Система каталогов и картотек вузовских библиотек: состояние, проблемы, тенденции (по материалам работы "Секции по обработке документов и ведению справочного аппарата" НМБК МОН Украины)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Система каталогов и картотек вузовских библиотек: состояние, проблемы, тенденции (по материалам работы "Секции по обработке документов и ведению справочного аппарата" НМБК МОН Украины)

Грищенко Т.Б.,

Никитенко А.Н.,

Этенко Н.Ю.,

Шевченко Т.Е.

Современная вузовская библиотека - сложный информационный институт, сочетающий в своей работе традиционные библиотечные процессы и новые информационные технологии (НИТ). Важную роль среди главных составляющих информационных ресурсов библиотеки, играет ее справочно-поисковый аппарат (СПА). Одна из основных его частей - система каталогов и картотек (СКиК) - активно востребована реальными и виртуальными пользователями современных библиотек и отражает их политику в системе предоставления услуг и использования фондов.

В рамках работы "Секции по обработке документов и ведению справочного аппарата" НМБК МОН Украины было проведено исследование процессов формирования СКиК ряда вузовских библиотек Украины. Это исследование проводилось с июня по декабрь 2008г. под руководством председателя секции - Грищенко Т.Б, директора библиотеки Харьковского национального университета радиоэлектроники (ХНУРЭ).

Цель исследования: анализ тенденций развития СКиК, выявления проблем в этой области и подготовки вопросов для дальнейшего рассмотрения на мероприятиях, запланированных в Программе работы секции на 2009г (круглый стол, Интернет-семинар, обучение в фокус-группах).

Для достижения цели необходимо было решить следующие задачи:

· проанализировать основные направления деятельности библиотек в вопросах, связанных с СКиК, а также уровня автоматизации в этой области;

· уточнить среднестатистические показатели электронного каталога и определить его место в современной СКиК;

· определить проблемные зоны и сформировать компетенции в вопросе их решения;

· составить перечень методической документации, требующей создания или обновления, для разработки типовых документов в области обработки литературы и ведения СКиК.

Необходимо отметить, что мы не ставили задачи оценить качество каталогов и эффективность их использования читателями. Мы считаем, что это скорее тема - для локальных исследований в библиотеках.

Объектом исследования являлись библиотеки высших учебных заведений Украины.

Предметом исследования стали каталоги и картотеки библиотек, их количественные характеристики, а также кадровое обеспечение и документальные базы, регламентирующие работу библиотек в области научной обработки литературы и ведения СПА.

Проведение социологического исследования требует выбора методов сбора данных, который определяется его задачами, объектом, предметом. В аналогичных исследованиях используют четыре основных метода, каждый имеет по две основные разновидности: опрос (анкетирование и интервьюирование); анализ документов (качественный и количественный); наблюдение (невключенное и включенное); эксперимент (контролируемый и неконтролируемый). Каждый из этих методов имеет свои преимущества и недостатки. Проанализировав свойства перечисленных методов, мы пришли к выводу, что самым подходящим для проведения данного исследования является метод анкетирования, т.к он менее ресурсозатратный, и с его помощью можно достаточно быстро получить необходимые результаты. Специалистами библиотеки ХНУРЭ была разработана анкета из 15 вопросов. Из них: 3 - составлены в виде блоков вопросов по одной тематике; 6 - неструктурированных (открытых) вопросов включали субъективные данные (указание методических разработок или высказывание предложений); 7 структурированных вопросов (закрытых) предлагали выбор ответа из предложенного списка, как дихотомического (один вариант ответа из двух), так и множественного типа выбора (более двух вариантов ответа).

Режим Интернет-анкетирования через веб-сайт библиотеки ХНУРЭ позволил проставлять ответы сразу в загруженной странице и автоматически отправлять на URL-адрес нашего сайта. Таким образом, при исследовании применен метод заочного опроса библиотек с помощью онлайновых анкет.

