Анализ современных методов обработки информации в электронном виде

Размещено на http://www.allbest.ru/

Анализ современных методов обработки информации в электронном виде

Власенко Александра Владимировна

Кандидат технических наук, доцент, заведующий кафедрой компьютерных технологий и информационной безопасности института компьютерных систем и информационной безопасности Кубанского государственного технологического университета

Каширина Елена Ивановна

Кандидат исторических наук, доцент кафедры компьютерных технологий и информационной безопасности института компьютерных систем и информационной безопасности Кубанского государственного технологического университета

Аннотация

Дан анализ современного состояния информационного обеспечения управления, отражены актуальные вопросы перехода на безбумажную технологию. Особое внимание уделяется государственной политике в области развития информационных технологий. Рассмотрена специфика систем сбора, обработки и хранения информации в информационном поле высших учебных заведений. Установлена зависимость эффективности функционирования системы электронного документооборота в зависимости от глубины и системности анализа состава и структуры информационных потоков данных в организации. Обоснована необходимость внедрения системы электронного документооборота, ее преимущества, возможности, перспективы. Описывается модель, этапы и результаты внедрения системы электронного документооборота в учреждении на примере высшего учебного заведения.

Ключевые слова: электронный документ, документационное обеспечение управления, система электронного документооборота, межведомственный электронный документооборот, электронная цифровая подпись. электронный документооборот цифровая подпись.

Vlasenko Аleksandra Vladimirovna

Candidate of Technical Sciences, Associate Professor, Head of Computer Technologies and Information Security Department, Institute of Computer Systems and Information Security, Kuban State University of Technology

Kashirina Elena Ivanovna

Candidate of Historical Sciences, Associate Professor of Computer Technologies and Information Security Department, Institute of Computer Systems and Information Security, Kuban State University of Technology

Analysis of modern methods of processing information in electronic form

Abstract. The article analyzes the current state of management information support and reflects current issues of transition to paperless technology. Special attention is paid to the state policy in the field of information technology development. The specificity of systems for collecting, processing and storing information in the information field of higher education institutions is considered. The dependence of the efficiency of the electronic document management system is established depending on the depth and systematic analysis of the composition and structure of information data flows in the organization. The necessity of implementing an electronic document management system, its advantages, opportunities, and prospects is justified. The model, stages and results of implementation of the electronic document management system in the institution are described.

Keywords: electronic document, document management, electronic document management system, electronic document management, electronic digital signature.

Введение

Мы живем в эпоху цифровой парадигмы. Новаторство в IT-индустрии пронизало почти все сферы общества, позволило сделать более эффективными многие процессы, в том числе управленческие. В современный период широкого применения и эволюции информационных и телекоммуникационных технологий, которые широко применяются в анализе, они обусловили значительное возрастание роли сферы управления в системе общественнотрудовой деятельности.

В России этим проблемам уделяется особое внимание. Так, академик Н.П. Бусленко еще в 1971 году, говоря о путях решения задачи создания сети автоматизированных инфор-мационных систем, отмечал, что «необходимо унифицировать, сделать по возможности одинаковыми структуру потоков информации, методы принятия решений, документооборот, методы кодирования информации, технические средства». В качестве одной из основных задач по совершенствованию управления является масштабное внедрение автоматизированных систем управления и создание единой общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и руководства народным хозяйством.

Таким образом, за последнее десятилетие в нашей стране проделана большая работа в этом направлении, приняты важные нормативные правовые акты, определяющие направления применения информационных технологий в Российской Федерации.

Основной целью государственная политика ставит необходимость решения задач не только в сфере информационных технологий, но и в других отраслях: экономики, науки и техники, социальной и государственном управлении.

Стратегия государства выстроена в ряде основополагающих документов. Распоряжения Правительства РФ: от 02.10.2009 г. № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти» [1], от 12 февраля 2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» [2], Постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2014 № 313 (ред. от 26.10.2017) «Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» [3], указы Президента Российской Федерации от 1 декабря 2016 г. № 642 «О Стратегии научно-технологического развития Российской Федерации» [4], от 9 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы» [5], от 7 мая 2018 г. № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года» [6], от 10 октября 2019 г. № 490 «О развитии искусственного интеллекта в Российской Федерации» [7].

Выступая на XIX Всемирном фестивале молодежи и студентов в Сочи в октябре 2017 года с лекцией «Технологические тренды: дорога в будущее», Председатель Правления Сбербанка Герман Греф назвал четыре технологии будущего - это компьютерные технологии, искусственный интеллект, блокчейн и робототехника, выразив мнение, что информационные технологии - это вчерашний день [8].

