Планирование времени как основа саморазвития личности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство науки и высшего образования РФ

Казанский государственный архитектурно-строительный университет

Кафедра «профессионального обучения, педагогики и социологии»

Реферат

по дисциплине: Психология. Социальные коммуникации

Планирование времени как основа саморазвития личности

Выполнил:

ст. гр. 1СМ47

Хайрутдинов Д.Н.

Проверил:

доцент, к. с. н.

Абдрахманова Л.В.

Казань 2022

Содержание

Введение

1. Планирование времени

2. Методы планирования времени

Заключение

Список использованной литературы

Список основных понятий

Введение

планирование распределение время контроль

Планирование времени -- это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Эффективный тайм - менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.

Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент-это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных.

Цель реферата: узнать, как планирование времени влияет на развитие личности.

Задача реферата: узнать, что такое планирование времени, как оно влияет на жизнь человека и с помощью каких методик можно лучше распланировать структуру своего дня.

1. Планирование времени

Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования. [1]

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям.

Рассмотрим некоторые факторы, приводящие к потерям времени, которые были рассмотрены выше, и на которые не было указано в приведенных выше правилах планирования рабочего времени.

Одной из больших проблем, приводящих к значительным потерям во времени руководителя является то, что руководитель зачастую занимается делами, которые с успехом могли бы выполнять его подчиненные. Зачастую это происходит из-за того, что руководитель не уверен, что подчиненные справятся с такими серьезными обязанностями, боится возлагать на них столь большую ответственность. Иначе говоря, существует проблема с делегированием полномочий.

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться.

Следует помнить, что делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых, поэтому если в первое время опасения руководителя могу и подтверждаться, то при соответствующей консультативной, руководящей и обучающей помощи постепенно подчиненный, к которому были делегированы полномочия сможет справляться с ними на необходимом уровне. [2]

В общем случае следует делегировать рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска и тому подобное. Также следует координировать выполнение порученных задач.

Много времени также тратит неотработанная, нестандартизированная информационная система, предполагающая, что обмен информацией происходит по вертикали иерархии в организации способом и образом, выбранным руководителем, а по горизонтали - таким образом, как удобнее обоим сотрудникам по их взаимосогласованию. Однако, как показывает практика, отсутствие единых стандартов обмена и передачи информации приводит к тому, что один человек передает информацию, подразумевая одно, а другой человек, принимая информацию, воспринимает как нечто иное. Во многом это связано с тем, что менеджмент является одной из немногих областей деятельности, не выработавшей своей собственной терминологии, с помощью которой руководители, общаясь могли бы использовать слова, имеющие совершенно определенное значение, а не многозначные, как во многом сейчас. [3]

Выработка корпоративных стандартов передачи информации может значительно сократить время, которое теряется в процессе обработки полученной информации, т.е. в «попытке понять» сказанное, а также то время, которое необходимо для исправления ошибок, допущенных в результате неправильного истолкования полученных сведений. Эти стандарты должны включать себя точные значения терминов, применяемых в процессе деятельности организации, а также перечень параметров, которые должны передаваться при информировании о каком-либо событии, явлении, факте или предмете, т.е. требование полноты информации. Также служебная информация, передаваемая в рамках организации должны быть достоверной, что может обеспечиваться ответственностью лиц, передающих ее за качество информации.

Также для передачи отдельных видов сведений можно создать специальные шаблоны, к примеру, шаблон объяснение местонахождения организации клиенту, способа оплаты и других условий работы с клиентурой. Это поможет сократить время, необходимое для работы с каждым потенциальным покупателем и заказчиком, а также предотвратит ситуации, в которых человеку просто забыли сказать что-нибудь существенно важное, например, тот факт, то цены в заинтересовавшем его прайс-листе указаны без учета налогов. [4]

Интересным примером создания шаблона информирования потенциальных клиентов является использование автоинформаторов. Этим способом пользуются операторы сотовой связи, которые предлагаю для более детального ознакомления с какой-либо заинтересовавшей человека услугой набрать определенный номер и прослушать информацию, которую ему проговорит автоматическое голосовое устройство. Таким же образом в Казани можно прослушать информацию о режиме работы и ценах на входные билеты в казанский зооботанический сад. Автоинформаторы позволяют значительно сэкономить время сотрудников.

