3. Информация, с которой вы работаете в среде Microsoft Outlook, организована в виде папок, которые по назначению аналогичны своим бумажным предшественникам Удобные способы представления информации, ее поиска, средства напоминания, предлагаемые средой Outlook, могут помочь эффективно организовать свою работу. Среду Outlook может использовать и руководитель, и секретарь, и другие сотрудники.

4. Основными элементами информации, с которыми работает среда Outlook, являются папки Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.

Контакты

1. Папка Контакты предназначена для хранения различных сведений о лицах, с которыми вы поддерживаете деловые и личные отношения в среде Outlook.

2. Эти люди могут быть как сотрудниками вашей организации, так и работниками других фирм.

3. В папке Контакты могут храниться: адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например, его день рождения или годовщина какого-либо события.

4. На основе папки Контакты формируется Адресная книга, которая используется для пересылки электронной почты и создания конвертов в текстовом редакторе Word.

Календарь

1. В среде Outlook папка Календарь предназначена для планирования рабочего времени.

2. В среде Outlook все мероприятия подразделяются на несколько групп: встречи, собрания, события, задачи, телефонные звонки.

3. Встреча -- это мероприятие, касающееся одного-двух лиц. Время встречи согласовывается между ними и резервируется в календаре. Встречи не требуют привлечения ресурсов: специального помещения, время на подготовку, материальных расходов. Встречей можно назвать и ежедневный доклад руководителю, и телефонный звонок, и приём посетителей. Хотя встреча и планируется на определённый срок, её всегда можно перенести, если на данный момент возникнет другое, более важное мероприятие.

4. Собрание -- это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Собрание имеет конкретную дату проведения, а также время начала и окончания, план проведения. Необходимо выбрать место проведения собрания и согласовываться со всеми участниками собрания.

5. Событие -- это совокупность мероприятий, связанных с единым содержанием, протекающих в течение длительного времени. Примеры событий: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, семинар. Событие предполагает составления плана мероприятий и их подготовки.

6. В среде Outlook для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка Календарь.

Задачи

1. Задача -- это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами.

2. Для описания сведений о задаче и организации решения задач используется папка Задачи.

3. Задача, в отличие от встречи, не имеет конкретной даты, она имеет определённую дату начала и срок выполнения.

4. Параметры задачи: тема, дата начала и срок завершения, процент исполнения задачи, связь задачи с контактом.

Дневник

1. Папка дневник предназначена для организации учёта выполненной работы.

2. В этой папке автоматически регистрируются ссылки на все файлы, с которыми была проведена работа; мероприятия, упомянутые в папке Календарь, Задачи, Заметки.

3. Некоторые сведения о проделанной работе можно записать в дневник вручную.

Заметки

1. Программная среда Outlook имеет специальную папку, в которой можно создать и сохранить заметку и при случае воспользоваться ею.

2. Заметка в программной среде Outlook - это электронный аналог бумажного блокнота с отрывными листками.

Электронная почта

1. В наши дни электронная почта является таким же привычным средством общения, как телефон и обычная почта. Более того, электронная почта даже более предпочтительна по следующим причинам:

- отправка сообщения производится прямо с рабочего места;

- сообщения доходят до адресата очень быстро;

- не требуются расходные материалы (бумага, конверты, чернила);

- можно послать письмо сразу по нескольким адресам;

- существенно экономится время.

2. В современном деловом офисе электронная почта является неотъемлемым атрибутом, а умение ею пользоваться -- важнейшим профессиональным умением секретаря и любого другого работника.

3. Информация, передаваемая по электронной почте, называется сообщением (Mail Message). Сообщения, передаваемые по электронной почте, разделяются на четыре группы:

- Входящие -- пришедшие по электронной почте;

- Исходящие -- те, которые надо отправить;

- Черновики -- сообщения в стадии подготовки;

- Отправленные.

4. На главной панели Outlook есть папки, соответствующие этим группам сообщений. Их удобно организовать в отдельную группу папок - Почта.

