Владение навыками саморегуляции, как основной фактор жизнедеятельности руководителя

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «МОЗЫРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. И. П. ШАМЯКИНА»

Кафедра психологии

КУРСОВАЯ РАБОТА

Владение навыками саморегуляции, как основной фактор жизнедеятельности руководителя

Работу выполнил:

Новиков Владимир Николаевич

студент 2 курса 4 группы

инженерно - педагогического факультета

заочного отделения

Мозырь, 2012

Содержание

Введение

Глава 1. Руководитель как личность в коллективе

1.1 Принцип подбор руководителя

1.2 Функции руководителя

1.3 Типы руководителей

1.4 Умение разбираться в людях

Глава 2. Саморегуляция - как основной фактор

2.1 Общение - как способ управления

2.1.1 Основные стадии общения

2.2 Авторитет руководителя

2.2.1 Организаторские способности

2.2.2 Профессиональная этика

2.2.3 Культура речи. Правила общения с людьми

2.3 Умение убеждать

Глава 3. Анализ способностей человека к руководству

3.1 Психологический практикум: обладаете ли Вы способностями руководителя

Заключение

Литература

Введение

Эффективность управленческой деятельности руководителя зависит от его способностей. По определению психолога А.Н. Леонтьева, способности - это такие свойства индивида, совокупность которых обуславливает успешность выполнения некоторой деятельности.

Психологи, занимающиеся теорией способности, различают специфические способности и общую способность личности. Но успешность деятельности руководителя зависит еще и от его опыта (знаний, навыков, умений), а также от качеств личности.

Сильного руководителя отличает высокая степень разнородности используемых приемов и методов управления, управленческих умений. Общая способность к управленческой деятельности предполагает следующие управленческие черты и умения, присущие сильным руководителям:

Умение решать "нестандартные" управленческие проблемы, не имеющие готовых рецептов решения, связанные с конкретными, иногда и конфликтными ситуациями. Решения должны быть направлены на разрешение конфликтов. Чем более сильным является руководитель, тем менее он конфликтен.

Умение мыслить масштабно. Масштабность мышления руководителя тесно связана с его должностным рангом и определяется тем, над какими проблемами он работает и какими категориями в соответствии со своей должностью мыслит: одна из основных психологических трудностей нового руководителя, назначенного на должность, - это приведение масштабов своего мышления в соответствии с новым рангом должности. Степень легкости и эффективности перестройки прежнего масштаба мышления говорит о способности личности к управленческой деятельности. Чем способней руководитель, тем ему легче изменить масштаб своего мышления, а чем он сильнее, тем лучше сумеет реализовать свои способности. Чтобы стать хорошим руководителем высокого ранга и приобрести самосознание такого руководителя, нужно, как правило, пройти все ступени должностной лестницы. Сильный руководитель творчески подходит к распоряжениям вышестоящего начальства, и если он не согласен с ним, то свои контраргументы тщательно обосновывает.

Умение обеспечить положительную саморегуляцию управленческой системы. Руководителю предоставлено право решать вопросы подбора и расстановки кадров в своем подразделении. Эффективность этих решений находится в прямой зависимости от управленческих способностей руководителя. Сильный руководитель подбирает сильных подчиненных, слабый руководитель - слабых. В первом случае можно говорить о положительной, во втором - об отрицательной саморегуляции управленческой системы. Получается, что вред от слабого руководителя двойной: прямой, от малой эффективности его управленческой деятельности и косвенный, связанный с отрицательной саморегуляцией. Каждого руководителя и специалиста может оценить по его деловым, профессиональным качествам только руководитель или специалист более высокой квалификации.

Умение улучшить функциональную расстановку кадров. Сильный руководитель умеет правильно оценить эффективность деятельности подчиненных. Он старается не привлекать слабых подчиненных к решению сложных или важных вопросов, помогает им разобраться в "нестандартных" ситуациях, опираясь на автократические методы руководства. Иногда он может возложить свои полномочия на сильных подчиненных, поставив перед ними задачи общей формы, используя при этом демократические методы руководства и ориентируясь на их способности и умения.

Глава 1. Руководитель как личность в коллективе

Несмотря на то, что руководство -- существенный компонент эффективного управления, эффективные лидеры не всегда являются одновременно и эффективными управляющими. Об эффективности лидера можно судить по тому, в какой степени он или она влияют на других. Иногда эффективное лидерство может и мешать формальной организации. Например, влиятельный неформальный лидер может сделать так, что трудовой коллектив начнёт ограничивать выпуск продукции или производить товары или услуги низкого качества. Файли, Хаус и Керр устанавливают различие между управлением и лидерством: ''Управление можно определить как умственный и физический процесс, который приводит к тому, что подчинённые выполняют предписанные им официальные поручения и решают определённые задачи. Лидерство же, наоборот, является процессом, с помощью которого одно лицо оказывает влияние на членов группы''.

Управляющий становится во главе организации в результате намеренного действия формальной организации -- делегирования полномочий. Лидерами, с другой стороны, становятся не по воле организации, хотя возможности вести за собой людей тоже можно увеличить путём делегирования полномочий. Члены организации знают, кто их руководитель, а вот ведомые не всегда знают, что их ведут. Наконец, действия лидеров не ограничиваются рамками каких-либо полномочий и структур. Очень часто руководитель является лидером совершенно без всякой привязки к его или её формальной должности в иерархии. В некоторых ситуациях подчинённые могут даже вести за собой старших по должности.

1.1 Принцип подбора руководителя

Среди специалистов в сфере управления существуют несколько точек зрения на принципы подбора руководителей. Различие подходов основано на особенностях ответа различных специалистов на вопрос: «Хорошие руководители рождаются или они могут быть воспитаны (обучены)?» По этому признаку можно выделить три основных подхода к принципам выбора руководителя:

* качественный;

* ситуационный;

* функциональный.

Качественный подход предполагает, что врожденные личные качества человека играют определяющую роль в способности быть руководителем. Например, некоторые люди могут проявлять инициативу, мужество, быстроту реакции, интеллект, юмор, -- и комбинация этих и других черт делает их признанными руководителями.

Большинство из этих черт характера являются врожденными и в дальнейшем только развиваются и шлифуются. Таким образом, качественный подход предполагает, что лидером рождаются и их необходимо искать, а не обучать.

Ситуационный подход. Согласно этому подходу, лидера порождает ситуация. Каждая ситуация характеризуется некоторым набором задач, требующих решения, а также специфическими организационными и функциональными обстоятельствами. Все это определяет качества, которыми должен обладать лидер в данной ситуации. Человек, который в наибольшей степени обладает требуемыми качествами, выдвигается на роль лидера. До некоторой степени это справедливо для так называемых «неформальных» лидеров, выдвигаемых средой, но противоречит практике работы «формальных» руководителей, которые эффективно управляют группой в любых ситуациях.

Функциональный подход в настоящее время является наиболее распространенным. Он основан на том, что любая группа рассматривается как единый коллектив с общей целью, которая не достижима индивидуально. Для того, чтобы группа работала как единая команда, необходимо реализовать некоторые обязательные функции, которые способствуют объединению и сплочению группы. Эти функции должен реализовать один человек -- руководитель. Термин «функции» используется здесь в широком смысле и включает в себя обязанности, поведение и т. д. Многие функции достаточно хорошо формализованы и можно обучить их выполнению. Таким образом, управление не только искусство, но и в значительной мере ремесло, которому можно обучиться. Отметим, что этот подход не противоречит качественному подходу, так как человек с рядом полезных врожденных качеств может быстрее обучиться и в дальнейшем быть более эффективным руководителем большого масштаба.

1.2 Функции руководителя

Функции, которые должен выполнять руководитель группы, независимо от ее уровня, включают в себя:

* определение целей и задач;

* распределение заданий между членами группы;

* определение обязанностей и обсуждение их с каждым сотрудником;

* контроль и обсуждение хода выполнения индивидуальных и групповых заданий;

* мотивация сотрудников;

* поощрение кооперации и сотрудничества внутри и вне группы;

* создание благоприятной морально-психологической обстановки в группе;

* решение проблем и принятие решений;

* поощрение инициативы сотрудников, учет их взглядов, мнений, идей;

* создание условий для работы с полной самоотдачей;

* дисциплинирование, в случае необходимости.

Приведенный выше список не исчерпывает функции руководителя, но демонстрирует их широту. Все эти функции базируются на общих деловых навыках: умение убеждать, общаться, учитывать черты характера других, обучать, демонстрировать свою компетентность и т. д. Вместе с этим есть и специфические навыки, которыми обязательно должен владеть руководитель. К ним относятся навыки:

планирования;

распределения работ;

управления;

поддержки и мотивации;

информирования;

оценивания результатов.

Рассмотрим эти навыки более подробно.

Планирование. Эта функция состоит в определении целевых установок и задач группы, а также в определении эффективной стратегии достижения целей. Результатом этого этапа должен быть детальный план действий, необходимых для достижения цели.

Цели, стратегия и планы создают чувство перспективы для группы и являются базисом для оценки степени продвижения к цели. Это одна из важнейших функций руководителя. Он должен уметь отстраниться от оперативных задач («текучки») и смотреть в будущее. Руководитель должен в каждый момент знать, где группа находится, что она должна делать в текущий момент, в ближайшем и отдаленном будущем.

Распределение заданий между членами группы. Когда план разработан, его нужно детально обсудить с группой. Главная задача этого этапа сделать каждого члена группы «соучастником», соавтором плана. Наибольший эффект будет в том случае, если сотрудники будут воспринимать план как «свой», а не руководителя. Внимательно выслушайте и оцените все идеи, учтите в плане все разумные предложения, используйте ваше искусство убеждать несогласных. Затем согласуйте с каждым сотрудником его индивидуальное задание и утвердите план в окончательном виде с фиксацией временных и функциональных ориентиров.

Управление. После начала работы над индивидуальными заданиями руководитель должен контролировать этот процесс и управлять им, в том числе и дисциплинировать тех, кто нуждается в этом. Кроме того, он является координатором при выполнении взаимосвязанных, комплексных работ, выполняет роль посредника при конфликтах между членами группы, решает спорные вопросы. Очень важны в этот период функции мотивации и поощрения сотрудников, создания атмосферы уверенности в успехе, культивирования хороших деловых отношений и благоприятного психологического климата.

Поддержка и мотивация. Руководитель должен поддерживать членов своей группы. Люди работают лучше, когда чувствуют, что их индивидуальный вклад в общее дело замечен и оценен руководителем и группой в целом. Если кто-либо из сотрудников имеет персональные проблемы, руководитель должен знать их и помочь справиться с ними. Для этого необходимо знать персональные особенности каждого сотрудника, его устремления, мотивацию, способности, чувства, интересы. Руководитель может достичь этого, проводя регулярные индивидуальные собеседования с сотрудниками, с другой стороны, такие беседы, как правило, повышают лояльность группы в целом к своему руководителю.

Информирование. При изменении обстоятельств, появлении новой информации, касающейся деятельности группы, руководитель должен сообщить это всем ее членам. Утаивание любой информации приводит к распространению сплетен, что неизбежно повлияет на сплоченность группы. Вообще важна информационная открытость в группе. Руководитель должен не только сообщать внешнюю информацию, но и получать ее от членов группы. Руководитель должен приветствовать предложения и критические замечания членов группы, при этом демонстрировать, что эта информация важна и полезна для него.

Оценивание результатов. Руководитель должен непрерывно оценивать результаты работы, как каждого сотрудника, так и группы в целом, с точки зрения выполнения принятого плана. Если похоже, что план не будет выполнен, необходимо представить группе предложения по его изменению или даже полностью изменить стратегию достижения целей.

После того, как группа достигла поставленных целей, необходимо оценить, какие элементы плана были успешными, а какие нет. Такие оценки будут полезны в будущем при выполнении новых задач.

Функциональный подход основан на предположении, что лидер является многосторонне развитым индивидуумом, который владеет широким кругом деловых навыков и имеет определенные личные качества: решительность, уверенность, развитое чувство юмора и т. д., и на основании этого пользуется уважением группы. При этом важно отметить, что просто назначение на должность руководителя не делает человека лидером. С другой стороны, недостаточно просто обладать необходимыми навыками и человеческими качествами.

Лидерство является более чем просто суммой названных факторов. Для руководителя очень важно завоевать доверие группы и получить признание своего лидерства всеми членами группы.

1.3 Типы руководителя

руководитель личность коллектив профессиональный

Руководителем считается лицо, направляющее и координирующее деятельность исполнителей, которые в обязательном порядке должны ему подчиняться и в рамках установленных полномочий выполнять все его требования. Сам руководитель может брать на себя функции исполнителя лишь для того, чтобы разобраться в специфике работы.

Таким образом, сущность деятельности руководителя состоит в организаторской работе. Это особый вид творческой деятельности, причём по мере роста должности требования к творчеству увеличиваются. Творческая сторона в труде руководителя развивается также и под воздействием НТР.

Однако руководитель не только организует, но и направляет работу сотрудников; способствует их развитию, а при необходимости оказывает влияние на поведение, в том числе и внеслужебное. Поэтому он должен быть достаточно хорошо подготовлен не только профессионально, но и педагогически.

По мнению Дж. Адера, руководители осуществляют восемь практических функций: постановку заданий, планирование, инструктаж, контроль, оценку, мотивацию, организацию, демонстрацию личного примера. Для обеспечения эффективной работы руководитель должен в максимальной степени согласовывать интересы индивидов, групп и решение управленческих задач, так чтобы они не противоречили друг другу, иначе он не справится со своими обязанностями.

Особенность положения руководителя состоит в следующем:

он сосредоточивает функции реальной решающей силы и власти;

имеет ограниченные и с каждым уровнем иерархии всё более уменьшающиеся возможности общения;

как правило, исключён из окружения и первичного коллектива;

является воплощением справедливости, поэтому выполняет для подчинённых функции арбитра;

всё его поведение постоянно оценивается подчинёнными.

Существует много вариантов классификации руководителей. Приведём одну из них, описывающую их психологические типы, которым её автор Д. Кейси присвоил имена героев греческого эпоса.

''Этимей'' (брат Прометея, отличавшийся недалёким умом). Надёжен, учитывает все существенные подробности и детали, бережно относится к укреплению и сохранению правил, консервативен, не любит риска, склонен к бюрократизму и формализму. Для успешной работы требуется гибкий заместитель или консультант-психолог.

''Дионис''. Способен мгновенно реагировать на ситуацию, действовать в условиях риска и опасности конструктивно, гибко как по форме, так и по сути. Однако не способен пунктуально выполнять рутинную работу, не обращает внимания на детали и регламенты. Это требует заместителей, склонных к точной деятельности, умеющих планировать и работать с людьми, последовательно реализовывать планы.

''Прометей''. Стремится к разработке глобальных стратегических концепций. Способен к долгосрочному планированию, ориентирован на результат, а не на процесс, склонен помогать другим. Не любит объяснять, повторять, благодарить сотрудников, общаться с малоинтересными людьми. Чрезвычайно погружен в работу, не умеет расслабляться, не обращает внимания на других. Для успеха ему необходимо учиться убеждать и поддерживать других.

''Аполлон''. Ориентируется на личные отношения и особенности каждого. Стремится разрешать как организационные, так и личные проблемы. Гибок, дружелюбен, берёт на себя множество чужих проблем, но не всегда может их решить. Нуждается в умении дифференцировать свою и чужую ответственность.

В зависимости от уровня в управленческой иерархии можно выделить три типа руководителей: высшего, среднего и низового звена. Они отличаются друг от друга набором основных функций, их долей в общей структуре, диапазоном и формой контактов, средствами деятельности, объёмом полномочий и возможностей.

К высшим руководителям относятся члены совета директоров, президенты, вице-президенты и некоторые другие категории менеджеров, чья доля в общем числе управляющих составляет 3-7%. Особенностью их работы является то, что она интернациональна по масштабам, требует наличия большого опыта, не имеет завершения в конкретной форме и не регламентируется нормами выработки или времени.

Руководители высшего уровня отличаются тем, что в их деятельности преобладают безличные формы официальных контактов с подчинёнными (отчёты, доклады, инструкции, приказы); систематические личные контакты с другими руководителями (совещания, планерки, летучки); эпизодические личные встречи (беседы по вызову, приём посетителей).

Основные функции высших руководителей организации состоят в формулировке её миссии, ценностей, политики, основных стандартов деятельности, структуры и системы управления, представительстве на переговорах с государственными органами и главными контрагентами.

Эти функции и обязанности чрезвычайно сложны, разноплановы, требуют глубоких и всесторонних знаний, аналитических способностей, задатков политика, дипломата, публициста, оратора, которые в одном лице практически никогда не совмещаются.

Поэтому в крупной организации первые руководители единолично уже не могут принимать все решения и, отвечая за всё, переходят к руководству процессом их выработки в составе команды, где являются уже не ''боссами'', а первыми среди равных. Последнее обстоятельство ослабляет борьбу за власть и тем самым облегчает смену поколений менеджеров.

Команда высшего руководства обычно подбирается первым руководителем, или, по-другому, главным администратором, занимающим свою должность на основании контракта с собственником (государством, акционерами, пайщиками), являющимися его доверенным лицом и несущим перед ним полную ответственность за состояние и результаты работы организации.

В обязанности первого руководителя входит организация работы в рамках, определяемых законодательством, уставом и другими документами; распоряжение в обусловленных рамках имуществом и средствами без специальной доверенности; заключение и расторжение хозяйственных договоров; открытие счётов в банках; решение кадровых вопросов; стимулирование подчинённых руководителей.

Руководители среднего звена (основных подразделений и предприятий, входящих в данную организацию), доля которых в общей численности управляющих составляет 40-60%, назначаются и освобождаются от должности первым лицом или его заместителями и несут перед ними ответственность за выполнение полученных заданий и сохранность имущества вверенных им подразделений. Их функции уже локальны.

Через подчинённых руководителей низового уровня они управляют текущей деятельностью: устанавливают задания исполнителям, осуществляют контроль, проводят мероприятия по совершенствованию организации и технологии производства, условий труда, соблюдению производственной, технологической, трудовой дисциплины, санитарных норм. В рамках компетенции им предоставлено право решать кадровые вопросы (частично -- самостоятельно, частично -- выходя с предложениями к руководству организации), поощрять ил наказывать своих подчинённых.

Работа руководителей среднего звена в значительной мере варьирует от организации к организации и в большей степени зависит от особенностей подразделения, чем от общефирменных задач. Они готовят информацию для решений, принимаемых ''наверху'', и после трансформации в технологически удобную форму передают эти решения низовым руководителям (называемым в западных фирмах менеджерами-контролёрами, или супервайзерами) -- начальникам цехов, участков, групп, бригадиры работают непосредственно с исполнителями и несут полную ответственность за их действия.

Именно на них ложится вся тяжесть повседневного управления персоналом: распределение заданий, разработка графиков работы, организация и координация труда подчинённых; обеспечение условий для выполнения ими качественно и в срок производственных заданий; контроль за ходом их осуществления, соблюдением сроков, рациональным использованием оборудования, материальных и иных ресурсов, производственной дисциплиной, техникой безопасности; содействие рационализаторству, изобретательству, внедрению передовых методов работы.

Руководители низового звена имеют право в установленном порядке премировать подчинённых, налагать на них дисциплинарную ответственность, делать соответствующие представления руководству подразделений и организации.

Низовой уровень управления -- технический, обеспечивающий стабильную, эффективную работу персонала -- рабочих и других неуправленческих работников. Большая часть руководителей принадлежит к нему (и большинство начинает здесь свою карьеру). Их работа характеризуется частой сменой небольших по масштабам задач: мастера решают проблемы в среднем не более минуты, а решения охватывают срок не более двух недель. Около половины времени мастера при этом затрачивают на общение с работниками.

Таким образом, в сфере управления происходит разделение труда: одни руководители обладают первичными полномочиями и несут ответственность за определение характера и направленности выработки решений; другие, подчинённые им руководители, непосредственно осуществляют этот процесс.

Помимо официальных обязанностей, закреплённых в соответствующих документах, руководители несут по отношению к своим подчинённым обязанности неофициальные. Они состоят в справедливом и уважительном отношении к работникам, заботе об их личных интересах и проблемах, здоровье, успехах, взаимоотношениях в коллективе; оказании им при необходимости всесторонней помощи, вплоть до принятия на себя их вины.

Руководитель должен избегать фаворитизма, нарушающего стабильность коллектива, знать об отношении к себе подчинённых и время от времени задавать себе вопрос, хотел бы он работать у себя в подчинении.

Всё это важно, поскольку на практике не только подчинённые зависят от руководителя, но и сам он во многом зависит от них, от их знаний, умения работать, готовности исполнять его распоряжения и неофициальные просьбы. Кроме того, руководитель зависит и от своих коллег, начальников, деловых партнёров, без содействия которых он не в состоянии надлежащим образом выполнить возложенные на него обязанности.

1.4 Умение разбираться в людях

Это одно из важных качеств сильного руководителя. Руководителю необходимо знать тех людей, с которыми он находится в контакте, которыми он управляет. Чтобы ближе узнать своих работников, необходимо прежде всего ознакомиться с их личными делами в отделе кадров. Но изучение документов - это малая доля того, что требуется знать руководителю о людях, так как документы не могут дать полного представления об интеллектуально-психологических способностях и личных качествах подчиненных. Руководителю нужно знать о них все, что может повлиять на процесс их работы и ее результаты. Но этими знаниями нужно еще уметь оперировать, чтобы получить надежный прогноз делового поведения работника.

Современная наука располагает методами, которые позволяют измерять в людях необходимое для выполнения определенных работ и использовать эту информацию. (Выявлением индивидуальных особенностей человека занимается такая отрасль науки как психодиагностика). Чтобы применять современные методы психодиагностики, нужна высокая профессиональная выучка. Если руководитель не является профессионалом в области психодиагностики, он должен найти возможность включить в свой штат такого профессионала, организовать специальную психологическую службу, одной из функций которой стало психологически грамотное изучение работников с помощью различных методов и методик. Метод (способ) изучения деловых и личностных качеств работников отличается от методики изучения тем, что методика - это тот же метод (способ), но специализированный для определенных целей. Например, существует такой метод изучения качеств работников, как метод деловых игр. С помощью этого метода изучаются различные способности к управленческой работе на основе различных методик. Например, существует методика деловых игр "Интеллектуальная зрелость руководителя", "Организационная зрелость руководителя" и т.д.

Руководитель должен ценить самостоятельность и независимость в людях и избегать подхалимов и угодников, которые своим поведением нравственно разлагают не только своих начальников, но и всю атмосферу в трудовом коллективе.

Глава 2. Саморегуляция - основной фактор

2.1 Общение как способ управления

К руководству современным производством сегодня необходимо подходить с позиций науки управления, а не привычных методов, как бы хорошо они ни служили в прошлом. Это становится особенно важным при столкновении различных мнений в трудовом коллективе. Руководитель должен уметь поставить задачу, определить права и обязанности работников, средства достижения цели и методы контроля. Успешное руководство в значительной зависит от умения руководителя управлять общественным мнением трудового коллектива. Формировать психологию работника - важнейшая задача руководителя современного производства.

В условиях экономики, ориентированной на потребительский спрос, требования к руководителю резко меняются. Современный руководитель должен быть не только хорошим организатором, умеющим вовремя наладить производство и сбыт новых товаров и услуг, но и глубоко эрудированным, высоко культурным человеком, обладающим внутренней самостоятельностью, смелостью, способностью создать команду единомышленников, вдохновляющим и ведущим их за собой.

Управленческая практика со всей очевидностью свидетельствует, что без умения со стороны руководителя наладить деловое общение с подчиненными, партнерами, установить деловые связи невозможны ни эффективное управление, ни эффективное производство. Жизнь показывает, что у значительной части наших руководителей и предпринимателей недостаточно высокий уровень общей культуры, а также культуры делового общения.

Важность общения в управлении невозможно переоценить. Почти все, что делают руководители для достижения эффективности деятельности организации, осуществляется в процессе общения. Практика свидетельствует, что управленцы всех уровней расходуют на различные виды общения до 80 % своего рабочего времени. Руководителям следует знать, что общение представляет собой крайне сложный и многогранный процесс, который должен быть организован сознательно, на базе научных теоретических знаний. Только в этом случае управленческая деятельность может быть эффективной.

Общение “ на работе ” (или деловое общение) - это общение, имеющее цель вне себя и служащее способом организации и оптимизации того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной

коммерческой и т.д.

Управленческое общение - это общение с целью руководства людьми, т.е. изменения их деятельности в определенном направлении, поддержания в заданном или формирования в необходимом направлении.

ЦЕЛЬ управленческого общения:

1) Отдать распоряжение, указание, что - либо порекомендовать, посоветовать.

2) Получить “обратную” контрольную информацию от подчиненного о выполнении задания.

3) Дать оценку выполнения задания подчиненным.

2.1.1 Основные стадии общения

В каждом отдельном случае делового общения руководителя существует 5 основных стадий:

Первая стадия: “ НАЧАЛО ”

Общение начинается с входа руководителя в коммуникативную ситуацию беседы, выступления, встречи, собрания и т.д.

Процесс входа включает следующие действия:

оценку коммуникативной ситуации

ориентацию в этой ситуации

выбор объекта взаимодействия

постановку ситуативной задачи общения

Вторая стадия: “ ПОДХОД К ОБЪЕКТУ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ “

Этот процесс включает следующие действия:

пристройку к объекту, т.е. поиск удобной для общения дистанции, положения, позы, взаиморасположения

привлечения к себе внимания объекта с помощью определенных действий

Третья стадия: “НАСТРОЙКА”

Через “зондирование души” объекта (по словам К.С. Станиславского)

осуществляется настройка на эмоционально-психологическое состояние объекта взаимодействия, формируется общее социально-психологическое поле общения

Четвертая стадия: “ ПЕРВЫЙ ХОД В ОБЩЕНИИ ”

Цели этого хода в общении:

сообщить объекту некоторую информацию

побудить объект к взаимодействию

трансформировать объект взаимодействия в равноправного субъекта, партнера общения

При передачи информации нужно:

сначала во внутренней речи словесно оформить возникшую мысль, идею

затем высказать, т.е. перевести из внутренней речи во внешнюю

и только потом это высказывание должно быть услышано и понято

Пятая стадия: “ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ ОБЩЕНИЯ“, ответный ход объекта, ставшего субъектом - партнером общения

Все эти 5 стадий должны быть соблюдены руководителем в каждой конкретной форме общения, в которой он берет на себя функции и организатора, и катализатора взаимодействия.

Изложение мыслей представляет процесс общения. Необходимо, чтобы руководителя поняли и с ним согласились.

Первым делом надо постараться войти в положение тех, кому излагаются идеи, кого желательно привлечь на свою сторону. Нужно иметь ввиду, что завоевать симпатии слушателей можно за счет:

краткости и точности, т.к. не будет “своровано” терпение у слушателей и они будут вознаграждены за внимание

учета компетентности собравшихся и вовлечения их в процесс общения

образной , легко усваиваемой манеры изложения, когда не надо напрягать слух

выявления всех критических пунктов, чтобы слушателям не приходилось самим выискивать, в чем загвоздка

обсуждения уже известных альтернативных вариантов, анализа их + и -

призыва к аудитории приложить свои знания и опыт для повышения качества предложенного решения

Первой задачей собирающегося выступить руководителя является сбор информации об аудитории и ситуации, в какую он может попасть.

Для обеспечения хорошего делового общения тут важны следующие факторы:

восприимчивость слушателя

мотивация слушателя

физическое состояние слушателя

коммуникативное средство передачи информации

возможность обратной связи

Не следует забывать, что:

тема выступления должна стать для слушателей “их темой”

Искусство оратора заключается в том, чтобы убедить слушателей, что обсуждаемая тема касается их непосредственно и вытекающие из всего этого последствия очень важны

Тому, кто сам машину не водит и считает себя “закоренелым” пешеходом, вряд ли будет интересным доклад о качестве свечей зажигания. Другое дело тот, кто имеет автомобиль, в моторе которого к тому же постоянно барахлит система зажигания.

дискуссия пробуждает интерес, оживляет атмосферу. Если в предложении есть спорные пункты, не надо стремиться их замаскировать. С помощью “риторических” вопросов можно “разбудить” слушателей, и им стонет казаться, что эти вопросы задали они сами.

говорите на языке ваших слушателей. Каждому ясно, что, например, француз и русский смогут понять друг друга, если один из них владеет языком второго. Надо не забывать, что говорить нужно на языке тех, перед кем выступаешь.

учитывайте восприятие слушателей. Объем восприятия человеческого мозга оценивается в 8-15 бит/с. Если возникает перегрузка, мозг вообще не будет воспринимать информацию. Это не нужно забывать.

5) выбирайте подходящие средства коммуникации. От них зависит, доходит и понимается ли передаваемая информация. Если зал очень большой, а акустика плохая, придется воспользоваться микрофоном. От помощи экрана придется отказаться, т.к. сидящие на последних рядах ничего не разберут. Хороший оратор всегда уделяет подобным аспектам пристальное внимание.

Искусство общения - важнейший инструмент управленческой деятельности Не владея искусством общения, нельзя стать хорошим руководителем, поскольку выполнение организаторских и воспитательских функций связано с умением привлечь и увлечь людей, вдохновить, воодушевить, повести за собой.

Исходной характеристикой руководителя как субъекта общения является наличие у него коммуникативной активности, причем активности целенаправленной, осознанной, осуществляемой свободно. Свобода общения достигается через овладение техникой и технологией коммуникативных действий.

Осуществление свободной коммуникативной деятельности требует от каждого руководителя владения специфическими коммуникативными средствами и приемами. Совокупность таких средств и приемов, психологических закономерностей их использования в конкретных ситуациях делового общения рассматривает технология общения.

Технология общения - это учение о мастерстве общения.

Предметом технологии общения является техника организации личностного взаимодействия одного партнера с другим.

Владеть технологией общения - обязанность каждого руководителя.

Руководитель должен уметь расположить к себе собеседника - будь то подчиненный или деловой партнер, а для этого нужно формировать в себе следующие качества:

выдержку

чувство собственного достоинства

доброжелательное понимание других

умение говорить

умение слушать

2.2 Авторитет руководителя

Эффективность руководящей деятельности во многом зависит от авторитета руководителя. Мнение о том, что с получением определенного поста руководитель автоматически приобретает авторитет, ошибочно.

Авторитет - это личное влияние человека на коллектив, которое он приобретает своим трудом, профессиональными знаниями, организаторскими способностями, нововведениями, умением работать с людьми.

Для того чтобы авторитет должности руководителя сочетался с авторитетом его личности, он должен объединить в себе лидерские и руководящие функции.

Мощная поддержка сотрудников - это ключ к эффективному руководству. Быть хорошим руководителем - это, прежде всего, быть в хороших отношениях с подчиненными. Они имеют самое верное представление о стиле вашего руководства. То, как вы выглядите в их глазах, и объясняет все ваши успехи и неудачи. Подчиненные прекрасно отдают себе отчет в том, какая разница в работе с плохим и хорошим руководителем. При хорошем руководстве становится интереснее их работа, а достигнутые результаты подкрепляют чувство профессиональной гордости. При плохом руководстве подчиненные отбывают трудовую повинность.

2.2.1 Организаторские способности

Руководитель - это не только хороший специалист, но и организатор труда своих подчиненных. Организовать работу других - это распределить между ними конкретные задания. Такая форма взаимоотношений между начальником и подчиненным называется делегированием полномочий. От того, на сколько руководитель владеет искусством делегирования полномочий зависит эффективность работы подчиненного ему подразделения и соответственно качество работы самого руководителя. Руководитель, не умеющий или не желающий использовать методы делегирования - не настоящий руководитель. Он должен научиться делать работу руками своих подчиненных. Делегировать можно ответственность и власть, но не нужно забывать, что если работа не будет сделана или будет сделана плохо, то наказание все-таки понесет руководитель данного подразделения как единоначальник.

Делегирование нужно использовать в следующих случаях: 1) когда подчиненный может сделать эту работу лучше, чем руководитель. При этом не нужно опасаться признания того, что подчиненные в чем-то лучше разбираются. В этом нет ничего страшного для репутации руководителя, тем более, что все равно никто не думает будто руководитель во всем без исключения разбирается лучше всех. Главное - умение с максимальной эффективностью использовать знания своих подчиненных; 2) когда чрезмерная занятость не позволяет руководителю самому заняться данной проблемой; 3) когда необходимо высвободить время и силы, чтобы заняться важными делами, имеющие первостепенное значение. В это время все остальные задачи должны быть делегированы подчиненным.

Эффективность использования методов делегирования зависит от того, удается ли руководителю избежать следующих ошибок:

1. Неумение объяснять. От того, насколько правильно подчиненный усвоит первичную информацию, зависит, справится ли он с заданием. Поэтому руководитель после объяснения должен выяснить, все ли понял подчиненный. Если при этом он задает вопрос: "Все ли Вы поняли?", то можно быть уверенным, что последует ответ: "Да, так как", если это даже и не так, подчиненному трудно будет признаться в том, что он ничего не понял, чтобы не подвергнуть сомнению свои интеллектуальные способности в глазах руководителя. Поэтому лучше спросить: "Достаточно ли ясно я Вам объяснил?" Такая формулировка вызовет ответную реакцию и подчиненный может сказать: "Да, но кое-что я хотел бы уточнить".

2. Отказ от использования обратной связи. Руководителю нужно найти возможность поприсутствовать на одном из мероприятий, возложенном на подчиненного.

3. Ворчливость руководителя по поводу неудовлетворения от сделанной подчиненным работы действует ему на нервы. Поэтому, прежде чем высказать свое неудовольствие, сделайте конкретные предложения по изменению ситуации.

4. Боязнь уронить авторитет. Правдивое признание руководителя, что он чего-то не знает, не нанесет сильного удара по его авторитету, зато если он скажет когда-либо, что ему известно единственное приемлемое решение задач, то ему легче поверят.

5. Потери контроля над собой. Руководитель никогда не должен терять контроль над собой даже в тех (обязательно редких) случаях, когда он устраивает разнос подчиненных в целях профилактики.

Эффективность делегирования обеспечивается тогда, когда руководитель четко представляет себе, каких результатов он ждет от подчиненных и в какой форме эти результаты должны быть достигнуты, а также в какие сроки. Исходя из этого, он должен организовать контроль, который наряду со строгой дисциплиной является главной предпосылкой эффективного делегирования. Делегирование - это не способ уйти от ответственности, это форма разделения управленческого труда, позволяющего повысить его эффективность, облегчающая работу руководителя. Но оно не снимает с него окончательного решения, т.е. той обязанности, которая и делает его ответственным.

2.2.2 Профессиональная этика руководителя

На авторитет руководителя оказывает огромное влияние наличие высокой культуры общения, которая выражается в нормах профессиональной этики. К ним относятся:

* демократизм общения руководителя с подчиненными, коллегами по работе;

* его доступность, внимательность;

* умение создать товарищескую атмосферу доверия;

* вежливость и корректность в обращении;

* точность и ответственное отношение к данному слову.

Немалое значение играют подтянутость и аккуратность, четкость и организованность в манере поведения. Но внешняя сторона поступков должна соответствовать внутренним нравственным убеждениям руководителя, Только при этом условии нормы служебного этикета может помочь руководителю общаться с людьми более эффективно. Постоянное общение руководителя с подчиненными поднимает его авторитет и уровень доверия к нему, влияет на СПК в коллективе. Примерно 3/4 времени руководителя уходит на общение с исполнителями, а также с выше и ниже стоящими руководителями.

Общительность личности характеризуется легкостью вхождения в контакт с другими людьми, отсутствие замкнутости, изолированности. Причем общительность как качество личности обязательно должно сопровождаться эмоционально-положительным "планом" общения. Человек, легко вступающий в контакт, в деловую связь с другими людьми, но при этом вызывающий у партнеров эмоционально-отрицательный "план" общения, может быть назван контактным, но не может быть назван общительным. В отличие от общительного, контактный человек общается по необходимости, в зависимости от условий и обстоятельств конкретного производства, его общение обязательное, вынужденное. Противоположным качеством общительности является замкнутость, или необщительность. По результатам проведенных исследований психологи установили, что неправомерным является требование к личности руководителя, сформулированные в общем виде. Например, "руководитель должен быть высокообщительным человеком". Исследования показали, что только конкретные уровни проявления общительности сопровождаются высокими результатами эффективности руководства. Такой эффективности могут добиваться как высокообщительные, так и низкообщительные руководители - в зависимости от индивидуальных способностей подчиненных.

Там, где уровень организованности, сработанности коллектива достаточно высок, низкая общительность его руководителя является не только допустимой, но и даже желательной. Недостаточно высокий уровень развития организованности и сработанности коллектива потребует от руководителя проявление высокой общительности, постоянных организаторских усилий. Поэтому низкая общительность сама по себе не может рассматриваться как отрицательный фактор в деятельности руководителя, тем более что сверхобщительность руководителя мешает работе коллектива, отвлекая большим числом контактов.

Для изучения влияния общительности личности руководителя на эффективность руководством коллективом по производственным и социально-психологическим показателям, психологи изучили около 200 первичных производственных коллективов, бригад, участков промышленных предприятий и их руководителей. Была выдвинута гипотеза: возрастание общительности должно оказывать положительное влияние на производственные и особенно на социально-психологические показатели деятельности руководителей. В результате исследований по определенным методикам и бальным оценкам выделены пять уровней проявления общительности руководителей (по 24-х бальной шкале)

- сверхнизкая (замкнутость) до 4-х балов;

- низкая общительность 5 - 9 балов;

- умеренная общительность 10 - 14 балов;

- высокая общительность 15 -19 балов;

- сверхвысокая чувствительность свыше 20 балов.

Из 200 исследованных руководителей со сверхнизкой общительностью оказалось - 6% руководителей; с низкой - 26,5%; умеренной - 55%; высокой -12,5%; сверхвысокой - 0%.

2.2.3 Культура речи. Правила общения с людьми

Культура речи среди правил приличия, имеющих наибольшее практическое значение, играет особую роль. Она предполагает лингвистические умения и навыки, умение подобрать для выражения своих мыслей правильные и нужные слова и построить из них фразы, использование словесных формул вежливости (благодарю, извините и т.д.), оптимальный темп речи, эмоциональную окраску слов, текстов, мимики, стилистическую и орфоэпическую грамотность, богатый лексикон. Речь несвязная, невыразительная, заштампованная не способствует высокой эффективности общения, не убеждает и не оставляет впечатление в душах людей.

Недопустимым элементом речи руководителя является сквернословие.

Для того, чтобы научиться хорошо говорить, необходимо научиться ясно мыслить, а для этого необходимо быть эрудированным, образованным человеком, уметь убеждать, размышлять, анализировать. Нужно владеть техникой речи, постоянно пополнять свой лексикон и практиковаться в ораторском искусстве.

Правила общения с людьми:

1. Необходимо проявить интерес к людям, быть внимательным к ним.

2. Нужно уметь давать указания своим подчиненным.

3. Нужно стараться запомнить имена подчиненных и обращаться к ним непринужденно.

4. В служебных отношениях важно развивать и поддерживать чувство личного достоинства каждого работника.

5. Нельзя высмеивать, осуждать людей, нужно уметь ставить себя на место осуждаемых.

6. Умение приветствовать людей также способствует авторитету руководителя.

7. Умение слушать является критерием коммуникабельности.

2.2.4 Умение убеждать

Большое значение в деятельности любого руководителя имеет умение убеждать, т.е. умение добиваться желаемых изменений во взглядах и убеждениях других людей. Ряд специальных экспериментов позволил ученым выделить те основные факторы, которые оказывают решающее влияние на выбор нами своей позиции в том или ином вопросе.

Один из таких важнейших факторов - авторитет личности автора предложения. Чтобы избежать субъективных суждений о ваших предложениях со стороны коллег, подкрепляйте ваши предположения ссылками на авторитетный источник, но не забывайте обосновать свои собственные предложения.

Психологи обнаружили и то, что убедительность информации в огромной мере зависит от того, какой способ ее передачи вы выберите первым - устный или письменный. Письменные доклады - спасение для тех, кто не достаточно уверен в себе, но лучше преодолеть собственную застенчивость и предубеждения против личного общения с начальником и изложить сначала свои предложения в устной форме, а письменный доклад представить позже, когда будут ясны возражения шефа и можно будет сосредоточить свое внимание на их рассмотрении.

3. Анализ способностей человека к руководству

3.1 Психологический практикум: обладаете ли Вы способностями руководителя

Для выполнения теста оцените правильность каждого утверждения по десятибалльной шкале, затем подсчитайте отдельно сумму баллов по чётным и нечётным позициям.

Члены любого коллектива должны сами выбирать себе руководителя.

Когда необходимо, я умею заставить людей ''крутиться''.

Люди доверяют мне свои личные тайны.

Все люди хотят власти, и я не исключение.

Я всегда вступаюсь за подчинённых, если к ним относятся несправедливо.

Я согласен с поговоркой: ''если лошадь везёт плохо, её нужно бить''.

Люди часто обращаются ко мне как к арбитру в своих спорах.

В интересах подчинённых, чтобы руководитель был непреклонен и даже безжалостен, и я стремлюсь быть таковым.

Я умею ладить с подчинёнными, даже если они мне не нравятся.

Главное для успеха руководителя -- любыми путями заставить подчинённых выполнять работу, и мне это удаётся.

Я стремлюсь действовать в интересах коллектива в целом.

Я отдаю распоряжения всем подчинённым в одинаковой форме.

В интересах дела я могу использовать предложения подчинённых, даже если они противоречат моей позиции.

Я считаю, что хорош тот руководитель, которого подчинённые боятся.

Я помогаю подчинённым проявлять свои способности наилучшим способом.

Я против привлечения подчинённых к выработке решений, даже если они касаются непосредственно их, ибо это тормозит работу.

Мне удаётся привлекать на свою сторону тех людей, которые мне непосредственно не подчиняются.

Я всегда могу под угрозой неприятностей заставить людей подчиняться мне.

Я всегда выступаю ходатаем перед руководством от имени коллектива.

Я считаю, что основой успеха руководителя является единоначалие, и я его обеспечиваю.

Баллы по нечётным позициям характеризуют склонности к лидерству, по чётным -- к администрированию.

Если по каждой позиции Вы набрали менее 50 баллов, у Вас отсутствуют способности к руководству.

Степень развития администраторских или лидерских способностей определяется путём соотнесения суммы баллов, набранных по соответствующей позиции, к общей сумме баллов и умножения на 100%.

Заключение

В заключение нужно сказать несколько слов о личном имидже руководителя. Его составляют обстановка кабинета, одежда, внешность, поведение, аккуратность, вкус и т.п. Всё это в определённом роде представляют собой символы, которые должны соответствовать делам и положению фирмы. В служебных помещениях лучше подчёркивать равенство, например в приёмной стулья располагать в ряд, а не друг напротив друга, не увешивать кабинет фотографиями начальства и наградами.

Чтобы точно оценить ситуацию, руководитель должен хорошо представлять способности подчинённых и свои собственные, природу задачи, потребности, полномочия и качество информации. Руководитель всегда должен быть готовым к переоценке суждений.

Лидерство, как и управление, является до некоторой степени искусством. В некоторых ситуациях руководители могут добиться эффективности своей работы, структурируя задачи, планируя и организуя задачи и роли, проявляя заботу и оказывая поддержку. В других ситуациях руководитель может посчитать более правильным оказывать влияние, разрешая подчинённым в какой-то степени участвовать в принятии решений, а не структурировать условия осуществления работы. Как правильно отмечает Аджирис: ''…эффективные руководители -- это те, кто может вести себя по-разному -- в зависимости от требований реальности''.

Литература

1. Ахметжанов Э. Р. Психологические тесты. М., 1990.

2. Веснин В. Р. практический менеджмент персонала. -- М.: Юристъ, 1998.

3. Друкер п. Эффективный управляющий. М., 1994.

4. Кудряшева Л.Д. Каким быть руководителю. Л.,1986г.

5. Марченко И. П. Какой руководитель нам нужен? М., 1993.

6. Мескон М. и др. Основы менеджмента. М.: изд. ''ДЕЛО'', 1998.

7. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. М.: "Высшая школа", 1999г.

Размещено на Allbest.ru