Специфические особенности, виды и формы делового общения

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Любое общее дело предполагает общение и взаимодействие участников как необходимое средство обеспечения его эффективности. В психологии общение определяется как взаимодействие двух или более людей, состоящее в обмене между ними информацией познавательного или эмоционально-оценочного характера.

Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающем достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели. Т.е. это общение - целенаправленное, возникающее на основе и по поводу определенного вида деятельности. При деловом общении учитывают особенности личности, характера, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения. Деловое общение включает в себя передачу и прием важной информации, восприятие ее всеми сторонами.

Деловое общение это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений, экономико-правовых и дипломатических отношений. Новые экономические и социальные условия побудили к коммерческой и организаторской деятельности широкие массы населения. Это обстоятельство выдвинуло на первый план необходимость обучения правилам делового общения лиц, вступающих в социально-правовые отношения, руководящих действиями людей. Компетентность в сфере делового общения становится непременным компонентом общепрофессиональной подготовки менеджеров, муниципальных служащих, референтов, руководителей всех уровней. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами - важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения. Низкая культура делового общения приводит к низкой эффективности совещаний, переговоров, параличу законов, которые часто составлены так, что их просто нельзя исполнить.

1. Специфические особенности делового общения

Сегодня деловое общение проникает во все сферы общественной жизни. Компетентность в сфере делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле. Для представителей таких профессий, как менеджер, предприниматель, организатор производства, для занятых в сфере управления коммуникативная компетентность представляет важнейшую часть их профессионального облика.

Главная особенность делового общения заключается в значимости партнера в общении. Здесь это личность, деловой субъект. Очень важным является взаимопонимание людей, поскольку оно обеспечивает эффективный результат взаимодействия, что и определяет эффективность сотрудничества.

Специфика делового общения заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляются в правовых рамках. Чаще всего люди вступают в деловые отношения, чтобы юридически оформить взаимодействия в той или иной сфере. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения и доверия.

Другая специфическая особенность делового общения - его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям. Эти правила зависят от типа делового общения, его формы, степени официальности и от тех конкретных целей и задач, которые стоят перед общающимися. Эти правила определяются национальными культурными традициями и общественными нормами поведения, фиксируются, оформляются в виде делового, дипломатического протокола, существуют в виде общепринятых норм социального поведения, в виде этикетных требований, ограничений временной рамки общения.

Важная особенность делового общения - это строгое соблюдение его участниками своей роли. В процессе взаимодействия деловому человеку в разных ситуациях приходится быть и начальником, и подчиненным, и коллегой, и партнером, и участником какого-либо мероприятия и т.п. Необходимо учитывать это и вести себя в соответствии с требованиями, предъявленными конкретной обстановкой и принятой ролью. Соблюдение ролевого амплуа в деловом общении упорядочивает, стабилизирует рабочий процесс и тем самым обеспечивает его эффективность.

Среди особенностей делового общения можно выделить также повышенную ответственность участников за его результат. Успешное деловое общение во многом определяется выбранной стратегией и тактикой общения, т.е. умением правильно сформулировать цели разговора, определить интересы партнеров, выстроить обоснование собственной позиции и т.д. Если деловое общение проходит неэффективно, это может привести к провалу самого дела. Поэтому в деловом общении особую значимость приобретают такие качества, как обязательность, организованность, верность слову, а также соблюдение нравственно-этических норм и принципов.

Также деловое общение требует более строгого отношения к использованию его участниками речевых средств. В деловом общении не допускаются бранные слова и нецензурные выражения, просторечие, нежелательным является использование слов ограниченной сферы употребления: жаргонизмов, диалектизмов, архаизмов и др.

2. Виды делового общения

В зависимости от различных признаков деловое общение делится на:

1. устное и письменное (с точки зрения формы речи);

2. диалогическое и монологическое (с точки зрения однонаправленности двунаправленности речи между говорящим и слушающим);

3. межличностное и публичное с точки зрения количества участников;

4. непосредственное и опосредованное (с точки зрения отсутствия наличия опосредующего аппарата);

5. контактное (прямое) и дистантное (косвенное) (с точки зрения положения коммуникантов в пространстве).

Все перечисленные факторы делового общения формируют характерные особенности деловой речи.

В большей степени различаются устная и письменная деловая речь, так как эти виды речи представляют системно различающиеся разновидности русского литературного языка. Если деловая письменная речь представляет официально-деловой стиль речи, то устная деловая речь различные формы гибридных стилевых образований.

Значительны языковые различия между диалогической и монологической деловой речью. Если монологическая речь в большей степени относится к книжной речи, то диалогическая - к разговорной, что отражается в первую очередь на текстовой организации и синтаксических особенностях речи. Диалогическое общение - это, в первую очередь межличностное общение, а публичная речь - это монологическая речь.

Дистантное общение всегда опосредованное: телефонный разговор, почтовое и факсовое отправление, пейджинговая связь и т.п. Оно отличается от контактного, непосредственного повышенным вниманием к интонационному рисунку речи, краткостью и регламентированностью, невозможностью использования жестикуляции и предметов в качестве носителей информации. Прямое деловое общение обладает большей, чем косвенное, результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения. В нем непосредственно действуют социально-психологические механизмы.

По содержанию деловое общение может быть:

- материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;

- конъюнктивное - обмен знаниями;

- мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;

- деятельностное - обмен действиями, операциями, умениями и навыками.

