Организация бухгалтерского учета образовательного учреждения при переходе на бюджетное финансирование

В целях обеспечения достоверности данных бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности производится инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств с оформлением итогов в соответствии со ст.12 Федерального закона от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; «Инструкцией по бюджетному учету в бюджетных учреждениях» №25н от 10.02.2006 года и приказом Минфина России от 13.06.1995г. №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» один раз в год по состоянию на 1 ноября соответствующего года. Библиотечный фонд - один раз в пять лет.

Для проведения внезапной ревизии кассы приказом по институту назначается комиссия в составе не менее 3 человек. Установлена периодичность проведения ревизии - 1 раз в квартал без указания конкретной даты.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.

Исправление ошибок, допущенных в регистрах бюджетного бухгалтерского учета, производится в следующем порядке:

- если ошибка за отчетный период обнаружена до момента подписания баланса и не требует изменения данных занесенных в журналах операций, то ее исправляют путем зачеркивания тонкой линией неправильных сумм и текста так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а сверху зачеркнутого пишется исправленный текст и сумма. В регистре бюджетного учета на полях против строки, которая была исправлена, делается надпись "Исправлено и заверено» и ставится подпись главного бухгалтера;

- если ошибка в записи обнаруженная до момента подписания баланса и ее исправление требует внесения изменений в журнал хозяйственных операций, то исправление идет по способу "Красное сторно" с дополнительной бухгалтерской записью датой последнего дня отчетного периода в журнал хозяйственных операций последнего месяца отчетного периода;

- если допущенная ошибка обнаружена после окончания отчетного периода, за который бюджетная отчетность в установленном порядке уже подписана, то исправления оформляются способом "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью на дату обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются Справкой (ф. 0504833). В бухгалтерской справке обязательна ссылка на номер и дату документа исправляемого в журнале хозяйственных операций, приводится обоснование внесенных исправлений.

По окончании каждого отчетного месяца первичные учетные документы, отраженные в журналах операций, группируются в хронологическом порядке и брошюруются. При незначительном объеме операций подбор документов можно производить в течение нескольких месяцев в одну брошюру (дело). На обложке папки обязательно указывается: наименование учреждения (органа казначейства, финансового органа); название и порядковый номер брошюры (дела); отчетный период с указанием года и месяца; начальный и последний номера документов журналов операций; количество сброшюрованных листов.

В случае обнаружения факта пропажи или уничтожения первичных, хозяйственных и бухгалтерских документов, а также регистров бюджетного бухгалтерского учета, руководитель учреждения (органа казначейства, финансового органа) назначает своим приказом комиссию для расследования причин пропажи или уничтожения документов.

По мере необходимости к участию в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии по расследованию факта допущенных нарушений оформляются актом, который идет на утверждение руководителю учреждения (органу казначейства, финансовому органу). Копию акта направляют в Руководящее учреждение (орган) по ведомственной принадлежности.

Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств, проводится учреждение (органом казначейства, финансовым органом) на основании нормативных правовых актов Министерства финансов Российской Федерации.

Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

- передачи имущества в аренду, выкупа, продажи,

- преобразования государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской финансовой отчетности;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийных бедствий, пожаров или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при проведении реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации.

Отражение операций при ведении бюджетного бухгалтерского учета в организациях осуществляется в соответствии с Планом счетов бюджетного учета.

Особенности бухгалтерского учета по предпринимательской и иной приносящей доход деятельности и целевых средств

Средства, полученные от ведения предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, в полном объеме учитываются в смете доходов и расходов по внебюджетным средствам.

Объем поступлений внебюджетных средств института отражается в доходной части сметы с указанием источников образования, установленных разрешениями на открытие лицевых счетов по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, и не противоречащих законодательству РФ, выданными институтом.

Доходная часть сметы формируется за счет средств, поступающих от:

- осуществления платной образовательной деятельности;

- оказания платных дополнительных образовательных услуг;

- реализации печатной продукции;

- торговли покупными товарами, оборудованием, продуктами питания;

- оказания посреднических услуг;

- поступления, переданные физическими или юридическими лицами в форме дара или пожертвования.

Доходы признаются по методу начисления с учетом налогов и платежей, подлежащих уплате в бюджет.

Расходная часть сметы доходов и расходов формируется в рамках структуры ведомственной и экономической классификации расходов бюджетов РФ.

Расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической оплаты этих расходов.

Возмещение командировочных расходов, произведенных из внебюджетных средств, осуществляется:

- суточные - в рамках нормативов, установленных законодательством;

- расходы по проезду - по фактически представленным документам;

- расходы по найму жилого помещения - по фактически представленным документам;

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя;

- по фактически представленным документам.

2.2 Исследование различий в бухгалтерском учете в коммерческих и бюджетных организациях

Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, последовательностью связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, т. е. использованием тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных регистров с определенныи порядком и способом записи в них (рис.2.1).