Также возможно создание компьютерных информационных систем в организации, которые, используя широкие возможности современных ЭВМ, значительно сокращали бы время, необходимое на получение и обработку необходимой информации, увеличивая точность ее передачи.

Значительное время в работе руководителя занимает работа с корреспонденцией. Работа с корреспонденцией состоит из следующих этапов - это, во-первых сортировка корреспонденции, во-вторых это изучение корреспонденции и отбор необходимой информации из нее, ответ на часть корреспонденции, на которую необходимо ответить. В работе с корреспонденцией есть значительные потенциальные ресурсы времени. Подсчитано, что руководитель просматривает в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны. Следует сразу же решить, будет ли обрабатывать входящая почта секретарем или другим лицом, или же ее будет обрабатывать лично руководитель. Рациональный способ - это доверить обработку почты секретарю. Необходимо также определить, что будет происходить с корреспонденцией, которая не является необходимой в деятельности предприятия и работе руководителя. [5]

2. Методы планирования времени

Прежде чем браться за ту или иную систему экономии времени, которая помогла другим, необходимо оценить себя, свой темперамент, склонности и так далее. Кому-то подходит жесткий тайм менеджмент, кто-то лучше работает, когда не загоняет себя в узкие рамки.

Кому-то важно сэкономить время, расставив в задачах приоритеты, а кому-то - успеть максимум в условленный срок. Предлагаем вам перечень самых популярных и рабочих методик тайм менеджмента.

Метод помидора Франческо Чирилло

Студент Франческо Чирилло разработал метод помидора, чтобы суметь эффективно справляться с рутинными, требующими много времени, задачами. Для использования необходим таймер и ваша вовлеченность в работу.

Суть метода в том, что вы заводите таймер на 25 минут, в течение которых выполняете задачу, не поднимая головы. Когда прозвучит сигнал окончания времени, вы выделяете себе 5 минут на отдых и запускаете таймер вновь. Такие отрезки времени - помидорки - которые перемежаются с паузами и отдыхом, позволяют эффективнее работать и запоминать информацию. Наш мозг активно работает именно в течение получаса, после чего требует отдыха и перезагрузки. После четырех помидор рекомендуется увеличить перерыв до тридцати минут.

Метод слона

Представьте, что перед вами невероятно объемная работа, задача, к которой страшно подступиться - слон. Съесть его, то есть выполнить задачу за один раз, просто невозможно. А что, если разделить большого слона на стейки?

Суть метода в том, чтобы одну большую задачу разделить на много маленьких. Вы же представляете себе примерно, какие этапы выполнения вам предстоят. Это и есть стейки от большого слона. Внесите их в ежедневник и выполняйте постепенно.

Когда план работы над большим проектом четко расписан, начать бывает не так страшно и сложно. Любая объемная работа может быть разделена на более комфортные для выполнения задачи.

Метод резиновой уточки

В роли уточки может выступать любой другой предмет, с которым вам будет по душе поговорить. Такой подход работает, когда вы в тупике и необходимо взглянуть на ситуацию и задачу свежим взглядом. Суть метода в том, что вы начинаете беседу с резиновой уточкой. Представьте, что это новичок, которому необходимо максимально подробно и четко изложить суть дела. Скорее всего, в процессе вашего общения, вам в голову придет свежая мысль, а то и не одна.

Конечно, уточка или плюшевый медведь не способны дать вам совет. Метод работает несколько иначе: вы вслух и подробно описываете задачу, тем самым избавляя мозг от зацикленности.

