106

Делопроизводство на ПК

Правила оформления документов

СОДЕРЖАНИЕ

• 1. Основные понятия делопроизводства
• 2. Общие нормы и правила оформления документов
• 3. Стандарт на организационно-распорядительные документы
• 4. Язык документов. Деловая переписка
• 5. Оформление распорядительных документов
• 6. Оформление организационных документов
• 7. Оформление информационно - справочной документации
• 8. Оформление документов по личному составу
• 9. Представление о документообороте
• 10. Номенклатура дел
• 11. Структура документа
• 12. Microsoft Outlook
• 13. Секретарское дело
• 14. Юридическая сила документа
• 15. Требования к оформлению дипломных работ

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Вопросы:

1. Что такое документ и каковы его функции?

2. Что такое делопроизводство?

3. Задачи делопроизводства

4. Этапы становления делопроизводства в России

5. Унификация и стандартизация делопроизводства

6. Нормативная база делопроизводства

7. Виды классификаций документов

8. Виды организационно - распорядительной документации

Что такое документ и каковы его функции?

1. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

2. Документ является носителем информации. В соответствии с «Оксфордским словарём» «документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение». Слово документ имеет тот же корень, что доктрина, догма (doocere, doctum).

3. Функции документа:

- информационная - в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;

- организаторская - с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности;

- коммуникативная - обеспечивает внешние связи предприятий и организаций;

- юридическая - содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов изначально наделён юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы и т.д.)

- воспитательная - хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации, дисциплинирует исполнителя.

Что такое делопроизводство?

1. Делопроизводство - деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работу с ними.

2. Документирование - часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов.

3. Документооборот - это процесс продвижения документированной информации на предприятии.

4. Архивное дело - деятельность по организации хранения документов

Задачи делопроизводства

Создание документов
Регистрация и контроль исполнения
Продвижение документов
Систематизация и хранения

Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.

- Для создания документов используются текстовые редакторы.

- Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык.

- Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.

- Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена.

- Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники.

- Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных Программ можно не только создать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов уничтожение устаревших и введение новых.

Этапы становления делопроизводства в России

1. В России в 17 веке появилось приказное делопроизводство. Приказами назывались органы государственной власти документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и сотни метров.

2. При Петре I было введено коллежское делопроизводство. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

3. В начале 19 века коллегии сменились министерствами, появились бланки служебных документов.

4. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов.

5. В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учётом специфики рыночных отношений и компьютеризации делопроизводства.

Унификация и стандартизация делопроизводства

1. Любой документ функционирует совместно с другими документами.

2. Система документации - это совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определённой сфере человеческой деятельности.

3. Унифицированная система документации (УСД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определённой области деятельности.

4. В организации и управлении очень много разнообразных и повторяющихся рабочих ситуаций, отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

5. Суть унификации - приведение документов к единой форме и структуре, создание единых операций по обработке, учёту и хранению документов.

6. Суть стандартизации - применение оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке.

7. ГОСТ - государственные стандарты; ОСТ - отраслевые; СТП - стандарты предприятий и организаций.

8. С 01.07.1998г. в Российской Федерации введён в действие ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов.

Нормативная база делопроизводства

Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы (Государственный Стандарт)
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления)

1. К законодательным и правовым актам в сфере документации относятся законы РФ, указы и распоряжения президента, постановления правительства.

2. Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию:

3. Стандарт - типовой вид, образец. Например, ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации.

4. Нормативные документы, например, нормативные документы по труду.

5. Классификаторы - нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов. Например,

- ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации;

- ОКПО - Общероссийский классификатор организаций и предприятий.

6. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - устанавливает единые требования к организации работы с документами, создаются инструкции по делопроизводству, различные рекомендации.

