Размещено на http://www.allbest.ru/

Использование информационных и компьютерных технологий в управлении гостиничным предприятием

Содержание

• Введение
• Глава 1.Роль информационных технологий в повышении эффективности управления гостиничным предприятием
• 1.1 Основные информационные программы в индустрии гостеприимства
• 1.2 Преимущества использования компьютерных программ
• 1.3 Этапы внедрения информационных технологий в систему управления гостиницы
• Глава 2.Анализ использования информационных технологий в гостинице
• 2.1 Общая характеристика гостиницы
• 2.2 Анализ компьютерных программ в подразделениях гостиницы
• 2.3 Рекомендации по совершенствованию информационных технологий
• Заключение
• Список использованных источников

Введение

Современная индустрия гостеприимства за последние годы претерпела весьма существенные изменения в связи с внедрением новых компьютерных технологий. Успешное функционирование на рынке гостиничного бизнеса практически немыслимо без использования современных информационных технологий.

Специфика технологии разработки и реализации турпродукта требует таких систем, которые в кратчайшие сроки предоставляли бы сведения о доступности транспортных средств и возможностях размещения туристов, обеспечивали бы быстрое резервирование и бронирование мест, а также автоматизацию решения вспомогательных задач при предоставлении туристских услуг (параллельное оформление таких документов, как билеты, счета и путеводители, обеспечение расчетной и справочной информацией и др.). Это достижимо при условии широкого использования в туризме современных компьютерных технологий обработки и передачи информации.

Индустрия гостеприимства настолько многолика и многогранна, что требует применения самых разнообразных информационных технологий, начиная от разработки специализированных программных средств, обеспечивающих автоматизацию работы отдельной гостиницы, до использования глобальных компьютерных сетей.

Гостиничный бизнес, являясь одной из самых динамичных сфер экономики, представляет собой высоконасыщенную информационную отрасль. Другими словами, сбор, хранение, обработка и передача актуальной информации являются важнейшим и необходимым условием функционирования любого гостиничного предприятия.

Успех бизнеса некоторых отраслей экономики напрямую зависит от скорости передачи и обмена информацией, от ее актуальности, своевременности получения, адекватности и полноты.

Современные компьютерные технологии активно внедряются в сферу гостиничного бизнеса и их применение становится неотъемлемым условием повышения конкурентоспособности любого туристского предприятия.

Применение компьютерных технологий становится неотъемлемым условием повышения конкурентоспособности любого гостиничного предприятия. В настоящее время информационные технологии рассматриваются как стратегический ресурс развития деловой активности. Особенно важно это в туризме, который является наиболее информационно насыщенной деятельностью.

В связи с этим представляется актуальным анализ влияния информационных технологий на организацию деятельности и перспективы развития гостиничной индустрии.

Целью исследования является рассмотрение влияния информационных технологий на деятельность гостиничных предприятий (на примере гостиницы «Олимп»).

Глава 1.Роль информационных технологий в повышении эффективности управления гостиничным предприятием

1.1 Основные информационные программы в индустрии гостеприимства

За последние десятилетия ничто так не способствовало успешному развитию экономики стран во всем мире как различные технологические инновации. Технический прогресс позволяет создавать новые и улучшать работу существующих предприятий различных направлений.

Компьютерные системы управления гостиничным комплексом позволяют координировать работу даже крупного отеля без особых затрат времени и сил. Несмотря на многочисленность комплексных систем автоматизации гостиничных хозяйств, основные принципы построения подобных систем довольно схожи: все системы представляют собой интегрированные пакеты программ, автоматизирующих деятельность основных служб гостиницы: управление номерным фондом, административной, коммерческой, инженерной, службы общественного питания [2, c. 78].

На сегодняшний день существует несколько профессиональных разработок, которые заслуживают внимания при выборе автоматизированной системы управления.

Рассмотрим основные компьютерные системы обеспечения отеля, применяемые в крупнейших гостиницах мира и России.

Наиболее распространенным универсальным продуктом является комплекс крупнейшей в мире компании «Micros - Fidelio», специализирующейся на создании систем управления для гостиниц и ресторанов на протяжении 20 лет. Такая система установлена на предприятиях более 100 крупнейших гостиничных цепей (Sheraton, Hilton, Marriott, Kempinsky, Hyatt и др.)

Система Fidelio Front Office (FFO) помогает автоматизировать основные этапы работы гостиницы: от компьютерного резервирования номеров, регистрации, размещения и выписки гостей до управления номерным фондом, веления бухгалтерии и финансов. К преимуществам FFO следует отнести: легкость в эксплуатации, обусловленную достаточно простой логикой построения системы и удобством интерфейса, высокий уровень безопасности, обеспеченный строгим разграничением доступа пользователей, гибкость настройки. FFO может успешно использоваться как в отелях, принадлежащих к гостиничным цепям, так и в независимых отелях и пансионатах с совершенно различной технологией работы [17, c. 34].

Среди компьютерных технологий во всем мире широкое распространение получили компьютерные системы резервирования гостиничных услуг.