1. Обоснование актуальности

Прогресс в области информационных технологий предусматривает полный переход к электронному документированию. Этот процесс активно реализуется, информация в электронном виде превратилась сегодня в ценнейший ресурс управления. Во многих ведомствах успешно внедрены и функционируют системы межведомственного документооборота (МЭДО) в рамках обмена электронными сообщениями [9]. В соответствии с Распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» [10] и поручением Минобрнауки России от 14.05.2012 г. № 07-240 «Об электронном взаимодействии» подведомственные учреждения перешли на безбумажный документооборот между Минобрнауки России, органами федеральной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющими управление в сфере образования и государственное регулирование в научной, научно-технической, инновационной и других сферах посредством программного модуля «Взаимодействие» [11].

Количество, объем, содержание и структура поступающей и перерабатываемой документной информации, циркулирующей в образовательных учреждениях высшего профессионального образования, увеличивается в геометрической прогрессии.

Функционирование внутривузовской системы документационного обеспечения сопровождается возрастающей сложностью сбора, обработки и хранения документации в составе информационного поля организации (рис. 1).

Рис. 1. Пример архитектуры комплексной информационной системы ВУЗа и ее интеграции в единое информационное пространство

В указанных условиях несомненную актуальность приобретают вопросы исследования состава и структуры информационных потоков данных высшего учебного заведения, а также разработка систем электронного документооборота (СЭД), обеспечивающих повышение эффективности управления бизнес-процессами организации.

2. Ключевые вопросы внедрения систем электронного документооборота в информационное поле высшего учебного заведения

Рассмотрим процедуру внедрения системы электронного документооборота в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «КубГТУ» (далее - КубГТУ).

Почти 20 лет в университете функционировала корпоративная подсистема АСУ ВУЗ (автоматизированная система управления ВУЗом) «Контроль исполнения поручений» (КИП), разработанная специалистами ВУЗа. С точки зрения простоты и надежности в эксплуатации она вполне отвечает современным требованиям организации контроля исполнения поручений. Система включает не только отслеживание хода и фиксацию фактического исполнения поручений, но и обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде [12].

Сегодня управление документами в рамках цифровизации переходит в плоскость управления информацией, в этой связи электронный документооборот - это не будущее современных организаций, а настоящее. Стремясь создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, представляется целесообразным внедрение в университете новой системы электронного документооборота.

В результате сравнительного анализа представленных на рынке систем электронного документооборота руководством университета совместно с управлением информатизации и службой документационного обеспечения управления было принято решение о внедрении в КубГТУ информационной системы «1 С: Документооборот 8 ПРОФ», разработанной на технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», что обеспечивало возможность ее интеграции с уже имеющимися в университете типами и форматами данных, функционирующими в

составе программных модулей «1С:Кадры» и «1С:Бухгалтерия».

Рассмотренная СЭД позволяет сократить затраты времени на поиск информации и проведение информационно-аналитической работы, а также сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить более эффективное использование архивных фондов.

Постановлением Ученого совета КубГТУ от 30.05.2017 г. № 6 была принята «Стратегии развития университета на 2017-2022 годы».

В рамках программы стратегического развития планируется дальнейшее развитие и модернизация современной IT-инфраструктуры университета, обеспечивающей эффективную реализацию образовательной, научной и инновационной деятельности ВУЗа. В частности, в раздел «Цифровой кампус» включен паспорт проекта «Электронный документооборот», определены сроки начала и окончания проекта (август 2017 г. - декабрь 2019 г.). В основу проекта положены системный анализ, опыт и результаты многолетней работы персонала в автоматизированных системах управления ВУЗом.

Основная цель проекта - повышение управляемости университета. Первоочередными задачами внедрения СЭД являются: автоматический контроль выполнения поручений; обеспечение прозрачности деятельности структурных подразделений ВУЗа; сокращение продолжительности полного цикла документооборота; экономия ресурсов за счет частичного сокращения потребности в использовании документов на бумажных носителях; возможность трансляции документов в электронном виде всем вовлеченным в бизнес- процессы пользователям.

Проект внедрения рассмотренной СЭД разделен на 12 этапов, в зависимости от сущности которых реализованы специальные методы в рамках действующей IT-инфраструктуры.

1 этап. Инициация проекта.

