Бухгалтерский учет и ревизия производственных запасов звероводческого хозяйства

2. УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕНННЫХ ЗАПАСОВ, ПУТИ ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

2.1 Документальное оформление и контроль использования производственных запасов. Отчетность материально ответственных лиц

Основанными первичными документами на получение производственных запасов на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” ЧУП “Белкоопвнешторг Белкоопсоюза” являются товарно-транспортная накладная (форма ТТН-1) и товарная накладная (форма ТН-2) (Приложение 3). Товарно-транспортная накладная является документом строгой отчетности и предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с участием автомобильного транспорта, а также для расчетов за их перевозку и учета выполненной транспортной работы. Она служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета. Товарная накладная является документом строгой отчетности и используется для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильных транспортных средств (почтой или нарочным). Она служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у отправителя и оприходования их у получателя, а также складского и бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей [17, с. 22].

Если поставщик требует предоплату, то он выписывает на Молодечненское сельскохозяйственное отделение “Зверохозяйство” счет-фактуру (Приложение 4) в двух экземплярах, в которой указывает наименование, количество, отпускную цену, ее обоснование, НДС, общую сумму материальных ценностей с НДС. Срок оплаты также указывается на документе. После получения оплаты поставщик производит отпуск материальных ценностей с выпиской ТН или ТТН, в которых указываются следующие данные: наименование, коды УНП, ОКЮЛП, номера лицензий отправителя и получателя, дату и номер договора, являющегося основанием для отпуска ТМЦ, цель их приобретения, кому и по какой доверенности они выданы. В содержательной части указываются наименование, характеристика производственных запасов, их количество, отпускная цена без НДС, ставка и сумма НДС, стоимость материальных ценностей и другие реквизиты. В ТТН также указываются марка автомобиля, владелец транспорта, ФИО водителя, № путевого листа и т.д. ТН составляют в двух экземплярах (1-й экз. - получателю, 2-й экз. - отправителю), ТТН составляют в 3-4 экземплярах (1-й экз. - грузополучателю, 2-й экз. - грузоотправителю, 3 и 4-й экз. - перевозчику).

Поступившие на склад товарно-материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения. Составляется акт о приемке материалов. Если товар поступил без сопроводительных документов или имеет место количественное и качественное расхождение поступивших ТМЦ с данными сопроводительных документов поставщика, составляется акт приемки продукции по количеству и качеству. При наличии расхождения по поступившему товару он принимается на ответственное хранение и на балансовые счета не приходуется.

Внутреннее перемещение материальных ценностей на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” оформляется товарной накладной (формы № 2). Только на ней в правом верхнем углу руководитель ставит свою роспись с надписью, что внутреннее перемещение разрешено (Приложение 5).

Отпуск продуктов (корма, сырье, витамины) из складов на зверокухню для переработки производится по “Заборной ведомости” (Приложение 6). Заборная ведомость составляется в 2-х экземплярах и подписывается руководителем хозяйства, зоотехником и главным бухгалтером. Первый экземпляр ведомости передается заведующему складом, второй экземпляр является контрольным листом и должен находиться на зверокухне. Не допускается совмещение должностей, связанных с приходом (расходом) ТМЦ, одним и тем же лицом. Количество каждого вида отпущенного на зверокухню продукта записывается в соответствующую графу заборной ведомости и контрольного листа. Незаполненные графы прочеркиваются. По каждой партии продуктов отпущенных за день, выводится итог в натуральных единицах. Итог проставляется цифрами и прописью. При выдаче кормов заведующий складом расписывается в контрольном листе, а представитель зверокухни - в заборной ведомости.

Также внутреннее перемещение материальных ценностей на “Зверохозяйстве” может оформляться актами, справками произвольной формы.

Количество выданных горюче-смазочных материалов (10-3 “Топливо”) записывается в ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов (форма № 59) (Приложение 7). В ней указываются дата, номер и марка автомобиля, номер путевого листа, вид топлива и т.д. В ведомости за полученные ГСМ расписывается водитель, а в путевом листе расписывается материально-ответственное лицо, отпустившее ГСМ.

При выбытии материальных ценностей на сторону выписывается накладная (форма № ТТН-1 или № ТН-2).

В конце месяца материально-отчетное лицо на основании приходных и расходных документов составляет “Материальный отчет” (формы № 48-стр.) в двух экземплярах (Приложение 8). На каждую группу ценностей, учитываемых на отдельных синтетических счетах, составляют отдельный отчет. Материальный отчет включает общие сведения: наименование организации, отчетный период, число составления и утверждения отчета, фамилию, имя, отчество МОЛ; указывается количество приходных и расходных документов, дата поступления и принятия отчета с подписью бухгалтера. В материальном отчете указывается № п/п и наименование материалов, единицы измерения, остатки материалов на начало отчетного периода переносят из предыдущего отчета, а после инвентаризации - из инвентаризационной описи. Отчет имеет два раздела: приход и расход. В приходе указывается наименование организаций, от которых поступили материалы и в соответствующих колонках количество, в расходе - фамилию, имя, отчество материально-ответственного лица, который получил материальные ценности и в соответствующих колонках их количество. После подсчета итогов по приходу и расходу выводят остатки материалов на конец отчетного месяца. Отчет подписывается материально-ответственным лицом. Первый экземпляр отчета с приходными и расходными документами передают в бухгалтерию, а второй экземпляр после проверки отчета с подписью бухгалтера о его приемке возвращают материально- ответственному лицу.

