Организация автоматизированного учета в СПК

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии страдают предприятия. При выполнении неавтоматизированного бухгалтерского учета часто допускаются арифметические ошибки.

Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Автоматизация учета может осуществляться по разным направлениям.

Первое направление - использование офисных программ, например, из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы - ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных и т.д.

Наиболее популярно второе направление автоматизации бухгалтерского учёта - с помощью специализированных прикладных бухгалтерских программ. Их выбор сейчас очень широк. Практически в каждом более или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему бухучёта. Возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.

Третье направление автоматизации бухгалтерского учёта - разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственного подразделения, ИТ-службы. Это требует, как правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика. Если разрабатывается автоматизированная система управления, главный бухгалтер должен следить, чтобы были учтены и потребности бухгалтерии. Этим обусловлена актуальность выбранной темы.

Целью работы является изучение учета основных средств предприятия для разработки мероприятий по его автоматизации.

Для достижения цели решались следующие задачи:

? анализ основных принципов и методов учета основных средств;

? изучение достоинств и недостатков программных продуктов по ведению бухгалтерского учета;

? определение экономического состояния и учета основных средств; разработка мероприятий по автоматизации учета основных средств.

В качестве объекта для исследования в работе будет рассмотрена деятельность сельскохозяйственного производственного кооператива «Юрматинский».

Информационной базой работы являются труды известных экономистов: Титоренко Г.С., Стояновой Е.С., Гиляровской Л.Т., Ковалева В.В., Шеремета А.Д., Савицкой Г.В. и др.

Информационной основой работы являются Устав предприятия, бухгалтерская отчетность, первичные и сводные документы по отражению движения финансов на предприятии и другие информационные материалы, касающиеся данной темы.

Для решения этих задач использовались монографический, статистический, экономико-математический, абстрактно-логический и другие методы.

учет основной автоматизация средство

1. Характеристика предприятия

Федоровский район находится на юго-западе Башкортостана. На западе граничит с Оренбургской областью. Районный центр расположен в 200 км от Уфы. Территория района относится к юго-восточной окраине Бугульминско-Белебеевской возвышенности, здесь берут начало реки Дёма, Ашкадар. Климат теплый, незначительно засушливый. Распространены выщелоченные и оподзоленные черноземы.

Федоровский район сельскохозяйственный. Промышленность и переработка развиты слабо. Имеются месторождения кирпичного сырья, песчано-гравийной смеси, строительного камня. Площадь сельскохозяйственных угодий 136,2 тыс. га, в том числе пашни - 91,3, сенокосы - 7,9, пастбища - 36,9 тыс. га.

По территории района проходят автодороги Стерлибашево-Фёдоровка-Мелеуз, Фёдоровка-Стерлитамак, Фёдоровка-Дедово-Ермолаево. Ближайшая железнодорожная станция расположена в 60 км в г. Мелеуз.

В районе проживают татары (33,2%), русские, башкиры (17,7%), мордва, чуваши.

В состав района на ноябрь 2008 года входят 14 сельских поселений (сельсоветов), объединяющих 71 населённый пункт:

1. Бала-Четырманский - с. Бала-Четырман

2. Балыклинский - с. Балыклы

3. Булякаевский - д. Верхний Алыштан

4. Верхнеяушевский - с. Верхнеяушево

5. Гончаровский - д. Гончаровка

6. Дедовский - с. Дедово

7. Денискинский - с. Денискино

8. Каралачикский - с. Каралачик

9. Михайловский - с. Михайловка

10. Покровский - д. Покровка

11. Пугачевский - с. Юрматы

12. Разинский - д. Ключевка

13. Теняевский - с. Теняево

14. Федоровский - с. Фёдоровка

Наиболее крупные населенные пункты: Федоровка, Бала-Четырман, Гончаровка, Юрматы, Дедово, Кузьминовка, Верхний Алыштан, Покровка, Теняево.

Сельскохозяйственный производственный кооператив «Юрматинский» - самое крупное хозяйство района. Так, юрматинцы возделывают 1/8 часть всей пашни района, здесь трудятся 178 человек, больше, чем в любом другом сельхозпредприятии района и, наконец, это единственное хозяйство района, которое полностью занимает территорию двух сельских поселений.

Почтовый адрес: 453289, Республика Башкортостан, Федоровский р-н, д. Юрматы.

Численность: 313 чел.

Продукция и услуги: мясо крупного рогатого скота, свинина, свекла сахарная, подсолнечник, картофель, молоко, крупный рогатый скот, зерно.

Специализация: зерноводство, животноводство, свекловодство.

Концентрация производства в условиях доперестроечного периода развивалась быстрыми темпами и по числу крупных предприятий наша страна занимала первое место в мире.

Концентрация производства имеет свои преимущества и недостатки. Преимущества - это в основном возможность концентрации средств для развития производства и социальной сферы; недостатки - неспособность к быстрой перестройке производства на выпуск новой техники и диктат цен. Несмотря на это, концентрация в тот период сыграла свою положительную роль. Быстрыми темпами развивались отрасли промышленности, создавались новые отрасли, например, такие, как электронная, радиотехническая, атомная, космическая и др.

В условиях перестройки управления экономикой, перехода к рыночным отношениям концентрация постепенно утрачивает свои преимущества. Основное значение в условиях рынка приобретает, например, перестройка производства на другой вид продукции.

