Общие правила организации и построения бухгалтерского учета. Формы бухгалтерского учёта

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

на тему:

“Общие правила организации и построения бухгалтерского учета.

Формы бухгалтерского учета”.

Содержание

Введение

Глава 1. Основные правила организации бухгалтерского учета

1.1 Основные принципы ведения бухгалтерского учета

1.2 Основы построения бухгалтерского учета

Глава 2. Документирование хозяйственных операций и документооборот

2.2 Регистры бухгалтерского учета

2.3 План счетов бухгалтерского учета

2.4 Функции и структура бухгалтерского аппарата

2.5 Формы бухгалтерского учета

Заключение

Список используемой литературы

Приложение

Введение

Основными слагаемыми системы организации бухгалтерского учета являются первичный учет и документооборот, план счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.

В Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ ст. 6 “Организация бухгалтерского учета в организациях”, говориться, что ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично. Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов (слагаемых) построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля за рациональным использованием ресурсов организации.

Основными слагаемыми системы организации бухгалтерского учета являются первичный учет и документооборот, план счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.

Цель курсовой работы - это отражение информации об общих правилах организации и построения бухгалтерского учета. Для этого необходимо дать понятие организации и построения бухгалтерского учета и указать формы бухгалтерского учета, о которых далее в курсовой работе пойдет разговор.

Задачами курсовой работы являются:

1)ознакомление с основными понятиями, связанными с организацией предприятия;

2)общие понятия о формах бухгалтерского учета;

3) отражение информации о построении бухгалтерского учета.

Глава 1. Основные правила организации бухгалтерского учета

1.1 Основные принципы ведения бухгалтерского учета

Подсистема бухгалтерского финансового учета зиждется на традиционно установленных правилах и процедурах ведения учета, закрепленных в законодательстве о бухгалтерском учете и положениях (стандартах) по бухгалтерскому учету. Их можно подразделить на требования, предъявляемые к организации бухгалтерского учета, допущения, без которых учет не может быть организован, и принципы, заложенные в основу организации бухгалтерского учета. В связи с взаимосвязью требований, допущений и принципов их иногда называют принципами-требованиями, принципами-допущениями, принципами-правилами.

Основные требования к ведению бухгалтерского учета

Действующим законодательством Российской Федерации установлены приводимые ниже основные требования к ведению бухгалтерского учета хозяйствующими субъектами независимо от форм собственности (государственная, корпоративная, частная) и их организационно-правовой формы (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, государственные унитарные предприятия т. д.).

Организация (хозяйствующий субъект) обязана вести бухгалтерский учет активов (имущества), капитала, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, а также простой записи на забалансовых счетах, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета, который разрабатывается ею на основе Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утверждаемого Министерством финансов Российской Федерации.

Бухгалтерский учет имущества, капитала, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.

Документирование фактов хозяйственной деятельности (приобретения, движения и выбытии имущества, возникновении и погашения обязательств и т. д.), ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Объекты учета - активы (имущество), капитал, обязательства

подлежат оценке в денежном выражении в соответствии с выбранными способами (методами) ведения бухгалтерского финансового учета.

Организация обязана проводить инвентаризацию активов и обязательств в порядке и сроки, определенные руководителем организации, в соответствии с действующим законодательством.

Организация обязана из декларированных способов и методов ведения учета выбрать наиболее существенные для надлежащей его постановки.

В бухгалтерском учете организации текущие затраты на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг, а также затраты, связанные с капитальными и финансовыми вложениями, учитываются раздельно.

Информация, формируемая в бухгалтерском учете, должна быть полезной пользователям, т. е. быть уместной, надежной и сравнимой.

На уместность информации влияют ее содержание и существенность. Существенной признается информация, отсутствие или неточность которой может повлиять на решении заинтересованных пользователей.

Надежность информации определяется ее объективностью, т.е. отражением тех факторов хозяйственной деятельности, к которым она фактически или предположительно относится.

Сравнимость информации означает возможность сравнивать данные о деятельности хозяйствующего субъекта за разные периоды времени для того, чтобы определить тенденции в финансовом положении и финансовых результатах его деятельность.

