Организация автоматизированного учета в СПК

1) Сумма фактических затрат на ремонт может в полном объеме относиться в состав текущих расходов (как правило, расходов по обычным видам деятельности) того периода, в котором они были произведены;

2) организация может создавать резерв на проведение ремонта основных средств (Преимущества способа: создание резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств позволит уменьшить текущие платежи по налогу на прибыль, т.е. изменение сроков уплаты налога на прибыль. Недостатки способа: ограничение величины отчислений в ремонтный фонд. Рекомендовано для организаций на балансе которых учтено значительное количество устаревших основных средств, следовательно, расходы на ремонт основных средств в предыдущие годы составляли значительные суммы.);

3) учет расходов на ремонт может вестись с применением счета расходов будущих периодов (В том случае когда предприятием не создается соответствующий резерв или фонд, а работы по ремонту основных средств производятся в течение года неравномерно, предприятие для предварительного учета ремонтных работ использует счет «Расходы будущих периодов».).

Организация может выбрать для целей бухгалтерского учета любой из приведенных выше способов учета расходов на ремонт основных средств исходя из специфики своей деятельности, структуры и количества объектов основных средств, периодичности проведения ремонта. На предприятии ООО «Иркут» выбран первый вариант учета расходов на ремонт основных средств.

Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете расходов на ремонт при данном варианте учета. По фактическим затратам обычно учитываются затраты, связанные с проведением ремонта, которые не имеют регулярного характера (разовый ремонт) и не требуют значительных денежных средств.

При осуществлении ремонта подрядным способом в учете делаются проводки:

Дт Кт

20,23 60 отражена стоимость выполненного ремонта;

19 60 отражена сумма НДС по выполненному ремонту;

60 51 оплачена подрядчику стоимость выполненных работ;

68 19 сумма НДС по выполненному ремонту предъявлена к вычету.

Если подрядная организация выполняет ремонт из материалов заказчика, то в учете заказчика списание стоимости материалов отражается проводками:

Д-т 10 / «Материалы, переданные в переработку» - К-т 10 - отражена стоимость материалов, переданных подрядчику для осуществления ремонтных работ;

Д-т 20 (23, другие счета) - К-т 10/ «Материалы, переданные в переработку» - отражена стоимость материалов, израсходованных подрядчиком при осуществлении ремонта, на основании соответствующих актов подрядчика.

При осуществлении ремонта хозяйственным способом в бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дт Кт

10 60 приобретены материалы для проведения ремонта;

19 60 отражен НДС по приобретенным материалам;

60 51 приобретенные материалы оплачены поставщику;

68 19 сумма НДС по приобретенным материалам предъявлена к вычету;

20,23 10 отражена стоимость материалов, отпущенных на выполнение ремонта;

20,23 70,69 отражены прочие затраты, связанные с проведением ремонта (зарплата рабочих, ЕСН и т.д.).

Инвентаризация основных средств предусматривает выявление фактического наличия объектов ОС, определении их качественного состава, наличие технической документации, уточнение бухгалтерских данных. Положением о ведении бухгалтерского учета в РФ установлено, что инвентаризацию ОС проводят не реже одного раза в год перед составлением годового отчета в соответствии с Положением об инвентаризации ТМЦ. Данные инвентаризации сличают с данными учета путем сопоставления. При обнаружении не отраженных в учете капитальных или реконструктивных работ, изменяющих функции объекта или его производительность, или частичной ликвидации, уменьшающих первоначальную стоимость объекта, комиссия составляет акт и определяет сумму увеличения или уменьшения первоначальной стоимости объекта.

Излишки приходуются как ранее не учтенные основные средства, бывшие в эксплуатации или безвозмездно полученные, по рыночной цене с определением степени изношенности.

Дт Кт

01 99 По оценочной стоимости.

99 02 На сумму возможного износа.

25,26

29,44 02 Доначисление износа.

02 99 Списание излишне начисленного износа.

94 01 Выявлена недостача при инвентаризации.

02 94 На сумму износа недостающего объекта.

Результаты инвентаризации оформляют составлением по данным инвентаризационной ведомости бухгалтерского учета сличительной ведомости. Ведомости передают руководителю для принятия решения и утверждения. После этого документы передают в бухгалтерию для отражения результатов инвентаризации бухгалтерском учете.

Перечень информационного обеспечения

Код документа	Наименование документа
форма ОС-1	акт (накладная) приемки-передачи основных средств
форма ОС-3	акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов
форма ОС-4	акт на списание основных средств
форма ОС-4а	акт на списание автотранспортных средств
форма ОС-6	инвентарная карточка учета основных средств
форма ОС-14	акт о приемке оборудования
форма ОС-15	акт приемки-передачи оборудования в монтаж
форма ОС-16	акт о выявленных дефектах оборудования
БД 0110	Приходное платежное поручение
БД 0210	Расходное платежное поручение
БД 0310	Приходное платежное требование
БД 0410	Расходное платежное требование
БД 0930	Журнал-ордер №13
БД 01010	Журнал-ордер №10
БД 010101	Журнал-ордер №10/1
БД 1010	Главная книга
БД 1110	Бухгалтерский баланс
БД 1112	Отчет о прибылях и убытках

3.2 Автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста

Создание автоматизированного рабочего места (АРМ) бухгалтера учета денежных средств предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработки информации по движению основных средств возлагается на вычислительную технику.

