Основы документоведения

Федеральное государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Челябинская государственная академия культуры и искусств»

Институт документальных коммуникаций

Факультет книжного бизнеса, документальных и музейных ресурсов

Кафедра документоведения и музееведения

Контрольная работа

По курсу «Документоведение»

Выполнил: студентка

802 группы 2 курса

заочного отделения

Бойко О.В.

Руководитель:

Кувшинова О.В.

Челябинск 2009

СОДЕРЖАНИЕ

ЧАСТЬ 1

1 Предпосылки появления документа в древнерусском государстве

2 Наименование документов, существовавших в различные исторические периоды в России

3 Наименования специалистов, занятых документированием и организацией работы с документацией, в разные периоды истории делопроизводства

4 Современные Российские нормативные акты, устанавливающие нормы документов и содержащие требования к бланкам документов

ЧАСТЬ 2

Пункт 1

1 Общий бланк организации

2 Угловой бланк письма структурного подразделения организации

3 Продольный бланк письма структурного подразделения организации

4 Продольный бланк должностного лица

5 Бланк конкретного вида документа

Пункт 2

1 Служебное письмо

2 Акт

3 Приказ по основной деятельности

Таблица

ЧАСТЬ 3

1 Учредительный договор

2 Выписка из устава

3 Положение о структурном подразделении

4 Должностная инструкция

5 Инструкция по ведению делопроизводства

6 Трудовой договор

7 Распоряжение

8 Решение

9 Протокол

10 Выписка из протокола

11 Докладная записка

12 Объяснительная записка

13 Справка

14 Письмо

15 Телеграмма

16 Телефонограмма

ЧАСТЬ 1

1 Предпосылки появления документа в древнерусском государстве

Об организации делопроизводства на ранних стадиях развития Древнерусского государства можно судить лишь по сохранившимся письменным документам, а также по некоторым археологическим находкам. В частности, договоры киевских князей с Византией 911 и 945 гг. свидетельствуют о том, что уже в то время имелись традиции составления письменных завещаний и подорожных грамот для купеческих кораблей.

Со временем обозначились места для их наиболее безопасного хранения, например центральные храмы в городах. Часто само хранение документов в храме придавало им юридическую силу.

Таким образом, в Древнерусском государстве постепенно складывались традиции создания документов, их обработки и хранения.

Система государственного делопроизводства начала формироваться в период создания русского централизованного государства - с середины XV в. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство усложнялись его административные задачи, отдельные части управления, находившиеся по приказу князя в ведении того или иного лица, превращались в постоянные присутственные места - избы или приказы. Деятельность приказов (Большой казны, разрядного, посольского, тайных дел, разбойного, холопьего, сибирского и др.) определялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой; эти учреждения выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом.

Итак, в приказной период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов.

2 Наименование документов, существовавших в различные исторические периоды в России

Делопроизводство в Древнерусском государстве	Грамоты уставные, вкладные, купчие полные, жалованные; заемные, закладные кабалы; житийные записи
Приказное делопроизводство 15-17 вв.	Грамоты, наказы, приговоры, доклады, отписки, памятки, челобитные, законодательные акты
Коллежское делопроизводство 18 в.	Мемория, промемория, рапорт, протокол, регламент, журнал, инструкция
Министерское «исполнительное» делопроизводство 19-начало 20 в.	Справки, выписки, реестры, официальные письма, донесения, ведомости, представления, телеграммы, телефонограммы
Делопроизводство с 1917 по наши дни	Декреты, постановления, государственные стандарты, приказы, распоряжения, факсограммы, предложения, уставы, договора, сводки, списки, заключения и т.д.

3 Наименования специалистов, занятых документированием и организацией работы с документацией, в разные периоды истории делопроизводства

Делопроизводство в Древнерусском государстве	Печатники, писцы, дьяки, ларники, судейские секретари
Приказное делопроизводство 15-17 вв.	Подьячие, думные дьяки
Коллежское делопроизводство 18 в.	Нотариус, регистратор, актуариус, канцелярист, копиист, переводчик, протоколист, архивариус
Министерское «исполнительное» делопроизводство 19-начало 20 в.	Столоначальник, начальник отделения, директор департамента, министр
Делопроизводство с 1917 по наши дни	референт, методист, редактор, инспектор, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части, корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка.