В отечественной практике к требованиям ведения бухгалтерского учета как системы в целом относят требования полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности. Требование полноты означает необходимость отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Требование своевременности предполагает своевременное отражение (в момент совершения или сразу после совершения) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Требование осмотрительности (осторожности) означает большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская скрытых резервов. Одним из конкретных проявлений данного требования является отражение прибыли в учете только после совершения хозяйственных операций, а убытка - с момента возникновения предположения о возможности его появления. К фактам хозяйственной деятельности, которые могут быть отражены в бухгалтерской отчетности как уменьшающие экономические выгоды в будущем, относятся не завершенные к моменту составления отчета судебные разбирательства, разногласия с налоговыми органами и др. Для покрытия предполагаемых убытков предусматривается создание специальных оценочных резервов, например резервов по сомнительным долгам.

Требование приоритета содержания перед формой предполагает, что в бухгалтерском учете факты хозяйственной деятельности должны отражаться исходя не только из их правовой формы, но и экономического содержания, а также условий хозяйствования. Например, сам по себе факт выдачи организацией крупных ссуд другим организациям не является незаконный. Однако если это происходит в период неустойчивого финансового состояния организации, особенно при убыточности ее деятельности, то данную хозяйственную операцию следует признать неправомерной.

Требование непротиворечивости обусловливает необходимость тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца.

Требование рациональности означает необходимость рационального, экономного ведения бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности, величины организации и объема информации для принятия решений.

Перечисленные выше требования должны применяться комплексно. Относительная важность отдельных требований в разных ситуациях является предметом профессионального анализа.

Основные допущения для ведения бухгалтерского финансового в бухгалтерском учете и бухгалтерского управленческого учета в организации формируется учетная политика в соответствии с установленными допущениями, правилами и принципами.

Понятие "допущения" близко понятиям "основополагающие бухгалтерские правила и "основополагающие бухгалтерские правила" в западном учете. В отечественном учете оно относится, по существу, к правилам ведения бухгалтерского учета как системы и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В действующих положениях по бухгалтерскому учету установлены следующие допущения: имущественной обособленности организации, непрерывности ее деятельности, последовательности применения учетной политики и временной определенности фактов хозяйственной деятельности. При этом указанные допущения не обязательно должны объявляться в учетной политике организации. Их принятие и следование им подразумеваются. Вместе с тем, если при ведении бухгалтерского учета как системы в целом и составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности в экстренных случаях имеют место отступления от установленных допущений, организация обязана раскрыть их причины в учетной политике и пояснительной записке к отчетности.

Допущение имущественной обособленности означает, что активы и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств ее собственников и активов и обязательств других организаций. Для отечественных хозяйствующих субъектов в период упрочения рыночной экономики это допущение представляется особенно важным, так как во многих организациях (особенно хозяйственных товариществах и обществах) имущество находится в личном пользовании учредителей, участников или работников либо принадлежит другой организации (например, при аренде объектов основных средств).

Допущение непрерывности деятельности организации означает, что она будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности. Если у организации имеются намерения прекратить часть деятельности (такой, как операционный или географический сегмент, его часть либо совокупность сегментов) по производству продукции, продаже товаров, выполнению работ, оказанию услуг, она обязана объявить об этом в учетной политике, формируемой на предстоящий финансовый год, и раскрыть это обстоятельство соответственно в отчете о прибылях и убытках и/или в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности за истекший финансовый год. Указанное допущение обязательно должно использоваться в аудиторской практике, и аудитор обязан информировать пользователей бухгалтерской отчетности о прекращенной деятельности и/или возможной ликвидации организации.

Допущение последовательности применения учетной политики означает, что принятая организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому.

Допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности означает, что факты хозяйственной деятельности относятся в бухгалтерском учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами. Например, начисленная работникам организации оплаты труда относится на издержки производства или обращения того периода, в котором она начислена, независимо от фактического времени ее выплаты. В международной бухгалтерской практике допущению временной определенности фактов хозяйственной деятельности соответствует основополагающий принцип начисления.

Принцип начисления означает, что доходы и расходы признаются и отражаются в бухгалтерском учете в те периоды, к которым они относятся по факту совершения сделки, а не на основе денежных потоков (поступлений и платежей). В качестве дополнительного подтверждения применения указанного принципа в бухгалтерском учете условимся, что товар признается проданным по исполнении обязательств (по его отгрузке потребителю и предъявлении последнему расчетных документов, что означает переход права собственности на товар от продавца к потребителю), а не по мере оплаты его стоимости и зачисления денежных средств на расчетный счет продавца.