Виды классификаций документов

Признак квалификации	Вид документа	Пояснение
1. По месту составления	внешние	нормативные документы вышестоящих организаций
1.	внутренние	создаются и имеют хождение внутри предприятия
2. По содержанию	первичные	содержат исходные данные
1.	сводные	содержат данные из нескольких первичных документов
3. По типу носителей	бумажные	рукописные, типографские, напечатанные на ПК
1.	электронные
4. По срокам исполнения	срочные	требующие исполнения в определённый срок
1.	несрочные	срок исполнения не установлен
5. По виду оформления	черновик	документ, подготовленный для дальнейшего оформления
1.	подлинник (оригинал) С подлинника могут быть выполнены копии, выписки, дубликаты	единственный экземпляр документа, оформленный с черновика и подписанный в соответствии с требованиями
1.	копия	идентично, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника
1.	выписка	заверенная часть документа подлинника
1.	дубликат	второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником
6. По происхождению	служебные	подготовленные на предприятиях, в организациях
1.	личные	письма граждан
7. По срокам хранения	постоянного хранения
1.	временного хранения	<10 лет, >10 лет
8. По форме	индивидуальные	содержание имеет свои особенности
1.	типовые	типовые правила, процессы и т. д.
1.	трафаретные	часть документа отпечатана
9. По виду деятельности	научно-технические, технологические т. д.
10. По наименованию	отчёты, чертежи, уставы, анкеты, стандарты
11. По степени гласности	открытые	несекретные
	документы с ограниченным доступом	совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования.

Виды организационно-распорядительной документации (ОРД)

1. Организационно-распорядительные документы (ОРД) необходимы для организации эффективного управления.

2. Эти документы создаются в соответствии с требованиями действующих законодательств и других нормативных актов.

3. Виды управленческих документов:

- Организационные документы - устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.

- Распорядительные документы - приказы, распоряжения, решения. Оформляются однотипно.

- Документы по личному составу - документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приёме, увольнении …), трудовые книжки, личные дела и т. д.

- Информационно-справочные документы - письма, факсы, телефонограммы.

2. ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы:

1. Какие размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве?

2. Какие размеры полей используются в документах?

3. Как нумеруют страницы в документах?

4. Какие способы применяются при оформлении дат?

5. Какие сокращения слов допускаются в документах?

6. Как выполняется в документах написание математических формул?

7. Как оформляются в документах таблицы и выводы?

8. Оформление в документах написания чисел

9. Примеры написания физических величин

10. Оформление знаков препинаний и символов

Какие размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве?

1. ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С -- дополнительными. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м², с габаритными размерами 842X 1189 мм.

2. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

3. Для оформления деловых документов используются следующие форматы: А3 (297 420) - для больших таблиц, схем, диаграмм, А4 (210 297), А5(148 210) - приказы, письма и другие организационные распорядительные документы.

Какие размеры полей используются в документах?

1. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 каждый лист документа должен иметь поля не менее (в мм): левое-- 20, верхнее - 20, нижнее 20, правое - 10.

2. Размер поля 35 мм установлен для первой страницы многостраничных документов. Размеры полей второй и последующих страниц многостраничных документов выбираются в указанных пределах, но одинаковыми для данного документа.

3. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее -- для указания страниц в многостраничных документах.

4. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации, документы, подготавливаемые для типографического изданий следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое -- не менее 30 мм, правое -- не менее 10 мм, верхнее -- не менее 15 мм, нижнее -- не менее 20 мм.

Как нумеруют страницы в документах?

1. Все страницы, кроме первой, нумеруются.

2. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные -- четными.

3. Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза.

4. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).

Какие способы применяются при оформлении дат?

Применяются следующие способы - цифровой и словесно-цифровой.

1. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.

2. Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей: 01 сентября 2000 года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 1999/2000 году, Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 -- 2005 гг. Чаще применяется в финансовых документах.

3. Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2001 году). Если, кроме года, указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно.

4. В архивах для удобства поиска даты можно записывать в следующей последовательности: год, месяц, число. Например, 2000.09.01.

Какие сокращения слов допускаются в документах?

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Приведем примеры для наиболее распространенных случаев:

1. Географические названия: город -- г., село -- с., поселок -- п., поселок городского типа -- пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград и др.).

2. Слова при фамилиях: товарищ -- т. (в начале предложения -- Тов.), господин -- г-н, профессор -- проф. доцент -- доц., начальник -- нач., и т.д.

3. Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 -- п. 3., подпункт 1.1. -- подп. 1.1., рисунок 5 -- рис. 5, раздел .2 -- разд. 2.