Рис. 2.1 Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

При мемориально-ордерной форме учета проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами - накопительными ведомостями, которым присваиваются следующие постоянные номера:

- мемориальный ордер №1 (накопительная ведомость по кассовым операциям) Ф.381;

- мемориальный ордер №2 (накопительная ведомость по движению бюджетных средств на субсчетах счетах 090, 091, 097, 100, 101, 102) Ф.381;

- мемориальный ордер №3 (накопительная ведомость по движению средств, полученных за счет внебюджетных источников) Ф381;

- мемориальный ордер №4 (накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек) Ф.323;

- мемориальный ордер №5 (свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям) Ф.405;

- мемориальный ордер №6 (накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами) Ф.408;

- мемориальный ордер №8 (накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами) Ф.386;

- мемориальный ордер №9 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств) Ф.438;

- мемориальный ордер №10 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных предметов) Ф.438;

- мемориальный ордер №11 (свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания) Ф.398;

- мемориальный ордер №12 (свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания) Ф.411;

- мемориальный ордер №13 (накопительная ведомость по расходу материалов) Ф.396;

- мемориальный ордер №14 (накопительная ведомость по доходам, прибылям (убыткам)) Ф.409;

- мемориальный ордер №15 (свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей в детских учреждениях) Ф.406.

Для отражения в учете остальных операций и операций с записью «сторно» оформляются отдельные мемориальные ордера ф.274, которые нумеруются, начиная с 16 (каждый месяц со своей нумерацией).

Отдельные мемориальные ордера в бухгалтерии учреждения составляются по мере совершения операций, но не позднее дня следующего за получением бухгалтерией первичного документа.

Мемориальные ордера обязательно подписывает главный бухгалтер или его заместитель и исполнитель, а при централизованном учете, кроме того, и руководителем группы учета.

Регистрация мемориальных ордеров осуществляется в книге «Журнал - Главная» ф.308. Учет в книге «Журнал - Главная», организован с применением субсчетов. Книгу «Журнал - Главная» открывает запись сумм остатков на начало года в соответствии с данными заключительного баланса предшествующего года.

Записи в ней ведутся по мере оформления бухгалтерией мемориальных ордеров, а при составлении мемориальных ордеров - накопительных ведомостей один раз за месяц. Сумму мемориального ордера заносят сначала в графу «Сумма по ордеру», а затем отражают по дебету и кредиту соответствующих субсчетов. Суммы оборотов за месяц по всем субсчетам, как дебетовые, так и кредитовые должна равняться итогам графы «Сумма по ордеру». Второй строкой после оборотов за месяц подводится остаток на начало следующего месяца отдельной строкой по каждому субсчету.

Для обеспечения раздельного учета операции по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников (материальные ценности, средства в расчетах и др.), субсчету присваивается отличительный признак в виде номера. По бюджетным средствам - 1; по средствам, полученным за счет внебюджетных источников - 2(предпринимательская деятельность) и номер - 3 по целевым средствам и безвозмездным поступлениям. Например, счет 12 "Касса" делится на три субсчета: 120-1 - "Касса (бюджетные средства)", субсчет 120-2 - "Касса (предпринимательская деятельность)", субсчет 120-3 - "Касса (целевые средства)"

Для осуществления аналитического учета ведутся учетные регистры (книги, карточки, накопительные ведомости и др.). Порядок записей в регистрах учета определен в соответствующих разделах Инструкции. Формы регистров приведены в приложении к Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях.

Мемориально-ордерную форму учета отличает строгая последовательность учетного процесса, простота и доступность учетной техники, возможность использовать стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, она позволяет осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками бухгалтерии.

Недостатки мемориально-ордерной формы учета определяются:

- трудоемкостью учета, которая требует многократного дублирования одних и тех записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

- отрывом данных аналитического учета и синтетического;

- громоздкостью аналитического учета, который часто отстает от синтетического учета;

- формами регистров аналитического учета, которые не содержат показателей, необходимых для осуществления контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

В связи с этим бухгалтерский учет с помощью журнально-ордерной системы имеет низкую привлекательность для пользователей информацией бухгалтерского учета. При составлении бухгалтерской финансовой отчетности приходиться производить большой объем работы по выборке и группировке данных текущего бухгалтерского учета.

Основные особенности журнально-ордерной формы учета:

- запись хозяйственных операций в журналах-ордерах ведется только по кредитовому признаку;

- совмещается синтетический учет и аналитический бухгалтерский учет;

- в журналах-ордерах хозяйственные операции отражают все показатели, необходимые для осуществления контроля и составления бухгалтерской отчетности;

- сокращается количество бухгалтерских записей, благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера располагаются на свободных листах большого формата со значительным количеством реквизитов и открываются на один месяц, по каждому синтетическому счету или группе синтетических счетов. Каждый журналу-ордеру имеет уникальный номер. Форма журналов-ордеров различается в зависимости от отражаемой в них информации.

