Организация приема, хранения и использования документов архива открытого акционерного общества "Нижнетагильский металлургический комбинат"

Лампа накаливания также имеет в своем спектре незначительную долю ультрафиолетовых лучей, но ее спектральная характеристика лежит в основном в области инфракрасного (теплового) излучения, поэтому в хранилищах полностью отсутствуют лампы накаливания, поскольку инфракрасные лучи могут активизировать процесс термического старения документов.

Газовый состав воздуха. Архив Общества находится на территории огромного металлургического предприятия, в составе воздуха которого входят кислород, озон, азот, сероводород, сернистые соединения, радиоактивные вещества и др. Опасным элементом загрязнений воздуха на его территории является диоксид серы - негорючий, бесцветный газ, который при повышенной влажности воздуха и металлических примесях сернистый ангидрид превращается в серную кислоту, ускоряет процесс старения документов. С целью уменьшения вредного влияния газов на документы в архиве, по возможности, поддерживается влажность воздуха в пределах 60%.

Системы и средства хранения документов. Процесс хранения документов является важным технологическим процессом в работе хранилищ. В архиве ОАО НТМК для хранения документов используется вертикальная библиотечная система, предназначенная для хранения папок (325х229х60) и коробок (350х245х180) для стандартных дел в один ряд на стеллажной полке. Также используется вертикальная каталожная система - шкафы с выдвижными ящиками для хранения нескрепленных документов, карточек.

Таким образом, в архиве имеются для хранения документов - стеллажи, шкафы, коробки, папки, а также сейфы, контейнеры. Одной из важнейших деталей оборудования хранилищ являются стеллажи. В архиве Общества используются неподвижные (стационарные) стеллажи, связанные по своей конструкции с архитектурной структурой здания, преимущество их состоит в том, что они прочные, твердые; самонесущие стеллажи очень экономичны в производстве и расходы на их приобретение вполне окупаются выгодами, получаемыми при использовании их в архиве. С каждым годом объем документов в архиве Общества растет, поэтому во втором квартале 2002 года с целью увеличения емкости существующих помещений руководством Общества запланировано заменить стационарные стеллажи на финские подвижные стеллажи.

Средства транспортировки документов. Технологический процесс транспортировки документов является важным вопросом в деятельности архивов, так как предполагает комплексное использование транспортных средств на всех участках работы, начиная с хранилища и кончая доставкой документов с читальный зал и рабочие помещения. При этом необходимо обеспечить не только оперативность транспортировки документов при минимальных трудозатратах, но и полную их сохранность.

Архив НТМК располагает горизонтальным средством перемещения документов - традиционными малогабаритными тележки, которые приводятся в движение вручную.

Система пожарной безопасности. Большое внимание в архиве Общества уделяется противопожарной безопасности. Именно из этих соображений внутри архива изолированы хранилища от административных и рабочих помещений. Хранилища документов обычно сделаны с огнеупорными стенами, полами, дверьми из негорючих материалов. В качестве основного материала для несгораемых перегородок между рабочими помещениями и хранилищами использован кирпич.

Секции сообщаются друг с другом и со служебными помещениями только через металлические двери. Устраняются проделанные в стенах и полу открытые сквозные отверстия, способствующие распространению огня из секции в секцию.

При строительстве архива предусмотрены удобные подъездные пути для транспорта с площадками для разгрузки и погрузки документов, запасные выходы. Особое внимание обращено на электропроводку в хранилищах. Она вмонтирована в металлические трубы, в стены, потолки, стойки. С помощью общего рубильника электроток в хранилищах отключается от общей электросети.

Рекомендации по строительству, изоляции и оборудованию архивохранилищ в соответствии с требованиями противопожарной безопасности призваны не допустить возникновения огня или способствовать его быстрой локализации. Однако эти мероприятия не всегда гарантируют от возможности бедствия. Поэтому важное место среди оборудования хранилищ архива ОАО НТМК занимают установки оповещения о пожаре и установка автоматической системы распознавания огня. Несмотря на свою относительно высокую стоимость, эти системы вполне компенсируют ее той пользой, какую они приносят делу обеспечения сохранности документов Общества.

В качестве средств тушения пожара в архивах используются ручные углекислотные ОУ-2 (1 шт. на 50 кв.м) и жидкопенные огнетушители ОХП-10, хотя они и небезопасны для документов. Разработана Инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве Общества, утвержденная начальником 4 отряда пожарной части №36 МЧС России, а также имеется план эвакуации людей и имущества на случай пожара, список пожарного расчета.