Общепринятые принципы бухгалтерского учета

В отличие от допущений, которые не обязательно должны объявляться хозяйствующим субъектом при организации бухгалтерского учета, общепринятые принципы бухгалтерского учета обычно закрепляются в законодательном порядке или формулируются и рекомендуются профессиональными бухгалтерскими организациями на основании теории и практики бухгалтерского учета, сложившихся традиций. Общепринятые принципы бухгалтерского учета служат базой общей концепции бухгалтерского учета, помогают на ее основе разрабатывать положения (стандарты) по бухгалтерскому учету. Назовем следующие принципы:

- стоимостной оценки активов и обязательств; существенности;

- уместности;

- объективности; осуществимости.

Принцип стоимостной оценки активов и обязательств является одним из главных принципов в бухгалтерском учете, поскольку от выбора способа оценки во многом зависит определение финансового состояния хозяйствующего субъекта. В качестве базы оценки используются разные виды стоимости (первоначальная, восстановительная, рыночная, остаточная и др.). О конкретных условиях применения того или иного способа оценки будет рассказано в последующих главах учебника.

Принцип существенности исходит из положения значимости той информации, отсутствие или неточность которой может повлиять на исчисление финансового результата, финансового состояния хозяйствующего субъекта или на принятие решений пользователями. О применении указанного принципа также будет рассказано в соответствующих главах учебника.

Принцип уместности исходит из следующего определения: создание информации целесообразно, если она принесет определенную пользу для предпринимательской деятельности организации.

Принцип объективности определяет профессионализм и этику 6ухгалтерских работников. На подготовленную информацию не должны влиять личные мнения составителей. Объективной считается информация, если она надежна, проверяема, соответствует хозяйственным операциям предпринимательской деятельности. Она должна быть нейтральной по отношению ко всем пользователям информации.

Принцип осуществимости исходит из правила, что его реализация не должна создавать чрезмерных сложностей или затрат.

1.2 Основы построения бухгалтерского учета

До сих пор мы говорили о значении системы бухгалтерского учета в целом в деятельности хозяйствующего субъекта, о требованиях, допущениях и принципах, которые предъявляются (определяются) в целях надлежащей организации бухгалтерского учета. Под организацией бухгалтерского учета принято понимать систему условий и элементов (слагаемых) учетного процесса, включающую первичный учет и документирование операций (первичную учетную документацию и документооборот), регистры бухгалтерского учета, план счетов бухгалтерского учета, формы ведения бухгалтерского учета и организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности, - систему, основанную на присущих бухгалтерскому учету правилах.

Стадии учетного процесса

Традиционно учетный процесс проходит несколько стадий или этапов. На первой стадии ведут сбор, текущее наблюдение, производят измерение и регистрацию хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности). Эти части учетного процесса органически связаны между собой и в совокупности составляют документирование хозяйственных операций.

На второй стадии обычно проводятся систематизация, обобщение и группировка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах. И эти части учетного процесса органически связаны между собой: происходит: техническая обработка информации, содержащейся в первичных документах, ее систематизация в соответствии с требованиями организации 6ухгалтерского учета, управления и текущего контроля. Здесь немаловажное значение имеет группировка и обобщение учетной информации в регистрах бухгалтерского учета в форме, пригодной как для целей внутреннего управления, так и для внешних пользователей.

На обеих стадиях учетного процесса реализуются контрольные функции аппарата бухгалтерии - проводится предварительный, текущий и последующий контроль, включая проверку достоверности содержащейся в документах информации и качества учетных данных на основе периодически проводимых инвентаризации основных средств, материальных и других ценностей, расчетов и обязательств.

Третья стадия учетного процесса заключается в составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности на основе данных бухгалтерского учета. Отчетность представляет собой совокупность показателей, приведенных в определенную систему и характеризующих производственно - хозяйственную (предпринимательскую) деятельность организации, ее финансовое положение и финансовые результаты за определенный период (квартал, полугодие, год).

Наконец, четвертой стадией учетного процесса является анализ учетной и отчетной информации с целью оценки финансово-хозяйственной деятельности организации и подготовки управленческих решений на будущее.

В настоящей главе рассмотрим первые две стадии учетного процесса, а также формы организации учета, структуру и функции бухгалтерского аппарата. Об остальных его стадиях, в том числе об инвентаризации, составлении и представлении бухгалтерской (финансовой) отчетности и основах ее анализа, речь пойдет в последующих главах учебника

бухгалтерский учёт документооборот

Глава 2. Документирование хозяйственных операций и документооборот

Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на строгом документировании хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности). Это требование закреплено в Федеральном законе "О бухгалтерском учете"; основанием для любой записи в регистрах бухгалтерского учета являются правильно оформленные первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть подтверждены соответствующими оправдательными документами.

