Организация приема, хранения и использования документов архива открытого акционерного общества "Нижнетагильский металлургический комбинат"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Российской Федерации

Уральский государственный университет им. А.М.Горького

Исторический факультет

Отделение архивоведения, документоведения и информационно-правового обеспечения управления

Организация приема, хранения и использования документов архива открытого акционерного общества "Нижнетагильский металлургический комбинат"

Содержание

Введение

Глава 1. Организация работы с документами в структурных подразделениях ОАО НТМК и порядок передачи их на хранение в архив Общества

Глава 2. Организация хранения документов в архиве ОАО НТМК

2.1 Условия и особенности хранения документов в архиве

2.2 Учет документов в архиве

Глава 3. Использование документов в архиве ОАО НТМК

Заключение

Источники и литература

Введение

За последние восемь лет Архивный фонд России увеличился более чем вдвое и сегодня насчитывает около 460 млн.дел с документами, подлежащими вечному сохранению. Это приблизительно 4000 км полок, на которых, в отличие от библиотек, хранятся, как правило, не тиражированные документы. Таким историко-культурным и ретроспективным информационным достоянием обладает не каждая страна мира.

Сохранение документального наследия - один из признаков любой развитой цивилизации. Росархив, ставя задачи на ближайшие годы, осознает что утрата архивных документов может стать болезненной по последствиям для национального духа; потерей овеществленной в документах тысячелетней истории России.

Российские архивы ведут большую работу по информированию органов государственной власти и местного самоуправления, исполнению тематических запросов государственных учреждений, организаций и предприятий, а также негосударственных структур по актуальным проблемам их деятельности, обслуживают через читальные залы десятки тысяч исследователей, выдают гражданам ежегодно до миллиона справок социально-правового характера. В научно-издательской, выставочной и другой работе архивы тесно взаимодействуют с учреждениями науки, культуры и образования, средствами массовой информации. Контролируя организацию документов в делопроизводстве министерств и ведомств, организаций, их сохранность и отбор для передачи на вечное хранение, государственные и муниципальные архивы не только обеспечивают сохранность архивных документов и качественное пополнение Архивного фонда РФ, но и содействуют совершенствованию управления, организации проверки исполнения принимаемых решений.

Как известно, первый государственный архив России, так называемый "Царский архив", был создан Иваном Грозным в середине 16 века. Подавляющая часть собранных в нем документов сохранилась до нашего времени, несмотря на московский пожар 1626г., нашествие Наполеона в 1812 г. В 1941 г. архивные документы местных и центральных госпартархивов были эвакуированы и в своей большей части спасены. Архивисты страны были в числе первых, кто принимал участие в событиях августа 1991г. и октября 1993г., спасая партийные архивы и архив Верховного Совета РСФСР.

В конце 1990-хгг. состояние Архивного фонда страны признавалось угрожающим их сохранности. И причины сложившегося положения заключались в следующем:

- Значительная часть государственных архивов в настоящее время не в состоянии были принять документы с истекшими сроками ведомственного хранения из-за стопроцентной загрузки архивохранилищ: в министерствах, ведомствах, государственных учреждениях и на предприятиях накопилось около 15,9 млн.дел, подлежащих передаче в государственные архивы. Отношение к этим документам далеко не однозначное с точки зрения обеспечения их сохранности. Ряд документальных комплексов государственного происхождения оказался в негосударственных структурах, образовавшихся на базе ликвидированных государственных. Они если формально и не приватизированы, то контроль за их сохранностью и использованием со стороны архивной службы все же затруднен.

- Символическое финансирование капитального строительства и капитального ремонта в 90-е годы создали реальную угрозу сохранности документов вечного хранения, уже сконцентрированных в госархивах, особенно в федеральных. Ограниченное финансирование госархивов приводит к тому, что не хватает средств даже на пересылку гражданам справок социально-правового характера. В среднем по стране заработная плата работников госархивов составляет около 1000 рублей. Последствия этого очевидны - отток наиболее квалифицированных архивных работников в основном в коммерческие структуры, где их охотно берут в качестве специалистов архивных и делопроизводственных служб. За восемь последних лет лишь 41 выпускник Историко-архивного института пришел на работу в федеральные архивы.

Однако в настоящее время наблюдаются позитивные сдвиги в положении российский архивов, сопровождающиеся существенным четырехкратным улучшением финансирования отрасли в 2000-2004 годах, в том числе и в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)». Выступая на парламентских слушаниях, состоявшихся 28 октября 2003г. по инициативе комитета по науке, культуре, образованию, здравоохранению и экологии Совета Федерации, руководитель Федеральной архивной службы России В.Н.Козлов заявил в тональности сдержанного оптимизма, что «российские архивы сегодня находятся на этапе медленного развития, а не выживания и элементарного поддержания жизнедеятельности. Развитие это связано с укреплением инфраструктуры…Современная организация архивного дела в России отражает черты переходного периода со всеми его плюсами и минусами».