В новых условиях хозяйствования российской промышленности необходимы структурная перестройка, дифференциация крупных предприятий, создание малых предприятий, способных быстро перестраиваться на выпуск новых изделий, осваивать и производить новую технику, решать вопросы занятости населения.

Такая работа проводится, но темпы ее пока недостаточны.

Снижение издержек производства является важнейшим условием повышения экономической эффективности производства. Для решения этой проблемы имеется два основных тесно взаимосвязанных направления: первое - максимальное увеличение объемов производства продукции (работ, услуг), второе - снижение затрат труда и средств на ее единицу.

Экономия от снижения себестоимости продукции позволяет предприятию выигрывать в конкурентной борьбе, служит одним из источников пополнения денежных средств для расширенного воспроизводства, совершенствования техники, технологии, материального поощрения работников. Резервы снижения себестоимости имеются на каждом предприятии, их можно выявить при тщательном анализе плановых затрат и фактической структуры себестоимости, при изучении опыта передовых предприятий.

Изучение структуры издержек позволяет определить, в каком направлении должны приниматься практические меры.

Один из главных путей снижения себестоимости связан с повышением производительности труда. С ростом производительности труда сокращаются затраты труда в расчете на единицу продукции, а следовательно, уменьшается и удельный вес заработной платы в структуре себестоимости.

Важнейшее значение для снижения себестоимости продукции имеет соблюдение строжайшего режима экономии на всех участках производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Последовательное осуществление на предприятиях режима экономии проявляется, прежде всего, в уменьшении затрат материальных ресурсов на единицу продукции, сокращении расходов по обслуживанию производства и управлению, в ликвидации потерь от брака и других непроизводительных расходов.

Материальные затраты, как известно, в большинстве отраслей промышленности занимают большой удельный вес в структуре себестоимости продукции, поэтому даже незначительное сбережение сырья, материалов, топлива и энергии при производстве каждой единицы продукции в целом по предприятию дает крупный эффект.

Предприятие имеет возможность влиять на величину затрат материальных ресурсов, начиная с их заготовки. Сырье и материалы входят в себестоимость по цене их приобретения с учетом расходов на перевозку, поэтому правильный выбор поставщиков материалов влияет на себестоимость продукции. Важно обеспечить поступление материалов от таких поставщиков, которые находятся на небольшом расстоянии от предприятия, а также перевозить грузы наиболее дешевым видом транспорта. При заключении договоров на поставку материальных ресурсов необходимо заказывать такие материалы, которые по своим размерам и качеству точно соответствуют плановой спецификации на материалы; стремиться использовать более дешевые материалы, не снижая в то же время качества продукции.

Основным условием снижения затрат сырья и материалов на производство единицы продукции является улучшение конструкций изделий и совершенствование технологии производства, использование прогрессивных видов материалов, внедрение технически обоснованных норм расходов материальных ценностей.

Сокращение затрат на обслуживание производства и управление снижает себестоимость продукции. Размер этих затрат на единицу продукции зависит не только от объема выпуска продукции, но и от их абсолютной суммы. Чем меньше сумма цеховых и общезаводских расходов в целом по предприятию, тем при прочих равных условиях ниже себестоимость каждого изделия.

Резервы сокращения цеховых и общезаводских расходов заключаются, прежде всего, в упрощении и удешевлении аппарата управления, в экономии на управленческих расходах. В состав цеховых и общезаводских расходов в значительной степени включается также заработная плата вспомогательных и подсобных рабочих. Проведение мероприятий по механизации вспомогательных и подсобных работ приводит к сокращению численности рабочих, занятых на этих работах, а следовательно, и к экономии цеховых и общезаводских расходов. Важнейшее значение при этом имеют автоматизация и механизация производственных процессов, сокращение удельного веса затрат ручного труда в производстве. Автоматизация и механизация производственных процессов дают возможность сократить и численность вспомогательных и подсобных рабочих в производстве.

Решающим условием снижения себестоимости служит непрерывный технический прогресс. Внедрение новой техники, комплексная механизация и автоматизация производственных процессов, совершенствование технологии, внедрение прогрессивных видов материалов позволяют значительно снизить себестоимость продукции.

Серьезным резервом снижения себестоимости продукции является расширение специализации и кооперирования. На специализированных предприятиях с массово-поточным производством себестоимость продукции значительно ниже, чем на предприятиях, вырабатывающих эту же продукцию в небольших количествах. Развитие специализации требует установления и наиболее рациональных кооперированных связей между предприятиями.

Большое влияние на снижение себестоимости продукции оказывает концентрация производства. Укрупнение предприятий создает условия для внедрения нового, высокопроизводительного оборудования. Оно значительно сокращает управленческие расходы на единицу продукции.

К значительному сокращению затрат приводит комбинирование производства. Комплексное использование сырья позволяет выпускать дополнительную продукцию при тех же затратах сырья, что намного снижает себестоимость продукции.

Важным средством борьбы за снижение издержек производства на единицу продукции является планирование себестоимости. Правильно составленная калькуляция позволяет вести строгий контроль за уровнем затрат. Анализ плановой калькуляции и фактических затрат дает возможность скрыть недостатки в деятельности предприятия и выявить резервы снижения трудовых и материальных затрат.

2. Обзор программного обеспечения

Развитие разработок бухгалтерских программ началось в середине 90-х, версии программ под Windows были редкостью. Но жизнь не стояла на месте, развитие шло достаточно бурно.