4 Современные Российские нормативные акты, устанавливающие нормы документов и содержащие требования к бланкам документов

В России был разработан ряд ГОСТов, регламентирующих ДОУ. Эти ГОСТы менялись примерно через каждые 5 лет, отражая динамику изменений в экономике России.

1) ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации

2) ГОСТ 6.10.3-81 Унифицированная система документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате

3) ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра образца

4) ГОСТ 6.10.6-87 Единая система внешнеторговой документации. Формуляр образец

5) ГОСТ 6.10.7-90 Единая система внешнеторговой документации. Счет

6) ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

7) ГОСТ Р 6.30-2003 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

8) Закон РФ « Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

ЧАСТЬ 2

1. Используя ГОСТ Р 6.30-2003 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» спроектированы образцы следующих видов бланков служебных документов:

1. Общий бланк организации (рис. 1).

Рисунок 1 - Общий бланк организации

2. Угловой бланк письма структурного подразделения организации (рис. 2).

3. Продольный бланк письма структурного подразделения организации (рис. 3).

4. Продольный бланк должностного лица (рис. 4).

5. Бланк конкретного вида документа (рис. 5).



Рисунок 2 - Угловой бланк письма структурного подразделения организации

Рисунок 3 - Продольный бланк письма структурного подразделения организации



Рисунок 4 - Продольный бланк должностного лица

Рисунок 5 - Бланк конкретного вида документа

2. Используя ГОСТ Р 6.30-2003 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» спроектированы образцы служебных документов, с нанесением всех необходимых реквизитов:

1. Служебное письмо (рис. 6).

Рисунок 6 - Служебное письмо

2. Акт (рис. 7).

Рисунок 7 - Акт

3. Приказ по основной деятельности (рис. 8).

Рисунок 8 - Приказ по основной деятельности

Таблица

№ рек визита	Наименование реквизита по ГОСТ Р 6.30-2003	Служебное письмо	Акт	Приказ по основной деятельности
1	Государственный герб РФ
2	Герб субъекта РФ
3	Эмблема организации или товарный знак	+	+	+
4	Код организации
5	Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	+
6	Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет	+
7	Код формы документа
8	Наименование организации	+	+	+
9	Справочные данные об организации	+
10	Наименование вида документа		+	+
11	Дата документа	+	+	+
12	Регистрационный номер документа	+	+	+
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа	+
14	Место составления или издания документа
15	Адресат	+
16	Гриф утверждения документа		+
17	Резолюция
18	Заголовок к тексту	+	+	+
19	Отметка о контроле	+		+
20	Текст документа	+	+	+
21	Отметка о наличии приложения
22	Подпись	+	+	+
23	Гриф согласования документа
24	Визы согласования документа
25	Оттиск печати
26	Отметка о заверении копии
27	Отметка об исполнителе	+	+	+
28	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	+		+
29	Отметка о поступлении документа в организацию
30	Идентификатор электронной копии документа	+		+

ЧАСТЬ 3

Используя ГОСТ Р 6.30-2003 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» спроектированы образцы служебных документов, с нанесением всех необходимых реквизитов:

1. Учредительный договор (приложение 1).

2. Выписка из устава (приложение 2).

3. Положение о структурном подразделении (приложение 3).

4. Должностная инструкция (приложение 4)

5. Инструкция по ведению делопроизводства (приложение 5).

6. Трудовой договор (приложение 6).

7. Распоряжение (приложение 7).

8. Решение (приложение 8).

9. Протокол (приложение 9).

10. Выписка из протокола (приложение 10).

11. Докладная записка (приложение 11).

12. Объяснительная записка (приложение 12).

13. Справка (приложение 13).

14.Письмо (приложение 14).

15. Телеграмма (приложение 15).

16. Телефонограмма (приложение 16).

