Электронные коммуникации и их роль в управлении предприятием

Размещено на http://allbest.ru

Государственное профессиональное образовательное учреждение Ярославской области Пошехонский аграрно-политехнический колледж

Реферат на тему

«Электронные коммуникации и их роль в управлении предприятием»

Выполнил: Березин И.Ю.

Руководитель: Чеботова С.А.

Пошехонье - 2019 г.

• Содержание

Введение

1. Электронные коммуникации

1.1 Телефония

1.2 Глобальная система Интернет

1.3 IP-телефония

2. Типы информационных систем на предприятии

3. Электронные коммуникации на предприятии

3.1 Сущность электронных коммуникаций на предприятии

3.2 Электронные коммуникации на современном этапе

Заключение

Список использованных источников

Введение

Термин «коммуникация» своим происхождением обязан латинским communicatio - сообщение, передача; communicare - делать общим, беседовать, связывать, сообщать, передавать. В зависимости от материально-технического оснащения, т. е. от применяемых каналов, коммуникацию можно разделить на следующие типы:

1 Устная коммуникация (речь, жесты и т.д.)

2 Документная коммуникация (бумажные документы, письма и т. д.)

3 Электронная коммуникация (телефония, интернет и другие электронные системы связи)

С течением времени способы коммуникации стали изменятся, и теперь все чаще мы используем электронные системы связи. Электронная коммуникация в наше время приобрела огромную популярность, потому что она основана на новых технологиях и предоставляет пользователям поистине уникальные возможности для общения, обучения, исследования, ведения бизнеса.

1. Электронные коммуникации

Электронные коммуникации можно разделить на несколько видов: телефония, Интернет-коммуникациии и их комбинация - IP-телефония.

1.1 Телефония

Одним из основных средств электронных коммуникаций являются телефоны. В целом, телефон -- это любое устройство, способное передавать звук на большое расстояние. Самые первые телефоны были механическими приборами (веревочный телефон, системы труб), которые базировались на распространении звука в сплошных средах (воздух). Затем появились электрические телефоны, пейджеры, радиотелефоны и, наконец, мобильные телефоны.

В конце 20 века появились пейджеры. Пейджер -- приёмник персонального вызова. Пейджер устроен так, что позволяет получать сообщения, посылаемые по пейджинговой сети. Для того, чтобы отправить сообщение на пейджер, надо набрать телефон оператора, сообщить номер или название абонента и продиктовать сообщение.

В последнее время в нашу жизнь прочно вошли мобильные телефоны. Мобильная связь - вид телекоммуникаций, при котором голосовая, текстовая и графическая информация передается на абонентские беспроводные терминалы, не привязанные к определенному месту или территории. Различаются спутниковая, сотовая, транкинговая и др. виды мобильной связи. Самым распространенным на сегодня видом мобильной связи является сотовая связь.

1.2 Глобальная система Интернет

Среду Интернет рассматривают и как совокупность технических, функциональных, информационных, социальных, экономических, юридических компонентов, обеспечивающих существование, функционирование и деятельность индивидуальных и групповых пользователей.

Интернет-коммуникации можно разделить на 2 вида: асинхронную и синхронную.

Чат (англ. Chat -- болтать) -- средство обмена сообщениями по компьютерной сети в режиме реального времени, а также программное обеспечение, позволяющее организовывать такое общение. Наиболее распространены 2 вида чатов:

· HTTP или веб-чаты. Такой чат выглядит как обычная веб-страница, где можно прочесть последние несколько десятков фраз, написанные участниками чата и модераторами. Страница чата автоматически обновляется с заданной периодичностью.

· Чаты, реализованные поверх сторонних протоколов (напр. ICQ, QIP, Skype).

· Телечаты. Используются на телеканалах таких как MTV, 8 канал, ТНТ и др. Сообщение передаётся путём отправки SMS с мобильного.

Электронная почта (англ. email, e-mail, от англ. electronic mail) -- технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений по распределённой компьютерной сети.

Электронная почта по составу элементов и принципу работы (Рисунок 1) практически повторяет систему бумажной почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности - простоту использования, задержки передачи сообщений и достаточную надёжность.

