Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Общая характеристика предприятия

1.1 Технико-экономическое обследование эксплуатационного вагонного депо Орел

автоматизация компьютерный документооборот вагонный

Результаты обследования депо

Исследуемое эксплуатационное вагонное депо Орел (далее ВЧДЭ-21) расположено на Орловско-Курском регионе Московской железной дороги Образование эксплуатационного вагонного депо Орел произошло 1 августа 2005 г. путем слияния 6 Пунктов Технического Обслуживания вагонов (далее ПТО), станций Орел, Курск, Льгов, Курбакинская, Михайловский Рудник, Лужки и 2 пункта постоянных смотровых бригад (далее ППСБ) станций Верховье, Рышково. Позже 2 февраля 2008 г. в состав депо вошли еще два пассажирских пункта технического обслуживания (далее ЛПТО) станций Орел, Курск. ВЧДЭ-21 специализируется на техническом обслуживании поездов и подготовки вагонов под погрузку.

На 2010 г. на Пунктах Технического Обслуживания эксплуатационного депо Орел запланировано техническое обслуживание и ремонт (без отцепки) 2 433 424 грузовым и 722 262 пассажирским вагонам, фактически произведено обслуживание и ремонт 2 294 679 грузовым и 715 635 пассажирским вагонам, подготовить вагонов под погрузку 344 472, подготовлено 342 192 вагона, отремонтировать текущим отцепочным ремонтом (далее ТОР) 4 160 вагонов, отремонтировано 4 481, отремонтировать текущим ремонтом (далее ТР) контейнеров 5 219, отремонтировано 5 294.

Списочная численность работников вагонного депо составляет 619 человек из них руководителей 19, специалистов 13, другие служащие 1, рабочих 586 человек.

Из них 321 человек работает на эксплуатации и 265 человек - в ремонтных участках предприятия.

В соответствии с приказом №115/Н от 28.04.2008 г. междорожные установлены:

Харьков (240 км), Касторная (157) - для груженых составов. Внутридорожные гарантийные участки технического обслуживания грузовых поездов на ПТО станции Курск, установлены: Люблино (526 км) для груженых и порожних составов.

Работники ПТО грузовых вагонов несут гарантийную ответственность за качественную подготовку грузовых вагонов и безаварийное их проследование в поездах без технического обслуживания на пунктах технического обслуживания промежуточных железнодорожных станций согласно требований приказа №55/Н от 30.03.2001 года. Гарантийные участки грузовых поездов, проведения технического обслуживания на пунктах технического обслуживания промежуточных железнодорожных станций, согласно приказу начальника Московской железной дороги №55/Н от 30.03.01 г., установлены:

Четное направление: ст. Люблино - 526 км, ст. Плеханово - 348 км, ст. Касторная - 157 км, ст. Елец - 272 км, ст. Лев Толстой - 384 км, ст. Таловая - 443 км, ст. Россошь - 460 км, ст. Павловск-Воронежский - 542 км, ст. Поворино - 569 км, ст. Орехово-Зуево - 641 км. Нечетное направление: ст. Харьков - 240 км, ст. Курбакинская - 197 км, ст. Михайловский Рудник - 181 км, схема которых приведена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Схема гарантийных участков эксплуатационного вагонного депо Орел Орловско-Курского отделения Московской железной дороги

2. Структура предприятия и характеристика участков

Вагонное депо является структурным подразделением Орловско-Курского региона дороги. В свою очередь депо включает в свой состав ряд участков. Структурная схема эксплуатационного вагонного депо Орел приведена на рисунке 2.2.

Рисунок 1.2 - Структурная схема эксплуатационного вагонного депо Орел Орловско-Курского отделения Московской железной дороги

ПТО станции Орел включает в себя пункт технического осмотра, участок текущего отцепочного ремонта, контейнерную площадку. Обслуживает транзитные поезда проходящие с Тулы на Курск, Брянск, Лужки и в обратном направлении, поезда прибывающие в разборки, поезда своего формирования. На ПТО находятся пять зданий: двух этажное здание основного ПТО с раздевалками, кладовая, три здания для обогрева работников ПТО связанных с отправлением поездов (Площади зданий указанны в приложении). ПТО оборудовано установкой УЗОТ-РМ.

Списочный состав работников ПТО и контейнерной площадки 64 человека, годовой план по осмотру вагонов установленный службой вагонного хозяйства (далее просто план) составил 507 328 вагонов, фактически обработано 482 874 вагона, отремонтировано 2399 контейнеров. Кроме того подготовлено под погрузку вагонов 14 402 при плане 12 587.