Записи в журналы-ордера производятся ежедневно с первичных документов или вспомогательных ведомостей, служащих для накапливания и группировки данных хозяйственных операций, отраженных в первичных документах

В журналы-ордера заносятся только записи с кредита синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Например, в журнал-ордер по счету 12 «Касса» записываются только те операции, с которыми счет «Касса» кредитуется. Операции, по которым счет «Касса» корреспондируется по дебету, будут записаны в Главную книгу. Такой способ исключает дублирование оборотов корреспондирующих счетов. Месячные итоги каждого журнала-ордера отражают обороты по кредиту счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

Некоторые журналы-ордера совмещают синтетический учет с аналитическим учетом. Причем расположение данных аналитического учета обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской финансовой отчетности без дополнительных выборок и группировок. Ведение отдельного аналитического учета (в карточках или книгах) необходимо при этой форме учета лишь на синтетических счетах, где открывается большое количество аналитических счетов, например по учету материала, основных средств и др.

По мере совершения и оформления документами, хозяйственные операции записываются в журнал-ордер. Запись журнала соблюдает принцип и хронологической записи. При данной форме учета отпадает необходимость ведения специальных хронологических регистров. Нет необходимости составлять мемориальные ордера, так как все показатели заносятся в журнал с указанием корреспондирующих счетов.

Общий итог по кредиту счета необходим для сверки правильности записей в журналах-ордерах. Его подсчитывают и записывают в журнал-ордер из документов. Полученные кредитовые итоги сверяются с итогами в корреспонденции по дебетуемым счетам. При такой сверке отпадает необходимость составления оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим учетом.

Оборотные ведомости необходимы по тем счета, в которых аналитический учет ведется самостоятельно.

Сверенные месячные итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу.

Кредитовые обороты переносятся в Главную книгу из соответствующего журнала, а оборот по дебету переносят в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга. Журналы-ордера дают расшифровку кредитового оборота каждого синтетического счета, а Главная книга - расшифровку дебетового оборота этого же счета. После переноса оборотов в соответствующей колонке Главной книги выводится сальдо на начало следующего месяца.

С целью проверки правильности произведенных записей в Главной книге подсчитываются суммы оборотов и сальдо по каждому счету.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны. В бухгалтерском учете они называются -валюта баланса.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально-ордерной форме учета, приведена на рис. 2.2.

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета. Это достигается за счет совмещения в одном реестре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров), регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам. Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

Рис. 2.2 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

От значительной части указанных недостатков свободная механизированная система бухгалтерского учета. Основывается она на едином, взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с оставления баланса в соответствии с планом счетов и типовыми проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета исполнение сметы доходов и расходов учреждения данные синтетического и аналитического учета формируются, в базах данных используемого программного комплекса ежемесячно выводится на бумажный носитель - выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, Главная книга, отчет и т.п.). При этом показатели выходных форм документов должно соответствовать требованиям Инструкцией для регистров бухгалтерского учета.

В случае обнаружении ошибок в выходных формах документов бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, вносит исправления в соответствующую базу данных и получает новые выходные формы документов с учетом сделанных исправлений. Исправленный документ имеет дату обнаружения ошибочных данных и сторнирующие проводки.

Без оформления документального подтверждения любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.

Исследование сходства и различий Плана бухгалтерских счетов бюджетных и коммерческих организаций рассмотрены на примере нескольких счетов в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Исследование сходства и различий планов счетов бюджетных и коммерческих организаций

План счетов бюджетного учета (утв. приказом от № 148н)	План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом от 31.10.2000 № 94н)
Наименование	Счет	Наименование	Счет	Номер и наименование субсчета
		Доходы будущих периодов	98	2. Безвозмездные поступления
Расходы учреждения	040101200	Основное производство	20
		Общехозяйственные расходы	26
Финансовый результат прошлых отчетных периодов	040103000	Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)	84
Доходы будущих периодов	040104000	Доходы будущих периодов	98	1. Доходы, полученные в счет будущих периодов 3. Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы

Учет финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта, а именно бухгалтерский учет, ведется бухгалтерией в соответствии с утвержденным планом счетов, учитывая специфику своей организации. Бюджетные и коммерческие организации имеют сходство в ведении бухгалтерского учета, так как подчиняются основным правилам ведения его. (Приложение 1) Различие, на мой взгляд, состоит в структуре счетов бухгалтерского учета. Различным размером стоимости объектов относимых к учету, в бюджетных организациях эти суммы, как правило, ниже. Номер счета для целей бюджетного учета состоит из двадцати шести разрядов. При формировании номера счета используется следующая структура:

- 1-17 разряд - с 1 по 17 разряды кода классификации доходов бюджета, классификации расходов бюджета, классификации источников финансирования дефицита бюджета (без кода классификации операций сектора государственного управления - (далее - КОСГУ);

- 18 разряд является кодом - вид деятельности:

- бюджетная деятельность код - 1;

- приносящая доход деятельность код - 2;

- деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении код - 3.

- 19-21 разряд представляет собой код синтетического счета Плана счетов бюджетного бухгалтерского учета;

- 22-23 разряд представляет собой код аналитического счета Плана счетов бюджетного бухгалтерского учета;

- 24-26 разряд являются кодом, классификации операции сектора органа государственного управления.

Разряды 18-26 образуют код счета бюджетного учета.

Таблица 3.2

Примерные бухгалтерские проводки для института «СПб ГИПСР» (в тыс.руб.)