Для сокращения временных затрат технология обработки и анализа данных основывалась на специально разработанных программах, с помощью которых можно образовывать обобщенные результаты в виде таблиц Microsoft Excel и создания соответствующих секторных и столбчатых диаграмм. Тексты ответов на открытые вопросы обрабатывались организаторами исследования вручную. Полученные данные ввводилась в компьютер с помощью составления сводных анкет и двухмерных таблиц. Отображение обработанных данных в таблицах и диаграммах, которые представлены в презентации, повышает наглядность результатов их группировки.

Результаты обработки и анализ анкет позволили сделать определенные выводы по поводу современного состояния СКиК, а также сформулировать проблемы и тенденции развития этой части СПА вузовских библиотек.

Респонденты проведенного анкетирования - 51 библиотека (из всех методических объединений вузовских библиотек Украины). Это составило 25% от общего количества (204) библиотек Украины (см. диаграмму 1). К сожалению, очень мало анкет поступило из таких методических зон, как Киевская, Донецкая, Львовская - менее 15% от количества библиотек в этих зонах. Однако поскольку наибольшее количество респондентов - это крупные библиотеки ведущих вузов, определяющие библиотечную политику в регионах, предоставленные данные позволяют проследить определенные тенденции в рассматриваемых вопросах.

Традиционно обработкой и формированием СКиК в библиотеках занимаются отделы по научной обработке литературы и организации каталогов или сектора отделов комплектования и обработки, а также подразделения, выполняющие информационно-библиографическое обслуживание. Видны и новые тенденции: появление в 6 библиотеках специальных подразделений, обрабатывающих е-ресурсы. Это отделы, занимающиеся развитием НИТ, автоматизацией библиотечных процессов и формированием е-ресурсов библиотеки. В 48 библиотеках в указанных подразделениях от 50 до 100% составляют специалисты с полным или базовым высшим библиотечным образованием, остальные сотрудники, чаще всего, имеют высшее образование гуманитарного направления (педагогическое, филологическое и др.), а также экономическое, естественнонаучное. Это отметили 38 библиотек. В 32 библиотеках кадровый состав дополнен специалистами по профилю ВУЗа. А в 22 из них работают сотрудники с техническим образованием. Сравнивая укомплектованность кадрами данных подразделений разных библиотек, нужно отметить наилучшее положение у библиотек классических университетов. Вопросами создания СПА у них заняты большие коллективы (от 20 до 50 специалистов), в которых работают представители разных современных направлений образования. Недостаточное количество или полное отсутствие квалифицированных кадров с техническим или другим образованием по профилю вуза у 15 библиотек.

Анализ блока вопросов о наличии и ведении каталогов и картотек показал, что в 49 библиотеках ведутся карточные алфавитные и систематические каталоги. Исключение составляют библиотеки НаУ "Киево-Могилянская академия" и ЦНГИ ХГУ "Народная украинская академия", имеющие каталоги только в е-виде. Что касается служебных каталогов, то уже видна тенденция к их сокращению, - их ведут 42 б-ки. Для структурирования информационных массивов вузовские библиотеки применяют иерархические классификации: только УДК - 13 библиотек, только ББК - 10, и те, и другие используют в своей работе 28 библиотек, 3 библиотеки, наряду с названными, используют ДК Дьюи.

