Общие правила организации и построения бухгалтерского учета. Формы бухгалтерского учёта

Последующий контроль проводится по истечении определенного времени, исчисляемого обычно отчетным периодом (как правило, месяцем). В основном областью такого контроля являются итоги финансово-хозяйственной деятельности организации и ее подразделений за отчетный период (оценка результатов работы по данным учета за месяц, квартал, результатов инвентаризации и т. д.). В этих случаях последующий контроль логически смыкается с анализом финансово-хозяйственной деятельности организации.

Выполнение функций по учету и контролю предопределяет выделение бухгалтерии организации в самостоятельное структурное подразделение аппарата управления. Она не мажет быть включена в какой-либо другой орган управления независимо от размера организации. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации.

Структура бухгалтерского аппарата

При наличии в организации бухгалтерской службы большое внимание обычно уделяется структуре бухгалтерского аппарата.

Под структурой бухгалтерского аппарата понимаются состав и соподчиненность его взаимосвязанных организационных единиц или звеньев, выполняющих различные функции, иными словами, его подразделение на составные части на основе принципов разделения труда, т. е. специализации работников бухгалтерии и кооперации их совместных усилий.

Особенно это важно в условиях подразделения бухгалтерского учета на финансовый и управленческий, что требует функционального разделения учетного труда.

В настоящее время наиболее распространена централизованная форма организации учета, при которой все учетные работы (обработка и группировка учетных данных, аналитический и синтетический учет, составление отчетности, экономический анализ) сосредоточены в единой бухгалтерии организации.

В организациях, применяющих подразделение бухгалтерского учета на финансовый и управленческий, в аппарате бухгалтерии обычно выделены служба финансового учета (финансовая бухгалтерия) с подчинением ей групп учета активов (имущества и средств), расчетов по оплате труда, расчетных и валютных операций и сводной группы и служба управленческого учета (производственная бухгалтерия) с подчинением ей групп учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции, оперативных анализа и контроля.

Права и обязанности главного бухгалтера

Права и обязанности руководителя службы организации определены законодательными и нормативными актами Российской Федерации, в первую очередь Федеральным законом "О бухгалтерском учете". Эта должность учреждена в целях формирования учетной политики организации, ведения бухгалтерского учета (системы в целом), обеспечения контроля за наличием и движением денежных средств (денежных потоков), материально-производственных запасов, имущественных ценностей, собственного капитала и обязательств, а также составления полной и достоверной бухгалтерской (финансовой) отчетности, формирования уместной и объективной информации, необходимой внутренним и внешним пользователям - инвесторам, акционерам, поставщикам, покупателям, налоговым, финансовым (казначействам) органам, банковским организациям, органам государственной статистики, иным заинтересованным организациям и лицам.

Главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) является организатором учета и контроля, призванным обеспечить соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов а соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами, своевременно предупреждать негативные явления в финансово-хозяйственной деятельности организации.

В то же время главный бухгалтер должен активно способствовать повышению эффективности производства и качества работы, выявлению и мобилизации имеющихся резервов, предупреждать непроизводительные расходы и потери, быть основным помощником руководителя организации и экономической работе, активным участником при принятии управленческих решений по улучшению предпринимательской деятельности организации. Выполняемыми функциями определяется и служебное положение главного бухгалтера.

Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации либо учредительными документами организации.

В современных условиях требования к квалификации главного бухгалтера возрастают. Кроме обычные знаний в области учета, контроля и анализа от него требуются знание работы на современных средствах вычислительной и организационной техники, умение квалифицированно разбираться в методологии нормирования, прогнозирования, финансирования и кредитования, в основах организации технологии производства, принципах организации управления и труда, знание налогового, гражданского и трудового права, способность не только констатировать полученные финансовые результаты, но и интерпретировать и прогнозировать их.

Для осуществления своих функций главный бухгалтер наделен широкими правами. Он устанавливает требования по оформлению хозяйственных операций первичными учетными документами и представлению в бухгалтерию необходимых для учета и контроля документов и сведений. При этом требования (распоряжения) главного бухгалтера обязательны для всех работников организации. В случае невыполнения или нарушения этих требований (распоряжений) виновные лица могут быть привлечены к ответственности.