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ЗАРЕГИСТРИРОВАН

Регистрационная палата

г. Миасс

23.05.2008 № 4523

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР

ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«МИАССМЕБЕЛЬ»

Миасс - 2008

УТВЕРЖДЕН

Протоколом общего собрания учредителей от 23.05.2008 № 1

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР

Общества с ограниченной ответственностью «Миассмебель»

23 мая 2008 г. г. Миасс

1. Предмет договора

1.1 Граждане РФ, Разумов Андрей Николаевич, проживающий: 456318, г. Миасс, ул. Попова, д. 11, кв. 35;

Данилов Иван Иванович, проживающий: 456320, г. Миасс, ул. Менделеева, д. 13, кв. 13;

договорились создать общество с ограниченной ответственностью «Миассмебель» в соответствии с законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» и иными действующими законодательными актами РФ.

1.2. Участники обязуются нести расходы по приведению документов Общества в соответствии с законодательством РФ.

2. Предмет и цели деятельности общества

2.1. Для достижения поставленной цели и реализации предмета деятельности Общество выполняет виды деятельности, определенные его Уставом. Сделки, выходящие за пределы уставной деятельности, но не противоречащие закону, признаются действительными.

2.2. Общество вправе совершать все действия, не запрещенные действующим законодательством.

3. Наименование и местонахождение общества

3.1. Полное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Миассмебель», сокращенное наименование: ООО «Миассмебель».

3.2. Место нахождения Общества:

Местом нахождения Общества является место нахождения исполнительного органа Общества - Генерального директора.

3.3. Почтовый адрес Общества: 456320, г. Миасс, пр. Октября, д. 46.

4.Правовой статус

4.1. Общество приобретает права юридического лица с момента государственной регистрации.

4.2. В соответствии с действующим законодательством имущество, приобретенное за счет вкладов участников, в том числе денежные средства, поступившие в качестве платы за доли, принадлежит Обществу на праве собственности.

4.3. Права и обязанности участников по отношению к Обществу определяются настоящим Договором, Уставом Общества и действующим законодательством.

4.4. Для достижения целей своей деятельности Общество может приобретать права, принимать обязанности и осуществлять любые действия, не запрещенные законодательством. Деятельность Общества не ограничивается оговоренной в Уставе.

5. Уставной капитал

5.1. Для обеспечения деятельности Общества за счет вкладов Учредителей создается уставной капитал, который вносится денежными средствами.

5.2. Вклады между учредителями распределяются следующим образом:

Разумов Андрей Николаевич - 750 000 (семьсот пятьдесят тысяч) рублей 00 коп, что составляет 50 % уставного капитала;

Данилов Иван Иванович - 750 000 (семьсот пятьдесят тысяч) рублей 00 коп, что составляет 50 % уставного капитала;

Всего 1 500 000 (один миллион пятьсот тысяч) рублей 00 коп. - 100 % уставного капитала.

5.3. Участники внесли 100 % своей доли в уставной капитал на момент регистрации Общества путем перечисления средств.

6. Порядок управления обществом

6.1.Высшим органом управления Общества является общее собрание участников. Единоличным исполнительным органом является Генеральный директор.

6.2. Все решения, принятые участниками Общества, будут иметь юридическую силу только с согласия участников.

7. Финансово- хозяйственная деятельность

7.1. Финансово-хозяйственная деятельность Общества осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством и Уставом Общества. Ответственность за эффективность и законность деятельности Общества в пределах своей компетенции несут должностные лица, избранные (назначенные) в установленном порядке.

7.2. Общество вправе ежеквартально принимать решение о распределении своей чистой прибыли между учредителями Общества.

7.3. Решение о распределении прибыли принимает Общее собрание учредителей.

8. Контроль, учет и отчетность

8.1. Для осуществления своих прав по контролю каждый участник имеет право на получение информации и справок по всем вопросам, связанным с деятельностью Общества. Формы контроля, а также учета и отчетности определяются уставом Общества, действующим законодательством, а также решением Общего собрания учредителей.

9. Конфиденциальность

9.1. Объем информации, не подлежащей разглашению, определяется Общим собранием участников в порядке, установленном Уставом и действующим законодательством.

9.2. Каждый из участников обязуется не разглашать информацию, признанную конфиденциальной в порядке, предусмотренном п. 8.1. настоящего Договора.