На участке текущего отцепочного ремонта находятся два здания, в одном расположен санитарно бытовой комплекс с раздевалками, другое рабочее. На территории участка расположены два ремонтных пути, четыре пары домкратов, четыре позиции со стеллажами для хранения запасных частей, приспособление для снятия поглощающих аппаратов, кран балка 10т, два пути для хранения колесных пар. Списочный состав работников участка ТОР 11 человек, годовой план 2010 г. ТОР составил 1 290 вагонов, отремонтировано 1376.

ЛПТО станции Орел занимается обслуживанием транзитных поездов проходящих через ПТО. Обслуживают отправляющиеся поезда на Курское, Тульское, Льговское, Елецкое, Брянское направление. На территории находятся два помещения для обогрева осмотрщиков в южной и северной стороны. Списочный состав работников 33 человека, за 2010 год проведено обслуживание 18 180 вагонам с пролазкой и 293 039 вагонам в транзитных поездах, всего проведено обслуживание 311 219 вагонам.

ПТО станции Лужки производит обработку грузовых и пассажирских поездов прибывающих с Орла, Брянска, Курбакинской, Ельца. Запланирована установка УЗОТ-РМ на последний квартал 2010 г. На территории ПТО имеются четыре помещения основное с санитарно бытовым комплексом, и три для обогрева осмотрщиков ремонтников вагонов. Списочный состав 36 человек, за 2010 год произведено техническое обслуживание 740810 грузовым вагонов при плане 817965, подготовлено под погрузку 2 869 вагонов при норме 2 792, обработано 16 495 пассажирских вагонов.

ППСБ станции Верховье занимается обработкой поездов прибывающих с Орловского и Елецкого направлений. На ПТО имеется одно здание с санитарно бытовым комплексом, списочный состав 14 человек. За 2010 год ППСБ было технически обработано 98 268 грузовых вагонов, подготовлено под погрузку 4 523 вагона, произведено обслуживание 15667 пассажирских вагонов.

ПТО станции Льгов производится обработка поездов прибывающих с Курска, Михайловского Рудника, Брянска. На территории ПТО находятся три помещения основное с санитарно бытовым комплексом, помещение участка ТОР, помещение для обогрева осмотрщиков ремонтников вагонов. Списочный состав вместе с работниками ТОР 18 человек, за 2010 г. технически обработано 114 918 грузовых вагонов, подготовлено под погрузку 7 331 вагон. ТР отремонтировано 300 вагонов, на участке ТОР находится одна 5т кран балка и две пары домкратов.

ПТО станции Михайловский Рудник специализируется на подготовке вагонов под погрузку железной руды в состав ПТО входят: ПТО, цех текущего отцепочного ремонта, пункт подготовки вагонов под погрузку (далее ППВ), подсобно заготовительный участок. На территории ПТО находятся 6 зданий: ПТО, подсобный цех ПТО, здание ППВ компрессорная, мастерские, здание на станции. ПТО оборудовано установкой для опробования тормозов УЗОТ-Р. Списочный состав: ПТО 41 человек, ТОР с ППВ 61 человек, подсобно заготовительный участок 15 человек. Техническое обслуживание на ПТО в 2010 году проведено 108 907 вагонам, подготовлено под погрузку 84 935 вагонов, произведено техническое оборудование 5 303 пассажирским вагонам, отремонтировано ТОР 900 вагонов при плане 828. Специализированные пути ППВ оснащены вагоноремонтными машинами «Донбасс». На участке ТОР имеется козловой кран грузоподъемностью 10 т, люкопрочная машина.

ПТО станции Курбакинская также специализируется на подготовке вагонов под погрузку железной руды в состав ПТО входят: ПТО, ППВ, ТОР, подсобно заготовительный цех, колесный цех. На ПТО готовят и отправляют составы как по России так и за Границу (Польшу, Венгрию, Китай, Словакия, Чехия, Исландия, Германия, Турция). ПТО Оборудовано установкой для зарядки и отпуска тормозов УЗОТ-РМ. Располагаются на ПТО 8 зданий: здание градирной, два гаража, здание компрессорной, ПТО два здания, здание под УЗОТ-РМ, служебно-бытовое здание ППВ.

ПТО станции Курск включает в себя пункт технического осмотра и участок текущего отцепочного ремонта вагонов. Обслуживает поезда проходящие с Орла, Льгова, Белгорода, поезда прибывающие в разборки, поезда своего формирования. На территории расположены три здания одно двухэтажное основное, где располагается ПТО, два помещения для обогрева, ПТО оборудовано установкой УЗОТ-Р. Списочный состав работников ПТО 41 человек, годовой план по техническому обслуживанию и ремонту вагонов на ПТО составил 236 065 вагонов, фактически обработано 259642 вагона.

На участке текущего отцепочного ремонта имеется одно санитарно бытовое здание, оборудован краном четырьмя парами домкратов, списочный состав работников участка ТОР 8 человек, годовой план ТОР составил 862 вагона, отремонтировано 882.