4. Слова при указании денежных единиц: рубль -- р., тысяча рублей -- тыс. р., миллион рублей -- млн. р., миллиард рублей -- млрд. р.

5. Слова, сокращение которых пишется через дефис:

министерство -- м-во, завод -- з-д, производство -- пр-во, район -- р-н, хозяйство -- хоз-во, количество --- кол-во, человеко-час -- чел.-час., и т.п.

6. Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РФ -- Российская Федерация, ПК -- персональный компьютер,

Как выполняется в документах написание математических формул?

1. Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием три интервала.

2. Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, --, :, ) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими радом символами или числами делаются пропуски в один пробел.

3. Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается.

4. Если формул несколько, их следует нумеровать арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулами у границы правого поля в круглых скобках. Например, (2), (9), (1.3) - нумерация, связанная с разделами.

Как оформляются в документах таблицы и выводы?

1. Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они (сведения) располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей.

2. Обязательные элементы конструкции таблицы в графическом виде представлены на рисунке:

Заголовок таблицы

1	2	3	4	5

1. Таблицы нумеруются. Если таблица одна, то она должна быть обозначена таблица 1. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким.

2. Головки таблицы отделяются от остальной части жирной чертой.

3. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки - со строчной.

4. Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки, их порядковые номера ставятся перед заголовками, в боковике, а после цифры, обозначающей номер, ставится точка.

5. Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.

6. Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью пишут слова «продолжение таблицы…».

7. Ссылка в тексте на таблицу обязательна, например: табл. 1.4.

Оформление в документах написания чисел

Наименование	Примеры	Пояснения
1. Многозначные числа	14 287 624	группировка справа налево по три цифры
2. Марки машин, технические устройства	К62М ЗИЛ-155; ИЛ-18	слитно, если цифры предшествуют буквам; через дефис, если буквы предшествуют цифрам
3. Простые дроби	ѕ
4. Десятичные дроби	1, 094 03; 5, 350 021	после запятой группируются по три, начиная слева направо
5. Номера телефонов	745 63 72
6. Адреса	ул. Победы д. 27/2 ул. Садовая д. 69а	двойные номера через косую черту, литерные номера - слитно
7. Словесно-цифровое сочетание	9-этажный дом	через дефис
8. Числа до 9 и приблизительные числа писать словами	порядка сорока штук, в возрасте до семи лет
9. Праздничные даты	8 Марта	следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы

Примеры написания физических величин

Наименование	Примеры	Пояснения
1. Меры длины, площади	10 т; 15 м2	единицы физ. величин пишутся сокращённо, точка не ставится
2. Наименование сложной единицы	755 мм рт. ст.	единицы величин, не являющихся самостоятельными, имеют точку
3. Численное значение величины и обозначение	90 %; 300 см2	численное значение и обозначение - с пробелом
4. Обозначения шкалы	36є	без пробелов

Оформление знаков препинания и символов

1. Знаки препинания (.,;?!) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.

2. Слова и символы, заключённые в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.

3. СТАНДАРТ НА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Вопросы:

1. Основные понятия

2. Требования к оформлению реквизитов

Основные понятия

1. Существуют единые правила оформления документов управления, как на государственном предприятии, так и на коммерческом.

2. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- Юридическую силу документов;

- Качественное, своевременное составление и исполнения документов;

- Организацию оперативного поиска документов.

3. Большая часть документов оформляется на бланках организации.

Бланк - стандартный лист бумаги с постоянной информацией и местом, отведённым для переменной информации.

4. Реквизит - это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

- Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Заголовочная часть содержит сведения об организации (авторе) и первичные данные о самом документе (01 - 16);

- Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Это реквизиты 17 - 20;

- Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста. Оформляющая часть - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащих в них сведений.

5. Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. (Угловое расположение позволяет экономить до 20% занимаемой площади, продольный вариант используется в организациях с длинными названиями).

Требования к оформлению реквизитов

01 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ называются гербовые бланки. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учёту. В документах, создаваемых негосударственными организациями, реквизиты 01, 02 не используются.

03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

Эмблема - это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или её местонахождение.

Эмблема организации - зарегистрированный в установленном порядке в государственном патентном ведомстве РФ товарный знак (знак обслуживания) организации. Право на товарный знак охраняется законом. Товарный знак может быть. зарегистрирован на имя юридического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдаётся свидетельство.

