Деятельность Службы размещения комплекса "Марат"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лечебно-оздоровительный комплекс ЛОК «Марат» расположен в 15 км к юго-западу от Ялты, в одном из живописнейших уголков крымского Южнобережья - Мисхоре. Это самое теплое место в Крыму, поэтому здешние парки особенно роскошны. Корпуса комплекса располагаются на территории парка «Чаир» площадью 7,5 га в 300 м от берега моря.

Аристократичная уединенность этого курорта и в то же время доступность Ялты с ее развлечениями и яркой ночной жизнью создают особый стиль здешнего отдыха.

Данная работа представляет собой отчет о прохождении практики в должности администратора в Лечебно-оздоровительном комплексе «Марат» принадлежавшем фирме ООО «ПМС - строй».

Целью практики является изучение процесса управления на данном предприятии, а также рассмотрение документооборота.

Организационно-правовое устройство. Полное наименование общества: Общество с ограниченной ответственностью «Приватмедсервис-строй». Сокращенное наименование общества: ООО «ПМС - строй».

Место нахождения общества (юридический адрес): АР Крым, г. Ялта, ул. Руданского, д. 23.

Главное здание ЛОК «Марат» - это десятиэтажное здание, в котором со 2 по 10 этажи - это номерной фонд, а на первом этаже находится медицинский центр, служба приема и размещения (служба портье).

ЛОК «Марат» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, свои текущие счета в учреждениях банка, осуществляет бухгалтерский учет, ведет статистические и другие виды отчетности в установленном законодательством порядке.

Лечебно-оздоровительный комплекс «Марат» пользуется правом оперативного управления, закрепленным за ним имуществом, имеет печать, штамп установленного образца. Этот комплекс образовался и функционирует с целью интеграции и эффективного использования ресурсов для достижения наилучших конечных результатов в предоставлении туристическо-оздоровительных услуг населению.

Материально-техническую базу ЛОК «Марат» составляют основные фонды и оборотные активы, а также другие материальные ценности и финансовые ресурсы, которые отображены в самостоятельном балансе учреждения.

Предприятие имеет право сдавать в аренду здания, сооружения, оборудование, а также списывать их с баланса, если они изношены или морально устарели.

Управление предприятием осуществляется в соответствии с его Уставом. Предприятие является юридическим лицом, пользуется правами и выполняет обязанности, связанные с его деятельностью. Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной структуры управление необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям.

Структура управления может изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления.

Предприятие возглавляет Генеральный директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

В непосредственном подчинении у Генерального директора находятся менеджеры / директоры отделов. Менеджерам отделов подчиняются заместители. Потом идут старшие смены, а за ними рядовые сотрудники.

Коммерческий директор осуществляет оперативное планирование, реализацию поставленных задач, вносит соответствующие коррективы и осуществляет контроль за процессом выполнения плана. Коммерческий директор осуществляет ценообразование, прогнозирование, экономический анализ и управление персоналом. Свою деятельность, исходя из стратегии развития предприятия, которое определяет генеральный директор, он строит на основе информации, полученной от финансового директора, менеджера по сбыту и главного бухгалтера.

Права и обязанности руководства определяются исходя из потребностей удовлетворения желаний клиентов через имеющиеся возможности и ресурсы. Оперативные решения, обусловленные необходимостью удовлетворения потребностей клиентов, опираются на строго зафиксированную иерархию. Ответственность за принятие общих управленческих решений лежит на высшем звене управления. Подразделения являются функциональными звеньями, каждое из которых использует свою специфическую технологию, но все вместе они имеют общую цель - удовлетворение потребностей клиентов.

Подразделения могут быть ориентированны на производство продукции, например, кухня или прачечная, предоставление услуг, например, ресторан или служба горничных, либо на информационное обслуживание, например, служба портье, служба бронирования и т.д. Анализ организационной структуры гостиницы начинается с рассмотрения роли высшего управленческого звена. В это звено входят владельцы гостиницы, генеральный директор.

Общие решения стратегического характера принимаются владельцами предприятия и генеральным директором. Стратегической целью предприятия, которая определяется самими владельцами, является ориентация на прием и обслуживание в основном бизнес туристов. Гостиница предоставляет питание своим гостям в ресторане расположенном в гостинице.

