Сущность коммуникации в организации

Контрольная работа

Сущность коммуникации в организации

Общение может стать и источником успеха, и причиной многих жизненных трудностей для каждого. Управленец тратит на общение до 90% своего времени. Неслучайно общение считается одной из самых сложных проблем в организациях, а его неэффективность - главным препятствием на пути достижения успешной деятельности.

1.Общение в организационном контексте включает в себя всё разнообразие взаимодействий между сотрудниками. Общение необходимо для контроля, планирования, принятия решения, координации, осуществления эффективного лидерства, обучения и выполнения многих других функций менеджмента. Посредствам общения деятельность организуется и обогащается. Построение плана совместной деятельности требует от её участников оптимального понимания целей, задач деятельности, уяснения специфики её объекта и возможностей каждого.

И.Н.Горелов выделил 6 стадий общения [5;697]:

Должна быть ориентировка в окружающей обстановке;

Привлечение внимание собеседника;

Поиск совместимости собеседников;

Поиск общей точки зрения (обмен фактами, оценка взаимодействий);

Проблемная ситуация, конфликт;

Особенность принятия решения.

Коммуникация - связь, в ходе которой осуществляется обмен информацией. В процессе общения происходит не просто “движение информации” между двумя приёмо-передающими устройствами, а возникает отношение двух индивидов, каждый из которых, являясь активным субъектом, ориентируется на партнёра, т.е. исходит не только из своих собственных целей, мотивов, установок, но и анализирует мотивы, цели и установки собеседника. Поэтому в общении важен не просто обмен информацией, а выработка общего смысла, что возможно только в случае, если информация не просто принята, но и понята, осмыслена. Так в каждом процессе общения в единстве представлены и деятельность, и общение, и познание.

Так, руководителю для создания эффективного общения в организации, необходимо учитывать ряд принципов:

· Создание условий для личностного и профессионального потенциала сотрудников;

· Соблюдение полномочного и ответственного статуса специалиста;

· Применение обоснованного поощрения и наказания в системе управления;

· Рациональное распределение рабочего времени.

Реализация коммуникативной функции общения включает несколько уровней[4;491]. На первом из них осуществляется выравнивание различий в исходной информированности, имеющейся у индивидов, которые вступают в контакт. Второй связан с передачей и принятием значений. В этом случае общение выступает как информирование, обучение, инструктаж и т.д. Третий уровень связан со стремлением индивидов понять взгляды и установки друг друга. Общение здесь направлено на получение обратной связи о результатах собственных действий (согласие, несогласие, сопоставление взглядов и т.д.).

Способы и уровни общения руководителя:

Ш Конвенциальный - соглашение;

Ш Примитивный - общение на уровне инструкции;

Ш Манипулятивный - когда один человек заставляет другого сделать то, что должен был сделать сам;

Ш Стандартизованный - раз и навсегда стандартизованный в уставе, договоре в условиях предприятия;

Ш Деловой - подтверждается результатами, запланированными до начала трудовой деятельности;

Ш Игровой - доведение до состояния интереса, при котором можно выполнять действия, играючи;

Ш Психический и физический уровни. Духовный уровень человека проявляется в сопереживании - самоограничение, самодостаточность и самопожертвование.

Регулятивная роль общения и характер взаимодействий партнёров во многом зависят от форм организации совместной деятельности, среди которых можно выделить следующие:

1. когда каждый участник делает свою часть общей работы независимо друг от друга - «совместно-индивидуальная деятельность»;

2. когда общая задача выполняется последовательно каждым участником - «совместно-последовательная деятельность»;

3. когда осуществляется одновременное взаимодействие каждого участника со всеми остальными - «совместно-взаимодействующая деятельность».

Таким образом, мы видим, общение - сложный, многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятия и понимания другого человека [9; 213].

2. Общение выполняет многообразные функции. Существует несколько подходов к их классификации. Можно выделить следующие самые общие функции общения в организационном поведении: коммуникативную, регулятивную и перцептивную.

Структура коммуникативного акта. Коммуникативность оценивают как обмен информацией и её понимания. В каждом акте общения можно идентифицировать несколько его элементов:

1. Адресант - лицо, посылающее сообщение(субъект общения).

2. Адресат - лицо, которому направлено сообщение. В организациях источниками и адресатами общения выступают сотрудники организации с их целями, мотивами, знаниями, идеями и т.д.