ЛПТО Курск занимается обслуживанием транзитных поездов проходящих через ПТО. Обслуживают отправляющиеся поезда на Белгородское, Орловское, Льговское направление. На территории находятся два помещения (арендованные) для обогрева осмотрщиков в южной и северной стороны. Списочный состав работников 32 человека, за 2010 год проведено техническое обслуживание 357 772 вагонам, из них 25 293 вагонам с пролазкой и 332 479 транзитным.

ППСБ станции Рышково специализируется на осмотре вагонов и контейнеров под погрузку на ППСБ имеется одно помещение, списочный состав 9 человек, годовой план на 2010 г. по отправлению грузовых вагонов составил 28 575 вагонов, фактически обработано 34 077 вагонов, подготовлено под погрузку 8 284 вагона, при плане 7962.

КП станции Рышково списочный состав 6 человек, 1 бригадир, 3 осмотрщика вагонов, 1 электрогазосварщик, 1 слесарь по ремонту подвижного состава, специализируется на ремонте контейнеров за 2010 год было отремонтировано 2 895 контейнеров.

Схема ПТО станции Курск приведена на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 - Схема ПТО станции Курск

Режим работы на ПТО, круглосуточный четырехсменный (в одних сутках две смены). Продолжительность рабочей смены составляет 12 часов (11,5 часа - рабочее время, 1 час - обеденный перерыв).

Режим работы на ТОР, дневной двухсменный (в одних сутках одна дневная смена). Продолжительность рабочей смены составляет 12 часов (11 часов - рабочее время, 1 час - обеденный перерыв).

Все вспомогательные участки, инженерно-технические работники и руководство работают по пятидневной рабочей неделе, продолжительность рабочего дня 8 часов (11 часов - рабочее время, 1 час - обеденный перерыв). Штат работников депо по участкам приведен в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Штат работников ПТО станции Курск

Штат участка текущего отцепочного ремонта приведен в таблице 2.2

Таблица 2.2 - Штат участка текущего отцепочного ремонта

3. Специфика предприятия при использовании ПЭВМ

Один из главных эффектов информационных технологий - повышение качества управления. Автоматизированные рабочие места (АРМы), внедряе¬мые в производство, являются отраслевым центром внедрения новой техники и технологий на железнодорожном транспорте, предназначены для автоматической системы управления.

Цель создания АСУ - повышение эффективности управления железнодорожными отраслями, снижение затрат на содержание и обслуживание железнодорожного хозяйства, повышение производительности труда в хозяйстве, повышение безопасности движения, улучшения условий труда работников.

АСУ предлагает в первую очередь внедрение на содержание и обслуживание железнодорожного хозяйства, повышение производительности труда в хозяйстве, повышение безопасности движения, улучшения условий труда работников.

АСУ предлагает в первую очередь внедрение на предприятиях всех уровней единой компьютерной информационно - управляющей системы, что позволяет перейти на безбумажную технологию работы и автоматическое формирование отчетных форм. К чисто информационным функциям АСУ одновременно будут добавляться функции управления.

Информационная модель автоматической системы управления позволяет повысить эффективность обработки, хранения, накопления и отображения информации, максимально полно факторизовать проходящие процессы и выявить сложные закономерности, в том числе и в фоновом режиме; универсально хранить и обрабатывать разнородную информацию; синхронизировать работу нескольких групп разработчиков; переводить под работу уже существующие АРМы. Все это, в свою очередь, влечет уменьшение затрат и увеличение эффективности работы, обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонала предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению. Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение. Обеспечивает составление установленной «отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

Под ЛВС понимают совместное подключение нескольких отдельных компьютерных рабочих мест (рабочих станций) к единому каналу передачи данных.

Благодаря вычислительным сетям мы получили возможность одновременного использования программ и баз данных несколькими пользователями.

Благодаря такому соединению пользователь может взаимодействовать с другими рабочими станциями, подключенными к этой ЛВС.

Совместное использование, передачу и защиту информации сетевых компьютеров обычно называют управлением файлами. Одной из основных целей локальной сети является представление области хранения данных в общее распоряжение для того, чтобы множество пользователей смогли получить доступ к одним и тем же файлам. Персональный компьютер, обеспечивающий совместный доступ к файлам и каталогам, называют файловым сервером.

Совместное использование файлов гарантирует, что в работе находится единственная версия файла, и все пользователи работают с новейшими данными.

4. Автоматизация документооборота на предприятии

Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Данная статья поможет определить необходимость автоматизации документооборота в вашей организации, а также некоторые факторы, которые необходимо учитывать при принятии решения об автоматизации документооборота на предприятии.

В предыдущей статье мы затронули вопросы классификации программных продуктов для автоматизации работы с документами и рассмотрели основные моменты, на которые следует обращать внимание при выборе систем автоматизации делопроизводства.