Генеральный директор является посредником между владельцами предприятия и управленческим персоналом с одной стороны и гостями с другой. Принципиально эта функция может быть охарактеризована как функция перевода общих постановочных задач, определяемых владельцами в конкретные управленческие решения. Кроме того, на генеральном директоре лежит решение огромного числа задач, например, принятие ориентированных на выбранный сегмент рынка решений, направленных на удовлетворение потребностей клиентов, определение общих направлений политики гостиницы в рамках поставленных целей и задач, в том числе проведение финансовой политики, к которой могут быть отнесены такие вопросы, как определение лимитов расходов на содержание персонала, предельных ассигнований на административные и хозяйственные нужды. К ведению генерального директора можно отнести принципиальные вопросы закупочной политики, в частности ориентацию на определенных поставщиков. Владельцы предприятия и генеральный директор вправе определить круг поставщиков, деловые отношения с которыми гостиница будет поддерживать в первую очередь.

Высшее руководство вправе решать также какая система расчетов с клиентами наиболее предпочтительна, какие кредитные карточки будут приниматься в первую очередь и т.д. Часть этих вопросов может быть передана на решение нижестоящим управленческим звеньям, если объем полномочий и обязанностей генерального директора велик, и он в силу объективных причин не в состоянии все их выполнять.

Далее, если мы будем двигаться вниз по административной лестнице, мы увидим руководителей структурных подразделений, которые обладают полномочиями принятия оперативных решений в рамках своих подразделений.

Служба управления номерным фондом включает в свой состав подразделения и персонал, играющий важную роль в процессе регистрации прибытия и организации размещения клиента в гостинице. К подразделению номерного фонда обычно относят сотрудников службы приема и размещения и подразделений хозяйственного обеспечения и обслуживания гостиницы, а также так называемый обслуживающий персонал в униформе гостиницы, парковщиков автомашин, швейцаров, носильщиков.

Служба приема и размещения. Служба приема и размещения - одно из главных подразделений гостиницы. Находится служба на 1 этаже, в вестибюле, осуществляет регистрацию пребывающих гостей, распределение номерного фонда, выписку и расчеты с клиентами, прием телефонных звонков, соединение с номерами гостей, передача различного рода информации и многое другое. Это место является по существу центром контроля за предоставляемыми услугами и разрешением технических и организационных проблем. Кроме того, в случае возникновения критических ситуаций (пожар, необходимость оказания медицинской помощи клиентам и т.д.) стойка администратора служит местом организации оперативных действий. К другим функциям службы приема и размещения относится прием и распределение почтовых, факсимильных и электронных сообщений, а также кассовое обслуживание клиентов. Кассиры осуществляют обработку и начисление платежей за предоставленные услуги, включая их на счет гостя, который позже проверяется службой ночного аудита, проводящего бухгалтерские операции, в которых суммируются расходы гостей по всем подразделениям (рестораны, бары и т.п.) отеля. Персонал стойки администратора проверяет также все непогашенные дебиторские задолженности, и ежедневно уведомляем об этом руководство отеля.

Как было отмечено выше в обязанности сотрудников службы приема и размещения входит бронирования номеров, регистрация и расселение гостей, координация и контроль предоставляемых услуг, составление отчета о статусе номеров, операции со счетами клиентов, работа с клиентской базой данных и предоставление гостям и посетителям всей необходимой информации и гостинице.

В зависимости от потребностей службы и наличия сотрудников составляется график сменной работы. Смены подразделяются на:

• дневную - 9.00-21.00 ч.

• ночную - 21.00-9.00 ч.

Регистрация гостей - основная функция службы приема. Здесь происходит процесс оформления аренды номеров, сопровождающийся регистрационными записями. Эти записи содержат информацию о госте, включая его или ее домашний адрес и телефон, данные паспорта, дату въезда и предполагаемую дату выезда, способ оплаты (наличный расчет, по кредитной карте или безналичный расчет).