Спектр предлагаемых программ довольно велик, и каждый производитель будет убеждать в преимуществах именно своей программы. Критерии выбора программного обеспечения можно отобразить в виде представленной схемы на рис 2.

Рис. 2. Критерии выбора программного обеспечения

Исходя из этих критериев попробуем сравнить некоторые программные продукты, а точнее наиболее ярких представителей разных видов.

В последнее время довольно широкое распространение получила упрощённая форма учёта, основанная на использовании журнала регистрации хозяйственных операций в качестве основного учётного регистра. Относительная простота этой формы позволила реализовать некоторые из принципов, лежащих в её основе, в бухгалтерских программах, которые можно назвать универсальными. Отличительной особенностью таких программных продуктов является наличие журнала (книги) хозяйственных операций. Работа с такими программными продуктами организована по следующей простой схеме: в журнал вносятся хозяйственные операции (проводки) и документы, на основании которых после обработки формируются журналы-ордера, ведомости и другие регистры синтетического и аналитического учёта, бухгалтерская, налоговая и статистическая отчётность.

Универсальные бухгалтерские программы состоят из одного, двух (реже более) модулей. Входящие в них функции позволяют автоматизировать любой раздел бухгалтерского учёта, но не подразделяются по участкам бухгалтерского учёта. На освоение программы и процесс автоматизации учёта с её помощью бухгалтер тратит незначительное время: необходимо уяснить принципы, на которых основана программа, и научиться пользоваться универсальным набором средств, используемых для отражения хозяйственных операций по всем участкам бухгалтерского учёта. Типичным представителем универсальных программ является «1С: Бухгалтерия».

Однако, несмотря на то, что принципы упрощённой формы учёта в той или иной степени реализованы в универсальных бухгалтерских программах, этого нельзя сказать о второй группе программных продуктов, которые не основаны на принципах ни мемориально-ордерной, ни журнально-ордерной, ни упрощённой формы учёта. Эти программные продукты можно определить как функциональные бухгалтерские программы.

Отличительной особенностью этих программ является наличие совокупности автоматизированных решений различных учётных задач, таких как учёт основных средств и нематериальных активов, учёт материальных ресурсов, учёт труда и заработной платы и т.д., а также, специального модуля для сведения главной книги и построения баланса. В различных пакетах количество таких автоматизированных решений (программ-модулей) варьируется обычно от пяти до двадцати, а иногда и более. Каждый модуль пакета имеет свои, специфические алгоритмы, свои способы хранения информации, режимы работы и функции. Между собой функциональные программы различаются набором модулей, а внутри модулей - их наполнением и особенностями работы. Каждое из таких автоматизированных решений может быть оформлено либо как отдельная программа-модуль (автоматизированное рабочее место), способная работать как самостоятельно, так и согласованно с другими программами комплекса, либо автоматизированные решения могут быть объединены в единый комплекс. Подобная организация системы позволяет глубже проработать и отразить специфику отдельных участков учёта и требует меньшей доработки конечным пользователем.

Однако помимо различий в архитектуре и принципах построения систем технические особенности и идеология программных продуктов предполагают различные подходы к реализации общих (фундаментальных) методов бухгалтерского учёта, и в частности - различные формы представления результатов обработки учётно-аналитической информации. В условиях автоматизированного учёта пока не удаётся единообразно представить информацию в регистрах синтетического и аналитического учёта, как, например, при ручной обработке, когда используется набор стандартных ведомостей, разработочных таблиц и журналов-ордеров на всех предприятиях (независимо от формы собственности и вида деятельности).

Основным конкурентом на рынке автоматизации программ «1С» является комплексная система «Галактика», которая непосредственно относится к функциональным программам.

С точки зрения функционального наполнения обе программы заслуживают наивысшие оценки. Но так как «1С: Бухгалтерия» относится к универсальным программам, то соответственно инструментарий работы с документами у нее немного скромнее, хотя, то, что необходимо в современных условиях учета имеется в полном составе. «Галактика» кроме всего прочего может вести учет нескольких однотипных объектов ОС с помощью групповой инвентарной карточки, учет сложных иерархических объектов, параллельный учет основных средств на основе различных методов, характеризующихся различной валютой учета, учет содержания драгоценных металлов и камней в ОС.

Специализируется на конечного покупателя в большей степени программа «1С: Бухгалтерия», поскольку она относится к универсальным программным продуктам, и, следовательно, обязана быть приспособленной к особенностям отраслевого учета. Фирма «1С» предлагает множество различных конфигураций вплоть до специализации «Воинская часть», конечно в эту линейку входит и «сельскохозяйственное предприятие». Основным преимуществом подобной организации программы является то, что при нехватке денежных средств, можно купить базовую конфигурацию и работать в ней некоторое время, и при первой необходимости, если таковая возникнет, можно установить специализированную конфигурацию без потери наработанной база данных. «Галактика» в этом смысле отличается от программ «1С» поскольку имеет необходимые настройки внутри базовой конфигурации.

