Ярмарки и выставки в развитии рынка туризма

Принять правильное решение помогут следующие источники:

1. Каталог предыдущих выставок. Он даст вам представление о том, какие фирмы участвовали в этой выставке в предыдущие годы. Ключ к их успеху или, соответственно, неудаче, будет найден в информации о том, являются ли они постоянными экспонентами данной выставки и собираются ли принимать участие в предстоящем выставочном мероприятии.

2. Учет посетителей. До посетителей предыдущих выставок добраться сложнее, однако в последнее время многие предприимчивые организаторы начинают выпускать исчерпывающие доклады о посетителях своих выставок в форме «свидетельства о посетителях». Они будут рады предоставить вам эту информацию. Зачастую она является частью тех материалов, которые устроители выставки посылают вам с целью заинтересовать вас в их предстоящем мероприятии.

3. Газетные материалы. Анализ публикаций о предыдущих выставках в технической и экономической прессе даст вам полезную информацию, которая также поможет определиться в том, стоит ли вам участвовать в данной выставке.

4. «Показания очевидцев». Информация, исходящая от устроителей выставки, естественно, ставит своей целью заинтересовать вас в приобретении выставочной площади. И поэтому она не лишена известной предвзятости. Попытайтесь найти независимый источник, может быть кого-то, кто участвовал в прошлой выставке, или вашего заказчика, который побывал на этой выставке в качестве посетителя. Что они думают о ней? Сопоставьте их суждения с информацией из каталога и материалами прессы и у вас будет возможность принять правильное решение.

На основании анализа, определения целей участия в выставках и при помощи тематики выставок уже можно исключить те выставки, которые не могут способствовать достижению нужных предприятию целей. Так, шаг за шагом исключая неподходящие варианты, определяется подходящая выставка.

После такого отбора рекомендуется оценить избранную выставку сначала в качестве посетителя, посетив предыдущую или подобную выставку, чтобы получить непосредственное впечатление. Таким образом можно увидеть, как представлены участники и, соответственно, конкуренты (размер стенда, затраты на его оформление, показ товара), а также то, как ведут себя посетители (наплывы в определенные дни, продолжительность пребывания у стендов). Необходимо, кроме того, разузнать, есть ли уже на выставке те, кто предлагает альтернативные технические решения, и какие аргументы приводят они посетителям (цена, срок поставки, преимущества в использовании). Прежде всего, если круг выбора сужен, но он включает больше одной выставки, то будет иметь смысл предварительно посетить те выставки, которые отвечают целям предприятия. Затраты в любом случае будут ниже, чем те деньги, которые пришлось бы заплатить, приняв хотя бы одно недостаточно обоснованное решение об участии.

Изучив все эти аспекты, необходимо ответить на следующий вопрос: «Участие в какой из выставок даст наибольший эффект в достижении целей, стоящих перед вашей туристической фирмой».

Существуют три формы участия в выставках: индивидуальное, через коллективных организаторов, участие на стенде фирмы-партнера.

Индивидуальное участие в выставке со своим собственным стендом дает самые большие шансы для успешной презентации. Но для «первого выступления» на выставочной арене можно выбрать и другие формы участия, причем они освободят новичка от многих организационных хлопот.

Вы должны решить, как работать: всем под одним флагом на одном большом стенде, или же каждая компания будет выставлять себя отдельно. Опыт подсказывает, что лучше выставляться отдельными компаниями на отдельном стенде в разных местах выставочного павильона. Однако стенд каждой компании вашей группы должен иметь указание на то, что она - часть группы, и что стенды остальных компаний группы находятся в таких-то местах.

3. Подготовительный этап начинается с маркетингового исследования отраслевого рынка, анализа конкурентной выставочной среды, определения места и времени проведения выставки, анализа сильных и слабых сторон проекта, его перспектив и угроз. Затем - разработка концепции, составление сметной документации, определение источников и стратегии финансирования выставки.

В течение этого периода туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

- разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

- составление перечня выставляемых продуктов;

- отбор и подготовка персонала;

- разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

- выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

- определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

- подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

- разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

- заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. При первом участии в выставке прогноз затрат может представлять определенные сложности, но точный учет затрат после первого участия в выставке сразу же поможет составить более точную смету затрат при участии в последующих выставках. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.

Системный учет всех затрат по окончании выставки (примерно через 6 месяцев) позволит также сделать окончательный вывод об эффективности в соотношении с суммой затрат и оценить результаты.

Общая стоимость участия в выставке складывается из следующих основных статей затрат:Дурович А.П., Копанёв А.С. Маркетинг в туризме: Учебное пособие/Под общей ред. З.М.Горбылёвой. - Мн.: «Экономпресс», - 1998 - С.333.

- аренда стенда, плата за электроэнергию и т.д. (основная статья затрат);

- монтаж, оснащение стенда;

- обслуживание стенда, реклама и пользование средствами связи;

- транспортные издержки, стоимость удаления отходов;

- заработная плата и командировочные занятых на стенде сотрудников;

- прочие затраты.

Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

- окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;

- разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т. п.;

- генеральную компоновку экспозиции фирмы -- распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

На подготовительном этапе также необходимо разработать фирменный стиль выставки (логотип, бланк, визитка, фирменный цвет и т.д.), подготовить информационные и рекламные материалы выставки. Особенно тщательно нужно отнестись к формированию клиентской базы, созданию библиотеки информационных источников, определению стратегических партнеров и спонсоров.

4. «Запуск» выставки предполагает масштабную рекламную кампанию с использованием максимального количества рекламных каналов: средства массовой информации, Интернет, почтовые рассылки, наружная реклама, сувенирная и наградная продукция, мультимедийные проекты и др.

Большое значение в организации выставки играет publik relations, который в значительный степени формирует коммерческий имидж и образ компании. Комплекс PR включает работу с профессиональными и общественными отраслевыми объединениями, систему государственной поддержки выставки, общественную деятельность, паблисити, международные связи и т.д.

«Финишная прямая» - это продолжение работы с экспонентами по всем направлениям этапа «запуска выставки».

5. Этап разработки тематического плана своей экспозиции включает в себя:

- окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;

- разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т.п.;

- генеральную компоновку экспозиции фирмы - распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

При этом следует иметь в виду, что размер выставочного модуля играет определенную представительскую роль, но гораздо важнее оригинальное, качественное оформление экспонатов, отлаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям, привлекательная реклама.

Выставочный стенд обычно называют визитной карточкой экспонента. По своим размерам, оформлению и представляемым экспонатам он должен обеспечивать конкурентный паритет фирмы. Для этого фирма выбирает наиболее подходящий тип стенда и, как правило, предусматривает: отдельные функциональные зоны; наиболее приемлемое местоположение; удачную конструкцию; привлекательную архитектуру; необходимое оснащение; привлекательное оформление; необходимое техническое оборудование.

Тип стенда определяется существующими подходами по отношению к нему и его расположением к соседним стендам. В зависимости от типа стенда определяется его местоположение. Последнее зависит от существующей инфраструктуры, вида экспонатов и принятой практики распределения территории по отраслям и экспонентам. Местоположение фирм-конкурентов может быть согласовано с организаторами ярмарки или выставки.

С учетом типа стенда и его местоположения выбирается его конструкция, которая зависит от целей участия в ярмарке или выставке; вида и количества представляемых экспонатов; необходимой площади экспонирования; средств, выделенных на подготовку и участие в ярмарке или выставке.

Указанные факторы учитываются и при разработке архитектурных решений по отношению к стенду, которые должны способствовать успешной реализации маркетинговых стратегий фирмы. Основой архитектурных решений и декоративного оформления стенда должен быть фирменный стиль.

При оформлении стенда лучше воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы, выражающей дух, стиль, имидж турфирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

6. Период проведения выставки включает в себя застройку выставки, организацию оборудования сцены, бизнес-центров, конференц-залов и информационных центров, организацию работы пресс-центра, обеспечение фото- и видеосъемки, социологические исследования и т.д.

Выставочный стенд за счет своей архитектуры представляет собой просторное помещение, удобное для получения информации и по существу дела, и лично для себя. Необходимо обратить внимание на решения и технологии организации выставочного пространства и обеспечение рекламно-информационных услуг для экспонентов и посетителей.

Руководитель стенда должен своевременно, до начала выставки, убедиться в том, что весь стенд смонтирован по плану, что оборудование, оформление и надписи на месте, что рекламные материалы и все нужное для угощения имеется в достаточном количестве, что подсоединение правильно, а все приборы функционируют. В рабочем плане должно быть четко распределено, кто именно отвечает за выполнение отдельных поручений, - например, за раскладку проспектов на стендах, за чистоту выгороженных кабинок для переговоров и уголков для сидения в течение дня, за угощение. Одновременно рабочий план четко определяет время перерывов.

На ежедневных летучках - утром и вечером - сотрудники получают информацию об успехах выставки и об особенностях предстоящего дня (важные посетители или мероприятия). Замеченные в ходе работы недостатки тоже можно здесь обсудить и немедленно ликвидировать. Такая маневренная критика должна быть продумана и для дня окончания выставки.

Хорошо организованный выставочный стенд и хорошо управляемая выставочная команда гарантируют, что выставочный стенд в любое время дня будет чистым и прибранным; потребительские, рекламные материалы, угощение не станут дефицитом; все техническое оборудование стенда будет бесперебойно функционировать; правила работы и рабочий план стенда будут соблюдаться; атмосфера на выставочном стенде всегда будет дружелюбной и спокойной; руководитель будет точно знать, где в данный момент находится любой из его сотрудников, а переговоры с посетителями стенда будут письменно зафиксированы и впоследствии обработаны.

После монтажа экспозиции и официального открытия выставки большая нагрузка ложится на персонал, корректность и приветливость которого вызовут желание иметь с вами дело. Грамотное освещение и музыка привлекут всеобщее внимание. Помимо обслуживания самого стенда, его сотрудники могут также заниматься изучением рынка. Информация о товарах, оформлении стендов и деятельности конкурентов дает важные точки опоры. Обход выставки помогает мотивации и повышению квалификации сотрудников стенда. Нельзя недооценивать и печатную продукцию, которую можно получить на стендах.

