Порядок составления плана проведения культурно-массовых мероприятий, как важного звена объекта управления в менеджменте

Размещено на http://www.allbest.ru/

Гуманитарно-педагогическая академия (филиал) Крымского федерального университета имени В.И. Вернадского

Порядок составления плана проведения культурно-массовых мероприятий, как важного звена объекта управления в менеджменте

Ланковская Елена Константиновна

Организация и проведение культурно-массовых мероприятий является важным сегментом в общей системе развития туристско-рекреационной отрасли. Нужно не только знать порядок проведения этих мероприятий, но и уметь использовать специфические подходы управления ними.В данной статье исследуется порядок составления плана проведения культурно-массовых мероприятий, как важного звена в общей системе управления развивающейся туристской отрасли

Похожие материалы

· Исследование процесса организации культурно-массовых мероприятий как объекта управления в процессе формирования туристско-рекреационной отрасли Республики Крым

· Современные проблемы менеджмента в России

· Целеполагание, как метод управления качеством

· Неформальное лидерство как феномен в системе управления

· Преодоление дефицита деловой культуры Республики Крым

Организация и проведение культурно-массовых мероприятий является важным сегментом в общей системе развития туристско-рекреационной отрасли. Их важность объясняется тем, что для объектов развивающейся туристско-рекреационной сферы важен определенный развлекательный аспект [1]. Нужно не только знать порядок проведения этих мероприятий, но и уметь использовать специфические подходы управления ними.

Важным этапом проведения культурно-массового мероприятия является разработка Положения о мероприятии. Положение является основным нормативно - правовым документом, регламентирующим проведение конкретного мероприятия, будь то соревнования любого уровня, массовые оздоровительные праздники, слеты и т.д. Оно не только определяет содержание и порядок проведения самих мероприятий, но и устанавливает, регламентирует отношения между организаторами, участниками, спонсорами и др.[2].

Положение является официальным документом, на основании которого организовывается конкретное мероприятие и финансируются все затраты на его проведение. Оно разрабатывается и утверждается организацией (Министерством курортов и туризма РК, городским управлением (отделом по курортам и туризму) соответствующих администраций и т.д.), которая проводит данное мероприятие и осуществляет общее руководство.

В зависимости от масштабов проведения мероприятия положение о нем может быть разработано с различной степенью подробности и детализации, но, как правило, должно включать в себя некоторые общие разделы:

1. Цели и задачи конкретного мероприятия (пропаганда национальных культурных особенностей, популяризация видов спорта, сдача нормативов комплексов «здоровье», оздоровление и активный отдых и т.д.).

2. Руководство проведением мероприятия. Указываются организации, которые проводят и участвуют в проведении данного конкретного мероприятия.

3. Место и сроки проведения. Необходимо точно указать, где и на базе какого сооружения проводится мероприятие, в какие сроки, в том числе день приезда и отъезда участников, организаторов.

4. Участвующие организации и участники мероприятий. В этом разделе указывается, какие требования предъявляются к участникам (возраст, пол, профессиональный требования и т.д.).

5. Программа культурно-массовых мероприятий должна включать в себя все разделы программы (все проводимые выступления, состязательные конкурсы), расписание мероприятий по дням, предварительные менеджмент и маркетинг и финальные выступления с указанием точной даты, времени и места проведения. Здесь также приводятся данные о времени и месте заседаний конкурсных комиссий, предварительных процедурах (например, прослушиваниях участников) и т.д.

6. Система оценки результатов конкурсов и условия подведения итогов. Этот раздел положения должен быть проработан с особенной тщательностью, и включать в себя порядок определения личных и командных мест, систему оценки, соотношение занятых мест и начисляемых очков для определения каждого лауреата, приоритеты.

7. Порядок награждения победителей и призеров. Здесь указываются виды поощрений победителей, участников, организаторов мероприятия. Содержание этого раздела зависит от финансовых возможностей организаторов, привлекаемых спонсоров, доходов от рекламы и других факторов.

8. Условия приема и допуска участников и коллективов. Этот раздел должен включать требования, которые организаторы предъявляют к культурным, финансовым, организационным и другим аспектам проводимых мероприятий (порядок и размеры расходов, проживание, питание, оплата работы экспертов и др.), а также требования (квалификационные, лицензионные) к участникам и коллективам.