Содержание операции	сумма	Номер счета
		по дебету	по кредиту
1	2	3	4
Начисление задолженности по выявленным недостачам, хищениям, иным потерям, отнесенным за счет виновных лиц, отражается по рыночной стоимости	135	КДБ 020904560	КДБ 040101172
Принятие к учету готовой продукции	25	КРБ 010507340	КРБ 010604440
Списание с баланса стоимости готовой продукции, отражается по балансовой стоимости	24	КДБ 040101172	КРБ 010507440
Отражение выясненных сумм доходов	1	КДБ 120510560	КДБ 121004180
Перечисление главным распорядителем (распорядителем) средств с единого счета бюджета получателям на банковские счета	1598	КРБ 130404000	КРБ 130405000
НДС, начисленный по полученным предварительным оплатам в счет предстоящей реализации нефинансовых активов (работ, услуг)	102	КДБ 221001560	КДБ 230304730
Списание сумм НДС в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации:
-подлежащих налоговому вычету	244	КДБ 230304830	КДБ 221001660
-подлежащих списанию на увеличение стоимости нефинансовых активов (в части стоимости готовой продукции, работ, услуг)	4,5	КРБ 210604340	КРБ 221001660
Выдача депонентской задолженности из кассы 65	15	КРБ 030402830	КИФ 020104610
Начисление сумм стипендий	289	КРБ 040101290	КРБ 030218730

Принятые сокращения:

- гКБК - код главы по БК, в 4-17 разрядах номера счета указываются нули;

- КРБ - код главного распорядителя бюджетных средств, код раздела, подраздела, целевой статьи и вида расхода бюджета;

- КДБ - код главного администратора доходов бюджета, код вида, подвида дохода бюджета;

- КИФ - код главного администратора источников финансирования дефицита бюджета, код группы, подгруппы, статьи и вида источника финансирования дефицита бюджета.

2.3 Понятие госзаказа

Понятие «государственный заказ» впервые было применено Госпланом СССР при разработке проекта народно-хозяйственного плана на 1988 год. Главной причиной применения этой новой категории являлась невозможность сбалансировать плановые задания по производству продукции с имеющимися в наличии материальными ресурсами. Госзаказ охватывал порядка 70-80% общих объемов производства и полностью обеспечивался материальными ресурсами.

Продукцию, которая изготавливалась не по Госзаказу, производителю разрешалось реализовать самостоятельно.

Сейчас термин «госзаказ» сохранился, однако, претерпело определенные изменения содержание данного понятия.

В Российской Федерации существует несколько уровней государственных субъектов:

- федеральный;

- региональный (субъекты Российской Федерации);

- муниципальный (муниципальные образования I и II уровней).

В связи с этим существуют и бюджеты различных уровней, и госзаказ, соответствующий каждому из уровней: федеральный, региональный и муниципальный.

В федеральном законодательстве содержится ряд определений понятия «государственные нужды».

В соответствии с п. 1 ст. 525 ГК РФ государственными нуждами признаются определяемые в установленном законом порядке потребности Российской Федерации или субъектов Российской Федерации, обеспечиваемые за счет средств бюджетов и внебюджетных источников финансирования.

Статья 3 Федерального Закона «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» № 94-ФЗ дает следующее толкование государственным нуждам:

- под государственными нуждами понимаются обеспечиваемые в соответствии с расходными обязательствами Российской Федерации и расходными обязательствами субъектов Российской федерации за счет средств федерального бюджета или бюджетов субъектов Российской Федерации и внебюджетных источников финансирования. Госзаказ обеспечивает потребности Российской Федерации в товарах, работах, услугах, необходимых для осуществления функций Российской Федерации (в том числе для реализации федеральных целевых программ). Служат они и для исполнения международных обязательств Российской Федерации, в том числе для реализации межгосударственных целевых программ, в которых участвует Российская Федерация (далее также - федеральные нужды). Цель Госзаказа обеспечить потребности субъектов Российской Федерации в товарах, работах, услугах, необходимых для осуществления функций субъектов Российской Федерации, в том числе для реализации региональных целевых программ (далее также - нужды субъектов Российской Федерации);

- под муниципальными нуждами понимаются обеспечиваемые за счет средств местных бюджетов в соответствии с расходными обязательствами муниципальных образований потребности муниципальных образований в товарах, работах, услугах, необходимых для решения вопросов местного значения и осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и (или) законами субъектов Российской Федерации».

Под государственными нуждами Санкт-Петербурга, в соответствии с Законом Санкт-Петербурга от 21 апреля 1999 г. № 91-18 «О заказе Санкт-Петербурга» понимаются потребности Санкт-Петербурга в продукции (товарах, работах, услугах), определяемые в законодательном порядке и удовлетворяемые за счет средств городского бюджета и внебюджетных источников.

Получить государственный заказ на поставку товаров, работ или услуг для нужд Санкт-Петербурга реально. Для начала надо четко представлять весь процесс размещения государственного заказа - от плана до подписания контрактов с поставщиками.

Начинается процесс государственных закупок с определения перечня государственных нужд, на базе которых в дальнейшем формируется государственный заказ.

Санкт-Петербург испытывает потребности в различного рода услугах- организация питания в детских садах, школах и больницах, поддержание жилого фонда в пригодном для жизни состоянии, комплексное благоустройство дворовых территорий, создание рабочих мест для безработных граждан, организация детского и молодежного отдыха.

