Уніфікація управлінських документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Нормативні документи з уніфікації управлінських документів

2. Уніфікація управлінських документів

3. Вплив інформатизації на розвиток безпаперової технології роботи з документами

Висновок

Список використаних джерел



Вступ

уніфікація управлінський документ інформатизація

Уніфікація управлінських документів розглядається нині як організаційна діяльність, спрямована на підвищення ефективності застосування документів у сфері управління соціальними системами

Уніфікація забезпечує не тільки скорочення часу на складання документів, а й оптимізацію: ущільнення записів, можливість вибіркового опрацювання, організацію багатоаспектного пошуку інформації, пристосування документації до опрацювання у складі автоматизованої бази даних.

Оскільки документування є одним із основних засобів здійснення функцій, покладених на управління соціальними системами, то при уніфікації управлінських документів потрібно передусім установити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому її відображено. У зв'язку з цим при проведенні уніфікації документів важливою передумовою є облік стану і при потребі уточнення організаційних аспектів управління, права видання тих чи інших видів документів, визначення постійного кола кореспондентів і адресатів.

Головною метою уніфікації службових документів є створення уніфікованої системи документації, що може дати високий економічний ефект. Цього досягають шляхом зниження витрат часу на складення текстів службових документів, їх оформлення, виготовлення бланків документів, а також підвищення якості технологічних процесів роботи з документами, особливо під час користування ними з метою отримання необхідної інформації.

З іншого боку, впровадження уніфікації документів сприяє підвищенню інформаційної культури створювачів документів, може ініціювати більш творчу організацію функціонування в установі документів усіх класів документації, у тому числі з позицій інформаційного менеджменту.

1. Нормативні документи з уніфікації управлінських документів

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланк службового документа - це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації. Бланки службових документів виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим дотриманням ряду правил.

Виготовлення бланків конкретних видів документів друкарським способом виправдане, якщо їх створюється понад двісті на рік. Для цього використовують два основні формати паперу згідно з ГОСТ 9327-60 "Папір та вироби з паперу. Споживчі формати".

Окрім вищезазначених форматів А4 та А5 дозволяється використовувати бланки формату АЗ (297x420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 (105х 148 мм) -для написання резолюцій.

Відповідно до ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовуються реквізити заголовка (1 -10) та реквізит 14 (місце складання або видання документа), а також обмежувальні позначки для реквізитів: 11 (дата документа), 12 (реєстраційний індекс документа), 13 (посилення на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь), 19 (заголовок до тексту), та 20 (відмітка про контроль). Схеми розташованості реквізитів і меж зон на форматі А 4 з кутовим і поздовжнім розташуванням заголовка подано в додатках 1.2 та 1.3.

Не всі зазначені реквізити та обмежувальні позначки можуть бути одночасно зафіксовані на бланку. Склад реквізитів, необхідних для виготовлення бланку залежить від його виду:

o бланк листа (додаток 1.4);

o загальний бланк для виготовлення будь-якого документа (додаток 1.5);

o бланк конкретного виду документа (додаток 1.6).

Загальний бланк документа максимально може включати реквізити заголовка (крім реквізитів 5,9 10), а також обмежувальні позначки для реквізитів 5, 11, 12, 19, 20. На загальному бланку посадової особи на місці реквізиту "Назва структурного підрозділу" розміщується "Назва посади".

Бланк конкретного виду документа (розпорядження, наказ, протокол, акт тощо) доповнюється реквізитом 5 (код фірми документа за ДКУД) та 10 (назва виду документа). Реквізит 14 (місце складання або ведення документа), якщо він входить до складу назви документа може не вказувати, наприклад, Київський автомобільно-дорожній інститут або Переяславська міська державна адміністрація.

Бланк листа.

Зазначений бланк містить реквізити заголовка (окрім 10, назва документа), а також обмежувальні позначки: 11 (дата документа), 12 (реєстраційний індекс документа), 13 (посилення на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь), 16 (адресат), 19 (заголовок до тексту документа) та 20 (відмітка про контроль).

