залах с учетом состава документов и особенностей работы с ними [28].

Таким образом, на всех этапах работы с архивными документами независимо от форм их использования, нам помогут выше перечисленные законодательные и нормативно - методические акты. Выполнение и учет требований данных актов - это гарантия правильной, планомерной и законной работы с документами Архивного Фонда РФ и другими архивными документами [15].

1.3 Направления и цели использования архивных документов

В современном архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются: укрепление российской государственности; удовлетворение информационных потребностей общества; обеспечение законных прав и интересов граждан.

В процессе использования архивных документов участвуют две стороны -- архив (федеральный, субъект Федерации, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.

Использование документов -- сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации [12].

Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.

Цели использования документов могут быть:

управленческие;

политические;

экономические;

научные;

культурно-просветительские;

социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д. [12].

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях режимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.

Использование архивных документов играет существенную роль в законотворческой деятельности. Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадастра в 1970-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охране окружающей природной среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях [12].

Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:

при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам;

при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов, а также для оптимизации производственных и технологических процессов.

Материалы муниципальных архивов содержат бесценные сведения по истории городского и коммунального хозяйства, строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.

Использование архивных документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели.

Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архивах.

Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. [12].

Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты, и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника подготовки выставки, альбома и т.д.

Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без проектной документации, планов и других источников.

Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы [12].

архивный документ экспонирование выставка

2 АНАЛИЗ ФОРМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Формы использования архивных документов -- это предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей [14]. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Основными формами использования в архиве являются:

информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

экспонирование документов на выставках;

использование документов в средствах массовой информации;

проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, “дней открытых дверей”, лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

выдача документов во временное пользование;

публикация документов в различных формах.

Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, отличаются мало. Рассмотрим подробнее каждую из форм использования [12].

2.1 Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами

Информационное обеспечение пользователей предусматривает выявление архивом запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов; оно проводится в плановом или оперативном порядке на основе запросов органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, общественных объединений, граждан, а также по договорам с юридическими и физическими лицами. Данная форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование) [8].