5. Чтобы использовать Outlook для отправки и получения почты через Internet, вам нужна учетная запись. Порядок создания учетной записи вы рассматривали в первой работе этого урока.

Вопросы:

1. Назовите основные функции программной среды Microsoft Outlook.

2. Для чего предназначены папки Контакты и Календарь в среде Outlook? Чем характеризуются следующие группы мероприятий: встречи, собрания, события?

3. Для чего предназначены папки Заметки, Задачи и Дневник? Для чего используются задачи и заметки в программной среде Microsoft Outlook?

4. Работа с электронной почтой в программной среде Microsoft Outlook.

13. ОСНОВЫ СЕКРЕТАРСКОГО ДЕЛА

Вопросы:

1. Обязанности секретаря

2. Рабочее место секретаря

3. Требования к деловым и личным качествам секретаря

4. Этика секретарского труда

Обязанности секретаря

1) Профессии секретаря, секретаря-референта требует от человека, избравшего их, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.

2) Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя.

3) Документное обслуживание - это составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив.

4) Бездокументное обслуживание - выполнение технических работ по обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т. д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно - технических функций.

Приведем квалификационную характеристику секретаря при руководителе (менеджере) малого предприятия:

Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Должен знать: положения и инструкции по документационному обеспечению; руководящий состав предприятия, его подразделений; машинопись; работу на персональном компьютере; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Квалификационные требования: общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе.

Рабочее место секретаря

Средства оргтехники весьма разнообразны, что позволяет выделить среди них функциональные группы, то есть классифицировать.

1) Классификация средств оргтехники по назначению:

К средствам связи относятся телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи широко распространены, так как позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.

Средства работы с документами:

- средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны);

- средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы);

- средства хранения документов (папки, конверты, коробки);

- средства обработки и доставки документов: стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т.д.

2) Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, -- это исключительный порядок и чистота, как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

3) Задача секретаря -- сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места.

Требования к деловым и личным качествам секретаря

Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств.

Деловые и личные качества при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

1) Деловые качества:

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции.

При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.

Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении).

Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства -- необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

2) Личные качества:

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно.

Добросовестность. Секретарь должен скрупулезно, качественно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить.

Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми и личными качествами. Следует помнить, что «секретарь -- лицо организации», а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.

Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям. Недоброжелательность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны.

Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками; артистизм и чувство юмора -- качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе с посетителями и сотрудниками; способность к самообучению, расширению своего кругозора.

Этика секретарского труда

Требования к внешнему виду секретаря:

Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации. Главное требование к костюму -- строгость, элегантность.

Работа с посетителями:

1. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма -- все это обеспечивает успешную работу секретаря.

2. При появлении в приемной посетителя секретарь должен поздороваться, предложить сесть. При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя организации секретарь обязан встать, поздороваться. Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу пришел.

3. При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздержаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать. При появлении посетителя секретарь должен прекратить все свои дела и заняться посетителем.

Культура делового общения секретаря:

1) Секретарю приходится вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решить проблема или оказать помощь в ее решении. Секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о сущности проблемы, дать посетителю возможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше будет возможностей найти правильное решение.

2) Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывает негативную реакцию и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать невозможность положительного решения.

Взаимоотношения руководитель -- секретарь:

1) Секретарь выполняет функции первого помощника руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, в выполнении намеченных мероприятий, освобождает от выполнения мелких технических работ, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

2) Одна из основных задач секретаря -- умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками.

3) Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. При этом -- недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия.

Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего предприятия, а также вышестоящих и подведомственных организаций.

Ведение телефонных переговоров:

- говорить только по существу, о самом главном, без излишних подробностей, кратко;

- быть вежливым: доброжелательный тон, употребление вежливых форм общения, четкая дикция;

- быть выдержанным: вести разговор терпеливо, без эмоций, спокойно;

- нельзя передавать по телефону информацию, имеющую конфиденциальный характер;

- недопустимо занимать служебный телефон разговорами по личным вопросам, особенно в присутствии посетителей.