Облік бланків документів встановлюється безпосередньо її керівництвом. Проставляють обліковий номер за допомогою нумератора друкарським або типографським способом на нижньому березі зворотного боку бланку.

Уніфікація управлінських документів -- лише одна, відносно самостійна частина єдиного процесу удосконалення документації управління на певному етапі, рівні та управлінні в цілому. Уніфікацію розглядають як один з головних методів стандартизації. Вона покликана забезпечити приведення об'єктів стандартизації до раціональної номенклатури за формою, нормами, типорозмірами згідно з їхнім функціональним призначенням. Стандартизація допомагає знизити витрати на роботу з документами, підвищити оперативність їх підготовки, опрацювання, сприймання розміщеної інформації користувачами.

2. Уніфікація управлінських документів

Особливості уніфікації та стандартизації документів, які використовуються в автоматизованих комп'ютерних інформаційних системах, полягають в тому, що їхній зміст повинен забезпечити розв'язання завдань автоматизації, а їхня форма -- забезпечити найефективнішу підготовку даних за допомогою комп'ютерних технологій.

Результати уніфікації та стандартизації документів дають змогу підвищити продуктивність праці на різних етапах технологічного процесу роботи з документами. Уніфікація та стандартизація корисні і при традиційних, ручних методах роботи з документацією, але їхня ефективність зростає в міру механізації та автоматизації управлінського процесу. Мета уніфікації та стандартизації управлінської документації полягає в тому, щоб шляхом удосконалення їх змісту і форми створити систему документів, впровадження якої дасть максимальний соціальний та економічний ефект.

Нині діє понад 20 уніфікованих систем документації. Існують також кілька державних стандартів, які визначають:

· вимоги до документів;

· вимоги до побудови формулярів зразків;

· системи організаційно-розпорядницької документації;

· вимоги до оформлення документів;

· інші.

Застосування стандартів документів веде до однорідності оформлення документів, що є необхідною умовою для автоматизації роботи з ними та розуміння їхнього змісту.

Впровадження уніфікованих документів дає змогу звести до мінімуму кількість помилок у текстах, відмовитись від чернеток при редагуванні документів, повторного набору тексту всього документа (що притаманно для рукописної, паперової технології).

Таким чином, пошук економічної ефективності спонукає до обґрунтування розробок з уніфікації документів і вибору найбільш раціонального обсягу збірника уніфікованих текстів документів.

Уніфікація та стандартизація проводяться за такими основними принципами:

· скорочення надмірності інформації в документах;

· створення загальної моделі побудови документів;

· застосування єдиної термінології в документах;

· типізація і трафаретизація текстів.

Крім загальних принципів, існують спеціальні принципи уніфікації та стандартизації документів в умовах інформатизації. Важливими серед них у науково-практичних джерелах визначаються такі спеціальні принципи уніфікації документів:

· відповідність документів завданням, що підлягають розв'язуванню;

· сумісність показників і реквізитів, що застосовуються в різних документах;

· розташування реквізитів на документах відповідно до послідовності їх заповнення, читання співробітниками чи зчитування засобами комп'ютерної техніки;

· зниження фізичного обсягу документів у результаті обґрунтованого визначення площин для розташування реквізитів;

· взаємо прив'язка вимог до документів, що стосуються різних функціональних систем документації.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення єдиної системи класифікації і кодування інформації, що використовується у відповідних інформаційних системах органів управління.

При відборі документів для уніфікації та стандартизації потрібно виходити з наявності традиційних (перевірених практикою), типових для апарату управління і обумовлених нормативними положеннями. У зв'язку з цим у документології було б доцільно упорядкувати організаційно-правове забезпечення документування. В першу чергу в централізованому порядку (можливо, на рівні законодавства) слід врегулювати перелік нормативних актів, які видаються у відповідній системі управління. Наприклад, з погляду традицій документології, дивним є коли Кабінет Міністрів України ухвалює постановою інструкцію. На наш погляд, для такого рівня державного управління доцільнішім є не інструкції, а положення, концепції, настанови, статути. Нормативно-правовий акт під назвою "інструкція" більш притаманний для міністерств, відомств, установ, організацій, підприємств.