Жизнь требовала возможности гибкой настройки под нужды конкретного пользователя. Разработчики пошли двумя концептуально-различными путями. Одни начали просто наращивать количество настроек своих программ. Это наименее трудоёмкий, простой путь, требующий наименьшего количества капитальных вложений. Поэтому по нему пошли разработчики таких программ, как «Галактика», «R-Style», «БЭСТ», «Парус» и многие другие.

Однако есть вторая концепция. Разработчики, следующие ей, увеличили штат сотрудников примерно в два раза, разделившись на две взаимодействующие команды. Первая из них, которая состояла из системных программистов, разрабатывала бухгалтерский конструктор (вернее сказать - предметно-ориентированный язык программирования), а вторая - прикладные программисты, на языке, созданном стараниями первых, писала типовые решения для различных участков учёта. Схема несколько идеализирована. Как оказалось, это путь развития оказался наиболее перспективным потому, что дал потребителям продукт, который они могли доработать под себя полностью.

Первым этот прогрессивный путь осознала Карагандинская фирма «Плюс / Микро». Шесть талантливых разработчиков, системных программистов из Караганды сумели создать первый полноценный бухгалтерский конструктор. Эта революционная программа получила название «Лука Про». В 1997 разработка этой программа была полностью завершена.

Далее эстафету перехватила очень известная фирма «1C». Фирма уже имела на своём счету очень популярный продукт «1С: Бухгалтерия 6.0» для Windows, который довольно примитивен, но добротно сделан. Из-за этого он широко распространен среди пользователей.

Фирма «1С» начинает очень осторожно экспериментировать в создании бухгалтерских конструкторов. Их первой разработкой стала «1С: Торговля 7.0», выпущенная в 1997 г. Эта программа не предусматривала ведение плана бухгалтерских счетов. Учёт вёлся на примитивных регистрах, представляющих собой n-мерные таблицы, содержащих какие-то учётные данные. Фирма «1С» не захотела повторять ошибки «Плюс / Микро». Она разработала силами сторонней фирмы хорошее типовое решение (типовую конфигурацию) и обеспечила пользователей хорошей поддержкой: документацией, линией горячих консультаций. Так как программа, как уже было сказано, была довольно примитивной, то подготовленное решение было тоже не сильно сложным - ведение склада, учёт примитивных торговых операций. Программа не делала бухгалтерские проводки, но могла формировать специальный файл для их переноса в «1С: Бухгалтерию 6.0.».

Через некоторое время выходит версия «1С: Торговли 7.5». В программу были внесены небольшие изменения, призванные обеспечить целостность данных. В новой версии при удалении записей они помечались на удаление, а физически удалялись только после успешного прохождения специального контроля удалённых записей. Это обеспечивало невозможность удаления какого-то объёкта, если на него ссылается один или несколько других. Например, нельзя удалить документ «Счёт», если на него ссылается выписанная на его основании расходная накладная.

Ещё через некоторое время фирма «1С» на основании «1С: Торговли 7.5» создаёт новый программный продукт. «1С» удаляет регистры, а вместо них вводит бухгалтерские счета и методы работы с ними. Новая программа получила название «1С: Бухгалтерия». Тут же создаётся типовое решение (типовая конфигурация) для ведения бухгалтерского учёта.

«1С: Бухгалтерия 7.7 локальная версия» - программа, позволяющая работать одновременно только одному пользователю (рис. 1.5). Подходит для ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятиях практически любого типа (правда для некоторых организаций может потребоваться покупка дополнительных конфигураций, например «Бюджет», «Упрощенка» и т.д.), а также вести учет зарплаты на небольшой фирме.

Также имеется и сетевая версия, которая позволяет работать всему персоналу бухгалтерии в одной программе, ведя только свои сегменты учета.

Реформирование и либерализация бухгалтерского учета, появление новых объектов и понятий, критериев, способов, методов и форм учетной работы, внедрение в практику интерактивных технологий обработки информации - все это обусловливает необходимость пересмотра концепции построения автоматизированных систем бухгалтерского учета (САБУ), выдвигая на первый план проблему гибкости, адаптируемости и настраиваемости САБУ. Рассмотрим, как решается эта проблема в программе «1С: Бухгалтерия 7.7».

Гибкий универсальный модуль - основа бухгалтерского комплекса

Проблема гибкости и настраиваемости в современных системах обработки учетной информации может иметь два пути решения: использование большого числа задаваемых пользователем системы параметров, которые в той или иной степени изменяют поведение системы (полнофункциональные системы), либо наличие в системе встроенного языка для описания алгоритмов работы системы в различных ситуациях (инструментальные системы).

Система программ «1С: Предприятие» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Платформа «1С: Предприятие 8.0» была создана с учетом 6-летнего опыта применения системы программ «1С: Предприятие 7.7», которую используют десятки тысяч разработчиков. В настоящее время более 700 000 организаций использует для автоматизации своей деятельности продукты, входящие в систему программ «1С: Предприятие». Несмотря на значительные изменения, новая версия 8.0 сохранила идеологическую преемственность с предыдущими версиями.

Основное преимущество систем 1С то, что продукты наиболее распространены. На недавней выставке «Бухгалтерский учет и аудит - 2009» в сфере информационных технологий выяснилось, что продукты фирмы 1С используют 65-75% опрошенных. При этом данные продукты ориентированы на предприятия с численностью работников до 100 человек, то есть, ориентированы на нижнем сегменте среднего бизнеса. В данном случае программа «1С: Бухгалтерия» является достаточно привлекательным решение с точки зрения цены и функциональности.

