Анализ технологии электронного администрирования в Центре социального обслуживания населения

Размещено на http://www.allbest.ru/

АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННОГО АДМИНИСТРИРОВАНИЯ В ЦЕНТРЕ СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НАСЕЛЕНИЯ

Лапшина Инна Владимировна

Аннотация

В статье рассматривается значимость внедрения системы электронного документооборота «Практика» (СЭД) для специалистов социальной сферы, и предлагается описание проведенного исследования по внедрению на примере комплексного центра социального обслуживания населения (КЦСОН).

Ключевые слова: электронный документооборот, автоматизация, информационные технологии, социальная сфера, технологическая оснащенность, делопроизводство.

Annotation

The article considers the significance of the implementation of the electronic document management system "Practice" (EDMS) for specialists of the social sphere, and offers a description of the conducted research on implementation on the example of the of the complex center of social service of the population (CCSPC).

Key words: electronic document management, automation, information technology, social sphere, technological equipment, office management.

Основная часть

Считается, что качественное проведение предпроектного обследования гарантирует 80% успеха внедрения СЭД. Ведь оно позволяет: получить более четкий «портрет» организации: ее миссия, направления деятельности; структура предприятия; функции подразделений (и их взаимодействие), заложенные в положениях о структурных подразделениях; основные процессы; определить общее состояние организации делопроизводства в учреждении; определить информационные и документационные потоки (в т.ч. виды используемых документов); выявить и учесть риски и способы их преодоления при внедрении системы; определить цель внедрения; определить задачи и функции, которые в последующем СЭД должна будет выполнять; определить пользователей СЭД; узнать и описать существующие процессы (подлежащие автоматизации) и др.

Получить ответы на перечисленные вопросы можно путем самостоятельного изучения общей информации об объекте внедрения СЭД. Это помогает подготовиться к интервьюированию руководства и ключевых специалистов.

А анализ результатов интервью поможет разработать анкету с более детальными вопросами для более широкого круга лиц. Таким образом, каждый этап обследования позволяет погружаться в проблему все глубже и получать на выходе все более детальное описание задачи. Только поняв реальные потребности учреждения, можно определить, какие функции должна выполнять СЭД. Тогда ее появление сможет оптимизировать труд людей и они не станут воспринимать ее как пятое колесо телеги.

С увеличением задач, решаемых нашим учреждением, количество управленческой и другой документации, разрабатываемой, поступающей и отправляемой, только росло, возросла и роль исполнительской дисциплины. Было решено внедрить систему электронного документооборота (СЭД), позволяющую автоматизировать не только работу с организационно-распорядительными документами (приказы, переписка и т.п.), но и некоторые другие процессы, сопровождаемые обработкой и исполнением документов. Для этой цели была сформирована команда из специалистов ключевых структурных подразделений предприятия. Руководителем этого проекта была назначена заведующая отделением.

Интервьюирование

Нами было решено внедрять СЭД поэтапно. Первым «видимым» для коллектива этапом информационного обследования было проведение интервьюирования - опроса первой линейки руководителей и основных участников процессов, которые будут работать в СЭД, т.е. будут являться ее пользователями. В обязательном порядке в это обследование должны входить руководители и предметные специалисты заинтересованных структурных подразделений, которые смогут высказать свои пожелания и замечания. Перед началом данного этапа директором учреждения были подготовлены вопросы, ответы на которые могли бы дать представление о проблемах в организации работы с документами. Был составлен список будущих респондентов, куда вошли около 30 человек (это руководители подразделений, их замы и специалисты, ответственные за создание документов, визирующие, подписывающие и утверждающие их). С каждым договаривались об отдельной встрече, во время которой сначала излагалась цель личной беседы, а дальше шел диалог, «программой» которого служил заранее подготовленный список тезисов и вопросов (Пример 1). Для удобства проведения и анализа интервью можно записывать разговор на диктофон. Но участнику опроса лучше не знать, что происходит запись, потому что при виде диктофона большинство людей теряются.

При встрече с каждым респондентом директор в начале разговора были подробно изложены:

1. Цель опроса: «Обследование состояния делопроизводства и документооборота, понимание существующих бизнес-процессов, которые должны быть автоматизированы и деятельность которых сопровождается обработкой и исполнением документов».

2. Для чего нашему предприятию нужно внедрение СЭД: «Назначение СЭД - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами».

3. Какие преимущества дает СЭД, например: «Система позволяет сократить время на поиск нужного документа, позволяет иметь доступ к общей базе документов с разграничением прав пользователей, можно работать в системе удаленно, работать с одним документом совместно нескольким пользователям, согласовывать документы быстро и просто, автоматизировать регистрацию и распределение документов, организовать контроль исполнения поручений и документов (управленческая деятельность становится прозрачной), есть возможность подписывать документы в системе с помощью электронной подписи, организовать работу с договорами, интегрировать СЭД с другими программами, используемыми организацией, сократить затраты на содержание архива».

Далее были заданы примерно следующие вопросы:

Какие проблемы у Вас возникают в работе с документами?

Что бы Вы хотели улучшить, усовершенствовать, изменить в организации работы с документами?

Как быстро и качественно происходит доставка документов?

Где находятся, на Ваш взгляд, слабые участки, из-за которых возникают проблемы в работе с документами?

Удобны ли в работе существующие бланки документов?

Какое время затрачивается на обработку одного документа?

Этот вопрос следует задать применительно к каждому виду документов, массово присутствующему в процессах учреждения. Каков объем документооборота на Вашем участке работы?

В качестве результата анализа собранных в ходе интервью сведений была сформирована таблица, показанная в Таблица 1. Она помогла структурировать полученную информацию и сделать необходимые выводы, которые хорошо отражаются в ней.

Таблица 1

Систематизация сведений, полученных в ходе интервью