Метод лягушки

Этот подход рекомендован тем, кто давно откладывает выполнение не слишком приятной задачи и она висит мертвым грузом. Суть метода в том, чтобы первым делом с утра съесть лягушку, то есть, выполнить именно ту задачу, которая вам не по душе, и которую совсем нет желания выполнять. После этого можно смело приступать к другим задачам и планам.

Все неприятные задачи можно эффективно распределить по рабочим дням недели, и тогда все лягушки будут съедены. Дело в том, что с утра рабочего дня в нас больше силы, энергии, воли, чтобы справиться с нелюбимыми задачами, этим и нужно воспользоваться. [6]

Метод швейцарского сыра

Методика схожа с поэтапным поеданием слона, но имеет свою особенность - вы выполняете сначала те задачи, которые вам больше по душе. Суть в том, чтобы разбить большую работу на множество задач, и начать с тех, которые вам больше нравятся. Это позволяет вам делать в сыре дырки, делая его меньше, и не перегружая себя рутиной.

В тайм менеджменте, как мы помним, одним из принципов является структурированность. Здесь он работает как нельзя более наглядно.

Метод нескольких минут

Этот подход рекомендован тем, кто часто прокрастинирует и никак не может сконцентрироваться на работе, откладывая ее из-за более «важных» дел. Суть в том, что если вы никак не можете собраться и поработать над задачей несколько часов, попробовать сделать это хотя бы в течение нескольких минут. Достаточно пяти или десяти минут, чтобы поработать, не испытав усталости и дискомфорта. Это работает на уровне подсознания. Работая несколько минут над задачей, которую вы постоянно откладывали, вы ощущаете, что никто вас к этому не принуждает, это ваш выбор, и работа идет легче в дальнейшем.

Метод начала с мелочи

Если в методе лягушки мы сначала делаем что-то неприятное, большое, необходимое, то здесь мы поступаем с точностью до наоборот. Начните свой день с выполнения мелких задач на 1-2 минуты, и только после этого переходите к более сложному и трудоемкому. Таким образом, мелочь не потребует времени в основной период работы, и не будет висеть над вами немым укором. Задач разного калибра ежедневно стоит масса. Так что вам решать, как вам удобнее, начать с мелочи, лягушки или стейка слона свой день. [7]

Метод предварительной подготовки

Если вы давно интересуетесь способами саморазвития и повышения собственной эффективности, вы наверняка в курсе, как облегчает жизнь предварительное планирование. Особенно, если планировать новый день вы начинаете еще с вечера. Чтобы прямо с утра знать, с чего начать свой рабочий день, и чем его продолжить, запишите основные задачи в ежедневник с вечера. Так вы объективно и без утренней спешки распределите нагрузку на новый день и, конечно, сэкономите свое время. Такой метод особенно хорош в жизни тех, кто с трудом раскачивается и приступает к работе с утра. Пусть план действий уже будет наготове, пока вы пьете утренний кофе.

Метод автофокуса

Если ежедневно вы решаете множество задач без дедлайна, их действительно всегда много, бывает сложно выбрать конкретную и заняться ею. В этом поможет метод автофокуса. Выпишите все текущие дела на день в единый список, а затем не спеша прочтите его. Суть метода в том, чтобы заняться той задачей, на которой остановился взгляд, которую захотелось сделать прямо сейчас. Повторим, что такой подход хорош в тех случаях, когда сроки не поджимают, нет конкретных дедлайнов, а значит, некоторые задачи кочуют изо дня в день, а вы не находите в себе желания их наконец выполнить. Когда пункт из списка выполнен, вычеркивайте его, приступайте к другому. Если задача осталась нерешенной, перенесите ее в конец вашего списка и читайте его еще раз.