Предметные каталоги ведутся в 12 библиотеках, и в основном, отражают медицинскую, аграрную и природоведческую тематику. 26 библиотек вузов технической направленности ответили утвердительно на вопрос об имеющемся у них опыте создания словарей предметных рубрик. На сегодняшний день ситуация такова, что зачастую отраслевые предметные рубрики (ПР) - примитивная форма вербального поиска по ключевым словам, которые зачастую формируют с обложки, титульного листа или издательской аннотации. А для качественного поиска нужно разработать список ПР, который отражает горизонтальные ассоциативные, а также вертикальные иерархические связи. Кроме того, сегодня существует проблема дефицита на информационном рынке лингвистического обеспечения СКиК. Сложившаяся ситуация вынуждает библиотеки создавать собственное лингвистическое обеспечение, что является неэффективным из-за затрат на дублирование усилий квалифицированных специалистов, отвлечение их от основных производственных функций, отсутствие гарантий качественного результата. Так как создание данного инструментария трудоемко и требует высокого интеллектуального уровня ученых и специалистов различного профиля, то решение данной проблемы находится в области разработки национальной программы по созданию отраслевых Тезаурусов на базе научных учреждений (например: Академии наук Украины или Книжной палаты Украины).

Основные картотеки вузовских библиотек - это систематическая картотека статей (СКС), которую ведут 49 библиотек и картотека трудов ученых вуза в 41 библиотеке. Кроме того, 22 библиотеки ведут тематические картотеки по профильным темам и социально-экономической направленности (общим числом - 359). Многие карточные картотеки дублируются в е-виде.

Показательны ответы на вопрос о политике библиотек в отношении карточных каталогов и картотек. Если 55 % из опрошенных выступают за консервацию или ликвидацию карточных картотек, то в отношении карточных каталогов у 88 % библиотек сформулирована позиция их сохранения. Однако 11 библиотек, которые активно используют преимущества ЭК и отразили в нем более 50 % своих фондов, высказываются за их консервацию, а затем и ликвидацию в ближайшем будущем.

Электронный каталог (ЭК) на базе различных автоматизированных систем ведут 50 библиотек. Анализ блока вопросов об ЭК показал, что вузовские библиотеки продолжают наращивать мощность компьютерной техники и формируют свои ресурсы с помощью АИБС по мере появления и продвижения их на рынке (сперва иностранные, потом - украинские). Начинали почти все библиотеки со своих локальных разработок либо простых (на тот момент) версий АИБС "МАRК", "ISIS".

К началу 2009г. библиотеки-респонденты формируют ЭК на базе следующих АИБС (см. диаграмму 2):

Оценка полученных количественных данных позволила выявить, что наполняемость ЭК у всех библиотек различная и зависит от времени организации ЭК и приобретения АИБС. У библиотек, которые раньше начали наполнять ЭК, его общий объем составляет от 200 тыс. и до 1 млн. и больше (как у библиотек ДонНУ и КНУ им. Т.Шевченко), у тех, где процесс формирования начат позже - от 50 до 100 тыс. записей. Но хочется отметить, что некоторые библиотеки наращивают темпы пополнения ЭК с завидной быстротой. Например: ЭК библиотек: ЛНУ им. И. Франко - уже насчитывает более 200 тыс. записей, ОНЮА - около 300 тыс., ОНУ им. И. Мечникова - более 300 тыс., хотя АИБС приобретены в 2000г.

Наращивание темпов ЭК также связано у многих библиотек с форсированием процесса ретроконверсии. 39 библиотек отметили, что занимаются внесением в ЭК ретроспективной части своих фондов. Библиотеки используют различные методики: от "сплошного ввода" до обработки активной части фонда (наиболее запрашиваемой). Таким образом, с помощью ретроввода и обработки новых поступлений специалистами этих библиотек отражено от 15 до 60% своих фондов.

При ответе на вопрос о типовидовом составе ЭК, выяснилось, что больше учебно-методических изданий отражено в ЭК 17 библиотек, в ЭК 27 библиотек отражаются больше научные издания. Наличие в каталоге другой литературы больше, чем материалов учебного и научного назначения, - у 15 библиотек. Это объясняется наличием в фондах вузовских библиотек большого количества законодательных, правовых, справочных, нормативных и т.п. источников литературы, необходимых для обучения и научной деятельности ВУЗов. Интересно, что в 5 вузовских библиотеках с\х, технического, медицинского и юридического профиля в 2-3 раза больше, чем учебная, в ЭК отражена художественная литература.