При приемке отчетов материально-ответственных лиц бухгалтер должен тщательно их проверять по существу, с формальной стороны и арифметической. Необходимо проверить правильность переноса остатков товарно-материальных ценностей из предыдущего отчета, правильность переноса сумм в отчет из первичных документов, соответствие дат первичных документов отчетному периоду; правильность и полноту заполнения всех реквизитов первичных документов, особенно наличие всех подписей подтверждающих поступление и выбытие производственных запасов; подсчет итогов и выведения остатков материальных ценностей на конец отчетного периода. Одновременно бухгалтер ведет учет использования бланков строгой отчетности: ТТН, ТН.

Основными недостатками при заполнении первичных документов на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Звероводство” является частые дописки данных после окончания отчетного периода, исправления, не заполнение некоторых реквизитов, заполнение реквизитов простым карандашом. Не на всех документах стоят росписи материально-ответственного лица, бухгалтера и т.д. Вместо бланка “Заборной ведомости на получение кормов зверокухней из склада зверохозяйства” (форма 12-Белкоопсоюз), используют кормовую ведомость, в которой все нужные реквизиты изменяют вручную. В материальном отчете также вручную дочерчивают колонки, дописывают необходимые реквизиты, названия и т.д.

2.2 Методика учета использования производственных запасов

Синтетический учет производственных запасов на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” ЧУП “Белкоопвнешторг Белкоопсоюза” ведется с использованием счета 10 “Материалы”.

Счет 10 “Материалы” - активный, для учета оборотных материальных активов, инвентарный. К этому счету в Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” открыты следующие субсчета:

10-1 “Сырье и материалы”;

10-2 “Витамины и ветпрепараты”;

10-3 “Топливо”;

10-5 “Запасные части”;

10-6 “Материалы, переданные в переработку”;

10-9 “Корма”;

10-11 “Предметы, находящиеся на складе”;

10-12 “Предметы, находящиеся в эксплуатации”.

Оприходование материалов отражается записью по дебету счета 10 “Материалы” и кредиту счетов 20 “Основное производство”, 23 “Вспомогательное производство”, 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, 79 “Внутрихозяйственные расчеты” и других в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов в организацию.

Фактический расход материалов в производстве или на другие хозяйственные цели отражается по кредиту счета 10 “Материалы” в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство или другими соответствующими счетами.

В таблице 2.1 отражена корреспонденция счетов по учету движения производственных запасов на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство”.

Таблица 2.1 Методика учета использования производственных запасов на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” ЧУП “Белкоопвнешторг Белкоопсоюза”

Содержание операций	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
А	2	3
Оприходование поступивших материалов
Оприходование сырья и материалов, полученных от поставщиков (без НДС)	10/1	60/1
НДС, причитающийся к уплате	18/3	60/1
Оприходованы витамины и ветпрепараты, полученные от поставщиков (без НДС)	10/2	60/1
НДС, причитающийся к уплате	18/3	60/1
Оприходованы горюче-смазочные материалы, полученные от поставщиков	10/3	60/1
НДС, причитающийся к уплате	18/3	60/1
Оприходованы запасные части, полученные от поставщиков	10/5	60/1
НДС, причитающийся к уплате	18/3	60/1
Оприходованы корма, полученные от поставщиков	10/9	60/1
НДС, причитающийся к уплате	18/3	60/1
Оприходованы МБП	10/11	60/1
Оплата поставщикам	60/1	79
Поступили материалы от подотчетного лица	10/1,9	71
Выдача из кассы подотчетных сумм	71	50
НДС к уплате	18/3	71
Оприходование материалов, полуфабрикатов из производства	10/1,3,5	23
Оприходование возвратных отходов	10/2,9	20/2
Поступление материалов от вышестоящей организации	10/1-9	79
Передача материалов со склада на склад	10/1-9	10/1-9
Передача МБП со склада в эксплуатацию	10/12	10/11
Перевод в материалы ранее приобретенных товаров	10/1,5	41
Оприходование излишков	10/1-9	92
Расход материалов
Списание витаминов и ветпрепаратов на производство	20/2	10/2
Списание кормов на производство	20/2	10/9
Списание материалов на производства	23	10/1,3,5
Продажа материалов на сторону:
списание учетной стоимости	91	10/1-9
отражение выручки	62/1	91
расчеты с выше стоящей организацией	79	62/1
Начисление износа (50 %) по МБП	20/2	96
Начисление износа при выбытии за непригодностью (50 %)	20/2	96
Списание МБП за непригодностью	96	10-12
Списание МБП, по которым не начисляется износ и до оной базовой величины, за непригодностью (100 %)	20/2	10-12
Внутреннее перемещение материалов со склада на склад	10/1-9	10/1-9
Передача материалов вышестоящей организации	79	10/1-9
Списание транспортно-заготовительных расходов по комам и ветпрепаратам	20/2	16
Списание транспортно-заготовительных расходов по сырью и материалам	20/2	10/1
Отражение факта недостачи Списание недостачи материалов в пределах норм естественной убыли Отнесение недостачи сверх норм естественной убыли: на сумму недостачи на сумму НДС отнесение на виновного лица погашение недостачи виновным лицом из заработной платы	94 20/2 94 94 73 70	10/1-9 94 10/1-9 68 94 73

Так как Молодечненское сельскохозяйственное отделение “Зверохозяйство” является структурным подразделением, все расчетные операции (расчеты с поставщиками, покупателями, внутрихозяйственные расчеты) осуществляются через вышестоящую организацию с использованием счета 79 “Внутрихозяйственные расчеты”. Для начисления износа по предметам в составе оборотных средств на организации используется специально открытый счет 96 “Износ предметов в составе оборотных средств”.