Итак, следуя концепции физической сохранности документов по-Привалову сегодня можно считать второе направление - создание условий хранения документов важнейшим. Наличие здания, средств хранения, отопления, проветривания, нормальных санитарно-биологических, световых, климатических условий. Именно она становится основой для выживания документов и единственно доступным средством сохранения архивных материалов. Приняв от структурных подразделений Общества документы на хранение архив обязан их сберечь.

Для установления физического состояния дел и их фактического наличия, а также для выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки, в архиве Общества совместно с Отделом по делам архивов Администрации города Нижний Тагил проводится проверка наличия и состояния дел. Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже чем один раз в 5 лет, а документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится не реже, чем один раз в 10 лет. Последняя проверка в архиве ОАО НТМК проводилась в 1998 году. В связи с переездом и перемещением документов из старого архивохранилища в новое в настоящее время в архиве ОАО НТМК проводится внеочередная проверка.

В случае чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц проводятся единовременные проверки. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Поврежденные биологическими вредителями дела изымаются и изолируются, о чем немедленно докладывается заведующему архивом, который в свою очередь информирует заведующего канцелярией.

Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, затем в акте проверки. Если изолированные поврежденные документы не предоставляется возможным восстановить, составляется акт о неисправимых повреждениях дел.

По результатам проверки наличия и состояния дел необходимо принять меры, обеспечивающие физическое и санитарно-гигиеническое состояние документов. Изучив особенности хранения документов по личному составу в архиве ОАО НТМК можно сказать, что в архиве ОАО НТМК, исходя из имеющихся возможностей, максимально обеспечивается сохранность архивных документов.

Работники архива Общества в 2003 году прошли курсы повышения квалификации, проходившие во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела, ими были прослушаны лекции Привалова В.Ф. - заведующего отделом обеспечения сохранности документов ВНИИДАД, поэтому профессиональные знания работников архива Общества в этой области находятся на достаточно высоком уровне.

2.2 Учет документов архива

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. ГОСТ Р 51141-98 так определяет эту функцию: "обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет". Этот комплекс работ практически одинаков для государственных и ведомственных архивов. Выполнение этой задачи предполагает ведение списков хранилищ документов АФ РФ и документальных памятников, находящихся в государственной, общественной и личной собственности, статистического учета общего количества документов АФ России в хранилищах и в целом по стране, пофондового учета.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива. Учет документов заключается в определении их количества в установленных единицах учета и отражении этого количества в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве ОАО НТМК и описи дел. В архиве отсутствуют неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда, фонд пользования. Основными единицами учета в архиве Общества являются: архивный фонд, единица хранения. Обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения, который закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.

В архиве ОАО НТМК осуществляется централизованный учет документов, хотя в наличии имеется несколько хранилищ. Согласно Основным правилам работы архивов организаций учет документов должен производится по каждому хранилищу. Все учетные документы централизованного учета сосредоточены у заведующего архива. Учетные документы хранятся в сейфе.

Основные учетные документы в архиве ОАО НТМК:

книга учета поступления и выбытия документов (для учета каждого поступления и выбытия документов в архиве), служит основой для составления листов фонда, паспорта архива;

список фондов (для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров). В списке фондов значится 131 фондообразователь;

лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающего изменения в составе и объеме фонда);

описи дел (для поединичного и суммарного учета дел);

формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве (для внесения изменений в фондовые каталоги архивных органов), утвержденные статистической службой РФ.

Для учета количества листов в делах постоянного и долговременного (свыше десяти лет) хранения составляется лист-заверитель дела, для учета документов в личных делах составляется внутренняя опись. На каждый фонд заводится дело фонда. Описи учитываются по листу фондов. Каждой описи присваивается валовой номер по листу фонда. К номерам описей по личному составу прибавляется индекс "лс", к номерам описей временного (свыше 10 лет) хранения - индекс "в".

Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения с добавлением индекса "сп" и указания через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались включенные в опись дела (например, 1-сп-84, 2сп-86).

Каждый вид описей имеет самостоятельную нумерацию, начинающуюся с первого номера. На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая архивом в отдел по делам архивов администрации города Нижний Тагил для государственного учета. В архиве заполняются лицевая сторона карточки и первая вертикальная колонка сведений обратной стороны. Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда.

На каждый фонд в архиве заводится дело фонда, в которое включаются документы по истории организации и ее фонда: историческая справка, акты передачи дел фонда в муниципальный архив, о выделении к уничтожению дел, о неисправимом повреждении дел, проведении проверок наличия и состояния дел и др. Документы располагаются в деле фонда в хронологической последовательности их составления. Листы дела фонда нумеруются. К делу фонда составляется внутренняя описи и заверительная надпись, которые по мере пополнения дела дополняются. Дело фонда имеет тот же номер, что и фонд.