Однако, система автоматизации делопроизводства позволяет автоматизировать лишь небольшой участок работ в организации. В этой статье мы подойдем к системам организации электронного документооборота более широко, не выделяя конкретные продукты и постараемся ответить на наиболее важные вопросы, которые возникают при внедрении систем электронного документооборота (СЭД).

Вопрос 1. Когда и почему нужно производить организацию электронного документооборота на предприятии?

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

· документы теряются;

· накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

· документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

· тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

· создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

· на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

· обеспечит слаженную работу всех подразделений;

· упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

· повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

· повысит оперативность доступа к информации;

· позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Организацию СЭД нужно начинать прямо сейчас.

Вопрос 2. Выбор системы электронного документооборота - сладкие песни производителей и поставщиков.

Теперь необходимо определиться с выбором системы. В предыдущей статье мы классифицировали существующие продукты для автоматизации работы с документами. Позволим себе напомнить классы систем:

· системы автоматизации делопроизводства и документооборота

· системы управления потоками работ

· системы организации и управления архивами документов

· системы электронного управления документами

Каждая система решает определенный класс задач. Так, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.

Особого упоминания заслуживают системы класса ERP - часто от потенциального заказчика приходится слышать следующие слова: «мы внедряем ERP-систему и не будем внедрять систему автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ)». Бытует ошибочное мнение, что ERP-системы решают все проблемы документооборота на предприятии. Это не так - ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение - интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ.

Каждый производитель систем, говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так - заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на организацию системы автоматизации документооборота на предприятии и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Постараемся дать несколько рекомендаций, которые, надеемся, помогут избежать многих типичных ошибок.

Совет №1 - определитесь, решение задач какого рода вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на некоторых сайтах в интернете.

Совет №2 - определив, систему какого класса нужно искать, изучите, по возможности, все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.

Совет №3 - обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться. Не стоит думать, что СЭД, в которой СУБД не поддерживает репликацию, а в качестве транспортной среды используется почтовый сервер небезызвестной компании из Редмонда, будет эффективно решать задачи организации документооборота на территориально-распределенных предприятиях.

Совет №4 - выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.

Совет №5 - проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями - установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Кстати, некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.

Совет №6 - не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно - сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Вывод: приобретайте систему документооборота, что подойдет вашей организации. Определите класс необходимой системы, требуемый функционал, в случае невозможности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.

Вопрос 3. Внедрение - этапы, сроки, деньги.

Этот вопрос является логичным продолжением предыдущего - некоторые внедренцы часто говорят, что проведут организацию электронного документооборота в кратчайшие сроки, в 2 этапа и при этом постараются вытрясти у заказчика максимально возможные деньги.

Срок внедрения системы зависит от множества факторов. Перечислим основные:

· Класс системы. Систему автоматизации делопроизводства, состоящую из одного АРМ секретаря, займет неделю в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы класса ERP может занят целый год, причем не обязательно, что число АРМ будет большим.

· Масштаб внедряемой системы. Срок организации системы электронного документооборота безусловно зависит от числа АРМ и серверов, на которых будет эксплуатироваться система - пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах необходимо установить и настроить программное обеспечение.

· Настраиваемость системы. Адаптация системы с соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможно двумя способами - настройкой и изменением программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:

· Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.

· Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.

· Адаптация системы электронного документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.

· Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.

· Окончательная настройка системы документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.

· Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система документооборота, идеально подходящая для вашего предприятия, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше факторов организация электронного документооборота может занять отодной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость системы электронного документооборота. Основным правилом является следующее: системы одного класса стоят примерно одинаково.

Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба организации электронного документооборота. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения - работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.

Выводы. Системы одного класса стоят примерно одинаково, общая стоимость системы определяется не только стоимостью лицензий программного обеспечения. Не следует экономить на процессе внедрения - эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильности выбора системы и правильно проведенного процесса организации электронного документооборота.

Вопрос 4. Экономическая эффективность - миф или реальность?

В последнее время вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота на предприятии все чаще и чаще поднимаются в прессе, в материалах специализированных сайтов в интернете и книгах. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее количественно оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но мы не будет останавливаться на математических выкладках и попробуем выделить основные факторы, влияющие на экономический эффект. При рассмотрении вопросов о необходимости организации электронного документооборота на предприятии - мы выделили основные выгоды, которые получает предприятие от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Вывод: организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект предприятию, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Подытоживая наши рассуждения, хочется еще раз обратить внимание руководителей предприятий, сотрудников служб документационного обеспечения управления и других специалистов на следующие моменты: На сегодняшний день внедрение систем автоматизации документооборота на предприятии является необходимым. Организация документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу. Длительность процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недели до года и более.

Размещено на Allbest.ru