Совершенствование бизнес-процессов в сфере транспорта

Совершенствование бизнес-процессов в сфере транспорта

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ТРАНСПОРТНОЙ ОТРАСЛИ

1.1 Информационные потоки в транспортно-логистических системах доставки грузов

1.2 Программное обеспечение транспортных компаний

1.3 Проблемы и перспективы развития ИТ в сфере транспортных перевозок в РФ

РАЗДЕЛ 2. ИССЛЕДОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ООО «ПАЛЬМЕР БАЙКАЛ»

2.1 Краткая характеристика предприятия

2.2 Анализ информационных потоков в ООО «Пальмер Байкал»

РАЗДЕЛ 3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ООО «ПАЛЬМЕР БАЙКАЛ»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Несмотря на проблемы, связанные с внедрением информационно-компьютерных технологий, этот процесс необходим и, более того, неизбежен. Это обусловлено все возрастающим объемом подлежащих обработке данных.

Обычными, традиционными способами уже не удается из этого потока извлечь всю полезную информацию и использовать ее для управления предприятием. Определяющим фактором в управлении становится скорость обработки данных и получение нужных сведений. Оборот информации все существеннее влияет на эффективность управления предприятием, его финансовые успехи. Более того, все чаще информацию называют "стратегическим сырьем".

В развитых странах Запада расходы на информацию уже превышают расходы на энергетику. И эти расходы при разумном, правильном подходе дают плоды. Прежде всего, внедрение компьютерного учета и обработки данных существенно повышает производительность труда в сфере документооборота.

Современные информационные технологии, построенные на основе использования концепций информационных хранилищ и интеллектуальной обработки данных, сегодня могут обеспечивать отдачу в 1000% [2].

Эти факты обуславливают актуальность темы данной курсовой работы.

Цель данной курсовой работы - разработать мероприятия по совершенствованию информационных технологий на примере ООО «Пальмер Байкал».

Задачи работы:

- изучить теоретическую базу ИТ в транспортной сфере;

- проанализировать информационные потоки в ООО «Пальмер Байкал»;

- выявить основные узкие места;

- разработать мероприятия по совершенствованию ИТ в компании.

Работа имеет традиционную структуру и состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.

РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ТРАНСПОРТНОЙ ОТРАСЛИ

1.1 Информационные потоки в транспортно-логистических системах доставки грузов

Информационные потоки, связанные с перевозочными процессами, можно разделить на потоки уровня отдельного транспортного оператора, участвующего в транспортировке (микроуровень), и потоки регионального, государственного и межгосударственного уровня (макроуровня), формируемые министерствами, ведомствами, торгово-транспортными организациями, комиссиями и ассоциациями. На уровне предприятия формируются внутрипроизводственные информационные потоки, связанные с оперативным управлением работой собственных служб, и внешние, связанные с осуществлением коммерческой деятельности на рынке транспортных услуг. Внутрипроизводственные информационные потоки подразделяются на вертикальные (директивно-формальные), имеющие характер приказов, распоряжений, отчетов, и горизонтальные (неформальные), имеющие координационно-справочный характер. Вертикальный тип информационных потоков определен инструкциями фискальных и законодательных органов, а также принятой в транспортной компании технологией управления. Он достаточно строго формализован как по форме, так и по содержанию [5].

Горизонтальный тип информационных потоков может принимать разные формы в зависимости от уровня развития информационных технологий на предприятии. В целом проблема рационализации информационных потоков в транспортных компаниях (не говоря об оптимизации) еще недостаточно исследована и имеются лишь отдельные рекомендации по их организации. Впрочем, одна из форм рационализации - техническая - доступна уже сегодня. Она может быть осуществлена в виде внутрипроизводственной системы электронного документооборота на базе стандартных сетевых офисных программных продуктов или с помощью специализированных систем управления потоками документов и деловых операций типа Staff Ware.

Внешние информационные потоки уровня предприятия ориентированы на обеспечение менеджеров, руководителей различных служб и подразделений информацией справочного, делового, законодательного, аналитического и рекомендательного характера из различных внешних источников. Информационные потоки макроуровня служат для обеспечения стабильности и согласованности в регулировании перевозочной деятельности внутри стран и между государствами. Это регулирование осуществляется официальными государственными и международными организациями и ассоциациями на основании:

- конвенций и межправительственных соглашений;

- системы технических эксплуатационных и таможенных ограничений;

- национальных транспортных законов, правил и инструкций.

Информационные потоки макроуровня организуются между важнейшими государственными службами, призванными осуществлять управление транспортными потоками. Они связывают в единое информационное пространство таможенные службы, контролирующие грузодвижение на пограничных переходах, Российскую транспортную инспекцию и ее отделения, осуществляющие лицензирование автотранспортной деятельности и контроль за соблюдением перевозчиками национальных и международных транспортных правил. С развитием информационных технологий транспортные компании получают все большие возможности для оперативного доступа к информационным источникам макроуровня [6].

Важнейшей задачей, связанной с совершенствованием технологий управления перевозками, является построение интегрированных информационных систем для транспортных компаний, основой которых служат регулярно выполняемые операции учета и первичной обработки документов. На этой основе строится иерархическая пирамида информационно-справочных систем, включая блок решения организационных и тактических задач управления производством и диспетчеризации перевозок, блок стратегических задач планирования работы компании. Главной тенденцией в современных информационных технологиях является целевая направленность информации потребителю - управляющему. Это обеспечивает информационную поддержку принятия решений и позволяет упреждать возможные неблагоприятные события при планировании и организации перевозок, а не следовать за ними.

