Аналіз процесу закупівель запасних частин та послуг для відновлення автобронетанкової техніки органів охорони державного кордону в умовах ведення бойових дій

Далі розглянемо процес закупівель, який відбувався в період з травня по вересень 2022 року. Одразу зазначимо, що наразі не існує різниці в алгоритмі між закупівлею запчастин для бойових підрозділів та закупівлею запчастин для підрозділів, що не беруть участь в бойових діях.

Існуючий алгоритм проведення закупівель запчастин для бойових підрозділів

Визначення переліку запчастин та послуг для відновлення машин

Для визначення потреби необхідно дефектувати машину. Дефектування розстріляної машини потребує часто її розбирання, і ця послуга безкоштовно не надається. Особовий склад ремонтного підрозділу в більшості випадків не має відповідної кваліфікації (допідготовка не проводилась), щоб провести якісне дефектування Toyota, Volkswagen, Mitsubishi тощо (на сьогодні зарплатня спеціаліста-ремонтника залишається найнижчою в ООДК). Тобто на дефектування потрібно теж робити моніторинг, складати договори та платити кошти.

Як свідчить практика, послуги та запчастини, які визначив водій чи спеціаліст-ремонтник можуть не збігатися з тими, які були надані станціями техобслуговування за результатами дефектування. Тому, якщо послуги чи перелік запчастин водієм чи ремонтником був визначений неточно чи неправильно, моніторинг цінових пропозицій на ринку теж буде проведений неправильно.

Крім того, якщо прикордонний загін бере участь у бойових діях, то самостійно, зазвичай, він не може займатись пошуком запчастин, оскільки логістична складова в регіоні перестає стабільно працювати. Тому функції закупок передаються іншому підрозділу, наприклад, окремій комендатурі забезпечення (ОКОЗ). Проте, щоб ОКОЗ міг використовувати кошти на закупівлю запчастин для іншої військової частини, потрібно визначити наказом такі повноваження ОКОЗ, а начальнику ООДК, що бере участь в бойових діях, кожного разу телеграмою звертатись до ОКОЗ щодо закупівлі запчастин чи наданні послуг з ремонту машин його прикордонного загону (рис. 1).

Пошук постачальників (їх контактів, електронних скриньок)

На основі наданого переліку запчастин та послуг, необхідно знайти постачальників даних запчастин, послуг. Також необхідно зауважити,щоякщо, наприклад, ОКОЗмаєздійснити закупівлі для Краматорського ООДК,потрібно шукатипостачальників врегіонах, які будуть наближені до Краматорська територіально, щоб зменшити час та витрати на доставку запчастин, машин до місця надання послуг тощо. Крім того, постачальники повинні:

мати можливість поставити необхідний спектр запчастин (доставка за рахунок постачальника);

мати бажання працювати з бюджетною організацією (часто відмовляються, знаючи проблематику з довгою процедурою погодження договорів, комісій, тривалої процедури оплати коштів). Станція технічного обслуговування має погодитись на варіант співпраці: спочатку послуги та запчастини, а потім оплата. На сьогодні процедура така, що фактично СТО спочатку має заплатити податки за надані послуги в поточному місяці, а тільки потім отримати оплату послуг від бюджетної організації. Тому фактично в поточний місяць надання послуг бюджетній організацій СТО працює собі в мінус. І не кожний готовий співпрацювати за таких умов. Крім того, якщо ми не здійснюємо передоплату, СТО потрібно за свій рахунок закупити матеріали та запчастини, на що також більшість не погоджується. Тому процес треба організовувати так, щоб передоплата була забезпечена, інакше надавача послуг буде важко знайти;

бути готовими працювати без податку на додану вартість (ПДВ)[8]; мати бажання вести переписку через офіційну електронну скриньку військової частини. На офіційну скриньку надходять листи для всіх служб ООДК, при цьому лист не надходить безпосередньо в службу, що призводить до значних затримок в часі в питаннях обміну інформацією між постачальником та службою;

станції техобслуговування та постачальники запчастин мають бути перевірені на сайті “YOU CONTROL” на їх причетність до країни-агресора.

Офіційне розсилання листів від імені начальника ООДК через офіційну пошту ООДК

В автомобільній та бронетанковій службі мають відпрацювати для постачальників офіційні листи (рис. 2). Для цього заздалегідь мають бути зібрані електронні скриньки постачальників. Час спілкування через електронні скриньки, а також через офіційну електронну скриньку ООДК теж значно сповільнює процес обміну інформацією. Проте використання месенджерів не дозволяється, оскільки антикорупціонер може заблокувати процес погодження договору, якщо надіслані листи та отримані комерційні пропозиції не надходили на офіційну електрону скриньку.

