Коммуникация как ключевое понятие теории и практики управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

АНО ВПО «Институт экономики и управления в промышленности»

Реферат

По дисциплине: «Связи с общественностью в органах власти»

На тему: «Коммуникация как ключевое понятие теории и практики управления»

Исполнитель: Цымбалюк Инна Владимировна

Руководитель: Павлов Александр Викторович

Москва, 2015 г.

Оглавление

Введение

1. Коммуникативная составляющая общения

2. Вербальные и невербальные межличностные коммуникации

3. Эффективность коммуникаций в управлении

Заключение

Список источников

Введение

Межличностное взаимодействие - как форма общения двух и более субъектов контактирования является неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку общение подразумевает обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе.

Коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем управления. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в крупных компаниях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, но также и людей, работающих на данном предприятии.

Актуальность темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении межличностного взаимодействия в управлении их эффективного развития.

Предметом исследования выступают межличностные взаимодействия в управлении. Область коммуникации тесно связана с теорией и практикой менеджмента, организационными системами и структурами, а также психологией управления.

Можно заметить, что вопросы эффективной коммуникации, преодоления встречающихся трудностей рассматриваются большинством авторов применительно к западному типу организации и рассчитаны на культуру западных менеджеров и сотрудников.

1. Коммуникативная составляющая общения

Существование организации как упорядоченной структуры связей заранее подразумевает необходимость взаимодействия различных (формальных и неформальных) социальных групп и индивидов, в том числе с окружающей внешней средой.

Коммуникативная составляющая характеризуется:

· умением устанавливать психологический контакт;

· учетом особенностей психологического воздействия;

· логичностью, аргументированностью и адекватностью ситуационного общения;

· эффективностью сочетания вербальных и невербальных коммуникаций.

Коммуникации могут рассматриваться как обмен идеями, интересами, настроениями и т.п., и как информация, увязанная с конкретным поведением партнеров. Коммуникативная составляющая общения предполагает:

· наличие, как минимум, двух индивидов - участников обмена информацией в процессе взаимодействия;

· взаимное или одностороннее доминирующее психическое воздействие на партнера;

· обладание партнерами единой системой кодирования информации.

При отсутствии перечисленных условий возможно возникновение коммуникационных барьеров, которые могут носить социальный или психологический характер. Социальные барьеры возникают при отсутствии единого понимания ситуации общения, вызванного глубинными различиями между партнерами (социальным, политическими, религиозным, профессиональными и т.п.). В управлении профессиональные различия наиболее ярко проявляются в особенностях деловой культуры.

В современном деловом мире сложились три уровня деловой культуры: национальный, организационный и управленческий (стиль управления). Национальная культура оказывает сильное влияние на организационную, которая, в свою очередь, определяет управленческую. Однако при сильном, волевом руководстве управленческая культура начинает определять организационную, а совокупные организационные структуры могут изменить национальную культуру. Стимулирующим фактором формирования деловой культуры выступает мотивация нации. Различают четыре основных вида мотивации, которые соответствуют той или иной культуре:

целевая - стремление к достижению цели стать лидером на рынке, первым освоить прогрессивное нововведение и т.п.;

защитная - стремление к созданию стабильного жизненного уклада, исключающего вмешательство в личную профессиональную деятельность извне;

уравнительная социальная, при которой высоко ценится качество жизни, но проявляются консервативные тенденции, выражающиеся в боязни изменений, чтобы не стало хуже;

рисковая социальная, направленная на сознательный риск для повышения качества жизни. В предпринимательской деятельности крайне велико значение социальных аспектов. Одной из характерных черт социальной организации общества является преобладание индивидуализма или коллективизма. Индивидуализм направляет деятельность предпринимателя в сторону вектора его личных интересов, что повышает степень делового риска. Коллективизм вырабатывает некие стандарты интересов на рынке потребностей, стереотипы поведения человека в группе, что ограничивает его свободу, но снижает степень риска. Россия представляет собой типичный образец культуры, которая сочетает в себе элементы взаимообусловленного индивидуализма и строгого коллективизма. Взаимообусловленный индивидуализм придает личности чувство солидарности с другими членами группы, принуждает вести себя адекватно им на основе принципов взаимозависимости. Строгий коллективизм жестко ограничивает активное индивидуальное волеизлияние личности и обуславливает сильные консервативные традиции единодушия с целью поддержания существующих структур, норм и правил. При таком коллективизме господствует контроль сверху и принуждение.

В западных обществах не наблюдается ярко выраженных стремлений к сплоченности в группе. В основу работы группы положены индивидуальные задания, управление ориентировано на отдельную личность, соответственно предусмотрена индивидуальная ответственность за выполняемую работу. Такая модель управления основана на профессионализме и инициативе руководства, четко формализованных процедурах контроля.