Понятие первичного учетного документа

Первичный учетный документ представляет собой оформленное письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, имеющее как экономическое, так и правовое (доказательное, оправдательное) значение. Показатели документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми и организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат весь перечень обязательных реквизитов, предусмотренных в Федеральном законе "О бухгалтерском учете". Образцы форм документов приведены в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике и федеральными органами, на то уполномоченными (Центральный банк Российской Федерации, Министерство финансов Российской Федерации и др. ).

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по ее окончании.

В нашей стране проделана большая работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В частности, установлена система стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форт первичной учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Унифицированными принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций (например, кассовых) в организациях независимо от форм собственности, отрасли экономики и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря им достигается единообразное, т. е. однозначно понимаемое, оформление однородных хозяйственник операции. В качестве образца ниже приводится унифицированная форма № КО-1 "Приходный кассовый ордер".

Среди форм первичных учетных документов различают межотраслевые (междуведомственные), обязательные для применения, и рекомендованные как образцы, на основе которых организации могут разрабатывать собственные формы документов с учетом специфики их деятельности. Впервые организациям разрешено вносить дополнительные реквизиты; удаление отдельных реквизитов не допускается. Последние принято называть также специализированными формами первичных документов, соответствующими отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным организациям.

Содержание первичного учетного документа

Для первичных учетных документов установлен состав обязательных реквизитов, с тем чтобы обеспечить их экономическую и юридическую доказательность, а именно:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дата составления документа;

- место составления (наименование хозяйствующего субъекта, которым сформирован документ или от имени которого он составлен); содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (ее количественная характеристика) в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции;

- личные подписи указанных лиц.

Если первичные учетные документы создаются на компьютере, то подписи могут быть заменены знаками, идентифицирующими подписи лиц, совершивших операции (электронные подписи). В этих случаях должно быть официально установлено, в каком виде и порядке обеспечивается их юридическая доказательность (правомочность). Организация обязана изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Должностные лица организации, составившие и подписавшие первичные учетные документы, по действующему законодательству несут ответственность за своевременное и правильное их составление , достоверность содержащихся в них сведений. За достоверность документов, выполненных на машинных носителях, ответственность несет должностное лицо, санкционировавшее (разрешившее) использование для этой цели вычислительной техники.

Исправления в первичных учетных документах, созданных на бумажных носителях (кроме банковских и кассовых), осуществляют путем зачеркивания исправляемого текста или суммы и надписывания над зачеркнутым исправленных текста или суммы. Исправление должно быть подвержено подписями тех же должностных лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправления.

Документирование хозяйственных операций

Первую стадию в учетном процессе - сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций и документах, в результате которой исходная информация регистрируется в особой форме "памяти" - документах, принято называть документированием операций. Иногда эту стадию именуют первичным учетом и включают в нее представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив.

Рациональная организация бухгалтерского учета немыслима без установления схемы документирования , составленной на основе изучении объектов учета, хозяйственного и производственного процессов и системы управления в организации, а также исходя из требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету и отчетности.

Все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учел, должны представляться в бухгалтерию организации в установленном порядке к определенному сроку для проверки с точки зрения законности отраженных в них операций, правильности оформления (полнота реквизитов, наличие подписей ответственных лиц и т.д.) и для их последующей обработки и группировки.

Общая схема документирования операций предусматривает содержание, последовательность и сроки выполнения всех работ первой стадии учетного процесса. Прежде всем ею устанавливаются виды первичных документов, применимых в организации, их перечень с указанием названий и номеров форм. Далее определяются требования, предъявляемые к содержанию документов исходя из имеющейся техники и способов составлении первичных документом, обработки и группировки учетных данных. Наиболее совершенной формой первичном документа признается та, которая позволяет составлять и обрабатывать его с помощью вычислительной и организационной техники.

Важной составной частью схемы документирования операций является определение порядка и сроков составления и прохождения отдельных документов, функций каждого исполнителя в составлении, оформлении и обработке документов.

Понятие документооборота

Движение документов от момента составления в самой организации или получения от других организаций до сдачи в архив пекле их обработки и систематизации называется документооборотом..

Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых должностными лицами организации и бухгалтерскими работниками, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки представлении и обработки.

Если первичные учетные документы создаются на компьютере, то подписи могут быть заменены знаками, идентифицирующими подписи лиц, совершивших операции (электронные подписи). В этих случаях должны быть официально установлено, в каком виде и порядке обеспечивается их юридическая доказательность (правомочность). Организации обязана изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Должностные лица организации, составившие и подписавшие первичные учетные документы, по действующему законодательству несут ответственность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержащихся в них сведений. За достоверность документов, выполненных на машинных носителях, ответственность несет должностное лицо, санкционировавшее (разрешившее) использование для этой цели вычислительной техники.