Первой, но не единственной проблемой архивного дела в России, В.П.Козлов считает модернизацию законодательства. В 2003 году после всех согласований внесен в Правительство Российской Федерации проект Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

К числу острейших руководитель Росархива отнес проблему комплектования архивов документами, имеющую, по его выражению, «две составляющие: недостатки в законодательном регулировании и дефицит площадей для организации хранения уже накопленного информационного документального массива».

Еще одна проблема - сохранение и использование документов, обеспечивающих социальную защиту граждан России. Нигде и никогда эти категории документов не входили (за небольшим исключением) в сферы внимания государственной архивной службы. Капитализация России в нынешних ее формах привела к тому, что трудовые истории не очень интересуют работодателя в лице молодого российского капитала. Поэтому сохранение трудовых историй граждан России вынуждены взять на себя архивисты. С этой целью в системах архивных служб многих регионов и муниципальных образований создаются архивы документов по личному составу, в которых обеспечивается сохранность документов организаций, ликвидируемых в ходе банкротства. В этой связи Росархив надеется на поддержку парламентариев в деле внесения соответствующих норм в Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)».

Особое внимание архивисты концентрируют на проблеме пополнения архивов аудиовизуальными документами, поскольку на фоне общего роста в 2002-2003 годах объемов принятых на хранение документов темпы поступления аудиовизуальной продукции в архивы неуклонно снижаются. Это объясняется тем, что в целях экономии средств происходит массовое стирание аудиовизуальной информации. В результате этому ценнейшему информационному блоку угрожает утрата. Выход из сложившейся ситуации В.П.Козлов видит, прежде всего, в ужесточении механизмов передачи на постоянное хранение аудиовизуальной документации, а также рассмотрении на специальном совещании практики реализации соответствующих норм Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов».

Решение насущных проблем сохранения и использования архивных и библиотечных фондов: финансовое обеспечение работ по поддержанию и развитию материально-технической базы, инфраструктуры, кадрового состава архивов и библиотек, совершенствование законодательства будет способствовать сохранению национального достояния России, культурно-исторической памяти нации.

Неоценимую роль в сохранении исторического наследия страны, области, города играют архивы организаций, предприятий. Ведомственные архивы - хранилища народного опыта, накопленного на протяжении многих десятилетий и веков, представляющие историческую ценность. Это наша память о событиях, датах, именах. Они - базис для развития общественных наук и основание для юридической защиты законных интересов граждан.

От того, как осуществляется деятельность архива организации, зависит эффективность использования накопленного опыта. В нашей работе отражена организация работы с архивными документами в Открытом акционерном обществе "Нижнетагильский металлургический комбинат".

Открытое акционерное общество «Нижнетагильский металлургический комбинат» (ОАО НТМК) является одним из старейших предприятий в российской металлургии. Годом образования предприятия считается 1940г. Комбинат представляет собой крупный промышленный комплекс с полным технологическим циклом, с собственным горнорудным, огнеупорным, коксохимическим, доменным, сталеплавильным и прокатным производствами, а также строительные, ремонтные, энергетические, транспортные подразделения, объекты жилья, соцкультбыта, городского транспорта.

Открытое акционерное общество «Нижнетагильский металлургический комбинат» индустриальный гигант с полным металлургическим циклом, расположенный на правом берегу реки Тагил на площади около 1200 гектаров. Его история своими корнями уходит в начало 18 века, когда у подножия горы Высокой (она же Магнитная) был построен железоделательный завод. Такое родство оправдано хотя бы тем, что последние 30 лет своего существования (начиная 1957 года) завод входил в состав комбината.

На появление металлургического производства в Нижнем Тагиле решающее влияние оказали несколько факторов: резкий рост потребности страны в металле, в связи с деятельностью царя-реформатора Петра 1, направленной на модернизацию экономики; открытие горы Высокой - крупнейшего месторождения железной руды; деятельность известной русской промышленной династии Демидовых.

15 мая 1930 года ЦК ВКП (Б) принял постановление о создании в стране второй угольно-металлургической базы. Жизненно необходимым условием быстрой индустриализации страны является создание на Востоке второго угольно-металлургического центра СССР путем использования богатейших угольных и рудных месторождений Урала и Сибири. Летом 1930 года очередной съезд партии принял решение о форсировании строительства Ново-Тагильского завода. 25 июня 1940 года чугун, полученный на первой домне, возвестил о рождении в Нижнем Тагиле уральского индустриального гиганта. Через три месяца 23 сентября 1940 года была сварена первая новотагильская сталь.

Нижнетагильский металлургический комбинат вступил в новое тысячелетие как одно из самых динамично развивающихся предприятий отрасли. За 65 лет своего существования он превратился в крупнейший промышленный комплекс с собственной горнорудной базой, огнеупорным и коксохимическим, доменным, сталеплавильным и прокатным производствами. Комбинат располагает производственными мощностями, позволяющими выпускать до 800 типоразмеров проката из более 150 марок стали. Высокое качество тагильского металла гарантировано качеством исходного сырья и современными технологиями, применяемые при выплавке стали и производстве проката.