В качественном отношении информационные потоки также различаются, поскольку для эффективной работы предприятия нужна информация разного рода: справочного характера; сведения о текущей оперативной работе на местах; специальная, необходимая для принятия управленческих решений. Последняя является продуктом высоких информационных технологий, отличающихся наукоемкостью и сложностью производства. Эта информация может быть получена в результате анализа данных низшего уровня и решения задач высшего уровня сложности, венчающих информационную пирамиду. Пирамида строится с основания. Подсистемы или задачи, составляющие ее основу и обеспечивающие первичную обработку данных, поглощают большую часть информационно-вычислительных ресурсов [4].

Коммерческая перевозочная деятельность сопровождается большим количеством документов. Например, партия грузов при международной торговой сделке требует оформления 12 специальных сопроводительных документов. Особая проблема в документообороте - ошибки в данных и в процедурах доставки документов адресату, которые не только приводят к дополнительным издержкам, задержке отправок грузов, но могут явиться причиной срыва контрактов и потери доверия клиентов. В сложных транспортно-логистических цепях они могут привести к обесцениванию технологических, организационных и структурно-финансовых преимуществ. В значительной мере эти проблемы решаются с помощью систем электронного документооборота EDI.

Информационные потоки в электронной форме часто имеют место в современных мониторинговых системах. Например, группой компаний BTL Transport & Logistics реализована открытая для клиентов система контроля за движением грузов по номерам грузотранспортных документов.

Для представления документов в удобных для работы привычных пользовательских форматах применяются прямые и обратные конверторы текстов. Формализация исходных документов осуществляется на основе Международного стандарта передачи сообщений EDIFACT (ISO 9735). Для часто применяемых стандартных документов в сфере торговли разработаны типовые EDIFACT-представления. Сообщения строятся на основе EDIFACT-директорий, которые постоянно расширяются. Разработано программное обеспечение для информационного обмена в стандарте EDIFACT.

В условиях высокой конкуренции на рынке транспортных услуг возможно активное формирование случайных логистических цепей, особенно при наличии развитой сети виртуальных экспедиторских и агентских компаний. Потоки формируются случайным образом, случайным инициатором - экспедитором из представляющего рынок транспортно-логистических услуг информационного массива "спрос - предложение". Конкретные потоки возникают как реализации соответствующих спросу предложений на основе экспедиторских предпочтений. Совокупность ПЭПП-цепей определяет случайную транспортную сеть на рынке транспортных технологий и операций, в структуре информационных потоков которых доминируют сведения о спросе, предложениях, заключенных контрактах и результатах транспортных операций.

Эффективность потоков обеспечивается благодаря высокой степени автоматизации обработки информационных потоков [8].

1.2 Программное обеспечение транспортных компаний

Необходимые для автоматизации производственных процессов в предприятии программные продукты, представленные на современном рынке программного обеспечения, можно объединить в три группы:

- программы и программные комплексы учетно-бухгалтерской ориентации;

- системы комплексной автоматизации работы предприятия;

- специальные программные продукты для транспортно-логистических и экспедиторских компаний.

Крупные зарубежные транспортные компании сегодня ориентируются на применение сложных интегрированных информационных систем. На их разработке специализируются отдельные фирмы. Устойчивость экономического положения, стабильность и единая технология расчетов делают эти программные продукты тиражируемыми, что существенно снижает их стоимость.

В Западной Европе существуют фирмы, разрабатывающие и специальное программное обеспечение для управления транспортными компаниями. К сожалению, использовать сегодня в нашей стране эти программы в большинстве случаев затруднительно из-за несовместимости технологий учета и расчетов. На отечественном рынке имеются разработки, подобные американским бухгалтерским системам для малых и средних предприятий (например, "Турбобухгалтер", "Инфобухгалтер", "1С Бухгалтерия" и др.), однако они позволяют выполнять лишь часть операций типового характера и их полная адаптация к нынешним условиям работы ТЛК достаточно сложна.

Все более широкое применение на транспорте в Германии и Бельгии, например, находит технология дифференцированного экономического учета работы транспортных средств с анализом производительности, рентабельности и управлением использования путем ремонта, списания и комбинирования маршрутов. Дифференцированный контроль на трассе с помощью бортовых ЭВМ и электронный обмен данными позволяют существенно увеличить оборот информации, отказаться от путевых документов и тем самым экономить огромные суммы. В Шотландии, Ирландии и Англии, а теперь и во всех странах ЕС применяются электронные тахографы и бортовые вычислительные системы с магнитными носителями информации, позволяющие автоматизировать учет работы транспортного средства и водителей, оперативно контролировать соблюдение режимов труда и отдыха [4].

Кроме того, многие фирмы занимаются разработкой и продажей специальных программ маршрутизации и калькуляции себестоимости перевозок, оптимальной загрузки транспортных средств, снабжения запасными, частями.

С их помощью можно выполнять расчеты протяженности маршрутов, времени их прохождения, остановок на пограничных переходах и заправках. Они также позволяют оперативно оценивать дорожные условия, расход топлива на маршруте и разработку подробной легенды прохождения маршрутов для водителей. Например, пакет MS Auto-Route Express представляет собой электронный атлас Европы с базой данных о населенных пунктах и дорогах, идентифицирующий и территорию России до р. Волги. Он предназначен для планирования автомобильных и железнодорожных маршрутов по европейской территории с визуальным представлением результатов в виде схемы маршрута и легенды его прохождения. Результаты планирования могут быть выведены на печать и записаны в файл для дальнейшего использования.