Рис. 1. Интерфейс программы «1С: Предприятие»

Комплексная информационная система (КИС) «Галактика» (рис. 2) предназначена для автоматизации всего спектра финансово-хозяйственной деятельности средних и крупных предприятий. Масштабируемость и универсальность системы «Галактика» позволяет применять ее для предприятий различных отраслей (производство, торговля и оказание услуг), различного масштаба - от 20 сотрудников до нескольких тысяч работающих, различной структуры (холдинги, распределенные сети предприятий, удаленные филиалы или, наоборот, территориально сосредоточенная компания).

КИС «Галактика» позволяет наладить эффективное управление материальными, человеческими и финансовыми ресурсами на предприятии. Основные блоки, из которых состоит система - это «Финансовый контур», «Контур логистики», «Контур бухгалтерского учета», «Контур управления производством», «Контур управления персоналом», «Контур управления взаимоотношениями с клиентами», «Контур администрирования».

Система предназначена в первую очередь руководителям предприятия, но нужна всем подразделениям компании. Решение охватывает всю организационную структуру предприятия, предоставляя каждому менеджеру удобный инструмент и эффективные рычаги управления.

Комплексная система, которая охватывает не только бухгалтерский учет, а весь спектр управленческой работы. Регулярное обновление и обслуживание системы осуществляется специалистами подразделений компании «Галактика». Применяется в основном на развитых больших и средних предприятиях. К недостаткам можно отнести высокие требования к квалификации персонала, высокую стоимость продукта, необходимость полной компьютеризации всего предприятия.

Но при этом возможна установка отдельных компонент (контуров), что делает возможный использование «Галактики» «Контур бухгалтерского учета», со стоимостью на сегодняшний день не более 11 тысяч рублей в данном случае вполне возможно. Важным фактором при выборе программы автоматизации является то, что СПК Юрматинский является подразделением ЗАО «РЗС», а в свою очередь «РЗС» использует систему «Галактика», соответственно использование одинаковых программ значительно поможет при обмене документами в электронном виде.

Рис. 2. Интерфейс системы «Галактика»

Перейдем к следующей фирме. Программа «Инфо-бухгалтер» (рис. 3) фирмы «Информатик» относится к классу «Мини-бухгалтерия», но обладает многими интересными функциональными и технологическими возможностями, которым могли бы позавидовать некоторые большие комплексы. Программа благодаря своим особым качествам (удобству в работе, гибкости, наглядности и простоте освоения, наличию пополняемых встроенных справочников, подсказок и пр.) быстро привлекла к себе внимание и вошла в число лидеров в этом классе. Дилерская сеть «Информатика» сегодня насчитывается около 550 партнеров, работающих в 219 городах России, Беларуси, Грузии, Латвии, Украины и других стран СНГ.

Программа «Инфо-Бухгалтер Проф 3.1» (DOS) имеет многооконную структуру; хорошо продумана и удобно организована работа с шаблонами, бланками документов, их заполнением, копированием, тиражированием. Появилась возможность задавать ориентацию, шрифт и другие параметры печати для каждого бланка индивидуально, при этом в параметрах документа данного вида эти настройки запоминаются.

Обратим внимание на одну из услуг, ставшую теперь обязательным стандартом для многих ведущих фирм: это регулярное бесплатное обновление отчетных фирм для пользователей, которые, как известно, меняются достаточно часто. Конечно, программы поставляются с полным комплектом стандартных бланков бухгалтерской отчетности.

Сетевая версия программы «Инфо-Бухгалтер» для Windows (архитектура «файл-сервер») дает возможность работы как в сетях с выделенным сервером, так и в одноранговых сетях. Она базируется на использовании драйвера сетевых баз данных Paradox фирмы Borland.

В любой момент для Вас готовы:

? баланс со всеми приложениями

? оборотная ведомость

? главная книга

? ведомости аналитического учета по счетам

? журналы ордера и ведомости к ним, шахматка

? разнообразные ведомости и справки

? анализ финансовой деятельности с построением графиков и диаграмм.

Вам достаточно ввести хозяйственные операции - все остальное программа сделает сама.

Помимо рассмотренных выше программных средств, на российском рынке САБУ имеется еще около двух десятков тиражируемых систем и более 200 продуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж и последующее сопровождение специалистами фирмы-производителя. Cетевой программный комплекс бухгалтерского учета RS-Balance компании R-Style Software Lab состоит из модулей «Центральная бухгалтерия», «Торговый дом», «Касса», «Зарплата» и «Основные средства».



Рис. 3. Интерфейс программы «Инфо-Бухгалтер»

Главным здесь является модуль «Центральная бухгалтерия», куда поступает информация, введенная в других системах. Особого внимания заслуживает ПО «Торговый дом», сочетающее в себе бухгалтерские и информационные (менеджерские) функции. Для бухгалтерии формируются ведомости и регистры бухгалтерского учета в любом разрезе. Для менеджеров составляются ведомости, необходимые для управления товарооборотом и проведения заготовительной деятельности. Движение товаров отслеживается от момента подготовки контракта на закупку до этапа реализации. Формирование цены производится с учетом таможенных сборов и прочих накладных расходов, что облегчает правильное определение финансового результата от реализации товаров. Система DiasoftBALANCE компании «Диасофт», представляющая собой универсальный программный комплекс, позволяет совмещать автоматизацию бухгалтерского учета с комплексной автоматизацией банка (на базе ПО DiasoftBANK) или страховой компании (при помощи пакета DiasoftINSURANCE). В рассматриваемую САБУ встроен мощный язык описания расчетов, дающий возможность пользователю самостоятельно определять алгоритмы обработки первичной информации, например правила проведения расчетов, алгоритмы формирования проводок по их результатам, правила формирования сводных данных. Посредством этого языка можно получить доступ к любым данным САБУ, после чего с помощью арифметических и логических операций, а также специальных операторов языка сформировать новую характеристику объекта учета. Принцип работы САБУ корпорации «Парус» прост и мало отличается от принципов, заложенных в другие продукты этой категории. Ввод информации в систему начинается с обработки первичных документов. Платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и прочие платежные документы хранятся в специальном разделе, к которому разрешен прямой доступ. Накладные на отпуск продукции и счета хранятся отдельно друг от друга. После занесения первичных документов имеется возможность отработать документы в учетной части. Использование разного рода справочников организаций и материальных ценностей облегчает заполнение документов.