- звонить по домашнему телефону сотрудника по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости.

Принимая телефонный вызов, секретарь должен:

- незамедлительно снять трубку, назвать организацию, представиться, выдержать паузу, дав время представиться абоненту. Затем, ответив на приветствие словами «Добрый день», «Здравствуйте», выяснить вопрос, по которому звонит абонент;

- зная распределение должностных обязанностей среди сотрудников, секретарь может правильно переадресовать вызов работнику, компетентному в решении поставленного вопроса. В том случае, когда секретарь переадресует телефонный вызов другому сотруднику, абоненту следует назвать фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон;

- если возникает необходимость для ответа, абоненту навести справку и отойти от телефона для поиска соответствующей информации, нужно предупредить об этом абонента. Если найти нужную информацию не представилось возможным, следует назвать абоненту точное время, когда он может перезвонить;

- недопустимо класть трубку, давая понять абоненту, что вы заняты, чтобы абонент больше не звонил. Такой «прием» свидетельствует о низкой культура секретаря. Правильным будет ответить: «Извините, идет совещание. Позвоните, пожалуйста, через 20 минут»;

- ни один телефонный вызов не должен проходить к руководителю, минуя секретаря (за исключением оговоренных случаев). Перед тем как соединить руководителя с абонентом, секретарь должен назвать ему абонента, его должность и организацию, фамилию, имя, отчество и вопрос, по которому тот звонит. Если секретарь вел запись предварительной беседы, то можно положить ее перед руководителем или изложить устно суть вопроса.

В тех случаях, когда звонит секретарь, нужно придерживаться следующего:

1) подготовить все необходимые документы, которые могут потребоваться по ходу разговора. Уточнить фамилию, имя, отчество, должность нужного абонента, чтобы избежать искажения;

2) набрав номер абонента, и получив ответ, следует назвать себя и фамилию нужного вам сотрудника. Если же этими данными секретарь не располагает, следует попросить к телефону сотрудника, занимающегося соответствующим вопросом;

3) после взаимных представлений следует изложить причину, вызвавшую необходимость разговора;

4) если разговор должен вести руководитель, телефон переключается на его аппарат;

5) заключительные слова телефонных переговоров зависят от их результата. В соответствии с правилами хорошего тона по завершении телефонного общения мужчина опускает трубку лишь после того, как ее положила женщина, подчиненный -- после старшего по положению.

Роль секретаря в подготовке различных совещаний:

1) подготовка оперативного совещания: оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия сотрудников;

2) во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь;

3) по окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.

14 ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

Вопросы:

1. Основные факторы юридической силы документа

2. Юридически значимые реквизиты

3. Юридическая сила электронного документа

Основные факторы юридической силы документа

Документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной

Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является соответствие их правовым нормам и требованиям, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов.

Юридической сила - это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий.

Основные факторы юридической силы документа:

- текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам России, например КЗОТу, и содержать достоверную информацию, соответствующую действительности;

- правильное оформление документа.

Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или не указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.

Юридически значимые реквизиты

- подпись;

- дата документа;

- печать;

- гриф утверждения документа;

- регистрационный номер документа.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя всю полноту ответственности за все изложенное в нем и за все возможные последствия от введения документа в действие. Право подписи предоставляется определенным лицам и закрепляется в уставе предприятия, положении, должностной инструкции и т. п. От имени организации документы подписывает, как правило, директор или его заместители (в соответствии с приказом о распределении обязанностей). Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например, ведущие специалисты предприятия.

Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости - и на других экземплярах, например, при заключении контракта обязательно подписываются все экземпляры. Подпись - один из важнейших реквизитов, поэтому недопустима небрежность при ее оформлении. Рекомендуется личную подпись проставлять в документах так, чтобы были хорошо читаемы три первых буквы фамилии или инициалы и первая буква фамилии.