В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение утвержденную ЦСУ РФ форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию об оснащенности и кадрах архива (паспорт архива).

Итак, организация хранения документов архива ОАО НТМК находится на достаточно высоком уровне, заслуги коллектива архивистов были отмечены дипломом и благодарственным письмом администрации города Нижний Тагил. Коллектив находит поддержку со стороны руководства комбината, может поэтому при проектировании здания архива учтены все современные требования и в нем имеются современная вентиляционная система, полимерные беспылевые полы, современная охранно-пожарной сигнализация, система автоматического пожаротушения, а также система подвижных стеллажей финского производства, установка которой позволила увеличить объем хранения дел в 2 раза. Для сотрудников и исследователей приобретена комфортная офисная мебель, душевая кабина, архив оснащен дополнительным вспомогательным оборудованием - малогабаритными тележками для транспортировки дел внутри помещения, уничтожителем документов, установкой для брошюрования дел копировальным аппаратом, 3 компьютерами, огнестойким сейфом, файловыми ящиками.

Глава 3. Использование документов в архиве ОАО НТМК

Использование документов, хранящихся в архиве Общества,- одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. Информация архивных документов ОАО НТМК применяется в культурных, научных, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. В архиве Общества применяются разнообразные формы использования документов архивного фонда, многие из них присущи всем архивам без исключения.

Документы архива ОАО НТМК используются структурными подразделениями, заинтересованными государственными и общественными организациями при разработке планов экономического и социального развития, при решении хозяйственных задач, вопросов развития науки и культуры, в идейно-воспитательной и агитационно-пропагандистской работе, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан (сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, трудовых правах и др.).

В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов и другими нормативными документами Росархива на ОАО НТМК установлен Порядок использования документов Общества. Согласно Порядка использования документов ОАО НТМК:

- Для использования предоставляются документы архива ОАО НТМК, кроме тех, которые могут нанести ущерб интересам государства, предприятия или граждан;

- Использование документов проводится только с разрешения руководителя администрации;

- Организации и граждане при использовании документов архива ОАО НТМК обязаны делать ссылки на место хранения документов;

- Организации, а также граждане, использующие документы ОАО НТМК несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации;

- Копирование документов по запросам организаций производится, как правило, за их счет.

По заданию руководства общества и запросам организаций архив информирует организации, исполняет запросы организаций и граждан

- путем составления информационных документов:

информационное письмо (справка о составе и содержании документов) содержит сведения об имеющихся архивных документах по определенному вопросу. Содержание излагается в виде кратких аннотаций на группы документов или отдельные документы. В письме могут быть даны рекомендации по использованию документов. Информационное письмо как внутренний документ Общества подписывается заведующим архивом, а направляемое в другие организации - заведующим канцелярии. В течение года информационных писем составляется немного, так за 2000 год архивом Общества составлено 9 писем. Составлены письма по вопросам:

Производственные несчастные случаи и травматизме.

Производственные аварии.

Повышение квалификации работников.

Награждение трудящихся.

- Тематический перечень документов содержит перечень заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации. Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии, вопросо-предметному или номинальному признакам, по значимости документов и.т.д. Перечень подписывается заведующим архивом. В другие организации он направляется письмом за подписью заведующего канцелярией Общества. В 2000 году был выполнен один тематический перечень документов, в которых имеются сведения о награжденных трудящихся Общества за период с 1993-2000 годы.

- Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательных указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле.

В Порядке использования документов архива ОАО НТМК закреплен Порядок выдачи, составления и оформления архивных справок, согласно которого:

1. Архивные справки выдаются организациям на основании запросов. Гражданам на основе их личных заявлений выдаются архивные справки о них самих, лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умерших близких родственниках.

2. Архивные справки и подлинные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения) выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

3. Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве Общества, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

4. Допускает отправление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а подлинных документов - ценным. Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, судимости, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям.

5. Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка.

6. Архив Общества не вправе отказать в выдаче архивных справок социально-правового характера. Эта работа выполняется архивом безвозмездно.

7. Архивная справка составляется на бланке ОАО НТМК, регистрируется, подписывается заведующим канцелярией Общества, и заверяется печатью ОАО НТМК. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.

8. Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий оговаривается в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся на предприятии служебных печатных материалов.

9. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия структурных подразделений предприятия при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

10. Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке ("так в тексте").

11. Если запрос не соответствует профилю архива Общества, а также при отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью ОАО НТМК.