В японском обществе каждый работник изначально и неразрывно связан с той или иной социальной группой. Влияние каждого работника на повышение эффективности деятельности всей организации тесно связано с традиционным коллективизмом и стремлением улучшить результаты работы той группы, в которую он входит. При этом в группе складывается такая внутренняя структура, которая строго ранжирует положение всех ее членов. Любое проявление индивидуализма всегда рассматривается как посягательство на интересы социальной группы. Особый морально-психологический климат исключает низкую исполнительскую дисциплину, прогулы, текучесть кадров и т.п., что способствует росту практических успехов группы.

При большой склонности россиян к индивидуализму они стремятся к объединению, к работе в группе, полагая, что с группой считаются, что она может заставить руководство что-либо изменить в лучшую сторону. Группа для россиян служит средством коллективной защиты, в то время как для Востока и Запада такая группа является сплоченной командой. При склонности к работе в группе россиянин опасается, что кто-то получит незаслуженную долю его достижений. В результате коллективизм в России приобретает все более формализованный и искусственный характер, а статус группы в российском менеджменте существенно отличается от японского и американского. Отсутствие четкой всеобъемлющей деловой культуры в российском деловом мире может служить причиной возникновения социальных барьеров в деловом общении не только малознакомых деловых партнеров, но и в профессиональной среде конкретной организации.

Коммуникационные барьеры психологического характера обусловлены индивидуальными психологическими особенностями партнеров по общению или особенностями сложившихся между ними психологических отношений. Можно выделить три формы таких барьеров: понимания, социально-культурного различия и отношения.

Барьеры понимания возникают при:

· невыразительной быстрой или медленной речи, речи-скороговорке, речи с большим количеством звуков-паразитов (фонетический барьер);

· несоответствии стиля речи и ситуации общения или стиля общения и актуального психологического состояния партнера по общению (стилистический барьер);

· различии в системах значения слов (семантический барьер);

· сложной и непонятной или невыразительной логике рассуждений и доказательств (логический барьер).

Барьеры социально-культурного различия имеют в своей основе особенности воспитания, образования, предыдущего организационного общения, национальной культуры, религиозных взглядов и т.п. и приводят к разной интерпретации понятий, употребляемых в процессе общения.

Барьеры отношения проявляются в неприязни, недоверии к партнеру, которое распространяется на передаваемую им информацию.

2. Вербальные и невербальные межличностные коммуникации

Основной формой общения в организации, несмотря на появление альтернативных электронных средств, остаётся личное общение.

В коммуникации переплетаются два вида общения, две формы передачи информации: вербальное (речевое) и невербальное. В свою очередь, вербальная коммуникация подразделяется на устную (конференции, совещания, презентации, групповое обсуждение, неформальные беседы) и письменную (письма, меморандумы, отчеты, правила и процедуры, приказы, e-mail). межличностный вербальный коммуникация мотивация

Коммуникативная личность - самая главная составляющая личности вообще, ведь коммуникация занимает 80% всего человеческого существования.

Вербальное общение является наиболее исследованной разновидностью человеческой коммуникации. Кроме этого, это наиболее универсальный способ передачи мысли. На вербальный человеческий язык можно "перевести" сообщение, созданное с помощью любой другой знаковой системы.

Механизм воздействия слова на человека основан на взаимодействии слова со знанием, обусловленным прошлым опытом человека и закреплённым в его памяти. Знание может быть представлено как существующее в разных формах:

-знание в неосознаваемой форме;

-знание осознанное, в котором можно выделять рациональное, опытно-эмпирическое, чувственно-эмоциональное (эмоции, впечатления), невербальное знание (образное, двигательное), вербальное знание (слова и их значения).

Речевая сторона коммуникации имеет сложную многоярусную структуру и выступает в различных стилистических разновидностях (различные стили и жанры, разговорный и литературный язык, диалекты и т.п.). Все речевые характеристики и другие компоненты коммуникативного акта способствуют его успешной либо неуспешной реализации. Говоря с другими, мы выбираем из обширного инвентаря возможных средств речевой и неречевой коммуникации те средства, которые нам кажутся наиболее подходящими для выражения наших мыслей в данной ситуации. Это -- социально значимый выбор, который бесконечен и многообразен.

Невербальная коммуникация осуществляется всегда при личном контакте. Обычно она сопровождается речью, но может употребляться отдельно от вербальных средств. Невербальные знаки обычно делят на три основные группы: язык тела; паралингвистические средства (степень громкости, распределение пауз, особенности мимики и жестикуляции в процессе общения); графические (одежда и украшения и т.д.).

Язык тела, в свою очередь, включает пять составляющих: жесты, мимика, положение тела, проксемика (расположение людей в пространстве при общении), тактильная коммуникация.