Дата документа - один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ недействительным. Необходимо также обращать внимание на точность даты. Так например, при подписании договора одна из сторон просит контрагента поставить более раннее число, якобы с целью общей выгоды. На самом деле для одной из сторон сокращается срок исковой давности в случае невыполнения второй стороной каких-либо обязательств.

Печать на документе является также юридически значимым реквизитом и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует о подлинности документа и о принадлежности его к указанному на документе предприятию. Большая часть документов предприятия не требует заверения печатью. Печать проставляется лишь на документах, издание которых влечет какие-либо правовые или материальные последствия, например, создание, реорганизацию предприятия, передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо и т.п.

Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников предприятия или только на определенный круг лиц. Некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.

Обязательному утверждению подлежат:

- уставы, положения о предприятиях (филиалах);

- штатные расписания;

- акты проверок, акты приема-передачи;

- должностные инструкции;

- сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п. документы.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

Вопрос о признании юридической силы документа, полученного по факсу, еще не решен и законодательно не закреплен. Большое число зарубежных и отечественных организаций признают юридическую значимость факсимильных документов и, например, совершают сделки, обмениваясь контрактами по факсу, экономя время и средства. Но юристы не рекомендуют полностью доверять документу, полученному по факсу, т. к. это всего лишь копия документа, по значимости равноценная копии, изготовленной на копировальном аппарате, в которую легко внести несанкционированные поправки. Поэтому факсимильные сообщения целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия каких-либо серьезных последствий.

Юридическая сила электронного документа

Большая работа проводится в настоящее время по разработке правовых и технических аспектов придания юридической силы электронному документу.

Чтобы такой документ имел юридическую значимость, используется электронная цифровая подпись. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, защищенный от подделок, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, позволяющий установить отсутствие искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также владельца ЭЦП. Юридическая сила ЭЦП признается при наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдении установленного режима их использования.

Электронные документы будут обладать юридической силой при принятии и введении в действие законов РФ "Об электронном документе" и "Об электронно-цифровой подписи". Целью этих законов является создание правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП признавалась бы юридически равнозначной подписи человека на бумажном документе

15. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДИПЛОМНЫХ РАБОТ

Вопросы

1. Требования и правила оформления текстового материала диплома

2. Требования и правила выполнения графической части дипломного проекта

3. Правила оформления приложения

4. Правила составления списка использованной литературы

5. Правила оформления приложения

Требования и правила оформления текстового материала диплома

Большое значение в работе над дипломным проектом имеет его оформление.

К форме дипломного проекта предъявляются определенные требования. Весь материал дипломного проекта следует расположить в определенной последовательности. Тексту дипломного проекта предшествует титульный лист, который выдается методической комиссией и заполняется студентом по установленной форме.

На титульном листе студент должен поставить фамилии и инициалы свои, руководителя проекта, консультанта, заведующего отделением. На титульном листе расписываются студент - дипломник, руководитель, консультант и заведующий отделением.

Вслед за титульным листом помещается задание на дипломный проект, а затем содержание (оглавление) дипломного проекта. В содержании приводятся заголовки разделов, глав, параграфов и т.д. с указанием страниц всех частей проекта. При этом заголовки должны быть приведены в строгом соответствии с текстом.

Текстовой материал дипломного проекта может представляться написанным от руки шариковой или авторучкой темного цвета (черного или синего), на пишущей машинке или компьютере. Текст должен быть на одной стороне бумаги стандартного формата А4 (210х297).

Общий объем дипломного проекта, без приложений должен составлять не менее 80 и не более 100 страниц при условии 26 строк на страницу. Если дипломный проект оформляется без использования персонального компьютера, то общий объем рукописного текста, исключая приложения должен быть не менее 100 и не более 120 страниц.

Текст диплома должен быть напечатан шрифтом размера печатающей машинки на одной стороне стандартного листа белой односортной бумаги формата А4 размером 210х297 мм (60 знаков в строке, считая промежутки между словами). Контуры букв и знаков должны быть без ореола и расплывающейся краски. Насыщенность букв должна быть ровной в пределах строки, страницы и всего диплома.