Служба приема и размещения обычно отвечает за информационное обслуживание, координацию и контроль над всей совокупностью услуг, предоставляемых гостиницей. Как отмечалось, все функциональные службы гостиницы подразделяются на центры прибыли и вспомогательные. По определению центры сами по себе прибыли продают услуги гостям и посетителям принося прибыль. Вспомогательные центры сами по себе прибыль не приносят, но обеспечивают работу первых. Другим критерием классификации подразделений служит их взаимодействие с гостями, прямое или косвенное. Но даже если персонал не общается напрямую с гостями, например не принимает заказы, не регистрирует гостей при въезде и т.д. тем не менее, им оказываются услуги по уборке комнат, ремонту оборудования и исправлению ошибок в счете клиента.

Персонал секции кассовых операций работает в первую очередь с файлами гостя - документами, где фиксируются все начисления на счет клиента за текущий визит. Кассовые аппараты соединены с центральной компьютерной системой и начисления за приобретение различного рода услуг автоматически отражаются на счете гостя в компьютере службы приема и размещения. Кассовые аппараты расположены в местах, где гость может совершить покупку. Они помогают экономить огромное количество времени и избежать бумажной работы. Ежедневная расшифровка дебиторских счетов, проводимая ночным аудитором, одновременно является и проверкой операций отделов и полной распечаткой счетов гостей. Эта расшифровка позволяет также проводить расчеты с клиентами, которые хотят выехать рано утром.

Отдел Кадров. Персонал отдела занимается тем, что пытается правильно организовать работу всего персонала гостиницы, рационально распределить имеющийся персонал, нанимает новый персонал, выполняет функции профсоюза, пытается разрешить все конфликтные ситуации, предотвратить их появление.

Отдел продаж. Занимается планированием загрузки. Заключение договоров с компаниями. Организация групповых бронирований.

Финансовый отдел. Система взаиморасчетов с клиентами, осуществляющих оплату услуг по безналичному расчету. Финансовые операции внутри гостиницы. Финансовое планирование.

Хозяйственный отдел. Обслуживание номерного фонда (уборка, стирка, глажение), уборка общественной территории, уборка служебных помещений.

Отдел «Баров и ресторанов». Организация питания (регулярное, банкеты) как гостей, так и персонала.

Кухня. Организация и ответственность за количество, и качество приготовляемой пищи.

Транспортный отдел. Организация транспортного обслуживания (услуги такси).

Инженерный отдел. Организация бесперебойного функционирования систем электроснабжения, водоснабжения, вентиляции, отопления. Устранение неполадок.

Отдел информационных технологий. Организация бесперебойного функционирования информационных систем, оргтехники, системы коммуникаций.

Служба безопасности. Охрана гостей и персонала гостиницы.

Никакой из отделов не функционирует автономно. Действия всех отделов скоординированы. В гостинице существует не только вертикальная связь внутри отделов, но и очень развита неформальная горизонтальная связь между отделами.

Бронирование. Одним из ключевых моментов работы любой гостиницы является бронирование, рассмотрим поподробнее этот процесс в ЛОК «Марат».

Для повышения процента загрузки гостиницы проводится политика стимулирования продаж номеров компаниям, туристическим агентствам. При групповом бронировании номеров предоставляются дифференцированные скидки на проживание, питание, развлечения.

Более половины всех клиентов гостиницы перед приездом предварительно бронируют номера. Процедура бронирования может быть осуществлена по телефону, а также через коммерческих представителей гостиницы (турагентов и туроператоров), через центральную систему бронирования, почтой, факсом или электронной почтой. Отдел бронирования ответствен за получение и обработку запросов на будущие услуги, проживание. Цель: максимизировать загрузку номерного фонда и соответственно доход гостиницы.

Современные компьютерные технологии позволяют автоматически дать служащему, осуществляющему бронирование, информацию о клиенте, его вкусах и предпочтениях, если бы он обратился повторно. Компьютеры позволяют также обеспечивать служащих этого подразделения многообразной иллюстративной и технической информацией относительно запрашиваемого номера. С помощью компьютеров персонал службы бронирования превратился в специалистов по продажам. Служащие, осуществляющие процедуры бронирования, должны не просто обработать заявки на размещение, а передать клиенту характеристики гостиничного номера и рассказать о преимуществах пребывания именно в этом отеле, чтобы у него возникло желание воспользоваться услугами данной гостиницы. Сегодня нет особой необходимости лишний раз обращаться в службу администратора за информацией о доступных номерах. Подобный перенос функций от службы администратора к службе бронирования весьма важен, поскольку позволяет управленцам прогнозировать не только загрузку, но и доход. Резервируя номер, персонал службы бронирования должен подтверждать его стоимость. Это требование исходит из реальной деловой практики, поскольку большинство гостей, запрашивая бронь, не подтверждает заказ не зная его стоимости. Служащие отеля, принимая заказ от клиента должны укрепить решение клиента остановиться в этой гостинице и поблагодарить его или ее за обращение.