В інтересах упорядкування загальної кількості та регламентації повної уніфікації управлінських документів потрібно також в централізованому порядку продовжити типізацію й формалізацію планових документів, документів організаційних структур, а також обліково-довідкових і обліково-статистичних відомостей. Це дасть змогу покращити підготовку особового складу апарату управління, полегшити користування цими документами та їхнє опрацювання за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

3. Вплив інформатизації на розвиток безпаперової технології роботи з документами

Розглянуті проблеми, що випливають з інформатизації документування та документообігу, можуть бути реально розв'язані також за допомогою правових методів. Правове регулювання тут виступає як важлива і самостійна передумова використання комп'ютерних технологій у сфері документування і документообігу відповідної соціальної системи (її структури).

Пристосувати, підвести традиційні технології опрацювання документів до відповідного рівня комп'ютерних технологій, особливо з широким, масовим їх застосуванням, можна лише суворо регламентувавши і оптимізувавши в нормативному порядку весь процес руху документів у системі управління.

Працівники органів державного управління складають юридично значимі документи про свої дії та їхні результати, видають документи, які свідчать про особу і права громадян на здійснення певних дій (паспорти, посвідчення водіїв тощо).

Наприклад, документи правоохоронних органів тісно пов'язані з адміністративними і кримінально-процесуальними актами. В них фіксуються події, які є основою для видання нормативних та індивідуальних актів, чи підтверджуються встановлені цими актами права та обов'язки. Зокрема, зафіксоване в протоколі адміністративне правопорушення є основою для ухвали постанови про накладення адміністративного покарання (стягнення).

На відміну від інших правових актів, документ сам по собі -- це лише засіб фіксації інформації та доведення фактів. Юридичними фактами, що викликають виникнення, зміни чи припинення наявних правовідносин, є фіксовані в документах події та дії, а не самі документи. Юридичне значення документів полягає головним чином в офіційному засвідченні фактів, що мають юридичне значення для забезпечення суспільного порядку (у тому числі громадського порядку, громадської безпеки тощо). Документи часто є доказами при розв'язанні тих чи інших питань у судовому або адміністративному порядку.

В силу публічно-правового характеру діяльності органів управління соціальними системами їхні документи, передбачені законом, переважно торкаються прав та інтересів громадян. У ряді випадків закон вимагає від громадян і організацій обов'язкового отримання ними відповідних документів. Відсутність відповідного документа призводить до неможливості використання громадянами та організаціями того чи іншого суб'єктивного права, а іноді -- може бути основою застосування до них правових санкцій.

Оскільки документи органів управління соціальними системами є засобом офіційного підтвердження фактів, що мають юридичне значення і виступають у вигляді їхніх доказів, зміст і форма багатьох із них (наприклад, протоколів) визначені законодавчими актами, положення яких знаходять розвиток у відповідних підзаконних актах, інструкціях уповноважених органів управління соціальними системами.

Поширення застосування в системі управління автоматизованого опрацювання інформації веде до зростання кількості машинних носіїв інформації. Ці носії інформації стали, як правило, виконувати при певних умовах функції електронних носіїв документів (документи, які створюються і використовуються у сфері управління). У зв'язку з цим виникла потреба у встановленні поняття машинних носіїв записів, електронних документів та їхнього місця в інформаційно-аналітичному забезпеченні управління, кола завдань, що розв'язуються при їх створенні, використанні та зберіганні.

Електронний документ -- документ, інформація в якому представлена у формі електронних даних, включаючи відповідні реквізити документа, втому числі й електронний підпис, який може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами на візуальну форму чи скопійований на папір.

Визначення поняття "електронний документ" подається законодавцем у п/п. 1.10 ст. 1 (Визначення термінів та понять) Закону України "Про платіжні системи та переказ грошей в Україні (05.04.01).