Впервые понятие «Компьютерная Система Бронирования» (КСБ) появилось в Европе и США в 60-х годах ХХ века. В те годы гражданская авиация находилась на этапе активного развития. "Телефонная" технология бронирования мест туристическими агентами и "бумажная" технология управления заполняемость рейсов авиакомпаниями перестали справляться с обслуживанием растущего пассажиропотока, что и привело к необходимости автоматизации подобного рода деятельности. Первые КСБ были созданы отдельными авиакомпаниями и предназначались исключительно для обслуживания нужд собственных туристических агентов. Спустя некоторое время такой подход привел к тому, что, с одной стороны, в активно работающих турагентствах и гостиницах было установлено несколько терминалов КСБ, принадлежащих различным авиакомпаниям, а, с другой стороны, авиакомпаниям приходилось тратить все больше и больше средств на технологическое развитие КСБ. Логичным решением в этой ситуации стало объединение усилий авиакомпаний в разработке и продвижении КСБ на рынке. Результатом этой интеграции явилось возникновение четырех так называемых глобальных систем резервирования (Global Distribution System - GDS). На настоящий момент к глобальным относят четыре основные системы бронирования: Amadeus, Galileo, Sabre и Worldspan. Вместе эти системы насчитывают примерно 500 тысяч терминалов, установленных в гостиницах по всему миру, что составляет более 90 % рынка, неслучайно их называют «золотой четверкой». Оставшиеся несколько процентов составляют региональные системы резервирование и системы, находящиеся в стадии слияния с одной из вышеперечисленных. Каждая GDS, хотя и является глобальной, имеет свой ареал распространения. Для Amadeus и Galileo - это, прежде всего, Европа, для Sabre и Worldspan - Америка. Интересно, что система Galileo используется в 116 странах мира, более чем 45 тысячами агентств, через которые возможен доступ к информации о ресурсах. По итогам 2007 года Galileo имеет наиболее прочные позиции в Великобритании, Италии, Греции, странах Бени-люкса, Швейцарии, Португалии. В целом доля этой системы на рынке Европы - 29,8% (второе место). Таких результатов Galileo достигло за три года работы на мировом рынке [6, c. 18].

Для таких гостиниц, входящих в гостиничные цепи, как Inter - Continental, Radisson и другие, работа с GDS выполняется централизованно и является неотъемлемой частью маркетинговой стратегии гостиничной цепи в целом.

У независимой гостиницы существует несколько вариантов работы с глобальными системами резервирования: установить у себя терминалы одной или нескольких систем бронирования и начать работать самостоятельно; заключить договор с компанией-посредником, специализирующейся на предоставлении подобного рода услуг; заключить договор с крупным туроператором, уже имеющим доступ к глобальным системам бронирования.

Представление гостиницы в любой GDS обязательно должно включать в себя следующие позиции: общее описание, описание номерного фонда, описание тарифов, цены, информацию о наличии мест.

Любая система резервирования имеет несколько режимов, называемых типами доступа, принципиально различными из которых являются два: тип «А» и тип «В». При доступе по типу «А» подтверждение бронирования возвращается автоматически в течение 7 секунд, что позволяет турагенту полностью обслужить клиента за один визит в офис. При доступе по типу «В» подтверждение возвращается агенту вручную персоналом провайдера или гостиницы в течение 24 часов, что приводит к повторному визиту клиента в турагенство [14, c. 63].

Несомненным лидером в сфере компьютерного резервирования является сеть Internet. Именно поэтому гостиницы создают собственные Internet - серверы, через которые и осуществляется доступ к информации и бронированию в GDS.

Возможности Internet для гостиниц не ограничиваются только работой с GDS. Основными преимуществами для гостиницы являются широкий охват аудитории (более 100 млн. человек в мире) и невысокие накладные расходы, по сравнению с GDS. Следовательно, Internet - реальный конкурент КСБ, так как работа через Internet может производиться на любых серверах, любое количество раз, любым частным лицом, стремящимся сэкономить на гостинице, в то время как с GDS работают только профессионалы. А преимущество GDS состоит в том, что любая гостиница, загрузив информацию о себе, может быть уверена, что эту информацию увидит каждый турагент, а для размещения данных о гостинице в Internet нужна кропотливая работа по занесению их в различные поисковые системы, справочники и каталоги.

Существует еще одна не менее успешная программа - Horse-21.Экзотическое имя системы объясняется просто - это аббревиатура названия Hotel Reservation Service. Horse-21 принадлежит голландской компании Hors BV и действует в Европе с 2000 года. Её база данных содержит информацию о более 240 тысячах отелей. Среди систем бронирования эта система имеет пять основных преимуществ: реальный online (подтверждение брони в течение нескольких секунд); централизованная система получения комиссионных; уникальная база данных отелей; возможна работа без абонентской платы, сегментных норм, депозитов; простота использования: не нужно обучения, специального программного обеспечения, оборудования.

Порядок работы в системе Horse-21 предельно прост: шаг 1 - задание критерия по схеме: страна - город - предпочтительная цена - дата поездки; шаг 2 - выбор отеля из предлагаемого списка, отсортированного по возрастанию цены, по каждому отелю можно посмотреть текстовое описание и несколько фотографий; шаг 3 - бронирование, указываются данные туристов и номера дебетовых карт. Также система позволяет вести статистику бронирования, контроль оплат [16, c. 105].

Кроме систем компьютерного бронирования услуг в гостиничном бизнесе широко применятся программы обеспечения управления различными службами отеля.

Система Lodging Touch создана американской компанией MAI Hospitality, являющейся одним из лидеров в разработке программ для индустрии гостеприимства. Она представляет собой интегрированный пакет программ, автоматизирующий различные отделы гостиницы: портье, ресторанную службу, отдел продажи, организации банкетов. Lodging Touch может быть связана с такими периферийными системами, как бухгалтерские программы, системы оптимизации прибыли гостиницы, платное телевидение, системы телефонные, контроля доступа в номера и др.

Программа Lodging Touch - Портье выполняет функции бронирования номеров, заселения и выписку гостей, начисления платежей и процедуру ночного аудита. Здесь можно посмотреть отчет по состоянию гостиницы, получить различную справочную информацию (гостевые карточки, паспортные данные).

К числу некоторых других программных модулей системы относится блок управления тарифами, блок управления номерным фондом (для составления графика уборки номеров и работы горничных). Стоит отметить наличие в системе Lodging Touch программного блока работы с турагенствами, позволяющего выполнять оформление заявок от агентств, расчет комиссионных, определение скидок и специальных предложений, просмотр статистики.