Исправления в первичных учетных документах, созданных на бумажных носителях (кроме банковских и кассовых), осуществляют путем зачеркивания исправляемых текста или суммы и надписывания над зачеркнутым исправленных текста или суммы. Исправление должно быть подтверждено подписями тех же должностных лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправления.

Документирование хозяйственных операций

Первую стадию в учетном процессе - сбор, текущее наблюдение, измерение и запись в документах, в результате которой исходная информация регистрируется в особой форме "памяти" - документах, принято называть документированием операций. Иногда эту стадию именуют первичным учетом и включают в нее представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив.

Рациональная организация бухгалтерского учета немыслима без установления схемы документирования операций, составленной на основе изучении объектов учета, хозяйственного и производственного процессов и системы управления в организации, а также исходя из требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету и отчетности.

Все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учете, должны представляться в бухгалтерию организации и установленном порядке к определенному сроку для проверки с точки зрения законности отраженных в них операций, правильности оформления (полнота реквизитов, наличие подписей ответственных лиц и т. д.) и для их последующей обработки и группировки.

Общая схема документирования операций предусматривает содержание, последовательность и сроки выполнения всех работ первой стадии учетного процесса. Прежде всем ею устанавливаются виды первичных документов, применяемых в организации, их перечень с указанием названий и номеров форм. Далее определяются требования, предъявляемые к содержанию документов исходя из имеющейся техники и способов составлении первичных документом, обработки и группировки учетных данных. Наиболее совершенной формой первичном документа признается та, которая позволяет составлять и обрабатывать его с помощью вычислительной и организационной техники.

Важной составной частью схемы документирования операций является определение порядка и сроков составления и прохождения отдельных документов, функций каждого исполнителя в составлении, оформлении и обработке документов.

Понятие документооборота

Движение документов от момента составления в самой организации или получения от других организаций до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом.

Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых должностными лицами организации и бухгалтерскими работниками, с приложением форм документов и инструкцией по их соглашению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки предоставления и обработки.

Свое назначение графики в учете оправдывают только тогда, когда они неуклонно соблюдаются. Поэтому их выполнение должно повседневно контролироваться главным бухгалтером и всеми работниками бухгалтерии. Именно в создании хорошо продуманного графика движения документов, в его неукоснительном выполнении наиболее эффективно должна проявляться роль бухгалтерии как организатора учета и контроля в хозяйствующем субъекте.

2.2 Регистры бухгалтерского учета

Понятие регистра бухгалтерского учета

Для рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеют использование наиболее совершенных способов и приемов систематизации и группировки учетных данных в регистрах бухгалтерского учета, оптимальное сочетание аналитического и синтетического учета и в конечном счете применение наиболее прогрессивных форм бухгалтерского учета.

Под регистрами бухгалтерского учета понимают специальные ведомости, книги (журналы), разработки в виде отдельных ластов, карточек, видеограмм, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к бухгалтерскому учету первичных учетных документах, для отражении на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности. Формы регистров разрабатываются организациями с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета, рекомендованных к использованию Минфином России.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации - государственной тайной.

Регистры бухгалтерского учета создают основу формы бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета принято понимать определенное сочетание построения и взаимосвязи регистров, а также порядок и способы регистрации и группировки в них учетной информации. На практике получили распространение несколько форм бухгалтерского учета - ручных (мемориально-ордерная, журнально-ордерная) и машиноориентированных (компьютерная и др.).

Характеристика регистров бухгалтерского учета

Для многих форм учета характерно широкое использование принципа накапливания и систематизации учетных данных в разрезах, необходимых для аналитического учета, составления отчетности, управления контроля, в специальных регистрах (журналах-ордерах, вспомогательных к ним ведомостях, в виде распечатки, получаемой на компьютерах, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и других машинных носителях) в единой системе записей. В ряде бухгалтерских регистров за один рабочий прием осуществляются хронологическая и систематическая записи операций. Такой принцип исключает многократность записей, позволяет отказаться от многих промежуточных регистров, присущих другим формам учета.