Главному бухгалтеру предоставлено право требовать принятии необходимых мер по повышению эффективности использования собственных и заемных средств организации. Обычно без его согласия не могут быть назначать на должность и освобождены от нее материально ответственные лица, благодаря чему главный бухгалтер активно влияет на подбор таких лиц и не допускает назначения на должности, связанные с материальной ответственностью (кассиры, заведующие складами и т. д.), людей, не заслуживающих доверия или не умеющих правильно оформлять документами хозяйственные операции и формировать отчетность. Он не должен принимать документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству либо нарушающим договорную и финансовую дисциплину. Такие документы он принимает к исполнению только с письменного распоряжения руководителя организации.

Перечисленные обязанности, права и ответственность касаются и не только главного бухгалтера, но и определенного степени и всего аппарата бухгалтерии (обязанность по организации учета на основе установленных правил его ведения, контроль при приеме к учету документов и др.).

Главному бухгалтеру подчиняются все работники, занятые бухгалтерским учетом и формированием отчетности (в бухгалтерии, на вычислительной установке, и других подразделениях). Этим достигается консолидация всего учетного аппарата под руководством главного бухгалтера. Он устанавливает служебные обязанности всех работников учета с тем, чтобы каждый знал круг выполняемых им работ и нес за них ответственность.

2.5 Формы бухгалтерского учета

Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, последовательностью связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, т.е. Использованием тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

В настоящее время организациях применяются мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенная формы учета.

Состав учетных регистров и последовательность записи в них про мемориально-ордерной форме учета представлены на рис. №1.

При мемориально-ордерной форме учета по данным первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведется в карточках, записи в которых делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

- трудоемкость учета, вызываемая, прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

- отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета ( он часто отстает от синтетического учета);

- формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производиться выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях.

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

- применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

- совмещение в ряде журналов ордеров синтетического и аналитического учета;

- объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;

- отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

- сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются они на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер. Как правило, журналы ордера имеют различную форму.

Запись в журналы- ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо со вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов. Во втором случае в журналы- ордера записывают итоги вспомогательных ведомостей.

В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Например, в журнал-ордер №1 по счету 50 «Касса» записываются только те операции, по которым счет «Касса» кредитуется. Операции, по которым счет «Касса» требуется, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующими счетам. Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим, например, по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 99 «Прибыли и убытки» и др., причем расположение данных аналитического учета обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок. Самостоятельный аналитический учет ( в карточках или книгах) ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.

Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематическая запись в журналах является одновременно и хронологической записью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета отпадает. Не составляются и мемориальные ордера, поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах подсчитывают общий итог по кредиту счета и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенным в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Оборотные ведомости составляются лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно.

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу из соответствующего журнала, а обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета, а в Главной книге - расшифровка дебетового оборота этого же счета. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следующего месяца и записывается в соответствующей колонке Главной книги.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально-ордерной форме учета представлена на рис. №2.

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета. Это достигается за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров ( мемориальных ордеров, регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам).

Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

От значительной части указанных недостатков свободна автоматизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ. В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации - ЭВМ - машинограммы выходной информации.

Один из вариантов автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на рис. №3.

В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ-компьютерами. Они позволяют накапливать непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, листах и др.) и на машинных носителях информации.

Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает: механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации. В настоящее время основная часть коммерческих организаций ведет учет с использованием персональных компьютеров на основе различных пакетов прикладных программ или на основе собственных программ.

Предприятиям малого бизнеса разрешено использовать упрощенную форму учета, при которой можно использовать всего два вида учетных регистров - Книгу учета факторов хозяйственной деятельности ( регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов ( основных средств, производственных запасов, готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета.

Книга учета факторов хозяйственной деятельности заполняется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итоговым ведомостей ( при значительном количестве хозяйственных операции). Данные указанной Книги и ведомостей, если они ведутся, используются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

Запись в учетные регистры производят на основании должным образом оформленных бухгалтерских документов (в соответствии с положением о документах и документообороте) на второй день после совершения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в основном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных операций.

Если количество хозяйственных операций незначительно, то они вначале записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности, а уже затем в соответствующие ведомости. Например, операция о поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета будет отражена в графе «Сумма» по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 51 «Расчетные счета» Книги, а затем в ведомостях по учету операции по кассе и расчетному счету (форма № В-4).

Если в организации совершается значительное количество хозяйственных операции, то они могут записываться вначале по соответствующим ведомостям, а уже итоговые данные ведомостей за месяц записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности. Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу в соответствующих графах каждой ведомости в скобках указаны цифры, соответствующие графам Книги, в которых должны отражаться эти данные.

Можно использовать и кредитовый принцип записи по переносу данных ведомостей в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности. В этом случае из каждой ведомости в графе «Сумма» Книги учета хозяйственных операции записывается общая сумма по разделу расхода ведомости, и затем она расшифровывается частными суммами по соответствующим счетам Книги.

