Бухгалтерский учет и ревизия производственных запасов звероводческого хозяйства

На основании инструкции “О порядке проведения имущества и финансовых обязательств в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации Белкоопсоюза” на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” установлены следующие сроки проведения инвентаризации производственных запасов (сырье, материалы и топливо для производства, хозяйственные материалы, запасные части, корма на складах) - не реже одного раза в год перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее первого октября [20, с. 4].

Ревизия производственных запасов на организации проводится в рамках комплексной документальной ревизии хозяйственной деятельности Молодечненского сельскохозяйственного отделения “Зверохозяйство” ЧУП “Белкоопвнешторг Белкоопсоюза”. Ревизия проводится Ревизионной комиссией Белкоопсоюза на основании ее предписания. Последняя комплексная проверка проведена за период работы с 1 мая 2006 года по 01 марта 2007 года на основании предписания Ревизионной комиссии Белкоопсоюза № 7 от 12 марта 2007 года. Данная проверка занесена в книгу проверок (ревизий) под № 17 от 17.03.2007.

При проведении ревизии производственных запасов особое внимание ревизор уделяет проверке документов по расходованию кормов, затраты на которые составляют значительный удельный вес во всех издержках производства. Нормы расхода кормов и их состав по видам на одного зверя должны быть предусмотрены в производственно-финансовом плане подсобного хозяйства. Фактическое списание кормов в расход сопоставляется с установленными нормами.

Надо проверить, нет ли случаев списания на откормочный пункт испорченных и бракованных товаров по полной стоимости без уценки их до стоимости кормов, так как за этим может скрываться бесхозяйственность, за счет этого увеличивается себестоимость откорма. Особое внимание обращают на оприходование и полное использование имеющихся отходов предприятий общественного питания и по производству продовольственных товаров как наиболее ценных кормов.

При рассмотрении уровня кормления за 2006 год на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” серьезных нарушений в кормлении пушных клеточных зверей не отмечалось. Оно осуществлялось с учетом состояния зверопоголовья, биологических периодов и фактического наличия кормов в хозяйстве. Удельный вес мясных кормов в структуре их расхода на 1 среднегодовую голову составил 51,2% (2005 год - 46,4%), в том числе отечественных мясных кормов - 46,4% (2005 год - 26%). Цельная рыба - 27,4% (2005 год - 22,4%). Увеличение в структуре рациона цельной рыбы повысило питательную ценность кормовых рационов по полноценному белку, что позволило обеспечить качественное кормление поголовья зверей в 2006 году.

В хозяйстве также постоянно осуществляется контроль за поедаемостью кормов и развитием зверей. Ежедекадно производится взвешивание контрольных групп зверей, по результатам которых осуществляется корректировка кормовых рационов.

Ревизорам проверяется реальность балансовых данных, особенно расчетов, подотчетных сумм, остатков запасов, доброкачественность документов, на основании которых производится списание сырья, материалов. Соответствует ли действующая на предприятии первичная документация цехового учета технологическому процессу производства, обеспечивает ли она отражение фактических затрат сырья и материалов.

Не было ли случаев перерасхода сырья и материалов за счет неэкономного и нерационального их использования или не обоснованной экономии за счет умышленного недовложения сырья и материалов против установленных норм и рецептур. Как осуществляется на организации контроль за хранением сырья и материалов, какие проводятся мероприятия по экономному расходованию сырья и материалов.

Ревизором также проверяется правильность и сроки проведения инвентаризации ценностей.

В приемных квитанциях иногда неправильно указываются количественные и качественные показатели сырья. Поэтому ревизору путем тщательного изучения приемных актов склада, отгрузочных документов и приемо-сдаточных актов следует установить, могло ли быть закуплено сырье в таком количестве и такого качества. Помимо этого необходимо сверить дату выписки приемных квитанций с датой их получения от бухгалтерии по книге регистрации бланков строгой отчетности.

Анализируя данные о закупках кормов в Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” ЧУП “Белкоопвнешторг Белкоопсоюза” в 2006 году отмечается положительная динамика по увеличению закупок отечественных мясных кормов, которых закуплено 3100 тонн (2005 год - 1400 тонн).

Хранение кормов, ветеринарных средств и препаратов осуществляется в соответствии с требованиями и техническими условиями. В ветлаборатории постоянно направляются пробы вновь поступающих и уже хранящихся кормов, трупы норок. Исследованию подлежит также и готовая кормосмесь. По результатам исследования принимаются решения о дальнейшем использовании данных кормов.

Остаток кормов по состоянию на 1 марта 2007 года составили (тонн):

- мясо с/х животных 14,7

- субпродукты 1244,0

- жир с/х животных 131,5

- мясо птицы 9,5

- БМВД 27,8

- зерно 130,4

- кровь 124,3

Бухгалтерский учет ведется по книжно-журнальной форме учета. Участок учета материалов автоматизирован. Книга учета доверенностей ведется установленным образом, отметка об использовании доверенностей делается своевременно. Хранение, учет и выдача бланков строгой отчетности организован в соответствии с Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 89 от 30.05.2003г.