Эргономические характеристики объективно сравнить достаточно сложно, кому-то типовая раскладка горячих клавиш и пиктограмм «Галактики» на первый взгляд покажется сложной и неудобной, но в процессе работы расположение функций запоминается достаточно легко. В «1С: Бухгалтерии» практически все часто используемые функции вынесены на рабочий стол, что облегчает и ускоряет доступ к ним. Важную особенность «Галактики» необходимо отметить касаемо эргономики рабочего стола, практически все оформление (цвета окон, документов, размеры и пр.) настраивается под пожелания пользователя.

По наличию Windows-интерфейса обе программы абсолютно равнозначны. Технические требования у обеих программ не слишком высокие, как у всех бухгалтерских программ, то есть практически любой компьютер, выпушенный после 1996 г. способен обеспечить обработку данных на нормальном уровне. Но это не касается сетевых серверов и рабочих станций. Возможность ведения единой базы данных поддерживается также обеими программами, при этом происходит разделение общего набора функций на наборы интерфейсов программы под необходимые функции работника.

К другим наиболее часто встречающимся сервисным средствам «Галактики» можно отнести встроенный календарь, автоматический контроль допустимой (корректной) корреспонденции счетов, ведение архивных (резервных) копий информации и её восстановление, фильтрация и выборка информации, система паролей, настройка конфигурации принтера и пр. Присутствуют и средства реиндексации баз данных, которые позволяют произвести восстановление индексных файлов баз для сохранения работоспособности системы в случае сбоев или некорректных выходов из программы

Гибкость и открытость программ находиться в прямой зависимости, чем более открыта программа для внесения изменений, тем она становится соответственно более гибкой. Здесь важно отметить, что обе программы достаточно открыты для внесения изменений, но по-разному. В «Галактике» можно изменить практически все, но и с помощью всевозможных настроек и корректировок. В «1С» открытые для общего доступа изменения не проникают так глубоко, но, тем не менее, программа не становится менее гибкой. Это потому, что для написания программ «1С» использовался собственный язык «1С», так называемый встроенный язык «1С». При помощи этого языка возможно переписать программу заново, и учесть практически все необходимы особенности. Использование макроязыка требует от человека определённых навыков и знаний в области алгоритмизации вычислительных процессов. Однако после выполнения нескольких практических задач даже неискушённый пользователь сможет конструировать несложные алгоритмы, поскольку описание макроязыка присутствует в сопроводительной документации, а названия самих макроимён переменных и макрокоманд записываются, как правило, на русском языке и имеют определённый смысл. Например, из фрагмента кода формирования проводок по приходному кассовому ордеру в системе «1С: Предприятие», приведённому ниже, видно, что квалифицированный специалист вполне сможет самостоятельно внести изменения в код.

Операция. НоваяПроводка ();

Операция. Кредит. Счёт = КоррСчёт;

Операция. Кредит. Субконто (1, Субконто1);

Операция. Кредит. Субконто (2, Субконто2);

Операция. Кредит. Субконто (3, Субконто3);

Если Валюта = Константа. БазоваяВалюта Тогда

Операция. Дебет. Счёт = СчётПоКоду («50.1»);

Иначе

Операция. Дебет. Счёт = СчётПоКоду («50.2»).

Поддержка программ осуществляется обеими фирмами в полном размере, то есть регулярно выходят обновления нормативных документов, форм отчетности и пр. Обновление может устанавливаться как непосредственно лицензированными специалистами, так и самостоятельно ИТ специалистами предприятия с диска. Для новых пользователей обе программы предлагают подробную документацию и помощь в освоении программы включая видео курс с наглядными примерами. При возникших неполадках нужно направить письмо дистрибьютору или непосредственно в головной офис, на которое вы получите подробный ответ с указаниями по исправлению возникшей неисправности, и в последующих редакциях подобные ошибки будут устранены.

Подводя итоги можно рекомендовать выбирать программу для предприятия СПК «Юрматинский» по единственному критерию цена самой программы, и что немаловажно цена обслуживания в дальнейшем. С этой точки зрения более выгодным приобретением является программа «1С: Бухгалтерия» (по состоянию на октябрь 2009 г. базовая версия 70 $, стандартная версия 140 $, версия ПРОФ 240 $). Для сравнения стоимость системы «Галактика» точнее «контур бухгалтерский учет» по состоянию на октябрь 2009 г. составляет 1150 $, при этом модуль «учет основных средств» 690$.

3.3 Работа в программе «1С: Бухгалтерия»

После выбора программного обеспечения, необходимо определить каким образом в программе «1С: Бухгалтерия» реализуется бухгалтерский учет основных средств, от ввода исходных данных до составления сводной отчетности.

Практически в любой программе автоматизация учета начинается с ввода исходных данных, то есть необходимо внести в базу данных (справочник) все имеющиеся на предприятии основные средства. На каждый объект основных средств создается инвентарная карточка, только в электронном виде.