31 декабря 1992г. в администрации Тагилстроевского района города Нижний Тагил была осуществлена государственная регистрация предприятия, введена организационно-правовая форма Акционерное общество открытого типа «Нижнетагильский металлургический комбинат», а с 27 июня 1996г. введено нынешнее наименование Открытое акционерное общество «Нижнетагильский металлургический комбинат» (Joint stock company “Nizhy Tagil Iron & Steel plant.” Органами управления являются Собрание акционеров, Совет директоров, Правление, Генеральный директор. Высшим органом управления Общества является Общее собрание акционеров.

ОАО НТМК имеет огромное значение для развития экономики Свердловской области. Поступления в областной бюджет в виде налоговых платежей комбината составляют в общем объеме доходов области порядка 18%. Кроме того, в Свердловской области находятся и основные потребители тагильского металла, экономическая жизнеспособность которых напрямую связана с НТМК. Это вагоностроительный, машиностроительные, трубные заводы, строительно-монтажные предприятия и многие другие.

Нижнетагильский металлургический комбинат является основным градообразующим предприятием города Нижний Тагил с населением около 400 тысяч человек. Сегодня на предприятии трудятся 32 тысячи человек, и поэтому он играет значительную роль в содержании и развитии городской инфраструктуры.

Нижнетагильский металлургический комбинат является открытым акционерным обществом с полной самостоятельностью, действующим на основании Устава ОАО НТМК, законодательства и нормативных актов Российской Федерации. Социально-трудовые отношения между работниками ОАО НТМК и работодателем регулирует коллективный договор на 2003-2004 годы, подписанный управляющим директором ОАО НТМК и профсоюзным комитетом 30.12.2002 и утвержденный конференцией трудового коллектива ОАО НТМК (протокол от 20.12.2002 №1). Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в ОАО НТМК и заключаемый между работниками и работодателем. Цель коллективного договора - создание системы социально-трудовых отношений в организации, максимально способствующей ее стабильной и производственной работе, установление социально-трудовых прав и гарантий, улучшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством, создание благоприятного психологического климата в коллективе.

Коллективный договор содержит следующие разделы:

1. взаимные обязательства сторон;

2. режим труда и отдыха;

3. оплата труда;

4. обучение кадров, обеспечение занятости;

5. охрана труда;

6. социальные гарантии и льготы работникам и пенсионерам;

7. социальное партнерство.

Коллективный договор на 2003-2004 годы содержит 19 приложений, которые содержат Типовое положение об оплате труда и премировании работников, тарифные ставки рабочих, программа «Молодежь ОАО НТМК», график выдачи заработной платы и др.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации каждый гражданин обязан соблюдать дисциплину труда. Правила трудового внутреннего распорядка работников ОАО НТМК на 2001-2002 годы, утвержденные конференцией трудового коллектива 02 марта 2001г., регламентируют трудовые отношения администрации и работников комбината в рамках действующего законодательства, а также положений коллективного договора, заключенного между трудовым коллективом и работодателем на 2003-2004 годы.

Правила призваны способствовать укреплению трудовой дисциплины, совершенствованию организации труда, рациональному использованию рабочего времени, обеспечению высокого качества работ и продукции, повышению производительности труда и эффективности производства. Правила регламентируют порядок приема, перевода и увольнения работников, основные обязанности работников и администрации, использование рабочего времени, поощрения за успех в работе, ответственность за нарушение дисциплины.

В состав комбината входят структурные подразделения, работающие на основании действующих положений о подразделении. В структуре предприятия имеется 70 подразделений и 8 дочерних общества, 7 филиалов.

Делопроизводственное обслуживание на предприятии - децентрализованное - каждое структурное подразделение имеет свою делопроизводственную службу и самостоятельно ведет все виды работ с документами. Через год законченные в делопроизводстве структурных подразделений дела (свыше 10 лет хранения) - сформированные и оформленные - передаются на хранение в ведомственный архив Общества, который является структурным звеном канцелярии административного управления, возглавляется заведующим. Согласно штатному расписанию в архиве Общества трудятся 2 архивариуса, архивариус 1 категории. В дочерних обществах ОАО НТМК существует самостоятельная организационная форма делопроизводства, в одних случаях - централизованная, в других - децентрализованная. Документы дочерних обществ, в том числе по личному составу, на хранение в архив Общества не поступают; и только в случае ликвидации дочернего общества при условии, что по уставу ликвидированного дочернего общества ОАО НТМК является правопреемником, документы поступят на хранение в архив Общества. В ином случае прием документов будет осуществлять муниципальный архив города Нижний Тагил.

Архив ОАО НТМК является структурным подразделением канцелярии административного управления. Свою деятельность архив ОАО НТМК строит в соответствии с законодательными и нормативно-методическими документами:

- Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993г.

- Гражданский кодекс РФ. Часть 1 и часть 2

- Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ

- Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах.- М.: Государственная архивная служба России, 07 июля 1993г.