Система Nimeta. Это сравнительно новый продукт, предназначенный для малых и средних отелей. Работа системы Nimeta предоставляет возможность аренды и использования системы управления посредством Internet - технологий. Эта технология заключается в том, что данные о гостинице и, собственно, сама программа системы управления гостиницей находятся вне гостиницы на специально отведенном сервере. Такой сервер находится в оборудованном сервис - центре Internet-провайдера. Таким образом, для подключения и использования системы Nimeta достаточно просто иметь компьютер и выход в Internet.

У нас в стране внедрение компьютерных систем управления гостиницами (Property Management System/PMS) на основе западных технологий началось с появлением высококлассных отелей, многие из которых работают в соответствии с корпоративными правилами, диктующими «преданность» той или иной системе [22, c. 82].

На сегодняшний день на предприятиях гостеприимства в России используют несколько программ для гостиничных предприятий: Fidelio, системы «золотой четверки» GDS, SAHARA, Lodging Touch, Horse 21, характерные и для мировых гостиниц, а также Hotel - 2000, Синимекс - Гостиница, Эи - отель, Ининг - Гостиница, Эдельвейс, характерные только для России. Рассмотрим данные программы более подробно.

Наиболее распространенная система обслуживания в нашей стране - система Fidelio, она полностью русифицирована и адаптирована для российского рынка. Как правило, она устанавливается гостиницами совместно с популярно расчетно-кассовым комплексом Micros. Дополнительно могут устанавливаться программа автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, программа организации отдела продаж и маркетинга, программа главного инженера. Все программы работают как единая интегрированная система в операционной среде Windows.

Эксклюзивным дистрибьютором фирмы Micros - Fidelio на российском рынке в течение 12 лет является компания HRS (Hotel & Restaurant System). HRS выполняет установку «под ключ» программного и аппаратного обеспечения, проводит обучение персонала, осуществляет поддержку пользователей.

В России система управления FFO успешно внедряется в отелях, входящих в западные цепочки: «Marriot» (Москва), «Рэдиссон САС Лазурная Отель» и «Рэдиссон САС Лазурная Пик Отель» (Сочи), «Шератон Палас» (Москва), «Арарат Парк Хаятт» (Москва), и в независимых гостиницах: «Аэростар» (Москва), «Атриум Палас Отель» (Екатеринбург), «Арарат Норд» (Санкт-Петербург), «Чукотка» (Анадырь), «Версаль» (Владивосток), «Парк-Отель» (Анапа) и многих других [4, c. 57].

Что касается GDS, они достаточно широко применяются на российском рынке. К данному классу принадлежат система резервирования мест в гостиницах «Алеан» (Аlеаn.ru) и система SAHARA.

Компания «Алеан» была создана в 1999 году на базе компании-туроператора РВБ (Российское воинское братство) специально для внедрения на отечественный рынок глобальной системы бронирования и продаж туров. Проектированием системного комплекса занимались собственные программисты компании. Однако оптимальный маркетинговый облик продукт обрел лишь с привлечением специалистов, знакомых не только с информационными технологиями, но и со спецификой туристического рынка. Покупателями здесь могут быть как турфирмы, так и индивидуальные клиенты. Такую возможность система получила в силу полной своей ориентации на Internet-технологии. Для индивидуальных клиентов оформление и оплата заказа пока происходит в off-лайновом варианте (в офисе фирме или по месту прибытия на отдых).

Применительно к России также следует упомянуть систему резервирования SAHARA. Для российских гостиниц, принимающих западных туристов, представление во всех системах, входящих в «золотую четверку», сегодня является уже необходимостью, а не просто данью моде. Для гостиниц, ориентирующихся на внутренний туризм, более предпочтительно представление в системе SAHARA. Российским гостиницам следует войти в системы, альтернативные глобальным, в системы, существующие в сети Internet. Главным недостатком системы SAHARA является то, что она не приспособлена к интеграции с Internet и созданию собственных Internet-серверов, через которые обеспечивается доступ к информации.

Система Galileo из семейства GDS на российском рынке компьютерных технологий в гостиничном бизнесе занимает 2 место. Но такой результат достигнут всего за 4 года работы. «Мы понимаем, что мы - вторые, но это почетное место», - говорит руководитель представительства в России Сара Кроу8. Развитие данной системы происходит очень стремительно, делая работу отечественных гостиниц более быстрой и продуктивной.

С 1998 года работает на российском рынке компания Libra International. Благодаря её деятельности в России появились: системы Lodging Touch, Open Spa, комплекс программных продуктов epitome Enterprise.

В отличие от других подобных систем, Lodging Touch функционирует в операционной среде Windows NT, что значительно расширяет ее деятельность, а также позволяет легко освоить работу с ней даже неискушенному пользователю. Примечательно, что система Lodging Touch стыкуется с российскими бухгалтерскими программами, например, с системой «Парус». На сегодняшний день эта система - наиболее современное программное средство комплексной автоматизации гостиничного бизнеса. В числе 4500 клиентов компании такие российские гостиницы как «Ренессанс», «Аэростар», «Метрополь», «Международная», «Эридан», «Союз» [7, c. 116].

Система управления санаторным обслуживанием Open Spa установлена во многих санаторно-курортных комплексах Центральной Европы. В России первой организацией, выбравшей Open Spa, стал санаторий «Голубая волна» в Геленджике

Комплекс программных продуктов Epitome Enterprise разработан корпорацией HIS (США), одним из мировых лидеров в области информационных технологий для индустрии гостеприимства. Информационные решения HIS обеспечивают функционирование многих всемирно известных отелей и гостиничных цепей. Клиентами компании являются свыше 4000 гостиниц различного уровня в 83 странах мира. В России системы семейства epitome Enterprise установлены примерно в 50 отелях. Среди пользователей системы как небольшие гостиницы («Саввой» и «Катерина» в Москве, «Влад Инн» во Владивостоке), так и крупные комплексы (московские «Космос» и «Измайлово», «Рэдиссон САС Лазурная Парк Отель» в Сочи). Они оптимизируют систему управления гостиницей, систему бизнес-коммуникаций, бизнес-аналитики.