В легенде и на карте маршрута записываются номера дорог по принятой в Европе классификации, места остановок для отдыха и заправки топливом, а также населенные пункты, пройденное расстояние и направление движения от каждого населенного пункта на трассе маршрута. Система обладает развитым, современным интерфейсом и имеет достаточно широкие возможности для настройки. Имеется возможность редактирования таких эксплуатационных характеристик, как скорость движения на дорогах, удельный расход топлива, суточный режим движения и продолжительность простоев в промежуточных пунктах. Нежелательные направления движения или отдельные автодороги могут быть блокированы и исключены из рассмотрения при планировании маршрута [7].

Новые задачи, связанные с внедрением логистических принципов в сфере перевозок, требуют создания информационной инфраструктуры, позволяющей организовывать, собирать и передавать информацию всем участникам логистической сети. Это предполагает идентификацию и стандартизацию источников информации, средств ее обработки и передачи. Ядром интегрированной информационной системы является модуль автоматизированной обработки грузно-транспортных документов. Он в большой степени определяет эффективность всей интегрированной информационной системы, поскольку максимально задействован в повседневных бизнес-операциях. По оценкам зарубежных исследователей, применение электронного обмена транспортными документами между фирмами ежегодно возрастает на 30-40%. Все больше возникает транспортно-экспедиционных компаний, стремящихся расширить рынок транспортных услуг за счет возможностей электронной рекламы и виртуальных способов организации фрахта.

Корпоративные информационные системы (КИС) относятся к специализированному интегрированному финансовому и организационно-экономическому программному обеспечению. Они достаточно дороги, и их внедрение часто требует реорганизации фирмы, а потому конфликтогенно. При принятии решения о комплексной автоматизации управления компании на основе КИС необходимо учитывать многие неформальные факторы, особенно социально-психологические. Кроме того, зарубежные системы избыточны для условий России на 30-40% и не всегда локализованы. Вообще проблема адаптации КИС для нынешних условий хозяйствования в нашей стране достаточно серьезна, ибо их внедрение - сложный процесс, обычно сопровождаемый реорганизацией производства и кадровыми перестановками.

1.3 Проблемы и перспективы развития ИТ в сфере транспортных перевозок в РФ

Характерно, что все современные направления в развитии рынка транспортных услуг ориентированы на активное использование электронных форм обеспечения деловых операций. Это проявляется и в названиях новых, весьма перспективных и эффективных электронных технологий: e-mobility; e-business; e-logistics и др.

Перспективы дальнейшего внедрения информационных систем и технологий в транспортные процессы связаны, в частности:

- с информационной интеграцией на транспорте на основе Интернета и телематики с целью обеспечения глобального трансъевропейского мониторинга движения грузов;

- с развитием сети высокоскоростных платных магистралей с дистанционными формами расчетов;

- с совершенствованием внутреннего и внешнего документооборота в транспортных и транспортно-обслуживающих компаниях;

- с формированием сети виртуальных транспортно-экспедиторских агентств в Интернете для обеспечения самоорганизационных процессов в отношениях между клиентами и поставщиками транспортных услуг (службы самозаказа);

- с решением проблем простоя транспорта на границах путем активного внедрения технологий "Green Custom" ("зеленая таможня"), основанных на электронном документообороте (EDI);

- с информационной интеграцией грузопроизводящих и транспортно-обслуживающих компаний с потребителями на платформе Интернет-технологий.

Впрочем, даже относительно несложные формы частичной информатизации коммерческой деятельности, доступные сегодня российским транспортным компаниям (например, автоматизация документооборота), в состоянии обеспечить существенное повышение эффективности работы [7].

В целом информационная проблематика в транспортной логистике определяется следующими направлениями:

- исследование информационных потоков, которые динамично меняются с изменением форм собственности, диверсификации предприятий, усложнением и повышением открытости рынка транспортных услуг;

- разработка информационных и программных систем для автоматизации управления компаниями;

- разработка программно-технологических комплексов для решения задач бизнес-планирования в транспортных, экспедиторских и агентских компаниях;

- совершенствование систем мобильной связи для транспорта;

- Интернет-технология в организации, обеспечении и управлении транспортными процессами.

Благодаря развитию сети Интернет и активизации деятельности многочисленных виртуальных служб цикл услуг по доставке грузов конечному потребителю начинает приобретать вполне конкретные, основанные на типизации транспортно-технологических, информационных и финансовых операций формы. В силу этого логистика все теснее связывается и все чаще ассоциируется с разработкой сложных проектов доставки - распределения грузов, ресурсов. Начинают создаваться центры по разработке и продаже таких проектов. Причем предметная область проекта может быть различной - от разработки системы управления транспортно-экспедиторской компанией до организации выставки в другой стране, на другом континенте. Иными словами, публикуемые сегодня в сети Интернет предложения крупных проектно-логистических, информационных и программно-технических центров и фирм свидетельствуют о начале нового этапа в развитии логистики и транспортной логистики в частности. Этот этап характеризуется не только широким использованием Интернет-технологий в классической логистике, но и активизацией исследований в области логистического проектирования, реновации и интерактивного обеспечения логистических цепей. Возможно, одним из удачных обобщений новых, формирующихся направлений в транспортной логистике с традиционными является макровременная концепция жизненного цикла транспортно-логистической цепи [5].

Отечественные предприятия транспорта, особенно те, которые связаны с международными перевозками, одними из первых в новых экономических условиях почувствовали необходимость внедрения информационных технологий в управление производственными процессами. Конкуренция на рынке транспортных услуг в связи с возникновением множества мелких частных компаний и активным освоением восточного направления перевозок иностранцами в сочетании с жесткой налоговой политикой и удорожанием ресурсов поставили транспортные компании перед необходимостью мобилизовать все внутренние резервы. Очевидным стало то, что эффективная деятельность транспортных компаний уже невозможна без широкого использования информационных технологий и персональных компьютеров.