2 этап. Создание рабочей группы. В ходе выполнения этапа проведено обследование деятельности службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и существующей схемы документооборота; выявлены и описаны схемы движения документов; изучены методики и нормативные документы построения СЭД; проведен сравнительный анализ с нормативными документами.

3 этап. Разработка локальных нормативных актов.

4 этап. Разработка технического задания на проектирование СЭД с учетом требований к реализующей системе, а также к структуре и составу информации, идентифицированных в ходе исследования и анализа информационных потоков данных.

5 этап. Техническое переоснащение службы ДОУ. Расширение системы - количество пользователей, серверные мощности, лицензии, средства криптографической защиты информации для создания возможности юридически значимого документооборота.

6 этап. Установка и настройка на рабочих станциях пользователей программного обеспечения «1С:Предприятие», «1С:Документооборот». Составление номенклатуры доку ментов, формирование справочников и классификаторов, составление инстру кций по работе с СЭД.

7 этап. Организация доступа пользователей в СЭД.

8 этап. Обучение персонала, вовлеченного в процесс работы с СЭД. Разработка системы материального поощрения для кураторов проекта.

9 этап. Опытная эксплуатация СЭД, в состав которой входит:

- анализ результатов опытной эксплуатации I очереди;

- доработка СЭД по результатам I очереди;

- актуализация регламента по работе в СЭД;

- техническое оснащение службы ДОУ;

- обучение вновь принимаемого персонала работе с СЭД, привлекаемого к работе с информационной системой.

10 этап. Расширение системы. В рамках этапа предусмотрено расширение количества пользователей, приобретение и настройка серверных мощностей, лицензий на программное обеспечение (ПО), а также средств криптографической защиты документов.

11 этап. Опытно-промышленная эксплуатация, по окончании которой предусмотрено проведение анализа полученных результатов с последующей разработкой и реализацией корректирующих мероприятий.

12 этап. Ввод в промышленную эксплуатацию.

В ходе реализации проекта потребовалось привлечение инвестиций на приобретение и настройку ЭВМ, а также ПО, необходимого для функционирования СЭД. Кроме того, внедрение СЭД также потребовало масштабной перестройки бизнес-процессов в ВУЗе. Полученные результаты подтвердили идентифицированные на предварительной стадии реализации проекта организационные, административные и технологические риски.

В ходе подготовительного этапа реализации проекта решены следующие задачи: унифицированы индексы документов; оптимизирована номенклатура дел структурных подразделений; сформированы необходимые справочники.

В ходе операционного этапа реализации проекта решены следующие задачи: отлажены технологические процессы функционирования СЭД; проведены организационные мероприятия по переобучению сотрудников и приобщению к новым методам работы с документационными потоками ВУЗа.

В качестве негативного фактора, сопровождавшего переходную фазу реализации проекта, отмечено увеличение нагрузки на персонал организации по причине возникшей необходимости работы одновременно в двух информационных системах.

Выводы и результаты

Таким образом, результаты проделанной подготовительной, аналитической, справочной и методической работы, а также технического и программного переоснащения службы ДОУ позволили внедрить на базе ФГБОУ ВО «Кубанский государственный технологический университет» рассмотренную систему электронного документооборота.

Количество документов, обрабатываемых в СЭД ВУЗа за период с 2012 по 2019 годы, как следует из таблицы 1, определяется устойчивой динамикой роста документной информации.

Таблица 1

Количество обработанных документов

Внедрение СЭД в информационную систему ВУЗа необходимо рассматривать как эффективный инструмент управления, необходимый для развития образовательной организации в современных условиях, с помощью которого расширился спектр организационноуправленческих возможностей. К ним относятся: оптимизация документооборота и создание индивидуальных маршрутов согласования документов, сокращение времени согласования и принятия управленческих решений, уменьшение количества ошибок в работе с типовыми документами и возможность коллективной работы над документами, возможность массового ввода документов, перевода бумажного архива в электронный вид, исключение копирований документов, интеграция системы с другими информационными системами, в том числе с мобильным приложением СЭД.

Развитие СЭД сопровождается возникновением проблем верификации, обеспечения подлинности и целостности информации, представляемой в электронно-цифровой форме.

С целью решения представленной проблемы в ФГБОУ ВО «Кубанский государственный технологический университет» запланировано создание удостоверяющего центра, реализующего функционал эмиссии сертификатов проверки электронных цифровых подписей для придания юридической значимости электронным документам на всех этапах организации работы с ними в СЭД.