По словам специалистов, этому способствуют 5 основополагающих принципов: стабильность, функциональность, простота использования, минимальные требования по обслуживанию и обработки информации [18, c. 51].

Из российских разработок выделяются программное обеспечение компании «Интеротель» (ее продукты появились на рынке в середине 90-х гг. ХХ века и по сей день функционирует в нескольких десятках российских отелей, среди которых гостиница «Россия») и системный комплекс «Hotel-2000», разработанный компанией «Интурсофт» и используемый примерно в 10 российских гостиницах, среди которых: «Академическая», «Узкое» (Москва), «Брест Палас Отель» (Великий Новгород), «Сахалин-Саппоро» (Южно-Сахалинск), пансионат «Урал» (Анапа).

Система «Hotel-2000» осуществляет автоматизацию основных гостиничных служб. В ней реализована гибкая система расчетов с гостями, обеспечен контроль за работой кассиров, осуществлено управление номерным фондом, обеспечивая контроль за работой горничных. В систему встроен мощный аналитический аппарат, позволяющий посредством системы запросов сформировать для менеджеров гостиницы более 100 различных статистических, операционных, аудиторских и финансовых отчетов. «Hotel-2000» также дает возможность управлять процессом включения и отключения телефонных номеров и осуществляет перенос информации о телефонных переговорах на общий гостевой баланс. Система может быть связана с любой системой ограничения прав доступа, установленной в гостинице. Управление системой электронных замков осуществляется с использованием магнитных карт [17, c. 98].

Единственным российским разработчиком, который вышел на мировой рынок со своим программным продуктом для гостиниц, стала компания «Рек-софт» из Санкт-Петербурга.

Первая установка системы «Эдельвейс» за рубежом была произведена в 1996 году в небольшой швейцарской гостинице. В настоящее время система «Эдельвейс» установлена более чем в 400 отелях разных стран. В России это «Скандинавия», «Гельвеция» и «Grand Hotel Emerand» 5 звезд в Санкт-Петербурге, «Victoria Palace Hotel» в Астрахани, «Версаль» в Хабаровске, санаторий «Черноморье» в Сочи. Основная задача системы «Эдельвейс» - автоматизация служб резервирования и размещения («Портье»), коммерческого отдела, бухгалтерии, проживания, службы горничных, сервис-бюро, бизнес-центра, телефонной службы отеля.

1.2 Преимущества использования компьютерных программ

Одной из сфер широкого применения компьютерных информационных технологий является туристский бизнес, который является одной из активно развивающихся сфер экономики, и представляет собой высоко насыщенную информационную область, где сбор, хранение, обработка и передача информации являются важнейшим и необходимым условием функционирования предприятия.

В современных условиях информатизации и компьютеризации быстрое развитие туристского бизнеса в России требует нового подхода к обработке информации и процессу принятия решений. Деятельность организационных систем в туристском бизнесе, сопровождающаяся процессом генерации большого объема информации и требующая оперативной обработки для принятия решений, может осложняться рядом факторов, таких как передача неполной, неточной или ошибочной информации, непостоянство характеристик и условий функционирования самих систем, наличие человеческого фактора, т.е. участие людей, обладающих свободой действия.

Анализ существующего программного обеспечения для туристских предприятий показывает, что подавляющая масса программ предоставляет возможность для ввода, редактирования и хранения информации о турах, гостиницах, клиентах, расписании транспортных средств и поступлении заявок. Все они без исключения дают возможность печатания множества различных документов - от анкет, ваучеров и списков туристов до описания гостиниц, туров и т.д. Большинство программных продуктов позволяют контролировать оплату туров, печатать платежные документы, вести учет мест в гостинце и на транспорте. Одной из важных функций подобных программ является также автоматический расчет стоимости туров с учетом индивидуальных и групповых скидок, комиссионных, курсов валют и других факторов [14, c. 64].

Применение компьютерной технологии в туристском процессе улучшает управляемость (ускоряются циклы управления), обеспечивает рост интеллектуальных возможностей всей системы управления, улучшает качество управления за счет системы использования банков данных, экспертных систем и прогноза принимаемых решений.

Основным направлением деятельности туристской организации является процесс разработки и продвижения туристского продукта на рынок. Процесс разработки нового туристского продукта является наиболее ответственным, поэтому именно этот этап нуждается в создании программного продукта, обеспечивающего информационную поддержку процесса принятия решения. Для принятия решения наиболее важным является: во-первых, быстрота процесса принятия решения; во-вторых, обоснованность выбора маршрута, транспортных средств, места проживания и т.д., для чего необходимо создание модели, позволяющей варьировать возможные варианты маршрутов, просчитывать наиболее выгодные; осуществлять ценовую проработку; прогнозировать спрос и популярность новых туров; проводить модельный эксперимент, имитирующий «экспериментальный заезд».

Успешное функционирование фирмы на рынке туристского бизнеса практически немыслимо без использования современных информационных технологий. Специфика технологии разработки и реализации турпродукта требует таких систем, которые в кратчайшие сроки предоставляли бы сведения о доступности транспортных средств и возможностях размещения туристов, обеспечивали бы быстрое резервирование и бронирование мест, а также автоматизацию решения вспомогательных задач при предоставлении туруслуг (параллельное оформление таких документов, как билеты, счета и путеводители, обеспечение расчетной и справочной информацией и др.). Это достижимо при условии широкого использования в туризме современных компьютерных технологий обработки и передачи информации.

Индустрия туризма настолько многолика и многогранна, что требует применения самых разнообразных информационных технологий, начиная от разработки специализированных программных средств, обеспечивающих автоматизацию работы отдельной туристской фирмы или отеля, до использования глобальных компьютерных сетей. На сегодняшний день в туризме используется достаточно много новейших компьютерных технологий, например, глобальные компьютерные системы резервирования, интегрированные коммуникационные сети, системы мультимедиа, Smart Cards, информационные системы менеджмента и др [21, c. 148].