Страницы диплома должны иметь поля: левое - 30 мм, верхнее - 20 мм, правое - 10 мм, нижнее - 25 мм.

Таблицы, рисунки, чертежи, схемы, графики, фотографии и др. как в тексте диссертации, так и в приложении должны быть выполнены на стандартных листах формата А4 или наклеены на стандартные листы бумаги. Подписи и пояснения к рисункам должны быть на лицевой стороне. Диплом не должен содержать помарок, карандашных исправлений, пятен, трещин и загибов. Все страницы диплома, включая иллюстрации и приложения, нумеруются по порядку от титульного листа до последней страницы без пропусков, повторений, литерных добавлений. Первой страницей считается титульный лист, на нем цифра “1” не ставится, на следующей странице проставляется цифра “2” и т.д. Порядковый номер печатается в середине верхнего поля страницы.

Не разрешается размещать заголовки и подзаголовки в нижней части страницы, если на ней не помещается более 2-3 строк последующего текста.

При оформлении отдельных глав дипломного проекта следует помнить, что каждая глава должна начинаться с новой страницы.

Названия глав параграфов, пунктов, подпунктов следует начинать с абзаца и их можно выделять более крупным или жирным шрифтом, чем основной текст, при этом цифры, указывающие их номера, не должны выступать за границу абзаца.

Подчеркивания наименований глав, параграфов и др. не допускаются. Расстояние между заголовками глав, параграфов и последующим текстом должно быть на 5 мм больше расстояния, чем между строками текста.

Названия глав, параграфов должны соответствовать их наименованию, указанному в оглавлении (содержании).

Все страницы работы должны соответствовать оглавлению (содержанию) и быть пронумерованы последовательно арабскими цифрами. Нумерация страниц должна быть сквозной от титульного листа до последнего листа текста, включая иллюстрации, таблицы, графики, диаграммы и т.д., расположенные внутри текста или после него, а также приложения. На титульном листе, который является первой страницей, а также задании на дипломный проект и страницей "содержание", номера страниц не ставится, но учитываются при общей нумерации. Сокращения в тексте не допускаются, исключения составляют сокращения, для которых в тексте была приведена полная расшифровка.

При написании в тексте формул, значения символов и числовых коэффициентов должны быть приведены непосредственно под формулой, с новой строки в той же последовательности, в какой они приведены в формуле. Первая строка расшифровки начинается словом "где" без двоеточия после него. Если в тексте есть ссылки на формулы, то формулам необходимо присвоить порядковые номера, которые проставляются на уровне формулы арабскими цифрами в круглых скобках. Причем первый знак обозначает номер главы, а последующие номер формулы в пределах главы. При написании формул, не помещающихся по ширине печатного листа, их разделяют на две, три и более строк. Перенос допускается только на знаках равенства, сложения, вычитания, деления и умножения. При переносе вышеуказанные знаки повторяются в конце и начале строк. Ссылки в тексте на ту или иную формулу следует давать по типу: " в формуле (15)".

При приведении цифрового материала должны использоваться только арабские цифры, за исключением общепринятой нумерации кварталов, полугодий, которые обозначаются римскими цифрами. Римские цифры и даты, обозначаемые арабскими цифрами, не должны сопровождаться надежными окончаниями. Если в тексте необходимо привести ряд величин одной и той же размерности, то единица измерения указывается только после последнего числа.

Знак "+" применяется только в выражениях, стоящих после знака равенства. Для величин, имеющих два предела, единица измерения пишется только один раз при второй цифре. Такие знаки, как "N", " ", "%" пишутся только один раз при второй цифре. В тексте их следует писать только словами; номер, параграф, процент. Математические знаки, такие как "+", "-", "=", ">", "<" и так далее используются только в формулах. В тексте их следует писать словами: "плюс", "минус", "равно", "больше", "меньше". Например, "Коэффициент стабильности на предприятиях индивидуального производства равен 0,6"; "Периодичность обновления массива меньше периодичности решения задачи".