Потребность в качественной и точной информации явилась основой структурных и концептуальных преобразований в дорыночных информационных службах предприятий транспортной отрасли. Концепция АСУ, достаточно широко распространенная на транспорте в 60-70-е гг., претерпела существенные изменения. Из самостоятельного специализированного подразделения для сбора и обработки данных АСУ постепенно преобразуется в распределенную информационную службу, занимающуюся обработкой данных и производством необходимой для управления информации непосредственно на рабочих местах.

Изменился не только подход к информационной проблематике, но и терминология. Сегодня все чаще говорят не о службах АСУ, а об информационных технологиях и системах, интегрированных информационных и коммуникационных системах, подчеркивая тем самым приоритет информации над техникой и технологией обработки данных. Во главу угла ставится качество и доступность необходимой информации для специалистов, удобство ее представления и использования для решения различных производственных задач.

Намечается создание новых информационно-коммуникационных служб, внешне напоминающих бывшие кустовые вычислительные центры, но с совершенно новой концепцией и на иной технико-экономической основе. Это так называемые логистические центры, призванные обслуживать транспортные процессы и обеспечивать перевозчиков необходимой для их работы информацией на коммерческой основе. С, возникновением логистических центров и интегрированных транспортных систем концепция информационно-вычислительного обслуживания транспортно-логистической деятельности становится не только реальной, но и востребованной. Ключевым направлением в развитии логистических центров является интеграция информационных потоков и коммуникационное обеспечение транспортировки грузов. В целом это направление связано с интеграционными процессами в экономике развитых стран и обозначено как новая научно-практическая отрасль - телематика.

Таким образом, изучив теоретические основы ИТ в сфере транспортных перевозок, можно сделать следующие выводы:

- информационные потоки, связанные с перевозочными процессами, можно разделить на потоки уровня отдельного транспортного оператора, участвующего в транспортировке (микроуровень), и потоки регионального, государственного и межгосударственного уровня (макроуровня);

- программные продукты, представленные на современном рынке программного обеспечения, можно объединить в три группы: программы и программные комплексы учетно-бухгалтерской ориентации; системы комплексной автоматизации работы предприятия; специальные программные продукты для транспортно-логистических и экспедиторских компаний;

- информационная проблематика в транспортной логистике определяется следующими направлениями: исследование информационных потоков, которые динамично меняются с изменением форм собственности, диверсификации предприятий, усложнением и повышением открытости рынка транспортных услуг; разработка информационных и программных систем для автоматизации управления компаниями; разработка программно-технологических комплексов для решения задач бизнес-планирования в транспортных, экспедиторских и агентских компаниях; совершенствование систем мобильной связи для транспорта; Интернет-технология в организации, обеспечении и управлении транспортными процессами.

РАЗДЕЛ 2. ИССЛЕДОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ООО «ПАЛЬМЕР БАЙКАЛ»

2.1 Краткая характеристика предприятия

ООО «Пальмер Байкал» было создано в 2005 году как филиал транспортно-экспедиционной компании, головной компании «Пальмер ТЭК». За эти годы работы компания значительно расширила спектр оказываемых услуг, многократно увеличила обороты. В настоящее время на фирме работает десять человек. Состав персонала следующий:

- руководитель;

- гл. бухгалтер;

- менеджер по работе с клиентами;

- приемо-сдатчик (2 штатных единицы);

- движенец;

- грузчики (4 штатных единицы).

Компания оказывает экспедиционные услуги на рынке перевозок багажными вагонами, осуществляет экспедирование по городу Иркутску.

Основные направления деятельности ООО «Пальмер Байкал»:

- ж.д. перевозки в Москву и на Дальний Восток собственными и арендованными почтово-багажными вагонами;

- перевозки багажными вагонами;

- экспедирование по г. Иркутску;

- контейнерные перевозки.

Фирма имеет склады и офис. Для обеспечения контейнерных перевозок фирма имеет дополнительные офисы на ж.д.станциях. Компания «Пальмер Байкал» предлагает полный спектр услуг: сбор грузов в г. Иркутске, хранение и обработку на складах, доставку до места погрузки и погрузку на вагон или самолет, отслеживание в пути и оповещение о сроках прибытия в пункт назначения. По желанию компания осуществляет страхование груза. ООО «Пальмер Байкал» придерживается принципа индивидуального подхода к клиенту. Обсуждение каждого запроса или заказа начинается с выбора оптимально маршрута и расчета стоимости доставки. Таким образом, партнер может сделать выбор исходя из желаемых сроков и финансовых рамок. Компания имеем большой опыт перевозок медикаментов, медицинского оборудования и оргтехники. Среди постоянных партнеров компании есть известные московские и региональные фирмы. Компания проводит гибкую ценовую политику и персональное обслуживание крупных клиентов.

Перевозки осуществляются контейнерами любой возможной грузоподъемности, а также грузовыми крытыми вагонами до любой железнодорожной станции, имеющей разрешение на работу с данным подвижным составом. Клиент компании может заказать подачу контейнера к себе на склад, либо осуществить накопление груза на промежуточном складе компании. Компания осуществляем оформление всех необходимых документов, отслеживание в пути и оповещение грузополучателей о расчетных сроках прибытия грузов на станцию назначения.