Период проведения выставки также включает организацию официальных мероприятий (пресс-конференция, церемония официального открытия выставки, встречи и приемы), мероприятий деловой программы (конгрессы, профессиональные «цеховые» мероприятия, образовательные мероприятия, маркетинговые центры, тематические экскурсии и др.), конкурсной и презентационной программы.

Желательно, чтобы руководитель туристской фирмы присутствовал на стенде все время работы выставки. Поскольку обычно известно заранее, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения, то в такие дни присутствие руководителя может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

Кроме того, руководитель может посетить другие выставочные стенды, это поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы.

Поскольку контакт посетителей и специалистов с экспозицией турфирмы очень непродолжителен, проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно:

- провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;

- обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;

- заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;

- обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы. При этом часть рекламной продукции принято располагать так, чтобы посетители брали их с собой.

7. Подведение итогов выставки предполагает сбор и анализ статистических данных выставки, подготовку официального отчета выставки, обработку материалов деловой программы выставки, мониторинг прессы, формирование архива и «музея» выставочного проекта, анализ эффективности выставки и разработка организационного плана выставки на следующий год.

После завершения работы ярмарки или выставки следует подвести итоги участия фирмы в данном мероприятии:

- количество лиц, посетивших ярмарку или выставку, и изменениях, произошедших по сравнению с предыдущими годами;

- приемлемость месторасположения стенда;

- обоснованность архитектурных решений по стенду;

- правильность выбора экспонатов;

- обоснованность затрат на подготовку и участие в ярмарке или выставке;

- проведенных маркетинговых исследованиях;

- контактах с посетителями ярмарки или выставки;

- работа со средствами массовой информации;

- сообщениях в средствах массовой информации об участии фирмы в работе ярмарки или выставки;

- полученных заказах и др.

Эта информация показывает, насколько успешным или неудачным было участие фирмы в ярмарке или выставке. Сравнение данных компаний по организации выставок с собственными результатами позволяет быстро определить, как соотносятся собственные успехи на выставке с успехом остальных участников.

Дальнейшая обработка данных по выставке заключается в следующем: письменная благодарность важным клиентам, быстрая досылка документов, проведение переговоров на своем предприятии, последующая работа с посетителями по телефону, обработка запросов.

Поскольку выставка, как событие, связана с определенным временем и пространством, то и успех на ней может быть точно измерен и оценен. Контролирование результатов становится основой решений по поводу участия в следующей выставке. За счет критической оценки по всем пунктам исключаются организационные ошибки. Итоги должны быть учтены и при выработке будущих концепций стенда: излишнее или почти не нашедшее спроса должно быть устранено, до сей поры недостающее - добавлено

Непосредственно после того как выставка заканчивается, с сотрудниками стенда должна быть проведена заключительная беседа. Пока воспоминания еще свежи, можно учесть некоторые частности общего характера, чтобы использовать их потом, во время следующей выставки. В письменном отчете могут быть даны рекомендации для следующих презентаций товара.

Демонтаж стенда можно начинать только после официального завершения мероприятия. Не стоит в последний день выставки шокировать посетителей видом полупустых стендов.

2.3Работа персонала во время выставки

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам -- сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов на работу стендист необходимо уделить внимание на: умения и желания общаться с людьми, выносливость, привлекательную внешность, профессиональную компетентность, психологические навыки, хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие -- языка страны проведения выставки). Для стендиста особо важны приятная внешность, готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника.

До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как тематика выставки; цели участия в выставке; перечень услуг, представляемых на выставке; основные новинки; задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.); план стенда; закрепление мест на стенде за каждым стендистом; распорядок работы; в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде; основные категории предполагаемых посетителей; модели поведения с каждой категорией посетителей; формы регистрации посетителей; формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки. Ильина Е.Н. Туроперейтинг: организация деятельности: Учебник. - М: Финансы и статистика, 2001 - С.184.

Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию размещённые в одной или двух папках. Одна содержит сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.), другая могут все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист.

Во время работы стендиста недопустимо общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей; назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками; употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей; развязное поведение; употребление алкогольных напитков ни до, ни во время работы па стенде, даже если они предлагаются посетителю.

2.4Основные причины неудачного участия в ярмарке или выставке

Участие в работе каждой конкретной ярмарки или выставки не всегда позволяет достичь поставленных целей. В результате руководство фирмы не довольно конечными результатами. Директор крупной туристической фирмы как-то пожаловался: «Зачем нам все эти выставки? Каждый год участвуем, расходы большие, но как минимум 70% потраченных денег не приносят никакой отдачи». Тем не менее, он продолжает раздавать сотрудникам распоряжения о подготовке к очередной профильной выставке. Ничего удивительного в этом нет. Выставка - инструмент уникальный, она представляет собой миниатюрную модель рынка, где на небольшой территории компактно представлены заказчики, партнеры и конкуренты. Однако при этом далеко не все российские фирмы имеют продуманную выставочную стратегию и принимают решение об экспонировании взвешенно. «Еще не так давно было модно давать рекламу, что делали почти все, не считаясь с реальными потребностями бизнеса. Теперь то же самое происходит и с выставками, которые для многих компаний превратились в «обязаловку». При этом внятных целей у них нет, и мероприятие оказывается бессмысленным»,- говорит вице-президент «EMC-консалтинг» Андрей Ренард. Колесник Ф. Ошибки с выставки.//Маркетинг в России и за рубежом. - 2004. - №2. - С.36.