Рисунок 1

Веб-форум -- класс веб-приложений (специальное программное обеспечение) для организации общения посетителей веб-сайта. Форум предлагает набор разделов для обсуждения. Работа форума заключается в создании пользователями тем в разделах и последующим обсуждением внутри этих тем.

Отдельно взятая тема, по сути, представляет собой тематическую гостевую книгу.

Распространённое деление веб-форума: Разделы > темы > сообщения. Обычно сообщения несут информацию «автор -- тема -- содержание -- дата/время».

Группы новостей -- это дискуссионные форумы в Интернете, где группы пользователей с общими интересами собираются для обсуждения различных тем, от программного обеспечения до комиксов и политики. Для просмотра сообщений в группе новостей необходима программа чтения новостей, например, Почта Windows.

Программа чтения новостей используется для загрузки сообщений с сервера новостей. Многие поставщики услуг Интернета предлагают своим клиентам доступ к серверам новостей.

Эти серверы обычно содержат тысячи групп и широкий круг тем для обсуждения. Некоторые серверы содержат специализированные темы.

Например, сервер новостей Microsoft Help Groups на веб-узле news.microsoft.com предлагает группы новостей для обсуждения продуктов Майкрософт.

Социальная сеть-- интерактивный многопользовательский веб-сайт, контент которого наполняется самими участниками сети. Сайт представляет собой автоматизированную социальную среду, позволяющую общаться группе пользователей, объединенных общим интересом. К ним относятся и тематические форумы, особенно отраслевые, которые активно развиваются в последнее время.

Связь осуществляется посредством веб-сервиса внутренней почты или мгновенного обмена сообщениями.

Видеоконференция -- это область информационной технологии, обеспечивающая одновременно двустороннюю передачу, обработку, преобразование и представление интерактивной информации на расстояние в режиме реального времени с помощью аппаратно-программных средств вычислительной техники.

1.3 IP-телефония

VoIP (англ. Voice over IP; IP-телефония) -- система связи, обеспечивающая передачу речевого сигнала по сети Интернет или по любым другим IP-сетям.

Сигнал по каналу связи передаётся в цифровом виде и, как правило, перед передачей преобразовывается (сжимается) с тем, чтобы удалить избыточность.

Голосовая и видеосвязь посредством компьютерных сетей стала популярной во всём мире с начала XXI века и в настоящее время широко используется как частными пользователями, так и в корпоративном секторе. Применение систем IP-телефонии позволяет компаниям-операторам связи значительно снизить стоимость звонков (особенно международных) и объединить телефонию с сервисами Интернета.

2. Типы информационных систем на предприятии

Главной задачей современных информационных технологий управления хозяйственной деятельностью предприятия является своевременное предоставление достоверной, и в нужном количестве, информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

В хозяйственной практике предприятий по типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, выступает: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Производственная деятельность связана с прямым выпуском продукции и направлена на организацию и внедрение в производство научно-технических новшеств.

Маркетинговая деятельность заключается в:

- анализе рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж;

- организации рекламной кампании по продвижению продукции;

- в рациональной организации материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность неразрывно связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направляется на подбор и расстановку требуемых фирме специалистов и ведение документооборота по различным аспектам.

Перечисленные направления деятельности предприятия определяют типовой набор информационных систем:

- производственные системы;

- системы маркетинга;

- финансовые и учетные системы;

- системы кадров (человеческих ресурсов);

- прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

Тип информационной системы это результат того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления.

Из рисунка 2 можем увидеть то, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, которые выполняются специалистами и менеджером при помощи информационной системы. При этом наблюдается возрастание сложности и интеллектуальных возможностей информационной системы и ее роли в принятии менеджером решений. Для каждого уровня управления требуется информация из функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Рисунок 2

В основании пирамиды лежат информационные системы, при помощи которых персонал занимается оперативной обработкой результатов, а менеджеры низшего звена - управлением. Пика пирамиды - это уровень стратегического управления информационных систем, которые меняют свою роль и могут становиться как стратегическими, которые поддерживают оперативную деятельность менеджеров высшего звена по управлению при обстановке плохо-структурированных поставленных задач. Информационная система оперативного уровня помогает специалистам-исполнителям при обработке данных о сделках и событиях. Назначение информационных технологий на данном этапе - отвечают на запрос о текущем состоянии и отслеживают поток сделок на предприятии, и это будет соответствовать оперативному управлению.