На закладке «Общие сведения» указываются основные сведения об объекте основных средств. К ним относятся: инвентарный номер, наименование, вид (группа) ОС, место эксплуатации, тип, ответственное лицо, состояние, способ поступления, первоначальная стоимость, дата ввода в эксплуатацию, дата выбытия, причина выбытия, начисление амортизации. Закладка «Бухгалтерский учет». Эта закладка заполняется для основных средств, стоимость которых погашается через амортизационные начисления. Настройка реквизитов на этой закладке определяет порядок начисления амортизации для целей бухгалтерского учета. Внешний вид закладки зависит от положения флажка «Начислять амортизацию» на закладке «Общие сведения». При вводе основного средства в эксплуатацию необходимо выбрать способ амортизации основного средства.

Стоимость приобретенных объектов основных средств погашается посредством начисления амортизации одним из следующих способов (варианты значения реквизита «Способ начисления амортизации»):

? линейный способ;

? способ уменьшаемого остатка;

? по сумме чисел лет срока полезного использования;

? пропорционально объему продукции (работ).

Закладка «Налоговый учет». Настройка реквизитов на этой закладке определяет порядок начисления амортизации для целей налогового учета. Внешний вид закладки зависит от положения флажка «Начислять амортизацию» на закладке «Общие сведения».

После того как все необходимые реквизиты заполнены основное средство записывается в классификатор, и в последующем будет использоваться в различных операциях.

Инвентарные карточки необходимо распечатать, так как документы подписываются.

После того как все основные средства организации занесены в классификатор необходимо отразить их на счете 01.1 «Основные средства в организации», то есть занести остатки по счету. Для этих целей предусмотрен счет 00 «вспомогательный». Соответственно делается проводка Дебет 01.1 Кредит 00.

Операции по движению основных средств можно вводить вручную или использовать документы типовой конфигурации. Для просмотра документов, связанных с учетом основных средств используется журнал «Учет ОС», в котором непосредственно можно открыть документ или создать новый.

Журнал предназначен для ввода, просмотра и редактирования документов:

? «Ввод в эксплуатацию ОС»;

? «Передача ОС»;

? «Перемещение ОС»

? «Подготовка к передаче ОС»;

? «Поступление ОС за плату»;

? «Списание ОС».

Кнопка «Реестр» формирует реестр документов, входящих в данный журнал, за период, совпадающий с выбранным интервалом журнала.

Для ведения списка основных средств, поступающих в организацию, предназначен справочник «Объекты внеоборотных активов». В справочнике хранятся сведения о любых внеоборотных активах, поступающих в организацию и учитываемых на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Для отражения операций в учете по поступлению основных средств, приобретенных за плату, предназначен документ «Поступление ОС». Реквизиты заполняются в соответствии с накладной. Ввод нового документа выполняется выбором пункт «Поступление ОС» в подменю «Учет ОС» меню «Документы» главного меню программы.

Для получения основных средств у поставщика сотруднику может быть выписана доверенность.

Предъявление поставщиком счет-фактуры в типовой конфигурации может быть отражено непосредственно в документе поступления или отдельно документом «Счет-фактура полученный». Документ удобно вводить на основании документа «Поступление ОС». Для этого необходимо в журнале «Учет ОС» найти документ-основание и выбрать пункт в меню «Действия» «ввести на основании».

В том случае, если основное средство поступает в организацию в виде отдельных узлов, требующих монтажа, то для отражения в учете операций по поступлению таких объектов следует использовать документы типовой конфигурации по учету оборудования. Для ведения списка оборудования, требующего монтажа, предназначен справочник «Оборудование». Для отражения в учете операций поступления оборудования за плату предназначен документ «Поступление оборудования».

Первоначальная стоимость основных средств, монтируемых или строящихся в организации, выявляется на счете бухгалтерского учета 08.3 «Строительство объектов основных средств». В числе прочих расходов, учитывается и стоимость оборудования, переданного в монтаж. Для отражения в учете операций по передаче оборудования в монтаж предназначен документ «Передача оборудования в монтаж». Документ «Передача оборудования в монтаж» предназначен для включения стоимости оборудования и комплектующих, требующих монтажа, в расходы, формирующие первоначальную стоимость объектов основных средств.

Основные средства, приобретенные за плату, поступившие в организацию в виде вкладов в уставный (складочный) капитал, полученные безвозмездно или путем обмена, зачисляются на баланс с помощью документа «Ввод в эксплуатацию ОС».

Документ позволяет оформить акт приемки-передачи основных средств по форме ОС-1.

Для отражения в учете операций, связанных с передачей ОС из одного подразделения в другое, сменой назначения ОС (производственные - на непроизводственные, и наоборот) и других подобных операций, служит документ «Перемещение ОС». Документ также оформляется Актом ОС-1.

При выбытии основного средства в связи с моральным и физическим износом, а также при ликвидации в связи с чрезвычайной ситуацией следует использовать документ «Списание ОС». Документ позволяет оформить акт на списание по форме ОС-4. В форме документа указываются объект, списываемый с учета, выбирается причина списания и статья прочих доходов и расходов.

Если нажать на кнопку «Показать», то справочно выводится балансовая стоимость объекта (сальдо на счете 01.1) и сумма начисленной амортизации (сальдо на счете 02.1) на момент выбытия.