Участие в выставке - лишь один из инструментов маркетинга, причем весьма дорогостоящий. Поэтому прежде чем принимать решение, необходимо убедиться, что нет других, более эффективных и менее затратных способов добиться необходимых целей. Во-первых, специфика некоторых компаний и их рынков просто не предполагает экспонирования. Во-вторых, к выставке нужно серьезно готовиться и обучать персонал, который будет работать на стенде. В-третьих, информацию, полученную на выставке, нужно правильно обработать.

То, что результаты участия в ярмарке или выставке оказались хуже предполагаемых, является следствием целого ряда причин, обусловленных, прежде всего, принятием и реализацией недостаточно обоснованных управленческих решений. Основными причинами неудачного участия являются:

- недостаточно конкретно сформулированы цели участия турфирм в работе ярмарки или выставки. Это характерно примерно для 40 % фирм-экспонентов;

- не на должном уровне представлена и оформлена экспозиция фирмы;

- потенциальные посетители ярмарки или выставки не были осведомлены об участии турфирмы в работе данного мероприятия. Около 80 % фирм-экспонентов не продвигают свою экспозицию до начала работы ярмарки или выставки;

- не на должном уровне подготовлен персонал фирм-экспонентов. Как показывают проводимые исследования, более половины всех экспонентов не проводят обучение персонала, работающего на ярмарках или выставках;

- недостаточно внимания во время проведения ярмарок или выставок уделяется маркетинговым исследованиям существующих проблем;

- недостаточно обоснованно проводится анализ участия фирмы в работе каждой конкретной ярмарки или выставки. При этом проводимые исследования показывают, что лишь каждая пятая фирма использует результаты такого анализа в последующей своей работе.

Из перечисленных выше причин неудач видно, что успех фирмы в работе ярмарки или выставки зависит не только от работников, непосредственно участвующих в данном мероприятии, но и от работы фирмы в целом и ее руководства в частности.

3. Маркетинговое исследование роли ярмарок и выставок в продвижении туристических услуг в Красноярске

3.1Анализ выставочной деятельности в Красноярске

Выставочная деятельность во всем мире являются важной отраслью национальной экономики. Находясь на стыке техник продаж, маркетинга, рекламы, информационных технологий, выставки являются чутким барометром настоящего и будущего отраслевых рынков. Растут масштабы и количество выставочных мероприятий и в Красноярске.

На сегодняшний день в Красноярске действуют два крупных выставочных центра: выставочная компания «Красноярская ярмарка» (ВК КЯ), которой 17 ноября 2006 года исполняется 13 лет и открывшаяся 14 марта этого года новый выставочный центр «КрасЭкспоцентр» в Международном выставочно-деловом центре «Сибирь», построенный в районе Взлетки.

Выставочные площади «Сибири» составляют около 8 тыс.кв.м, около 5,5 тыс. кв. м -- в помещении собственно центра, остальные -- на площадках под открытым небом. Кроме этого, «Сибирь» располагает гостиницей на 275 мест, офисными помещениями, конференц-залами, рестораном, подземной парковкой и другими вспомогательными службами. Объединение всех служб в одном комплексе дает компании конкурентные преимущества не только по сравнению с красноярскими конкурентами, но и с выставочными центрами в других городах Сибири. Проектов такого уровня у нас действительно нет, а включение в выставочный комплекс гостиницы, офисных площадей, хороших ресторанов наверняка привлечет экспонентов. Месторасположение также выбрано удачное. Так что теперь все зависит от маркетинга и от профессионализма команды центра, а это пока самое уязвимое место «Сибири». Успех выставочного центра определяют не площади, а люди, которые занимаются организацией выставок. У «Красноярской ярмарки» этот опыт есть, наработаны связи с большим числом экспонентов, есть определенные программы продвижения выставок, новому центру всем этим только предстоит заниматься. Сегодня недостаток центра -- небольшое число посетителей, что объясняется слабой рекламной кампанией. В городе практически не видно рекламы центра. В компании «Красноярская ярмарка» считают, что успех проекта будет определяться профессионализмом выставочной компании, который только предстоит наработать. Потенциальные экспоненты пока осторожно оценивают перспективы нового центра.

Выставочная компания «Красноярская ярмарка» является одной из самых крупных в Сибири и на Дальнем Востоке выставочных организаций. Это обусловлено той выставочной политикой, которую проводит «Красноярская ярмарка»: во-первых, тесное сотрудничество с Администрацией Красноярского края и Красноярска, а также с Торгово-промышленной палатой РФ и города, ведущими компаниями и крупными ассоциациями, которые выступают заказчиками выставок; во-вторых, активная работа с международными и национальными выставочными компаниями. Также большую роль играет и развитие сотрудничества с выставочными партнерами России, особенно в рамках Международного Союза выставок и ярмарок. Неотъемлемыми частями этой программы являются повышение качества предоставляемых услуг и расширение выставочных площадей.