- Указ Президента РФ от 17.03.1994г. "Об утверждении Положения об Архивном Фонде РФ ".

- Постановление Совета Министров - Правительства РФ от 03.03.1994г. "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве"

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам ДОУ.- М., ВНИИДАД.,1991

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Федеральной архивной службы России 27 ноября 2000г. №68

- Областной Закон “Об архивном фонде Свердловской области и архивах”, 1994г.

- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов.- М., Издательство стандартов, 2003г.

- Основные правила работы архивов организаций Росархив, ВНИИДАД. - М., 2002

- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М: Госстандарт России, 1998г.

Работа архива ОАО НТМК организуется в соответствии:

- Положение о канцелярии ОАО НТМК, утверждено руководителем администрации 12 марта 2002г.

- Положение об архиве канцелярии ОАО НТМК, утверждено руководителем администрации 12 апреля 2002г.

В положения включены следующие разделы: основные положения, состав документов архива, задачи и функции архива, права архива, организация работы архива. Должностные обязанности заведующего архивом оговорены п.3 Положения об архиве канцелярии, среди которых:

Возглавлять работу архива;

Организовывать работу по ведению архивного дела в обществе;

Обеспечивать прием, регистрацию, систематизацию, хранение и исполнение документов.

Должностные обязанности и квалификационные требования к архивариусам изложены в Инструкциях о правах и обязанностях должностных лиц. Инструкции составлены в соответствии с Тарифно-квалификационным справочником, в них отражены обязанности, права и ответственность архивариусов.

Основными задачами архива ОАО НТМК являются:

Организация и ведение архивного дела;

Совершенствование форм и методов работы с архивными документами;

Обеспечение единого порядка оформления документальных материалов, подлежащих сдаче в архив.

В соответствии с возлагаемыми задачами архив выполняет следующие функции:

-обеспечение сохранности документальных материалов, сдаваемых в архив;

-оказание методической помощи структурным подразделениям общества при составлении описи и сдаче документов в архив.

Наша работа состоит из трех глав, в которых изложена организация работы с архивными документами ОАО НТМК с момента передачи их на хранение из структурных подразделений Общества в архив Общества. Информационно-документационное обеспечение управления (движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранение) любой организации рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, в главе 1 раскрываются особенности организации работы в структурных подразделениях Общества, а также порядок передачи документов в архив.

Обеспечение сохранности документов является комплексной проблемой, и ее решение не ограничивается только собственно установлением оптимальных физических параметров хранения документов, но и находится в прямой зависимости от рационального технического оснащения архивохранилищ. Архивом ОАО НТМК проделывается целый комплекс работ по обеспечению сохранности документов. Эта работа проводится в двух основных направлениях, с одной стороны - обеспечение физической сохранности документов, с другой - организация хранения (т.е. создание материально-технической базы). Особенности хранения документов в архиве Общества раскрыты в главе 2 настоящей работы.

Использование документов, хранящихся в архиве ОАО НТМК - одна из основных задач деятельности. Документы содержат ценные сведения о различных сторонах деятельности предприятия, являясь богатейшим источником информации, необходимой в работе органов управления - для принятия решений, работникам - для удовлетворения их законных прав и интересов. Использованию документов, сложившемуся в архиве ОАО НТМК, посвящена глава 3.

При написании работы использовались законодательные акты, нормативные документы Росархива, а также стандарт предприятия ОАО НТМК СТП 102-103М-2003, учебные пособия, статьи журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста» и др. В работе имеются список литературы и источников, приложения, в том числе слайды.

Глава 1. Организация работы с документами в структурных подразделениях ОАО НТМК и порядок передачи их на хранение в архив Общества

документ архивное дело учет

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранение) любой организации рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведения его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и в конечном счете достижение экономического эффекта в деятельности предприятия.

На основании приказа генерального директора ОАО НТМК от__________№_____ на базе отдела документационного обеспечения управления создано самостоятельное структурное подразделение канцелярия в составе административного управления, целью деятельности которого является организация руководства, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Канцелярия отвечает за весь процесс делопроизводства - от получения или создания документа до сдачи его в архив или уничтожения.

Канцелярию возглавляет заведующий - Комратова Наталья Степановна. В структуру канцелярии входят: группа оформления документов, машинописное бюро, группа работы с документами, архив. Деятельность осуществляется в соответствии с Положением о канцелярии, утвержденным руководителем администрации 12 марта 2002года. В отделе трудятся 2 руководителя, 20 специалистов, 4 служащих; 90% работников имеют высшее профессиональное образование. Средний возраст сотрудников - 35 лет. 1 раз в 5 лет каждый сотрудник отдела повышает свою квалификацию во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела. Ежегодно сотрудники отдела принимают участие в проведении курсов повышения квалификации секретарей (ответственных за делопроизводство) структурных подразделений ОАО НТМК.