9. Порядок и сроки подачи заявок. Данный раздел содержит информацию о том, в какие сроки и в каком порядке подаются предварительные и именные заявки, какие документы предъявляются в конкурсную комиссию, сроки и место совместного заседания конкурсной комиссии и представителей участников и т.д.

Рассматривая культурно-массовое мероприятие как средство производства зрелищных услуг, надо знать основных потребителей, которым оно предназначается. Для организаторов мероприятий, особенно крупных, есть несколько «целевых» рынков, то есть отдельных групп потребителей [3]. Этими группами являются:

· зрители, которые могут придти (или не придти) на мероприятия;

· творческие организации или отдельные исполнители, которые могут принять (или не принять) в них участие;

· спонсоры, которые могут дать (или не дать) финансовые средства на проведение конкретного мероприятия;

· рекламодатели, которые могут купить (или не купить) места (время) для проведения рекламной компании своей продукции.

Поэтому при проведении культурно-массовых мероприятий менеджеру необходимо не только знать о своих потенциальных потребителях (для этого проводят специальные маркетинговые исследования), но и иметь специалистов (или хорошо разбираться) в следующих областях:

· финансовой, чтобы уметь определить источники доходов, размеры расходов, долю прибыли, создавать и вести систему финансовой документации, отчета и контроля;

· управления, чтобы разработать рациональный и оптимальный план мероприятия, систему контроля за его выполнением, подобрать необходимых специалистов и эффективно направлять и контролировать их работу, умело использовать выделенные средства;

· маркетинга, чтобы уметь найти наибольшую аудиторию, подобрать и договориться со спонсорами и средствами массовых коммуникаций, потенциальными рекламодателями и т.д.;

· права, чтобы разработать и заключить необходимые договора, контракты, своевременно решать возникающие спорные вопросы, умело отстаивать при необходимости свои интересы в суде и др.

Определением потенциальных потребителей и их запросов начинается, но не заканчивается маркетинговая программа. Она должна, кроме этого, включать в себя следующие аспекты [4]:

· выбор места проведения мероприятия;

· подбор и формирование «команды», то есть подбор кадров, обеспечивающих проведение мероприятия;

· формирование бюджета мероприятия и выработку билетной программы и политики;

· работу со спонсорами;

· размещение рекламы и работу с рекламодателями;

· обеспечение безопасности проведения мероприятия;

· обеспечение размещения, питания участников и их транспортное обслуживание;

· разработку перечня дополнительных услуг для зрителей;

· освещение мероприятия в СМИ и аккредитацию журналистов.

· расходы на погашение судебных разбирательств в случае их появления.

Выбор места проведения культурно-массового мероприятия представляется очень важным, так как включает в себя не только поиск арены, способной вместить какое-то количество зрителей. Необходимо знать, проходило ли здесь до этого подобное мероприятие и насколько удачным оно было, какие возникали проблемы и как они решались, могут ли возникнуть такие же проблемы и как их избежать, каково месторасположение сооружения для проведения массовых мероприятий, как долго до него добираться, есть ли транспортное сообщение, место для парковки автотранспорта, каковы рыночные возможности данного мероприятия и как строить ценовую политику на билеты и услуги. Кроме этого, надо знать интересы потребителей, их финансовые возможности, отношение местных органов власти и т.д. Таким образом, выбор места проведения культурно-массового мероприятия является не тактическим, а стратегическим моментом.

Формирование «команды» специалистов необходимо начинать с привлечения грамотных экспертов и консультантов, знающих местные условия и имеющих опыт проведения подобных мероприятий. При этом очень важно согласовать этот вопрос с местными государственными органами, выходить до первых лиц - представителей исполнительной власти. Ведь если они поймут преимущества проведения данного мероприятия, то исчезнет множество бюрократических барьеров, неизбежных при организации любого дела.

Без органов и представителей власти практически невозможно решить обеспечение безопасности проводимого мероприятия, транспортного и медицинского обслуживания участников и зрителей, страхования ответственности от несчастных случаев и непредвиденных обстоятельств. Кстати, для нашей практики вопросы страхования ответственности являются относительно новыми. В развитых странах мира ни одно мероприятие не обходится без процедуры страхования. Причем цена страхового полиса непостоянна и зависит от:

· уровня проводимого мероприятия;

· участия в мероприятии «звезд» шоу-бизнеса;

· возможности получения травм участников или зрителей;

· расходов на погашение судебных разбирательств, в случае их появления.