При необходимости, внесение изменений после переплета допускается применение забелки, заклейки ошибочного текста. В случае небольших исправлений текст может быть аккуратно удален и вклеен новый.

Перед переплетом и последующим предъявлением проекта нужно проверить:

- идентичность заголовков в содержании и в работе, а также их общую редакционную согласованность;

- правильность подкладки листов (их последовательность, размещение относительно корешка);

- наличие ссылок на рисунки, таблицы, приложения, литературу; правильность этих ссылок; правильность нумерации рисунков, таблиц, приложений; общую редакционную согласованность заголовков таблиц и надписей;

- наличие подписей на заполненном титульном листе и бланке технического задания;

- наличие карандашных пометок или элементов оформления в карандаше;

- наличие сквозной нумерации страниц и соответствие ей содержания.

При оформлении дипломного проекта с использованием средств вычислительной техники, студент должен представить на перед защитой вместе с переплетенным дипломом и чертежами дискету (в случае необходимости дискеты или лазерный диск) с полным содержанием дипломного проекта, включая весь текстовый и графический материал, а также разработанную программу с исходными текстами, полностью идентичную дипломной работе. Кроме того, первый файл на дискете (pasport.doc) представляет собой паспорт диплома, в котором содержится:

- название вуза;

- Ф.И.О. студента (полностью);

- факультет;

- адрес и телефон студента;

- кафедра;

- Ф.И.О. руководителя;

- год окончания вуза;

- тема дипломного проекта.

- номер учебной группы;

Кроме этого, в случае разработки в процессе дипломного проектирования программных продуктов, должен быть добавлен файл, содержащий подробную информацию по инсталляции данной программы. Проверку содержания дискет вышеназванным требованиям осуществляет руководитель дипломного проектирования.

Требования и правила выполнения графической части дипломного проекта

Необходимым условием оформления дипломного проекта является выполнение графических работ, которые могут быть представлены в виде рисунков, схем, таблиц, графиков и диаграмм. К выполнению графических работ также предъявляются определенные требования. Иллюстрации должны наглядно дополнять и подтверждать изложенный в тексте материал и отражать тему дипломного проекта.

В качестве графического демонстрационного материала могут быть представлены блок-схемы алгоритмов, структурные функциональные схемы САПР, в которых решается задача, таблицы.

Все иллюстрации, которыми сопровождаются отдельные главы текста дипломного проекта, можно разделить на:

- оформленные в свободной форме в виде схем, рисунков, графиков;

- представленные в виде таблиц.

Рассматривая подсистему или отдельные комплексы задач, желательно представить схему взаимосвязи комплексов задач, показывая при этом место и роль задачи, которой посвящен дипломный проект. Раскрывая вопросы организации информационного обеспечения, необходимо представить информационные модели задачи (комплекса задач) или в виде схемы данных, или в виде матриц. Кроме того, для описания процессов обработки информации используются такие схемы, как схема программы, схема взаимодействия программ, схема работы системы, схема ресурсов системы и др.

Все иллюстрации - не таблицы, именуются рисунками, которым присваивается последовательная нумерация, либо сквозь весь текст, либо в пределах главы.

Все рисунки должны иметь полные наименования. Номер и наименование рисунка записывается в строчку под его изображением, например: "Рис. 3. Схема взаимосвязи программных модулей и информационных массивов при оперативном учете материалов". Рисунки следует размещать сразу после ссылки на них в тексте. Если на одной странице есть ссылки сразу на несколько рисунков, то в этом случае их размещают вслед за этой страницей в порядке нумерации. Рисунки размещаются таким образом, чтобы их можно было рассматривать без поворота листов.

Если текст дипломного проекта иллюстрируется табличным материалом, то размещение его аналогично размещению рисунков. Таблицы также последовательно нумеруются арабскими цифрами в пределах всего материала или в пределах главы. Над правым верхним углом таблицы помещают надпись: "Таблица" с указанием ее порядкового номера, например: "Таблица N 2". При наличии тематического заголовка после слова "Таблица" пишут ее наименование в строчку над таблицей.