Задания, цели и источники информации на операционном уровне заранее определяются и являются структурированными. Решение должно быть запрограммировано по заданным требованиям.

Информационные системы для специалистов помогают им, работающим с данными, повышают их продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. В задачи этих информационных систем входит интеграция новых сведений на предприятии и помощь при обработке бумажных документов.

3. Электронные коммуникации на предприятии

3.1 Сущность электронных коммуникаций на предприятии

Электронные коммуникации на предприятии позволяют преодолеть проблему в географически разбросанной организации, объединить усилия сотрудников, находящихся за тысячи километров друг от друга. Но использование электронных коммуникаций может создать новые проблемы. Во-первых, сокращение прямых контактов может привести к исчезновению эмоционального аспекта в деловых отношениях, дегуманизации труда, что увеличит напряженность и снизит мотивацию сотрудников. Во-вторых, объем информации, который передастся с помощью электронной почты, создаёт на предприятии угрозу перегруженности сотрудников, и в первую очередь руководителей. Так же у многих организаций есть вероятность не сохранения конфиденциальности информации переданной с помощью электронных сетей.

Наиболее быстро развивающимся средством организационной коммуникации предприятия выступают электронные коммуникация, которые позволяют увеличивать интенсивность информационного обмена в сотни раз. Электронная почта может дополнить внутриорганизационные меморандумы такими важными характеристиками как расширение адресатов. Любой сотрудник организации, который имеет ящик для электронный почты, может получить послание. Высокая скорость передачи и обратной связи, снижает организационные издержки на бумагу, почту, курьеров.

В настоящее время в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практически невозможно представить четкие взаимодействия предпринимательских фирм, банковских структур, государственных предприятий, других организаций и их сотрудников без современных средств телекоммуникации и связи. Без наличия таких средств любая огромная армия канцелярских работников и курьеров не сможет обеспечивать оперативность доставки необходимых информационных данных в нужный момент в нужное место, а ведь это может привести к весьма ощутимым финансовым потерям и имиджевыму краху.

Электронные коммуникации отличаются высокой скоростью, адресностью и потенциалом широкого масштаба распространения для информации. Электронные коммуникации имеют инструменты необходимые не только для активной внешней, но и внутренней работы предприятия. К ним можно отнести: электронная почта, Интернет-представительство организации или web - страница персоны, корпоративный информационный портал, листы рассылки новостей или дискуссионные листы, web - конференции и форумы, телеконференции.

Бумажные носители информации вытесняются электронными коммуникациями. С помощью интернета меняются корпоративные схемы оргструктур, лишаются топ-менеджмент былых возможностей контроля за коммуникациями. Линейный или древовидный однонаправленный информационный поток трансформируется в сеть циркулирующей мультинаправленной информации. Коммуникации в современных условиях становятся более гибкими, децентрализующими, стали оперативными и интерактивными.

В эпоху электронных коммуникаций письма или сообщения рассылаются по электронной почте. Электронная рассылка дает возможность быстрого и одновременного информирования десятков и сотен занятых. Эта оперативность возможна там, где обеспеченность компьютерами сотрудников достаточно высока, у всех есть свой электронный почтовый ящик и принято заглядывать в него не реже чем 3 - 4 раза в неделю. Во многих компаниях рабочий день специалиста начинается с просмотра электронной почты, занимающего более часа ежедневно. Возникновение и развитие электронной коммуникации решало ряд проблем, связанных с передачей и получением сообщений, благодаря колоссально возросшим скорости и объема передаваемой на большие расстояния информации.

Применение развитых средств электронной коммуникации ( сетевые средства, электронная почта и др.) экономит до 20 % рабочего времени. Общая стоимость обработки документов за счет применения электронных средств обработки и передачи информации уменьшается в 10 - 15 раз.