Метод одного дела

Методиками тайм менеджмента наиболее часто интересуются люди интеллектуального, а не физического труда. И здесь, как выяснили ученые, не работает принцип многозадачности. То есть, максимально эффективно вы не сможете выполнять два интеллектуальных дела одновременно. Это относится к телефонным разговорам, чтению, записям и так далее. Если вы одновременно читаете и говорите по телефону, и то, и другое дело вы сделаете плохо. Суть метода в том, чтобы делать одну интеллектуальную задачу в один промежуток времени. Промежутком может выступать час, полчаса, 15 минут, все зависит от размера вашей задачи.Так вы максимально концентрируетесь и можете определить, какая информация важна, что необходимо записать, и что запомнить. [8]

Метод девяти дел

Весьма интересная методика, которая помогает за один рабочий день успевать делать больше. Суть метода в том, чтобы создать некую иерархию задач. В течение дня вы должны закрыть одну самую крупную задачу, три задачи меньшие по объему и пять мелких, не столь значимых и трудоемких. Сюда можно включать не только работу, но и дела бытовые. Таким образом, они не выпадают из вашей жизни, остаются в планах и в голове. Помимо этого, в список девяти дел можно включать те, что рассчитаны на ваши глобальные планы, и те, до которых вечно не доходят руки.

Метод «Сделать это завтра»

Автор его Марк Фостер, написавший книгу «Сделай это завтра». Нет, речь не о том, как постоянно откладывать дела на потом. Суть методики в том, чтобы на рабочий день составлять закрытые списки дел. Закрытые - значит, что вы уже не можете добавить в них новую срочную задачу, ваше время расписано. Вместо этого, вы записываете новую задачу в план на новый день, тем самым уже планируя завтрашнюю работу. Так вы сможете сохранить фокус на текущих делах этого рабочего дня, не отвлекаясь на новые идеи, планы, задачи и так далее. Откладывая текущую работу ради чего-то другого, по вашему мнению, очень срочного, вы прибавляете себе задач и теряете драгоценное время.

Метод установки дедлайнов

Каждая задача имеет предположительные сроки выполнения. Где-то они четко установлены, где-то - весьма расплывчаты. Само собой, работа, не имеющая четкого дедлайна, постоянно забывается и откладывается.Суть метода в том, чтобы для каждой задачи, которую вы берете на себя, устанавливать четкие дедлайны. Понятные сроки выполнения заставят вас работать быстрее, не упускать из виду то, что нужно сделать, и перестать прокрастинировать.

Более того, когда вы устанавливаете дедлайн на текущие дела, на которые вам вечно недостает времени, вы заставляете эту работу сдвинуться, наконец, с мертвой точки. [9]

Метод Канбан

Такая методика подходит для реализации в группе людей, занятых схожими заданиями или работающих над одним проектом. Он помогает делать работу вовремя и равномерно распределять нагрузку между работниками. Суть метода в составлении таблицы с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе», «Сделано». Названия столбцов и их количество может варьироваться. Все дела вносятся в первый столбец, по мере попадания их в работу, они переносятся во второй столбец, а когда выполнены - в третий. Так прогресс в реализации проекта будет виден более отчетливо.

Метод тайм менеджмента по хронотипу человека

Если вы хотите получить для себя идеальный распорядок дня, воспользуйтесь методом психолога Майкла Бреуса. Он выделяет четыре хронотипа человека, каждый из которых имеет свое идеальное время для пробуждения, пика активности, длительности сна. Итак, все люди делятся на четыре хронотипа:

Медведи просыпаются с 7 до 11 утра, а наиболее активны с 11 до 18 часов. Ложиться спать им рекомендуется не позднее 11 вечера.

Волки тяжело встают по утрам с 7.30 до 12 часов, но способны работать по 20 часов, а отходить ко сну в полночь.

Львы встают без будильника и довольно рано с 5.30 до 10 утра. Пик их активности с 10 до 17 часов, а спать при таком режиме им необходимо ложиться не позднее половины одиннадцатого вечера.