Примечания:

1. О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти: распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 г. № 1403-р // Собрание законодательства РФ. 2009. № 41. Ст. 4818.

2. Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности: распоряжения Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р // Собрание законодательства РФ. 21.02.2011. № 8. С. 1151.

3. СПС КонсультантПлюс. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_ 162184/ (дата обращения: 13.11. 2019).

4. ИПС Гарант. URL: https://base.garant.ru/71551998/ (дата обращения: 16.01.2020).

5. О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы: указ Президента РФ от 09.05.2017 № 203. URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/41919 (дата обращения: 16.01.2020).

6. О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года: указ Президента РФ от 07.05.2018 № 204. URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/43027 (дата обращения: 16.01.2020).

7. ИПС Гарант. URL:

https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/727389 46/ (дата обращения: 15.01.2020).

8. Греф Г. Информационные технологии - отстой: будущее за экономикой данных. URL: http://2035.media/2017/10/24/gref-future/ (дата обращения 16.01.2020).

9. Каширина Е.И. Реализация концепции «электронного правительства» в высшем учебном заведении // Научный журнал КубГАУ. 2017. № (03) 127.

С. 918-928. URL:

http://ej .kubagro.ru/2017/03/pdf/65.pdf

10. Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности: распоряжения Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р // Собрание законодательства РФ. 2011. № 8.

11. Организация межведомственного электронного документооборота Министерства образования и науки Российской Федерации с подведомственными учреждениями // Научные труды КубГТУ: электронный сетевой политематический журнал. 2015. № 13. С. 205-214. URL: http://ntk.kubstu.ru/file/733

12. Каширина Е.И. Совершенствование системы контроля в принятии управленческих решений // Научные труды КубГТУ: электронный сетевой по- литематический журнал. 2016. № 3. С. 34-40. URL: http://ntk.kubstu.ru/file/841

References:

1. On the technical requirements for the organization of interaction of the system of interdepartmental document management with electronic document management systems of the Federal bodies of Executive power: the decree of the RF Government dated 02.10.2009, No. 1403-р // Collection of Legislative Acts of the Russian Federation. 2009. No. 41. Art. 4818.

2. On approval of the action plan for the transition of Federal bodies of Executive power to paperless circulation of documents when organizing the internal activity: the order of the Government of the Russian Federation of February 12, 2011, No. 176-p // Collection of the Legislative Acts of the Russian Federation of 21.02.2011. No. 8. P. 1151.

3. SPS ConsultantPlus. URL:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_ 162184/ (access date 13.11.2019).

4. IPS Garant. URL: https://base.garant.ru/71551998/ (access date: 16.01.2020).

5. On the Strategy for the Development of the Information Society in the Russian Federation for 2017-2030: Presidential Decree No. 203 dated 09.05.2017. URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/41919 (access date: 16.01.2020).

6. On the national goals and strategic objectives of the development of the Russian Federation for the period up to 2024: Decree of the President of the Russian Federation dated 07.05.2018 No. 204. URL: https://www.kremlin.ru/acts/bank/43027 (access date: 16.01.2020).

7. IPS Garant. URL:

https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/727389 46/ (access date: 15.01.2020).

8. Gref G. Information technologies are in the past: the future belongs to data economy. URL: https://2035.media/2017/10/24/gref-future /43027 (access date: 15.01.2020).

9. Kashirina E.I. The implementation of the concept of “electronic government” in the higher educational institution // Scientific Journal of KubSAU. 2017.

No. (03) 127. P. 918-928. URL:

http://ej .kubagro.ru/2017/03/pdf/65.pdf

10. On approval of the action plan for the transition of Federal bodies of Executive power to paperless circulation of documents when organizing the internal activity: the order of the Government of the Russian Federation of February, 12^th, 2011 No. 176-p // Collection of the Legislative acts of the Russian Federation tion. 2011. No. 8.

11. The organization of interdepartmental electronic document management of the Ministry of education and science of the Russian Federation and the subordinate agencies // Scientific Works of the Kuban State University: Polythematic Network Electronic Journal. 2015. No. 13. P. 918-928. URL: http://ntk.kubstu.ru/file/733

12. Improving the system of control in managerial decision making // Scientific Works of the Kuban State University: Polythematic Network Electronic Journal. 2016. No. 3. P. 34-40. URL:

http ://ntk.kubstu.ru/file/841

Размещено на Allbest.ru