Существенным моментом для персонала службы бронирования является совместная работа с подразделением маркетинга и продаж, когда имеется большой объем группового бронирования. Представители отдела маркетинга и продаж должны владеть информацией об имеющемся объеме номеров для реализации в любой день, когда возникает потенциальный спрос на них. В связи с этим персонал службы бронирования на ежедневной основе должен поддерживать данные о заказанных и доступных номерах для исключения повторного бронирования.

Гостиница придерживается политики привлечения молодых специалистов. Необходимые требования при этом - опыт работы и знание иностранного языка.

Информационные технологии на предприятии. Достижения технического прогресса в области информационных технологий конца XX века прочно завоевали свои позиции в туристской индустрии, в корне изменив процедуру формирования, продвижения и реализации туристских услуг. С появлением национальных и международных систем бронирования, компьютерной сети Интернет, мультимедийных каталогов туристских путешествий по различным направлениям, электронных баз данных по нормативно-правовым актам, систем взаиморасчетов и других современных достижений в области информационных технологий, заметно увеличилось качество предоставляемого продукта, снизилась его себестоимость, сократились затраты туристов на самостоятельный поиск и приобретение необходимого пакета услуг.

Прибыв в гостиницу, клиент нуждается в отдельном номере. Если номер был заказан заранее, то в базе данных забронированных номеров идет поиск номера, заказанного клиентом; в случае, если за клиентом не забронирован номер, то в той же базе данных идет поиск свободного номера. Кроме того, различные службы гостиницы также используют в своей работе компьютерную технику.

Начнем со службы безопасности. Первая задача службы безопасности - это обеспечение правопорядка в гостинице. Технической основой для этого служат телекамеры различных типов, детекторы металла и другая вспомогательная аппаратура. Координация работы телекамер наблюдения может осуществляться как со своеобразного микшерского пульта, так и с помощью компьютера, причем разработчики программного обеспечения ориентируется на человека, имеющего определенные представления о компьютере, а не на специалиста по вычислительной технике.

С помощью компьютерной техники ведется также учет телефонных разговоров (местных, междугородних и международных), учитывается время просмотра платных телевизионных каналов и т.д.

Документооборот. Практически на всех предприятиях существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Рассмотрим основные виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы, используемые в работе подразделений организации. Кроме центрального документооборота гостиницы, существует специализированный документооборот.

В данном разделе перечислены основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для гостиницы.

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаше всего.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много. В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего 3 вида:

* Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

* Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу … в срок до…»).

*Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ЛОК «Марат» и приказы руководства гостиницы. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос или письмо во внешнюю организацию - это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней системе делопроизводства оно, безусловно, необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего, все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером. Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически везде. Причем эти общие атрибуты несколько различны у всех типов канцелярских документов.

Основным атрибутами канцелярского документа являются:

1. Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в организации самостоятельно.

2. Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства гостиницы.

3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника ЛОК «Марат», которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).

4. Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год).

Далее в документах атрибуты, специфические для данного типа документа.

Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

* Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные документы.

* Контролирующее лицо. Это одно из первых лиц гостиницы, которое назначает конкретного исполнителя документа. Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

Внутренние документы помимо стандартных атрибутов могут обладать еще следующими:

* Список подразделений предприятия для ознакомления.

* Контрольный срок ознакомления или исполнения.

* Список исполнителей документа.

Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:

* Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего.

* Список рассылки.

* Контрольный срок ответа. Но данный атрибут встречается редко.

Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы, входящий документ практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы.

Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.

В данном разделе приступаем к рассмотрению процессов обработки документов. Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет фискальные функции: кто и когда задержал выполнение документа.

При этом существует два основных маршрута прохождения документа:

1. Непосредственно исполнителю.

2. На принятие решения в центральный аппарат.