За 13 лет работы выставочная компания «Красноярская ярмарка» провела более 280 мероприятий различного масштаба, в выставках приняли участие представители более 22 000 фирм и предприятий из разных регионов России и стран зарубежья. Общее количество посетителей этих мероприятий - более 750 тысяч человек.

В 2004 году открыты официальные представительства «Красноярской ярмарки» в Германии в г.Эссен и г.Мюнхен, благодаря чему наладились более тесные партнерские отношения в сфере выставочного бизнеса между Германией и далекой для Европы Сибири. Теперь экспоненты выставок могут быть представлены и за рубежом, а представители ведущих немецких компаний активно принимают участие в красноярских выставках.

С 1993 года выставочная компания «Красноярская ярмарка» является членом Международного Союза выставок и ярмарок (МСВЯ). Руководит деятельностью выставочной компании с 2001 года генеральный директор Андрей Абросов. Впервые в июне 2004 года руководители выставочных компаний, входящих в состав МСВЯ, собрались в Красноярске, где провели собрание по проблемам и перспективам выставочно-ярмарочной деятельности. Принимающей стороной выступила «Красноярская ярмарка». Проведение Собрания в Красноярске говорит о положительной оценке работы выставочной компании.

В 2002 первый знак МСВЯ присвоен одной из выставок «Красноярской ярмарки», что подтверждает высокий профессиональный уровень выставочных мероприятий и соответствие международным требованиям.

По инициативе «Красноярской ярмарки» в 2004 году создана некоммерческая организация «Сибирская ассоциация гостеприимства», которая призвана объединить профессионалов, работающих в сфере обслуживания. Ежегодно в мае проходит единственная региональная специализированная выставка «Телекоммуникации. ТРК-24», соорганизаторами которой являются Национальная ассоциацией телерадиовещателей (НАТ) и Автономная некоммерческая организация «Интерньюс».

«Красноярская ярмарка» постоянно ведет работу по разработке и подготовке мероприятий, направленных на рост заинтересованности специалистов и посетителей к выставкам. В 2005 году впервые были проведены: выставки «Енисей-2005. Индустрия отдыха», «Ярмарка вин, пива и напитков. Ресторанный бизнес и сервис», конкурс «Собственное лицо сибирского отеля» и множество других не менее амбициозных и значимых мероприятий.

В 2006 выставочном году впервые будут проведены:

- Первый Сибирский промышленный форум.

- Сибирский форум гостеприимства, в рамках которого пройдет ряд выставок: «Ресторанный бизнес», «Гостиничный бизнес и сервис», «Индустрия питания и напитков», «Индустрия развлечений».

- Сибирский форум деловых услуг, который будет состоять из нескольких выставочных разделов, в том числе «Рекламные технологии и дизайн».

Немецкая выставочная компания Мессе Фридрихсхафен, которая организует одну из крупнейших в Европе выставок по авиационной тематике «АЭРО» заключила соглашение с ВК КЯ о совместной работе по привлечению экспонентов на выставки «САКС» и «АЭРО». Теперь, благодаря этому сотрудничеству, специалисты и бизнесмены Красноярского края, смогут не только посмотреть на выставки в Германии, но и принять в них участие в качестве экспонентов.

3.2Исследование условий и порядка организации выставок и ярмарок выставочной компанией «Красноярская ярмарка»

Вот уже 13 лет красноярцы и гости города ассоциируют Дворец спорта им. И.Ярыгина на острове Отдыха не только со спортивными мероприятиями, но и с крупными промышленными выставками и торговыми ярмарками, организацией и проведением которых занимается выставочная компания «Красноярская ярмарка», которая всегда готова рассмотреть любые предложения о взаимовыгодном сотрудничестве

Если Вы хотите стать участником выставок, проводимых «ВК КЯ», необходимо ознакомиться с условиями участия, и, заполнив заявку и выслать ее по электронной почте или по факсу, после чего с Вами свяжется директор выставки. Расценки на участие составлены по каждой конкретной выставке Важно знать, что разные выставки имеют разных директоров. Если хотите предложить какую-нибудь другую форму делового партнерства, то можно связаться с дирекцией ярмарки и высказать свои предложения.

Условия участия. Экспонент имеет право демонстрировать свои выставочные образцы на стенде, заключать договоры и коммерческие сделки согласно законодательству и таможенным правилам России, обязан выполнять требования Госсанэпиднадзора, Государственной инспекции пробирного надзора. Если Экспонент демонстрирует ювелирные изделия из драгоценных металлов и камней, то он обязан самостоятельно, до начала выставки, зарегистрироваться в Восточно-Сибирской госинспекции пробирного надзора. Договор на участие Экспонент направляет Организатору не позднее, чем за 15 дней до начала выставки-ярмарки (телеграфом, факсом или по почте) и производит оплату согласно выставленному счету. Экспонент, не оплативший участие, к выставке не допускается. Пакет документов, необходимых для участия в выставке в Приложениях 1,2,3,4.

