40

План

1. Составить письмо-напоминание в любую зарубежную страну. Ваша фирма в Москве. Циркуляционное письмо

2. Номенклатура дел

3. Реквизиты протокола

4. Заявление о переводе на другую должность

Список использованной литературы

1. Составить письмо-напоминание в любую зарубежную страну. Ваша фирма в Москве

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. Служебные письмо - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержание писем: запросы, уведомления, приглашения, претензия, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. В письмах название вида документа не указывается.

На бланке указывается:

· эмблема,

· наименование предприятия,

· почтовый адрес,

· банковские реквизиты,

· № телефона, № факса, № и дата документа.

Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизита.

В продольном реквизите текст располагается вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. с равным удалением от левой и правой сторон документа.

Наиболее используемое угловое расположение, т.е. в левой верхней части листа. Угловое расположение имеет два вида: флаговое и центрованное. При флаговом расположении строчки бланка находятся от границы левого поля, правый край при этом не выравнивается. При центрованном - реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа, они находятся на равном удалении левого поля и от середины листа письма.

Все бланки писем должны иметь поля. Левое поле - 20 мм, верхнее не менее 10 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм.

Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А-4), отвечающий на вопрос « о чем?», указать адресат, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью: индекс, республика, край, область, город, улица, номер дома.

Заголовок (краткое содержание документа) составляется к любому документу, независимо от его назначения, и печатается перед текстом документа с левой стороны. Исключение составляют телеграммы, извещения. Заголовок должен быть максимально коротким, точным и начинаться с отглагольного существительного в предложном падеже.

На письмах, которые направляются в ответ на запросы учреждений, организаций и предприятий, слева (ниже даты и номера документа) делается ссылка на номер и дату письма, которое послужило основанием для ответа.

Если ответное письмо направляется нескольким адресатам, то после ссылки на номер и дату письма (основание) указывается, кто является автором запроса.

Текст письма излагается от первого лица единственного или множественного числа, или от третьего лица единственного числа. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

Датой документа является дата его регистрации.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному письму, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма.

Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.д. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей. Например - сопроводительное письмо, письма- приглашения, рекламное письмо, письмо-извещение, письмо- напоминание, гарантийное письмо и другие.

Рассмотрим на примере письмо-напоминание и циркулярное письмо.

Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «Напоминаем».(см. Образец письма)

Циркулярное письмо - документ, назначение которого доставить информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Источником рассылки циркулярных писем выступает, как правило, руководящая организация, которая информирует подчиненные ей организации по тому или иному вопросу или дает соответствующие распоряжения. Циркулярные письма широко приняты в РФ и Международной практике делового общения.

Департамент бухгалтерского учета, отчетности и аудита направляет для руководства и исполнения Положение по бухгалтерскому учету, утвержденное Приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 08.02.99 № 10 «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации ПБУ 2/99»

Департамент просит довести данное Положение до всех закрепленных акционерных обществ и других организаций.

2. Номенклатуру дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли учреждения.

Для быстрого поиска документов, которые используются в управленческой деятельности организации, их группируют в дела.

Дело - совокупность документов или документ, относящийся к данному вопросу или участку деятельности и помещенный в отдельную обложку.

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел (заголовков) заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенный в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основной для составления описей дел постоянного и временного хранения. Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе дел организации, предварительно согласовывается с ЦЭК (экспертная комиссия) организации, согласовывается с ЭПК государственного архива. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс.

Номенклатуру дел составляют в трех экземплярах:

первый - хранится в службе ДОУ,

второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего,

третий - используется в ведомственном архиве, куда документы поступают на постоянное хранение.

При составлении номенклатуры дел руководствуются типовой и примерной номенклатурой дел, типовыми и ведомственными перечнем с указанными в них сроком хранения.