Должность редактора ЭК имеется в штатном расписании 13 библиотек. Больше всех - в библиотеках Одесской зоны. Наличие редактора - очень важный нюанс при организации ЭК. Для ускорения процесса наполнения ЭК задействованы все возможные силы (ретрогруппы, сотрудники многих отделов) и, как следствие, - очень большой процент ошибок, описок, опечаток. Не всегда к описанию привлекаются библиотечные специалисты, к сожалению, и не все досконально знают новый стандарт на библиографическое описание ДСТУ ГОСТ 7.1-2006. Таким образом, введение должности редактора ЭК подлежит решению в 38 библиотеках.

Опыт обмена библиографическими записями имеют 20 библиотек из опрошенных. Предпосылками для обмена может и должно стать объединение библиотек по АИБС, что даст возможность использования единых форматов баз данных, создания единой технологии при описании и обмене.

В 17 библиотеках доступ в ЭК организован только в локальной сети (Интранет), в 21 библиотеке - через Интранет и Интернет, а в 9 - в глобальной сети. Из них: открытый доступ в ЭК предоставляют 26 библиотек-респондентов. У 14 - частично открытый, у 8 - доступ авторизован. Доступность ЭК и других БД через Интернет сегодня можно назвать стратегической задачей автоматизации библиотечных процессов. Решение данной проблемы связано, как правило, с развитием телекоммуникационной инфраструктуры и интеграции локальной сети вуза.

На сегодняшний день можно констатировать, что ЭК не является альтернативой традиционным каталогам, но уже прочно занял свое место и лидирующее положение в СКиК. Так как является не просто каталогом в машиночитаемой форме, а информационно-поисковой системой, которая объединяет в себе функции всех каталогов и имеет более широкие возможности для предоставления свободного доступа как локальным, так и удаленным пользователям.

Наличие документации в библиотеках, которая регламентирует их работу во всех сферах деятельности, является одним из условий и этапов менеджмента качества. Поэтому отдельным блоком были вынесены вопросы о наличии и использовании документов при работе с СПА. 82% библиотек-респондентов используют при нормировании производственных процессов обработки и ведения каталогов нормативную документацию. Из них: в 22-ти библиотеках свои нормативы, полученные опытным путем, 7 библиотек удовлетворились заимствованием из государственных сборников норм, а 12 библиотек используют комбинированные. Одним из типов организационно-распорядительной документации являются положения и инструкции. Перечень положений по изучаемым процессам представили - 50 библиотек, инструкций - 37. В основном, были названы положения о библиотеках (8), об отделах (11), о системе каталогов и картотек или СПА (26), о каждом виде каталогов, картотек и АПУ (25), из них положения об ЭК (22), паспорта каталогов (6). Нас также интересовал пакет инструктивных документов, созданных в библиотеках и отражающих порядок работы с СКиК. Библиотеки назвали инструкции на различные процессы аналитико-синтетической обработки, в т.ч. "Путь книги (документа) в библиотеке", о порядке ведения, редактирования каталогов и картотек, ретроввода, а также технологические карты и блок-схемы для выполнения операций по наполнению ЭК. Наиболее полно обеспечили документацией названные процессы 8 библиотек вузов: КНУ им. Т. Шевченко, НТУ "КПИ", НТУ "ХПИ", УИПА, ОНАПТ, ОНПУ, ЛНУ им. И. Франко, НаУ "Острозька академія".

Кроме регламентирующей документации, в 40 библиотеках создаются различные пособия в помощь пользователям ЭК: памятки, советы, плакаты, открытки, руководства, инструкции, путеводители, алгоритмы по правилам поиска и навигации в е-ресурсах, а также методические пособия, указания, рекомендации и мультимедийные слайд-лекции к занятиям по "Основам информационной культуры".

