Автоматизации делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Информационные технологии важное средство повышения эфективности управления

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформлления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации делопpоизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электонных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам эл. почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).

Информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) обладают сегодня колоссальными возможностями по использованию их в образовательном процессе. Со всеми своими ресурсами ИКТ являются одним из существенных средств реализации целей и задач процесса обучения. Во второй половине 20 века, активно развивающиеся цифровые технологии предложили новый способ доступа и получения информации, новые виды коммуникации - электронную почту, чаты, конференции. Компьютеры вошли во все сферы современной жизни. ИКТ меняют процесс обучения и это уже неизбежность, это реалии, это факт.

На сегодняшний день у любого преподавателя имеется в распоряжении целая гамма возможностей для применения в процессе обучения разнообразных средств ИКТ в. Это банки данных, информация из Интернета, многочисленные электронные учебные пособия, словари и справочники, дидактизированный материал, презентации, программы, автоматизирующие контроль знаний (тесты, зачеты, опросники, подготовленные с помощью языков программирования, MS Excel, MS PowerPoint др.), форумы для общения и многое другое. Благодаря этому актуализируется содержание обучения, возможен интенсивный обмен информацией с партнерами извне, в том числе, интеркультурный процесс обучения принимает динамический характер

При этом преподаватель не только образовывает, воспитывает и развивает студента, но с внедрением новых ИКТ он получает мощный стимул для самообразования, профессионального роста и творческого развития. Владея ИКТ, внедряя их в учебный процесс при подготовке будущих специалистов, которым предстоит реализоваться в новом, информационном обществе, преподаватель специальных дисциплин повышает качество образования, уровень подготовки специалистов, умножая при этом и свое профессиональное мастерство.

В педагогическом словаре Г.М. Коджаспировой понятие «мастерство педагогическое» определяется, как высокий уровень овладения педагогической деятельностью; комплекс специальных знаний, умений и навыков, профессионально важных качеств личности, позволяющих педагогу эффективно управлять учебно-познавательной деятельностью учащихся и осуществлять целенаправленное педагогическое воздействие и взаимодействие [Коджаспирова, 2000, с.82].

Безусловно, для педагога, профессиональное мастерство - это и есть мастерство педагогическое. ИКТ в современном образовательном пространстве выступает как средство повышения профессионального мастерства. Для эффективного уп„‚авления деятельностью студентов в области использования ИКТ в будущей профессиональной деятельности преподавателю необходимо обладать ИКТ-компетентностью, что является составляющей профессионального мастерства современного преподавателя.

«ИКТ-компетентность учителя-предметника», понимается, «как его готовность и способность самостоятельно использовать современные информационно-коммуникационные технологии в педагогической деятельности для решения широкого круга образовательных задач и проектировать пути повышения квалификации в этой сфере» [Урсова, 2006, с.51]. Обладая ИКТ-компетентностью, преподаватель специальных дисциплин должен не только стремиться к использованию ИКТ в своей работе, но и моделировать и конструировать информационно-образовательную деятельность.

Для преподавателей специальных дисциплин необходимо обладать предметно-углубленной ИКТ-компетентностью, соответствующей осознанному методически грамотному использованию ИКТ в преподавании своего предмета. Преподавателям специальных дисциплин таких направлений, как экономика, коммерция желательно использование на своих занятиях профессионально ориентированных пакетов прикладных программ. Большое число таких программ создано для бухгалтерского учета, например «Турбо-бухгалтер», «Парус», «ABACUS», «Бэмби+», «Бэст». Формирование таких документов как, «Журнал-ордер», «Ведомость по счету», «Карточка счета», «Сводные проводки» и др. будущие специалисты-бухгалтеры будут выполнять в программе «1С: Бухгалтерия». В этой же программе придется работать и будущим коммерсантам, применяя «1С: Торговля+Склад». Например, для проведения анализа финансового состояния и результатов деятельности предприятия на занятиях «Экономика и организация производства» можно использовать программный продукт Audit Expert. Используя программу Project Expert можно описывать деятельность предприятия, разрабатывать план развития предприятия, определять схему финансирования и т.д. Некоторые преподаватели нашего техникума знакомятся с такими программами, осваивают их и пытаются применять некоторые возможност„y вышеперечисленных пакетов при проведении, например, практических работ.

Так как современные реалии диктуют переход к информационному обществу, преподавателям специальных дисциплин необходимо подготовить специалиста, готового войти в это общество. В соответствии с Концепцией информатизации сферы образования Российской Федерации главная цель информатизации образования состо„yт «в подготовке обучаемых к полноценному и эффективному участию в бытовой, общественной и профессиональной областях жизнедеятельности в условиях информационного общества».