Рис. 2. Приклад листа, що надсилається постачальникам від імені начальника ООДК

Робоча група Адміністрації ДПСУ (АДПСУ), яка додатково перевіряє найбільш економічно доцільну пропозицію, вимагає додатково вказувати (рис. 3) каталожні номери запчастин, фірми виробника та країни виробника (що збільшує час і трудомісткість відпрацювання пропозицій постачальниками).

Отримання пропозицій на офіційну пошту ООДК та моніторинг Цей етап характеризується такими особливостями: пропозиції, які надходять від постачальників, можуть не містити всю необхідну для комісій АДПСУ інформацію (каталожний номер, фірму виробник, країну виробник), що призводить до повторної переписки через офіційну електронну скриньку (збільшуються терміни). Це відбувається через велику трудомісткість пошуку каталожних номерів запчастин, особливо, якщо в списку декілька десятків деталей різних марок та моделей машин. Тому фірми-постачальники часто не готові витрачати час на цю діяльність, розуміючи, що час може бути витрачений, а деталі в них так і не замовлять і надають ціни, не вказуючи зазначені в рис. 3 інформацію;

пропозиції, які надходять на офіційну скриньку, зазвичай, мають не весь перелік необхідних запчастин, а якусь його частину. Це призводить до відокремлення запчастин, пропозиції на які надійшли від усіх трьох постачальників (мінімально необхідна кількість пропозицій) в окремий список. А на залишок запчастин проведення повторних розсилок листів на запчастини новим постачальникам, яких теж заново треба знайти;

із двадцяти офіційно надісланих листів може надійти тільки одна відповідь. Це призводить до повторних звертань до постачальників, повторних пошуків нових постачальників, надсилання нових листів тощо;

найменша кількість пропозицій, які мають бути надані постачальниками - не менше трьох, однак з метою підготовки до наступних перевірок аудитом АДПСУ з питань використання коштів (особливо коштів резервного фонду) в ОКОЗ визначали - не менше шести (також впливає на збільшення часу отримання цінових пропозицій та проведення моніторингу);

процедуру проведення вибору найкращої цінової пропозиції за результатом моніторингу у воєнний час ускладнили наказом від 09. 06. 2022 № 33 [9] (додатково збільшили час відпрацювання моніторингу). Форма моніторингу з 9 червня з однієї таблиці (до війни) (рис. 4) збільшилась до двох (рис. 5, 6). Кількість інформації, яку необхідно зібрати та проаналізувати, також зросла. Зокрема треба вказувати, яка ціна була під час останніх подібних закупівель, чи є ця запчастина на складі. Автоматизованих програм, які б самостійно підтягували цю інформацію, немає, і офіцеру служби треба шукати серед документів, коли останній час купувалась подібна деталь. Крім того, склад майна не входить організаційно до автомобільної та бронетанкової служби, а є підрозділом відділення технічного забезпечення, і щоб отримати інформацію, треба чекати, коли начальник складу зможе надати цю інформацію, оскільки автоматизованого програмного продукту обліку на складі не існує, весь облік здійснюється в ручному (паперовому) режимі;

в ООДК з метою додаткового контролю створюють додаткову комісію ООДК з метою перевірки результатів моніторингу на відповідність керівним документам. Зокрема в ОКОЗ рішенням командира була створена додаткова комісія, яку необхідно було збирати та отримувати від неї рішення на можливість подальшого надсилання результатів моніторингу робочій групі АДПСУ (збільшує час на проведення закупівель). До того ж члени комісії ОКОЗ можуть прийняти рішення, що дані запчастини можна закупити дешевше і відправити документи на проведення повторного моніторингу.

Рис. 4. Фрагмент довідки про стан цін до 9 червня 2022 року

Рис. 5. Фрагмент першої сторінки довідки про стан цін, визначеної наказом № 33 [9]

Рис. 6. Фрагмент другої сторінки довідки про стан цін, визначеної наказом № 33 [9]

Погодження з робочою групою АДПСУ з питань аналізу та моніторингу у сфері закупівель (на підставі наказу АДПСУ № 315 “Про організацію моніторингу цін під час здійснення закупівель та внесення змін до наказів АДПСУ” від 28.06.2022 [10], погодження здійснюється в разі, якщо сума договору становить понад 50 000 грн).