Под специализацией предприятия понимается сосредоточение его деятельности на производстве определённого вида продукции (или ограниченного их круга). Сущность (экономическое содержание) специализации состоит в общественном разделении труда, которое происходит постоянно и проявляется в разных формах. А так как разделение труда представляет экономическое содержание специализации, то она также приобретает разные формы. Цель специализации сельскохозяйственных предприятий - создание условий для увеличения прибыли, достижения более высокой производительности труда, увеличения производства продукции и повышение её качества.

Для решения многих вопросов организации производства, целей планирования, материально-технического обеспечения, большое значение имеет правильное определение специализации хозяйства. Для того, чтобы определить специализацию сельскохозяйственного предприятия, то есть на производстве какого вида продукции сосредоточена его деятельность, необходимо использовать определённые показатели и критерии.

3. Организация автоматизированного учета в СПК «Юрматинский»

3.1 Информационное обеспечение автоматизированной обработки данных

Термин информация происходит от латинского information, что означает разъяснение, осведомление, изложение. Сообщение - это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков, таблиц и т.п.

Информация - сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Одной из важных разновидностей информации является экономическая информация. Ее отличительная черта - связь с процессами управления коллективами людей, организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения обмена и потребления материальных благ услуг. Значительная часть ее связана с общественным производством и может быть названа производственной информацией.

Экономическая информация - совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы, и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

Подобным образом возможно классифицировать практически любую информацию, в том числе и бухгалтерскую, в нашем случае в сегменте учета основных средств. В этом случае входной информацией будет являться информация в документах по поступлению основных средств, как-то: счет-фактура, товарно-транспортная накладная, договора поставок др. выходной информацией будут те же документу, но уже при выбытии основных средств.

По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результативной. Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

Учет основных средств основывается, прежде всего, на первичных документах, то есть на первичной информации (акты по движению основных средств, инвентарные карточки). На основании этих документов создается вторичная информация и промежуточная, например опись инвентарных карточек, оборотно-сальдовая ведомость по счет 01, результативной же информацией будет информация в сводной оборотно-сальдовой ведомости.

Способ отражения. По способу отражения информация бывает текстовая и графическая.

Вся бухгалтерская информация имеет текстовый вид, чтобы избежать неточности при ее использовании. Графической может быть сводная информация, служащая для анализа деятельности фирмы, для большей наглядности.

По функции управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы 6 плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

В качестве нормативно-справочной информации выступают нормативные документы по учету основных средств. К ним относятся: закон о бухгалтерском учете, Положение по бухгалтерскому учету 6/01, методические рекомендации, классификаторы и пр. Учетная информация объединяет практически все виды информации, описанные выше, так как в учетную информацию входят документы первичного учета, сводные документы, выходные и входные. Из классификации информации следует, что при учете основных средств используются практически все виды информации включая первичную и результативную, постоянную и переменную, и плановая и нормативно-справочная.

В СПК «Юрматинский» вся поступающая информация обрабатывается вручную и поэтому наиболее удобной формой учёта является журнально-ордерная. При данной форме учёта в СПК «Юрматинский» применяются журналы-ордера, вспомогательные ведомости и реестры, различные отчёты, а так же таблицы аналитических данных к журналам-ордерам, бухгалтерские справки. Несмотря на разнообразие применяемых регистров, для журнально-ордерной формы характерен единый принцип записей - все журналы-ордера ведутся по кредиту соответствующих счетов. С помощью этого обеспечивается стройность и последовательность записей в них.

В хозяйстве отсутствуют некоторые формы бланков, поэтому приходится их приспосабливать. Имеется небольшое количество справочной и методической литературы, а так же производится подписка на журналы «Главбух», «Бухгалтер и компьютер», газету «Экономика и жизнь» и другие.

Организационная структура учётного процесса в СПК «Юрматинский» построена на принципах централизации. Весь учётный процесс сосредоточен в бухгалтерии, в подразделениях хозяйства осуществляется лишь первичный учёт. Централизация учётной работы позволяет получать результативную информацию в наиболее короткие сроки при наименьших затратах труда и средств. Кроме того, централизация учёта обеспечивает более квалифицированное руководство им и создаёт наиболее благоприятные условия для внедрения прогрессивных форм и методов учёта.

При такой организационной структуре учётного процесса распределение служебных обязанностей в бухгалтерии построено таким образом, что работники специализируются на отдельных операциях. При этом каждый бухгалтер выполняет отдельные операции по нескольким взаимосвязанным счетам. По мере поступления и обработки соответствующих документов в течение месяца осуществляются записи в учётные регистры. В конце месяца делают итоговые записи и перенос соответствующих данных в Главную книгу.