- путем выдачи архивных копий и архивных выписок:

Архив ОАО НТМК на основании хранящихся документов выдает организациям архивные копии и архивные выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись заведующего канцелярией ОАО НТМК проставляется на последнем листе копии или выписки. Размножение копий и выписок, справок, подготовленных архивом Общества запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Копирование архивных документов может проводиться по разрешению архива Общества, объем, сроки и виды копирования должны быть согласованы с руководством Общества.

Изготовление копий документа является платной услугой архива.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок, он также закреплен в Порядке использования документов архива ОАО НТМК.

1. Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма организации с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка".

2. Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

3. В архивной выписке связность содержания, точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

4. Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающего сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе".

5. После текста архивной копии (выписки) заверяются подписью заведующего канцелярией Общества и печатью ОАО НТМК.

6. Подготовленные архивом ОАО НТМК информационные документы, архивные копии и выписки направляются с письмом, подписанным руководителем Общества или заведующего канцелярией с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения организации.

- путем выдачи дел во временное пользование:

Довольно распространенной формой использования документов в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование. Подобная форма использования документов нашла отражение в работе архива ОАО НТМК, помещение архива и его оснащенность позволяет выдавать документы для работы в читальном зале в соответствии с Правилами работы читального зала архива Общества:

1. Допуск исследователей производится на основании письма организации, предприятия или структурного подразделения Общества, в котором указываются фамилия, имя, отчество исследователя, его должность, тема, хронологические границы и цели исследования.

2. Выдача дел производится только при наличии резолюции о разрешении работы с документами советника генерального директора Общества по экономической безопасности.

3. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен заполнить анкету установленного образца и ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале архива, предъявить паспорт.

4. На каждого исследователя в читальном зале заводится личное дело, включающее следующие документы:

письмо организации, направившей исследователя в архив, с резолюцией руководителя Общества о разрешении работы в читальном зале;

анкету исследователя;

заказы на выдачу дел

заказы на копирование документов.

Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя передаются в архив архива.

5. В читальный зал исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования, для получения которых заполняют заказы. Документы выдаются исследователями под расписку. Исследователи отвечают за их сохранность. Категорически запрещается снимать копии с документов без разрешения.

6. Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел.

7. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают документы и научно-справочные пособия архивариусу 1 кат., который расписывается в заказе на выдачу дел.

8.При обнаружении недостачи или повреждении документов составляется акт. Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале архива ОАО НТМК. В случае хищения или умышленного повреждения документов, а также внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

9. В целях оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива Общества и организуются консультации.

Документы ОАО НТМК выдаются во временное пользование и для работы в читальном зале работникам структурных подразделений Общества или других предприятий и организаций с разрешения руководителя.

В случае производственной необходимости документы могут быть выданы во временное пользование:

со сроком нахождения дел в пользовании 10 дней для работников структурных подразделений Общества;

со сроком нахождения дел в пользовании 3 месяца для работников других предприятий и организаций. При продлении срока должно быть проведено соответствующее его переоформление.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется Актом о выдаче дел во временное пользование, составленным по унифицированной форме, скрепляемым подписями руководителей и печатями двух организаций - передающей и получающей дела.

Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив ОАО НТМК после использования проверяется в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел, с которым они работают, в соответствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной надписи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них составляется акт на основании которого будет решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

В связи со знаменательными событиями, юбилейными датами, презентациями, участием в выставках архив ОАО НТМК проводит самостоятельно или в сотрудничестве в другими заинтересованными подразделениями и организациями культурно-просветительную работу.

Формами культурно-просветительской работы архива ОАО НТМК являются:

- организация выставок документов и подготовка тематических подборок и документальных публикаций:

Документы на выставках, проходящих в Музейно-выставочном центре ОАО НТМК экспонируются в виде копий, могут кратковременно экспонироваться в порядке исключения и подлинники отдельных документов, за сохранность которых несет ответственность Музейно-выставочный центр - устроитель выставки.

В период подготовки к празднованию 60-летия НТМК и 300-летия Уральской металлургии прошли выставки об истории предприятия, выдающихся инженерах комбината, директорах комбината, заслуженных рационализаторах, трудовых подвигах рабочих в период Великой отечественной войны.

Эти выставки посетили трудящиеся комбината, гости праздника. На комбинате есть традиция - при поступлении на работу устраивающийся наряду с прохождением инструктажа по технике безопасности обязан посетить одну из выставок Музейно-выставочного центра. Руководство в проведении этого мероприятия видит необходимость приобщения вновь принятых работников к славному прошлому - истории и традициям комбината, говоря о достигнутом и планах на будущее символизирует надежное будущее предприятия.