3. Формы делового общения

деловой языковой диалогический

Деловое общение реализуется в различных формах:

1. Деловой разговор - контакт людей в устной форме, касающийся деловой деятельности и ее различных аспектов: производственного, творческого и иных направлений. Он может осуществляться не только посредством личного общения, возможно применение таких технических средств, как, например, телефон, Интернет, видеотехника и др. Деловой разговор обязательно имеет предмет, касающийся определенной ситуации в производственной, управленческой или другой сфере. Как правило, одна из сторон общения запрашивает у другой информацию, интересующую ее по тому или иному вопросу. В свою очередь другая сторона предоставляет ее по мере возможностей. Деловой разговор должен иметь конечную цель. По его итогам производится принятие решений или достигаются соглашения, договоренности. Также предпринимаются заранее обговоренные, согласованные действия.

2. Деловая беседа существенно отличается от делового разговора. Она предполагает рассмотрение в течение более длительного периода времени каких-либо проблем, которые определены заранее. Кроме того, деловая беседа возможна только при непосредственном контакте ее участников. Две основные формы деловой беседы: диалог и многостороннее деловое общение, характерные только для демократичных руководителей, которые прислушиваются к мнениям и суждениям своих подчиненных. Авторитарные лидеры используют в основном форму монолога, так как не считает необходимым выслушивать мнения работников. Такие выступления чаще всего превращаются в отчет или подведение итогов, в которых не предполагается участие остальных сотрудников. Деловая беседа не может обходиться без анализа существующей проблемы или ситуации, в которую попала организация. В ее процессе выясняются мнения сотрудников на этот счет, их взгляд на всю ситуацию. Также происходит выяснение настроений среди партнеров организации или потребителей продукции. После получения всей этой информации руководитель вырабатывает решение, приемлемое в данной ситуации, учитывая интересы и мнения всех сторон, участвующих в деловой беседе. Организация деловой беседы должна быть проведена на достаточно высоком уровне. Это требует определенной подготовки: выбора места и времени ее проведения, состава ее участников, ограничения по времени, список вопросов, а также стремление достичь желаемого результата, который и является целью. Без этого деловая беседа станет просто разговором нескольких лиц на деловые темы.

3. Деловые переговоры - это особая форма совещания. Существует ряд их отличительных признаков:

- В деловых переговорах принимает участие не менее двух сторон, каждая из которых преследует свои интересы.

- Главная цель переговоров - согласование интересов.

- После проведения переговоров результат обязательно фиксируется в каком-либо юридическом документе.

- В переговорах принимает участие группа, представляющая интересы организации. Возглавляет ее, как правило, руководитель. Здесь очень важны его навыки в общении с людьми, умение вести себя гибко в зависимости от ситуации, от этого будет зависеть результат, который непременно скажется на всей организации.

4. Деловое совещание - способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов. Носит официальный характер. Оно может принимать различные формы: личная встреча, селекторное совещание, электронная конференция и т.д. Главная цель делового совещания - выработка и подготовка к выполнению решений в сфере управления. К ним относятся решения по поводу разработки планов, организационные вопросы, проблемы изменения структуры фирмы, разработка системы мер стимулирования, способы устранения недоработок и недостатков в ходе выполнения задач, контроль, учет и т.д. Совещание тоже требует немалых усилий по его подготовке. Так же, как и в ходе приготовления к деловой беседе, определяются состав участников, вопросы, время проведения и т.д. Управлять ходом совещания должен руководитель. Сначала выслушивается и принимается к сведению вся имеющаяся у сторон информация, а затем на ее основе принимается решение. Утверждает принятое по результатам совещания решение только руководитель.

5. Публичные выступления - передача одним выступающим информации различного уровня широкой аудитории с соблюдением правил и принципов построения речи и использованием ораторских приемов.

Заключение

Итак, деловое общение - это межличностное общение с целью организации и оптимизации того или иного вида предметной деятельности производственной, научной, коммерческой, управленческой и т.д. В этом определении подчеркивается цель делового общения - организация плодотворного сотрудничества, а также отмечается, что оно пронизывает все сферы жизнедеятельности человека. Участники делового общения это, как правило, официальные должностные лица, исполняющие свои служебные обязанности. Деловое общение занимает значительное место в жизни многих людей. Оно играет важную роль в различных видах профессиональной деятельности - без него не может обходиться ни управление, ни политика, ни образование, ни бизнес, определяет их успех.

Деловое общение - это процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания проблемы - это двухсторонний поток информации, когда одна сторона и получает информацию, и отвечает, реагирует на нее незамедлительно или по прошествии некоторого отрезка времени.

Следовательно, чтобы деятельность была плодотворной, нужно уметь организовывать эффективное деловое общение, добиваясь при этом создания атмосферы взаимопонимания, доверия и сотрудничества. Решение этой задачи невозможно без знания психологических основ коммуникации и этики делового общения: важно учитывать особенностей обратную связь, использовать психологические знания для преодоления коммуникативных барьеров, а также правильно выбор тип коммуникативного воздействия, что существенно сократит затраты времени как руководителя, так и подчиненного.

Литература

1. Березуцкая Ю.П. Психология делового общения / Ю.П. Березуцкая. - М.: Инфра-М, 2007. - 346с.

2. Баева О.А. Ораторское искусство и деловое общение: учеб. пособие. -- 2-е изд., исправл. -- Мн.: Новое знание, 2001. -- 328с.

3. Рева В.Е. Деловое общение: учебное пособие / В.Е. Рева. - Пенза: ПГУ, 2003. - 240с.

4. Столяренко Л.Д. Психология делового общения и управления: учебник / Л.Д. Столяренко. - Ростов на-Дону: Феникс, 2005. - 416с.

Размещено на Allbest.ru