Регистрация Экспонентов проводится за 24 часа до начала выставки. Обязательный регистрационный сбор - 4000 руб. В стоимость входит: размещение информации экспонента в каталоге выставки, предоставление 1 экземпляра каталога выставки, общая реклама выставки в СМИ, бэдж, приглашение на бизнес-встречу на одно лицо, участие в мероприятиях выставки, информационно-рекламный пакет участника выставки. За аккредитацию на выставке дополнительного представителя экспонента (одно приглашение на бизнес-встречу, бэдж, участие в мероприятиях выставки) - 2000 руб.

В стоимость участия входит: оформление стеновых конструкций стандартного выставочного стенда, стол и два кресла, охрана экспонатов в ночное время, общее освещение, уборка, изготовление фриза с надписью фирмы в общем выставочном стиле (не более 15 букв), услуги камеры хранения, страхование экспонатов и представителя экспонента, трансфер «гостиница-выставка-гостиница», пропуск на выставку (из расчета 2 кв.м. оборудованной площади - 1 пропуск).

Экспонент может заказать выставочный стенд 4, 6, 8, 12, 16, 24 м² и т.д. (Рис.2). При заказе блок-стенда (Б) - доплата 20%, головного стенда (Г) - 15%, углового стенда (У) - 10%, стенда в центральной части зала - 20%.

Тарифы стоимости одного квадратного метра оборудованного или необорудованного выставочного стенда в выставочном зале, а также на другие услуги и оборудование в Приложении 5.

Изготовление стенда по эскизу заказчика - цена договорная. В случае участия на одном стенде нескольких Экспонентов, условия участия оговариваются отдельно.

Участие без стенда. Стоимость зависит от выставки, в которой Вы хотели бы поучаствовать. Предоставляется только рабочее место: стол, 2 кресла.

Заочное участие. Стоимость 5000 рублей. Предоставленный Экспонентом информационный материал размещается на стенде «Заочное участие» и в адрес Экспонента высылается один экземпляр каталога.

Участие в Internet-выставке. Экспонент может разместить свою информацию на отдельной странице WEB-сервера выставки-ярмарки, одно экранное поле - от 1800 рублей в месяц.

Экспоненту, награжденному медалью «Красноярская ярмарка», предоставляется скидка 10% от оплаты выставочной площади на участие в одной выставке и бесплатное размещение информации в каталоге (1 черно-белая страница) в течение года.

ВК «Красноярская ярмарка»издает полноцветный информационно-аналитический журнал «Красноярские ярмарки», периодичность - 1 раз в месяц, распространение - на основных выставочных центрах России и зарубежья. Издает каталог с размещением информации экспонентов, которая должна быть представлена не позднее, чем за 15 дней до начала выставки. Размещает информацию в каталоге в черно-белом изображении - 3500 руб., на обложке - от 14000 руб., размещение логотипа в каталоге - 500 руб., размещение логотипа на фризе - 700 руб., дополнительная буква на фриз - 30 руб.

Фирмам, не участвующим в выставке, каталог (электронная версия каталога) высылается после предварительной оплаты заказа. По желанию экспонента, бесплатно выставляет на торги биржи «Тройка» товары, демонстрируемые на выставке.

Расположение площадей конференц-зала выставочного центра в Приложении 6.

Порядок работы выставки - с 10.00 до 17.00

Первый день - официальное открытие в 12.00. Предпоследний день выставки - церемония вручения медалей и дипломов.

Оформление экспозиционных мест начинается за один день до выставки с 12.00. Демонтаж экспозиции - последний день выставки с 14.00.

3.3Исследование деятельности выставочной компании «Красноярская ярмарка» в продвижении туристических услуг

В продвижении туристического продукта выставочная компания «Красноярская ярмарка» принимает активное участие. Ежегодно здесь проводится традиционная международная туристическая выставочная неделя «Енисей». Кроме этого, на территории выставки два раза в год проводятся ярмарки-распродажи турпродукта туристических компаний города, а также постоянно действующий стенд горящих путевок.

В 2006 году, с 11 по 16 апреля выставочная компания «Красноярская ярмарка» провела комплекс специализированных выставок «Мир музыки и света. Енисей-2006. Workshop-Красноярск. Индустрия отдыха и развлечений». Мероприятия прошли во Дворце спорта им. И.Ярыгина, который располагает выставочными залами общей площадью 7000 кв.м. Своеобразная планировка и архитектурные особенности залов создают простор для оригинальных и удобных решений размещения экспозиций и их дизайна.

Одновременно прошла 8 международная туристическая выставка-ярмарка «Енисей-2006», призвана способствовать развитию въездного туризма. Для регионального туристического бизнеса эта выставка стала уже традиционной. Ежегодно в ней принимают участие туристические компании, санаторно-курортные комплексы, представители гостиничного хозяйства и другие смежные отрасли - более 200 компаний из 23 регионов России, а также из Казахстана, Украины, Чехии, Турции и Китая, которые презентуют свои туристические программы летнего отдыха. Основная цель выставки-ярмарки: Пропаганда современных направлений и технологий в туризме для развития въездного и внутреннего туризма.