Применительно к журнально-ордерной форме учета следует отметить, что в ней рекомендованы образцы своеобразных регистров - журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей. Журналы-ордера охватывают кредитовые обороты нескольких взаимосвязанных по экономическому содержанию счетов, что облегчает накапливание данных для отчетности и анализа финансовой деятельности. Благодаря своим положительным качествам эта форма учета в недавнем прошлом (при низкой уровне механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ) применялась на большинстве предприятии. Однако в ней не удалось достигнуть органического совмещения аналитического и синтетического учета, а также соблюдения принципов взаимосвязи и взаимоконтроля регистров. Некоторые журналы-ордера и ведомости слишком громоздки.

В условиях повсеместного использования средств вычислительной техники, особенно персональных компьютеров, позволяющих накапливать данные как непосредственно в регистрах (карточках, свободных листах и др.), так и на машинных носителях информации (например, на жестком диске, дискетах), применяют другие приемы и способы организации учета. Отличительной их особенностью является возможность составления на основе компьютерных программ автоматическом режиме регистров, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа составления установленной бухгалтерской отчетности.

Относительная простота освоения и эксплуатации компьютеров и качестве персональной техники способствует оснащению ими мест бухгалтеров и созданию автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера.

Одним из обязательных условий автоматизации учетно-вычислительных работ являются программы регистрации и обработки бухгалтерских данных, включающие разработку технологий автоматизированного получения и обработки учетной информации, в том числе: первичные документы, приспособленные к автоматизированной обработке; документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах; коды; отчетные разработки, получаемые автоматически; программы работ вычислительной техники; технологические и инструкционные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса автоматизированной обработки учетной информации (включая pa6ory учетного персонала и персонала других функциональных служб организации по сбору и передаче первичной учетной информации на обработку и по использованию полученных отчетных разработок для принятия управленческих решений, анализа и контроля). При этом программы регистрации и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к установленным правилам и процедурам бухгалтерского учета. В частности, это касается представления бухгалтерских регистров в удобном для чтения виде, исключения возможности несанкционированных исправлений в записях и др.

Организации самостоятельно выбирают бухгалтерские регистры и формы бухгалтерского учета исходи из объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Они могут не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать свои, соблюдая при этом общие методологические принципы, установленные в централизованном порядке, а также технологию обработки учетных данных.

Субъектам малого предпринимательства рекомендовано применять упрощенную форму бухгалтерского учета (простую форму и/или с использованием регистров учета имущества). При простой форме учета регистрация всех хозяйственных операций и выявление финансовых результатов деятельности производятся в одном бухгалтерском регистре - книге учета хозяйственных операций.

С переходом к компьютерным формам учета резко меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главным для учетного персонала становятся функции организаторов учета, контролеров и аналитиков, соучастников в принятии управленческих решений.

2.3 План счетов бухгалтерского учета

На второй стадии учетного процесса происходят систематизация, обобщение и группировка информации - процедуры, позволяющие всесторонне и полно охватить и упорядочить сведении о многообразной хозяйственной деятельности организации, ее имуществе, расчетах, обязательствах, финансовых результатах. Именно на этой стадии полученная из первичных документов информация обобщается и группируется в расчетах, необходимых для управления и учета, и отражается на счетах бухгалтерского учета, перечень которых приводится в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций.

Определение Плана счетов бухгалтерского учета

Согласно официальному определению План счетов бухгалтерского учета представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др.) организации в бухгалтерском учете.

В практической деятельности Планом счетов бухгалтерского учета обычно называют перечень синтетических счетов, отражающий систематизированную группировку необходимой информации о всесторонней хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта и определяющий такую организацию бухгалтерского учета, которая позволяет получать эту информацию для оперативного руководства и управления, повседневного контроля в интересах собственников, других заинтересованных лиц, органов государственной и исполнительной власти.

Исходя из задач системы нормативного регулирования бухгалтерского учета Министерством финансов Российской Федерации рекомендовано использовать на всей территории страны единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций независимо от их ведомственной подчиненности, форм собственности и организационно-правовых (кроме кредитных и бюджетных организаций) и Инструкцию по его применению в качестве основ для разработки хозяйствующими субъектами своих рабочих планов счетов бухгалтерского учета, содержащих синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

Содержание плана счетов

В едином Плане счетов предусмотрено свыше 60 синтетических счетов (счета первого порядка) и 12 забалансовых счетов. Однако произведенные организации используют 50-55 счетов, если они помимо обычных видов деятельности осуществляют инвестиционную и финансовую деятельность. Предусмотренные в Плане счетов субсчета (счета второго порядка) применяются организациями в зависимости от потребности - для целей управления, анализа, контроля и составления отчетности.