Пример №1

Эмблема

Название организации

Пример №2

Эмблема.

Название организации

04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.

05 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

06 Наименование организации - составителя документа должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах.

Если в документах официально зарегистрировано сокращённое наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.

Например:

МИНСВЯЗИ РОССИИ

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ОРИОН»

Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование (в скобках) помещают ниже полного, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации

(ЦНИИИНФОРМ)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования - закрытое или открытое акционерное общество: ЗАО «ПИЛОТ», ОАО «РЕАЛ».

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации, например:

ЗАО «АСКОНТ»

ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА

Автор документа может быть должностное лицо, например:

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

ЗАО «КРОКУС»

07 Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номер и дату лицензии и др.).

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телефонной, электронной связи с организациями, а также для выполнения расчётно-денежных операций в банке, счёт которого указан на документе.

08 Наименование вида документа указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (приказ, акт, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и чётко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

09 Дата документа обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:

- дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

- дата утверждения (для планов, отчётов, правил, инструкций);

- дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Существуют также даты опубликования документа, даты вступления их в силу и т.д.

10 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ №1, протокол №7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

- дела по номенклатуре;

- структурных подразделений или направлений деятельности;

- должностных лиц - авторов документа;

- корреспондентов или исполнителей;

- наименований видов документов и т.п.

Например: № 1 - 3/115 (1 - номер структурного подразделения, 3 - номер дела по номенклатуре, 115 - порядковый номер документа).

Примечание: реквизиты 09 и 10 (Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке и выравниваются влево по границе документа).

11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ.

На № ___ от ____

12 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Например, на бланках ЗАО «Московская школа секретарей» место составления - «Москва» - не проставляется. На контрактах и договорах рекомендуется указывать данный реквизит.

13 Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования; Секретно; Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Дополняется реквизит номером экземпляра и другими данными, предусмотренными законодательством, например:

Коммерческая тайна

Экз. №2

14 Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию её название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Мост-банк

Отдел кредитования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО «Вист»

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

А.С. Светловой

Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих частей:

- наименование организации;

- структурное подразделение;

- должность, инициалы и фамилия;

- почтовый адрес.

Например:

ОАО "Профит"

Начальнику департамента кадров

ул. Полянка, 17

Москва, 113209

Устанавливается следующий порядок написания почтового адреса:

- Наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);

- Улица, № дома, № квартиры;

- населенный пункт (город, поселок);

- область, край, республика:

- страна (для международных писем);

- почтовый индекс.

15 Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности липа, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО "Гранд"

Подпись ______А.В, Дашков

02.09.2001

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например отчет:

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета директоров

От 21.09.ж 2001 №4

16 Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает

- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- подпись руководителя и дату подписания;

Пример:

О.В. Васильевой. Подготовить проект контракта до 01. 03.2002

17 Заголовок к тексту должен отвечать на вопрос «о чём?», не должен занимать более 2-х строк. Пример:

В письме	О сроках поставки продукции
В приказе	Об увольнении Иванова
В положении	Об отделе маркетинга
Акт	Списания продукции
Протокол	Общего собрания акционеров
Правила	Техники безопасности

18 Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющем контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают буквой «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».

19 Текст документа - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края.

Примечание: как правило, текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - выводы, просьбы, предложения, распоряжения.

20 Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

21 Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и её расшифровку. Инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией.

22 Гриф согласования документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывают документ, подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента образования

Подпись ________ О.И. Трофимов

03.04.2001

23 Визы согласования документа включают подпись визирующего, её расшифровку, дату визирования, при необходимости - должность визирующего, например:

Юрисконсульт

Подпись Н.И. Власов

06.06.2001

Примечание:

- Если подлинник документа остаётся в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

- Если подлинник документа предназначен к отправке в другую организацию, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, которая остаётся в организации и подшивается в дело.

24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

25 Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику, например:

Верно

Менеджер по персоналу Подпись ______ Л.И. Градов

26 Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Устинов

67 88 78

27 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении или ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении данного распоряжения, слова «В дело» и номер дела, в котором будет хранится данный документ, подписи и дату, например:

В дело 1-5. Отправлен факс от 01. 04. 2001 № 2334

Подпись 06. 04. 2001

28 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.