При отражении недостачи в приделах норм естественной убыли на Молодечненском сельскохозяйственном отделении сумму недостачи сразу относят на затраты. При этом необходимо сначала списать учетную стоимость материальных ценностей: дебет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” - кредит 10 “Материалы”, а затем отнести их на затраты: дебет 20 “Основное производство” - кредит 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

На счете 16 “Отклонение в стоимости материальных ценностей” отражаются транспортно-заготовительные расходы, связанные с доставкой кормов и ветпрепаратов. Списание транспортно-заготовительных расходов на себестоимость осуществляется на основании суммы израсходованных кормов за месяц.

Сумма списания зависит от количества кормов. Чем больше количество кормов, тем больше сумма, подлежащая списанию. Оставшаяся сумма транспортно-заготовительных расходов на счете 16 “Отклонение в стоимости материальных ценностей” будет являться остатком на начало по заготовительным расходам на следующий месяц.

Транспортно-заготовительные расходы по материалам и сырью учитываются на счете 10-1 “Сырье и материалы”.

Таким образом, на Молодечненском сельскохозяйственном отделении "Зверохозяйство" ведется детализация учета транспортно-заготовительных расходов. Данный способ учета позволяет проконтролировать правильность определения сумм списания транспортно-заготовительных расходов, более точно определить сумму фактической себестоимости, не допустить занижения себестоимости, а следовательно, и искажения других показателей деятельности организации.

2.3 Аналитический учет производственных запасов

Счета, на которых детализируется информация, обобщенная на синтетических счетах, называются аналитическими, а процесс отражения на них информации об учитываемых объектах - аналитическим учетом.

Аналитический учет производственных запасов в бухгалтерии делят на натурально-стоимостной и стоимостной. В свою очередь натурально-стоимостной учет материальных ценностей ведут:

- по месту его организации: складской и в бухгалтерии;

- по способу получения учетных данных: ручной и автоматизированный;

- по видам: сортовой и партионный (в зависимости от способов хранения материалов по сортам (номенклатурным номерам) или партиям). Один и тот же способ применяется для складского учета и в бухгалтерии.

На Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” складской учет ведется сортовым способом при использовании карточек количественно-суммового учета (Приложение 9). На них открывают отдельные аналитические счета на каждое наименование материальных ценностей по номенклатурным номерам. В карточках указываются следующие сведения: от кого поступили материальные ценности, их количество и наименование, реквизиты документов, на основании которых поступили или отпущены материалы, кому отпущены и т.д. Обязательным является также указание в карточках номеров накладных, по которым получены материальные ценности, иначе контролирующими органами такая карточка будет признана недействительной. Записи в карточках производятся в день совершения операций. После каждой записи выводят новый остаток.

Работник бухгалтерии и материально-ответственное лицо обязаны производить приемку-сдачу первичных документов (товарных и товарно-транспортных накладных), подтверждающих факт поступления (отпуска) материальных ценностей. На Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” подтверждением приемки-сдачи документов служит подпись работника бухгалтерии в карточке количественно-суммового учета о проверке записей по каждой операции и получении первичных документов (ТТН-1, ТН-2 и др.).

На первое число месяца и на день инвентаризации на основании данных складского учета бухгалтер, используя автоматизированную обработку, выводит машинограмму сальдовой ведомости (Приложение 10). В оборотной ведомости натурально-стоимостного учета по каждому номенклатурному номеру показывают входящее сальдо, приход, расход и исходящее сальдо товарно-материальных ценностей. Итоги оборотной ведомости аналитического натурально-стоимостного учета материальных ценностей сверяют с данными аналитического учета в стоимостном выражении.

На основании первичных документов, полученных от материально-ответственного лица, бухгалтер на Молодечненском сельскохозяйственном отделении составляет разработочную ведомость (Приложение 11) по кредиту счета 10 “Материалы” разных субсчетов за каждый месяц отчетного периода. В ней указываются наименование организации, содержание операции, сумма, корреспондирующий счет, дата составления и подпись бухгалтера. Затем, для учета движения товарно-материальных ценностей в суммовом выражении при журнально-ордерной форме учета, бухгалтер на основании разработочных ведомостей составляет ведомость № 10-АПК (Приложение 12). Ведомость оформляется на произвольном бланке, заверенном печатью организации. Ведомость составляется за каждый месяц отчетного периода и ведется по кредиту счетов с отражением сумм по корреспондирующим счетам. Затем подсчитываются итоговые данные по графам и построчные итоги. Итоговые суммы по ведомости № 10-АПК сверяются с данными машинограммы оборотной ведомости. Заключительным этапом является перенос кредитовых оборотов в главную книгу. Главная книга заполняется вручную.

На Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” не используется принятый бланк ведомости № 10 “Движение материальных ценностей в денежном выражении” и не заполняются прилагаемые к нему справки. А в произвольном бланке не заполняются такие реквизиты: наименования источников поступления производственных, указанных в отчетах, направления их расходования и т.д. Так как эти данные изложены в разработочной ведомости. Так же в ведомости № 10-АПК на “Зверохозяйстве” не переносят данные об остатка на начало месяца из регистра за предыдущий месяц и не выводят остатков на конец месяца.

Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами обуславливает необходимость сверки информации, отраженной на них.