У п. 1.11 ст. 1 цього ж Закону подано визначення категорії "електронний цифровий підпис".

Електронний цифровий підпис -- сукупність даних, отриманих за допомогою криптографічного перетворення змісту електронного документа, яка дає змогу підтримувати його цілісність та ідентифікувати особу, що його підписала.

Поява електронної документології сформувала потребу провести та розглянути класифікацію та правовий режим електронних документів.

Документи, які використовуються у сфері управління соціальними системами, не тільки пасивно фіксують навколишню дійсність, а й активно впливають на неї, виконуючи тим самим роль важливого регулятивного фактора суспільних відносин. Аналіз практики правового регулювання процесів створення і використання управлінських документів дає змогу виділити два основних напрями в цій галузі.

Перший напрям зводиться до регулювання нормами права конкретних суспільних відносин, у процесі здійснення яких створюються і використовуються відповідні документи. Норми права в цьому випадку встановлюють певні види документів, які супроводжують регульовані відносини.

Однак далеко не завжди в таких актах указано, хто видає (чи використовує) ці документи, якої вони повинні бути форми, хто несе відповідальність за їхнє належне оформлення, зміст і застосування. Предметом правового регулювання в цьому випадку є інформація про самі суспільні відносини.

Другий напрям включає способи правової регламентації документування управлінської діяльності. Це правове регулювання безпосередньо документаційних процесів і операцій, які здійснюються у сфері управління (юридично-технічні документи).

Прикладом такого роду регулювання можуть бути інструкції з діловодства, правила складання певного виду документа (технічного, конструкторського, звітного, фінансового, організаційно-розпорядницького тощо), державні стандарти та рекомендації на складання документів та ін.

Норми права, які регулюють безпосередньо документування, мають своєрідний характер. Своєрідність ця пов'язана з розумінням управлінських документів як засобу, за допомогою якого виникає взаємодія між суб'єктами управління в процесі виконання їхніх функцій. У зв'язку з цим норми, що регулюють ставлення людини до них, переважно мають властивості техніко-юридичних норм.

У міру поширення сфери застосування машиночитаних документів як основи для здійснення різноманітних дій і відносин ці документи все більше діставатимуть юридичне визнання шляхом закріплення їхніх видів і форм у нормативних актах, що регламентують діяльність різних органів управління та їх службовців у межах їхньої компетенції.

Наприклад, правове значення деяких документів, опрацьованих засобами комп'ютерної техніки, офіційно було визнано у "Тимчасових загально галузевих керівних вказівках про надання юридичної сили документам на магнітній стрічці і паперовому носієві, що створюється засобами обчислювальної техніки". Тобто електронні документи вже в управлінській діяльності визнаються документами, юридична сила яких відповідає юридичній силі традиційних.

Крім встановлення і законодавчого закріплення умов юридичної сили документів, які опрацьовуються засобами комп'ютерної техніки, вимагають правового регулювання такі суспільні відносини:

· що виникають у процесі створення і використання електронних документів;

· закріплення якісних характеристик соціально-економічної та науково-технічної інформації, яка фіксується на документах;

· закріплення технологічних і організаційних вимог, дотримання яких дозволить сприймати документи, що опрацьовуються комп'ютерними технологіями і мають юридичну силу;

· порядок доступу організацій та громадян до документації, у тому числі й терміни такого доступу;

· порядок розв'язання конфліктів із цих питань;

· співвідношення між традиційними (паперовими) документами і новими документами на технічних носіях інформації, в тому числі порядок зміни, за необхідності, знищення оригіналів традиційних (паперових) документів;

· порядок посвідчення документів, внесення реквізитів, які ідентифікують ці документи;

· способи внесення змін, виправлень у документах;

· порядок збору, реєстрації, зберігання, опрацювання та передачі документації;

· юридичний статус усіх учасників інформаційних відносин, які виникають із приводу використання документів;

· установлення юридичної відповідальності за порушення правил роботи з документацією.