Хозяйствующим субъектам предоставлено право в рабочих планах счетов устанавливать количество счетов, уточнять содержание приведенных в едином Плане счетов субсчетов, а также вводить дополнительные, исключать или объединять отдельные субсчета. Введение дополнительных синтетических счетов для отражения специфических операций организация может осуществлять только по согласованию с Минфином России.

В Инструкции установлены единые подходы к применению Плана счетов, раскрыть краткое экономическое содержание и назначение каждого счета, определен порядок ведения синтетического учета, приведена типовая схема корреспонденции того или иного счета с другими синтетическими счетами.

В основу группировки счетов бухгалтерского учета положены экономические особенности учитываемых активов (имущества, средств, ресурсов) и обязательств, характер их участия в кругообороте капитала, а также особенности хозяйственных процессов. Предварительно сгруппированные по признаку экономического содержания отражаемых на них хозяйственных операций счета расположены в Плане счетов в определенной экономически обоснованной последовательности: сначала помещены разделы со счетами активов, обязательств и процессов, а затем разделы со счетами по учету источников этих активов и обязательств.

Так, в разделе I "Внеоборотные активы" включены счета для учета имущества, составляющего материально-техническую базу хозяйствующего субъекта, а также операций, связанных с созданием средств труда и нематериальных активов и восстановлением их стоимости, необходимой для нормального функционирования. Формируемая на этих счетах информация позволяет характеризовать наличие имущества и его движение, качественное состояние таких видов имущества, как объекты основных средств и нематериальных активов, и процессе эксплуатации (размер их амортизации). Весь этот комплекс сведений может быть получен при помощи счетов, включенных в раздел I Плана счетов. Они различны по своему назначению и структуре, но имеют одинаковое экономическое содержание.

В раздел II "Производственные запасы" отнесены счета, предназначенные для учета процесса заготовления и движения материально-производственных запасов (предметов труда).

Далее следует раздел III "Затраты на производство", первая половина счетов которого предназначена для учета затрат живого и овеществленного труда в процессе производства продукции, выполнения работ, оказании услуг и другой предпринимательской деятельности. Эту часть счетов используют в бухгалтерском управленческом учете для определения затрат на производство и исчисления (калькулирования) себестоимости продукции и ее отдельных видов (групп). Вторая половина счетов раздела III (свободные от названия счета) предназначается для учета расходов по их элементам. Взаимосвязь учета расходов по статьям и элементам должна быть обеспечена организацией с учетом особенностей ее деятельности, структуры и организации управления. Таким образом обеспечивается взаимосвязь и взаимообусловленность бухгалтерского финансового учета и бухгалтерского управленческого учета.

Следующая стадия кругооборота капитала - процесс товарного обращения. В разделе IV "Готовая продукция и товары" приведены счета для учета части хозяйственных средств, находящихся и сфере товарного обращения, при доведении готовых продуктов и товаров от производителя до покупателя (потребителя), а также для учета затрат, связанных с пребыванием продукции (товаров) в сфере обращения.

Все счета по учету денежных потоков в процессе предпринимательской деятельности при покупке предметов труда, оплате самого труда, а также денежных средств, поступивших от покупателей за проданные продукцию, работы, услуги и товары, сосредоточены в разделе V "Денежные средства". Здесь же находит отражение информация о поступлении, хранении и выбытии (вкладе) объектов финансовых вложений.

С процессом товарного обращения и движения денежных потоков тесно связаны расчетные операции, поэтому далее следует раздел VI "Расчеты".

Следовательно, в первых шести разделах сгруппированы счета, отражающие размещение основного и оборотного капитала (имущества, обязательств) и хозяйственные процессы в сферах предпринимательской деятельности организации.

Последние два раздела Плана счетов содержат счета, предназначенные для учета источников имущества - собственного капитала и финансовых результатов от всех видов деятельности.

На счетах раздела VII "Капитал" отражают в основном собственный капитал организации - уставный, резервный, добавочный, а также источники средств специального назначения, выделенных организации для осуществления определенных целевые мероприятий (научно-исследовательских работ и др.).

В разделе VIII "Финансовые результаты" помечены счета, предназначенные для учета операций по продаже продукции, товаров, выполненных работ и оказанных услуг, выявление прочих доходов и расходов и конечных результатов финансово-хозяйственной деятельности организации. Выделение счета Прибылей и убытков обусловлено характером деятельности хозяйствующего субъекта, который создан не только для выпуска продукции, выполнения работ, оказании услуг, но и для получения прибыли, определяемой как превышение доходов над расходами.