Как показывает зарубежная практика, полис за полученные травмы стоит относительно недорого. Значительно дороже обходится страхование ответственности за все, что может произойти вне зрительской аудитории.

При определении сроков проведения культурно-массового мероприятия необходимо учесть на только многолетние прогнозы погоды на этот период, но и многие культурные, государственные, религиозные и другие мероприятия, проводимые в данной местности или в городе. Выступая в качестве своеобразных «конкурентов», эти мероприятия могут отвлечь определенную часть потенциальных зрителей и, следовательно, лишить организаторов мероприятий части прибыли.

Бюджет культурно-массового мероприятия формируется на основании учета всех статей расходов и доходов и оформляется в виде соответствующего документа - сметы проведения мероприятия. Важной составной частью выполнения сметы и получения прибыли, является так называемая «билетная программа». Билетная программа связана не только с продажей билетов, но и с удовлетворением широких запросов зрителей. А для этого необходимо знать и уметь предусмотреть, кто придет на мероприятие, так как от социально-демографических, психологических, культурных (пол, возраст, состав семьи, образование, уровень доходов и т.д.) особенностей зрителей (потребителей массового зрелища) зависят их потребности.

Процесс ценообразования имеет целый ряд специфических особенностей, которые в немалой степени зависит от «чутья» на потребителя и перечня сопутствующих услуг. Многие специалисты отвечают, что цена самого зрелищного продукта ничтожно мала по сравнению с сопутствующими затратами, которые несут зрители. Поэтому задача устроителей и организаторов культурно-массового мероприятия состоит в том, чтобы продать зрителю как можно большее количество сопутствующих услуг и товаров. культурный туристский рекреационный страховой

Как показывают специальные маркетинговые исследования, расходы зрителей на покупку билетов при хорошо поставленной и продуманной маркетинговой стратегии составляют не более 30 % всех расходов от посещения зрелищного мероприятия. Остальные 70 % расходов приходятся на покупку программы, сувениров, холодных и горячих закусок, прохладительных напитков и т.д. Это говорит о том, что существенная прибыль может быть получена за счет удовлетворения сопутствующих интересов и потребностей участников и зрителей.

Важным этапом подготовки и проведения культурно-массового мероприятия является разработка сценария мероприятия. При этом отметим, что если организационная сторона мероприятия определяется Положением, то эмоционально-художественная, зрелищная - сценарием мероприятия [5].

Сценарий - это литературно-режиссерская проработка содержания мероприятия. Как правило, сценарий мероприятия включает:

· изложение в строгой последовательности и логической взаимосвязи всего того, что будет происходить на мероприятии;

· раскрытие темы следующих друг за другом элементов действия;

· показ перехода от одной части мероприятия (действия) к другой;

· примерное направление и содержание всех публицистических средств, музыкального и светового сопровождения;

· продолжительность отдельных номеров, фрагментов, всего мероприятия и т.д.

Таким образом, культурно-массовые, оздоровительные, развлекательные и другие мероприятия являются самостоятельным и весьма важным объектом управления. При этом менеджер должен обладать целым набором качеств и большим арсеналом знаний в экономической, управленческой, правовой, маркетинговой и других областях. Только в этом случае он может по настоящему «продвинуть» зрелище, производимое культурно-массовым мероприятием, на рынок зрелищных услуг и реализовать его с максимальной эффективностью.

Список литературы

1. Распоряжение Совета министров Республики Крым от 25.09.2014 №956-р, проект Государственной программы развития курортов и туризма в Республике Крым на 2015-2016 гг.

2. Афанасьев О.Е. Этапы развития туристских услуг в Крыму / О.Е. Афанасьев //Современные проблемы сервиса и туризма. - 2015. - №1. - Том 9. - С.5-13.

3. Дурович, А.П. Маркетинг в туризме: учеб. пособие / А.П. Дурович.- Минск: Новое знание, 2007. - 496 с.

4. Селиванов В.В. Исследование некоторых особенностей круизного туризма: источники заблуждений / В.В. Селиванов // Таврический научный обозреватель. - 2015. - №4. - Ч.1, С. 83-87.

5. Селиванов В.В. Методология научного исследования и фальсификация современной историографии / В.В. Селиванов // НоваИнфо (электронный журнал): Экономические науки. - 2016.- №50-1. - С. 113-115.

Размещено на Allbest.ru