Красноярский край обладает богатейшим потенциалом для развития новых туристических маршрутов: богатая национальными традициями история, широкая сеть здравниц, курортов, пансионатов и домов отдыха. На ярмарке можно было проследить динамику развития внутреннего туризма. Туристические компании края презентовали свои новинки. Посетители выставки одними из первых увидели макет, представленный Союзом Туриндустрии «Сибирский венец», где был наглядно показан маршрут по Красноярскому краю, включающий в себя разнообразные виды туризма: экскурсионные, оздоровительные, экстремальные.

На выставке были представлены предприятия: туроператоры и турагенты; санатории и профилактории; оздоровительные, туристические базы; гостиницы; музеи, библиотеки и выставочные комплексы; страховые компании, банки; транспортные компании и агентства; авиакомпании и сервисные службы аэропорта; рекламные агентства, издательства и СМИ; региональные туристические организации. А также услуги: экскурсионные туры по Сибири и Красноярскому краю, круизы по Енисею; информационные технологии в туризме; маршруты выходного дня, автобусные туры; лечебные, оздоровительные туры в России и за рубежом; международные поездки, обучение за рубежом; организация деловых туров, VIP обслуживание; страховые, банковские услуги; бронирование и продажа билетов; обучение и подбор персонала.

В своей приветственной речи к участникам выставки Сергей Сокол отметил, что приоритетным направлением администрации Красноярского края в области туризма должен стать въездной туризм, что подобная выставка - уникальная возможность раскрыть туристический потенциал нашего края, создать общее информационное поле, объединяющее не только современные технологии и достижения туриндустрии, но и самих представителей туристической отрасли. Сергей Зяблицкий - президент комиссии по туризму Межрегиональной Ассоциации «Сибирское соглашение» в свою очередь, выразил надежду, что «Енисей» станет ведущей туристической выставкой России.

В первый же день работы выставки прошло III заседание «Клуба оптимальных решений», посвященное вопросам развития въездного туризма. Эта тема оказалась близка многим: для всех желающих принять участие в обсуждении в зале не хватило мест. На заседании приняли участие представители администраций, руководители туристических баз и домов отдыха, специалисты туристических компаний, Восточно-Сибирского института туризма.

«Корпорация экономистов» предложила свою помощь в информационном обмене между участниками рынка туризма в крае, в разработке программ по созданию и развитию туристической инфраструктуры.

В тот же день состоялась презентация Восточно-Сибирского института туризма. Для ветеранов туристическая компания «Мила-тур» провела экскурсию по городу Красноярску, а победители туристско-спортивного турнира «В поисках адреналина» провели показательные выступления туристского мастерства.

Еще одним важным событием дня стала специализированная туристическая биржа «Workshop-Красноярск», территория, где профессионалы находили профессионалов для сотрудничества на рынке туристических услуг. В течение 6 дней, в деловой части выставки прошли ставшие уже традиционными конференции, семинары и презентации летних программ туристических компаний:

- Семинар Туристического Агентства «Дюла-Тур».

- Семинар СОБО «Бузим» по летней программе 2006 года.

- Анонс семинара «Обеспечение безопасности людей на объектах туризма и отдыха и туристических маршрутов» - Фонд «Феникс».

- Презентация летних программ компании «РВБ-АЛЕАН».

- Презентация фитнес-тура по Горному Алтаю.

- Речные круизы по Енисею на теплоходе и круизы выходного дня.

За три дня комплекс выставок посетило более 10000 красноярцев и гостей города. Как показало анкетирование экспонентов, ожидания оправдались полностью и в основном у 75% участников. 91% опрошенных оценили организацию выставки как «хорошо» и «отлично», а 72% собираются продолжать участвовать в выставках «Красноярской ярмарки».

3.4Рекомендации по сокращению издержек на участие в выставках

Несмотря на все преимущества, участие в таких выставках обходится очень дорого: приходится платить арендную плату за занимаемые площади, оформление стенда, оборудование, соответствующую литературу и др. Однако, в некоторых случаях, вопреки ожиданиям, посещаемость выставки оказывается низкой. Но и высокая посещаемость не всегда оправдывает большие расходы на участие в выставке. По этой причине многих участников выставка привлекает, прежде всего, как рекламное мероприятие, а не как продвижение своего продукта.

Целью маркетинга организаторов выставок является сокращение издержек на их проведение. Участники должны осознавать, что для достижения большего успеха они должны проводить анализ посещаемости в предыдущие годы. Организаторы со своей стороны обязаны обеспечивать участников информацией об ожидаемом количестве посетителей и одновременно проводить оценку пропорций участников, которые хотят посетить тот или иной стенд.