Подготавливаются тематические подборки копий документов (комплекты, альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии), которые используются в качестве наглядных пособий или предназначаются для оформления стендов, выставок, музейных экспозиций, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информационных сетях.

ОАО НТМК часто участвует в выставках, презентациях проводимых в других городах России, показывая достижения в области производства, системы качества, разработанной на комбинате, в Internet имеется свой сайт - www.NTMK.ru. При подготовке к участию в выставках, оформлению фирменных страниц организаторы зачастую обращаются к архивным документам.

- подготовка документов для использования средствами массовой информации:

Тематика и тексты статей и других материалов радио- и телепередач самостоятельно или совместно с органами массовой информации, с которыми предварительно согласовывается тематика статей (передач), их объем и сроки подготовки и утверждается руководством Общества.

Используя документы архива Общества при подготовке печатных документов, радио- и телепередач, обязательно указываются поисковые сведения использованных документов, а авторы передач несут ответственность за интерпретацию архивных документов.

В экземплярах текстов, статей и других материалов, радио- и телепередач, остающихся в архиве ОАО НТМК, указываются поисковые данные использованных документов; дата и место публикации (передачи).

- организация встреч с общественностью, экскурсий, лекций, докладов;

Работа по их подготовке включает в себя: определение темы, состава аудитории, времени, времени и места проведения мероприятия, состава документов предназначенных для экспонирования и прослушивания, продолжительности мероприятия и порядка его проведения.

- подготовка документальных публикаций.

Подготовка документальных публикаций предусматривает: выбор темы, определение формы публикации, выявление и отбор документов, их археографическое оформление, составление при необходимости научно-справочного аппарата к публикации, а также работу с редакцией газеты, журнала или с издательством (при подготовке сборника документов). Культурно-просветительная работа архива ОАО НТМК проводится в тесном контакте и под непосредственным методическим руководством Отдела по делам архива администрации города Нижний Тагил, с которым согласуются планы этой работы.

- предоставление документов для изучения в читальном зале

Одной из основных форм использования документов архива ОАО НТМК является предоставление документов для изучения в читальном зале архива. Для работы исследователей с документами в архиве ОАО НТМК оборудован читальный зал. Занятия в архивохранилищах не разрешаются. Посетители из других организаций и структурных подразделений Общества допускаются к работе на основании официального письма. В письма должна быть указана тема и хронологические рамки необходимых материалов. Разрешение к ознакомлению с документами постоянного хранения дает руководитель администрации Общества, по личному составу - заведующий канцелярией. Исследователям предоставляется НСА и организуются консультации. Заполняется анкета, заказ на выдачу дел или заказ на копирование дел.

Непременным условием работы с документами является обеспечение их физической сохранности. Выдаются только те дела, которые полностью обработаны (подшиты, пронумерованы, имеющие шифр и заверительную надпись, а также лист использования. Посетителям запрещается подчеркивать текст документов, делать пометки, загибать листы, закладывать в дела ручки, карандаши и другие предметы, курить и принимать пищу, просматривая дела.

Копии с документов снимаются только с разрешения заведующего архивом, не применяя копирку или кальку (выполняются ксеро-, фото- и машинописные копии). При выемке дела на его место подкладывается специальный лист-заместитель дела, в котором указываются архивный шифр (номера фонда, описи, дела), дата выдачи, кому выдано, а по возвращении в хранилище - дата возвращения дела на место.

Исследователи в обязательном порядке ознакамливаются с правилами работы с документами и предупреждаются об ответственности за их сохранность и физическое состояние. При приеме дел в хранилище проверяется наличие и состояние всех листов в деле в присутствии лица, их сдающего.

Итак, в архиве ОАО НТМК поставлено на учет 2 млн ед.хр за 1936-2003 годы, среди которых 80% - дела по личному составу. Документы по личному составу относятся к группе частозапрашиваемых документов архива и использование этих документов оправдывает в какой-то мере вложение средств в организацию архива Общества.

Все формы использования документов архива ОАО НТМК подлежат учету. Учет подготовленных информационных документов и проведения различных культурно-просветительных и агитационно-пропагандистских мероприятий ведется в журнале, где указывается их тематика и дата проведения мероприятия или опубликования документа.

Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.

Учет количества исследователей и числа посещений ими читального зала архива ведется в журналах регистрации исследователей и посещений исследователями читального зала.

Учет количества использованных фондов и выданных для использования дел ведется по книге выдачи дел из хранилища.