Закупка продукции (товаров, работ, услуг) для государственных нужд Санкт-Петербурга проходит несколько этапов.

Сначала - после утверждения бюджета - эти нужды определяются, составляется сводный перечень (Приложение 1 - Перечень нужд)

Следующий шаг - формирование госзаказа и его размещение. Этим занимаются распорядители средств бюджета и подведомственные им «Госзаказчики» - отраслевые комитеты городской администрации, районные администрации, государственные унитарные предприятия, учреждения культуры и здравоохранения и т.д.

Размещение государственного заказа Санкт-Петербурга осуществляется несколькими способами: «запрос котировок», «у единственного источника, открытый конкурс, закупки товаров на публичном рынке (по счетам, без заключения государственных контрактов).

Закупки без подписания государственного контракта осуществляются государственными заказчиками в 2005 году на суммы, не превышающие 60 тыс. руб. (с 1 января 2006 года - на суммы, не превышающие 100 тыс. руб.).

Запросом котировок (когда заказчик направляет в различные фирмы запрос с просьбой прислать коммерческое предложение на конкретный товар серийного производства) государственные заказчики вправе осуществлять закупки на сумму до 500 тыс. руб.

Используя метод «У единственного источника», до 1 января 2006 года можно было закупать товары, работы или услуга: у естественного монополиста, по дополнительному соглашению к уже заключенному контракту, при наличии срочной потребности в продукции, либо в силу чрезвычайной ситуации.

Основным способом размещения госзаказа Санкт-Петербурга является открытый конкурс. Объявления об открытых конкурсах публикуются в официальном издании не позднее, чем за 30 дней до даты их проведения. Все объявления, в соответствии с Постановлением Правительства Санкт-Петербурга № 23 декабря 2003 года, обязательно публикуются в специализированном издании - журнале «Государственный заказ Санкт-Петербурга».

Любой предприниматель или компания, заинтересовавшись каким-либо конкурсом, объявление о котором появилось на страницах официального издания - журнала «Государственный заказ Санкт-Петербурга», может принять участие в конкурсе.

Обратившись по указанному в каждом объявлении адресу, потенциальный участник конкурса может получить конкурсную документацию, познакомиться с квалификационными требованиями.

Предоставив необходимые документы (заполнив конкурсную документацию) и свои предложения по предмету конкурса в конкурсную комиссию, компания (или предприниматель без образования юридического лица) становится участником конкурса.

Вскрытие конвертов и подведение итогов осуществляются государственными конкурсными комиссиями (ГКК) различных уровней:

· если стоимость государственного контракта не превышает 5 млн. руб., то это - ГКК самого заказчика (например, администрации какого-либо района и учреждения);

· если стоимость государственного контракта находится в коридоре от 5 до 50 млн. руб., то решение принимается межведомственной ГКК;

· если стоимость государственного контракта более 50 млн. руб., то решение будет принимать ГКК при правительстве Санкт-Петербурга.

После подведения итогов с победителем конкурса заключаемся государственный контракт, в результате исполнения которого город и получает необходимые тонарм, работы или услуги.

Контролирующими и координирующими органами по работе с государственным заказом Санкт-Петербурга, в соответствии с Постановлением Правительства Санкт-Петербурга № 130 от 23 декабря 2003 года, являются Комитет экономического развития, промышленной политики и торговли и Комитет финансов Санкт-Петербурга.

Ряд документов, которыми регулируется размещение, исполнение государственного заказа:

o Федеральный закон №94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» от 21.07.2005г.;

o Конституция РФ;

o Кодекс РФ об административных правонарушениях;

o Уголовный кодекс РФ;

o Бюджетный кодекс РФ;

o Гражданский кодекс РФ, части I, II;

o Иные федеральные законы;

o Указы Президента РФ;

o Постановления и распоряжения Правительства РФ;

o Нормативные правовые акты и письма Минэкономразвития России;

o Нормативные правовые акты и письма ФАС России и иных федеральных органов исполнительной власти.

А для решения системных задач, выполнения основных операций планирования, размещения и исполнения государственного заказа для государственных и муниципальных нужд (с учетом требований Федерального закона № 94-ФЗ с последующими изменениями) была разработана программа АИСГЗ, для всех уровней исполнительной власти субъекта Федерации и в муниципальных образованиях, обеспечивающая юридическую защиту и значимость электронного документооборота.

АИСГЗ - это первое в РФ внедрение системы безбумажного документооборота в государственном заказе с использованием электронной цифровой подписи.

Система АИСГЗ предназначена для автоматизации и информационно-аналитической поддержки деятельности по осуществлению закупок: основных операций формирования, размещения и исполнения государственного и муниципального заказа. Необходимость решения этой задачи обусловлена современными тенденциями, такими как централизация закупок, повышение статуса отделов по закупкам, стремление к долгосрочным контрактам, оценка эффективности закупок. Решение может быть использовано не только в органах власти, но и в организациях с различной структурой и различного масштаба - от небольших предприятий до крупных корпораций, имеющих территориально распределенную структуру.