Основная функция отдела - организовать управление документацией в ОАО НТМК. Под управлением документацией понимается комплекс действий, регламентирующих организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними. Для обеспечения этой функции отделом разработан Стандарт предприятия СТП 102-103М-2003. Система менеджмента качества. Управление документацией. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению и хранению документов. Стандарт разработан в соответствии с требованиями государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 1.5, ГОСТ Р.30 и стандарта предприятия СТП 102-65 М, взамен СТП 102-103М-2000. Введен в действие Приказом управляющего директора от 13.11.2003 №1064, дата введения 18.11.2003

Стандарт СТП 102-103М-2003 распространяется на организационно-распорядительные, организационно-правовые документы, предусмотренные УСОРД - уставы, положения, инструкции, постановления, распоряжения, приказы, указания, протоколы, акты, письма и т.д., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности в ОАО «Нижнетагильский металлургический комбинат». Стандарт устанавливает единый порядок разработки, оформления, согласования, утверждения и хранения документов. На остальные документы положения стандарта распространяются в части, касающейся общих принципов работы с ними и подготовкой к сдаче в архив. Стандарт предприятия разработан в развитие положений международного стандарта ИСО 9001 и обязателен для применения во всех структурных подразделениях Общества.

Главная цель стандарта - усовершенствование на единой основе документационного обеспечения в Обществе путем установления рациональной организации форм и методов работы с документами, унификации и стандартизации документационных процессов. Стандарт содержит 20 разделов и 35 приложений, содержащие схемы и формы, в том числе: Раздел 3: Термины и определения

Раздел 8: Система ОРД

Раздел 14: Номенклатура дел

Раздел 17: Подготовка дел к архивному хранению

Учитывая большой масштаб предприятия и удаленность территориального размещения его структурных единиц, существует децентрализованная организационная форма делопроизводства. В делопроизводстве структурных подразделений Общества формируются три основных группы документов:

1. Управленческие (организационно-распорядительные, информационно-справочные) документы:

- Отдел организации труда и заработной платы (положения о структурных подразделениях Общества, положения об оплате труда и премировании, штатные расписания, должностные инструкции, организационные структуры управления Общества);

- Отдел управления собственностью (Устав Общества, протоколы заседаний Совета директоров, протоколы общих собраний акционеров);

- Канцелярия (приказы и распоряжения руководства Общества по основной деятельности, совместные постановления руководства Общества и выборного профсоюзного органа, журналы регистрации ОРД);

- Экономическое управление (планы деятельности, отчеты о выполнении планов, годовые бухгалтерские отчеты и балансы и приложения к ним);

- В структурных подразделениях Общества (распоряжения начальников структурных подразделений по основной деятельности, протоколы совещаний у руководства Общества).

2. Документы по личному составу (организационные, распорядительные, информационно-справочные, личные) документы.

Отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников Общества, возникающих в результате трудовых отношений между предприятием и трудящимися.

- В каждом структурном подразделении Общества формируются идентичные документы по личному составу (контрольный табель учета рабочего времени трудящихся, распоряжения начальника цеха по личному составу, вкладыш к личной карточке трудящихся, книги учета личного состава).

Документы по личному составу формируются не только в цехах предприятия. Имеются отделы, которые централизовано формируют документы Общества по личному составу. К таким отделам относятся:

- Отдел управления персоналом (личные карточки рабочих и служащих, в том числе временно работающих (ф.Т-2), личные дела руководителей работников и приравненных к ним категорий и материально-ответственных лиц, трудовые книжки, книги учета приема, увольнения, а также алфавиты личных дел, книги выдачи трудовых книжек, списки личного состава);

- расчетный отдел ( лицевые счета работников на выдачу заработной платы, сформированные за пять лет, до 1973 года включительно формировались расчетные ведомости);

- инспекция надзора за охраной и безопасностью труда (акты о несчастных случаях, связанные с производством (формы - Н-1), акты расследования несчастных случаев, повлекшие за собой увечье или акты расследования смертельных несчастных случаев).

Научно-технические документы.

- Центральная лаборатория комбината ;

- Управление капитального строительства (схемы, чертежи);

- Техническое управление (СТП, ОСТ, ГОСТ);

- Проектно-конструкторский институт "Ником-проект" (проекты, чертежи).

В каждой группе имеются документы как постоянного, так и долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно). Рассмотрим, в каких подразделениях формируются дела с постоянным и временным (свыше 10 лет) хранения, то есть те дела, которые через один год после года формирования поступят на хранение в архив Общества.

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве структурных подразделений Общества - обработка дел для последующего их хранения и использования в архиве Общества.

В структурных подразделениях Общества документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу сдаются в архив Общества.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными "Основных правилах работы ведомственных архивов", "Государственной системе документационного обеспечения управления" и "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

Обработка дел для хранения в структурных подразделениях ОАО НТМК проводится под контролем и методической помощи архива Общества и включает следующие работы:

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

оформление дел;

составление описи на дела с долговременными сроками хранения.

Документы, создающиеся в процессе деятельности предприятия содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использование которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. Например, в документах по личному составу содержится информация о гражданах, их работе, учебе, награждениях и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Поэтому в структурных подразделениях ОАО НТМК совместно с ведомственным архивом проводится экспертиза ценности документов- определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев ".