Причем второй маршрут означает то, что наверняка этот документ будет поставлен на контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия. Такие документы (поступающие на исполнение в центральный аппарат) характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является директор Лечебно-оздоровительного комплекса (или его заместитель). Для документов, проходящих по второму маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директор осуществляет контроль за результатами работы.

В основном в нашей организации это происходит по второму пути.

Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка обработки документа контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства.

Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству о потоке документов.

Отчеты условно можно разделить на две большие группы:

* Оперативные. Они выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.

* Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

Оплата труда. Одним из главных разделов в работе предприятия является заработная плата.

Заработная плата - это заработок, рассчитанный, как правило, в денежном выражении, который по трудовым договорам собственник или уполномоченный им орган выплачивает за выполненную работу или предоставленные услуги.

Предприятие самостоятельно, но в соответствии с законодательством, устанавливает штатное расписание, формы и системы оплаты труда, премирования. Учет труда и заработной платы - один из самых важных и сложных участков работы, требующих точных и оперативных данных, в которых отражается изменение численности работников, затраты рабочего времени, категории работников, производственных затрат.

Учет труда и заработной платы занимает одно из центральных мест во всей системе учета на предприятии. Заработная плата является основным источником доходов работников фирмы, предприятия.

Трудовые доходы работника определяются его личным трудовым вкладом с учетом конечных итогов деятельности предприятия или фирмы. Они регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются. Минимальный размер заработной платы устанавливается законодательством.

Табели необходимы как для учета использования рабочего времени всех категорий работников, так и для контроля за соблюдением ими установленного режима работы, расчетов с ними по заработной плате и получении информации об отработанном времени. Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным на его ведение. Табель открывается 1-го числа каждого месяца и передается в бухгалтерию 2 раза в месяц:

- для корректировки суммы выплат за первую половину месяца (аванса);

- для расчета заработной платы за месяц.

Табельные номера устанавливаются на предприятии в целом по порядково-серийной системе, причем каждому производственному подразделению отводится своя серия номеров.

Оперативный учет явок работников и их пребывания на работе ведется в целом по предприятию или по каждому производственному подразделению в специальном табеле учета использования рабочего времени (форма №Т - 12 - предназначенная не только для учета использования рабочего времени, но и для расчета заработной платы, и форма №Т-13 только для учета рабочего времени).

В табель заносятся фамилии всех работников независимо от формы оплаты труда.

Основой организации оплаты труда является тарифная система, которая включает: тарифные ставки, тарифные сетки, схемы должностных окладов, тарифно-квалификационные характеристики.

Тарифная система оплаты труда используется для распределения работ в зависимости от их сложности, а работников - в зависимости от их квалификации и ответственности по разрядам тарифной сетки. Она является основой формирования и дифференциации размеров заработной платы.

На предприятиях существуют в основном две формы оплаты труда - повременная и сдельная. Повременная делится на: простую повременную и повременно-премиальную. Простая повременная оплата проводится по часовым тарифным ставкам, месячным должностным окладам за фактически отработанное время. При повременно-премиальной системе, кроме основного заработка, работники получают премию.

При прямой сдельной системе оплата производится за каждую выработанную продукцию по неизменной расценке. Сдельная расценка определяется путем деления дневной тарифной ставки на норму выработки за смену.

Сдельно-премиальная система оплаты характеризуется тем, что рабочие, кроме основного цельного заработка, получают премии за перевыполнение норм выработки.

Оплата труда подразделяется на основную заработную плату и дополнительную оплату труда.

Учет рабочего времени на предприятиях осуществляется табельным учетом.

Каждому принимаемому на работу присваивается табельный номер и делается отметка в трудовой книжке о зачислении на работу. Бухгалтерия каждому работнику открывает лицевой счет.

Табели делятся тарифными ставками, а так же надбавками и доплатами.

Расчет с рабочими и служащими осуществляется в зависимости от численности рабочих, ведется в различных вариантах по расчетно-платежной ведомости.

При выдаче заработной платы по платежной ведомости (форма №Т-53) на ее титульном листе дается разрешительная надпись на выдачу денег из кассы за подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Заработная плата работникам за первую половину месяца выдается в виде аванса, рассчитанного исходя из данных табеля о проработанном времени и тарифной ставки. Сумма авансов затем удерживается из заработной платы работников, рассчитанной по итогам месяца.