Документы формируются в дела в следующем порядке: помещают только исполненные и правильно оформленные в соответствии с заголовками; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещают приложения вместе с основными документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группируют в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики: дело не должно превышать 250 листов. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, подшивка, нумерация листов, составление внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного хранения не подшиваются, листы в нем не нумеруются, документы хранятся в скоросшивателях. Обложка дел оформляется по установленной форме.

По окончании срока хранения дел вносятся уточнения: в соответствии с заголовками дел на обложке, содержанием подшитых документов, составляются структурными подразделениями и организацией описи, по которым организация сдает дела в ведомственный архив, ведомственный архив по сводной описи сдает дела в государственный архив.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуре дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Различают три вида номенклатуры дел: индивидуальная, типовая, примерная.

1. Индивидуальная номенклатура дел

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения.

При составлении индивидуальных номенклатуре дел (конкретного учреждения, фирмы) на базе типовой или примерной необходимо учитывать специфику формирования дел.

Каждому учреждению необходимо иметь номенклатуру дел структурных подразделений и сводную учреждения.

Структурные подразделения, разрабатывая собственные номенклатуры дел, выполняют следующую работу:

определяют документы, которые войдут в состав дел;

составляют номенклатуру дел;

разрабатывают классификационную схему номенклатуры, т.е. порядок расположения дел;

устанавливают сроки хранения дел;

определяют систему индексов и индексацию дел;

оформляют и согласовывают номенклатуру дел с заведующим ведомственным архивом и одобряют экспертной комиссией структурного подразделения.

Работе по составлению индивидуальных номенклатуре дел должна предшествовать индексация структурных подразделений или отдельных специалистов. Индексация отражает порядок расположения отделов и специалистов учреждения и производится арабскими цифрами.

Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатуре дел в учреждениях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

2. Типовая номенклатура дел

Типовая номенклатура дел разрабатывается в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (например, средние школы, научно-исследовательские институты и т.д.). Они позволяют установить типовой состав дел с единой системой индексации, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Типовая номенклатура дел имеет обязательный характер.

3. Примерная номенклатура дел

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документального обеспечения министерств и ведомств Российской Федерации, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства (ведомства), а также согласуются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который документы передаются на государственное хранение и утверждаются руководителем министерства (ведомства).

Типовые, примерные номенклатуры дел служат основой для составления индивидуальных номенклатуре дел в подведомственных учреждениях, организациях.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами - «Государственной системой документационного обеспечения управления», «Основными правилами работы ведомственных архивов» и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовок дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы и т.п. Понятие «дело» «Основные правила работы ведомственных архивов» предлагают употреблять «в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу».

Например: «Личное дело Петрова Петра Петровича»

Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с "«Основными правилами работы ведомственных архивов», употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: « Документы о строительстве нового учебного комплекса института (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка) ».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

Например: «Протоколы технических советов за 1998 г.»

В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: «Переписка с заводами».

В том случае, когда переписка ведется с разнородными корреспондентами, в заголовке дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос.

Например: «Переписка об организации факультета повышения квалификации при университете».

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов.

Например: «Годовой отчет по основной деятельности кафедр факультета за I семестр».

В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа, дается автор и год.

Например: «Приказы за 2001 год».

В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов.

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех структурных подразделений, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатуре дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, на ними квартальные и месячные) и переписка.

02-01	Приказы и инструктивные письма Комитета РФ по металлургии по вопросам бухгалтерского учета и отчетности
02-02	Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии.
02-03	Приказы директора предприятия по производственным Вопросам. Копии.
02-04	Приказы директора предприятия по личному составу. Копии.
02-05	Штатное расписание
02-06	Бухгалтерские отчеты предприятия. Годовые.
02-07	Бухгалтерские отчеты предприятия. Квартальные.
02-08	Бухгалтерские отчеты предприятия. Месячные.

При наличии однородных корреспондентов, «заголовки дел, заведенные по географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий».

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя структурного подразделения.