Организовать работу гостиничного комплекса с максимальной эффективностью и в соответствии с современными мировыми требованиями можно только с использованием современных компьютерных технологий. Вопрос комплексной автоматизации процессов бронирования, регистрации и размещения гостей, расчетов с ними, агентами, туроператорами является весьма актуальным для российских гостиниц.

Любая гостиница - это единый организм, слаженное функционирование которого требует комплексной автоматизации.

Программы, которые позволяют координировать бизнес-процессы отеля, называются автоматизированными системами управления (АСУ) или PMS (Property Management System).

Основой PMS-системы является автоматизация процессов бронирования номеров, приема и размещения гостей, расчетов с ними, а также контроль за состоянием номерного фонда.

Развитие PMS-систем начиналось именно с такого функционала, а PMS-системы ранее так и назывались - Front-Office (системы портье). Современные PMS-системы, помимо описанных функций, включают такие возможности, как расчеты с контрагентами, управление взаимоотношениями с турагентствами, ведение бонусных программ для постоянных гостей, функции управлений клубом и т.п. PMS-системы стыкуются с разнообразными дополнительными системами, работающими в гостинице. Среди них наиболее часто встречаются финансово-бухгалтерские, системы электронных дверных замков, телефонные станции, системы ресторанной автоматизации [10, c. 66].

Основа АСУ - это информационная система и обширные базы данных. Все материалы о работе гостиницы и ее смежных департаментов накапливаются и хранятся на мощном сервере. К такой информационной системе, построенной с использованием технологии «клиент-сервер», имеют доступ в соответствии с установленными правами клиенты и сотрудники гостиницы.

Обычно АСУ гостиницы включает автоматизированные рабочие места разных подразделений отеля (персональные компьютеры с соответствующим программным обеспечением), связанные между собой и с сервером баз данных локальной сетью. Сервер подключен к Интернету, обеспечивая возможность удаленного бронирования номеров гостиницы прямо на сайте в режиме on-line.

Таким образом, АСУ - это:

· способ накопления и источник получения полной и своевременной информации о госте и текущем состоянии гостиницы, поступающей из смежных систем в удобной форме, а, следовательно, основа информационной системы отеля;

· инструмент и средство управления и быстрого реагирования на постоянно меняющиеся ситуации в гостинице и на рынке;

· способ повышения уровня сервиса гостей и качества работы персонала;

· система автоматизации всех этапов работы с гостем от приемки заявки до окончательного расчета;

· возможность эффективного использования номерного фонда и других элементов гостиницы, а, следовательно, и увеличения ее доходов;

· инструмент для кадровой политики, позволяющий четко разграничивать права персонала в системе и контролировать действия отдельных сотрудников;

· новые возможности в области управления и сервиса, т.к. накопленные данные становятся бесценным капиталом для гостиницы. Базы данных «истории гостя» позволяют поощрять постоянных клиентов, точно изучать целевой рынок гостиницы, прогнозировать спрос на услуги, проводить эффективную маркетинговую и кредитную политику [7, c. 130].

Специализированный пакет программ, составляющий АСУ гостиницы, обеспечивает непосредственную работу персонала на своих рабочих местах и оперативное принятие решений на всех этапах технологического цикла от резервирования мест до получения отчета по деятельности гостиницы.

АСУ бывают типовые и заказные (конкретная форма и ее конкретные задачи). Заказные системы в России разрабатывались в условиях, когда внутренняя структура большинства отелей и законодательство почти не менялись.

Системы учитывали интересы конкретного отеля и отрасли, постепенно автоматизируя отдельные участки работы. Сегодня поддерживать такую систему в условиях меняющегося законодательства и постоянных нововведений в гостиничном бизнесе трудно. Поэтому сейчас разрабатываются и применяются, в основном, типовые системы.

Многие представленные на рынке программные продукты в области автоматизации гостиничного бизнеса хорошо зарекомендовали себя на практике, постоянно совершенствуются и обновляются фирмами-разработчиками в соответствии с потребностями пользователей. Во многих программных продуктах на этапе их инсталляции осуществляется настройка параметров на нужды конкретной гостиницы.

Кроме того, фирмы-разработчики осуществляют сопровождение своих программных продуктов и обучение пользователей, как правило, на их рабочих местах в режиме реального функционирования системы. Все это способствует широкому внедрению типовых программных продуктов в области гостиничного бизнеса.

Среди зарубежных информационных гостиничных систем наиболее известной является система Fidelio, а также Lodging Touch. К настоящему времени появился и успешно функционирует ряд разработок отечественных фирм, обеспечивающих автоматизацию управления гостиничным комплексом.К ним относятся программные продукты «Эдельвейс», «Реконлайн», «Барсум» (фирма «Рек-Софт»), система Hotel-2000 (фирма «Интур-Софт»), программный комплекс «Русский отель» (Фирма «Сервис плюс» совместно с фирмой «Ист Консепт»), системы «Отель-Симпл», «Меридиан-1» (фирма Nortel), система Kei-Hotel (фирма Kei-Company).

Наиболее перспективными разработками для автоматизации работы гостиниц являются программные продукты, разработанные фирмой «Рек-Софт». Этот комплекс состоит из ряда взаимосвязанных программ: «Эдельвейс», «Реконлайн», «Барсум». Любая отрасль хозяйства на современном этапе развития не может обойтись без мощной информационной поддержки. С точки зрения технических достижений, компьютерная революция в сфере туристского бизнеса России превзошла все ожидания.

С точки зрения экономических затрат на внедрение компьютерных технологий, нужно отметить, что в каждой гостинице выделяются различные средства на данные цели. Очевидно, что успех в применении компьютерных технологий не связан однозначно с уровнем расходов на них [9, c. 58]. Некоторые гостиницы считают подобные расходы неоправданными; другие, наоборот, делают большие расходы, используя в работе новейшее программное обеспечение. Очевидно, что желание идти в ногу со временем побуждает руководство гостиниц приобретать новейшее программное обеспечение, тем самым, увеличивая инвестиции на компьютеризацию.