В расчетные ведомости включаются все выплаты, входящие в фонд заработной платы, и отдельные, не входящие в него, если они включаются в среднюю заработную плату, и облагается подоходным налогом.

По определению начисленных сумм заработной платы бухгалтерия производит отражение удержаний из заработной платы. Разница между начисленной суммой заработной платы и удержанием по каждому работнику составит сумму к выдаче.

Выдача заработной платы производится по платежным ведомостям (ф. №Т-53). В ведомости указывается табельный номер, фамилия, имя, отчество работающего и сумма, подлежащая выдаче на руки.

Обеспечение реальными отчетными данными на основе методологии бухгалтерского учета, отражающей действительные процессы, происходящие в каждом предприятии, повысит возможности и отечественных инвесторов по осуществлению инвестиций в украинские предприятия. Кредиторы, покупатели, поставщики, собственники, акционеры, государство - все нуждаются в доступной и понятной экономической информации, получаемой из данных финансовой отчетности, составляемой на разумных принципах и методах бухгалтерского учета.

Финансовая отчетность. Управление финансовой деятельностью осуществляет финансовый директор. Вместе с генеральным директором он несет ответственность за финансовое состояние предприятия.

К финансовой отчетности предприятия, предусмотренной Законом, относятся: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, отчет о собственном капитале и примечания к отчетам, подписываемые руководителем и бухгалтером предприятия.

Целью составления отчета о финансовых результатах является предоставление пользователям полной, правдивой и непредвзятой информации о доходах, расходах, прибылях и убытках от деятельности предприятия за отчетный период.

Основными определениями, которые используются в отчете о финансовых результатах, являются:

• доходы - увеличение экономических выгод в виде поступления активов или уменьшения обязательств, которые ведут к росту собственного капитала (кроме увеличения капитала за счет взносов собственников);

• расходы - уменьшение экономических выгод в виде выбытия активов или увеличения обязательств, которые ведут к уменьшению собственного капитала (кроме уменьшения за счет его изъятия или распределения собственниками);

• убыток - превышение суммы расходов над суммой дохода, для получения которого были осуществлены эти расходы;

• прибыль - сумма, на которую доходы превышают связанные с ними расходы.

Аудит - это независимая экспертиза финансовой отчетности предприятия на основе проверки соблюдения порядка ведения бухгалтерского учета, соответствия хозяйственных и финансовых операций законодательству, полноты и точности отражения в финансовой отчетности деятельности предприятия. Экспертиза завершается составлением аудиторского заключения. В ходе аудиторской проверки финансовых отчетов устанавливаются точность отражения в них финансового положения и результатов деятельности предприятия, соответствие ведения бухгалтерского учета установленным требованиям и критериям, соблюдение проверяемым предприятием действующего законодательства. Особое значение имеет тот факт, что проверку достоверности отчетности предприятия, соблюдение действующего законодательства и составление аудиторского заключения по этому вопросу выполняет независимый. Вопрос определения материальности в процессе аудиторской деятельности является весьма значительным.

Под материальностью информации понимается ее важность для данных финансовых отчетов. Информация является материальной, если ее отсутствие существенно влияет на достоверность финансовых отчетов.

Материальность - предельно допустимый уровень возможного искажения отдельной статьи или финансового показателя в отчетности, а также финансовых результатов в целом, или максимально допустимый размер ошибочной сумме, которая может быть показана в публикуемых финансовых отчетах и рассматриваться как несущественная, то есть не вводящая пользователей в заблуждение.

Необходимо отметить, что материальность в данном случае будет количественной, так как ее можно подсчитать.

На практике, решая вопрос о том, достаточно ли материальна информация, чтобы внести такие изменения, необходимо разграничивать меньшую и большую степени материальности. Информация меньшей степени материальности важна и ее необходимо раскрыть или внести соответствующие ограничения в заключение.

Такую информацию проигнорировать нельзя. Большой степени материальности информация очень важна и значительно влияет на содержание аудиторского отчета. В аудиторских стандартах указываются основные причины, приводящие к отклонениям от стандартного положительного аудиторского отчета.

Так как финансово-экономическая служба является одной из основных служб, то рассмотрим должностную инструкцию главного бухгалтера.

Должностная инструкция главного бухгалтера.