При цьому інформація з традиційних носіїв переноситься на машинні носії. На комп'ютері складається первинний документ у людино читаній формі й одночасно фіксується інформація, що міститься на машинному носієві. Первинний обліковий документ формується лише на машинних носіях, при цьому повинна існувати можливість виведення документа на паперовий носій.

Питання про юридичну силу вторинних документів на машиночитаних носіях практично не виникає, оскільки вони формуються на основі належно оформлених паперових документів. Помилки чи навмисне викривлення такого документа при переносі його змісту на машинний носій важко виявляються. Це одна із складних проблем щодо формування достовірних інформаційних масивів.

Ігнорування цієї проблеми може розглядатися як соціогенна загроза інформаційній безпеці людини, суспільства, держави.

При двох інших варіантах документування технічні засоби реєстрації інформації розвішуються в місцях її виникнення. При створенні первинної документації за допомогою ЕОМ на паперовому бланку з одночасним перенесенням її інформації на машиночитаний носій відповідальність за створення документа і його вірогідність суворо індивідуалізована. Він видається, чи в будь-який момент може бути виданий, з підписом осіб, які склали документ. Принципової зміни заведеного порядку документування при цьому не відбувається.

Первинний обліковий документ на машиночитаному носієві має виготовлятися у суворій відповідності до затверджених державних стандартів. Інколи такий стандарт визначається на рівні законодавства. Інформація в такому документі повинна кодуватися відповідно до встановлених класифікаторів. При цьому повинна бути забезпечена можливість відтворення змісту документа в людино читаній формі.

Юридична повноцінність і вірогідність відомостей, що містяться в електронних документах, забезпечується конкретним персоналом, відповідальним за санкціонування, реєстрацію, оформлення і забезпечення захищеності електронної документації, припиненням доступу до формування таких документів не уповноважених на те осіб (несанкціонований доступ).

Важливою умовою юридичної повноцінності первинних облікових документів на машиночитаних носіях, у контексті інформаційної безпеки має бути можливість відтворення інформації у випадку втрати чи викривлення змісту документа. Це забезпечується шляхом копіювання автоматизованих баз даних документів, створенням контрольних точок відповідної інформації та режимів доступу до неї тощо.

Визначення юридичного статусу машиночитаних носіїв облікової інформації та вихідних машинограм безпосередньо пов'язане із розв'язанням таких проблем:

· що вважати оригіналом документів;

· як оформляти копії з них (наприклад, для подання в адміністративні та судові органи);

· як в умовах інформатизації забезпечити можливість використання облікової інформації для зберігання і використання в архіві. Оригінал документа має відповідати запису на машинному носієві.

Оригіналом машинограми є перший за часом друкований екземпляр цього документа на паперовому носієві. На машинограмі, яка є копією документа на машинному носієві, додатково повинні бути представлені печатка чи штамп і відповідні підписи організації, яка здійснює перетворення документа в машиночитану форму. Якщо в оригіналі машинограми вносяться зміни, на ній повинні бути вказані обґрунтування змін, дата їх внесення, посада і підпис посадової особи, яка здійснила зміни.

Зміни оригіналу документа на машинному носієві може здійснювати лише організація, яка його створила, з обов'язковою реєстрацією змісту і обґрунтувань змін, а також особа, відповідальна за їхнє внесення.

Оскільки персональна відповідальність за юридичну повноцінність вихідних документів і вірогідність їхніх даних забезпечується особами, відповідальними за формування вихідної інформації, виникає питання про розподіл цієї відповідальності тих, хто надає інформацію, і тих, хто її опрацьовує.

Стосовно відповідальності за вірогідність даних автоматизованого обліку -- це питання потребує дослідження.

Отже, з розвитком інформатизації з'являється можливість без паперової технології обліку, при якій усі її дані формуються машинним шляхом і представляються лише на відео термінальних пристроях ЕОМ. Чи можна вважати такий облік справжнім, чи потрібно пред'являти до нього вимоги юридичної доказовості, чи правомірно в сучасних умовах поступово або відразу ж відмовитися від паперової документації? Проблема потребує розв'язання.