АИСГЗ удовлетворяет всем требованиям по оперативной обработке десятков тысяч специализированных документов государственного и муниципального заказа: планы закупок, конкурсные заявки, оферты, карты поставщиков, карты контрактов и др., и представляет собой системное решение, успешно эксплуатирующееся в органах власти Санкт-Петербурга.

АИСГЗ - первая в России система нового поколения, обеспечивающая:

- универсальность средств поддержки всех видов документооборота (планового, договорного, отчетного, платежного);

- юридическую значимость электронных документов (использование электронной цифровой подписи);

- защищенность конфиденциальной информации;

- гибкость системы при изменениях форм документов, состава организаций и пользователей;

- настройку на любые вычислительные платформы и СУБД,

- полноту информации при осуществлении, однократного ручного, ввода (развитая система проверок заполнения документов, наличие логических связей между документами и автоматизированный перенос информации между документами);

- переход от системы обработки данных к системам обработки документов.

АИСГЗ позволяет оперативно реагировать на изменения структуры органов власти и их функций, изменения форм документов и видов документооборота, изменение состава организаций и их пользователей; позволяет регулировать доступ сотрудников администрации к электронным документам и операциям их обработки.

Достоинства АИСГЗ.

Системное решение АИСГЗ создано на основе современных информационных технологий и предусматривает:

- иерархическую систему распределенных баз данных и многоуровневый обмен документами на всех стадиях функционирования государственного заказа;

- модульную структуру и высокий потенциал развития;

- взаимосвязь системы электронного документооборота с внешними базами данных;

- возможность использования существующих каналов связи;

- защиту конфиденциальной информации с помощью сертифицированных средств криптографической защиты информации;

- преобразование и фильтрацию массивов информации;

- возможность осуществлять взаимодействие с сетью Интернет - электронной публикации и накопления поступающей информации;

- стыковку с системами автоматизации бюджетного процесса в части учета бюджетных обязательств;

- наличие средств, проведения анализа результатов функционирования государственного заказа.

Иерархическая структура АИСГЗ и модульный состав.

АИСГЗ включает корпоративную сеть, защищенную от несанкционированного доступа в Интернет-сеть органов государственного управления и глобальную Интернет-сеть для взаимодействия заказчиков с поставщиками, легко интегрируется с любыми действующими системами, дополняет их и может объединять в единый комплекс.

АИСГЗ включает три уровня иерархии:

- верхний уровень: центральная информационно-управляющая подсистема;

- средний уровень: ведомственная подсистема;

- нижний уровень: подсистема заказчика/получателя.

Одним из основных достоинств АИСГЗ является модульная структура. Каждый из модулей представляет собой логически завершенный программный комплекс, решающий задачу автоматизации определенного блока функций государственного заказа. С помощью гибкого инструмента возможна настройка типового алгоритма на конкретный процесс и адаптация программного комплекса в соответствии с предъявляемыми требованиями. Каждый из модулей может функционировать как в составе единой и сложной системы, так и автономно, что позволяет конструировать системы любой конфигурации для решения, как частных, так и комплексных задач, а также осуществлять поэтапное внедрение сложных систем. Функциональные программные модули рассмотрены в табл.2.2.

Таблица 2.2

Функциональные программные модули

Стадия функционирования	Наименование функционального модуля
ФОРМИРОВАНИЕ	Реестр заказчиков/ получателей
	Перечень нужд
	План закупок
	Проведение внутренней и внешней экспертизы
РАЗМЕЩЕНИЕ	Реестр конкурсных процедур
	Электронные конкурсные процедуры
	Реестр внеконкурсных закупок
	Электронные внеконкурсные закупки
	Реестр поставщиков
	Реестр интеллектуальной собственности
	Заключение электронных контрактов
ИСПОЛНЕНИЕ	Реестр контрактов
	Учет исполнения контрактов
	Журнал публичных закупок
	Формирование статистической отчетности
	Мониторинг

АИС ГЗ дает возможность:

- сократить сроки прохождения документов на государственные закупки;

- упростить участие поставщиков в процедурах государственного заказа;

- расширить рынок государственного заказа ;

- оперативно выделять консолидированные закупки;

- увеличить процент конкурсных процедур;

- обеспечить контроль исполнения контрактов.

2.4 Особенности состава и нормирования затрат

Большая часть затрат института приходится на образовательную деятельность (88,2 процента). Это соотношение наблюдается по большинству видов затрат, за исключением связанных с приобретением оборудования и другими материальными затратами, поскольку именно эти виды затрат обеспечивают проведение не только образовательной, но и иной деятельности.

Основная доля текущих расходов приходится на оплату труда (42,96 процентов), отчисления на социальные нужды (11,8 процента), а также на прочие текущие затраты (24,01 процента). Основными направлениями инвестиционных расходов являются расходы на содержание зданий (31,1 процента), приобретение материальных запасов и оборудования (49,6 процента). Заметна доля расходов на библиотечный фонд (9,5 процента).