В СПК «Юрматинский» между работниками бухгалтерии распределены обязанности (оговорены в должностных инструкциях на каждого конкретного работника учётного аппарата), а журнально-ордерная форма учёта обеспечивает равномерную загрузку работников в течение месяца. Преимуществом учётной работы является то, что в бухгалтерии СПК «Юрматинский» есть разработанный график документооборота, что сокращает время обработки поступающей информации и повышает качество учёта. Для архива документов в бухгалтерии хозяйства имеются шкафы, в которых хранятся документы за текущий год, а так же отведена специальная комната, где складируются чистые бланки и документы за предыдущие годы, сшитые в специальные тома.

Автоматизация учетной работы на предприятии находится на низком уровне. Во всей центральной конторе имеется три компьютера, у главного бухгалтера, у бухгалтера расчетной группы и у секретаря, все класса Pentium II 2 (433 MHz), два принтера HP LaserJet, копировальный аппарат Canon. Компьютеры не соединены в сеть.

Тем не менее, использование техники для целей бухгалтерского учета можно признать крайне не эффективным. Не используются и не установлены системы автоматизации бухгалтерского учета. При этом используются специальные программы для составления отчета в налоговую инспекцию по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ), и отчета в пенсионный фонд. Установлены и используются текстовые и табличные процессоры пакета MS Office XP. Текстовый процессор MS Word XP использует секретарь для составления документов, необходимых для работы предприятия, такие, например как, приказы по предприятию, договора с контрагентами, справки и пр. Табличный процессор MS Excel XP используется бухгалтером расчетной группы при расчете заработной платы и необходимых отчислений и налогов. Все остальные операции ведутся вручную.

Что касается непосредственно учета основных средств, то можно сказать, что документооборот по учету основных средств практически отсутствует. Многие документы не ведутся вовсе, как, например, инвентарная карточка. Инвентарные карточки на предприятии никогда не велись и не ведутся, вместо этого делаются записи в книге по учету основных средств. Операции по движению и ремонту основных средств оформляются приказом руководителя по предприятию, по которому делаются изменения в книге по учету основных средств.

Несмотря на то, что в хозяйстве имеется три компьютера, информация обрабатывается вручную, а данная техника применяется лишь для составления годовой отчётности в ИМНС и Пенсионный фонд.

В таблице 1 представлен качественный и количественный состав бухгалтерии.

Таблица 1. Качественный и количественный состав бухгалтерии СПК «Юрматинский»

Фамилия, И.О.	Должность	Образование	Стаж работы	Возраст
Кулешова Алефтина Федеровна	Главный Бухгалтер	Высшее	1 год	29 лет
Черкасова Вера Николаевна	Зам. главного бухгалтера	Среднеспециальное	23 года	43 года
Болдырев Александр Викторович	Бухгалтер расчётной группы	Незаконченное высшее	нет	20 лет
Жданова Альбина Егоровна	Бухгалтер материальной группы	Среднеспециальное	25 лет	57 лет
Тодоренко Наталья Александровна	Кассир-бухгалтер	Среднеспециальное	1 год	20 лет

Основные средства (ОС) делятся на производственные и непроизводственные с открытием соответственно двух субсчетов первого порядка: 01.1 «Производственные основные средства» и 01.2 «Непроизводственные». На каждом из субсчетов может быть открыто до четырех субсубсчетов второго порядка: 01.1.1 «ОС в эксплуатации», 01.1.2 «ОС в запасе», 01.1.3 «ОС на консервации», 01.1.4 «ОС, переданные в аренду», аналогичные субсубсчета открываются и на субсчете 01.2. А каждый из субсубсчетов может делится на субсчета третьего порядка. Операции по учету и движению основных средств независимо от формы учета и метода обработки информации, выполняются только на основании первичных документов, выполненных на бумажных носителях. Акт ввода, акт приема-передачи или акт ликвидации составляется специальной комиссией, создаваемой на постоянной основе распоряжением руководителем предприятия в составе его заместителя, главного бухгалтера, заинтересованного специалиста и подотчетного лица.

Поступление основных средств осуществляется за счет ввода новых объектов при капитальных вложениях в строительство, за счет приобретения готовых объектов, за счет безвозмездного поступления объектов от родственного предприятия, поступление в счет взносов в уставный капитал, или по другим мотивам. Когда предприятие принимает на свой баланс какой-либо объект основных средств - его идентифицируют, присваивают код, определяют его группу и т.п.

Для обобщения информации об инвестициях в основные средства и нематериальные активы в бухгалтерском учете предусмотрен счет 08 «капитальные вложения». Аналитический учет по счету 08 ведется по капитальным вложениям, связанным со строительством, или иным поступлением основных средств по каждому строящемуся или приобретаемому объекту с обеспечением возможности разделения затрат по статьям и экономическим элементам.

Фактические затраты на приобретение, сооружение и изготовление основных средств слагаются из:

? сумм, уплачиваемых организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным;

? сумм, уплачиваемых организацией в соответствии с договором поставки их поставщику, договором купли-продажи продавцу;

? сумм, уплачиваемых организацией за информационные и консультативные услуги, связанные с приобретением основных средств;

? регистрационных сборов, государственных пошлин и других аналогичных платежей, произведенных в связи с приобретением прав на объект основных средств;

? таможенных пошлин и иных платежей;

? не возмещаемых налогов, уплачиваемых в связи приобретение объектов основных средств;

? иных затрат, непосредственно связанных с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств, и затрат по доведению его до состояния, в котором он пригоден к использованию.