Экспертиза ценности документов в ОАО НТМК проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих специфику работы предприятия, а также заведующего канцелярией, архивом и заместителем главного бухгалтера. Состав экспертной комиссии определен Приказом генерального директора Общества №131 от 01.04.2002г. Положение о постоянно действующей ЭК ОАО НТМК утверждено Приказом генерального директора Общества №227 от 21.07.1999г. Обычно заседания ЭК в ОАО НТМК проводятся дважды в год - в начале года и в конце.

В своей деятельности ЭК руководствуется Основами законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (1993г.), Областным законом «Об архивном фонде Свердловской области и архивах» (1994г.), Основными правилами работы архивов организаций (2002г.). Функции ЭК:

- Организация и ежегодное проведение отбора документов Общества для дальнейшего хранения и к уничтожению.

- Рассмотрение и представление на утверждение ЭПК государственного архива годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу.

- Рассмотрение актов о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли.

- Рассмотрение Сводной номенклатуры дел Общества.

Экспертная комиссия является коллегиальным органом, ее возглавляет комиссию председатель - руководитель администрации ОАО НТМК Козивкин В.В., секретарь - заведующий архивом Сенникова О.П. В состав комиссии входят 4 из числа наиболее квалифицированных сотрудников юридического управления, отдела кадров, канцелярии, бухгалтерии. В комиссию входит нечетное количество членов, решения принимаются на основании голосования большинством голосов. Заседания проводятся 4 раза в год, заседания протоколируются. Протоколы заседания ЭК и документы к ним подлежат полному оформлению, по описи передаются на хранение в архив ОАО НТМК.

Экспертиза ценности документов в ОАО НТМК проводится в несколько этапов: начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается во время подготовки к передаче документов в муниципальный архив города Нижний Тагил.

Первый этап - составление номенклатуры дел, когда определяются сроки хранения создаваемых документов. Номенклатура дел составляется, согласовывается с Управлением по делам архивов Свердловской области и утверждается генеральным директором 1 раз в 5 лет. Но каждый год в номенклатуру вносятся изменения и дополнения. Последняя номенклатура была утверждена на 2000 год.

Второй этап - проведение отбора документов для последующего хранения в архиве ОАО НТМК. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурные подразделения готовят к сдаче архив Общества. "Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет...".

Для последующей передачи дел в архив Общества структурные подразделения Общества подготавливают дела - формируют их и оформляют. Формирование дела заканчивается по окончании года, когда подшиты последние документы за прошедший год. Еще год к делу обычно возвращаются и затем оформляют для последующего хранения.

Оформление дела - "подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами", проводят работники структурных подразделений Общества, ответственные за формирование и хранение дел, или секретарь. Документы по личному составу оформляются в соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспечения управления", "Основных правил работы ведомственных архивов" и "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". Проводится их полное оформление, которое включает:

переплет дела;

нумерацию листов;

составление листа-заверителя дела

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела

оформление всех реквизитов обложки дела

На документы составляется опись - "архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации". Опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи работником структурного подразделения Общества - это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения Общества подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с заведующим канцелярией Общества и утверждается руководителем структурного подразделения Общества. Опись составляется в 3-х экземплярах: один - остается в делах структурного подразделения Общества, второй - передается в архив Общества вместе с делами, третий будет подшит к протоколу ЭК.

Все дела долговременного хранения по личному составу передаются на хранение в архив Общества. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом Общества графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем администрации.

Обработанные дела принимаются архивариусом 1 категории архива Общества в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см (4-5 шт в каждой). Дела укладываются по возрастанию номеров корешками по обе стороны. Дела в архив доставляются работниками структурных подразделений.

Дела временного хранения (до 10 лет) в архив на хранение не передаются, эти дела находятся на хранении в структурных подразделениях Общества до истечения срока их хранения. Далее документы подлежат уничтожению в установленном в ОАО НТМК порядке. Уничтожение документов производится после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу.

Третий этап - уточнение ценности документов при передаче документов на постоянное хранение из архива ОАО НТМК в отдел по делам архивов администрации города Нижний Тагил. Дела постоянного хранения по личному составу (опись №5п-лс) в установленном порядке передаются из архива Общества в Отдел по делам архивов администрации города Нижний Тагил в установленном порядке и согласно графику.

Проведение экспертизы ценности документов начинается с просмотра дел канцелярии. Отбор документов предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, не только на основе заголовков дел, но и путем полистного просмотра документов, определяется их научная и практическая ценность, сроки хранения. При определении сроков хранения используют Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (М., 2000) и Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989).

В результате деятельности ЭК образуются 4 группы документов с различными сроками хранения:

- постоянного хранения;

- временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу;

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения и утратой практического применения.

Экспертизу ценности проводят не только по заголовкам дел, указанных на обложках, проводится анализ фактического содержания имеющихся в деле документов. Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами долговременного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется: документы временного хранения отделяются.