Наконец, дельфины, которым сложно проснуться даже с будильником. Подниматься с постели им рекомендовано с 6 до 10 часов утра, наиболее продуктивно они работают с 10 до 18 часов, а чтобы уснуть до наступления полуночи, им лучше держаться подальше от экранов за два часа до сна.

Если вы найдете среди перечисленных хронотипов свой, вы легко сможете подстроить свой режим и свой рабочий день под часы, которые будут для вас наиболее продуктивными. Используйте методы тайм менеджмента по одному или в комплексе, пробуйте, экспериментируйте, и вы точно найдете для себя наиболее эффективные способы управления своим временем. [10]

Заключение

Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени. Задача тайм-менеджмента упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Основные принципы тайм-менеджмента: кропотливая самостоятельная работа, индивидуальность решения, необходимость отслеживания собственной эффективности, мышление, направленное на эффективность, достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по определенным признакам и выявить причины «поглотителей времени».

Современные приемы тайм-менеджмента: постановка цели, классическое планирование, «золотые» пропорции планирования времени (принцип Парето), делегирование полномочий, контроль итогов и корректировка целей. Изучив причины проблем со временем и используя основные приемы тайм-менеджмента, руководитель сможет добиться качественных и быстрых результатов.

Последней тенденцией стало внедрение системы тайм-менеджмента на предприятиях (корпоративного тайм-менеджмента). Тайм-менеджмент - это новое направление в управлении предприятием.

Корпоративный тайм-менеджмент предприятия, прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия между подразделениями и должностными лицами предприятия. Он предполагает широкое применение локальных сетей и информационных технологий в процессе общения.

Надо помнить, что тайм-менеджмент - это средство, а не цель. Исследования показывают, что люди, использующие описанные методы, лучше контролируют своё время, достигают лучших результатов, имеют лучшие отношения с другими людьми, не ощущают действия ряда стрессов времени и успешно развивают себя как личности.

Список использованной литературы

1. Гений, А. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра / А. Гений. - М.: АСТ, 2016. - 320 c.

2. Гончарова, С. Тайм-менеджмент для мам. 7 заповедей организованной мамы. Книга-тренинг / С. Гончарова. - М.: Эксмо, 2016. - 62 c.

3. Дональд, Р. Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей / Р. Дональд. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. - 352 c.

4. Кеннеди, Д. Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль. / Д. Кеннеди. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 199 c.

5. Мороз, А. Планируй по-своему: 14 секретов персонального тайм-менеджмента / А. Мороз. - Рн/Д: Феникс, 2016. - 304 c.

6. Мрочковский, Н. Экстремальный тайм-менеджмент / Н. Мрочковский, А. Толкачев. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 210 c.

7. Нетеберг, Ш. Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 мин. / Ш. Нетеберг. - М.: Альпина Паблишер, 2019. - 245 c.

8. Стрелкова, Л.В. Тайм-менеджмент. Учебное пособие / Л.В. Стрелкова, Ю.А. Макушева. - М.: Юнити, 2018. - 352 c.

9. Субботина, Е.А. Правда о найденном времени: тайм-менеджмент для родителей и детей / Е.А. Субботина. - Рн/Д: Феникс, 2018. - 272 c.

10. Хайнц, М. Позитивный тайм-менеджмент.Как успевать быть счастливым / М. Хайнц. - М.: Альпина Паблишер, 2019. - 128 c.

Список основных понятий

Планирование времени - технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Рабочее время -- время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в т2абеле, то есть в документе учёта времени нахождения на работе.

Личность -- субъект социокультурной жизни, самораскрывающий свою индивидуальность в контексте социальных отношений, общения и предметной деятельности. Понятие «личность» неразрывно связано с социальной природой человека.

Тайм-менеджмент - это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.

Хронотип - индивидуальные особенности суточных ритмов организма человека.

Размещено на Allbest.ru