На должностях с материальной ответственностью занято 169 человек. Договоры об индивидуальной материальной ответственности хранятся в личном деле работника.

Задолженности по предоставлению отпусков материально-ответственным лицам нет.

В ходе документальной ревизии проведены инвентаризации материальных ценностей. Недостач или излишков в значительных размерах не установлено.

Качество ревизии зависит не только от уровня ее организации и проведения, но и от доброкачественного оформления обобщающих материалов: основного акта комплексной ревизии, промежуточного акта, справок, накопительных ведомостей, приказов по результатам рассмотрения ревизий.

На основании этих документов принимаются меры к ликвидации недостатков и нарушений; разрабатываются мероприятия по устранению причин и условий, способствовавших выявленным нарушениям; привлекаются к дисциплинарной, материальной и уголовной ответственности виновные должностные и материально ответственные лица. Содержание и качество оформления этих документов позволяют также судить об уровне проведенной проверяющими работы, их квалификации и компетентности [23, с.92].

По результатам ревизии, в ходе которой выявлены нарушений актов законодательства, руководителем ревизионной группы составляется основной акт комплексной ревизии (Приложение Л), в отдельном разделе которого отражается результат ревизии производственных запасов организации. Если же фактов нарушений не обнаружено, то результаты ревизии оформляются справкой.

Один экземпляр акта передаются руководителю проверяемого субъекта. В нем излагаются результаты изучения всех вопросов, которые были поставлены в программе ревизии [21, с.43].

Акт комплексной документальной ревизии хозяйственной деятельности Молодечненского сельскохозяйственного отделения “Зверохозяйство” ЧУП “Белкоопвнешторг Белкоопсоюза” (Приложение А) состоит из двух частей: вступительной и исследовательской (результативной). Во вступительной части отражается следующая информация: наименование документа, место и дата его составления; основание назначения ревизии, дата и номер распоряжения о ее проведении, фамилия, имя и отчество лица, составившего акт ревизии; даты начала и завершения ревизии; ревизуемый период; должности и фамилии работников ревизуемой организации, обязанных подписывать акт ревизии, с указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также иных лиц, привлекаемых к ревизии; кем и когда были проведены предыдущие ревизии, какие принимались меры по выявленным фактам нарушения актов законодательства; наличие книги учета проверок (ревизий) и информация о произведенной в ней записи о данной ревизии; наименование и местонахождение ревизуемой организации. Затем приводятся краткие данные о ревизуемом предприятии, его организационной структуре и видах деятельности.

Результативная часть акта ревизии содержит систематизированный перечень выявленных нарушений, недостатков и злоупотреблений в процессе деятельности ревизуемой организации. Она состоит из отдельных разделов, содержание которых строго не регламентировано.

Результаты ревизии в ней должны быть изложены таким образом, чтобы по каждому отраженному факту можно было определенно ответить на следующие вопросы:

- что нарушено?

- кто нарушил?

- когда и где?

- каким способом (причины, условия) произведено нарушение и чем оно вызвано?

- последствия нарушения [23, с.107].

После изложения исследовательской части акта ревизии перечисляются все приложения к нему с указанием количества листов (промежуточные акты, разовые акты, накопительные ведомости, акты инвентаризаций и инвентаризационные описи, бухгалтерские документы и другая документация, подтверждающие факты нарушений, злоупотреблений и бесхозяйственности, отмечаемые в акте ревизии) [23, с.110].

В акт ревизии включаются только факты, достаточно проверенные и обоснованные, содержащие элементы нарушений и свидетельствующие о наличии недостатков в работе ревизуемой организации. В нем должна быть соблюдена объективность, ясность и точность изложения установленных фактов.

Материалы ревизии обсуждаются на ревизуемом предприятии и в вышестоящих организациях, что находит отражение в издаваемых постановлениях.

После рассмотрения акта документальной ревизии на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” издается постановление по результатам ревизии, в котором перечисляются наиболее значительные нарушения, указываются виновные лица и сумма ущерба, а также вносятся конкретные предложения по устранению выявленных недостатков.

Для устранения недостатков, выявленных ревизией, недостаточно только издать приказ или распоряжение. Необходимо обеспечить проведение в жизнь намеченных в них мероприятий, которые, как показывает практика работы контрольно-ревизионных служб, осуществляются успешно только там, где на должном уровне организована проверка исполнения [23, с.112].

Поэтому для улучшения исполнения решений по материалам проведенных ревизий необходимо назначить ответственного за устранение нарушений в установленный срок, с обязательным письменным отчетом о проделанной работе.

Контроль может осуществляться и путем получения информации с помощью технических средств связи (телефон, факс и т.п.), либо путем вызова руководителя и специалистов ревизуемой организации с отчетом о принятых мерах по устранению выявленных ревизией недостатков. Также эффективно закрепление должностных лиц ревизующей организации для наблюдения за ходом реализации принятых по материалам ревизии решений в ревизуемой организации.