3. Сообщение - содержание коммуникативного акта.

4. Код - форма, в которой идеи и цели могут быть выражены как ”сообщение”. Код может включать вербальные средства (т.е. средства естественного языка), математические символы, диаграммы, жесты и т.д.

5. Цель - зачем, ради чего послано сообщение.

6. Канал связи - среда, обеспечивающая связь адресанта с его адресатом. Каналом может быть голос, текст, проводная связь, связь через эфир, информационные табло и др.

7. Результат - что достигнуто в итоге общения.

Точность понимания адресатом смысла высказывания может стать очевидной для адресанта лишь тогда, когда произойдет смена коммуникативных ролей, т.е. когда адресат превратиться в адресанта и своим высказыванием сообщит о том, как он раскрыл смысл принятой информации. Мера известной согласованности действий адресанта и адресата в ситуации попеременного принятия ими ролей в большей степени зависит от их включённости в общий организационный контекст.

Таким образом, коммуникативный процесс можно разбить на пять этапов:

I этап - начало обмена информацией, когда адресант должен ясно представить, что именно, с какой целью он хочет передать и какую ответную реакцию получить.

II этап - кодирование или перевод идей адресанта в систематический набор символов. Кодирование обеспечивает форму, в которой идеи и цели могут быть переданы адресату.

III этап - выбор и передача информации через определённый канал связи: голос, жесты, мимика, тексты, электронные средства связи… Теперь цель адресанта выражена в форме сигнала, которая зависит от используемого канала.

IV этап - декодирование-приём. Адресат переводит вербальные и невербальные сигналы и символы в свои мысли. Он интерпретирует сигнал на основе своего предыдущего опыта. Чем полнее достигнута цель адресанта, тем более эффективно общение.

V этап - этап обратной связи или оценки реакции адресата на полученную информацию. На всех этапах процесса общения могут возникать помехи, искажающие смысл передаваемой информации. Контур обратной связи обеспечивает канал для реакции адресата, позволяющий адресанту определить, был ли получен сигнал, как он был понят и достигнута ли цель общения.

Особое внимание следует обратить на цели общения. Каждый акт общения обязательно имеет некоторую цель. Она может состоять в том, чтобы что-то сообщить адресату, воздействовать на его отношение, заручиться его поддержкой или повлиять на его поведение. Как правило, реальное содержит одновременной комбинацию сразу нескольких целей.

Эффективность сообщения посланного адресантом, может быть оценена по тому, в какой мере были достигнуты цели общения. Первое условие успешного общения - это внимание со стороны адресата. Также эффективность общения зависит от понимания содержания сообщения. И ещё одно условие состоит в принятии сообщения адресатом. Только при наличии всех трёх условий вероятность достижения целей общения будет достаточно большой.

Регулятивная функция общения.

Посредством регулятивной функции общение различными способами “контролирует” поведение членов организации. В организациях существует иерархия, формальная соподчинённость, которой работники должны придерживаться. Благодаря общению индивид получает возможность регулировать не только своё собственное поведение, но и поведение других людей, а вместе с тем испытывать регуляционные воздействия с их стороны, т.е. происходит взаимная “подстройка” поведения.

Таким образом, одна из сторон регулятивной функции общения раскрывается понятием “взаимодействие”, в котором происходит не только обмен знаками для изменения поведения партнёра, но и процесс организации совместной деятельности.[1;113] В этом смысле регулятивная функция включает в себя и функцию взаимодействия или интерактивную функцию.

В многочисленных классификациях взаимодействий наиболее распространённой является их дихотомическое деление на два противоположных вида: кооперация и конкуренция или согласие и конфликт, приспособление и оппозиция и т.д. С одной стороны, это виды взаимодействия, которые способствуют организации совместной деятельности. С другой стороны, существуют негативные проявления взаимодействия, расшатывающие совместную деятельность и препятствующие её эффективному выполнению.

Информация, исходящая от адресата, может быть двух типов: побудительная и констатирующая. Побудительная информация выражается в приказе, совете, просьбе. Она рассчитана на то, чтобы стимулировать какое-то действие. Хотя констатирующая информация выступает в форме нейтрального сообщения, она, тем не менее, воздействует на поведение.