Почтово-багажные вагоны следуют в составе почтово-багажных и скорых поездов, что позволяет обеспечить высокую скорость доставки грузов. Грузоподъемность 20-27 тонн и полезный объем 100-160 куб.м позволяют перевозить в них практически любой ценный груз, в особенности оргтехнику, бытовую технику, торговое оборудование, одежду и т.п. В холодное время года в вагонах поддерживается положительная температура, что дает возможность отправлять в них медикаменты, косметику и другой груз, требующий соблюдения температурного режима. Компания принимает груз к себе на склад, при необходимости, подготавливает его к перевозке и загружает в вагон.

При выходе вагона из города оповещает грузополучателя о точном времени прибытия и дает все необходимые данные для получения груза в пункте назначения. Выгрузка осуществляется либо с проходящих вагонов за время стоянки поезда, либо с отцепленных вагонов на грузовой площадке. На многих станциях представители компании в регионах могут помочь осуществить выгрузку и доставку до места.

Перевозки багажными вагонами осуществляются через сеть багажных отделений РЖД. Обширная сеть багажных отделений РЖД делает возможным доставку груза практически в любую точку нашей страны. Несомненным удобством является то, что грузы выгружаются на багажные отделения станций назначения без необходимого присутствия грузополучателей. Данный вид перевозок весьма интересен для отправок небольших партий грузов. Компания принимает груз на свой склад, подготавливает его к перевозке согласно требованиям багажных отделений, оформляет перевозочные документы и сдает на вагон.

Перевозки коммерческими вагонами осуществляется по технологии, схожей с перевозками почтово-багажными вагонами компании.

2.2 Анализ информационных потоков в ООО «Пальмер Байкал»

Компания в процессе своей деятельности взаимодействует с различными организациями и учреждениями. Наглядно это отражает рис. 2.1.

Рис. 2.1 Схема информационных потоков компании с внешней средой

На рисунке 2.1 схематично показан процесс обмена информацией ООО «Пальмер Байкал» с некоторыми представителями внешней среды (имеется в виду лишь микроокружение). Вся информация закреплена документально в грузотранспортных накладных, заявках, спецификациях, заключениях, схемах, заданиях и т.п. Однако все эти первичные документы представляют из себя бумажные носители, причем в нескольких экземплярах, что зачастую создает некоторые неудобства в работе. Однако часть информации все же предоставляется в электронном виде (например, схемы, спецификации, которые необходимо отправить в головной офис, который находится в Москве). Кроме того, с клиентами компании обмен информацией происходит по средствам Интернета (электронной почты), ICQ. Для первичной обработки документов в компании установлено программное обеспечение 1С Бухгалтерия, версия 8,0. В этой программе оформляются доверенности, ведется касса. Для удобства работы с расчетным счетом установлено программное обеспечение «Банк Клиент».

Все спецификации и другие первичные документы создаются и обрабатываются в стандартном пакете Microsoft Office Sharepoint Designer 2007 (в основном Microsoft Excel, Word). Больше никакого программного обеспечения компания не имеет. Это по нашему мнению затрудняет работу компании и приводит к дезинформации, которая может привести к воровству, потере груза и другим проблемам. Поток информации в компании очень велик. Ежедневно в офис компании поступают десятки звонков и электронных писем, которые необходимо правильно и своевременно обработать и отправить в следующее звено информационной цепочки. Технологический процесс компании включает в себя так же множество внутренней информации, которая должна быть своевременной, достоверной и точной. Схема технологического процесса представлена на рисунке 2.2.



Рис 2.2. Контекстная диаграмма технологического процесса в ООО «Пальмер Байкал»

Внутренняя информация представляет из себя постоянный поток данных о номерах вагонов, объемах, килограммах, тоннах груза, вида груза, направление, номер состава, размерах оплаты, и т.п. Специфика деятельности здесь заключается в том, что если перепутать хотя бы одну цифру в номере вагона, можно отправить груз в Москву вместо Владивостока. Поэтому при передачи информации, заполнении документов необходимо четкость и точность. Компания в неделю выгружает 2 вагона груза и загружает 2 вагона. Этот процесс сопровождается оформлением множества различных документов, среди которых:

- заявка;

- ТТН в 4-х экземплярах;

- спецификация;

- схема вагона;

- различные акты;

- другие документы.

Кроме того, некоторая информация нигде не фиксируется, а просто передается в устной форме. Это может привести к потере ответственности. Так количество участников процесса достаточно велико, такое положение дел в компании может привести к утечке или недостоверности информации. Последствия данной проблемы могут быть различны, за которые компания несет материальную и административную ответственность.

Декомпозиция протекающих бизнес-процессов в компании «Пальмер Байкал» представлена на рисунке 2.3.

Рис. 2.3 Декомпозиция второго уровня

Проанализировав информационные потоки основных бизнес-процессов, протекающих в ООО «Пальмер Байкал», можно констатировать их низкую эффективность. Об этом свидетельствует тот факт, что практически вся первичная информация нигде не фиксируется, предоставляется в устной форме. Кроме того, в компании были выявлены случаи воровства, а виновники так и не были установлены. Виной тому отсутствие автоматизированного учета при поступлении груза на склад. Дело в том, что приемка на временный склад осуществляется автономно, ее оформляет лишь приемо-сдатчик. Больше нигде эта информация не отражается. Ни менеджер по работе с клиентами, ни бухгалтер не может отследить наличие и перемещение груза. Грузоотправитель может воспользоваться услугами временного склада, а может и не воспользоваться - это определяется исходя из фактической потребности (например, выходные дни, или отсутствие склада у отправителя, или необходимость в особых условиях хранения). Схематично это показано на рисунке 2.4, и 2.5.