Для увязки данных аналитического и синтетического учета материалов на организации применяются следующие машинограммы: ведомость прихода (Приложение 13), распределительная ведомость (Приложение 14), оборотная ведомость (Приложение 10). Полученные машинограммы используются для составления бухгалтерских проводок и форм статистической отчетности. Затем все приходно-расходные документы группируются по складам, синтетическим счетам, субсчетам и в разрезе установленных групп, подгрупп материалов по учетным ценам.

Остатки начальные и конечные по синтетическому счету должны быть равны суммам соответствующих остатков аналитических счетов. Это следует из того, что аналитические счета лишь детализируют данные синтетических счетов, раскрывают составные части учитываемых объектов, отраженных на синтетическом счете в обобщенном виде. Обороты по дебету и кредиту синтетического счета должны быть равны суммам записей по дебету и кредиту аналитических счетов данной группы счетов. Это равенство обусловлено тем, что на аналитических счетах записываются те же операции и на ту же сторону, что и на синтетических.

Основными недостатками при ведении аналитического учета являются: не заполнение многих реквизитов документов, заполнение простым карандашом итоговых сумм, отсутствие некоторых итогов, допускаются исправления. Вместо утвержденной карточки складского учета (ф. М-12) используется карточка количественно-суммового учета (Приложение 9), в которой также не заполняются все реквизиты.

2.4 Пути совершенствования бухгалтерского учета производственных запасов

В современных условиях данные бухгалтерского учета должны удовлетворять нуждам управления, обеспечивать оперативность получения информации, ее полноту, достоверность и соответствие международным стандартам учета. Поскольку Международные стандарты финансовой отчетности стали международным языком бухгалтеров и экономистов, то их знание становится условием сначала информационного, а потом и экономического общения (взаимодействия) на мировом уровне. Особенностью Международных стандартов является то, что они содержат одновременно концептуальные и стандартные основы ведения учета и составления отчетности.

Концептуальные основы учета - более подвижная категория по сравнению с общепринятыми принципами учета: если принципы могут оставаться неизменными в течение многих десятилетий, то в концептуальные основы могут вноситься коррективы.

Очень важным для совершенствования учета в соответствии с Международными стандартами является становление внешней управляющей информации учета. Наиболее предпочтительным вариантом построения внешней управляющей информации учета является: основополагающие принципы учета - концептуальные основы учета и отчетности - стандарты учета и отчетности. Разработка концептуальных основ позволяет:

- сделать внешнюю управляющую информацию более однозначной, что, в свою очередь, будет способствовать большей сопоставимости информации финансовой отчетности;

- при появлении новых условий, новых операций, новых объектов учета составить отчетность, не дожидаясь принятия соответствующего стандарта;

- учесть в обобщенном виде для целей учета экономические, социальные особенности страны;

- дать толчок дальнейшему развитию бухгалтерского учета, поскольку оно сопровождается борьбой мнений, сопоставлением различных позиций.

Для обеспечения контроля за сохранностью материальных ценностей на Молодечненском с/х отделении ЧУП “Белкоопвнешторг Белкоопсоюза” необходимо улучшить охрану складских помещений и проводить инвентаризацию в установленные сроки. Инвентаризация позволяет обеспечить бухгалтерский учет достоверными данными и установить реальность большинства статей бухгалтерского баланса и отчетности организации. Основополагающими документами при проведении инвентаризации в системе бухгалтерского учета являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь № 54 от 5 декабря 1995 года и Инструкция о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации, утвержденной заместителем председателя Белкоопсоюза 28 ноября 1996 года. Этими документами определяются цели и сроки инвентаризации, которые на Молодечненском сельскохозяйственном отделении не соблюдаются.

Для ведения более прогрессивного учета на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” необходимо увеличить контроль за правильностью заполнения регистров синтетического учета и первичных документов, не допускать исправлений, использовать новые формы первичных документов и т.д.

В современных условиях ведения учета на первое место выходят задачи автоматизации оперативного учета и управление процессами материально-технического обеспечения, управления производственными запасами. В отличие от бухгалтерского учета, в процессе оперативного учета и управления запасами, возможно решать вопросы, возникновение которых не всегда можно предвидеть. В связи с этим необходимо с помощью программных продуктов решать задачи, адекватно отражающие реальные ситуации. Для решения данных задач современное программное обеспечение дает возможность не только организовать учет движения товарно-материальных ценностей в разрезе материально-ответственных лиц, но и обеспечить контроль за сверхнормативными и неликвидными запасами, определение результатов инвентаризации и решать другие задачи.

На Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” при использовании вычислительной техники по схеме стоимостного учета выводится ведомость движения средств на балансовых счетах, а по схеме натурально-стоимостного учета - оборотная ведомость. Для получения данных машинограмм бухгалтер вводит данные из первичных документов, полученных от материально-ответственных лиц. Данные машинограммы единственные, которые выводятся на организации по производственным запасам, все остальные документы заполняются вручную. Таким образом, на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” необходимо установить полный пакет четко организованной бухгалтерской программы. Также необходимо автоматизировать складской учет производственных запасов. Вместо карточек количественно-суммового учета, которые используются на “Зверохозяйстве”, будут использовать выходные документы компьютера (машинограммы карточек складского учета). Выходной документ компьютера должен удовлетворять требованиям первичного учетного документа и содержать указания на документ, на основании которого внесены сведения о поступлении (списании) материальных ценностей. При использовании автоматизированного складского учета достигается тождественность бухгалтерского и складского учета, значительно сокращается трудоемкость складского учета и упрощается сверка данных аналитического и синтетического учета.