На основе номенклатуре дел структурных подразделений (в т.ч. и общественных организаций и органов, действующих на общественных началах), делопроизводственная служба организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел. Ее разделами являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры, независимо от места в штатном расписании, ставится делопроизводственная служба (канцелярия). Последними разделами помещаются общественные организации и органы, действующие на общественных началах.

Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (01, 02, 03, 04, .).

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.

Однако, не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категории и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3 - количество дел (томов, частей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно (см. Образец итоговой записи).

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела, и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Формированием дел называется группировка исполненных документов дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску документов.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как «группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел». Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение, и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка.

Документы помещают в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.

Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ______________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ № _______ от _________, поступивший______________________________________________________

наименование корреспондента

по вопросу _________________________________

Выдан __________________________________

дата ____________________________________

Выдал ________________

Дата выдачи	Кол-во листов	Кому выдано	Расписка получателя	Дата возврата	Расписка о приемке
1	2	3	4	5	6

Получил ________________

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Принципы построения номенклатуры дел

Каждое учреждение (фирма, предприятие) должно иметь свою номенклатуру дел, в которую включаются все документы, отражающие деятельность этого учреждения.

Основными признаками построения номенклатуры дел являются:

применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры дел изменений, добавлений;

единство в переходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; стабильность индексов дел;

сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел необходимо изучить состав, содержание, количество документов структурного подразделения или предприятия.

При составлении номенклатуры дел используют:

Устав, Положение об учреждении, фирме, организации;

планы;

отчеты о работе;

штатное расписание;

действующие перечни документов;

классификаторы;

номенклатуры дел за прошлые годы;

список структурных подразделений;

список корреспондентов;

список постоянного и временного хранения (свыше 10 лет);

справочник картотеки.

Составляющие номенклатуры дел

В номенклатуру дел включаются:

заголовки дел, отражающие все документальные участки работы и отдельные вопросы деятельности учреждения, фирмы, организации;

справочные и контрольные карточки;

личные дела (вносятся под общим заголовком и единым индексом);

номенклатура дел;

документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра;

дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий учреждения (например, избирательных комиссий);

дела органов и подразделений учреждения, действующих на общественных началах (советов, комиссий, отделов и т.д.);

незаконченные дела, поступившие из другого учреждения для их продолжения.

Оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел учреждения представляет собой многострочный документ. Первый лист номенклатуры оформляется на общем бланке формата А4.

Реквизиты номенклатуры дел:

Герб

Эмблема

Награды

Код предприятия по ОКПО

Код формы документа по ОКУД

Наименование министерства, ведомства

Наименование учреждения

Наименование структурного подразделения (в номенклатуре дел структуры подразделений)

Дата

Индекс

Место составления

Гриф утверждения

Заголовок к тексту (на 19____г)

Текст (табличная форма)

Подпись

Отметка о согласовании (визы или гриф согласования)

Отметка об исполнении и направлении в дело

Состав, оформление и размещение реквизитов определены ГОСТ 6.38-90.

Второй и последующие листы оформляют на бумаге формата А-4, страницы нумеруют.

Для оформления номенклатуры дел целесообразно иметь трафаретные заголовки, в которых постоянная информация отпечатана типографским способом.

Порядок согласования и утверждения номенклатуры дел

1. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и представляется на согласование в сектор обработки и хранения документов Департамента управления делами (далее архив) РАО «ЕЭС России» не позднее 1 декабря.

2. Номенклатура дел подписывается сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении, согласовывается с архивом РАО «ЕЭС России» и после этого утверждается руководителем подразделения.

3. Вновь созданное подразделение исполнительного аппарата Общества в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает ее с архивом и представляет в Департамент управления делами.

4. Номенклатура дел печатается в двух экземплярах: первый экземпляр остается в архиве, второй - у работника делопроизводства подразделения. Номенклатура дел доводится до сведения каждого сотрудника подразделения, а отделы и секторы получают выписки соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе.