Анализируя по учетным документам использование дел архива Общества можно сказать, что работа с письмами и заявлениями граждан, а также с запросами учреждений, организаций и предприятий по вопросам социально-правового характера - о восстановлении законных прав и интересов трудящихся является одним из основных направлений деятельности архива Общества.

Источниками для исполнения этих запросов служат документы по личному составу, хранящиеся в архиве (личные дела работников комбината, приказы и распоряжения руководства комбината по личному составу, лицевые счета, документы о награждении, о получении образования и т.п.).

За 2001 год в архив ОАО НТМК поступило 3996 запросов социально-правового характера от учреждений и граждан по следующим вопросам:

о трудовой деятельности граждан (о трудовом стаже) - 660 запросов;

о заработной плате граждан, льготных надбавках, премиях и других выплатах - 3021 запросов;

об образовании граждан (курсы повышения квалификации) - 139 запросов;

о награждениях граждан орденами и медалями, почетными званиями и знаками, ценными подарками и т.п. - 38 запросов;

об участии граждан в изобретательской, рационализаторской работе, в конкурсах, выставках и т.п. - 97 запросов;

о производственных травмах и несчастных случаях - 25 запросов;

о месте хранения документов по личному составу предприятий и структурных подразделений Общества, где работало конкретное лицо - 7 запросов;

другие не типовые запросы (по установлению местожительства, генеалогических связей и т.п.) - 9 запросов.

В архиве ОАО НТМК поставлена культурно-просветительная работа. Эта деятельность осуществляется в тесном контакте в другими структурными подразделениями Общества - Музейно-выставочным центром, научно-технической библиотекой, управлением информации и связей с общественностью, редакцией газеты "Тагильский металлург", телестудией "Ником-ТВ".

Особенно совместная деятельность проявилась в период подготовки ОАО НТМК к празднованию 60-летия комбината и 300-летия Уральской металлургии (1999-2001 гг.).

По материалам архива подготовлены радио-, телепередачи, публикации. В Музейно-выставочном центре были организованы выставки:

История НТМЗ и НТМК;

Инженеры НТМК;

Директора комбината;

Родина награждает металлургов.

Вышли в свет книги и брошюры:

Инженеры Урала. Справочник. -(тираж 3000 экз.)

Творцы новых технологий. Известные инженеры НТМК. Справочник.- 2000 г., тираж 1000 экз.

Металлургия Урала. Энциклопедия.- Изд-во Уральского государственного университета, 2000г. , тираж 1500 экз.

Анисимов В.Е. От Демидовых до наших дней. Исторический очерк. - 2000 г., тираж 1000 экз.

НТМК. Отечество мое - металлургия., 2000 г., тираж - 1800 экз.

Васютинский В.Ф. Хранители "старого соболя".- Свердловск, 1990г.

Мезенин Н.А.. Династия Демидовых. В 2-х томах, 2002.

В сравнении с 80-ми годами за период с 1992-2000 годы объем запросов заметно вырос, изменился и характер запросов. Этот факт объясняется изменениями в политической жизни России. Запрашиваются справки о реорганизации структурных подразделений Общества, переименовании предприятия. Пенсионная реформа обуславливает огромный объем запрашиваемых справок о заработной плате, уточняющих справок о льготном стаже работы, о режиме работы трудящегося. В связи с производимыми Германией и Австрией выплатами пособий жертвам нацизма архивом Общества выдавались выписки и копии документов из личных дел трудящихся, подтверждающих их репотриацию. Выезжающим на Родину евреям выдавались выписки из личных дел, имеющие сведения об эвакуации во время Великой Отечественной войны, составе семьи и другие сведения о трудовой деятельности бывших работников НТМК. Льготы, предоставляемые государством награжденным правительственными наградами и удостоенным высоких званий, - причина выдачи выписок, копий документов о награждениях.

Активное использование документов архива ОАО НТМК не случайно, ведь Нижнетагильский металлургический комбинат - огромное градообразующее предприятие со своей историей и традициями, на котором трудится каждый десятый житель города Нижний Тагил.

Заключение

На всех этапах отечественного архивного строительства целью архивов было сохранение и преумножение национального документального богатства, сбережение памятников отечественной и мировой истории. В России насчитывается свыше 3000 государственных архивов, около 170 партийных архивов, тысячи ведомственных архивов, образующих разветвленную архивную сеть. Переход России на новый стиль жизни и перевод народного хозяйства на принципиально новый научно-технический и организационно-экономический уровень, перевод его на рельсы интенсивного развития неизбежно связан с глубокими изменениями в жизни общества как в сфере материальной, так и в духовной. В связи с этим возрастает роль документального богатства нашей страны, четче определяются основные функции архивных учреждений: хранение необходимой обществу ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. Архивы - уникальные хранители "памяти человечества", государственные центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры.