Без паперова технологія обліку в принципі можлива і реальна. Забезпечення юридичної обґрунтованості облікових даних, отриманих при без паперовій технології їх формування, залежить від того, наскільки точно цих вимог дотримуються.

Щодо потреби збереження паперової форми вхідних і вихідних документів, то вона визначається передусім психологічним і юридичним факторами.

Джерелами облікових даних у кінцевому підсумку є люди, їхня діяльність. Якщо інформацію вперше формулює людина, то природним є її бажання зберегти письмову копію відомостей, які нею передаються, і повідомлень на випадок можливих непорозумінь або техногенних загроз (знищення, модифікації, перекручення інформації в автоматизованій системі).

Крім того, користувач облікових даних (можливо, керівник відповідного рівня) також часто бажає мати письмове підтвердження отриманої інформації. Це пов'язано з тим, що письмовий документ є традиційним юридичним доказом відповідальності за відповідність констатованого факту переданому повідомленню. До того ж паперові документи в окремих випадках зручніші у користуванні.



Висновок

Уніфікація управлінських документів нерозривно пов'яза-на з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уні-фікованих форм чи уніфікованих систем документації на доку-менти загального користування в межах держави. Такі роботи, від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу, мають здійснюватись на основі відпо-відної державної програми. Узагальнення багаторічного досві-ду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів:

· досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

· зменшення кількості видів документів;

· підвищення інформативності документів;

· системність;

· комплексність;

· стабільність вимог;

· економічна доцільність.

На початкових стадіях уніфікації документів формалізації підлягали тільки документи, що призначались для обробки засобами електронно-обчислювальної техніки. Формальна уніфікація забезпечувала зручність перенесення даних на машинний носій, і такі документи отримали назву машино орієнтованих.

Уніфікація може бути реалізована засобами стандартизації, а саме - розробленням та впровадженням державних (національних чи інших видів) стандартів, у яких зафіксовано вимога до створення документів, тобто складання їхніх текстів та оформлення.



Список використаних джерел

1. Калюжний Р. А., Цимбалюк В. С Розбудова держави та інформатизація державного управління // Розбудова держави. -- 1994. -- №2.

2. Каныгин Ю. М., Калитич Г. И. Основы теоретической информатики. -- К.: Наук, думка, 1990.

3. Каныгин Ю. М. Информатизация управления: социальные аспекты. -- К.: Наук, думка, 1991.

4. Катрич С. В. Процесс принятия решений и АСУ (организационно-правовой аспект проблемы). -- М., 1980.

5. Кокорев В. И. Разработка и исследование системы моделей для унификации и стандартизации управленческих документов // Автореф. дисс. д-р техн. наук. -- М., 1980.

6. Комп'ютерна злочинність: Навч. посіб. / П. Д. Біленчук, В. В. Бут, В. Д. Гавловський, М. В. Гуцалюк, Б. В. Романюк, В. С.Цимбалюк. Київ: Атіка, 2001.

7. Копылов В. А. Вопросы информационного законодательства. -- НТИ, 1995. -- № 6.

8. Копылов В. А. Информационное право: Учеб. пособие. -- М.: Юристъ, 1996.

9. Краснянский В. Э. Правовая информация в системе государственного и хозяйственного управления. -- Л., 1995.

10. Лисюченко В. П., Цимбалюк В. С, Гуцалюк М. В. Управління органами внутрішніх справ: Довідник. -- К.: УАВС, 1996.

11. Логоша В. А., Шаркович В. Г., Дегтярева Т. Д. Методы и модели совершенствования организационных структур. -- М., 1988.

12. Ложе И. Информационные системы: Методы и средства: Пер. с фр. / Под ред. К. Л. Горфана, Т. В. Молчановой. -- М., 1979.

Размещено на Allbest.ru