5. В течение года утвержденная номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения о заведении новых дел, о включении новых дел и т.д. Сведения об изменениях в номенклатуре дел сообщаются в архив. При необходимости номенклатура дел перепечатывается.

6. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года

7. При изменении структурного деления, функций подразделения номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается в обычном порядке, независимо от срока последнего согласования номенклатуры.

8. По окончании календарного года работник делопроизводства подразделения вносит изменения в итоговую запись о количестве заведенных дел (томов и частей). Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в архив по установленной форме (приложение 3) до 15 января. В номенклатуре дел об этом делается отметка с указанием должности, даты и подписи лица, сделавшего отметку.

9. Номенклатура дел хранится в подразделении у работника делопроизводства, и, до составления описей дел постоянного и долговременного хранения, акта на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения и передачи дел за соответствующий год в архив Общества, является основным учетным документом.

Образец составления номенклатуры дел предприятия

ОАО « Вест - трейдинг»

Утверждаю:

Директор предприятия

Номенклатура дел

_________Л.Д. Петров.

« ____» ______ 2000г.

00.00.0. № 00

г. Москва

на 2000 год.

Индекс дела	Заголовок дела	Коли-во дел	Срок хранения и № статьи по перечню.	Примечание
1	2	3	4	5
01. Организация и управление
01-01	Учредительные документы предприятия		Постоянно ст. 37а
01-02	Протоколы совещания руководства по основной деятельности		5л.ст.13
01-03	Штатное расписание		Постоянно ст. 52а
01-04	Должностные инструкции работников		3г. после замены новыми ст. 56.
01-05	Приказы по основной деятельности		Постоянно ст.19а
01-06	Приказы по административно- хозяйственной деятельности		5л. ст.19г.
01-07	Распоряжения и решения местных органов власти.		До минования надобности ст.5б.
01-08	Документы ревизий предприятия (акты, протоколы и пр.)		Постоянно ст.27а
01-09	Докладные записки сотрудников		5л. ст.31
02. Планирование по основным видам деятельности
02-01	Годовой план работы предприятия		Постоянно ст. 166а
02-02	Квартальный план работы		3г. ст 1686
03. Организация производственной деятельности
03-01	Переписка с поставщиками и потребителями о сбыте прдукции и выполнении заказов		3г. ст. 1017
04. Учет и финансирование
04-01	Годовой финансовый план		Постоянно ст. 2066
04-02	Квартальные финансовые планы		3г. ст 206в
04-03	Документы об изменении финансовых планов		5л. ст. 209
1	2	3	4	5
04-04	Хозяйственные контракты		3г. ст 337	После истечения срока действия при условии завершения ревизии
04-05	Годовые сметы административно-хозяйственных расходов		5л. ст. 129а
04-06	Годовой и квартальные кассовые планы		3г. ст. 277а
04-07	Отчеты по кассовому плану		3г. ст 278
04-08	Кассовые заявки		1г. ст. 280
04-09	Месячные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера		1г. ст. 289а
04-10	Ежедневные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера		6 месяц. ст. 2896
04-11	Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности		Постоянно ст. 2936
04-12	Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности		5л. ст. 293г
04-13	Годовые бухгалтерские отчеты и балансы		Постоянно ст. 3036
04-14	Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		3г. ст. 303в	При условии завершения ревизии
04-15	Кассовые и банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции		3г. ст. 310	То же
04-16	Квитанции и накладные по учету товарно- материальных ценностей		3г. ст. 310	То же
04-17	Акты приема, сдачи, списания имущества и материалов		3г. ст. 310	То же
04-18	Акты документальных ревизий финансово- хозяйственной деятельности		5л. ст. 334	То же
04-19	Главная книга		3г. ст. 316	То же
04-20	Кассовая книга		3г. ст. 317	То же
04-21	Авансовые отчеты		3г. ст. 310	То же