Влияние инвестиций на будущее гостиницы огромно: фактически в них лежит ключ к стратегическим успехам или неудачам в области компьютеризации. Если руководители не выделяют эти средства в отдельную статью и не понимают природу ресурсов, которые они инвестируют, развитие компьютеризации не будет иметь четких целей и позиция гостиницы на рынке будет легко уязвима.

1.3 Этапы внедрения информационных технологий в систему управления гостиницы

Автоматизация - сложный и дорогостоящий процесс, к которому владельцы и управляющие гостиниц приходят постепенно, критично оценивая возможности отдачи от инвестиций и свой кадровый потенциал, тщательно выбирая функционал, поставщиков систем и состав оборудования. В гостинице системы необходимо профессионально установить и настроить, организовать обучение персонала, обеспечить надежную, бесперебойную работу техники и четкую организацию технологических процедур и, наконец, добиться эффективной эксплуатации установленных технологий.

Практика показала, что российский подход с созданием «очень простой и все охватывающей системы», давно себя изжил. Даже крупные западные корпорации по разработке прикладного программного обеспечения для гостиниц уже давно отошли от создания гостиничных систем, охватывающих все подразделения такого сложного организма. Во-первых, каждая гостиница подбирает системы выборочно и постепенно, исходя из своих потребностей и бюджета. Во-вторых, универсальная система слишком тяжеловесна технически, трудно и долго разрабатывается, требует большого количества специалистов-разработчиков и технологов различных узких специализаций, и практически не поддается сбалансированному развитию и качественному сопровождению [17, c. 144].

Поэтому современные решения автоматизации отелей базируются на скоординированном взаимодействии нескольких специализированных систем, поставляемых в гостиницу профессиональными компаниями, которые могут не только качественно установить свои системы и обучить персонал, но также обеспечить хороший уровень круглосуточного технического и технологического сопровождения. Все системы выбираются по следующим основным критериям:

1. Техническое решение.

2. Функциональные возможности.

3. Простота и эффективность работы.

4. Надежность.

5. Возможность развития.

6. Цена.

Как правило, последний показатель достаточно объективно отражает вес вышеприведенных позиций. Отельеры обычно говорят: «Сколько система стоит, на столько она и эффективна» [6, c. 19].

При выборе систем часто обращаются за рекомендациями к гостиницам, уже прошедшим путь автоматизации полностью (что встречается крайне редко, как и абсолютное совершенство) или частично, с целью получить отзыв о программном продукте, качестве установки и обучения, репутации компании-поставщика и взаимоотношениях с ней в ходе эксплуатации.

Индивидуальный выбор может привести к ситуации первой или последней (или, что еще хуже, первой и последней) установки системы, а это очень опасно для гостиницы, так как оставляет ее наедине с возможными проблемами и рано или поздно заставляет гостиницу заменить установку.

Наиболее распространенные гостиничные системы, которые применяются в мировой практике:

· Система управления гостиницей (PMS - Property Management System);

· Система управления рестораном (Point Of Sales);

· Система управления мероприятиями (Sales & Catering);

· Система телефонного сервиса (Telephone Management System);

· Система электронных ключей (Key System);

· Система электронных минибаров (Mini-bar System);

· Система интерактивного телевидения (Video Services System);

· Система энергосбережения (Energy Management System);

· Система обработки кредитных карт (Credit Card Authorization System);

· Система складского учета и калькуляции (Food & Beverage);

· Система финансово-бухгалтерского учета (Accounting System);

· Система центрального бронирования (Central Reservation System);

· Система интернет-бронирования (Web Reservation System);

· Система кадрового учета (Human Resource System);

· Система безопасности (Security System) [22, c. 89].

Список далеко не полный, но система управления гостиницей (PMS) по праву идет в нем под первым номером, так как все остальные установки являются при всей их необходимости, важности и объему обрабатываемой информации вторичными по отношению к PMS в процессе автоматизации. Система управления гостиницы образует своего рода солнечную систему и является «солнцем», вокруг которого «вращаются большие и малые планеты» других систем.

При выборе гостиничных систем следует выяснить, как они будут взаимодействовать между собой на месте. Если взаимообмен информацией проводится в обобщенном виде (например, статьи бухгалтерской реализации и оплаты), можно не тратиться на координацию компаний-поставщиков и установку программ взаимодействия систем (интерфейсов), а производить ввод данных вручную с выходных форм. Если же поток данных детализирован и многочислен (например, телефонные и ресторанные счета, калькуляция блюд, поток броней), без интерфейсов не обойтись, так как в этом случае существенные трудозатраты и ошибки обойдутся дороже.

Акцентируем внимание на качестве работы интерфейсных программ - «перешейков» общей автоматизации гостиницы. Естественно лучше, если у компании-поставщика есть уже стандартный и отлаженный интерфейс, имеющий возможность настройки под конкретную партнерскую систему. Если нет, вновь написанная интерфейсная программа должна быть тщательно проверена в эксплуатации и надежно расположена в системе, то есть, установлена на компьютере, не подверженном энергетическим сбоям и остановкам. Иначе качество и надежность взаимодействующих систем будут сведены к нулю.

Почему интерфейсы можно назвать «перешейками» между системами? В подавляющем большинстве случаев специализированные гостиничные системы достаточно функционально обособлены, они разработаны для разных целей, имеют разную специфику, эксплуатируются разным персоналом в разных службах и требуют различных знаний (сравните, Система управления мероприятиями, Система электронных ключей, Система финансово-бухгалтерского учета). Следовательно, структура базы данных, дизайн экранных форм и подход к отчетности в каждой системе могут быть специфическими. Интерфейс передает из одной партнерской системы в другую всего несколько полей (от 1 до 20), являющихся ключевыми для данного взаимодействия, и чем лучше продуманы процедуры работы взаимосвязанных подразделений гостиницы и отлажены информационные потоки, тем изящнее и надежнее интерфейс, то есть тем меньше информационных полей он передает. Тем самым минимизируется дублирование информации в партнерских системах гостиницы.