10. Порядок выхода участника из общества

10.1. Участник вправе в любое время выйти из Общества независимо от согласия других его участников. При этом выходящему из Общества участнику должна быть выплачена действительная стоимость его доли.

10.2. При выходе из Общества участник подает соответствующее письменное заявление в Общее собрание участников.

10.3. Выплаты выбывающим участникам начинаются с даты, утвержденной Общим собранием участников, но не позднее 3 (трех) месяцев после окончания финансового года, в течение которого подано заявление о выходе из Общества.

11. Нарушение договора

11.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения одним из участников обязательств по настоящему Договору, он обязан возместить другим участникам причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением убытки.

11.2. Под возмещением убытков понимается возмещение причиненного участнику ущерба (произведенные расходы, утрата, повреждение имущества), непосредственно обусловленного нарушением настоящего Договора другим участником. Косвенные убытки и упущенная выгода возмещению не подлежат.

12. Изменение и расторжение учредительного договора

12.1. Настоящий Договор утрачивает силу лишь в случае ликвидации Общества.

12.2. Изменения в настоящий Договор вносятся в случаях, установленных законом.

13. Вступление учредительного договора в силу

13.1. Настоящий Договор вступает в силу с момента его государственной регистрации

14. Заключительные положения

14.1. Все изменения и дополнения к настоящему Договору будут оформляться в письменной форме, и регистрироваться в установленном порядке.

Подписи учредителей: ____________________ А.Н. Разумов

____________________ И.И. Данилов

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Общество с ограниченной ответственностью

«Миассмебель»

ВЫПИСКА ИЗ УСТАВА

23.07.2008 г. №5

Миасс

Общество с ограниченной ответственностью «Миассмебель» (в дальнейшем именуемое Общество) утверждено в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 23 мая 2008 г.

Пункт 7. Контроль, учет и отчетность

7.1. Для осуществления своих прав по контролю каждый участник имеет право на получение информации и справок по всем вопросам, связанным с деятельностью Общества. Формы контроля, а также учета и отчетности определяются уставом Общества, действующим законодательством, а также решением Общего собрания учредителей.

Подписи учредителей: ____________________ А.Н. Разумов

____________________ И.И. Данилов

Верно

Зав. Канцелярией ____________________ Н.В. Ремезова

МП

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Общество с ограниченной ответственностью

«Миассмебель»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Миассмебель»

__________А.Н. Разумов

ПОЛОЖЕНИЕ

23.06.2009 г. №1

г. Миасс

об отделе документационного обеспечения управления

1. Общие положения

1.1. Отдел документационного обеспечения (далее - «отдел») действует на правах самостоятельного структурного подразделения, осуществляющего организацию работы с документами.

1.2. Отдел создан на основании приказа генерального директора ООО «Миассмебель» от 12 мая 2009 г. №2 «Об утверждении структуры ООО «Миассмебель».

1.3. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом генерального директора.

2. Основные задачи

2.1. Обеспечение работы с документами в Обществе, унификация форм документов, создание образцов документов единого порядка документирования.

2.2. Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам.

3. Функции

3.1. Организация делопроизводства на предприятии в соответствии с федеральными стандартами и нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и предприятия.

3.2. Разработка и внедрение унифицированных форм и бланков документов предприятия, внесение в них изменений и дополнений.

3.3. Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия.

3.4. Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия. Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов и представления этих данных руководству предприятия.

3.5. Прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, отправляемой и внутренней документации, оперативный поиск и выдача информации по документам.

3.6. Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.

3.7. Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.

3.8. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использование информации, содержащейся в них.

3.9. Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, регламентов прохождения и рассмотрения документов и т. п.).

3.10. Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии.

3.11. Проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, работающих с документами.

3.12. Организация рабочих мест и условий труда работников отдела документационного обеспечения.

4. Права и обязанности

4.1. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.

4.2. Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленных с нарушением установленных инструкций по делопроизводству, правил оформления.

4.3. Требовать от руководителей структурных подразделений справок, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.

5. Ответственность

5.1. Всю ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет руководитель отдела.