Робоча група аналізує результати моніторингу і при визначенні, що запчастини можуть бути закуплені дешевше, повертає документи на проведення повторного моніторингу. При цьому члени робочої групи не є фахівцями в питаннях закупівлі запчастин до машин і не можуть визначити якість запропонованих виробів, тому керуються виключно ціною. За таким підходом китайська підробка буде завжди в пріоритеті над якісним оригіналом. Крім того, аналізуючи пропозиції, які представлені в інтернеті члени робочої групи не уточнюють актуальність цін та наявність запчастин на складі тощо, а повертають результати моніторингу на доопрацювання тільки за результатом поверхневого контролю інформації в інтернеті.

Відповідно до тлг. АДПСУ № 70-15138/0/6-22 вих. від 04.06.22, якщо вартість закупівель більша 200 тис грн, додатково потрібно здійснювати переговори щодо визначення найменшої цінової пропозиції (з оформленням відповідних протоколів). Переговори потрібно проводити після отримання відповідного погодження АДПСУ щодо потреби, доцільності, кількості товарів, а також ціни за одиницю та очікуваної вартості предмета закупівлі.

Складання договору, специфікації до договору

На цьому етапі є такі особливості:

рахунок на машину, яка ремонтується, зазвичай надходить з цінами на запчастини та окремо на послуги по встановленню цих запчастин, однак фінансово-економічна служба залежна від наявності коштів на рахунків. Кошти знаходяться на рахунках відповідно до кодів економічної класифікації (КЕКВ): КЕКВ 2210 (оплата запчастин техніки спеціального призначення), КЕКВ 2240 (оплата послуг); КЕКВ 2260 (оплата запчастин техніки загального призначення) [11]. І якщо є кошти на рахунку 2240 і немає коштів на рахунку 2210 чи 2260, то пропонують запчастини включати в послугу і вказувати в специфікації послугу з встановлення запчастини разом із вартістю запчастини (рис. 7). Однак бухгалтерії офіційних дилерів часто відмовляються переробляти рахунки, оскільки програмне забезпечення їм не дозволяє це робити. Доводиться замість одного договору на одну машину робити два окремих договори: окремо на запчастини та окремо на послуги, а також збирати на одну машину мінімум 6 пропозицій (3 на послуги, 3 на запчастини), отримувати це все на офіційні електронні пошти, чекати появу коштів на рахунках 2240 чи 2260. Також у такому разі може виникнути ситуація, коли СТО виграє закупівлю послуг на машину, а інша організація виграє закупівлю запчастин на цю ж саму машину. Це призводить до того, що СТО необхідно буде чекати запчастини від іншої організації.

Крім того, оскільки Кабміном під час настання воєнного стану військові організації звільнено від оплати ПДВ для матеріалів (запчастини, оливи тощо), у договорах вимагається вказувати ціну без ПДВ. А на надання послуг військовим організаціям від оплати ПДВ не звільняються. Тому вимушені складати два окремих договори на одну ту ж саму машину з ПДВ на послуги та без ПДВ на матеріали (запчастини).

Також можливий варіант, коли запчастини від іншої організації не підійдуть для СТО тощо. Усе це значно ускладнює і збільшує терміни закупівель.

погодження кодів державного класифікатора з тендерістом у специфікації договору відбувається не автоматизовано, а тільки після відпрацьованої в службі службової записки (додаткова паперова робота, що затягує час закупівлі);

під час проходження всіх наших погоджень, комісій та робочих груп ціни, надані в пропозиціях, міняються (оскільки курс долара теж міняється), що знову призводить до необхідності нового моніторингу і повернення до першого етапу закупівель.

Рис. 7. Фрагмент специфікації до договору

Погодження проєкту договору з юрисконсультом, головним бухгалтером, тендерістом, антикорупціонером.

Під час погодження договору з кожною посадовою особою у проєкт договору можуть вноситись правки, сам проєкт декілька разів може перероблятись, оскільки вимоги постійно змінюються. На жаль, в ООДК спостерігається практика, коли внесення змін відбувається юрисконсультом та іншими посадовими особами не заздалегідь з надсиланням погоджених варіантів договорів в служби, а під час обходу представниками служб посадових осіб, визначених для погодження.

Погодження проєкту договору з постачальником (надавачем послуг).