При списании с учета всех основных средств формируются проводки:

? по доначислению амортизации, если это необходимо;

? по дебету счета 01.2 «Выбытие основных средств» стоимости выбывающего объекта;

? списание остаточной стоимости объекта по дебету счета 99

«Прибыли и убытки» (если причина списания «В связи с чрезвычайными обстоятельствами») или по дебету счета 91.2 «Прочие расходы» (причина списания «Списание по прочим причинам»).

Для учета операций по выбытию ОС в конфигурации предусмотрен счет 01.2 «Выбытие основных средств».

При продаже основных средств, передаче их в виде вклада в уставный (складочный) капитал или безвозмездной передаче указанные операции сначала отражаются по счету 01.2 «Выбытие основных средств» с помощью документа «Подготовка к передаче ОС»

По окончании процедуры выбытия ОС (после получения приобретающей стороной документов, устанавливающих право собственности) при продаже основных средств, передаче их в виде вклада в уставный (складочный) капитал или безвозмездной передаче используется документ «Передача ОС», также оформляется Акт ОС-1.

На основании документа «Передача ОС» можно оформить счет-фактуру для передачи покупателю. Для этого необходимо в журнале «Учет ОС» найти документ-основание и выбрать пункт «Ввести на основании» из меню «Действия».

Все подобные операции возможно проводить вручную с указанием всех необходимых проводок и объектов аналитического учета.

Для того, чтобы программа правильно рассчитывала амортизацию основных средств, в справочнике «Основные средства» должны быть заполнены соответствующие реквизиты, а также установлен флажок «Начислять амортизацию».

Для ежемесячного начисления амортизации предназначен документ «Начисление амортизации». При начислении амортизации используются реквизиты справочника «Основные средства»: способ начисления амортизации, срок полезного использования, фактический объем продукции (работ) за месяц.

По итогам начисленной амортизации составляется специализированный отчет «Отчет по ОС». Для работы с документами «Начисление амортизации» используется журнал «Регламентные документы».

При проведении ремонта основных средств составляется документ «Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав». Документ предназначен для ввода информации об операциях приобретения налогоплательщиком имущества, работ, услуг, прав и формирования стоимости приобретаемого имущества, работ, услуг, прав.

Этим документом регистрируются только затраты, подлежащие включению в состав расходов (доходов) в соответствии с главой 25 Налогового кодекса Российской Федерации, и по каждому факту приобретения организацией права собственности на имущество, получения прав, результатов выполненных работ, потребления услуг. Для ввода нового документа, можно воспользоваться стандартными методами ввода документов в открытой форме журнала «Налоговый учет операций приобретения и выбытия имущества, работ, услуг, прав». По нажатию кнопки «Заполнить» табличная часть документа заполняется на основании данных бухгалтерского учета, введенных в информационную базу и отражающих операции приобретения имущества, работ, услуг, прав.

Для получения итоговых и детальных данных по учету основных средств можно использовать стандартные и специализированные отчеты. Специализированный отчет «Отчет по ОС» содержит данные об изменении балансовой и остаточной стоимости основных средств, а также суммы начисленной амортизации. «Отчет по ОС» содержит данные об изменении балансовой и остаточной стоимости основных средств, а также суммы начисленного износа.

Расчетную ведомость можно вызвать из меню «Отчеты»-> «Специализированные»-> «Отчет по ОС» и нажать на кнопку «Сформировать». При этом формируется отчет по всем основным средствам в разрезе групп ОС.

Печатная форма отчета содержит дополнительную кнопку управления «Настройка», дважды щелкнув «мышью» по которой можно изменить параметры отчета и сформировать его заново. Например, можно получить отчет по выбранному основному средству.

Отчет по ОС можно также получить, открыв справочник «Основные средства», выбрав в нем конкретное ОС и нажав кнопку «Отчет по ОС». В полученном таким образом отчете можно дважды щелкнуть «мышью» по кнопке «Настройка» и изменить параметры составления отчета (например, получить отчет для всех ОС или выбрать другое ОС).

Стандартный отчет «Анализ субконто» может быть использован для просмотра остатков и оборотов по счетам, на которых ведется аналитический учет по субконто «Основные средства».

Стандартный отчет «Карточка субконто» может быть использован для просмотра движений по конкретным основным средствам. Этот отчет содержит все операции с конкретным объектом аналитического учета (субконто) в хронологической последовательности с указанием реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода. Обороты и остатки выводятся в денежном выражении, а при ведении количественного учета - также и в натуральном выражении. При ведении валютного учета по тем счетам, для которых выбран данный вид субконто, в отчет включается информация и о валюте. Для получения карточки субконто выберите пункт «Карточка субконто» меню «Отчеты» главного меню. На экран выдается запрос параметров вывода данного отчета.

Настройка параметров отчета. В запросе настройки отчета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Стандартный отчет «Отчет по проводкам» может быть использован для получения проводок по тем счетам, по которым ведется аналитический учет по субконто «Основные средства». Отчет по проводкам представляет собой выборку из журнала проводок по некоторым заданным критериям.

Для формирования отчета выберите пункт «Отчет по проводкам» меню «Отчеты» главного меню программы. На экран выдается запрос параметров вывода данного отчета.

Настройка параметров отчета.