Рис. 2.5 Схема грузодвижения при идеальном варианте

Рисунок 2.5 отражает схему грузодвижения такую, какой она должна быть по правилам. То есть склад должен являться неотъемлемым звеном данной цепочки. Груз, предназначенный для перевозки должен сначала поступать на склад, там фиксироваться, а затем уже на вагон. В ООО «Пальмер Байкал» склад имеется, но в большинстве случаев груз туда не поступает (см. рис. 2.6).



Рис. 2.6. Схема грузодвижения в ООО «Пальмер Байкал»

Отсутствие в данной цепочки звена «склад» грозит следующим:

- воровство;

- потеря местонахождения груза;

- недостачи;

- порча груза;

- отправка груза не по назначению;

- другие проблемы.

Как уже говорилось выше, склад в ООО «Пальмер Байкал» имеется, если все-таки груз принимается на склад, то информация об этом никуда больше не поступает. Приемо-сдатчик (тот, кто принимает и выдает груз) лишь в устной форме сообщает менеджеру о приемке груза на склад. Эта информация нигде не фиксируется. Это и является узким местом в цепочке протекающих бизнес-процессов.

В целом, проанализировав ИТ в ООО «Пальмер Байкал» можно говорить о низком уровне их развития. И в целом особенности действующих ИТ в компании можно свести к следующим:

- неоднородность информационных источников;

- разнообразие бизнес-задач;

- техническая (аппаратная) неоднородность;

- разный уровень подготовки пользователей и многообразие требований к интерфейсным решениям.

Таким образом, проанализировав протекающие бизнес-процессы в ООО «Пальмер Байкал», можно говорить о необходимости совершенствования информационных технологий, для наиболее эффективной работы компании. Предлагаемые мероприятия представлены в следующем разделе данной курсовой работы.

РАЗДЕЛ 3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ООО «ПАЛЬМЕР БАЙКАЛ»

Основная проблема, выявленная нами в результате анализа ИТ ООО «Пальмер Байкал» является отсутствие складского учета, что влечет за собой ряд проблем. Для решения данной проблемы предлагается автоматизировать складской учет, оснастив склад всем необходимым оборудованием и программным обеспечением. Кроме того, для наиболее эффективной работы компании необходимо такое программное обеспечение, которое позволяло бы отслеживать и планировать все процессы, происходящие в компании.

Суть предложений заключается в следующем:

1) внедрение КИС;

2) автоматизация склада.

Это позволяет сформулировать требования к структуре, содержанию и функциональному назначению основных модулей информационных систем для ООО «Пальмер Байкал». Такими модулями являются:

- хранилище первичных данных и извлеченной из них полезной информации со средствами сжатия и упаковки;

- система интеллектуализации данных (фильтрация, конвертирование, трансформация, обогащение и т.п.);

- система интеллектуального анализа данных и обеспечения поддержки принятия решений;

- пакет для углубленной аналитической обработки информации;

- система поиска по запросам и формирования отчетов;

- блок финансовых и бухгалтерских приложений;

- мониторинговая диспетчерская система с геоинформационными возможностями;

- пакет исследовательских приложений, включая системы моделирования транспортных процессов;

- модуль делового анализа (риски, инвестиции, надежность и т.п.);

- канал выхода в глобальные информационные сети;

- система управления качеством и эффективностью грузодвижения;

- приложения для разработки и трансляции в глобальную сеть рекламы;

- система оперативной разработки и информационной системы менеджера.

Современный модульный подход к решению проблем автоматизации управления ООО «Пальмер Байкал» позволяет реализовать индустриальные, основанные на типизации технологии. Типизация операций и их высокая повторяемость - основа эффективности современных высокоэффективных систем в управлении документооборотом, деловыми и технологическими процессами.

Использование новых разработок и технологий в сочетании с современными ERP-системами позволяет создавать новые системы " класса КИС. Такие системы в состоянии обеспечить совместное управление деловыми и технологическими процессами.

В построении КИС большого масштаба и высокого качества помогают современные технологии маркировки грузной продукции, в частности технология штрихового кодирования.

Внедрение КИС в ООО «Пальмер Байкал» может развиваться двумя путями. Первый - реинжиниринг системы управления бизнесом под закупленную стандартизированную систему, второй - создание собственной (заказной) КИС сообразно своей системе управления и организационной структуре, что также при необходимости может сопровождаться плановой оптимизацией структуры предприятия.

Следует помнить, что внедрение любой КИС может оказаться неудачным при отсутствии четко сформулированной системы управления предприятием. Поэтому необходимо:

- определить организационную структуру предприятия;

- разработать механизм финансово-экономического управления компанией в целом (в том числе определить центры финансового учета и финансовой ответственности);

- произвести выделение основных логистических цепочек (в зависимости от задач, стоящих перед КИС): финансовых, технологических, информационных и материалопотоков и т.д.;

- разработать механизмы организации и оперативного управления логистическими цепочками: стандарты, формы учета и контроля, управленческой отчетности и т.д.;

- сформировать технологию стратегического управления логистическими цепочками (в систему финансового планирования и контроля, систему финансового анализа).

Предложенные мероприятия по внедрению КИС позволяет:

- реализовывать оперативное управление предприятием по выбранным ключевым индикаторам (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности и др.);

- делать прозрачным для руководства использование вложенных в бизнес капиталов;

- предоставлять полную информацию для экономически целесообразного стратегического планирования;

- профессионально управлять издержками, наглядно и четко показывать, за счет чего можно минимизировать расходы;

- своевременно выявлять узкие места, перераспределять ресурсы, оценивать срок исполнения новых заказов.

Автоматизация склада.