В конце анкеты было помещено обращение к опрашиваемым с просьбой высказать свои пожелания по работе секции. Конкретные и представляющие интерес для дальнейшей работы секции предложения поступили от 28 библиотек: утверждение и введение в действие в Украине стандартов, идентичных ГОСТам 7.8 - 2000. Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления и 7.83 - 2001. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения; создание координационного центра корпоративной каталогизации; разработка лингвистического обеспечения ЭК для научных и вузовских библиотек (единого словаря ПР, отраслевых тезаурусов); внедрение таблиц УДК и ББК в е-варианте; разработка документации на процессы аналитико-синтетической обработки, в т.ч. типовой; организация системы повышения квалификации сотрудников, занимающихся обработкой литературы и ведением СПА, проведение практических мероприятий (семинаров, тренингов, мастер-классов, в т.ч. в режиме он-лайн) по вопросам каталогизации и систематизации. библиотека вузовский каталог

Мы уже учли предложения о предоставлении результатов работы секции и открыли на сайте http://www.lib.kture.kharkov.ua/ соответствующую рубрику, содержащую информацию о составе и плане работы секции, о результатах проведенных меропрятий, принятых решениях и разработанных документах, а также ссылки на литературу по изучаемым вопросам.

Анализ результатов анкетного опроса позволил проранжировать проблемы по степени важности. В процессе исследования были выявлены актуальные вопросы, решение которых находятся в компетенции секции: разработать пакет типовых документов, регламентирующих работу библиотек с СПА, инициировать создание отраслевых словарей и Тезаурусов, организовать обучение и повышение квалификации сотрудников, занимающихся формированием и обслуживанием СПА. Последовательное и рациональное внедрение этих решений в практику работы вузовских библиотек позволит достичь более высокого уровня информатизации в области рассматриваемых процессов.

Список использованных источников информации

1. Васильев, И.Г. Социологические исследования в библиотеках [Текст] : практ. пособие / И.Г. Васильев, М.Е. Илле, Д.К. Равинский. - СПб: Профессия, 2003 - 180 с.

2. Вершинин, М.И. Электронный каталог: проблемы и решения [Текст] : учеб.-практ. пособие / М.И. Вершинин. - СПб. : Профессия, 2007. - 232 с. - (Серия "Библиотека").

3. Бібліотеки вищих навчальних закладів України [Электронний ресурс] : каталог-довідник. Вип. 2 / уклад.: Сукало Т.М., Дружиніна Л. Г.;

4. заг. ред. Федорова І. М. // Сайт НБ КНУ. - Режим доступа: http://www.library.univ.kiev.ua/ukr/dovidnyk/index.php3 (2009).

5. Пилко, И.С. Информационные и библиотечные технологии [Текст] : учеб. Пособие / И.С. Пилко. - СПб. : Профессия, 2006 - 342с. - (Библиотека).

6. Полл, Р. Измерение качества работы [Текст] : международное руководство по измерению эффективности работы университетских и других научных библиотек / Р. Полл, П. Бокхорст; пер. с англ. Н.В. Соколовой; под ред. О.Ю. Устинова. - М.: Логос, 2001. - 150 с.

7. Сукиасян, Э.Р. Система каталогов и динамика развития современной библиотеки [Текст] / Э.Р. Сукиасян // НТБ. - 2006. - № 4. - С. 18 - 33.

8. Сукиасян, Э.Р. Библиотечные каталоги [Текст] : метод. материалы / Э.Р. Сукиасян. - М. : Профиздат, 2001. - 192 с.

9. Шевченко, Т.Е. Новые информационные технологии библиотеки в помощь учебному процессу. Электронный каталог ХНУРЭ [Текст] / Т.Е. Шевченко, Н.Ю. Этенко // Сучасні інформаційно-бібліотечні технології як складова реформування навчального процесу: матеріали XV наук.-практ. конф. 15 квітня 2008р., Харків. - Х. : УІПА, 2008. - С. 82 - 90.

Размещено на Allbest.ru