Интернет как система глобальных электронных коммуникаций превращается в СМИ по мере роста своей аудитории. Число пользователей этой международной информационной супермагистрали растет в геометрической прогрессии.

По мере развития технологий электронные коммуникаций вытесняют не только печатные, но и личные формы внутриорганизационных коммуникаций. Тем не менее, личные встречи топ-менеджмента с занятыми сохраняют свою актуальность. [1]

Замена дорогостоящего энергоемкого транспорта дешевыми электронными коммуникациями может изменить сам вид фирмы: по мере увеличения труда значительная часть активной деятельности станет осуществляться по месту жительства. В связи с этим возникают идеи электронного колледжа, глобальной деревни, глобального города. Рабочие постиндустриального общества лучше подготовлены к тому, чтобы управлять собой, чем классический пролетариат. [2]

Цифровая передача голоса по глобальной сети Интернет сокращает затраты на международные и междугородные переговоры в 2,5 - 3 раза.

3.2 Электронные коммуникации на современном этапе

Переход к новой информационной технологии хозяйственного учета требует также решения проблем электронных коммуникаций. Современные коммуникационные системы, используемые для автоматизации информационной деятельности, в том числе и хозяйственного учета, предназначены для выполнения функций переноса, обработки, хранения и поиска информации.

Высокотехнологичные компании, использующие в своей деятельности компьютерную технику, современные электронные коммуникации организуют ядро формирующегося технологического уклада постиндустриального общества. Информатизация выступает главной характеристикой новых технологических способов производства, преобразующих не только производство, но и технологию организации управления компанией.

ЭВМ так, что потребитель может (с разрешения производителя) получать программное обеспечение с помощью средств электронных коммуникаций. [3] коммуникация связь информационный интернет

Очень актуальным на сегодня требованием к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами. Электронные коммуникации снимают границы между подразделениями предприятий, а обмен электронными документами сулит огромную экономию затрат на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документов и его реквизитов. Электронные коммуникации отличаются высокой скоростью, адресностью и потенциалом широкого масштаба распространения информации. Необходимыми и для активной внешней, и внутренней работы организации выступают электронные коммуникации,

Самой демократичной и быстрорастущей системой доступа к электорату сегодня является сеть Интернет. Электронные коммуникации станут с точки зрения электорального процесса столь же революционными, как ТВ и радио, это по мнению исследователей. Если радио завоевывало свою аудиторию в течение 50 лет, то телевидению на это потребовалось времени на порядок меньше, то взрывной характер носит развитие средств электронной коммуникации. [3]

Лицом к лицу сейчас встречаются только работники операционного зала. С рынком электронными коммуникациями связано большинство из нас. На одни и те же данные на терминалах смотрят члены финансового рынка, читают одни и те же статьи в финансовых изданиях, получают одинаковые советы от брокеров. В рыночную толпу организуют нас эти связи даже тогда, когда мы можем находиться за тысячи километров от биржи. [4]

Навыками и умениями по манипулированию компьютером как пользователь, знать принципы построения и использования менеджерских информационных систем, известных под аббревиатурой МИС должен обладать каждый системный менеджер.

Организует доступ через Internet к источникам информации, является активным участником электронных коммуникаций, участвует в формировании Intranet-систем по направлениям деятельности управляемого объекта системный менеджер.

Это обеспечивает нам возможность решения проблем информационного менеджмента современными компьютерными средствами, доступных квалифицированному руководителю. Важным содержанием системной управленческой деятельности стал информационный менеджмент.

В настоящее время стратегия любой компании должна быть направлена на надежную, масштабную, доступную и управляемую модель информационной среды в сети Интернет, благодаря которой можно круглосуточно взаимодействовать со своими заказчиками, поставщиками и партнерами для организации непрерывно функционирующего бизнеса и выполнения коммерческих операций.

Для осуществления успешной коммерческой деятельности компании необходимо поддерживать такие важные направления использования современных информационных Интернет-технологий в организации управления, как электронные коммуникации, электронное представительство, электронная коммерция. [5]

В результате, компания создает корпоративную информационно-технологическую среду и переходит к новому виду деятельности - электронному ведению бизнеса.