Предприятие, которое стремится к быстрому и правильному учету движения грузов, получает очевидные преимущества - однажды промаркировав поддон или коробку, полную информацию о них можно считывать бесконечное количество раз на всех этапах оприходования, хранения и отпуска груза, благодаря чему значительно снижается вероятность ошибок и увеличивается скорость обработки данных.

Так что же "видит" система в штриховом коде? Код страны, код производителя, номенклатурный код - достаточная информация для маркировки штучного груза. В России создан реестр предприятий-производителей, каждому из которых присвоен код, предназначенный для использования при маркировке груза. Некоторые стандарты позволяют хранить дополнительную информацию о грузе, виде упаковки, весе, сроке годности, производителе, номере партии и т.д.

Существует достаточное количество стандартов формирования штрихового кода, как, впрочем, и кодируемой информации. Это значительно затрудняет задачу построения систем автоматической идентификации и "вычленения" необходимой информации из штрихового кода. Фактически система должна знать все предполагаемые к использованию форматы, алгоритмы их построения, порядок следования данных и пр.

Все технологическое оборудование штрихового кодирования можно разделить на две большие группы: оборудование, предназначенное для маркировки груза и для считывания информации (штрих-кода).

Маркировку (нанесение штрих-кода) на продукцию обеспечивают, как правило, производители. Данная операция проводится либо полиграфическим методом при изготовлении тары или упаковки, либо с использованием специальных устройств - принтеров для печати этикеток со штрих-кодом. Эти устройства подключаются к компьютеру и управляются системой автоматизации. Спектр типоразмеров этикеток достаточно широк - от этикеток для маркировки ювелирных изделий и приборов в химической лаборатории до этикеток для маркировки поддонов и контейнеров, стойких к повреждению и температурным перепадам.

Считывание информации с груза или сканирование производится сканерами штрих-кода, подключенными непосредственно к компьютеру либо к терминалу сбора данных, который с определенной периодичностью передает информацию в систему. Сканер штрих-кода предназначен для считывания, декодирования и передачи в компьютер информации, закодированной в штриховом коде. Информация передается в виде последовательности цифр или букв, содержащихся в штрих-коде. Сканер позволяет системе автоматизации "увидеть" то, что зашифровано в штрих-коде. Терминал сбора данных - это портативный "ручной" компьютер, предназначенный для сбора, обработки и передачи информации.

Применяя данное оборудование и систему автоматизации, можно значительно повысить качество учета движения груза на всех этапах его логистической активности (погрузка, разгрузка, затаривание, перевозка, приемка и отпуск со склада, хранение, внутрискладские перемещения и др.). С помощью оборудования штрихового кодирования система автоматизации берет на себя дополнительные функции - она пишет и читает написанное. Груз становится носителем информации, которую система может воспринимать самостоятельно - замыкается информационный поток, существующий параллельно грузному, обеспечивая тем самым полноценную логистическую цепочку.

Использование технологии штрихового кодирования дает ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой данных:

- значительно сокращается время (на 60-80%) "запаздывания" информационных потоков по отношению к грузным;

- снижается количество недостоверной информации, попадающей в систему автоматизации в результате операторских ошибок и человеческого фактора. Данный фактор трудно переоценить, если учитывать время, затрачиваемое на поиск неверной информации, попавшей в систему по прошествии достаточного количества времени;

- открываются новые возможности по раздельному учету однотипного груза - по партиям, по срокам годности и прочим характеристикам. За счет аппаратного и программного контроля обеспечивается соответствие физического перемещения груза информационному содержанию системы;

- появление возможности передавать значительное количество информации непосредственно вместе с грузом на штрих-коде. Данная информационная связь помогает обеспечивать оперативный контроль операций как на микрологистическом уровне внутри предприятия, так и на макрологистическом при передаче продукции на значительные расстояния;

- снижается нагрузка на персонал, занятый контролем за логистическими опера.

Для наиболее эффективного применения данной технологии в складском хозяйстве необходимо выполнение следующих условий:

1) наличие более 80% маркированного груза, поступающего на склад;

2) оснащение склада сканирующим оборудованием, подключенным к системе автоматизации;

3) использование сканирующего оборудования, отвечающего условиям эксплуатации и требованиям надежности.

Общая схема работы склада при внедрении технологии штрихового кодирования практически не изменяется.

1. Поступление груза. Приемо-сдатчик сканирует штрих-код с загружаемого на склад груза. Приходный документ в системе формируется автоматически на основании информации, поступающей от сканера или терминала сбора данных. Оператор практически не вмешивается в работу системы. Данные о немаркированном грузе вносятся вручную. Информация о поступающем на склад грузе попадает в оперативную базу данных и становится доступной для анализа и обработки оператором системы. При необходимости на немаркированный груз печатаются этикетки со штрих-кодом и другой информацией.

Нанесение этикеток на коробки или паллеты упрощается при помощи этикет-пистолетов. Может осуществляться дополнительная маркировка груза для внутреннего учета - этикетки печатаются на весь поступающий груз. Дополнительная маркировка может быть необходима при использовании партионного учета на складе либо раздельного учета однородного груза, поступающего от различных поставщиков. В этом случае в штрих-код может быть внесена информация о партии, сроке годности, поставщике.

2. Отпуск груза. Технология штрихового кодирования может применяться для:

- автоматического формирования расходного документа в момент непосредственной передачи груза на погрузку. Применяется сканер штрих-кода - сканирование отпускаемого груза - на основании данных, поступающих от сканера, формируется расходный документ практически без участия оператора;

- составления расходного документа (формируется оператором вручную); При отгрузке отпускаемый груз сканируется для исключения ошибочных действий кладовщиков - отгрузки не того груза, не из той партии, от другого поставщика, с просроченным сроком годности и т.д.;

3. Внутренние перемещения. Перемещение груза между складом и вагоном может также осуществляться с поддержкой технологии штрихового кодирования. Технология формирования накладных перемещения может быть полностью аналогичной приходным или расходным документам.