В запросе настройки отчета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Если нужен отчет за «стандартный» период (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев или год), воспользуйтесь кнопкой выбора периода. Включение проводок в отчет может быть ограничено фильтром. Фильтр задается в виде строки. В общем случае фильтр может содержать одну или несколько корреспонденций счетов и (или) символьных строк, разделяемых точкой с запятой.

Как видно, процесс получения отчетов достаточно прост и требует затрат времени как пи ручной обработке учета основных средств.

Процесс автоматизации

Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе, что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии.

Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в ГОСТ 34601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Основные этапы здесь следующие:

? предпроектное обследование и написание тактико-технического задания;

? проектирование;

? ввод в действие;

? сопровождение автоматизированной системы.

На стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена постановка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании её математического содержания. Так как автоматизация бухгалтерского учёта является сложной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в задаче и получаемых в результате решения. Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и переменную.

В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются такие документы, как учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постановку задачи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения информации. Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, утверждённым ОКУД, и возможность замены неунифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.

Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически на основе введённых первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.

Перечислим ниже, какие работы, на наш взгляд, необходимо выполнить бухгалтеру.

1. Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счёту, субсчёту может быть необходимо вести несколько видов аналитического учёта (большинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учёт наиболее трудоёмок, его данные используются не только учётными работниками, но и всеми управленцами.

2. Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т.д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники) используются для ведения аналитического учёта, т.е. показатели в них представляют собой аналитические счета. Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группировку информации. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учёта). Сделать это нужно до ввода классификаторов в ЭВМ, изменение группировки и кодов в дальнейшем будет затруднительным.

3. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учётом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придётся формировать и вводить дополнительно (большинство бухгалтерских программ это допускают). Желательно, чтобы ввод первичных документов в ЭВМ происходил одновременно с их составлением или получением, затем их можно распечатать. В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов. Должен производиться однократный ввод информации, а если документы связаны информационно, то это должно быть отмечено бухгалтером.

4. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, хотя стоит предусмотреть возможность вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию. Но будет удобнее и правильнее, если большая часть бухгалтерских корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих первичных документов, что и предусматривают многие бухгалтерские программы. Необходимо рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций.

5. Выходные документы (регистры и отчётные формы) формируются автоматически на основе введённой в ЭВМ информации. Бухгалтерские программы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необходимости позволяют их изменить, ввести новые.

После решения поставленной задачи эффективность бухгалтерского учета увеличивается, это выражается в:

? Упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета 01, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу, и выборка распечаталась.

? Увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких.

? Снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.

? Повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось.

? Повышении экономичности бухгалтерского учета. Практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

4. Оценка экономической эффективности компьютеризации обработки учетной информации

Подсчитаем экономический эффект от предложенных мероприятий по автоматизации основных средств.

Эффективность автоматизации учета основных средств характеризуется рядом показателей, основными из которых являются: повышение производительности труда работников бухгалтерии, сокращение трудоемкости и стоимостных затрат на ведение учета; улучшение качества обработки учетной информации, сокращение сроков составления отчетности.

Определим эффективность автоматизации бухгалтерского учета основных средств в СПК «Юрматинский».

1) Затраты предприятия на обработку информации при существующей технологии:

Со = До х Тс х (1+Н+Кд) (1)

Со = 176,4 х 32 х (1 + 0,5 + 0,39) = 10668,7 руб.,

где До - трудоемкость работ, выполняемых бухгалтерским аппаратом при существующей технологии обработки, в чел. час.;

Тс - среднечасовая тарифная ставка одного бухгалтерского работника, руб. (32,0);

Н - коэффициент накладных расходов (0,5);

Кд - коэффициент, учитывающий дополнительную зарплату работников (0,39).

До = М х Ч (2)

До = 1 х 176,4 х 1 = 176,4 чел.-час

где М - количество месяцев для определения трудоемкости;

Ч - численность работников бухгалтерского аппарата.

Доi = (Di х До)/100 (3)

Доi = (15 х 176,4)/100 = 26,46 чел.-час,

где Доi - трудоемкость работ по i-ому участку при обработке информации по существующей технологии;

Di - коэффициент, характеризующий долю трудоемкости работ по i-ому участку учета в общей трудоемкости работ (15).

Затраты предприятия на обработку бухгалтерской информации после внедрения новой технологии обработки информации определяются по формуле:

См = Тобр х Смаш (4)

См = 8,1 х 30 = 243 руб.,

где Тобр - затраты машинного времени в час.;

Смаш - стоимость обработки машинного времени, руб. (30).