Переход к информационному обществу влечет за собой развитие информационной культуры всех членов общества. Педагогические исследования Бахтияровой Л.Н., Викулиной М.А., Кручининой Г.А., Кулик Е.Ю., Марковой С.М., Майоровой С.Н., Шевцовой Л.А., и др. показывают, что развитие информационной культуры обучаемых является заботой преподавателей всех предметных областей, в том числе и преподавателей специальных дисциплин.

Под информационной культурой мы понимаем достигнутый уровень организации информационных процессов, степень удовлетворенности людей в информационном общении, уровень эффективности создания, сбора, хранения, переработки, передачи, представления и использования информации, обеспечивающей целостное видение мира, предвидение последствий принимаемых решений [Ильина, Шилова, 2006, с. 120-123].

Для того чтобы преподаватели специальных дисциплин имели волю и желание к внедрению информационных и коммуникационных технологий в образовательный процесс, желание повышать свою информационно-коммуникационную культуру возникает необходимость создания в техникуме «ИКТ-насыщенной среды, то есть образовательной среды, насыщенной аппаратными и программными средствами информационно-коммуникационных технологий» [Там же]. Возможности этой среды должны использоваться преподавателями специальных дисциплин для развития у студентов информационной компетентности и информационной культуры, для собственного профессионального развития. Это важно, так как информационная компетентность обучаемых является одной из ключевых компетентностей, которые призвана формировать образовательное учреждение. Т.С. Ильина и О.Н. Шилова отмечают, что информационная компетентность учителя является компонентом его профессиональной компетентности, а информационная культура - неотъемлемым качеством любого человека современного общества. [Там же].

В настоящее время в нашем техникуме ведется активная работа по формированию ИКТ-компетентности преподавателей, в частности преподавателей специальных дисциплин. Постепенно работа систематизируется и вырабатывается определенная система формирования ИКТ-компетентности. Для решения поставленной задачи используются различные формы работы: курсовая подготовка, работа методических объединений, мастер-классы, индивидуальное консультирование, участие в Интернет олимпиадах, Интернет конференциях, проведение интегрированных занятий (специальных дисциплин и информатики), сотрудничество со студентами, разработка методической документации с применением ИКТ и др. Хотелось бы отметить, что эффективность освоения и последующего использования ИКТ определяется, прежде всего, осознанием учителем того факта, что эти технологии являются средством развития обучаемых и его собственного профессионального развития. При этом важно, что развитие информационной культуры учителей может осуществляться средствами современных технологий личностно-ориентированного образования. Использование данных технологий позволяет преподавателям как осваивать современные стратегии и приемы организации работы с образовательной информацией, так и развивать собственную информационную культуру.

Мы согласны с С.М. Конюшенко, который отмечает, что информационную культуру педагога необходимо рассматривать как сложное системное образование, интегрирующее знания о человеке и культуре человечества; она отражает уровень развития социума, национальную, экономическую, экологическую, техническую и другие стороны развития общества; взаимосвязана с другими видами культур [Конюшенко, 2004, с.103].

История развития образования позволяет заключить, что педагоги„{а всегда использовала в своей деятельности информационные средства: средства хранения, обработки и передачи информации. Задача методики обучения во все времена состояла в постоянном совершенствовании средств информатизации с целью повышения эффективности процесса освоения знаний. Вряд ли можно представить себе развитие информационных средств без мониторинга образовательных услуг, качества обучения, подготовки кадров, их последующего обучения и переподготовки.

Главным лицом в информационной образовательной среды является преподаватель. Именно преподаватель решает, в каком качестве, в каком объеме и для каких целей могут быть использованы средства информатизации в уче„~ном процессе. Рассмотрим проблему становления информационно-образовательной среды - место и роль педагога как субъекта этой среды, его профессиональных способностях и личных возможностях.

«Информационная образовательная среда предметного обучения (дидактическая информационная среда) - это комплекс системных адаптированных информационных воздействий, моделирующих влияние источников естественной информационной среды соответствующей предметной области, и направленных на формирование компетенций, необходимых для самостоятельного взаимодействия с естественной информационной средой предметной области» [Кулик, 2005, с. 37].

Развитие информационно-образовательной среды (ИОС) в учебном заведении и включение в нее преподавателя специальных дисциплин сегодня представляет собой необходимый процесс для развития среднего профессионального образования. Информационно-образовательная среда не может возникнуть стихийно. Ее формирование - это целенаправленный управляемый процесс. Действительно, сегодня в системе повышения квалификации предприняты серьезные шаги, стимулирующие стремление преподавателей к овладению компьютерными технологиями: организуются на базе центров информатизации курсы; методические службы проводят различного рода конкурсы компьютерных уроков по предметам школьного курса; в перечень вопросов для прохождения аттестации педагогических и руководящих кадров включен вопрос об использовании компьютерных технологий на уроках; оформление методических разработок, программ элективных курсов, аттестационных и курсовых работ предполагается осуществлять в печатном виде с приложением электронной версии материала. Преподаватели специальных дисциплин, деятельность которых ранее не была связана с необходимостью работы на компьютере, знакомятся с новыми информационными технологиями. Происходит постепенное формирование ИКТ-компетентности преподавателей, работает целая система в этом направлении. Хотелось бы отметить, что функциями этой системы являются не только обучающая, просветительская, методическая, разъяснительная, но и функция психологической поддержки педагога.