В последние годы значительно повысились требования к обеспечению сохранности документов, других носителей информации, к решению проблем защиты информации от несанкционированного или неавторизованного доступа. Основное внимание архивные учреждения сосредотачивают на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении новых технических достижений, учитывается взаимосвязь научных исследований в области обеспечения сохранности документов, архивоведения и архивного дела. Важно отметить, что архивы сейчас располагают системой научно-технических решений и методик, позволяющих сохранить ценное документальное наследие, внедрение которых невозможна без финансовой поддержки руководства организаций, в структуре которых имеются архивы.

Положительным примером служит опыт Открытого акционерного общества «Нижнетагильский металлургический комбинат», который свою деятельность строит в соответствии с международными стандартами качества ИСО-9000, этот подход в первую очередь касается качества работы с документами. Поэтому, практическую работу по построению современных систем управления документации ОАО НТМК предполагает проводить с использованием методологии информационного менеджмента, который имеет фундаментальное значение и обладает значительным интегрирующим потенциалом. С позиций системного подхода информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникации внутри Общества с целью улучшения качества и эффективности его работы и развития.

В настоящее время архив находится в условиях поиска путей информатизации архивного дела. В связи с этим первостепенное значение приобретают вопросы совершенствования информационно-документационных процессов. Новые технологии, современные системы автоматизации делопроизводства, использование современных технических средств позволят рационально и оперативно решать стоящие перед архивистами проблемы при значительном сокращении затрат времени, трудоемкости на документационные операции.

Все более возрастающее значение в последнее время в ОАО НТМК приобретают задачи упорядочения и регламентации ведомственного хранения информации и документации на нетрадиционных носителях, которые, на наш взгляд, решаются на эмпирическом уровне. Причина сложившегося положения, считают работники архива Общества, заключается в нерегулируемости общегосударственными нормами. Речь идет об электронном документообороте. Нерешенность вопросов юридического атрибутирования электронных документов, препятствует организации межведомственного документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа.

Проанализировав деятельность архива, отметим, на наш взгляд, наиболее важное:

1. Деятельность архива организована в соответствии с архивными законодательными и нормативно-правовыми актами, а также Положением об архиве канцелярии ОАО НТМК. Основные задачи, стоящие перед архивом, - принять, сохранить и использовать документы ОАО НТМК - достигаются.

2. Особое внимание уделяется обеспечению сохранности документов - создаются оптимальные условия для хранения документов (здание оборудовано вентиляционной системой, средствами контроля температуры и влажности, современными передвижными архивными стеллажами финского производства, дополнительным оборудованием - пылесосом, архивными тележками для транспортировки дел, установкой для брошюрования дел, установлена современная охранно-пожарная сигнализация, дела укладываются в архивные коробки).

3. Проводится работы по составлению и усовершенствованию системы научно-справочного аппарата (перерабатывается историческая справка, описи дел постоянного хранения и по личному составу, проводится комплекс работ по каталогизации документов).

4. Активно обсуждается вопрос об автоматизации архивных процессов, планируется присоединить архив к локальной сети Общества, внедрить новые компьютерные технологии (электронная почта, Интернет и др.)

5. Документы архива ОАО НТМК постоянно востребуются, активно используются документы по личному составу и постоянного хранения.

6. Ежегодно специалисты канцелярии проводят курсы, где повышают свою квалификацию секретари структурных подразделений. Работники архива и канцелярии направляются на курсы повышения квалификации во ВНИИДАД (г.Москва).

7. Проводятся мероприятия по розыску дел постоянного хранения и по личному составу. В ходе розыскных мероприятий найдено около 200 дел постоянного хранения и 25 тысяч дел по личному составу. Была составлена дополнительная опись №5 дел постоянного хранения, которая была утверждена ЭПК Управления архивами Свердловской области.

8. Началась подготовка Номенклатуры дел Общества на 2005, которая будет утверджена ЭПК Управления архивами Свердловской области в 4 квартале 2004 года.

9. После капитального ремонта готовится к сдаче 2 очередь здания архива. Проект был составлен в соответствии с современными требованиями, предъявляемыми к архивам 2 категории.

10. Работники архива и в дальнейшем планируют совершенствовать методы работы. Важно отметить, что архивисты ОАО НТМК находят понимание и помощь у руководства комбината. Приятно осознавать, что наряду с первоочередными задачами как строительство стана "5000" и реконструкция производственных объектов комбината, руководство Общества уделяет большое внимание сохранению документального наследия.