29 Идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа, которая содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные.

4. ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Вопросы:

1. Основные правила переписки

2. Правовая охрана документов

Основные правила переписки

1. Если вы хоть раз пробовали писать письмо, то знаете, как трудно изложить свои мысли на бумаге. Искусству переписки (эпистолярному жанру) в прошлом специально учили. Основная сложность заключается в том, что необходимо осознать, что вы пишете от имени организации и поэтому должны выдерживать официальный тон в документах.

2. «Золотые» правила деловой переписки:

- пиши коротко, выражая только суть;

- пиши грамотно;

- будь вежлив, честен;

- не затягивай с ответом;

- не «отписывайся» общими фразами.

3. Круг вопросов, решаемых при помощи переписки, ограничен, поэтому при составлении используются так называемые языковые формулы - готовые словосочетания (шаблонные, стандартные фразы), часто повторяющиеся в практике делового общения:

- Выражаем глубокую признательность…

- Считаем целесообразным…

- Просим Вас изыскать возможность…

- Сообщаем, что в период с … по …

4. Языковые формулы часто выступают как важные с юридической точки зрения части текста. Например:

- Контроль за выполнением приказа возлагаю на …

- … в случае отказа вынуждены будем обратиться в суд.

- Доставку груза гарантируем.

5. Краткость достигается исключением речевой избыточности:

Неправильно	Правильно
Мы неоднократно выезжали, проверяли, и каждый раз выяснялось, что…	Неоднократные проверки показали, что…
Это как нельзя лучше доказывает недопустимость применения подобной методики…	Эта методика недопустима.
Нами рассмотрена возможность содействия урегулированию этого вопроса…	Мы урегулируем этот вопрос.

6. Употребление специальной терминологии

Термин - слово или устойчивое словосочетание с чётко определённым значением.

В деловой документации не рекомендуются использовать неофициальные заменители терминов (так называемые «профессионализмы» или «канцеляризмы») - «внебюджет», «задекларировать» (заполнить декларацию о доходах).

Недопустимо использование жаргонные выражения - «безнал», «налоговики», «крыша».

7. Недопустимо использование иностранных слов, если существует русскоязычный синоним:

секвестр - ограничение;

эксклюзивный - исключительный;

консенсус - согласие.

8. Применение универсальных слов

традиционно	привычно всегда как принято
слабо	неполно плохо непонятно
безотлагательно	обязательно сейчас же
негативно	наоборот плохо не согласен

Правовая охрана документов

1. Юридическая сила документа -- свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий или действий.

2. Документ имеет юридическую силу при наличии даты, подписи, печати, грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).

3. Ряд документов, которые составляются и подписываются работниками предприятия, приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем, например:

- акты (проверок, передачи дел, экспертизы и т. п.);

- инструкции, правила;

- отчеты.

4. В делопроизводстве существуют документы, которые носят официальный характер. Это паспорта, удостоверения, дипломы, водительские права, трудовые книжки и т. п. Такие документы выдаются только государственными и общественными организациями

5. ГОСТом установлен перечень документов, на которых ставится печать.

- акты (о выполнении работ, приема объектов...);

- доверенности;

- командировочные удостоверения;

- Договоры, и др.

5. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы:

1. Приказ

2. Указание

3. распоряжение

4. Решение

Приказ

1. Основным документом управления является приказ. Различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

2. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач.

3. Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем.

4. Текст приказа состоит из двух частей:

1) вводная или констатирующая часть содержит основания издания приказа (в некоторых приказах может отсутствовать), например:

На основании постановления правительства….

В связи с производственной необходимостью…

На основании решения профсоюзной конференции…

2) Распорядительная часть (основная) начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

5. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила), то он должен сопровождаться приложением этих документов.

6. Структура приказа:

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

Дата №_____

Заголовок к тексту (не более 2-х строк; например: «Об изменении оплаты отпусков», «О реорганизации предприятия»)

Текст: Констатирующая часть

ПРИКАЗЫВАЮ

Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой срок)

Должность Подпись И.О. Фамилия

Визы

Проект приказа внёс

должность И.О. Фамилия

7. Секретарь организует ознакомление конкретных лиц с приказом: 1 экземпляр вывешивается на доску объявлений, на втором экземпляре в свободной нижней части документа или на обороте сотрудники пишут «ознакомлен» и проставляют подпись и дату ознакомления.