04-22	Оборотные ведомости		3г. ст. 317
04-23	Инвентарные карточки и книги учета основных		3г. ст. 313	После ликвидации основных средств
04-25	Расчетно - платежные ведомости на выдачу заработной платы и премий		3г. ст. 312	При отсутствии лицевых счетов
04-26	Листки нетрудоспособности		3г. ст. 697
04-27	Документы об оплате листков нетрудоспособности		3г. ст. 324
04-28	Книга регистрации листков нетрудоспособности		3г. ст. 699
04-29	Гарантийные письма		3г. ст. 315
04-30	Доверенности на получение денежных сумм и товарно - материальных ценностей		3г. ст. 314
04-31	Журнал регистрации счетов		3г. ст. 319
04-32	Переписка о финансово- хозяйственной деятельности		3г. ст. 335
04-33	Акты проверки кассы		3г. ст. 336
04-35	Договоры о материальной ответственности		5л. ст. 340	После увольнения материально ответственного лица
04-36	Образцы подписей материально- ответственных лиц		5л. ст. 340	До минования надобности
04-37	Заказы на бланки учета и отчетности		1г. ст. 302
05. Работа с кадрами
05-01	Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании, длительных командировках		75л. ст. 196
05-02	Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках		3г. ст. 19в
05-03	Личные дела		75л. -«В» ст. 498в
05-04	Книга учета приема, перемещения и увольнения работников		75л. -«В» ст. 508
05-05	Трудовые соглашения		3г. ст.337	После истечения срока действия при условии завершения ревизии
05-06	Невостребованные трудовые книжки		50л. ст.524
05-07	Книга учета выдачи трудовых книжек		50л. ст. 526а
05-08	Журнал учета командировок		5л. ст. 53а
05-09	Журнал учета выдачи учета выдачи командировочных удостоверений		3г. ст. 537
05-10	Журнал учета отпусков		3г. ст. 544
05-11	Журнал учета выдачи справок с места работы		3г. ст. 547
06. Документационное обеспечение управленческой деятельности
06-01	Журнал регистрации приказов, распоряжений, указаний		Постоянно ст. 106а
06-02	Журнал регистрации входящих документов		3г. ст. 1056
06-03	Журнал регистрации исходящих документов		3г. ст. 1056
06-04	Телеграммы, телефонограммы, телексы		1г. ст. 109
1	2	3	4	5
06-05	Журнал регистрации телеграмм, телефонограмм, телексов		1г. ст. 109
06-06	Описи, реестры на отправляемую корреспонденцию		1г. ст.107
06-07	Журнал учета заказной корреспонденции и бандеролей		1г. ст. 107
06-08	Реестры на получение посылок		1г. ст. 107
06-09	Журнал учета бланков строгой отчетности		3г. ст. 110а
06-10	Номенклатура дел		До минования надобности ст. 95а	Согласованная с архивным органом- постоянно
06-11	Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения		До минования надобности ст. 117а	Утвержденные - постоянно

Зав. канцелярией В.Н. Чеботарская

(подпись)

ОДОБРЕНО

Протоколом заседания ЭК

предприятия от 15.11.00г. № 53

Образец итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных на предприятии « Вест- трейдинг» в 2000 году

По срокам хранения	Всего	в том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
постоянного	14	10	4
временного (свыше 10 лет)	8	6	2
временного (до 10 лет включительно)	60	55	5
ИТОГО:	82	71	11

Начальник службы ДОУ А.И. Никифоров.

(подпись)

12.10.00г.

Итоговые сведения переданы в архив предприятия

Начальник производственного отдела И.С. Черняк

(подпись)

3. Реквизиты протокола

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка.

В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания.

Например: 11-13.03.98.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учебного года).

В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуются с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.

Например: «Совещания студсовета», «Заседания комиссии», «Собрания трудового коллектива».

После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на две части:

первую - вводную, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;

вторую - основную, фиксирующего ход заседания.

Словом «председатель» начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь», например:

Председатель - Харченко В.И.