3.4 Пути совершенствования методики ревизии производственных запасов организации

В управлении сельскохозяйственными организациями ведущая роль в осуществлении контроля за сохранностью собственности и предотвращению потерь принадлежит службе бухгалтерского учета. Посредством бухгалтерского учета формируется информационная база для осуществления предварительного, текущего и последующего контроля управляемой подсистемы с точки зрения ее ресурсов и результатов. Учет не только отражает отклонения в ходе хозяйственных процессов и собирает информацию об их эффективности, но и способствует предупреждению этих отклонений, предотвращению нерационального использования производственных ресурсов.

В связи с этим, прежде чем рассматривать вопрос о развитии контроля, необходимо вести речь о совершенствовании учета. При этом одно из условий, организовать учет так, чтобы он был способен оперативно обеспечить информацией об использовании производственных ресурсов и их сохранности каждым структурным подразделением. Взаимосвязь учета и контроля состоит в том, что в ряде случаев завершающая стадия учета одновременно является начальной стадией контроля.

Несмотря на тесную взаимосвязь учета и контроля, имеется различие этих функций, которое заключается в том, что учет непосредственно не вырабатывает управленческих решений в окончательном виде, а является начальным этапом их подготовки. Он готовит информацию для применения решений, направленных на корректировку отклонений от заранее запланированной цели. Контроль начинается с анализа учетных данных и заканчивается выработкой возможных вариантов управленческих решений, направленных на повышение эффективности производства.

Возможность использования данных экономического анализа для ревизии производственных запасов заключается в разработке системы анализа с учетом специфики, источников полученной информации, приемов и методов проведения анализа.

На практике в зависимости от целей и задач, стоящих перед ревизорами, могут использоваться следующие методы:

метод чтения внешней отчетности, заключающийся в изучении абсолютных значений показателей, представленных в отчетности;

метод сравнительного анализа учетных и отчетных данных клиента за несколько временных периодов. Этот метод заключается в изучении ревизором отклонений по выбираемым им показателям;

метод сравнительного анализа фактических данных клиента с расчетами самого ревизора. Руководствуясь учетными стандартами, ревизор самостоятельно пересчитывает те или иные показатели отчетности;

*метод коэффициентного анализа. Этот метод основан на определенных зависимостях между отдельными показателями отчетности.

Выбор того или иного метода должен определяться ревизором самостоятельно, исходя из целей и задач поставленных перед ним в ходе проверки. При этом ревизор должен критически подходить к привлекаемой им информации, оценивать степень ее достоверности и объективности. Информационной базой служат учетные данные и аналитические показатели прошлых лет, планы на текущий год, отраслевые данные, оперативная информация.

Существенным моментом, обеспечивающим оперативность, качество и глубину анализа в ходе ревизий и проверок, является его компьютеризация. Необходима также разработка для контрольно-ревизионных служб собственного информационного и программного обеспечения по всем вопросам их функционирования [24, с.10].

Внедрение и использование компьютерных технологий обработки учетной информации существенно влияет на методики ревизии. В настоящее время по вопросам методики ревизии в условиях автоматизации бухгалтерского учета отсутствуют научные разработки и специальная литература, что отрицательно сказывается на эффективности контрольных процедур.

В условиях электронной обработки информации следует придать большое значение качеству учетных данных. Информация в электронной системе учета должна отражаться своевременно, в полном объеме и с достаточным уровнем детализации. Для этого ревизор в начале должен производить тестирование вводной информации, которое заключается в ведении теста на полноту отражения в машинных носителях исходной информации о производственных запасах, и на соответствие компьютерных и документированных данных.

Ревизору необходимо также проверить полноту и правильность регистрации исходных данных в компьютерной системе.

На следующем этапе ревизор должен проверить электронную обработку данных, которая должна строиться в соответствии с действующими нормативными документами по учету производственных запасов.

На заключительном этапе ревизор должен провести тестирование сформированных выходных машинограмм по счетам, формирующим данные о производственных запасах.

Ошибки в настройке форм учетных регистров могут привести к формированию неправильных результатов даже на основе верных входных данных. Тестирование может быть проведено методом параллельного моделирования, когда на основе одних и тех же данных строится тот же учетный регистр, но вручную.

Одной из причин искажения информации является сбой в работе компьютера. Желательно, чтобы в бухгалтерских программах была заложена функция архивирования. Не выполнение на проверяемом объекте установленных мер по архивированию данных должно насторожить ревизора, т.к. достоверность машинограмм возможна при отсутствии сбоя в работе системы электронной обработки данных. Если сбои наблюдались, то необходимо провести восстановление данных после сбоя, т.к. известны случаи, когда работники бухгалтерии и операторы заведомо уничтожали сведения о проведенных операциях, маскируя потерю данных как произошедшую в результате сбоя технических средств.

По результатам проверки ревизор должен дать оценку надежности системы электронной обработки данных, определить ее влияние на достоверность учетных и отчетных данных.

Предложенная нами методика ревизии в условиях использования компьютерных технологий обработки учетных данных позволяет выявить ревизору недостатки и нарушения в автоматизированном бухгалтерском учете, а также установить и наказать виновных лиц.