Важное значение для понимания регуляционных механизмов общения имеет изучение характеристик адресата и аудитории. Выделяют виды общения по вовлечённости в процесс: монолог, диалог, дискуссия, полилог; организационные формы общения: деловая беседа, совещание, приём, пресс-конференция; по средствам: вербальные и невербальные. А также зоны в пространстве: интимная (<50см); личная (50см - 1-2м); социальная (1,5 - 3,5м); общественная (>3м); резкое снижение общения (около 8м). Только на основе взаимопонимания могут быть разработаны стратегия и тактика взаимодействия и совместного организационного поведения. Для раскрытия регуляционного механизма общения необходимо выяснить, как намерения, мотивы, установки одного индивида накладываются на представление о партнёре.

Перцептивная функция общения.

Реакцию людей на те или иные события определяют не объективные условия, а то, как люди их воспринимают и хотят ли воспринимать вообще. Процесс восприятия друг друга партнёрами по общению как обязательная составная часть общения и условно может быть назван перцептивной стороной общения.

Специфика межличностного восприятия при коммуникации включает следующие моменты:

· сообщения воспринимаются и оцениваются в свете актуальных потребностей адресата;

· всегда неизбежно искажение смысла сообщения в силу различий в опыте адресаты и адресанта;

· информация, не находящаяся в области опыта адресата, воспринимается медленнее, чем информация ему знакомая;

· в незнакомой ситуации работники склонны ориентироваться на те решения, которые уже были ими опробованы в похожих ситуациях;

· решить проблему точности интерпретации сообщения с помощью одних лишь языковых средств невозможно.

Таким образом, восприятие адресата означает восприятие его внешних признаков, соотнесение их с личностными характеристиками и интерпретацию его поступков на этой основе. Впечатления, которые возникают при этом, играют важную регулятивную роль в процессе общения: познавая партнёра, изменяется сам адресант, и успех согласованных действий зависит от меры точности «прочтения» другого человека.

3. Для организации успешного публичного выступления руководителя в управленческой деятельности следует учитывать ряд факторов: механизмы процесса восприятия и общения, типичные искажения представления о другом человеке, а также размещение слушателей в аудитории. По размещению слушателей выделяют:

§ единая команда - круг заинтересованных людей;

§ блочный метод - круглый стол и напротив каждого размещены микрофоны;

§ друг против друга;

§ треугольник - вершина - лидер;

§ круглый стол - все участники в равном положении.

В процесс коммуникации включены как минимум два человека, и каждый из них является активным субъектом. Поэтому при построении стратегии взаимодействия каждому приходиться принимать в расчет не только свои потребности, мотивы, установки другого, но и то, как адресат понимает потребности, мотивы, установки адресанта. Осознание себя через партнёра по коммуникации имеет две стороны: идентификацию и рефлексию.

Идентификация - это способ понимания другого человека через осознанное или бессознательное уподобление себя его характеристикам, это один из самых простых способов понимания другого человека.

Идентификация тесно связано с понятием - эмпатия, т.е. эмоциональным откликом на проблему собеседника, сопереживанием его жизненным обстоятельствам и внутреннему состоянию.

Взаимодействие также зависит от такого сложного явления как рефлексия. Рефлексия - это осознание адресантом того, как он воспринимается партнёром по общению. Это уже не только знание или понимание другого человека, но и глубокое, последовательное взаимоотражение и воспроизведение внутреннего мира партнёров по взаимодействию.

Содержание межличностного восприятия зависит от характеристик, как субъекта, так и объекта восприятия. В общении партнёры оценивают друг друга, пытаясь построить определённую систему интерпретации поведения другого, объяснить причины его поступков.

Для повышения успешности прогноза межличностного восприятия важно принимать в расчет ряд эффектов, возникающих при восприятии людьми друг друга: «ореола» («гала-эффект»), «новизны» и «первичности», «проекции» или «стереотипизации».

Сущность эффекта «ореола» объясняется через формирование специфической установки на воспринимаемого человека, а также через направленное приписывание ему на основе этой установки определённых качеств: информация, получаемая о каком-то человеке, «категоризуется» определённым образом, а именно накладывается на тот образ, который уже был создан заранее. Этот образ, ранее существовавший, выполняет роль «ореола», мешающего видеть действительные черты и проявления объекта восприятия. Так, если общее впечатление о человеке благоприятно, то его положительные качества переоцениваются, а отрицательные либо не замечается, либо оправдываются, и наоборот.