Для привлечения наибольшего внимания к своему стенду необходимо:

- для работы на стендах необходимо выбирают высококлассный персонал, хорошо знакомый с продукцией этой фирмы;

- обязательно приглашать своих постоянных клиентов, предварительно отправляя им специальные приглашения с подробным описанием местонахождения своего стенда;

- выставлять на стенде необходимое количество литературы и обязательно следить затем, чтобы посетители знакомились с ней и брали по необходимости;

- следует проявлять должное внимание ко всем гостям, без исключения;

- выявлять круг их интересов каждого заинтересовавшегося посетителя;

- регистрировать все потенциальные покупки в соответствующем журнале для последующего контроля;

- должны быть учтены ошибки прошлых выставок: не нашедшее спроса устранено, недостающее - добавлено

И не забывать, главная задача участия в любой выставке - это продажа путешествий.

Заключение

Проведенное исследование позволяет сделать автору ряд выводов.

Мировые тенденции говорят о том, что туризм один из наиболее прибыльных бизнесов в мире, в нем задействовано около 7% мирового капитала, по темпам роста объем продаж услуг туризма удерживает прочное третье место. Уровень инвестиций в эту отрасль экономики достигает 30%.

Туризм имеет определенные особенности, связанные с характером оказываемых услуг, формами продаж, характером труда и т.д. В силу этого маркетинг в туризме имеет целый ряд характерных черт, которые и выделили его в отдельное направление маркетинга.

В первой главе курсовой работы были рассмотрены теоретические аспекты маркетинга, основные понятия маркетинговых коммуникаций - реклама, «public relations», стимулирование сбыта, личная продажа, прямой маркетинг. Особое внимание уделено таким средствам маркетинговых коммуникаций как ярмарки и выставки.

Современная выставка-ярмарка предоставляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых товаров и услуг, возможность установления прямых контактов с покупателями, обеспечивают мобильность рынка, создают необходимое информационное поле, формируют значительные финансовые потоки, приносят дополнительный доход в бюджеты всех уровней, и потому очень актуальны не только для самих компаний, но и для своего региона и страны в целом

Во второй главе выявлена роль выставок и ярмарок в продвижении туристских услуг, дана их характеристика. Крупнейшими международными туристскими биржами считаются ITB (Берлин), WTM (Лондон), самая известная в России - международная выставка «Путешествия и туризм» (MITT). Описан процесс организации участия туристских фирм в выставочных мероприятиях, который представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий и условно делится на несколько этапов: принятие решения об участии в выставке или ярмарке; определение целей участия; выбор конкретной выставки; подготовительный этап; запуск; этап проведения выставки; подведение итогов. Особая роль в обеспечении успеха выставки принадлежит стендистам.

В третьей главе дан анализ выставочной деятельности в Красноярске, исследованы условия и порядок организации выставок и ярмарок выставочной компанией «Красноярская ярмарка». Проведено исследование деятельности этой компании в продвижении туристских услуг на примере ежегодной международной туристической выставки-ярмарки «Енисей».

Основные задачи работы выставки-ярмарки: предоставление наиболее полной информации о туристских возможностях края, стимулирование спроса на региональные турпродукты среди конечных потребителей, а также стимулирование интереса потенциальных инвесторов к новым проектам в сфере регионального турбизнеса.

Международная туристическая выставка-ярмарка «Енисей» выставочной компании «Красноярская ярмарка» рассматривается как часть комплексной PR-стратегии, общая цель которой формирование имиджа Красноярского края как территории, благоприятной для развития туризма.

В заключение работы предлагаются рекомендации по сокращению издержек на участие в выставочной деятельности.

Таким образом, эффективное использование средств маркетинговых коммуникаций, а именно выставки и ярмарки позволяют решать стратегические и тактические задачи туристских фирм в продвижении своего продукта на рынок.

Список использованных источников

1.Борсученко Э.И., Барановский А.И. Бизнес и зоны свободного предпринимательства. - К.: УкрИНТЭИ, 1993. - 36с.

2.Голубков Е.П. Основы маркетинга: Учебник. - М.: Финпресс, 1999.- 656с.

3.Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2004. - 516 с.

4.Дурович А.П. Маркетинг в туризме: Учебное пособие. - Мн.: Новое знание, 2003. - 496с.

5.Котлер Ф. Основы маркетинга. Пер. с англ. - М.: Прогресс, 2004. - 736с.

6.Котлер Ф., Боуэн Дж., Мейкенз Дж. Маркетинг. Гостеприимство, туризм: Учебник для вузов.- 2-е изд.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.-1063с.

7.Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. - М: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1997. - С.42.

8.Олвуд Д., Монтгомери Б. Выставки: планирование и дизайн. - Новосибирск: Interbook, 1991. - 335с.

9.Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга.//Вопросы экономики. -2001. - №3.

10.Филоненко И.К. Выставки и бизнес// Всероссийская выставочная газета «Удача-экспо». - 2000. - № 3.

11.Фиск Дж. Зачем платить больше?: Новая роскошь для среднего класса. Пер. с англ. - Альпина Паблишер, 2004. - 363с.

12.http://www.aup.ru - Бизнес-портал AUP.RU. Электронная библиотека.

13.http://www.dis.ru - Интернет-библиотека: Маркетинг, Менеджмент.

14.http://www.krasfair.ktk.ru - Сайт выставочной компании «Красноярская ярмарка».