4. Инвентаризация. Инвентаризация - это всегда трудоемкая и ответственная операция. Применяя технологию штрихового кодирования, можно в значительной мере упростить и ускорить выполнение инвентаризационных работ, значительно снизить вероятность ошибок. Для проведения инвентаризации используются терминалы сбора данных. Основное их преимущество - продолжительная автономная работа, возможность хранить, упорядочивать и обрабатывать достаточно большое количество информации и автоматический обмен данными с системой автоматизации. С использованием данной технологии вся информация, отсканированная во время проведения инвентаризации, после подключения терминала сбора данных к компьютеру попадает в базу данных, автоматически формируется инвентаризационный отчет, корректирующий остатки груза на складе.

При этом могут использоваться как ручные, так и стационарные сканеры с голографической технологией считывания, что позволяет обеспечить "объемное" считывание штрих-кода после помещения его в рабочую область сканера без какого-либо позиционирования.

Ручные сканеры могут применяться на пунктах приемки продукции на склады и отпуске грузов клиентам, а также при отслеживании движения груза через пункты учета при передаче элементов между производственными участками. Необходимость мобильного контроля и проведения инвентаризаций на больших складских площадях не позволяет использовать проводные устройства, подключенные непосредственно к персональному компьютеру. Для решения данной задачи используются терминалы сбора данных. Контроль и передача информации может осуществляться при использовании специальных сканеров, оснащенных радиопередатчиком (см. рис. 3.1).

Рис. 3.1 Схема автоматизации склада в ООО «Пальмер Байкал»

Рабочая станция принимает информацию от сканера или ТСД, обрабатывает ее в складской программе, передает информацию на ТСД, передает информацию на принтер этикеток для печати штрих-кода;

Принтер этикеток принимает информацию от рабочей станции или напрямую через радиочастотный сканер, ТСД, затем принтер печатает этикетку с штрих-кодом;

Этикетка с линейным или двумерным штрих-кодом может содержать различную информацию о товаре;

Сканер или Терминал Сбора Данных (ТСД) идентифицирует груз, полученная информация отсылается на рабочую станцию для обработки или передается напрямую на принтер этикеток для печати штрих-кода.

Большое разнообразие различных вариантов штрих-кодов позволяет закодировать не только идентификационный номер товара, но и подробную информацию о товаре (название, производитель, серийный номер). Таким образом, в совокупности с работой ПО складского учета вы можете существенно сократить время на оформление складских документов, облегчить работу во время инвентаризации товара.

Для того чтобы рассеять сомнения в доступности предлагаемого нами решения мы можем привести расчет стоимости программного обеспечения, специализированного торгового оборудования и внедрения WMS-системы "1С-Логистика: Управление складом 3.0" для небольшого склада.

Таблица 3.1 Стоимость оборудования и ПО, необходимых для реализации предложенных мероприятий

Наименование позиции:	Кол-во	Цена, руб	Сумма, руб
1С: Предприятие 8. 1С-Логистика: Управление складом	1	27000	27000
1С-Логистика: Управление складом, дополнительная лицензия на 1 рабочее место	1	21000	21000
Модуль "Управление ресурсами и подключение терминалов" для конфигурации "1С-Логистика:Управление складом 3.0" на 1 рабочее место	1	9000	36000
Терминал сбора данных Symbol MC3090R-LC28S00GER	1	57500	57500
Дополнительная батарея	1	2290	2290
Подставка для зарядки батерей (4 слота) с БП	1	9900	9900
Работы по внедрению WMS-системы	1	45000	45000
Итого:			198690

Таким образом, при таких вложениях, у компании оказывается полноценная современная WMS и КИС системы.

Предлагаемые мероприятия значительно повысят эффективность ООО «Пальмер Байкал», выведут компанию на более современный уровень организации бизнеса, а так же позволят наиболее полно и достоверно формировать и пользоваться необходимой информацией и отслеживать воровство.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современные информационные технологии, построенные на основе использования концепций информационных хранилищ и интеллектуальной обработки данных, сегодня могут обеспечивать отдачу в 1000%.

В целом, проанализировав ИТ в ООО «Пальмер Байкал» можно говорить о низком уровне их развития. И в целом особенности действующих ИТ в компании можно свести к следующим:

- неоднородность информационных источников;

- разнообразие бизнес-задач;

- техническая (аппаратная) неоднородность;

- разный уровень подготовки пользователей и многообразие требований к интерфейсным решениям.

Таким образом, проанализировав протекающие бизнес-процессы в ООО «Пальмер Байкал», можно говорить о необходимости совершенствования информационных технологий, для наиболее эффективной работы компании.

Суть предложений заключается в следующем:

1) внедрение КИС;

2) автоматизация склада

Предлагаемые мероприятия значительно повысят эффективность ООО «Пальмер Байкал», выведут компанию на более современный уровень организации бизнеса, а так же позволят наиболее полно и достоверно формировать и пользоваться необходимой информацией и отслеживать воровство.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике. / Под ред. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.

2. Сидоров А. Экономические аспекты информационных технологий. Проблемы теории и практики управления. 2009 г. № 1.

3. Агамирзян И. «Мировой опыт реализации концепции «электронного правительства» (http://www/microsoft.com/rus/govemment/analytics).

4. Бачило ИЛ. «Информационное право». М., 2009.

5. Информационные ресурсы развития Российской Федерации. Правовые проблемы. М., 2009.