5.2. Степень ответственности других работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения

6.1. С руководителями структурных подразделений предприятия - по вопросам ведения делопроизводства, организации и контроля проверки исполнения документов, подготовки и представления, необходимых руководству предприятия документов, использования служебной информации.

6.2. С отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки работников отдела.

6.3. Со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

6.4. С отделом информатизации - по вопросам проектирования, эксплуатации и внедрения автоматизированных информационных систем.

6.5. В пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.

Начальник отдела документационного

обеспечения управления ______________ Н.Е. Барышникова

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Общество с ограниченной ответственностью

«Миассмебель»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Миассмебель»

__________А.Н. Разумов

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

23.06.2009 г. №1

г. Миасс

бухгалтера

1. Общие положения

1.1. Бухгалтер относится к категории специалистов предприятия.

1.2. Бухгалтер непосредственно подчиняется главному бухгалтеру или руководителю соответствующего подразделения бухгалтерии.

1.3. Назначение на должность и освобождение от должности бухгалтера производится приказом генерального директора по представлению главного бухгалтера.

2. Функции

2.1. Осуществление приема и контроля первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета.

2.2. Учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности.

2.3. Начисление и перечисление платежей в государственный бюджет и внебюджетные фонды.

2.4. Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с движением денежных средств и товарно-материальных ценностей.

2.5. Подготовка данных по участкам бухгалтерского учета для составления отчетности.

3. Обязанности

3.1. Знать:

- организацию документооборота по участкам бухгалтерского

учета, порядок оформления и отражения в системе бухгалтерского учета хозяйственных средств и их движения,

- руководящие и нормативные документы, касающиеся организации бухгалтерского учета и составления отчетности;

- формы и методы бухгалтерского учета в организации, план и корреспонденцию счетов;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

3.2. Выполнять работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой

деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.).

3.3. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

3.4. Составлять отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявлять источники образования потерь и непроизводственных расходов, подготавливать предложения по их предупреждению.

3.5. Производить выплату заработной платы работникам, другие отчисления средств на материальное стимулирование работников организации.

4. Права

Бухгалтер имеет право:

4.1. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

4.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

4.4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

4.5. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера у сотрудников организации информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

5. Ответственность

Бухгалтер несет ответственность за:

5.1. Ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.2. Нарушение внутреннего распорядка предприятия.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник

юридического отдела ________________ Т.М. Пермякова

С инструкцией ознакомлена

Бухгалтер _________________ Е.В. Логинова

24.06.2009

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Общество с ограниченной ответственностью

«Миассмебель»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Миассмебель»

__________А.Н. Разумов

ИНСТРУКЦИЯ

23.06.2009 г. №2

г. Миасс

по ведению делопроизводства

1.Общие положения

1.1. Настоящая инструкция (далее именуется «Инструкция») разработана для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в ООО «Миассмебель» (далее именуется «Общество») и обязательна для исполнения всеми сотрудниками Общества.

1.2. При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Общества.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Обществе, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Общества возлагается на начальников структурных подразделений.

1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется сотрудником, назначенным начальником соответствующего структурного подразделения.

Использование в средствах массовой информации, публичных выступлениях и т.п. информации, содержащейся в служебных документах, допускается только с разрешения руководства Общества.

2. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПРОХОЖДЕНИЕ И ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

2.1. Прием документов.

2.1.1. Вся поступающая в Общество корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии.

2.1.2. При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»).

2.1.3. Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

2.1.4. При вскрытии конвертов работники Канцелярии проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т.д. необходимо сообщить об этом отправителю.

2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.

2.2. Порядок регистрации входящих документов.

2.2.1. Все документы, адресованные руководству Общества, подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов) в Канцелярии (Приложение №1).

2.2.2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.

Порядковые номера фиксируются в журнале учета регистрационных порядковых номеров.

На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.

Оригинал зарегистрированного документа хранится в канцелярии. На рассмотрение руководства передается копия зарегистрированного документа.

2.2.3. При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз в Канцелярии Общества.

2.3. Порядок прохождения документов.