Архивисты ОАО НТМК находят понимание и помощь у руководства комбината. Приятно осознавать, что наряду с первоочередными задачами как строительство стана "5000" и реконструкция производственных объектов комбината, руководство Общества уделяет большое внимание сохранению документального наследия.

Источники и литература

Источники:

ГОСТ 2.501.88 Правила учета и хранения ЕСКД, Москва, 1988

ГОСТ Р 6. 30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».- М.: Госстандарт России, 2003

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Госстандарт России, 1998

Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии.- М.: Московское городское объединение архивов, 1993

Коллективный договор ОАО НТМК на 2003-2004 годы, утвержден на конференции работников ОАО НТМК 20 декабря 2002г.

Конституция Российской Федерации, принята 12 декабря 1993г.

Областной Закон “Об архивном фонде Свердловской области и архивах”, 1994

Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД.- М., 2002.- 152с.

Основные правила работы государственных архивов. Росархив, ВНИИДАД.- М., 2002.- с.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.- М.: Федеральная архивная служба России, 2000

Положение об Архивном фонде Российской Федерации // Отечественные архивы.- 1994.- №3.

Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» //Отечественные архивы. 1999. №1

Постановление Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О реализации государственной политики в архивном деле» // Отечественные архивы. 1993. №5

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации.- М.: Федеральная архивная служба России, 1998

Правила трудового внутреннего распорядка работников ОАО НТМК на 2001-2002 годы, утвержденные конференцией трудового коллектива 02 марта 2001г.

Методика и организация исполнения запросов социально-правового характера в РГАЭ. Методические рекомендации.- М.: РГАЭ, 1994

Положение об архиве канцелярии ОАО НТМК, утверждено руководителем администрации ОАО НТМК 20 марта 2002г.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации, утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 №2

Распоряжение Президента Российской Федерации «О порядке рассекречивания архивных документов» // Отечественные архивы.- 1995. №1.

Стандарт предприятия СТП 102-103М-2003 Система менеджмента качества. Управление документацией. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению и хранению документов

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.- М.: Федеральная архивная служба России, 2001

Федеральный закон "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». 1993

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», принят 20 февраля 1995г. №24-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации 1995 №8, ст.609. с.1213-1225

Литература

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник для начального профессионального образования: Учебное пособие для среднего профессионального образования.-М.: ПрофОбрИздат, 2002.- 272с.

Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов// Отечественные архивы. 2000. №1.- С.10-21

Вишев И.И. Обеспечение безопасности Объединенного госархива Челябинской области // Отечественные архивы. 2003. №5.- с.42-45

Гармаш В.Н. Современные требования к архивным зданиям // Отечественные архивы. 2004. №3. - с.48-56

Год 2003 и архивы: по материалам расширенного заседания коллегии Федеральной архивной службы России // Отечественные архивы. 2004. №2.- с.4-16

Гузанов Е.Л. Казакова Н.Н. Комплексный подход к обеспечению сохранности документов в Ярославской области // Отечественные архивы. 2004. №3.- с.24-27

Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отечественные архивы. 1999. №1.- С.9-25

Еремченко В.А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. 2004. №1- с.25-30

Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет //Отечественные архивы. 1998. №6 - С. 9-17

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений.- М.: Издательство НОРМА, 1996.- 224с.

Красавин А.С. Хранение дел службы кадров в архиве организации//Справочник кадровика. 2000. №5.- с.51-57

Красавин А.С. Проблемы документационного обеспечения управления кадрами.//Делопроизводство, №2, 2000, с.10-15

Кудряев В.А.Организация работы с документами. Учебник. -М.: Инфра-М, 2002.- 592с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002.- 359с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002.- 384с.

Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело №4(2), с.9-19

Методика и организация исполнения запросов социально-правового характера в РГАЭ. Методические рекомендации. М.; РГАЭ, 1994

Павлова Т.Ф. Проблемы обеспечения доступа пользователей к судебно-следственным делам // Отечественные архивы. 2004. №3. - с.32-34

Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере.- СПб.: Издательский дом Герда, 2002. - 304с.

Памятка по составлению описей и техническому оформлению дел на документы по личному составу в организациях профиля РГАЭ. М.; РГАЭ, 2000

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации. М.; Федеральная служба России, 1998

Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД.- М.: Научная книга, 2002.- 112с.

Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях.//Отечественные архивы. №2. 1999. С.12-16.

Рамазашвили Г.Р. Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации: проблема доступа к документам // Отечественные архивы. 2004. №2. - с.70-75