Основными источниками доходов являются средства бюджета и внебюджетные средства. Их доли в формировании общего объема поступлений различны по величине (28,7 процента и 72,9 процента соответственно). Заметную часть доходов составляют собственные средства образовательных учреждений - 10,7 процента их наличие означает, что институт имеет прибыль, и не расходует в полном объеме получаемые доходы в налоговом периоде (или зачастую не успевает это сделать) и, соответственно, платит налог на прибыль.

Расходы на содержание института имеют строгое целевое назначение. Это предполагает необходимость группировки их по видам.

На характер и размер расходов в институте оказывают влияние такие факторы как:

- количество часов по учебному плану в соответствие с ГОСами;

- квалификация привлекаемых преподавателей;

- количество студентов в группе;

- формы обучения;

- сроки обучения.

В процессе идентификации, учета и группировки затраты института можно классифицировать по различным признакам табл. 2.3.

Таблица 2.3

Классификация затрат

Признаки классификации	Виды затрат
По видам деятельности	Затраты от образовательной деятельности; Затраты от предпринимательской деятельности
По экономическому содержанию	Затраты по элементам; Затраты по статьям калькуляции
По отношению к основной деятельности учреждения	Основные затраты; Накладные затраты
По возможности планирования	Планируемые затраты; Непланируемые затраты
По способу включения в себестоимость образовательных услуг	Прямые затраты; Косвенные затраты
По отношению к объему оказываемых услуг	Условно-переменные затраты; Условно-постоянные затраты

В процессе изучения деятельности института выявлено, что эффективность организации учетной системы во многом зависит от системы учета доходов и расходов, их классификации для целей анализа, планирования и контроля.

Несмотря на то, что система учета организуется в каждом ВУЗе по-разному, доходы и расходы обычно классифицируются в зависимости от задач, решаемых в процессе оказания образовательных услуг:

- калькулирование себестоимости обучения;

- принятие управленческих решений;

- осуществление планирования и контроля.

Расходы образовательных учреждений разделены на следующие группы:

- расходы, прямо относимые на одного обучающегося;

- расходы, прямо относимые на площадь образовательного учреждения.

Первая группа расходов включает затраты на предоставление образовательной услуги («обучение») и включает следующие виды расходов в соответствии с экономической бюджетной классификацией:

- статья 211 «Заработная плата»;

- статья 212 «Прочие выплаты»;

- статья 213 «Начисления на оплату труда»;

- статья 221 «Услуги связи»;

- статья 222 «Транспортные услуги»;

- статья 224 «Арендная плата за пользование имуществом»;

- статья 226 «Прочие услуги»;

- статья 262 «Пособия по социальной помощи населению»;

- статья 290 «Прочие расходы»;

- статья 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»;

- статья 225 «Услуги по содержанию имущества» в части расходов, относимых к затратам на обучение (т.е. без капитального ремонта, прочих коммунальных расходов);

- статья 310 «Увеличение стоимости основных средств».

Вторая группа расходов включает расходы на обеспечение предоставления образовательных услуг и делится на две подгруппы:

а) жилищно-коммунальные услуги:

- статья 223 «Коммунальные услуги», за исключением расходов на оплату потребления тепловой энергии;

- статья225 «Услуги по содержанию имущества», в части оплаты прочих коммунальных расходов. Расходы по оплате работ, в соответствии с заключенными договорами по пуску, наладке и техническому обслуживанию, текущему ремонту лифтового оборудования, кондиционеров, электроосветительной, отопительной, водопроводной, канализационной систем, установленных в зданиях и помещениях. Оплата приобретенного оборудования, материалов, запчастей, содержание водостоков и их очистке; пуск и наладка смонтированных систем отопления, теплоснабжения, газоснабжения, электроснабжения, водоснабжения, водонапорных станций и канализационных сетей, включая оплату приобретения оборудования, материалов, запчастей все эти затраты необходимы для проведения энергетических обследований и паспортизаций, метрологических поверок объектов коммунального хозяйства. Расходы на содержание, замену аппаратуры, текущий ремонт (включая приобретение оборудования, материалов и запчастей) собственных систем и сетей отопления, теплоснабжения, газоснабжения, электроснабжения, водоснабжения, водонапорных станций и канализационных сетей также являются расходами по этой статье.

Б) капитальный ремонт:

- статья 225 «Услуги по содержанию имущества» в части расходов на капитальный ремонт.

Настоящие подгруппы были выделены в самостоятельные направления в связи с соображениями рациональности бюджетного планирования.

Данная постатейная группировка расходов образовательных учреждений предназначена для целей планирования, учета, контроля и анализа, составления плановых и отчетных калькуляций.

2.5 Формирование финансового результата

Для отражения по методу начисления результатов финансовой деятельности учреждения на счете 040101000 "Финансовый результат текущей деятельности учреждения" сопоставляются суммы начисленных расходов учреждения с суммами начисленных доходов учреждения.

Кредитовый остаток по счету отражает положительный результат от деятельности учреждения, а дебетовый остаток - отрицательный результат.