Подобный процесс идет и в Арзамасском коммерческо-техническом техникуме. Преподаватели экономики, бухгалтерского учета, менеджмента, статистики, делопроизводства, экономики, бизнес-планирования осваивают ИКТ, необходимые для подготовки будущих бухгалтеров, коммерсантов, архивоведов: а) посещают курсы повышения квалификации, б) принимают участие самостоятельно и со студентами в конференциях, педагогических чтениях и т.д., сопровождая свои выступления мультимедийными презентациями, в) используют Интернет-ресурсы при подготовки к занятиям, г) используют на занятиях готовые электронные пособия, а также д) подготавливают их самостоятельно, либо, сотрудничая со студентами. Развитие информационной культуры педагогов, повышение их квалификации в области ИКТ, развитие информационно-образовательной среды техникума являются приоритетными в деятельности Арзамасского коммерческо-технического техникума.

Для эффективного использования возможностей информационной образовательной среды педагог должен соответствовать следующим минимальным требованиям:

· владеть основами работы на компьютере, в том числе уметь использовать информационно-образовательную среду;

· владеть мультимедийными информационными ресурсами, их программным обеспечением;

· владеть основами работы в Интернет.

Исследование ИОС как средства обучения позволяет раскрыть совершенно неожиданные стороны новой структуры. И главным образом здесь необходимо отметить полифункциональный характер новообразования: обучающий, развивающий, вариативный, коммуникативный, диагностический, общекультурный, рефлексивный и др.

Нынешнее развитие информационных технологий позволяют преподавателю использовать в процессе обучения не только печатные издания - книги, журналы, но и - мультимедиа ресурсы: аудио- и видеокассеты, электронные учебники и энциклопедии, записанные на CD-дисках или хранящиеся на образовательных серверах в Интернете.

Так, в нашем техникуме создана медиатека, ведется работа по расширению единой локальной сети и созданию - единой информационной службы техникума.

В новых условиях профессиональная карьера любого педагога зависит от того, насколько он способен своевременно находить и получать, воспринимать и использовать новую информацию в учебном процессе. А для этого современный учитель должен развивать в себе умение управлять образовательным процессом и самооценивать (рефлексировать) получаемую информацию. Важно отметить возможность непрерывного образования человека в течение всей жизни, в рамках которого педагог может при желании самостоятельно увеличивать недостающие профессиональные, общекультурные знания и другие, востребованные жизнью.

В данном аспекте информационно-образовательная среда приобретает еще одно ранее не заявленное качество - она становится своего рода индикатором уровня сформированности отдельных элементов профессиональных качеств педагога, и тем самым, став мотивом, актуализирует потребность в совершенствовании преподавателей своих профессиональных компетентностей, которые могут рассматриваться сегодня как определенный гарант профессионального успеха и профессиональной значимости личности педагога.

«Создание информационно-образовательной среды и ее успешное функционирование обеспечивает современному педагогу осуществление индивидуальной информационной деятельности, направленной на его профессиональное и личностное развитие» [Куликова, 2007, с.16], развитие профессионального мастерства. В условиях информатизации общества и развития новых наукоемких технологий научная концепция системы образования должна обеспечить подготовку высокообразованных людей и высококвалифицированных специалистов, способных обеспечить социально-экономическое развитие государства. Проблема информатизации находится в числе приоритетных направлений модернизации всех уровней образования. Информатизация образования - комплекс социально-педагогических преобразований, связанных с насыщением образовательной системы средствами информационных и коммуникационных преобразований, обеспечивающими оперативную возможность взаимодействия и доступа к информационным ресурсам локальных и глобальных сетей, использованием электронно-вычислительной техники как средства управления образовательными структурами. Информатизация образования требует создания в учебных заведениях организационно-педагогических, финансово-экономических, программно-методических условий внедрения информационных технологий. Кроме технического оснащения процесса информатизации необходимо изменение привычных методик обучения, становление информационно-технологической компетентности преподавателей. Становление и развитие ИКТ-компетентности педагогических кадров должно осуществляться в интегративной связи с развитием их профессиональной педагогической компетентности, в условиях, способствующих профессиональному росту педагогических работников.

В заключение хотелось бы подчеркнуть, что активное внедрение ИКТ в образовательный процесс позволяет обеспечить переход к качественно новому уровню педагогической деятельности, значительно увеличивая ее дидактические, информационные, методические и технологические возможности, что в целом способствует повышению качества подготовки специалистов, повышению профессионального мастерства преподавателей специальных дисциплин.

информация технология мастерство документ

Размещено на Allbest.ru