Работники архива Общества в процессе подготовки дел структурных подразделений к сдаче в архив сталкиваются с некоторыми трудностями - руководители структурных подразделений Общества зачастую недопонимают необходимость передачи дел в архив и важность в целях обеспечения физической сохранности документов. Руководители неохотно расстаются с документами, считая их "своей собственностью". Работникам архива приходится доводить до сведения руководителей структурных подразделений законодательные и нормативные документы по архивному хранению документов. Руководителям часто неизвестно, что их документы, "представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность", составляют государственную часть Архивного Фонда Российской Федерации.

Глава 2. Организация хранения документов в архиве ОАО НТМК

2.1 Условия и особенности хранения документов в архиве

Архив расположен в каменном одноэтажном здании площадью 1100 кв.м. Помещение разделено на 2 части - 1 и 2 очередь здания. В 2004 году здание архива реконструировано и переоснащено. В 1 очереди здания расположены 4 архивохранилища без окон, приемную, рабочую комнату и читальный зал; в комнатах окна зарешечены. Полы покрыты транспортерной лентой, отопление центральное. Вентиляция естественная. Освещение электрическое. Имеются стационарные металлические стеллажи, общей протяженностью около 4000 метров и высотой 4,5 метра.

2 очередь здания архива реконструирована и переоснащена в 2003 году. Имеются 3 больших архивохранилища, читальный зал, приемная комната для посетителей, 2 комнаты для сотрудников. В соответствии с санитарно-гигиеническими нормами в архиве ОАО НТМК установлена душевая кабина, для соблюдения питьевого режима работников и исследователей в читальном зале установлен диспенсер с экологически-чистой водой «Белогорье».

Все помещения архива оснащены современным противопожарным оборудованием: углекислотными огнетушителями ОУ-2 и ОУ-5 из расчета 1 огнетушитель на 50 кв.м., новыми пожарными рукавами. Установлена современная охранно-пожарная сигнализация, реагирующая на движение, задымление повышение температуры с одновременным вызовом пожарной охраны и милиции.

Для продления жизни документов архива ОАО НТМК создаются оптимальные условия их хранения, снижающие действия вредных факторов. Для обеспечения сохранности документов в процессе хранения выполняется комплекс мероприятий. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов (обеспыливание, фумигация), создание оптимального режима хранения (температура, влажность, освещенность, газовый состав воздуха), выбор оптимальных системы и средств хранения и транспортировки документов, а также системы пожарной безопасности.

Обеспыливание. Содержание документов в чистоте считается одной из серьезных проблем в архиве Общества. Пыль загрязняет документы, ее частицы являются активными переносчиками спор плесневелых грибов. Она создает благоприятную почву для развития насекомых. Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов. Физическое разрушение обусловлено процарапыванием основы документов, а также повреждением их краев. Химическое разрушение может быть вызвано наличием в загрязнениях кислотных радикалов и ионов металлов, взаимодействующих с компонентами основы документов. Адсорбирование влаги слоем пыли также способствует протеканию химических реакций, ускоряющих процесс старения документов.

Можно выделить две основные причины образования пыли в хранилищах архива Общества: внутреннюю (естественная коррозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (инфильтрация и проникновение пыли извне). Соответственно этому для предотвращения ее появления применяются различные средства защиты.

Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок, перегородки и стеллажи необходимо покрыты особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимся с течением времени материалом. Особое внимание должно уделено покрытию пола в хранилищах. Поскольку он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различных средств транспортировки и других предметов, то в хранилищах архива уложены ровные гладкие бетонные полы с цементным покрытием.

Наиболее эффективным и радикальным средством борьбы с пылью, проникающей в хранилище извне, считают фильтрацию воздуха с помощью кондиционеров путем пропускания его через маслофильтры или фильтры более тонкой очистки, используются стационарные или передвижные электроустановки, камеры для обеспыливания документов при их поступлении в архив. Но такими средствами нынешнее помещение архива в настоящее время не располагает. Имеется бытовая установка, предназначенная для общей уборки, удаления пыли в помещениях архива - малогабаритный пылесос фирмы «Самсунг». Неплохо предохраняют документы от пыли папки, картонные коробки, закрытые шкафы, ящики для трудовых книжек, которые в достаточном количестве имеются в архиве ОАО НТМК.

Не реже одного раза в год все фонды обеспыливаются (удаляется пыль только с поверхности документа или папки, в которую он вложен). Сильно загрязненные документы очищаются полностью. Это делается с применением антисептиков по методике полистной дезинфекции. Одновременно очищаются от пыли стены, пол и стеллажи. Обратно на место ставятся только очищенные от пыли и сухие документы. Уборка хранилищ производится регулярно. Если позволяет влажность воздуха в хранилище, ежедневно делается влажная уборка пола с применением 2%-го формалина или хлорной извести, тщательно удаляется пыль из всех щелей, углов и из-под стеллажей, с поверхности коробок, шкафов, подоконников и т.д.