Для более полной автоматизации бухгалтерского учета на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” можно применить, например, программу АРМ- бухгалтера (SQL), которая используется в системе Потребительской кооперации (Рис. 2.1).

Рис. 2.1 Рекомендуемая технология организации бухгалтерского учёта производственных запасов в Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” в условиях применения автоматизированной обработки информации (программа АРМ Бухгалтера (разработчик РВЦ Белкоопсоюза)).

Как видно из рисунка 2.1 в данном случае АРМ для ведения натурально-стоимостного учёта представляет собой аналог модуля складского учёта в программных продуктах других фирм и должен быть установлен у материально-ответственного лица. Данное утверждение можно подтвердить тем фактом, что в АРМе имеется возможность ведения карточки складского учёта, учёта драгоценных металлов в материалах, ведения инвентаризационной описи, списания топлива по установленным нормам, выписки актов приёма-передачи и списания ТМЦ и получения соответствующей выходной информации.

Также данная программа представляет собой комплекс программ, предназначенных для автоматизированного ведения бухгалтерского учета и отчетности. АРМ повышает оперативность, достоверность, точность расчетов и сокращение сроков сдачи отчетности за счет следующих факторов:

- работает в диалоговом режиме, предлагая на каждом этапе решения комплекса “МЕНЮ” и оригинальный в виде подсказок и справочных сообщений;

- информация, сформированная на основании бухгалтерской отчетности, хранится в “базе данных” в течении года в архивном виде

- алгоритм расчета показателей выполняется автоматически с большой точностью;

- набор первичных документов производится только один раз.

На основании введенных первичных документов пользователь может выдать на экран или принтер следующую выходную информацию:

- оборотная ведомость по синтетическим счетам;

- оборотную ведомость по аналитическому учету;

- контроль оборотов по внутреннему перемещению;

- сводную оборотную ведомость;

- оборотную ведомость по счету реализации;

- ведомость расчетов с поставщиками по наименованию материальных ценностей;

- ведомость расчетов с покупателями по наименованию материальных ценностей;

- карточка партнера;

- ведомость дебиторов/кредиторов и прочие выходные оборотные ведомости;

В главной книге предусмотрены: просмотр главной книги, сводной оборотной ведомости, просмотр информации по счету/субсчету, пересчет синтетической и аналитической ведомости по счету/субсчету или группе счетов выбранных бухгалтером для пересчета, просмотр возможных ошибок, исправление ошибок, автоматическое обновлении информации в главной книге, печать главной книги и сводной оборотной ведомости в АРМ Бухгалтера и Excel.

3. МЕТОДИКА РЕВИЗИИ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ, ПУТИ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

3.1 Информационное и нормативное обеспечение ревизии производственных запасов организации

Комплексность, глубина и эффективность ревизии производственных запасов во многом зависят от объема и качества информации, используемой при ее проведении.

Экономическая информация представляет собой систему сведений о производственно-сбытовой, снабженческой, финансовой и другой экономической деятельности организации. Она сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическая информация включает плановую, нормативную, учетную и отчетную [18, с.275].

Информационное обеспечение ревизии - это целенаправленная работа по сбору информации, ее регистрации, передаче, обработке, хранению и использованию [19, с. 81].

Основными источниками информации для проведения ревизии производственных запасов служат:

- первичные документы по учету движения производственных запасов: товарно-транспортная накладная, товарная накладная, приходный ордер, акт о приемке материалов, лимитно-заборная карта, требование-накладная на отпуск материалов;

- отчетность материально-ответственных лиц;

- сальдовые или оборотные ведомости о движении производственных запасов;

- карточки или книги складского учета материалов;

- регистры аналитического бухгалтерского учета по следующим счетам: № 10 “Материалы”, включая все открытые к нему субсчета, № 15 “Заготовление и приобретение материальных ценностей”, № 16 “Отклонение в стоимости материальных ценностей”, № 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, № 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”, № 20 “Основное производство”, № 23 “Вспомогательное производство” и т.д.;

- регистры синтетического бухгалтерского учета;

- инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей;

- данные бухгалтерской отчетности (Бухгалтерский баланс, форма №1);

- данные статистической отчетности и т.д.

Основанными первичными документами по учету движения производственных запасов на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” ЧУП “Белкоопвнешторг Белкоопсоюза” являются товарно-транспортная накладная (форма ТТН-1) (Приложение Д), товарная накладная (форма ТН-2) (Приложение Е), “Заборная ведомость” (Приложение Ж), различные акты, справки произвольной формы и т.д.

В конце месяца материально-отчетное лицо на основании приходных и расходных документов составляет “Материальный отчет” (формы № 48-стр.) в двух экземплярах. На каждую группу ценностей, учитываемых на отдельных синтетических счетах, составляют отдельный отчет.

На первое число месяца и на день инвентаризации на основании данных складского учета бухгалтер, используя автоматизированную обработку, выводит машинограмму сальдовой ведомости (Приложение В,Г). В оборотной ведомости натурально-стоимостного учета по каждому номенклатурному номеру показывают входящее сальдо, приход, расход и исходящее сальдо товарно-материальных ценностей. Итоги оборотной ведомости аналитического натурально-стоимостного учета материальных ценностей сверяют с данными аналитического учета в стоимостном выражении.

Данные о наличии остатков производственных запасов на отчетную дату отражаются в балансе (Приложение Б), во втором разделе которого отражаются остатки сырья, материалов и др. активов (стр. 211), в т.ч. из стр. 211 сырье и материалы для производственных целей (стр. 211а).