Не включаются в фактические затраты на приобретение общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением основных средств.

Ввод зданий, сооружений и других аналогичных объектов оформляется актом приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (ф. №КС-14). Ввод оборудования, транспортных средств и др. оформляется актом приемки-передачи основных средств (ф. №ОС-1).

Для обеспечения контроля над сохранностью ОС каждому вновь поступившему объекту присваивается индивидуальных инвентарный номер, который проставляется на объекте (краской) и в первичных документах в момент ввода. Номер сохраняется на весь период его нахождения на данном предприятии. В случае выбытия объекта его номер не присваивается вновь поступившим объектам. Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить наличие ОС по каждой группе, отдельному объекту, местам нахождения и источникам приобретения. Все акты на ввод, акты приема-передачи на поступление объектов основных средств, акты ликвидации объектов, накладные на внутреннее перемещение при поступлении в бухгалтерию регистрируются в «Журнале регистрации актов основных средств».

На основании каждого приходного акта, технических паспортов и прочей документации открывается «карточка инвентарного объекта». Все карточки должны быть зарегистрированы в специальном журнале «опись инвентарных карточек» (табл. 3.2), которых хранится на предприятии много лет, затем карточки заносятся в инвентарную ведомость по соответствующему подотчетному лицу, которое приняло объект, после чего они помещаются в картотеку. Следовательно, если имеется факт приобретения, поставки готового объекта - НДС берется в зачет; а если имеются документы о приобретении не готового к работе объекта по актам выполненных работ - НДС в зачет не принимается. По поступлению делаются следующие проводки:

Дт Кт

Приобретение за плату.

08 60 Отражение сумм, уплаченных по договору поставки

08 70,69,71 Собраны затраты, связанные с приобретением основных средств

19 60 Отражен НДС, выделенный в счете-фактура

01 08 Принятие основного средства к учету

68 19 Списан НДС

Строительство подрядным способом.

08 60 Отражение затрат по принятым от подрядных организации (по договорный стоимости вместе с НДС) объектам

01 08 Принятие объектов к бухгалтерскому учету

Безвозмездное получение.

Дт Кт

08 98 Получение объектов основных средств на безвозмездной основе

08 76 Списание дополнительных расходов по принятым к бухгалтерскому учету объектам

08 60 Отражение расходов по доставке основных средств

01 08 Принятие объектов к бухгалтерскому учету

Выбытие основных средств регламентируется ПБУ 6/01 и методическими указаниями. Причинами выбытия основных средств являются:

? списание объектов за непригодностью к дальнейшей эксплуатации в связи с моральным и физическим износом;

? реализация;

? безвозмездная передача другому предприятию;

? замена оборудования при расширении, реконструкции и техническом перевооружении отдельных цехов, участков;

? передача в счет взносов в уставный капитал;

? ликвидация при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях вследствие утраты.

С соответствующими проводками:

Дт Кт

Ликвидация

01. выбытие 01 Списание первоначальной стоимости

02 01. выбытие Списание суммы накопленной амортизации

91 10,70,69 Списание затрат по разборке, демонтажу

10 91 Оприходование материалов, лома, полученных от разборки объектов основных средств

91 01 Списание объектов основных средств, по которым амортизация не начисляется

Дт Кт

91 01. выбытие Списание остаточной стоимости по мере завершения процедуры списания объектов

91.9 91. 1,91.2 Выявление финансового результата от списания основных средств

99 91.9 Списание сформированного финансового результата (убытка) от выбытия основных средств в конце года

Продажа основных средств

01. выбытие 01 Списание первоначальной стоимости

02 01. выбытие Списание суммы накопленной амортизации

91 76 Отражение расходов связанных с продажей

62 91 Отражение суммы выручки, причитающейся к получению

91.1 91.9 Отражение результата от продажи

Отражение недостающего объекта

01. выбытие 01 Списание первоначальной стоимости

02 01. выбытие Списание суммы накопленной амортизации

94 01 Отражение стоимости недостающего объекта

73 94 Отражение суммы, подлежащей с взысканию с виновного лица

94 98 Отражение разницы между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и стоимостью недостающего объекта

91 94 Списание стоимости недостающего объекта, если виновное лицо не установлено

Выбытие оформляется актом на списание основных средств (ф. №ОС-4), актом приемки-передачи основных средств (ф. №ОС-1), составляемыми комиссией. Перемещение объекта от одного подотчетного лица другому оформляется также актом приемки-передачи с выполнением бухгалтерской проводки внутри счета 01. Следует иметь в виду, что убытки от списания относятся на счет 91 лишь в случаях выбытия по причине гибели от стихийных бедствий, пожара, аварий и других чрезвычайных ситуаций, а также когда есть убытки от хищений, виновники которых по решению суда не установлены.

В этих случаях они включаются в состав внереализационных не компенсируемых потерь. Остальных убытки от ликвидации - за счет чистой прибыли. При выбытии основных средств на основании соответствующих актов инвентарные карточки изымаются из действующей картотеки с отметкой о выбытии в описи инвентарных карточек и в соответствующей инвентаризационной ведомости с указание номера акта и даты.