Кроме применения средств обеспыливания регулярно осуществляется контроль запыленности воздуха и самих документов. Согласно существующим санитарным нормам СН 245-77(М-78), запыленность воздуха в архивохранилищах документов на бумажной основе должна составлять не более 4....6 мг/м, при этом пыль не должна содержать более 10% SiO.

Фумигация. Работники архива уделяют большое внимание проблеме защиты документов от биологических вредителей, разрушающее действие которых нередко сказывается значительно быстрее, чем процессы деструкции основы документов в результате естественного старения. Потери документов могут быть катастрофическими, если не принять своевременных мер по дезинсекции пораженных материалов. ОАО НТМК заключил договор с эпидемиологической станцией о ежемесячном обслуживании архива. Используется в архиве формальдегидная (СН О) обработка документов и книг. Для сильно пораженных плесенью и бактериями документов применяется ручной метод дезинфекции с использованием бензиноэфирного раствора сулемы и тимола.

Дезинсекция документов проводится методами влажной обработки и газового обеззараживания. Для уничтожения насекомых-вредителей методом влажной обработки применяется 5%-ный раствор технического препарата ДДТ (дихлордифенилтрихлорэтан) в четыреххлористом углероде. Преимуществом препарата ДДТ перед другими инсектицидами является его высокая токсичность для насекомых, длительность действия на обработанных объектах (в течение 8....9 месяцев) и относительная безвредность для человека.

Но, химический метод дезинсекции не является абсолютно безвредным для документов, так как остатки ядохимикатов всегда в незначительных количествах содержатся на обработанных поверхностях. Поэтому в настоящее время продумывается возможность применения в хранилищах биологически активных веществ, привлекающих или отпугивающих насекомых (аттрактантов и репеллентов).

Температура и относительная влажность воздуха. Изменение температуры и влажности воздуха в хранилищах влияют на сохранность документов. Помещения хранилищ архива Общества - это помещения с нерегулируемым климатом, изменение влажности в которых зависит от климатических изменений и в течении года наблюдаются значительные изменения параметров воздуха.

Необходимо поддерживать температурно-влажностный режим. Низкая влажность воздуха (ниже 45%) вызывает пересыхание и хрупкость бумаги. Высокая влажность (выше 65%) может стать причиной грибного поражения документов и повреждения их насекомыми, питающимися грибами (пыльная и книжная вши, чешуйница).

Причинами повышения относительной влажности воздуха могут быть чисто технические: протечка крыши или прорыв воды в отопительной системе. В этих случаях ликвидируется авария и просушиваются документы. Но чаще всего высокая влажность воздуха в хранилищах связана либо с резкими перепадами температуры, либо с размещением хранилищ в сырых подвальных помещениях.

Особенно опасны резкие спады температуры, что влечет за собой повышение относительной влажности воздуха и даже выпадение капельной влаги, которая оседает на поверхности документов, создавая тем самым благоприятные условия для прорастания спор грибов.

2 очередь здания архива ОАО НТМК оснащена искусственной вентяляцией, с автоматическим регулированием климата. Известно, что поддержание оптимального режима хранения документов в архивах может осуществляться различными способами, но лучшим из них, надежно обеспечивающим соблюдение необходимых условий, является кондиционирование воздуха. В будущем архив Общества планирует иметь в своем оснащении установки для кондиционирования.

Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время. Измерение температуры в архивохранилищах может производиться с помощью спиртовых термометров с ценой деления 0,5.Для измерения относительной влажности воздуха в архивах используют аспирационными психрометрами.

Приборы для измерения температуры и влажности укреплены на одном шитке, образуя контрольную точку. Контрольные точки установлены в каждом хранилище, которые расположены в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Каждой точке присвоен свой номер, который проставлен на корпусах приборов. Показания контрольно-измерительных приборов ежедневно архивариус фиксируют в Журнале регистрации показаний приборов температуры и влажности.

По данным регистрации климатических параметров наружного и внутреннего воздуха строятся графики изменения этих параметров в течении года. На основании этих графиков делается заключение о климатических особенностях помещения и разрабатываются пути оптимизации микроклимата.

Освещенность. Степень разрушения документов зависит от силы и продолжительности действия на них света. Защита документов от солнечного света достигается тремя основными способами: полной изоляцией хранилища от естественного освещения; сокращением количества солнечного света, проникающего в хранилище; фильтрацией солнечного света для исключения (или сведения до минимума) вредной радиации.

Окна здания архива Общества размещены на северной стороне здания (при этом остальные стороны сделаны сплошными).

В архиве для освещения применяют электрические лампы накаливания, излучающие лишь незначительный спектр ультрафиолетовых лучей. В последнее время в ряде архивов за рубежом получили распространение флуоресцентные (люминесцентные с кратковременным "послесвечением") лампы слабого накала. Люминесцентные лампы в своем спектральном составе имеют весьма незначительную долю ультрафиолетового излучения менее 400нм, которое сведено на нет соответствующей конструкцией осветительного устройства.