При проведении инвентаризации производственных запасов комиссия в присутствии материально-ответственного лица осуществляет подсчет, взвешивание каждого вида материалов и полученные результаты записывает в инвентаризационную опись (Приложение З). Опись составляется в двух экземплярах. В конце описи материально-ответственным лицом дается подписка о том, что все ценности комиссией проверены в натуре в присутствии материально-ответственных лиц и претензий к инвентаризационной комиссии нет.

После изучения информационного обеспечения ревизии производственных запасов Молодечненского сельскохозяйственного отделения “Зверохозяйство”, можно сделать вывод о том, что в исследуемой организации данная информация соответствует всем предъявляемым к ней требованиям.

Знание нормативных актов является неотъемлемой частью любой проверки. Так, в ходе ревизии производственных запасов Молодечненского сельскохозяйственного отделения “Зверохозяйство” контрольно-ревизионные службы руководствуются следующими нормативно-правовыми актами и инструктивными материалами:

-Об аудиторской деятельности: закон Респ. Беларусь от 8 ноября 1994г. №3373-XII (в ред. з-на от 18 дек.2002г. №164-З);

-О бухгалтерском учете и отчетности: закон Респ. Беларусь от 18 окт.2004г. № 3321-XII (в ред. з-на от 29 дек. 2006г. №188-З);

- Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации": утв. постановлением М-ва финансов Респ. Беларусь от 17апр.2002г. №62;

- О бухгалтерской отчетности организации: постановление М-ва финансов Респ. Беларусь от 17 февр. 2004г. №16;

- Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета: утв. постановлением М-ва финансов Респ. Беларусь 30 мая 2003г. №89;

- Инструкция о порядке организации и проведении ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации Республики Беларусь: утв. постановлением Правления Белкоопсоюза от 12. апр.2002г. №177;

- Инструкция о порядке бухгалтерского учета материалов: утв. Постановлением М-ва финансов Респ. Беларусь 17 июля 2007г. № 114;

- Инструкция о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации Белкоопсоюза: утв. зам. председателя Правления Белкоопсоюза от 28 ноября 1996 г.

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» определяет состав бухгалтерской отчетности, также содержит информацию о методе оценки производственных запасов, который может быть пересмотрен при формировании учетной политики на следующий отчетный год.

Согласно учетной политике Молодечненского схо “Зверохозяйство” бухгалтерский учет производственных запасов ведется в соответствии с Типовым планом счетов в денежной единице, эмитируемой Национальным банком РБ. Производственные запасы (сырье, материалы, корма) оцениваются в бухгалтерском учете по фактической себестоимости, включая затраты на приобретения, транспортировку, хранение, комиссионные вознаграждения и другие расходы. Сырье и материалы в течение месяца включаются в себестоимость продукции по фактическому их расходу по учетным ценам, но не выше установленных норм.

В инструкции “О порядке организации и проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации Республики Беларусь” приведена методика проведения ревизии производственных запасов организации.

В инструкции “О порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации Белкоопсоюза” приведена методика проведения инвентаризации производственных запасов организации.

3.2 Анализ динамики и структуры производственных запасов

На эффективность использования производственных запасов оказывает влияние формирование их величины, зависящей от установления оптимальных размеров сырья, материалов, топлива, кормов, ветпрепаратов и т.д.

Оптимальность производственных запасов призвана выявить резервы снижения средств, отвлеченных на их формирование, привести структуру находящихся на складах производственных запасов в соответствие со структурой спроса со стороны производства и реализацией лишних и неиспользуемых материалов. Соответствие сформированных запасов спросу на них со стороны производства означает взаимоувязку производства и его снабжения, исключающую отвлечение оборотных средств в излишние запасы.

В то же время недостаток запасов может привести к перебоям процесса производства, к недогрузке производственной мощности, падению объемов выпуска продукции, росту себестоимости, убыткам, что также отрицательно сказывается на финансовом результате.

Анализ состояния производственных запасов, сырья и материалов необходимо начинать с изучения их динамики. Анализ динамики производственных запасов Молодечненского сельскохозяйственного отделения “Зверохозяйство”.

Также в процессе анализа производственных запасов необходимо изучить изменения в их составе и структуре, рис.3.2. Анализ структуры производственных запасов отражает долю каждой статьи в общей сумме запасов:



Из анализа структуры производственных запасов следует, что значительный удельный вес в общей сумме запасов занимают корма, но их доля на начало отчетного года уменьшилась на 1,42 % по сравнению с аналогичным периодом в предыдущем году. Также наблюдается значительное уменьшение доли топлива (на 9,15 %) на начало отчетного года по сравнению с прошлым. В свою очередь наблюдается значительное увеличение доли материалов и сырья в общем объеме производственных запасов - на 11,95 %.

Таким образом, с одной стороны, мы можем сделать выводы об увеличении в 2007 году по сравнению с 2006 годом объемов выпуска продукции, соответственно суммы материальных запасов и себестоимости. С другой стороны, данный анализ свидетельствует о неэффективном планировании и нерациональном использовании производственных запасов, что привело к увеличению их объемов и заскладированию.

3.3 Методика ревизии производственных запасов организации, оформление ее результатов

Для осуществления непрерывности процессов расширенного производства организации создают и пополняют запасы товарно-материальных ценностей как основной части их производственных фондов. С увеличением объемов производства особую актуальность представляют вопросы рационального формирования и использования указанных запасов и обеспечения их безусловной сохранности; ресурсосбережение выступает важным направлением эффективного ведения хозяйства, на что обращается особое внимание. Осуществлению этих задач способствует организация надлежащего экономического контроля на каждой организации.