Таблица 2

ИНВЕНТАРНАЯ ОПИСЬ №___ объектов, находящихся на подотчете у______________ в цехе (участке)_________
Инв. номер	Наименование объекта, марка, тип	Год выпуска	По данным учета	фактически	Примечание
			Колич.	Сумма	Колич.	Сумма
Всего числится объектов (шт.)
На ответственно хранение принял

Ликвидация временных титульных зданий и сооружений, используемых только в период строительства основных, производится в порядке, установленном для ликвидации основных средств с выполнением проводок:

По завершении оформляется справка о затратах, связанных с ликвидацией основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания.

Таблица 3. Опись инвентарных карточек

Инв. номер	Наименование объекта	Дата ввода	Место нахождения	ШПЗ	Сумма	Примечание

Если количество поступающих и выбывающих объектов невелико, все первичные документы после составления в обычном порядке, утверждения руководителем и поступления в бухгалтерию можно регистрировать с кратким описанием операции в регистре счета 01. В графу «Дебет» записывают стоимость объекта с указанием корреспондирующих счетов по правилу двойной записи.

После записи в оборотно-сальдовую (табл. 4) ведомость всех документов по приходу и расходу за месяц (квартал) подводят итого по каждой графе, кроме последней. Данные итоговой строки из каждой графы отдельной строкой переносят в регистр счета 01, соответственно по дебету или кредиту. После этого подводят итоги в регистре счета 01 по графам «Д-т» и «К-т». Входное сальдо на начало отчетного периода плюс дебетовый оборот минус кредитовый - так получают выходное сальдо и записывают в регистр по строке «Сальдо на____». После этого обороты и сальдо за отчетный период по счету 01 переносят из регистра 01 в «Сводную оборотно-сальдовую ведомость».

Таблица 4. Оборотно-сальдовая ведомость

№ акта	№__ инв. карт	Хозяйственная операция	В Дт счета 01 с Кт	Итого в Дт 01	С кт счета 01 в Дт	Итого с Кт 01	Сальдо на конец
			01	03	08	75	…	…		01	10	…	…
1
2
3
Итого за месяц

Переоценка основных средств. В условиях регулируемой рыночной экономики периодически производится переоценка основных средств. Она предусматривает дооценку или уценку, числящихся на балансе предприятия объектов основных средств, относительно текущих рыночных цен на аналогичные объекты, выпущенные в последний год или даже в квартал.

При переоценке следует иметь обоснование цен в виде:

? справка предприятия-изготовителя о ценах действующих на момент переоценки на аналогичную продукцию;

? справка торгующих организаций об уровне цен на аналогичные объекты;

? сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе;

? экспертные заключения о рыночной стоимости объектов основных средств, подтвержденные специализированной организацией.

Выбор метода проведения переоценки или способа подтверждения рыночной цены остается за руководителем предприятия. Для выполнения процедуры переоценки в бухгалтерии составляется специальная переоценочная ведомость, в которую по порядку заносятся все объекты собственных и арендованных основных средств, объекты капитальных вложений и оборудование на складе, сгруппированные в определенном порядке.

В ведомость заносится наименование объекта, балансовая стоимость, применяемый коэффициент, сумма износа по амортизируемым объектам. По окончании просчета всей ведомости и получения итогов по видам переоцениваемых средств и сумм износа составляется бухгалтерская справка с выполнением необходимых проводок.

Дт Кт

А) 01 83.1 На сумму до оценки увеличивается балансовая стоимость.

Б) 03 83.1 До оценка долгосрочно арендуемых основных средств.

В) 07 83.1 До оценка оборудования, требующего монтажа.

08 83.1 До оценка незавершенного строительства

Г) 01 84.2.2 Для объектов непроизводственного назначения

03 84.2.2 До оценка долгосрочно арендуемых объектов

07 84.2.2 До оценка оборудования, требующего монтажа

08 84.2.2 До оценка незавершенного строительства

Величина числящихся в бухгалтерском учете суммы износа основных средств подлежит индексации по состоянию на 01.01.2003 г. одним из двух способов:

? с использованием соответствующих индексов изменения стоимости основных средств в восстановительную;

? с использованием коэффициентов пересчета, исчисляемых отношением рыночной стоимости подобного объекта к балансовой стоимости переоцениваемого объекта.

Превышение индексированной суммы износа над суммой износа начисленного на 01.01.00 по всем объектам отражается в учете проводками:

Дт Кт

83.1 02 По объектам производственного назначения.

84.2.2 02 По объектам непроизводственного назначения.

Ремонт основных средств необходим для поддержания их рабочем состоянии. Своевременно произведенный ремонт обеспечивает ритмичность работы предприятия, сокращает простои, увеличивает срок службы объектов основных средств. В зависимости от сложности, продолжительности, объема и характера ремонтных работ различают текущий, средний и капитальный ремонт. К работам по обслуживанию, а также текущему и среднему ремонту объектов ОС относятся работы по систематическому и своевременному предохранения их от преждевременного износа и поддержанию в рабочем состоянии. При отнесении ремонта к капитальному следует исходить из следующего:

? при капитальном ремонте оборудования и транспортных средств, как правило, производится полная разборка агрегата, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, замена или восстановление всех изношенных блоков, деталей и узлов на новые и более современные, сборка, регулирование и испытание агрегата;

? при капитальном ремонте зданий и сооружений производится замена изношенных конструкций и деталей на более прочные и экономичные, улучшающие эксплуатационные возможности ремонтируемых объектов, за исключением полной замены основных конструкций, срок службы которых в данном объекте является наибольшим.

Нормативные документы, регулирующие порядок бухгалтерского учета основных средств, позволяют организациям выбирать один из трех возможных вариантов учета расходов на ремонт основных средств: