Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

Психология и этика бизнеса

Этикет оформления бумаг

Основные правила касающихся этикета при написании корреспонденции:

Выражение благодарности в письменном виде считается более правильным и учтивым, чем по телефону .

Получение подарков следует подтвердить благодарственной запиской, написанной от руки.

Посылайте поздравления по случаю бракосочетания своим постоянным деловым партнерам.

С днем рождениям не принято поздравлять записками или открытками. В этом случае достаточно устного поздравления.

Соболезнования принято писать собственноручно.

Принято писать от руки поздравления с повышением по службе.

После любых приглашений на ланч или обед принято письменно благодарить организаторов на следующий после события день.

Посылать свои записки следует на бумаге хорошего качества размером 5.7 дюймов, где маленькими рельефными буквами отпечатаны названия компании и ваше имя. Можно использовать бумагу кремового, серо коричневого или серого цвета, но ни в коем случае ничего яркого и блестящего, если ваш бизнес не связан с развлечениями и модой.

Допускается написание записок на «не фирменной бумаге» размером 4,75 на 3,5 дюйма или больше, которую затем складывают. Сверху пишется ваше имя. Есть еще вариант: вы можете использовать корреспондентские карточки размером 6,5хн,5 дюйма с вашим именем, отпечатанным на верху .

Уважение компании к самой себе, своим служащим и клиентам выражается в ее фирменной почтовой бумаге. Деловые бумаги и все, что в них пишется, отражает имидж компании.

Деловые письма и вся корреспонденция должны быть подписаны от руки. Письма с размноженной подписью свидетельствует о рассылке типового текста или об отсутствии интересе к клиенту.

Никогда ничего не пишите в гневе, подождите, пока не успокоитесь, или напишите, порвите то, что написали, вновь попытайтесь успокоится.

Почтовую бумагу компании не следует использовать для личной корреспонденции

Не пишите деловые письма и записки на почтовой бумаге отеля.

Захватите собой почтовую бумагу фирмы либо подождите, пока сможете вернуться в офис.

Титулы и имена

Деловой этикет допускает употребление имени и фамилии человека без титула (например, Джо Смит). Когда вы пишите в компанию, придерживающуюся более традиционных отношений, пользуйтесь более официальной формой:

а) к незамужним женщинам - Мисс

б) к замужним женщинам - Миссис в сочетании с полным именем и фамилией (например, Миссис Джеки Смит);

в) к вдовам- Миссис в сочетании с полным именем и фамилией;

г) к мужчинам- Мистер;

д) в деловой корреспонденции , если вы используете профессиональный титул, указывайте его после фамилии (например :Джо Смит, д.м.; Джил Блэк, д.ф.).

Поскольку формы обращения к людям постоянно меняются, было бы разумно, если это в ваших силах, позвонить в офис адресата узнать, как он предпочитает, чтобы его называли. Некоторые женщины настаивают на том, чтобы к ним обращались Мисс; другие предпочитают более традиционную форму обращения.

Если деловая женщина выходит замуж и берет фамилию мужа либо объединяет обе, ей следует разослать сообщения об этом своим постоянным деловым партнерам.

Визитные карточки.

Визитные карточки должны быть чистыми, хорошего качества и отвечать своевременным требованиям.

Никому не навязывайте свою визитную карточку и не вручайте ее в начале разговора.

Не разбрасывайте свои визитки подобно рекламным листовкам на открытии супермаркета.

Не вручайте визитные карточки на светских раутах, но имейте несколько штук с собой на случай, если кто-то попросит у вас ее. Вручите ее сдержанно.

Используйте свою визитную карточку, посылая цветы или подарок. На обороте напишите несколько слов.

Прилагайте визитную карточку, отправляя свои документы или резюме. И опять же, не забудьте написать несколько слов на обороте.

Вручите свою визитную карточку секретарю в приемной, когда вы впервые посещаете какую-либо компанию. Это поможет секретарю доложить о вас.

Вручите свою визитную карточку при встрече с новым клиентом.

Попросите визитную карточку, если вы искреннее желаете запомнить человека или компанию по той или иной причине.

Принимайте визитные карточки с учтивостью. Лучше помещать их в конец своей визитницы. Время от времени сортируйте визитки в картотеке, иначе в один прекрасный момент вы можете с удивлением обнаружить, что вместо своих начали раздавать чужие визитные карточки.

Деловые карточки-уведомления.

Верхом делового этикета считается сообщение последних новостей, касающихся фирмы, посредством специальных уведомительных карточек. Такая карточка может привлечь внимание получателя и своевременно оповестить его об изменении адреса, номера телефона, о новых назначениях и продвижениях по службе.

Для этих целей пользуйтесь качественной бумагой с отпечатанным или клишированным текстом.

При желании вы можете добавит личное сообщение

Адреса на конвертах должны быть отпечатаны на машине , написаны от руки или отпечатаны на компьютере. Никогда не пользуйтесь наклейками.

Получение уведомительных карточек не нуждается в подтверждении со стороны адресата, но считается хорошим тоном послать поздравление тому, кто получил повышение по службе.

Как проводить совещания и вести себя в конференцзале

Еще недавно бизнес был связан с огромным количеством собраний. Некоторые проводились просто потому, что «мы всегда встречаемся по понедельникам», или потому, что кто-то не может принять решение самостоятельно. Учитывая это, этикет деловых встреч распространился не только на то, как вести себя на таких собраниях, но и на то, проводить ли их вообще. Вам следует созывать встречу только в том, случае, если у вас есть ясная цель. Время и в самом же деле деньги. Представьте себе, какое количество времени потратят участникам собрания. Не лучше ли эту же информацию, что сообщалась на встрече, распространить среди сотрудников с помощью множительной техники?

Основные соображения по поводу проведения собраний.

Этикет деловой встречи обязывает тщательно обдумать заранее, когда ее удобнее провести. Если вы считаете, что собрание затянется, не планируйте его не вечер или будьте готовы объявить перерыв и перенести его окончание на следующий день. Старайтесь также не назначать собрания накануне длинного уик-энда: ваши коллеги будут поглядывать на часы и вряд ли станут активны обсуждать проблемы, так как будут торопиться уйти домой. Ваши сотрудники примут участие в собрании, если им не надо будет никуда спешить.

Сообщите сколько будет длиться собрание.

Проинформируйте о собрании заранее: своих сотрудников за две недели, а гостей за четыре.

Обзвоните всех приглашенных за неделю до встречи, чтобы напомнить им о времени, месте и дате встречи.

На собрание приглашайте только людей, непосредственно отвечающих за тот вопрос, которому посвящается собрание и любых экспертов, чья информация будет необходима. Однако число участников должно быть реальным.

Хорошим тоном считается предварительное распределение повестки дня. (Всегда имейте дополнительные экземпляры повестки собрания для тех, кто забыл свои записи.) Готовьте все относящееся к делу материалы, нуждающиеся в изучении и обсуждении.

Начинайте собрание в назначенное время. Этим вы выкажете уважение к проявившим пунктуальность.

Всегда представляйте тех, кто незнаком друг с другом.

Укажите, кому где сесть, и сообщите, разрешается ли курить.

Если возможно, отложите все телефонные звонки, адресуемые участникам собрания. Если оно обещает быть длинным, организуйте перерыв в определенное время, когда участники собрания могли бы поговорить по телефону. Возобновите собрание в установленное время.

Собрание проводит председатель. Независимо от уровня служебного положения участников собрания, именно председатель руководит его работой. Председатель - главное лицо. Ход собрания - это прямое отражение способностей председателя. Если вы - председатель, ведите собрание тактично, дипломатично и властно. Не бойтесь прервать любого, кто попытается завладеть дискуссией, кто провоцирует споры или пытается использовать собрание в качестве трибуны для обсуждения вопросов, не значащихся в повестке.

В конце собрания председателю следует поблагодарить всех присутствующих, высказать особую благодарность тем, кто выступил с предложениями, а также вынести благодарность персоналу, готовившему собрание и участвовавшему в его проведении.

Распространите протоколы в течение сорока восьми часов после собрания.

Как вести себя на собрании его участникам

Если вас пригласили принять участие в собрании, приходите вовремя и подготовленным. Прочтите все материалы, присланные заранее. Ознакомьтесь с повесткой и захватите с собой материал, необходимой для собрания, вопросы, намеченные вами, или комментарии, которые вам хотелось бы высказать.

Придя на собрание соблюдайте следующие правила этикета:

· Представьтесь другим. Если вы - представитель другой компании сообщить об этом.

· Садитесь только в том случае, если это собрание отдела и у вас есть постоянное место. Если это не так, председатель сам укажет вам, куда сесть.

· Сидите прямо. Язык телодвижений легко читается.

· Не рисуйте машинально, не играйте ручками и карандашами, не делайте самолетиков, не выпрямляйте скрепки и т.п.

· Внимательно слушайте, о чем идет речь.

· Если вы чего-то не понимаете, задавайте вопросы.

· Выскажите свои соображения относительно дискуссии, сделайте это кратко и выразительно.

· Не используйте собрание как трибуну для обсуждения своих собственных проблем.

· Не курите, если это не принято. Если же курить разрешено помните, что это может быть не приятно не курящим.

· Помните что собрание ведет председатель. Независимо от того насколько вы выше него по положению, командует он. (Зачастую это правило легко и грубо нарушается руководителями более высокого ранга).

· После собрания соберите все свои бумаги, а мусор выбросите в корзину или сложите все аккуратно чтобы за вами можно было убрать.

· Уходя, поблагодарите председателя.

· Если вы представляете другую компанию, при прощании обменяйтесь рукопожатием.

Одежда и этикет на собраниях

· Одевайтесь так, чтобы выказать уважение к себе, к своей профессии к своему положению и компании, в которой вы работаете.

· Не спрашивайте о прохладительных напитков. Если вам предложат не отказывайтесь. Будьте аккуратны, чтобы не залить стол, документы, себя и окружающих. этикет психология совещание аудитория

· Если вам нужно выйти негромко извинитесь. Вернитесь таким же образом.

Этикет при выступлении на собрании

· Если вас просят выступить на собрании, вам следует узнать, какова цель выступления: принятие делового решения или обмен технической информацией? Если вам не вполне ясна цель, попросите уточнить. Вы не должны терять свое время и драгоценное время других, неверно подготовившись.

· Также поинтересуйтесь, как будет оборудован зал, с тем, чтобы ваше выступление было максимально эффективным.

· Дурной тон - обсуждать наглядный материал, который могут увидеть лишь несколько человек. Кроме того, выступая перед аудиторией, вы должны установить визуальный контакт со слушателями. Если вам требуется время для подготовки, попросите у председателя пять минут. Участники собрания могут размяться и не смотреть на вас, пока вы готовитесь.

· Узнайте, кто будет отвечать на вопросы и вести дискуссию: председатель или вы как выступающий по этому вопросу это информация должна быть доведена до собравшихся. Если отвечать будете вы, то считается дурным тоном, если председатель берет инициативу в свои руки.

· Выясните сколько времени отводятся на ваше выступление. Если вы превысите регламент, председателю следует вам об этом напомнить. Очень дурной тон - затягивать свое выступление и просить следующих ораторов сократить свои.

Размещено на Allbest.ru