1. Общие положения

• Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора ЛОК «Марат».

• Главный бухгалтер непосредственно подчиняется Генеральному директору ЛОК «Марат».

• В своей работе главный бухгалтер руководствуется Конституцией России, нормативно-правовыми и законодательными актами России, касающимися вопросов организации и ведения бухгалтерского учета и составления отчетности и настоящей должностной инструкцией.

• Квалификационные требования: на должность главного бухгалтера может быть назначен работник, имеющий высшее экономическое образование и стаж финансово-бухгалтерской работы не менее пяти лет.

Главный бухгалтер должен знать:

• Постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы финансовых и контрольно-ревизионных органов по организации бухгалтерского учета и составлению отчетности, а также касающиеся хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

• Формы и порядок финансовых расчетов:

• Порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

• Правила расчетов с дебиторами и кредиторами, порядок списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

• Правила проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств;

• Положения и инструкции по организации бухгалтерского учета, правила его ведения, порядок оформления операций и организацию документооборота;

• Методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности;

• Порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности;

• Средства вычислительной техники и возможности их применения для механизации учета;

• Основы гражданского и трудового, финансового и хозяйственного законодательства;

• Правила внутреннего трудового распорядка предприятия

• Нормы и требования по охране, противопожарной безопасности.

Обязанности главного бухгалтера:

• Осуществляет, исходя из Положения о главных бухгалтерах, организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

• Обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности на предприятии и в его подразделении на основе максимальной централизации и механизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля, разработку и осуществление мероприятий, направленных на соблюдение дисциплины и укрепление хозяйственного расчета.

• Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных и их движением, учет издержек производства и обращения, исполнение смет расходов, реализации продукции, выполнения работ, результатов хозяйственно - хозяйственной деятельности предприятия, а также финансовых и кредитных операций, контроль за законностью, своевременностью и правильностью оформления, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ (услуг), расчеты по заработной плате с работниками предприятий, правильное начисление и перечисление платежей в бюджет взносов на социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам, отчисление средств в фонды экономического стимулирования и другие фонды и резервы.

• Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов, проведением инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств.

• Участвует в проведении экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводственных затрат.

• Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

• Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях материалов в следственные и судебные органы.

• Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет расходов, законности списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.

• Участвует в работе по совершенствованию и в разработке рациональной плановой и учетной документации. Обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности на основе данных первичных бухгалтерских документов и бухгалтерских записей, предоставление ее в установленном порядке в соответствующие органы.

• Оказывает методическую помощь работникам бухгалтерии по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности.

• Руководит работниками бухгалтерии предприятия.

Права главного бухгалтера:

• Получать от исполнителей и руководителей структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих служебных обязанностей;

• Подписывать финансовые документы по приемке и выдаче денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

• Не принимать к оформлению и исполнению финансовые документы, оформленные с нарушением требований порядка приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

• Осуществлять проверки по соблюдению финансовой и кассовой дисциплины, а также по вопросам организации и ведения бухгалтерского учета.

IV. Ответственность главного бухгалтера:

• Качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей;

• Достоверность представляемых отчетов и справок о результатах ревизионных проверок; Неразглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;

• Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

• Соблюдение инструкций по охране труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.



Заключение

Базой прохождения учебно-производственной практики был Лечебно-оздоровительный комплекс ЛОК «Марат». В ходе учебной практики произведено ознакомление с работой комплекса «Марат», с его историей создания, специализацией, организационно-управленческой структурой. Были также изучены функции, права и обязанности работников отдела экономического отдела, рассмотрена организация производства и труда, исследованы формы и методы учета и отчетности.

В ходе практики было выявлено, что руководство ставит перед собой определенную цель, которая в комплексе решается всеми подразделениями, выполняющие свои отличные от других задачи. Бухгалтерская отчетность используется руководством предприятия для анализа издержек производства, использования трудовых ресурсов и т.д.



Библиографический список

лечебный размещение оздоровительный управление

1. Закон №402-ФЗ «О бухгалтерском отчёте»;

2. Горицкая Н.Г. Новая финансовая отчетность;

3. «Бухгалтерский учет и аудит»;

4. Устав лечебно-оздоровительного комплекса «Марат»;

Размещено на Allbest.ru