Большинство гостиничных интерфейсов работает в реальном режиме времени (on-line), некоторые функционируют в режиме периодического экспорта-импорта информации. Согласование режима передачи, формата и системного расположения передаваемых между системами данных являются ключевыми вопросами для создателей интерфейсных программ и их пользователей - специалистов гостиницы [17, c. 154].

Ниже приводится пример простейшего взаимодействия гостиничных систем. Системы управления гостиницей и управления рестораном (если ресторан находится в управлении гостиницы) являются базовыми по отношению к остальным системам. Причины этого следующие:

1. Эти системы хранят и обрабатывают информацию по основным услугам гостиницы - проживанию и питанию, и наиболее ей необходимы.

2. Эти системы задействованы в процессе непосредственного обслуживания гостей (поселение, выписка, меню, чеки, счета), и к ним предъявляются особые требования по быстродействию и дизайну в зоне обслуживания (Front Office).

3. Именно с покупки этих систем начинается процесс автоматизации гостиницы, и их техническое решение влияет на выбор остальных систем.

Небольшие или недорогие гостиницы могут вообще ограничиться приобретением только этих двух систем, так как даже постепенную установку 5 и более систем могут осилить гостиницы размером не менее 100 комнат и со средним тарифом не менее 100 $ за комнату в сутки [14, c. 162].

гостиничный сектор

Глава 2.Анализ использования информационных технологий в гостинице

2.1 Общая характеристика гостиницы

Гостиница «Олимп» расположена в центре города, построена по европейским стандартам, имеет оригинальный дизайн. Гостиница имеет удобные подъездные пути, а также благоустроенную освещенную прилегающую территорию, и площадку для парковки. Работает круглогодично, может использоваться для длительного пребывания. Уровень комфорта равен уровню 4-х звезд.

Услуги, предоставляемые гостиницей:

Бизнес-центр и конференц-зал на 70 и 25 мест, бар и кафе с отличной кухней, солярий, массажный кабинет, сейфы для хранения документов, магазин сувениров, разнообразная экскурсионная программа, доставка до вокзалов и аэропорта.

В таблице 1 указаны цены на размещение в гостинице «Олимп».

Таблица 1 Цены на размещение в гостинице «Олимп», руб.

Категория номера	1 взрослый	2 взрослых
Апартаменты	5600-5900	6260-6500
Люкс (двухкомнатный номер)	4800	5440
Полулюкс (двухкомнатный номер)	3800	4400
Полулюкс (однокомнатный номер)	3800	4400
Студия (одноместный номер)	3360	3940
Одноместный улучшенный номер	2660	3210
Одноместный номер	2200	2640
Двухместный номер	2660	3120

В стоимость номера входит НДС, местные телефонные переговоры. Завтрак «Шведский стол» 230 руб., включая НДС, оплачивается отдельно.

За проживание ребенка в возрасте до 12 лет без предоставления места плата не взимается. При предоставлении ребенку до 12 лет основного места, а также при проживании с родителями двух и более детей взимается плата согласно прейскуранту.

Гостиница не взимает плату за бронирование номера. Для групповых и массовых заездов действует система скидок.

Расчетный час - 11.00. Время заезда в гостиницу с 12.00 текущих суток. Гарантированное заселение с 0.00 до 8.00 текущих суток оплачивается в размере 50% от суточной стоимости номера и производится по предварительной брони. При не заезде в указанную в брони дату взимается плата за фактический простой номера или места, но не более чем за сутки.

В соответствии с уставом основной задачей гостиницы «Олимп» является предоставление гостиничных услуг и обеспечение при этом максимальной экономической эффективности коммерческой деятельности предприятия на рынке гостиничных и туристических услуг. Для достижения поставленных целей имеется необходимая материальная база.

Основными ресурсами используемыми организацией, является: люди (трудовые ресурсы), капитал (финансовые ресурсы), материалы (материальные ресурсы), технологии и информация. Организационная структура гостиницы «Олимп» представлена на рис. 1.



Рис. 1. Организационная структура гостиницы «Олимп»

В гостинице работают два заместителя директора. Один из них ответственный за гостиницу. Второй заместитель ответственный за ресторан. Деятельность юриста, классифицируется на общие вопросы по гостинице и на работу с клиентами гостиницы. Бухгалтерия разделяется на работу с общей документацией по гостинице, работа с клиентами, работа ресторана. Сектор информационных технологий включает в себя системного администратора и программиста. Техническая служба включает в себя инженера по технике безопасности, инженера здания гостиницы. Служба энергетики занимается бесперебойным обеспечением электричества в гостиничном комплексе. Ресторан включает в себя банкетный зал, ночной бар.

Служба приема и размещения. Служба приема и размещения является структурным подразделением филиала. Служба приема и размещения создана в целях оказания качественных услуг потребителям и получения прибыли. Служба приема и размещения находится в подчинении директора филиала. В состав службы приема и размещения входят следующие подразделения:

- отдел бронирования;

- отдел приема и расчетов;

- отдел сервиса;

- жилые секции.

Отдел бронирования:

- осуществляет прием заявок (в устной форме, письменном виде, по телефон' по факсу) на бронирование номеров и дополнительны услуги. Обрабатывает их и составляет необходимую документацию (граф заезда гостей на каждый день, неделю, месяц, квартал, год);

- направляет в письменном виде подтверждение или отказ в течение 1 дня;

- составляет графики загрузки номерного фонда на неделю и на каждый день;

- проводит координационную работу с другими структурными подразделениям при получении комплексной заявки на обслуживание;

- осуществляет контроль за обслуживанием гостей, пользующихся услугам гостиничного комплекса;

- готовит калькуляцию на обслуживание и согласовывает с клиентом формы оплаты;

- направляет заявку в отдел приема и расчетов и дает квоту номеров на свободное поселение;

- передает информацию в ресторан;

- ведет картотеку гостей. Собирает информацию о госте от всех подразделений гостиницы, обобщает ее и заносит в картотеку.