Электронный бизнес - это сфера коммерческой деятельности компании, которая основана на использовании современных информационных технологий, включающая электронный документооборот, электронную систему платежей, электронные коммуникации (внешние и внутренние), электронную торговлю и средства мобильной связи. [6]

Такие отрасли, как электронные коммуникации, электроэнергетика, воздушный транспорт, водоснабжение и др., все больше переходят в руки частных компаний. Крупный бизнес учится учитывать и использовать внешний эффект, который связан с функционированием и это усиливает свою экспансию в эту сферу. Возникает множество национальных и транснациональных компаний инфраструктурной специализации.

Заключение

Основная роль коммерческой деятельности предприятия связана с выполнением комплекса мер по продвижению товаров от производителя к покупателю. Торговля удовлетворяет нужды и запросы потребителей и покупателей и в итоге является конечным звеном хозяйственной деятельности предприятия.

К основной деятельности относится: изучение спроса в товарах с ориентирами на покупательскую способность; определение выбора ассортиментной политики; организация и установка процессов поставки, хранения, подготовки к реализации товаров в соответствии с целями деятельности организации; обеспечивать заданный товарооборот материальными и трудовыми ресурсами. Выполнение данного спектра задач обеспечивается в условиях конкурентной борьбы.

Без использования информационных технологий в настоящее время сложно предприятиям выдерживать конкурентную борьбу. Применение информационных технологий для управления предприятием делает любое предприятие более конкурентоспособным за счет повышения его управляемости и адаптируемости к различным изменениям рыночной конъюнктуры. Используя современные информационные технологии изменяется так же инструментарий в управлении предприятия, все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.

Применение информационных технологий в хозяйственной деятельности предприятия позволяет:

- повышать эффективность управления предприятия за счет обеспечения сотрудников максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;

- снижать расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменять характер труда персонала, избавляя их от выполнения рутинной работы и давать возможность сосредоточиваться на профессионально важных обязанностях;

- обеспечивать надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления;

- руководителям проводить анализ деятельности своих подразделений и оперативно подготавливать сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов;

- повышать эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом;

- давать гарантии полной безопасности и целостности данных на всех этапах обработки информации.

Применение в хозяйственной деятельности предприятия даже самых современных информационных технологий не является панацеей от всех бед. Можно сделать вывод, что все зависит от человека, а информационная система - это просто высокотехнологичный инструмент, требующий навыков обращения с ним, а также, высокой организационной культуры персонала.

Данные рекомендации по совершенствованию процесса управления хозяйственной деятельностью предприятия способствуют повышению конкурентоспособности, а также могут позволять получать более высокие финансовые показатели от финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Список использованных источников

1 Балдин К.В. Информационные технологии в менеджменте: Учебник для студентов учреждений высшего проф. Образования/К.В. Балдин. - М.: Изд-во Академия, 2012. - 288 с.

2 Барановская Т. П. и др. Информац. системы и технологии в экономике: Учебник/ Т. П. Барановская. - М.: Финансы и статистика, 2013.- 416 с.

3 Божко В. П. Информационные технологии в статистике. Учебное пособие/ В. П. Божко. - М.: Финстатинформ, 2012.- 244 с.

4 Веревченко А. П. Информационные ресурсы для принятия решений. Учебник/ А. П. Веревченко. - М.: Деловая Книга, Академический проект; 2012.-560 с.

5 Коноплева И.А. и др. Информационные технологии: Учебное пособие/ И.А.Коноплева. - М.: ТК Велби, Проспект, 2011. - 304 с.

6 Щербакова Т.Ф. Вычислительная техника и информационные технологии: Учебное пос. для студентов/ Т.Ф. Щербакова. - М.: Академия, 2012. - 304 с.

7 Большая советская энциклопедия [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://bse.sci-lib.com/

8 Электронная коммуникация [электронный ресурс]. - Режим доступа: https://studopedia.ru/8_168227_elektronnaya-kommunikatsiya.html

10 Научная электронная библиотека [электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.monographies.ru/

11 Википедия [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.wikipedia.org/

Размещено на Allbest.ru