Жесты определяют коммуникацию способом знакового использования рук. Жесты, как средства общения могут быть как общепринятыми, т.е. иметь закрепленные за ними значения, так и экспрессивными, т.е. служить для большей выразительности речи. Использование жестов для человека становится необходимым, когда другие средства недоступны или мало выразительны.

Мимика -- это способ использования выражения лица. В первую очередь мы смотрим человеку в глаза -- зеркало души. Инструментом мимики является и рот. Мы можем наблюдать тончайшие различия в улыбке и взгляде. Положение деталей лица выполняет знаковые функции: поднятые брови в удивлении, гневе, страхе или приветствии. Мимика собеседника способна усиливать, дополнять или опровергать смысл фразы.

Положение тела -- это способ держать себя (наше тело). Считается, что расслабленное положение свидетельствует о доверии к собеседнику. Характер положения тела является весьма важным при первой встрече. Так, во время собеседования при приеме на работу рекомендуют сидеть прямо, не развалившись на стуле, чтобы продемонстрировать заинтересованность, смотреть в глаза собеседнику, но не очень настойчиво.

Проксемика -- способ использования пространства. Расстояние между собеседниками зависит и от возраста, и от пола коммуникантов, и от степени знакомства между ними.

3. Эффективность коммуникаций в управлении

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информацией, обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях: планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен и формацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, называют коммуникации связующим процессом. Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации. Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примеру, 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен, информацией представ одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о люди, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс.

В ходе обмена обе стороны играют активную роль. К примеру, если вы как управляющий описываете одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. Чтобы обмен информацией стал эффективным, ваш подчиненный должен сообщить вам, как он понимает задачу и ваши ожидания в отношении результатов его деятельности. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

Канал, средство передачи информации.

Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

· Зарождение идеи.

· Кодирование и выбор канала.

· Передача.

· Декодирование.

Однако, не всегда коммуникационный процесс на предприятии в организации и.т.д. складывается гладко, и возникают определённого рода преграды, которые мешают правильному функционированию этого процесса. Автор хотел бы показать виды таких преград, которые реально встречаются на практике.

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, Своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах, разных культурах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. К примеру, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.

Обсуждение и прояснение новых планов, Вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля - вот дополнительные действия, подвластные руководителю.

В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей я одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетеня, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта - эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

Заключение

На практике можно убедиться в том, что существуют различные виды коммуникаций, которые руководители неустанно и, в зависимости от опыта, успешно используют. Каждый вид довольно специфичен и неоднороден, в нём выделяются черты, которые присуще только этому виду. Важность правильного использования определённого вида коммуникаций позволяет определить направленность и межличностные отношения в определённой организации.

От должного уровня коммуникации в организациях многое зависит, ведь «Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информацией, обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях: планирования, организации, мотивации и контроля.» Соответственно, эффективность управления зависит конкретно от умения общаться и передавать точную информацию друг другу не только руководитель подчинённому, но и подчинённым по отношению друг к другу. Показав определёнными этапами то, что происходит на практике, а втор убедился, что коммуникации играют одну из важнейших ролей в становлении любого типа организации, так как в той же практике существуют и отклонения.

Как уже было сказано выше, в коммуникативном процессе существуют отклонения, которые нарушают чёткое функционирование коммуникаций. Такие примеры действительно реальны на практике и то, что с точки зрения координационного процесса они становятся некими «паразитами», которые искажают значение отданных распоряжений, точности в получении информации, нарушения рабочего порядка, в общем, и т.д. Организация всячески старается искоренить данных «паразитов» путём совершенствования организации, а так же путём выявления инновационных методов в области науки. Приведённые примеры характеризуют методы, которыми с лёгкостью может пользоваться организация для того, чтобы стабилизировать работу и наладить понимание среди рабочих.

Таким образом, коммуникация - очень сложный и многогранный процесс.

Данный процесс очень подвижен и не стоит на месте, именно поэтому нужно находить различные способы и методы, которые смогли бы не только стабилизировать, но и совершенствовать коммуникационный процесс коммуникации.

Список источников

Учебная и научная литература:

1. Бовыкин В.И.Новый менеджмент. Теория и практика эффективного управления / В.И. Бовыкин.- М.: «Экономика», 2011.

2. Ансофф И.Л. Стратегическое управление / И.Л. Ансофф.- М. Экономика, 2009..

3. Капустин С.Н. Коммуникативная функция в управлении. Капустин С.Н.// Менеджмент.-2010.-№4 (28).- cтр. 97-102.

4. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: Практикум / А.Я.Кибанов. - М.: ИНФРА-М, 2008.-172 с.

5. Лазарев С.В. Журнал: "Управление развитием персонала, Рубрика: Внутренние коммуникации, 2008.

6. Поршнев А.Г. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2009.

Электронные источники:

1. http://ru.wikipedia.org/wiki

2. http://www.bibliofond.ru/

Размещено на Allbest.ru