8. Выписка из приказа

Выписка из приказа - документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. По составу реквизитов оформлению выписка практически не отличается от самого приказа, только вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарём.

Указание

1. Указание -- организационный распорядительный документ по вопросам методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т.д. Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их компетенции.

2. Структура указания

Наименование предприятия

УКАЗАНИЕ

Дата №_____

Заголовок выражает краткое содержание, начинается предлогом «О …»

Текст констатирующей части начинается формулировками «В соответствии …», «В целях …», «Во исполнение …».

ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ (если законодательно нельзя обязать)

Распорядительная часть (исполнитель - действие - срок).

Последний пункт распоряжения:

Контроль за выполнением документа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия).

Должность Подпись И.О. Фамилия

Визы

Распоряжение

1. Распоряжение - документ, издаваемый директором (зам. директора) преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия; имеет ограниченный срок действия и узкий круг исполнителей.

2. Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителями.

3. Текст распоряжения должен содержать:

- конкретное задание (работу);

- ответственного исполнителя;

- срок исполнения.

4. Структура распоряжения

Наименование предприятия

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Дата №_____

Заголовок начинается с вопроса «О чём …».

Текст констатирующей части содержит цель и причину подготовки

ОБЯЗЫВАЮ

Распорядительная часть:

Текст пунктов выполняется по схеме: исполнитель - действие - срок.

Контроль за выполнением документа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия).

Должность Подпись И.О. Фамилия

Визы или гриф согласования

Решение

5. Решение - это распорядительный документ коллегиального органа, который доводится до сведения исполнителей.

6. Структура решения:

Наименование предприятия

РЕШЕНИЕ

Дата №_____

Заголовок выражает краткое содержание, начинается предлогом «О …»

Констатирующая часть: причины издания документа. Название органа

РЕШИЛ (РЕШИЛА. РЕШИЛО):

Распорядительная часть (в виде пунктов):

Текст пунктов выполняется по схеме: исполнитель - действие - срок.

Последний пункт распоряжения:

Контроль за выполнением документа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия)

Председатель Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Визы

6. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы:

1. Устав

2. Положение

3. Штатное расписание

4. Договор (контракт)

5. Инструкция

Устав

1. Устав является учредительным документом, устанавливающим правовой статус юридического лица, необходимым согласно закону для его государственной регистрации.

2. Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает Устав.

3. Устав -- это сложный и объемный документ. Ограничимся здесь перечислением реквизитов Устава и его типичной структурой.

4. Структура устава:

Эмблема организации

Наименование организации

Справочные данные об организации;

УСТАВ

Место издания;

Гриф утверждения (УТВЕРЖДЕНО);

Текст: общие положения, организационная структура, финансово-материальная база, отчётная деятельность, порядок ликвидации предприятия

5. Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов текста включаются:

- Общие положения - определяются цели и задачи создаваемой организации.

- Организационная структура - состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи.

- Регламент организации - формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц.

- Финансово-материальная база - определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями.

- Отчётная и ревизионная деятельность.

- Порядок ликвидации организации.

6. Уставы государственных организаций утверждаются вышестоящими органами. Уставы муниципальных и частных предприятий утверждаются районными или городскими администрациями.

Положение

1. Положение -- документ, регламентирующий организацию работы предприятия, акционерного общества в целом или его отдельных структурных подразделений.

2. Пример унифицированной формы положения о структурном подразделении:

Наименование организации

ПОЛОЖЕНИЕ

Дата №_______

Гриф утверждения документа

Заголовок к тексту, например «О …(наименование структурного подразделения)»

Текст: общие положения, основные задачи, функции, права, обязанности, организация работы

Подпись

Визы

Штатное расписание

1. Штатное расписание -- документ, который определяет структуру и штатную численность организации.

2. Штатная структура и штатное расписание разрабатываются организациями самостоятельно.

3. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов и т.д.

4. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

5. В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.