Весь графический материал дипломного проекта, который используется в качестве иллюстраций при его защите должен быть представлен не менее чем на 6 логических листах и выполнен тушью, фломастером или на средствах ЭВМ на листах стандартного формата А 1. Все чертежи дипломного проекта, вывешиваемые при его защите, должны быть оформлены в соответствии со стандартами и иметь штамп с подписями. Блок схемы и другие чертежи выполняются при помощи условных изображений по ГОСТ. Необходимо иметь также ввиду, что весь графический материал, вносимый на чертежи должен обязательно быть идентичен представленному в дипломном проекте.

При выполнении чертежей нужно учитывать, что они должны быть хорошо видны при защите на расстоянии 3-4 метров, поэтому следует предусмотреть нужное масштабное увеличение. Других рекомендаций по размерам блоков нет. Раскраска чертежей не рекомендуется. Чертежи подписываются студентом-дипломником, руководителем и заведующим отделением в штампе. В штампе же вписывается и название чертежа. Студентом-дипломником могут использоваться при защите дипломного проекта технические средства типа проектор. Поэтому чертежи могут быть изготовлены на специальной пленке.

Кроме того, защита дипломного проекта может осуществляться с использованием средств вычислительной техники. В этом случае иллюстрационный материал дипломного проекта должен быть представлен в виде демонстрационного ролика содержащего весь необходимый иллюстрационный материал.

Правила составления списка использованной литературы

Использованные в процессе работы над дипломным проектом специальные литературные источники указываются в конце дипломного проекта перед приложением. Список использованной литературы входит в основной объем проекта (пояснительной записки).

При этом библиография составляется в алфавитном порядке. Список используемой литературы должен быть составлен единообразно. Каждый источник отражается в списке в следующем порядке:

1. Для многотиражной литературы - порядковый номер в списке; фамилия и инициалы автора; название книги (для статьи - заглавие, название сборника, журнала, его номер); издательство и год выпуска.

2. Для малотиражных материалов - название документа и его обозначения; наименование министерства (ведомства), института (КБ); место и год выпуска. При ссылке на литературные источники в тексте приводится порядковый номер использованной литературы, заключенный в квадратные скобки. Оформление текста проекта и библиографии осуществляется по стандартам: ГОСТ 7.0-77, 7.1-84, 7.3-77, 7.4-77, 7.5-78, 7.9-77, 7.12-77.

Правила оформления приложения

Приложения оформляются как продолжение дипломного проекта на последующих его страницах, но в основной листаж не включается. В приложения могут выноситься формы первичных документов, как спроектированные автором, так и используемые на данном объекте, шапки форм выходных документов, формы выходных документов на ЭВМ, программ обработки информации, разработанные автором, расчеты контрольных примеров и т.д. При включении в проект более одного приложения впереди всех приложений на отдельном листе пишется прописными буквами "Приложение". Затем следуют отдельные приложения. Однако, в проекте может быть два и более видов приложений, например, приложения форм первичных документов, шапки выходных документов, распечатки выходных документов и т.д., в этом случае их нумеруют последовательно арабскими цифрами, например,: "Приложение 1", "Приложение 2" и т.д. При этом формат первичного документа может не соответствовать формату листа дипломного проекта. В этом случае следует форму первичного документа наклеивать на лист. Если каждому виду приложения соответствует более одного листа, то впереди приложений данного вида на отдельном листе пишется слово "Приложение" и ставится его номер. Непосредственно на приложениях слово "Приложение" в этом случае не пишется, а каждое из них нумеруется арабскими цифрами в правом верхнем углу в пределах отдельного вида приложений. Приложения в дипломном проекте следует располагать в следующем порядке:

- в начале: приложения, разработанные автором, в порядке упоминания их в тексте;

- затем приложения, заимствованные автором.

Если приложений очень много, то они могут быть представлены отдельным томом.

Не рекомендуется приводить в приложениях распечатки исходных текстов программ, разработанных в процессе дипломного проектирования, если они занимают более 5 страниц.