По окончании месяца в Книге подводятся итоги, подсчитываются обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо.

Общий итог дебетовых оборотов всех счетов должен совпадать с общим итогом оборотов по кредиту счетов и с итогом по графе «Сумма». Сумма конечных сальдо по активным и пассивным счетам также должна совпадать. Данные о начальных и конечных остатках по каждому синтетическому счету используются для составления бухгалтерского баланса.

Состав регистров и порядок записи в них при упрощенной форме учета представлены на рис. №4.

В настоящее время организациям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, совершенствовать учетные регистры и создавать программы регистрации и обработки при соблюдении общих методических принципов, а также технологии обработки учетной информации. Решение о выборе соответствующей формы бухгалтерского учета принимает руководитель организации. Применяемая организацией форма бухгалтерского учета указывается в учетной политике организации.

Заключение

В заключении можно отметить, что в курсовой работе были даны основные понятия о правилах организации и построении бухгалтерского учета. Также были рассмотрены достаточно подробно формы бухгалтерского учета.

Следует отметить, что ответственность за организацию бухгалтерского учета, представление достоверной бухгалтерской (финансовой) отчетности, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель хозяйствующего субъекта. Он обязан создать необходимые условия для правильного ведения учета и составления отчетности, обеспечить неукоснительное соблюдение всеми подразделениями и службами, работниками, имеющими отношение к учету, порядка оформления и представления первичных учетных документов, других источников информации для отражения в учете содержащихся в них данных.

Нужно сделать вывод, что чем достовернее сведения о производстве и чем быстрее их получают, тем больше возможностей для эффективного управления предприятием. Наиболее важную, достоверную систематическую экономическую информацию дает бухгалтерский учет. В процессе учета разрозненные данные систематизируют и обрабатывают, после чего они становятся основой для принятия управленческих решений. Бухгалтерский учет - одна из важнейших функций управления предприятием.

Актуальность настоящей работы заключается в том, что в динамично меняющихся условиях организация бухгалтерского учета должна соответствовать современным требованиям, бухгалтерский учет должен быть максимально результативным, оперативным и достоверным.

Список используемой литературы

1. Положение по бухгалтерскому учету “Бухгалтерская отчетность организации” (ПБУ 4/99), (в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н).

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ ред. от 26.03.07

3. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ ст. 6 “Организация бухгалтерского учета в организациях”.

4. Левина Г.Г., Бочкарева И.И., «Бухгалтерский учет», изд. Проспект, 2008 г.

5. Овсийчук М.Ф., Демина И.Д., «Бух. учет и контроль деятельности организации», изд. Кнорус, 2009 г.

6. Богаченко В.М., Кириллова Н.А., «Бухгалтерский учет», изд. Феникс, 2008 г.

7. Бебнева Е.В., «Бухгалтерский учет», изд. ЭКСМО, 2008 г.

8. Кондраков Н.П.,«Самоучитель по бух. учету», изд. Проспект Велби, 2009 г.

9. Яковенко М.Ю., Прокофьева В.Ю., «Теория бух. учета», изд. Финансы и статистика, 2008 г.

10. Хисамудинов В.В., Сулейманова Е.В., «Бухгалтерский финансовый учет», изд. Инфа-М, 2008 г.

11. Чая В.Т., «Бухгалтерский учет», изд. Кнорус, 2008 г.

12. Безруких П.С., «Бухгалтерский учет», изд. Бух. учет, 2006 г.

13. Каковкина Т.В., «Бухгалтерский учет: основы организации и ведения», изд. Экзамен, 2008 г.

14. Лукьяненко Т.И., Муравицкая Н.К., «Бухгалтерский учет», изд. Кнорус, 2009 г.

15. Куриллов В.Е., Гомола А.И., «Теория бух. Учета», изд. Академия, 2008 г.

16. Широбоков В.Г., Грибанова З.М., «Бухгалтерский финансовый учет», изд. Кнорус, 2008 г.

17. Кисилева Г.В., «Бухгалтерский учет», изд. Эксмо, 2007 г.

18. Касьянова Г.Ю., «Бухгалтерский учет: просто о сложном», изд. АБАК, 2009 г.

Приложение

рис. №1 Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

запись

сверка записи

рис. №2 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

запись

сверка записи

рис. №3 Автоматизированная форма бухгалтерского учета

рис. №4 Упрощенная форма бухгалтерского учета

Размещено на Allbest.ru