6. Структура штатного расписания:

Наименование организации

Штатное расписание

Код по ОКУД

Код по ОКПО

Дата №______

Гриф утверждения документа

Заголовок («Штатное расписание на… (указать дату)»

Текст в виде таблицы, содержащей следующие данные: структурные подразделения, код, кол-во штатных единиц, оклад…

Подпись

Визы

Контракты (договоры)

1. Договор -- это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

2. Коммерческие договоры - это основные правовые документы во взаимоотношениях между организациями.

3. Слово «контракт» чаще всего используется в отношении внешнеторговых договоров, т. е. является языковым эквивалентом слова «договор».

4. Договор может заключаться как между юридическими, так и физическими лицами. Разновидностями договора являются договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды, договор залога имущества, депозитный договор, договор совместной деятельности и др.

5. Структура договора (контракта):

ДОГОВОР

дата

номер

место составления

заголовок документа, например: «О подготовке специалистов…»

текст

юридические адреса сторон

подписи

печати участников договора

6. Текст состоит из:

- вводной части, в которой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия;

- содержательной части, включающей изложение предмета договора, порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия и т. п.

Инструкция

1. Инструкция - документ, имеющий правовой статус. Она издаётся в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые вопросы.

2. На каждого работника должна составляться должностная инструкция.

Структура инструкции:

Наименование организации

ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ)

Дата № ___

Гриф утверждения

Заголовок к тексту, например: «об охране труда», «секретаря-референта…»

Текст

Подпись

Гриф согласования документа

Визы согласования документа

3. Текст должностной инструкции содержит след. пункты:

- общие положения

- функции

- должностные обязанности

- права

- ответственность

7. ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО - СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Вопросы:

1. Протоколы

2. Акты

3. Докладные, служебные записки

4. Справки

5. Телефонограммы

6. Дополнительный материал

Протоколы

1. Существуют организации, в которых решения принимаются группой ответственных лиц.

2. Коллегиальным органом можно назвать совет директоров компании, ученый совет института, совет трудового коллектива и т. д.

3. Коллегиальный орган принимает решения в ходе совещания. Эти решения отражаются в специальных документах, называемых протоколами.

4. Протокол -- документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами.

5. Совещание коллегиального органа проводится по установленной схеме. Совещание ведет председатель. Он предоставляет слово выступающим, руководит ходом обсуждения, организует голосование по принимаемым решениям. Секретарь во время совещания ведет протокол: конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Председатель и секретарь по Уставу могут быть постоянными или избираться на каждое совещание.

6. Протокол имеет установленный порядок оформления. Форма протокола может быть полной и краткой. Для доведения решений совещания до исполнителей издается отдельный документ, называемый «Решение». В учреждениях, действующих на основании единоначалия, решения коллегиальных органов проводятся приказами. В некоторых случаях может потребоваться документ, называемый «Выписка из протокола».

7. Структура краткого протокола

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ

Дата N____

Наименование коллегиального органа

Председатель: И.О. Фамилия

Секретарь: И.О. Фамилия

Присутствовали:

Перечень:… И.О. Фамилия...

Рассмотренные вопросы:

1. Текст

2. Текст

Принятые решения:

Текст

Текст

2.1. Текст

2.2. Текст

Председатель Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

В дело № _____

Подпись исполнителя Дата

8. Текст протокола содержит вводную и основную части:

- В вводной части указываются председатель, секретарь совещания, инициалы и фамилии присутствующих в алфавитном порядке, а также приглашенных. Если присутствующих больше десяти, то указывается их общее количество, а в скобках делается запись «регистрационный лист прилагается». В регистрационном листе следует отразить инициалы, фамилию, должность и место работы каждого участника.

- Если на совещании предстоит обсуждать вопросы, для решения которых необходимо наличие кворума, то перед записью о количестве присутствующих необходимо указать общее количество полномочных членов совещательного органа, например:

- Общее количество членов Ученого совета - 32 человека. Присутствует - 26 человек (регистрационный лист прилагается).

- Завершает вводную часть повестка дня. В ней в виде пунктов записываются вопросы, подлежащие обсуждению, фамилия, инициалы и должность основного выступающего, время, требуемое для выступления. Повестка дня формируется по степени важности обсуждаемых вопросов.