Тесно связан с этим эффектом и эффект «первичности» и «новизны». На наше восприятие незнакомых людей наибольшее влияние оказывает первичная, предъявленная в первую очередь информация. Напротив, в ситуациях восприятиях знакомых людей действует эффект «новизны», который заключается в том, что последняя, более новая, информация оказывается наиболее значимой.

Эффект «проекции» выражается в неосознаваемой тенденции переноса собственных представлений, состояний и особенностей на партнёра по общению.

В более широком плане все эти эффекты можно рассматривать как проявления особого процесса, сопровождающего восприятие человека человеком, т.е. явления стереотипизации. Стереотип - относительно устойчивый и упрощенный образ социального объекта, складывающийся в условиях дефицита информации как результат обобщения личного опыта индивида и нередко предвзятых представлений, принятых в обществе. Стереотипизация в процессе познания людьми друг друга может привести к двум различным следствиям. С одной стороны, это приводит к определённому упрощению процесса познания другого человека; в этом случае стереотип не обязательно несёт на себе оценочную нагрузку. Во втором случае стереотипизация приводит к возникновению предубеждения. Если суждение строится на основе прошлого ограниченного опыта, а опыт этот был негативным, то всякое новое восприятие представителя той же самой группы окрашивается неприязнью.

Особый круг проблем межличностной перцепции возникает в связи с включением в этот процесс специфических эмоциональных регуляторов. Люди не только воспринимают друг друга, но и формируют друг к другу определённые отношения. На основе первичных оценок рождается разнообразная гамма чувств - от неприятия того или иного человека до симпатии и даже любви к нему. Процесс формирования привлекательности какого-то человека для воспринимающего субъекта и продукт этого процесса - феномен аттракции. Аттракцию можно рассматривать как особый вид социальной установки (аттитюда) на восприятие другого человека, в которой преобладает эмоциональный компонент, когда объект оценивается преимущественно в аффективных категориях.

Следует учитывать проблемы, мешающие чувствовать себя уверено при выступлении:

нечёткие цели и пути их достижения;

страх оказаться некомпетентным;

опасение потерять нить повествования;

боязнь негативной реакции аудитории;

ошибочная предварительная оценка слушателей;

заниженная самооценка;

воспоминания о своих

прежних неудачах;

неудачная самопр

езентация.

Таким образом, можно отметить существующие барьеры и помехи эффективного общения:

1. факторы, отвлекающие адресата от внимательного восприятия сообщения;

2. семантические проблемы (например, различный смысл, придаваемый словам);

3. статусные различия между адресантом и адресатом, определяющие различные «образы организации»;

4. индивидуальные характеристики участников общения.

Коммуникативные барьеры не позволяют создавать планируемую адресатом ориентацию. Посланное сообщение проходит через своеобразный фильтр доверия и недоверия. Этот фильтр действует так, что абсолютно истинная информация может оказаться не принятой, а ложная - принятой.

Однако существуют средства, помогающие принятию информации и ослабляющие действие фильтров. Совокупность этих средств называют фасцинацией.

Особенно важно, чтобы в процессе коммуникации была обеспечена полноценная обратная связью. В организации обратная связь может осуществляться различными путями. При непосредственном общении руководитель может опираться на непосредственную информацию о результатах своих воздействий, в других случаях ему в большей мере приходится полагаться на косвенные показатели обратной связи.

Чтобы привлечь внимание адресата, любое посланное ему сообщение, должно быть эффективнее других сенсорных стимулов. Основными детерминантами внимания адресата являются его потребности и цели. Человек обязательно проявит внимание к тем сообщениям, которые непосредственно связаны с удовлетворением его актуальных потребностей. Внимание к сообщению также определяется его созвучием представлениям и ценностям адресата. В то же время адресат будет стараться игнорировать информацию, которая противоречит его представлениям о себе и мире.

Эффективное организационное общение обеспечивает сотрудников точной и адекватной информацией, когда они в ней нуждаются. Любая незначительная коммуникативная проблема может оказаться частью более широкой задачи - неадекватного функционирования сети или неправильного обучения.

Виды общения руководителя:

Ш общение на основе увлеченности совместной творческой деятельностью;

Ш на основе дружеского расположения;

Ш увеличение дистанции влечёт к формированию общения подавления.

Авторитет руководителя зависит от соответствия субъективных качеств личности объективным требованиям функций управленца.

Таким образом, общение - жизненно важный организационный процесс, исследование и оптимизация которого является необходимым условием эффективной деятельности организации.