Отдел приема и расчетов:

- распределяет номера на основании графика заезда и заявок, квоты свободной поселения, направленных отделом бронирования;

- ведет учет свободных мест в гостинице;

- приветствует гостя и информирует о предоставлении основных и дополнительных услуг, о форме и порядке их оплаты, доводит до сведения: условия соблюдения порядка проживания в гостинице, оказывает помощь гости при заполнении анкеты для проживающих;

- соблюдает паспортно-визовый режим;

- контролирует соблюдение сроков проживания, своевременно ставит вопрос об их продлении;

- контролирует подготовку номеров к заселению;

- обеспечивает выполнение инструкций по пропускному режиму в гостинице;

- контролирует качество уборки и санитарное состояние общественных помещений (вестибюли, холлы, места отдыха, туалеты);

- обеспечивает сохранность принятых в установленном порядке на временное хранение ценностей;

- обеспечивает учет и сохранность ключей от номеров и выдает их проживающим по предъявлению «карты гостя»;

- своевременно вручает клиентам адресованную им корреспонденцию;

- производит все расчеты с клиентами за проживание в гостинице предоставленные услуги;

- в случае причинения потребителем ущерба имуществу гостиницы либо его утраты принимает меры к возмещению ущерба, а при отказе оформляет документы в установленном порядке.

Отдел сервиса:

- сортирует и передает приходящую на имя гостей корреспонденцию;

- проводит необходимые организационно-технические мероприятия в соответствии с заявкой на обслуживание;

- дает устные справки, касающиеся распорядка работы служб гостиницы расположения местных достопримечательностей, маршрутов транспорте репертуара театров, времени работы музеев, выставок, магазинов и т.д;

- осуществляет заказ автотранспорта, автобусов;

- рекламирует и организовывает дополнительные услуги;

- контролирует своевременное обновление гостиничной информации и рекламы;

- контролирует исполнение заказов на питание в номер;

- организовывает оказание неотложной медицинской помощи гостям.

Жилые секции:

- обеспечивает чистоту, надлежащее техническое состояние и порядок в жилых помещениях, коридорах фойе и подсобных помещениях в соответствии со стандартами чистоты и гигиены, установленными в гостиницах;

- информирует отдел приема и расчетов о готовности номеров к заселению;

- обеспечивает загрузку мини-баров и своевременно информирует отдел приема и расчетов об их использовании;

- проявляет бдительность в вопросах безопасности гостей и их имущества, а также имущества гостиницы.

В течение года сильная сезонность загрузки гостиницы не наблюдается. В зимний период заполняемость гостиницы хуже, чем в летний. Сильная разгрузка номеров наблюдается в рождественские праздники в период с 25 декабря по 15 января, 23 февраля, 12 июня, 8 марта. Основными клиентами гостиницы являются:

- командировочные от крупных предприятий, которые приезжают несколько раз в год и являются постоянными клиентами гостиницы;

- спортивные команды. Клиенты, приезжающие с целю посещения, проведения спортивных мероприятий. Приезжают в основном в праздничные, выходные дни;

- корпоративные клиенты. Приезжают с целью проведения корпоративных мероприятий;

- клиенты с целью туризма. Туристические группы и самодеятельные туристы. Группы приезжают летом, самодеятельные туристы приезжают в любое время года;

Проведём анализ деятельности исследуемого предприятия на основе балансовых данных, сведения о которых, расположены в таблице 2. Таблица дает представление о структуре и динамике движения активов организации за отчетный год.

Таблица 2Аналитическая группировка статей актива баланса гостиницы «Олимп» за 2006-2008 гг.

Актив баланса	2006 г.	2007 г.	2008 г.	Изменение 2008 г. в %, к
				2006 г.	2007 г.
Имущество, всего, тыс. руб.	270367	254974	236072	87,3	92,6
Иммобилизованные (внеоборотные) активы, тыс. руб.	243071	229828	217930	89,6	94,8
Мобильные (оборотные) активы, тыс. руб.	27296	25146	18142	66,5	72,1
Запасы (включая НДС), тыс. руб.	12037	10452	10540	87,6	100,8
Дебиторская задолженность, тыс. руб.	13481	12136	7536	55,9	62,1
Краткосрочные финансовые вложения	-	2550	-	-	-
Денежные средства и прочие оборотные активы, тыс. руб.	2095	301	137	6,5	45,5

Как видно из таблицы 2, за год общая стоимость имущества или активов организации уменьшилась в 2008 г. по сравнению с 2007 г. на 18902 тыс. руб. и с 2006 г. на 234295 тыс. руб. или на 10%. Отставание в росте имущества организации вызвано резким снижением оборотных и внеоборотных активов. При этом стоимость внеоборотных активов сократилась в 2008 г. по отношению к 2007 г. на 11898 тыс. руб. и к 2006 г. на 25141 тыс. руб. или в среднем на 20 %, также снизилась стоимость оборотных активов на 7004 тыс. руб. по отношению к 2007 г. и на 9154 тыс. руб. к 2006 г.

В целом приведённые изменения отрицательно отразились на работе всего предприятия. Понижение в росте активов не укрепляет экономический потенциал организации, и понижает её финансовую устойчивость. Рассмотрим динамику изменения имущества гостиницы «Олимп», за 2006-2008 гг. на рис. 2.

Рис. 2. Динамика изменения имущества гостиницы «Олимп»

Для большей убедительности в таком выводе сравним итоги хозяйственной деятельности этой организации за 2006-2008 год.

Для этого используем данные, приведенные в отчете о прибылях и убытках, которые приведены в таблице 3.

Таблица 3 Основные показатели хозяйственной деятельности гостиницы «Олимп» за 2006-2008 гг.