Рассчитываем затраты машинного времени на обработку информации по следующей формуле:

Тобр = Ко х (tвыч + 0,3 х tвм + 0,7 х tвв + 0,4 х tвыв) (5)

Тобр = 1,4 х (0,005 + 0,3 х 0,0015 + 0,7 х 7,9 + 0,4 х 0,5) = 8,1 час.,

где Ко - коэффициент запаса, учитывающий возникновение не предусмотренных случайных задач (1,4);

tвыч - время работы процессора при обработки основной программы:

tвыч =b / Vвыч х q х Q (6)

tвыч =10 / 100000 х 4000 х 5000 = 0,005 час.,

где Vвыч - среднее быстродействие процессора (оп/с) (100000);

q - среднее количество машинных операций на один показатель входной информации (4000);

Q - количество показателей (5000);

tвм - время обмена информацией с внешним накопителем принимают равным 30% от tвыч;

tвв - время ввода информации определяется по формуле:

tвв == q вв/ vвв (7)

tвв == 57580/ 120 = 7,9 час.,

где qвв - объем вводимой информации в байтах (57580),

vвв - скорость ввода с клавиатуры составляет в среднем 120 символов в мин;

tвыв - время вывода информации для заданных типов устройств:

tвыв = Qвыв х r / Vпеч х G х60 (8)

tвыв = 5000 х 0,001 / 440 х 0,5 х60 = 0,5 час.,

где Qвыв - объем информации, выводимой на печать, строк;

G - коэффициент заполнения строк (0,5);

Vпеч - скорость печатающего устройства (380-440 строк в мин.).

3) Определяем трудоемкость работы, оставшейся за бухгалтерским

аппаратом после внедрения проекта:

Docтi = Doi х (I - Bi/100) (9)

Docтi = 26,46 х (I - 81/100) = 5,03 чел.-час.,

где Bi - коэффициент, учитывающий процент работ от первоначального объема по i-ому участку учета (81).

Стоимость работ, оставшихся за бухгалтерским аппаратом, в условиях внедрения проекта:

Сост = Docтi х Тс х (I + Н+ Kg) (10)

Сост = 5,03 х 0,99 х (I + 0,5+ 100) = 507 руб.,

где Н - коэффициент накладных расходов (0,5);

Kg - количество документов g-ого вида за отчетный период.

4) Прямая экономия от внедрения проекта определятся следующим образом:

Сэк=Со-С1 = Со - (См + Сост) (11)

Сэк= 10668,7 - (243+507) = 9918,7 руб.,

где Со - затраты предприятия на обработку информации при существующей технологии обработки, руб. (1066);

С1 - стоимость автоматизированной обработки информации, руб.;

См - затраты предприятия при использовании новой технологии на обработку информации, руб. (243);

Сост - стоимость работ, оставшихся за плановым аппаратом, в условиях внедрения проекта, руб. (507).

5) Косвенная экономия возникает за счет усиления влияния службы бухгалтерии на результаты хозяйственной деятельности. Косвенная экономия проявляется в относительном уменьшении себестоимости с/х продукции. Экономия за счет сокращения прямых затрат на реализацию с/х продукции, тыс. руб.:

Ск=Ар / Аор х Ср х 13% (12)

Ск=83506/58861 х 4866,9 х 13%=8857,8,

где Ср - прямые затраты на автоматизацию в году, предшествующему году внедрения проекта, тыс. руб. (4866,9).

Ар - объем реализации с/х продукции в год внедрения проекта, тыс. руб. (83506).

Аор - объем реализации с/х продукции в году, предшествующему году внедрения проекта, тыс. руб. (58861).

6) Определение экономической эффективности.

Прирост прибыли, полученный на предприятии за счет снижения себестоимости продукции при внедрении проекта автоматизации планирования, определяется по формуле:

П = Сэк+Ск (13)

П = 9918,7 + 8857,8 = 18776,5 руб.,

где П - прирост прибыли, руб.;

Сэк - экономия за счет уменьшения стоимости обработки информации в условиях автоматизации учета;

Ск - экономия за счет уменьшения прочих затрат на производство продукции в результате совершенствования планирования. Экономический эффект определяется по формуле, руб.:

Э = П-Ен х К (14)

Э = 18776,5 - 0,15 х 10000 = 17276,5 руб.,

где Ен - нормативный коэффициент экономической эффективности капитальных вложений в отрасли (0,15);

К - затраты на привязку (создание) и внедрение проекта, тыс. руб. (10000).

Расчетный коэффициент экономической эффективности:

Ер= П/К (15)

Ер=1880/1000 = 1,88.

Срок окупаемости затрат на создание и внедрение проекта:

Ток = К/П (16) Ток = К/П = 0,53 года.

При выполнении условий Ер >=0,3 или Ток <=3,3 года, использование проекта считается экономически оправданным.

Таблица 5. Результаты расчета экономического эффекта от внедрения автоматизированной формы учета основных средств СПК Юрматинский

Наименование показателя	Обозначение	Единица измерения	Числовое значение
Экономия Затраты на привязку (создание и внедрение проекта) Экономический эффект Расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных вложений Расчетный срок окупаемости капитальных вложений	П К Э Ер Ток	Руб. Руб. Руб. - Год	18776,5 10000 17276,5 1,88 0,53

Деятельность бухгалтеров СПК Юрматинский, согласно данных мероприятий (табл. 5), предусматривает освоение компьютерных методов сбора, хранения и обработки информации, применяемой на различных уровнях учета расчетных операций. Персональные компьютеры позволяют автоматизировать все виды учета.

Заключение

В настоящей работе были рассмотрены основные правила и особенности автоматизации бухгалтерского учета основных средств. Безусловно, не все утверждения, приведенные в настоящей работе, можно признать бесспорными, что естественно при очевидной неоднозначности многих положений бухгалтерских и налоговых нормативных документов. Ввиду постоянного изменения действующих нормативных актов срок актуальности основной части настоящей работы, вероятно, не превысит полугода, а отдельные моменты потребуют уточнения. Однако изложенные точки зрения и подходы к их обоснованию, вероятно, в любом случае могут оказаться полезными при решении возникающих на практике вопросов.