2.4 Функции и структура бухгалтерского аппарата

Организация бухгалтерского учета в целом как системы.

Хозяйствующим субъектом (акционерным обществом, государственным унитарным или муниципальным предприятием и т. д.) руководит директор (совет директоров, управляющий), назначаемый учредителями, собственником, или сам собственник. Оперативное руководство административно-хозяйственной, предпринимательской деятельности осуществляется, как правило, через аппарат управлении (администрацию организации), который организует всю работу, координирует и контролирует деятельность внутренних звеньев организации, в том числе ведет бухгалтерский учет (бухгалтерский финансовый и бухгалтерский управленческий при подразделении системы учета на подсистемы), составляет установленную внешнюю и внутреннюю отчетность и предоставляет ее соответствующим органам (в установленные адреса и сроки).

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, представление достоверной бухгалтерской финансовой отчетности, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель хозяйствующего субъекта. Он обязан создать необходимые условия для правильного ведения учета и составления отчетности, обеспечить неукоснительное соблюдение всеми подразделениями и службами, работниками, имеющими отношение к учету, порядка оформления и представления первичных учетных документов, других источников информации для отражения в учете содержащихся в них данных.

Руководитель самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы исходя из объема учетной работы и конкретных условий хозяйствования. Так, бухгалтерский учет может осуществляться: бухгалтерской службой как структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером; отдельным специалистом - бухгалтером; централизованной бухгалтерией, специализированной организацией (например, аудиторской или консалтинговой фирмой) на договорных началах; соответствующим специалистом-профессионалом также на основе договора; лично руководителем организации. Последние варианты рекомендуются для применения субъектами малого предпринимательства.

Функции бухгалтерского аппарата

При наличии самостоятельного учетного аппарата - бухгалтерии, возглавляемой главным бухгалтером, на нее возлагаются ведение современного и достоверного бухгалтерского учета, формирование полной информации о деятельности и имущественном положении организации.

Такая информация необходима также для контроля за соблюдением действующего законодательства, за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, предотвращения негативных явлений в деятельности организации, а также формирования ее учетной политики. Даже простое перечисление функций учетного аппарата показывает, насколько существенны его место и роль в управлении хозяйствующим субъектом.

Учетный аппарат тесно связан со всеми структурными подразделениями организации, со службами и отделами аппарата управления и исполнителями. Представляемые в бухгалтерию всеми подразделениями и службами необходимые для учета и контроля документы, отчетные сведения, а также плановые, сметные и нормативные данные обрабатываются и группируются по определенным признакам, и на их основе готовится информация о деятельности отдельных подразделений и организации в целой. Практическая ценность этой информации, особенно информации, обрабатываемой и подсистеме управленческого учета, заключается в том, что она позволяет глубоко анализировать экономические показатели работы, систематически контролировать хозяйственные процессы, явления, делать на их основе нужные выводы, подготавливать решения и принимать меры по улучшению предпринимательской деятельности организации, ее подразделений и служб.

Перечисленные функции в равной степени относятся к специализированной организации, специалисту-профессионалу, ведущим бухгалтерский учет на договорных началах.

Контрольные функции бухгалтерского аппарата и его подчиненность.

Особое внимание бухгалтерского аппарата должно быть обращено на функции контроля даже при наличии в организации службы внутреннего аудита.

Контроль, осуществляемый бухгалтерским аппаратом, можно подразделить на предварительный, текущий и последующий. Предварительный контроль проводиться до совершения хозяйственной операции. В целях предварительном контроля все денежные и расчетные документы, финансовые, кредитные и расчетные обязательства подписывает не только руководитель организации, но и главный бухгалтер. Без подписи последнего или уполномоченного им на то лица перечисленные выше документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры: займа, кредитные договоры, договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. Осуществляется контроль и за другими договорами, исполнение которых влияет на финансовое состояние организации.

Тем самым главный бухгалтер и другие работники бухгалтерии имеют возможность предварительно выяснить целесообразность и законность предполагаемых хозяйственных операций, т. е. осуществлять функции предварительного контроля.

Текущий контроль осуществляется в момент совершения хозяйственных операций или в след за их совершением. Так, принимая документы, в которых зафиксированы хозяйственные операции, не требующие предварительной подписи работников бухгалтерии, бухгалтеры в первую очередь проверяют их с точки зрения законности операций, а уж затем с позиции правильности оформления, арифметических вычислений и подсчетов. Только после текущего контроля документы принимают для отражения содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.