Постачальник також може не погоджуватись з нашими умовами договору (надання послуг без передоплати, зміна цін тощо), тому процес погодження між постачальником та головним бухгалтером, тенде- рістом, антикорупціонером ООДК теж займає певний час.

Погодження договору з посадовими особами ОКОЗ. Підписання довідки-погодження.

Для підписання потрібно мати накладні на отримані запчастини, акти виконаних робіт. Однак за ці роботи оплата казначейством ще не здійснювалась, а такі документи під час погодження вимагаються. Тому законодавчо має вирішитись питання з передоплатою, оскільки більшість не погоджується передати запчастини і потім місяць чекати оплати після всіх погоджень. Для передоплати має бути відповідне рішення АДПСУ, отримання яких теж вимагає додаткової витрати часу.

Підписання командиром ОКОЗ.

Реєстрація договору в тендерному комітеті.

Оскільки процедура починається зазвичай з очікування під кабінетом тендеріста, надалі бажано автоматизувати ці процеси за рахунок застосування програмного забезпечення та виключення людського фактору з метою зменшення часу.

Направлення бланку договору до організації для підписання.

Пересилка зазвичай відбувається Новою поштою, на що також

потрібен час. Разом з підписаним договором ми просимо прислати акти виконаних робіт чи накладні на видані запчастини.

Отримання підписаного договору з організації.

Під час отримання договору та документів може виникати ситуація, що постачальник допустив неточності в документах і тоді пересилка повторюється вже з переопрацьованими документами.

Відпрацювання сканів документів та надання їх на флешці начальнику фінансової служби.

Очікування проплати казначейством.

Проплата може бути здійснена тільки за умов отримання запчастини на склад ООДК.

Отже, за результатами опису наявної процедури закупівель можна зробити висновок, що від моменту отримання комерційних пропозицій може минути як мінімум місяць (залежить від суми та обсягів закупівель). І якщо ми працюємо за такою процедурою для забезпечення бойових підрозділів під час воєнного стану, то є велика ймовірність зниження боєздатності парку техніки прикордонних підрозділів.

Таблиця 4

Недоліки наявної процедури закупівель

Шляхи покращення процедури закупівель для підрозділів, що виконують бойові завдання

Розглянемо, які варіанти передбачені чинним законодавством у питаннях покращення процедури закупівель запчастин для бойових підрозділів.

Відповідно до пункту 5 частини 2 статті 40 Закону “Про оборонні закупівлі” [12] переговорна процедура закупівлі використовується замовником як виняток. Так, замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі. Тобто переговорна процедура передбачає можливість укладення договору з одним учасником після проведення переговорів.

Законом [12] визначено, що переговорна процедура закупівлі застосовується замовником, коли виникла нагальна потреба здійснити закупівлю у разі:

здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб оборони під час дії правового режиму воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях замовниками, визначеними у Законі України “Про оборонні закупівлі”.

Також Законом [12] визначено, що замовник має право укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі у строк не раніше ніж через 10 днів. Тобто договір може укладатись протягом 10 діб.

Перелік державних замовників у сфері оборони Кабмін окреслив у постанові “Питання оборонних закупівель” від 03.03.2021 № 363 [13]. До них належать МВС, Мінекономіки, Міноборони, Мін'юст, ДСНС, СБУ, Служба зовнішньої розвідки, Державне космічне агентство, Адміністрація Держприкордонслужби, Адміністрація Держспецзв'язку, ГУР Міноборони, УДО, НАБУ, Нацгвардія, Нацполіція, Державна спеціальна служба транспорту, ДБР, ДСА, Мінстратегпром. Державні замовники для оборонних закупівель товарів, робіт і послуг укладають прямі договори.

Крім того, державний замовник вирішує питання з передоплати за послуги та запчастини.

У зв'язку з тим, що державний замовник може оперативно приймати рішення щодо надання передоплати, а також наданими законодавством правами здійснювати переговорну процедуру з одним учасником пропонується:

на базі відділу автомобільного та бронетанкового забезпечення АДПСУ створити тимчасовий орган з питань закупівель запчастин автобронетанкової техніки (ТОЗЗАТ) бойових підрозділів під час воєнного стану.

Якщо збірний пункт пошкоджених машин (ЗППМ) є тимчасовим органом, що виконує функції з відновлення пошкодженої техніки, то ТОЗЗАТ є тимчасовим органом з питань оперативного забезпечення закупівель запчастин та послуг.