Согласно Инструкции «О порядке организации и проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации Республики Беларусь», утвержденной постановлением Правления Белкоопсоюза от 12 апреля 2002 года, №177, основными задачами ревизии производственных запасов организации являются:

- проверки документов в целях установления законности проведённых хозяйственных и финансовых операций;

- сопоставление записей, документов и фактических данных по одним операциям с записями, документами и фактическими данными по связанным с ними другим операциям;

- проведение встречных проверок;

- сличения в установленном законодательством порядке имеющихся у проверяемой организации записей, документов и фактических данных с соответствующими записями, документами и фактическими данными, находящимися у тех организаций, от которых получены или которым выданы материальные ценности и документы;

- проведения инвентаризаций фактического наличия материальных ценностей, сверок расчетов и выборочного взвешивания и обмера сырья, материалов, полуфабрикатов;

- контрольного запуска сырья и материалов в производство, контрольного анализа производственных запасов для установления действительных расходов сырья и материалов, соответствия продукции государственным стандартам, правильности списания на производство, а также установления норм их расходов;

- проверки соблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского учета производственных запасов, организации их охраны, состояния пропускной системы;

- проверки состояния внутрихозяйственного контроля;

- проверки выполнения решений по устранению недостатков, выявленных предыдущей ревизией (проверкой);

- других контрольных действий, связанных с изучением вопросов, определенных программой ревизии (проверки) [15, с. 4].

Основными направлениями ревизии производственных запасов на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” являются:

1. Проверка постановки организации учета производственных запасов.

2. Проверка обеспечения сохранности материальных ценностей и состояния складского хозяйства.

3. Проверка операций по движению производственных запасов и правильности их оценки.

4. Проверка операций по использованию производственных запасов.

5. Проверка полноты и качества проведенных инвентаризаций товарно-материальных ценностей и отражения их результатов в учете.

В ходе ревизии производственных запасов на Молодечненского схо “Зверохозяйство” применяются приемы контроля, содержание которых отражено в таблице 3.3.

Наибольшее распространение среди них получили: инвентаризация (Приложение З), сравнение, контрольные обмеры, закладки сырья и кормов, встречные проверки (Приложение М,Н), выборочные проверки, проверка качества сырья, материалов (Приложение К,Л).

Таблица 3.4 Классификация приемов ревизии, используемых в процессе ревизии производственных запасов Молодечненского сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство”

Основные приемы ревизии	Предназначение и сущность приемов
Формальная проверка	Проверка документов на соответствие формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, на заполнение всех обязательных реквизитов
Арифметическая проверка	Устанавливается правильность арифметических подсчетов, выполненных при оформлении и обработке исследуемых документов
Юридическая проверка	Определяется соответствие отраженных в документах хозяйственных операций требованиям действующего законодательства
Встречная проверка	Сопоставление двух экземпляров одного и того же документа или различных документов, связанных между собой единством операции и находящихся в различных организациях или подразделениях предприятия
Аналитическая проверка	Сопоставление фактических результатов хозяйственных операций с планово-нормативными и выявление отклонений
Экономическая проверка	Определение экономической целесообразности выполненных операций, влияния результатов этих операций на конечный финансовый результат
Логический анализ взаимосвязанных документов	Выявление противоречий между различными документами, отражающими одну и ту же операцию, но в различных аспектах
Выборочная проверка	Состоит в проверке части первичных документов в каждом месяце ревизуемого периода. Выборочный контроль операций, совершенных с отклонениями от обычного порядка движения производственных запасов, изучение счетов и встречных записей
Анализ движения производственных запасв за определенный период	Проводят сопоставление приходных и расходных документов сучетом переходящих остатков
Контрольные проверки расходов сырья	Проверка правильности действующих норм, установление фактического расхода сырья, материалов, кормов на производство.
Лабороторный анализ качества сырья	Отбор проб для последующего их исследования в лаборатории.
Инвентаризация: полная, частичная, выборочная, сплошная	Контроль за сохранностью производственных запасов и проверка организации материальной ответственности.

В ходе ревизии производственных запасов Молодечненского сельскохозяйственного отделения “Зверохозяйство” ревизору предстоит проверить перечень вопросов:

соблюдение порядка оформления документами поступления, хранения и отпуска в производство сырья и материалов;

соответствие первичной документации технологическому процессу производства, обеспечивает ли эта документация правильное отражение фактического расхода сырья и материалов в сравнении с нормами расходов;

наличие на предприятии утвержденных в установленном порядке норм и нормативов расхода сырья, материалов, топливно-энергетических ресурсов. Организация учёта и соблюдения норм расходования указанных ресурсов;

правильность поступления и отпуска в производство основного сырья, дополнительных материалов, соблюдение норм расхода сырья и материалов;

состояние контроля за качеством производственных запасов, наличие брака, причины этого и виновные лица, взыскиваются ли с них нанесенные убытки;

своевременность и обоснованность списания на затраты производства сырья, материалов, топлива и их соответствие утверждённым нормам;

обоснованность применяемых цен и соблюдение порядка указания их в товарно-транспортных документах на производственные запасы;

соблюдение норм расхода кормов;

обоснованность отпуска материалов, запасных частей сторонним организациям и физическим лицам;

соблюдение контроля за расходованием и сохранностью горючих и смазочных материалов, соблюдение норм их расхода, производится ли удержание с виновных лиц за перерасход горючего;