Материалы, изложенные в работе, позволяют сделать следующие выводы.

В СПК «Юрматинский» вся поступающая информация обрабатывается вручную и поэтому самой удобной формой учёта является журнально-ордерная. При данной форме учёта в СПК «Юрматинский» применяются журналы-ордера, вспомогательные ведомости и реестры, различные отчёты, а так же таблицы аналитических данных к журналам-ордерам, бухгалтерские справки. Несмотря на разнообразие применяемых регистров, для журнально-ордерной формы характерен единый принцип записей - все журналы-ордера ведутся по кредиту соответствующих счетов. С помощью этого обеспечивается стройность и последовательность записей в них. На таком же принципе построен и учет основных средств.

Нужно отметить, что многие документы по движению основных средств на предприятии не ведутся, практически все операции, кроме выбытия оформляются актами произвольной формы и приказами по предприятию. Отсутствуют инвентарные карточки и, соответственно, описи инвентарных карточек. В этих условиях основные рекомендации по улучшению организации учета основных средств касаются приведения документооборота в соответствии с нормативными требованиями Российского законодательства.

В процессе автоматизации многие негативные моменты документооборота будут устранены, поскольку общий объем документов необходимых для учета основных средств при автоматизированном учете меньше, чем при ручной обработке информации. Все бланки возможно распечатать в необходимом количестве.

Из анализа программных средств для автоматизации бухгалтерского учета с учетом критерий отбора, выбрана программа «1С: Бухгалтерия 7.7», которая оптимально подходит к подготовке документов на предприятии.

Готовность персонала к процессу автоматизации в СПК «Юрматинский» недостаточна для того, чтобы провести в течение ближайших месяцев автоматизацию. Обучение удобнее проводить непосредственно на предприятии все работников одновременно, на конкретных примерах учета. Установка самой программы займет не более одного рабочего дня специалистами. Начало работы с занесением данных в базу можно объединить с обучением для экономии времени.

На практике при внедрении автоматизированной обработки рекомендуется учесть следующие моменты.

Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.

Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала. Взять в штат или по совместительству технического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения. Целесообразно предварительно провести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.

В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.

В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Необходимо, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

С помощью программного продукта «1С: Бухгалтерия» получен сводный отчет по учету основных средств для СПК «Юрматинский», документы которого приведены в приложении 1. Эффективность результата автоматизированной обработки связана с сокращением времени на обработку информации, исключением субъективных ошибок, улучшением качества документов.

Список литературы

1. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ (в редакции от 28.09.2010 №243-ФЗ),

2. Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 №1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (ред. от 08.08.2003.

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34н (от 26.03.2007 №26н).

4. Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина РФ от 24.03.2000 г. №65н, в ред. 18.05.2002 №45н (ред. от 27.11.2006 №156н)

5. Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина РФ от 20.07.1998 г. №33н (в редакции от 28.03.2000 г.).

6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применения. Утвержденные приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г.

7. Налоговый кодекс РФ. Часть 2. Федеральный закон от 05.08.2000 г. №117 ФЗ (в редакции Федерального закона от 29.10.2000 г. №166 ФЗ).

8. «О формах бухгалтерской отчетности организации» Приказ Минфина РФ от 13.10.2000 г. №4н

9. Некоторые вопросы учета основных средств / А.С. Бакаев // Бухгалтерский учёт №3 2002 г.

10. Информатика: Учебник. - 3-е перераб. изд. / Под ред. профессора Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 768 с.: ил.

11. И.Е. Глушков. «Бухгалтерский учет на современном предприятии». М., «Кнорус», Новосибирск «Экор», 2003.-1160 с.

12. Не заблуждайтесь. / Ю. Панченко // Бухгалтер и компьютер. №3 2003 г.

13. Меньше рутины! / Ю. Королев // Бухгалтер и компьютер №3 2004 г.

14. Из зала в зал переходя…/ Г. Иванова, Г. Пчелкин // Бухгалтер и компьютер №4 2004 г.

15. Вам это надо! / О. Нетёсова // Бухгалтер и компьютер. №6 2004

16. Харитонов С.А. Методология налогового учета в 1С: Бухгалтерии 7.7 (в вопросах и ответах). - М.: ЗАО «1С», 2002 - 301 с.: ил.

17. Кондаков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - 4-е изд., перераб. доп. - М.:ИНФРА - М, 2004. - 640 с.

18. Макарьева В.И. Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации - М.: Финансы и статистика, 2004 - 264 с.

19. Русакова Е.А. О применении унифицированных форм первичной документации по учету основных средств для целей бухгалтерского учета // Налоговый вестник №8 2003 г.

20. Учет основных средств. // Экономика сельского хозяйства и перерабатывающих предприятий. №1 2002 г.

21. Коваленко Н.Я. Экономика сельского хозяйства. С основами аграрных рынков. Курс лекций. - М.: Ассоциация авторов и издателей ТАНДЕМ: Издательство ЭКМОС, 1999. - 448 с.