Операции с доходами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

- признание доходов отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 "Доходы учреждения" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010000000 "Нефинансовые активы", соответствующих счетов аналитического учета счета 020000000 "Финансовые активы", соответствующих счетов аналитического учета счета 030000000 "Обязательства";

- начисление налогов и иных платежей, подлежащих уплате в бюджет за счет соответствующих доходов, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 "Доходы учреждения" (040101120, 040101130, 040101170, 040101180) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты" (030303730, 030304730, 030305730);

- начисление сумм возвратов доходов плательщикам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 "Доходы учреждения" (040101110, 040101120, 040101140, 040101151, 040101152, 040101153, 040101160, 040101180) и кредиту счетов аналитического учета счета 020500000 "Расчеты по доходам" (020501660, 020502660, 020504660, 020505660, 020506660, 020507660, 020508660, 020510660);

- отражение администраторами, перечисленных в другие бюджеты Российской Федерации сумм (регулирующих доходов органом казначейства) отражается по дебету счетов 040101110 "Налоговые доходы", 040101172 "Доходы от реализации активов" и кредиту счетов 021002110 "Расчеты с финансовыми органами по поступившим в бюджет налоговым доходам", 021002430 "Расчеты с финансовыми органами по поступлениям в бюджет от реализации непроизведенных активов";

- списание дебиторской задолженности по доходам (источникам финансирования) дефицита бюджета нереальной для взыскания задолженности по дебету счета 040101173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020500000 "Расчеты по доходам" (020501660, 020502660, 020503660, 020504660, 020505660, 020506660, 020507660, 020508660, 020509660, 020510660), счета 020700000 "Расчеты по бюджетным кредитам" (02070101000, 020702000);

- зачисление в доход текущего отчетного периода договорной стоимости выполненных и сданных заказчику отдельных этапов готовой продукции, работ, услуг отражается по дебету счета 040104130 "Доходы будущих периодов от оказания платных услуг" и кредиту счета 040101130 "Доходы от оказания платных услуг";

- списание балансовой стоимости реализованных активов отражается по дебету счета 040101172 "Доходы от реализации активов" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 010000000 "Нефинансовые активы", соответствующих счетов аналитического учета счета 020000000 "Финансовые активы";

- списание расходов, связанных с реализацией активов, отражается по дебету счетов 040101172 "Доходы от реализации активов", 040101130 "Доходы от оказания платных услуг" - в части реализации готовой продукции, и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 "Расходы учреждения";

- суммы положительной (отрицательной) переоценки отражаются по кредиту (дебету) счета 040101171 "Доходы от переоценки активов" и дебету (кредиту) соответствующих счетов аналитического учета счета 010000000 "Нефинансовые активы", соответствующих счетов аналитического учета счета 020000000 "Финансовые активы", соответствующих счетов аналитического учета счета 030000000 "Обязательства";

- заключение счетов текущего финансового года отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 "Доходы учреждения" и кредиту счета 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов".

Операции с расходами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

- произведенные расходы отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 "Расходы учреждения" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 010000000 "Нефинансовые активы", соответствующих счетов аналитического учета счета 020000000 "Финансовые активы", соответствующих счетов аналитического учета счета 030000000 "Обязательства";

- размещение обязательств на сумму превышения номинальной стоимости над ценой размещения долговых обязательств отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 040101230 "Расходы на обслуживание государственного (муниципального) долга" (040101231, 040101232) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030100000 "Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам" (030101710, 030102720);

- размещение обязательств на сумму превышения цены размещения долговых обязательств над их номинальной стоимостью отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030100000 "Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам" (030101810, 030102820) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 040101230 "Расходы на обслуживание государственного (муниципального) долга" (040101231, 040101232);

- начисление сумм по государственным и муниципальным гарантиям, по которым не возникают эквивалентные требования со стороны гаранта к должнику, отражается по кредиту счетов 030101710 "Увеличение задолженности по внутреннему долгу", 030102720 "Увеличение задолженности по внешнему государственному долгу" и дебету счета 040101273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами";

- заключение счетов текущего финансового года отражается по дебету счета 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 "Расходы учреждения".

Списание произведенных расходов по выполненным работам, оказанным услугам, изготовленной готовой продукции, переданным в соответствии с заключенными договорами заказчику, отражается по дебету счета 040101130 "Доходы от оказания платных услуг" и кредиту счетов 010507440 "Уменьшение стоимости готовой продукции", 010604440 "Уменьшение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)".

Счет 040104100 "Доходы будущих периодов"

Счет предназначен для учета сумм, начисленных заказчикам за выполненные и сданные им отдельные этапы работ, услуг и не относящихся к доходам текущего отчетного периода.

Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:

- начисление сумм заказчикам в соответствии с договорами и расчетными документами за выполненные и сданные им отдельные этапы работ, услуг отражается по дебету счета 020503560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг" и кредиту счета 040104130 "Доходы будущих периодов от оказания платных услуг";

- начисление доходов от продукции животноводства (приплод, привес, прирост животных) и земледелия отражается по дебету счета 010506340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" и кредиту счета 040104130 "Доходы будущих периодов от оказания платных услуг";

- зачисление в доход текущего отчетного периода договорной стоимости выполненных и сданных заказчику отдельных этапов готовой продукции (работ, услуг) в конце финансового года по продукции животноводства и земледелия, отражается по дебету счета 040104130 "Доходы будущих периодов от оказания платных услуг" и кредиту счета 040101130 "Доходы от оказания платных услуг".