состояние учета автомобильных шин при их хранении на складах, оборотного фонда и находящихся в эксплуатации, соблюдение порядка и своевременность передачи шин в ремонт и восстановление;

наличие приказа на линейные нормы расхода горюче-смазочных материалов;

достоверность данных указанных в путевых листах маршруту пройденного расстояния и количеству фактически перевезённого груза;

наличие договоров о полной материальной ответственности с материально-ответственными лицами;

состояние складского хозяйства, условия хранения и обеспечения сохранности имущества;

своевременность и полнота оприходования полученных товарно-материальных ценностей;

соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризаций, наличие остатков товарно-материальных ценностей за неработающими лицами;

правильность, своевременность и достоверность выведения результатов инвентаризаций, и отражения их в бухгалтерском учёте. Проверяется обоснованность внутренней переброски запасов перед инвентаризацией, и после её проведения;

принимаемые меры по взысканию недостач и потерь;

достоверность предоставления очередных отпусков материально-ответственным лицам, все ли числящиеся на их ответственности ценности полностью передавались другим лицам;

застрахованы ли ценности и в каком размере;

проводимая работа по предупреждению пожаров, грабежей и краж.

Во время ревизии инвентаризации проводятся обязательно, если:

со времени проведения последней инвентаризации прошло 12 и более месяцев;

последней инвентаризацией (вне зависимости от времени проведения) выявлены недостачи или излишки в крупных суммах;

у материально ответственного лица инвентаризация не проводилась;

у материально ответственного работника время ухода в отпуск уже наступило;

остаток товарно-материальных ценностей превышает норматив;

на работу предприятия имеются жалобы, тематическими проверками выявлены серьезные недостатки, несвоевременно предоставляются отчеты;

для хранения ценностей и обеспечения их качества не созданы нормальные условия.

По установленным в ходе ревизии фактам недостач (излишков) и других незаконных расходов выясняются причины их образования и принимаются меры по обеспечению возмещения ущерба.

При ревизии производится также проверка выполнения решений, принятых по итогам предыдущей ревизии [15, с. 8-15].

Проведение ревизии производственных запасов на Молодечненском сельскохозяйственном отделении “Зверохозяйство” включает этапы, указанные на рис. 3.1.

ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ РЕВИЗИИ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ
1 этап Планирование контрольно-ревизионной работы
2 этап Подготовка к проведению ревизии
3 этап Проведение ревизии
4 этап Систематизация материалов ревизий и их анализ
5 этап Рассмотрение материалов ревизий и их реализация

Рис 3.1 Этапы проведения ревизии производственных запасов

Первый этап - планирование контрольно-ревизионной работы, состоит в разработке перспективных и оперативных планов проведения ревизий, с указанием вида ревизии, периода, объема и времени. Ревизия начинается датой окончания предыдущей ревизии и оканчивается датой составления последнего баланса.

Второй этап - подготовка к проведению ревизии, осуществляется путем документального ознакомления с деятельностью проверяемой организации; изучения нормативных актов; определения перечня вопросов, подлежащих проверке; составления программы, плана ревизии и рабочего плана ревизора.

Третий этап - проведение ревизии, состоит в непосредственном осуществлении ряда контрольных процедур по проверке правильности поступления, хранения и использовании производственных запасов, достоверности их отражения в учете и отчетности.

Четвертый этап - систематизация материалов ревизий и их анализ, осуществляется путем группировки данных по наиболее существенным признакам в накопительных ведомостях, таблицах, расчетах, справках, основном акте ревизии.

Пятый этап - рассмотрение материалов ревизий и их реализация, состоит в их обсуждении на организации, рассмотрении руководством проверяемой организации (в течение 5 дней после подписания акта ревизии) и вышестоящими организациями.

В соответствии с Законом Республики Беларусь “О бухгалтерском учете и отчетности” все организации, предприятия и учреждения потребительской кооперации обязаны проводить инвентаризацию всего имущества и финансовых обязательств. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и по каждому материально-ответственному лицу.

Основными задачами инвентаризации как средства контроля за сохранностью кооперативной собственностью являются:

сопоставление фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными учета;

проверка соблюдения правил хранения ценностей;

приведение учетных данных в соответствии с фактическим наличием всех видов запасов;

проверка достоверности состояния учета запасов, расчетов и статей баланса [21, с. 2].

Цель инвентаризации - проверка и документальное подтверждение фактического наличия ценностей, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационной комиссией, назначаемой приказом руководителя организации и при обязательном участии материально ответственного лица (лиц).

Перед началом инвентаризации инвентаризационная комиссия пломбирует подсобные помещения и другие места хранения ценностей, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов, получает подписку от материально ответственного лица (заведующего складом) в том, что все документы о движении материалов записаны в карточки учета материалов, включены в реестр и сданы в бухгалтерию организации. При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально ответственного лица осуществляет подсчет, взвешивание каждого вида материалов и полученные результаты записывает в инвентаризационную опись. Опись составляется в двух экземплярах: один материально ответственным лицом, другой экземпляр - комиссией. В конце описи (во всех экземплярах) материально ответственным лицом дается подписка о том, что все ценности комиссией проверены в натуре в присутствии материально ответственных лиц и претензий к инвентаризационной комиссии нет.

На основании инвентаризационной описи составляется сличительная ведомость, в которой фактические данные сопоставляются с учетными данными. Комиссия устанавливает характер, причины выявленных расхождений или порчи материалов и определяет порядок регулирования разниц и возмещения потерь [22, с. 232].