До складу ТОЗЗАТ пропонується включити: офіцера відділу автобронетанкового забезпечення АДПСУ; представника відділу юридичного забезпечення АДПСУ; представник управління запобігання та виявлення корупції: представника відділу експертизи, аналізу та моніторингу у сфері закупівель АДПСУ;

представників автобронетанкових служб ООДК, для яких закупа- ються послуги та запчастини

Додатково визначається ООДК, через фінансово-економічну службу та склад якого буде здійснюватись закупівля та подальше забезпечення ЗППМ.

Також для прискорення роботи ТОЗЗАТ пропонується розробити автоматизовані робочі місця (АРМ) з питань: проведення закупівель АРМ “Закупівлі”; питань діяльності ЗППМ АРМ “ЗППМ”.

Алгоритм забезпечення процесів відновлення та закупівель запчастин і послуг для техніки бойових підрозділів

Ремонтники ЗППМ евакуюють транспортний засіб до сервісних центрів офіційного представника (офіційним представництвам надається перевага).

Представники тимчасового органу АДПСУ електронними листами інформують всі офіційні представництва цієї марки щодо місця та часу проведення переговорної процедури. Визначають перелік питань (опитувальник у вигляді гугл форми), до яких необхідно завчасно підготувати інформацію та надати документи.

Оскільки законодавство дозволяє укладати договори тільки з одним постачальником, то цей механізм може бути спрощений і додаткові листи іншим постачальникам послуг та запчастин можуть не надсилатись.

Представники тимчасового органу АДПСУ із закупівель запчастин дистанційно (через програми zoom, google meet) здійснюють переговорну процедуру, ведучи відеозапис зустрічі. При цьому, якщо надавачі послуг (постачальники) не прибули на переговори чи не надали інформацію, не дивлячись на офіціно відправлені листи (запрошення), то це автоматично усуває їх від участі в процедурі. За результатами отриманих відповідей в опитувальнику програма обирає найкращого. Комісійно складають протокол переговорів.

Процес вибору найкращого постачальника пропонується автоматизувати. Це дозволить значно зменшити час на моніторинг, а також виключити людський фактор і подальшу потребу в перевірках різноманітних комісій, антикорупціонерів.

Укладання прямих договорів з офіційними представниками протягом 10 діб

Здійснення передоплати.

Виконання робіт. Оформлення документів на встановлені запчастини та виконані роботи

Повна оплата послуг за результатами отриманих запчастин та наданих послуг.

ВИСНОВКИ ТА ПЕРСПЕКТИВИ ПОДАЛЬШИХ ДОСЛІДЖЕНЬ

У цій статті було визначено фактори, що є значущими для процесу закупівель запчастин та послуг в умовах воєнного стану. Проаналізовано процедуру закупівель запчастин для техніки бойових підрозділів ДПСУ, зазначено проблемні питання як організаційні, так і в законодавчому полі, що створюють перепони для своєчасного забезпечення бойових підрозділів в умовах ведення війни. Крім того, на основі чинних положень законодавства запропоновано шляхи покращення існуючої процедури закупівель та розроблено рекомендований варіант алгоритму організації закупівель запчастин та послуг для техніки бойових підрозділів ДПСУ в умовах воєнного стану. При цьому розглянуто варіант взаємодії між ЗППМ та ТОЗЗАТ під час організації відновлення техніки бойових підрозділів.

Результати врахування факторів, значущих для процесу закупівель з метою відновлення техніки бойових підрозділів в умовах ведення бойових дій, подано у табл. 5.

Оскільки в умовах війни для бойових підрозділів найважливішим показником є своєчасність та боєздатність, можна зробити висновок, що пропонований алгоритм має перевагу над наявним, оскільки дозволяє значно економити час за рахунок безпосереднього прийняття рішення ТОЗЗАТ щодо передоплати, коштів, якими буде здійснюватись оплата, можливості відмови від будь-яких моніторингів, які в умовах масовості заявок та відсутності часу значно ускладнюють процедуру закупівель.

Однак для того, щоб перевірити адекватність запропонованого варі-анта алгоритму закупівель, необхідно провести експеримент, наскільки цей варіант є можливим, і в процесі експерименту відредагувати його.

Таблиця 5

Порівняння врахування значущих факторів у наявному та пропонованому алгоритмах закупівель запчастин для техніки бойових підрозділів ДПСУ в умовах воєнного стану