2.3.1. Зарегистрированный документ передается тому руководителю, в адрес которого он поступил. Документы, не подлежащие регистрации и не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений и отделов Общества в соответствии с затронутыми в документах вопросами.

2.3.2. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю, о чем делается запись в журнале регистрации входящих документов. Для документов, подлежащих особому контролю, оформляется контрольная карточка, которая выдается исполнителю вместе с документом. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Документ с подлинником резолюции руководства направляется исполнителю, указанному в резолюции первым

2.3.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.

2.3.4. Документы, поступившие из Канцелярии в структурные подразделения, вторично не регистрируются.

2.3.5. Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Общество в другое только через Канцелярию.

2.4. Порядок регистрации и отправления исходящих документов.

2.4.1. Подписанные руководством Общества документы в тот же день должны сдаваться в Канцелярию для регистрации и отправки.

2.4.2. Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:

- наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

- наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

- правильность адреса получателя;

- наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

- наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

2.4.3. Если документ направляется по нескольким адресам, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.

2.4.4. После проверки оформления документ регистрируется в журнале и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.

2.4.5. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

2.4.6. На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.

2.4.7. Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела.

3. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Общие требования.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных актов.

К числу наиболее юридически значимых (т.е. для придания документу юридической силы) реквизитов относятся:

- подпись;

- дата документа;

- печать;

- гриф утверждения документа;

- регистрационный номер документа.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Организации (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Организации документы, как правило, подписывает генеральный директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Организации подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах.

Дата документа - один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ либо недействительным (напр., доверенность) либо может привести к сокращению срока исковой давности при договорных обязательствах.

Печать применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (в т.ч. финансовых) документах, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для Организации (реорганизация, передача материальных ценностей, удостоверение права и т.п.).

Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников Организации. Обязательному утверждению генеральным директором, общим собранием участников или советом директоров в пределах их компетенции подлежат:

- устав Организации, положения о филиалах;

- штатные расписания;

- акты проверок, акты приема-передачи;

- должностные инструкции;

- сметы, бизнес-планы, отчеты и т.п. документы.

Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации.

3.1.1. Текст служебных документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения.

3.1.2. Содержание служебных документов не должно противоречить действующему законодательству.

3.1.3. Ответы на поступившие документы следует подготавливать в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления.

3.1.4. Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.

3.1.5. Рекомендуется иметь для Организации, ее структурных подразделений, конкретных должностных лиц следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Рекомендуется включать в него следующие реквизиты:

- эмблему (логотип) Организации;

- наименование вышестоящей организации;

- наименование Организации;

- трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа.

Рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

Бланк письма содержит реквизиты:

- эмблему (логотип) Организации;

- наименование вышестоящей организации;

- наименование Организации;

- справочные данные об Организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера факсов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете).

Рекомендуется включать в него трафаретные части таких реквизитов, как дата, регистрационный номер документа и ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа; а также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например «Приказ», «Распоряжение» и т.п.

3.2. Основные правила оформления документов.

Документы, создаваемые в Обществе, печатаются с использованием текстового редактора WORD 97 (и более поздние версии) шрифтом Times New Roman размером 12 через 1'межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см, правое 1,5 см, верхнее - не менее 1,5, нижнее - не менее 1,5 см. Красная строка - 1,25 см от границы полей.

3.2.1. К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа, который пишется перед текстом слева. Заголовок обычно отвечает на вопрос «О чем?».

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.

Заголовок формулируется непосредственно исполнителем при подготовке документа.

Не составляется заголовок к письмам, текст которых не превышает половины страницы, а также в ответах на письма граждан.

3.2.2. В ответах на письма организаций и предприятий обязательно делается ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ. Если документ печатается на бланке, то ссылка указывается в специально отведенном месте, а в документе, напечатанном не на бланке, - перед заголовком или текстом письма.

3.2.3. Каждый документ (за исключением письма) должен иметь название вида, к которому он относится (приказ, протокол, акт, докладная записка и т.д.).

3.2.4. Текст документа может быть разбит на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы имеют сквозную порядковую нумерацию, остальные составные части документа нумеруются по порядку в пределах каждого раздела.

Например: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.