Секретарь - Веселкова С.П.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

Например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

В перечне приглашенных указывают фамилию, инициалы, должность, организацию.

Например: Сидоров А.И. директор фирмы «Забота».

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Например: в протоколах профсоюзных собраний указывается: «На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117».

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется. Перечисление вопросов в повестке дня может начинаться с предлога «О» («Об»), но возможен и другой вариант, когда вопросы формулируются в именительном падеже без предлога «О» или «Об».

Например:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора … Ф.,И.,О.)

2. Об итогах социологического опроса рабочих.

Доклад руководителя социологической службы … (Ф.,И.,О.)

или

1. Перспективы развития завода. Доклад директора … (Ф.,И.,О.)

2. Итоги социологического опроса рабочих.

Доклад руководителя социологической службы … (Ф.,И.,О.)

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности не указывается, так как она уже указана в повестке дня. После фамилии и инициалов выступивших в прениях должность лучше указать.

В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.

Например:

Соколов А.В. - какие приняты меры по ликвидации аварии?

Колесов И.К. - к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.

Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получили слова, они передают председательствующему на заседании письменные выступления, предложения, замечания, которые прикладываются к протоколу.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна, и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

В ряде случаев, а при выборах должностных лиц обязательно, в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно.

Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может быть изложено на отдельном листе, подписано и присоединено к протоколу. В протоколе после записи соответствующего решения приводится особое мнение. (см. Образец форма протокола).

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие.

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.

В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов. (см. Образцы краткого, сокращенного протоколов и выписку).

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).

Оформление протокола

1. Протоколы оформляются на бланке формата А-4 или на общих бланках.

2. Датой протокола является дата заседания.

3. Протоколы нумеруются в пределах календарного года.

4. Заголовок протокола отличается от заголовков других видов документов. В него входит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, митинг, собрание) и название коллегиального органа в родительном падеже (например, совещания у директора парка, заседания комиссии).

5. Текст протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной.

6. Вводная часть имеет постоянную информацию слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», и переменную информацию (фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих).

Постоянные слова вводной части пишут от 0-го положения табулятора, от 2-го положения ставят тире, затем пишут фамилии присутствующих и приглашенных в именительном падеже.

6.1. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. С 0-го положения табулятора пишут «Повестка дня», ставят двоеточие. Двумя интервалами ниже пишут с красной строки порядковые номера вопросов. Вопросы в повестке дня (доклад, сообщение, отчет) перечисляют в именительном падеже и располагают таким образом, чтобы наиболее важные стояли первыми. Наименование должности, фамилия, инициалы пишут в родительном падеже. Заголовок отвечает на вопрос «О чем?»

Например:

«Об итогах агитпробега» доклад заведующего отделом культуры Чембаро- вой Н.П.

В особо торжественных случаях собрание может выбрать президиум. В этом случае перед словом «Председатель» пишут «Президиум» и поименно указываются все лица, избранные в президиум собрания. Члены президиума подписывают протокол. Их подписи располагают после подписи председателя собрания.

6.2. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела нумеруется арабскими цифрами и строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово СЛУШАЛИ печатают прописными буквами, перед словом ставят цифру, обозначающую вопрос, после слова СЛУШАЛИ ставят двоеточие. Фамилию, инициалы докладчика, указанные в повестке дня, необходимо писать в родительном падеже с красной строки. После фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст представлен докладчиком, то после тире с прописной буквы пишут: «Доклад прилагается».

Слово ВЫСТУПИЛИ печатают прописными буквами, после него ставят двоеточие. Фамилию, инициалы выступающего пишут в именительном падеже с красной строки; в скобках указывают наименование должности; затем ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Например:

ВЫСТУПИЛИ:

Пегова Т.П. (методист) - краткая запись выступления

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел «Выступили» и оформляются по той же схеме. Вместо слов «вопрос», «ответ» пишут фамилии и инициалы.