2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.

Абзацы внутри пункта не нумеруются.

При отсутствии разделов весь текст документа может быть разделен на пункты, имеющие порядковую нумерацию.

3.2.5. Порядок работы с документами ограниченного распространения изложен в инструкции по работе с конфиденциальными документами ООО «Миассмебель».

3.2.6. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» или сокращения «стр.» и знаков препинания.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

3.2.7. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют цифровым способом в следующей последовательности: день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 05.01.2003. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.01.05.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например: 1 марта 2003 г.

3.2.8. Если документ напечатан на бланке, то дата проставляется на месте, отведенном для нее в штампе бланка. На таком же месте (вверху слева) ставится дата на внутренних документах, которые печатаются не на бланках.

В документе, подлежащем утверждению, дата ставится в самом реквизите утверждения.

3.2.9. Регистрационный номер документа, состоящий из номера индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера по регистрации, если он напечатан на бланке, ставится в определенном на штампе бланка месте. Если документ печатается не на бланке, то номер проставляется аналогично правилу проставления даты.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.2.10. При подготовке документов совместно с несколькими организациями следует иметь в виду, что все экземпляры этих документов должны быть подлинниками.

3.2.11. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или частные (физические) лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

ООО «Компания»

Отдел кадров

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Министерство финансов РФ

Управление делами

Главному специалисту

В.Д. Ивановой

Если документ адресуют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям отделений и филиалов

ОАО «Миасстехкомплект»

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При адресовании документа более чем в четыре адреса, исполнителем составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

3.2.12. Если документ адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ОАО «Миасстехкомплект»

Пр. Октября, д. 2/24

г. Миасс, 456318

Если письмо адресуют частному (физическому) лицу, то указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

456318, г. Миасс,

Пр. Октября, д. 24 , кв.24

И.И. Иванову

3.2.13. Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы могут утверждаться руководителем Организации, его заместителями и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (проставляется от руки), например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО

подпись Ф.И.О.

дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа приказом, протоколом, постановлением, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания Совета директоров

ООО

от №

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Генерального директора

ООО

от №

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.2.14. Если документ имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения:

1. Форма № 2 на 2 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к форме № 2 на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложения:

письмо МНС РФ от 25.04.99 № 03-58/45892@ и приложение к нему, всего на 15 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз. в первый адрес

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

3.2.15. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель «»

Личная подпись Ф.И.О.

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления

от 00.00.00. №

Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например:

Лист согласования прилагается.

Подпись, дата.

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

название документа

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

наименование должности, наименование должности,

организации организации

подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия

00.00.00. (дата) 00.00.00. (дата)

3.2.16. Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись Ф.И.О.

00.00.00. (дата)

Визы проставляют на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа либо на отдельном листе согласования, который является неотъемлемой частью документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

3.2.17. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии.

В документах, оформляемых на бланках ООО «Миассмебель» (приказ, письмо), должность указывается сокращенно: генеральный директор, слова ООО «Миассмебель» не печатаются.

В документах, оформляемых не на бланках ООО «Миассмебель», в состав подписи входит наименование должности и организации.

При оформлении документа на бланке должностного лица (если существует) должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор личная подпись Ф.И.О.

Главный бухгалтер личная подпись Ф.И.О.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии личная подпись Ф.И.О.

Члены комиссии личная подпись Ф.И.О.

личная подпись Ф.И.О.

личная подпись Ф.И.О.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

3.2.18. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами и удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или в указанном месте.

3.2.19. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например:

Подпись

Верно

Специалист по кадрам Личная подпись Ф.И.О.

Дата

3.2.20. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Сидоров или Сидоров Петр Иванович

321 58 79 321 58 79

В документах, имеющих гриф ограничения доступа, отметка об исполнителе добавляется сведениями о количестве отпечатанных экземпляров документа с указанием адресатов, например:

Исп. Сидоров

321 58 79

Отпечатано 2 экз.

Экз. № 1 - адресату

Экз. № 2 - в дело отдела

Черновик и варианты уничтожены

Печатается на оборотной стороне последнего листа документа.

3.2.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.